Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg,...

Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald WehnesUniversität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia

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Professionelles Projektmanagement in der Praxis

Veranstaltung 5 – Teil 1 (04.06.2007):

Chancen- und Risikomanagementin Projekten

SS 2007

"Risikomanagement ist Projekt-"Risikomanagement ist Projekt-management für Erwachsene"management für Erwachsene" Tom De MarcoTom De Marco


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Agenda

A4: Berichte der Projektleiter der Teams 3 und 4 Projektrisikomanagement Projektdurchführung und -controlling Projektdurchführung mit MS Project Vortrag 5: Wissensmanagement in Projekten Tipps zum Rede-Schluss


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ProjektdokumentationProjektdokumentation

Organisatorisches: Termine

Datum Aufgabe Team 1 Team 2 Team 3 Team 4 Team 5 Team 6 Team 7

30.04.07 1 V

07.05.07 2 V x x

21.05.07 3 x V V x

04.06.07 4 x x V

18.06.07 5 x V

02.07.07 6 x x 7

09.07.07 AP 1 2 3 4 5 6 7

x: Präsentation PL (x neu) V: Vortrag aktuelles PM-Thema

V2LösungAufgabe

1

V3LösungAufgabe

2

V4LösungAufgabe

3

V5LösungAufgabe

4

V6LösungAufgabe

5

MS 1:MS 1:AbnahmeAbnahme

„„Planung undPlanung undAufgaben-Aufgaben-VerteilungVerteilung“

MS 2:MS 2:Abnahme Abnahme PrototypPrototyp

Ab-Ab-schluss-schluss-Präsen-Präsen-tationtation

30.04. 7.5. 21.5. 4.6 18.6. 9.7.14.5. 11.6.

V1

16.04.

V7AbgabeProjekt-

Doku

2.7


4

Organisatorisches: Prototyp-Abnahme am 11.6.2007

V2LösungAufgabe

1

V3LösungAufgabe

2

V4LösungAufgabe

3

V5LösungAufgabe

4

V6LösungAufgabe

5

MS 1:MS 1:AbnahmeAbnahme

„„Planung undPlanung undAufgaben-Aufgaben-VerteilungVerteilung“

MS 2:MS 2:Abnahme Abnahme PrototypPrototyp

Ab-Ab-schluss-schluss-Präsen-Präsen-tationtation

30.04. 7.5. 21.5. 4.6 18.6. 9.7.14.5. 11.6.

V1

16.04.

V7AbgabeProjekt-

Doku

2.7

11.06.2007 im Video-Lab (A204):11.06.2007 im Video-Lab (A204):11:30 Team 1 12:20 Team 2 12:40 Team 3 13:00 Team 4 13:20 Team 5 13:40 Team 6

1. Prototyp-Abnahme2. Abgabe der Feedback-Bögen „Dozenten-Feedback“ aller Projektteammitglieder


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Aufgabe 4: Ressourcen- und Kostenplanung (2)

Aufgabe der Projektleiter (mit Teamunterstützung) Erstellung einer Präsentation Plan2-Team_x.ppt

Gemischtorientierter Projektstrukturplan Ressourcenplan

• Ressourcentabelle auf Ebene der APs (personelle und nicht-personelle Ressourcen)

• Beispiel für Kapazitätsausgleich (vorher/nachher) Kostenplan (Darstellungen gemäß Projektbericht) Stand der Umsetzung (Status) der Projektarbeiten zum 31.05.2007 (1 Folie) Erfahrungen

• Projektarbeit• MS Project 2003

Erstellung des Jour fixe-Protokolls 2: P2-Team_x.doc Erstellung der MS-Project-Datei: BP2-Team_x.mpp Erstellung der Kapitel 7 und 8 des Projektberichtes Projektbericht-Team_x.doc

Spätester Abgabetermin für die Dateien: 31.05.2007(Mail an Dozenten und Assistenten bitte mit Angabe der Team-Nummer)


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Feedback zur Aufgabe 4

Projektarbeiten haben ein hohes Niveau MS Project 2003: Punktuelle Probleme bei Ressourcenplanung und

–abgleich Keine Stundenmehrung eines Projektmitarbeiters durch

Ressourcenabgleich! Jour fixe-Protokolle:

Ein am Jour fixe verhinderter Teilnehmer muss die Besprechungsergebnisse nachvollziehen können

Arbeitszeitnachweise: Für jeden Monat auch die in diesem Monat geplanten Stunden eintragen; Vergleich Ist/Soll erfolgt am Projektende

Dateinamens-Konventionen bitte durchgängig beachten! Dateien immer auch mit CC:

[email protected] Bei Problemen oder Fragen bitte sofort Kontakt mit Dozenten und

Assistenten aufnehmen


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Agenda (Risiko-Management)

Definition des Risikobegriffes Risikoarten in Projekten Risiko-Managementprozess

1. Risiko-Managementplanung Vorgehensplan2. Identifikation der Projektrisiken Risikotabelle3. Analyse und Bewertung Risikomatrix4. Risiko-Maßnahmenplanung Risikomaßnahmen5. Risiko-Controlling

Praxis-Beispiel Chancenmanagement

Alle Projekte beinhalten „Risiken“

Aufgabe des Projektleiters: Pro-aktives Erkennen und Behandeln der Projektrisiken Bewusstsein für Projektrisiken bei allen Projektbeteiligten schaffen


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Risiken sind Gefahren für das Projekt

Risiko := unsicheres Ereignis (mit 2 Dimensionen) Eintrittswahrscheinlichkeit

:= Wahrscheinlichkeit für das Eintreten des Ereignisses Schadenshöhe

:= Ausmaß des möglichen Schadens bei Eintritt des Risikos (Auswirkungen auf Projektergebnisse, -termine, Budget)

Risikomanagement := Systematischer Prozess zur Identifizierung, Analyse, Bewertung und Bewältigung (Vermeidung oder Verringerung) von Projektrisiken

Risikofaktor := Eintrittswahrscheinlichkeit * SchadenshöheRF := EW (%) * SH (€)

Was kann alles schief gehen?


9

Projektrisiken

Falsche Einschätzung von den Arbeitszeiten verzögert das Projekt

Keine Akzeptanz des Projektergebnisses Unerwartete rechtliche Probleme Höherer Finanzbedarf als geplant Ausscheiden von Mitarbeitern Technische Probleme

Workshopteil


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Projektrisiken

SS 2005 Ausfall / Fehlen von Mitarbeitern Ausfall von Hardware Verlust von Daten Fehlende Information Veränderte Wettbewerbssituation Witterungsverhältnisse Fehlinvestitionen Seiteneffekte / Abhängigkeiten

von anderen Projekten Verzug im Zeitplan Änderungswünsche des

Auftraggebers

Workshopteil

SS 2006 Zielgruppe springt nicht drauf an wie

man‘s erwartet hat Arbeitspaket am kritischen Pfad dauert

länger als geplant komplexe Arbeitspakete lassen sich

nicht umsetzen Man wird von der Konkurrenz verklagt Ressourcen fallen aus Budget wird überschritten Jedes Changerequest beinhaltet Risiko Der Mitarbeiterpool ist unvollständig Fähigkeiten von Teammitgliedern

wurden überschätzt Mitarbeiter sind unmotiviert


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Risikoarten: Checkliste (1)

Risiken im Projektumfeld Management steht nicht hinter dem Projekt Geringe Bedeutung des Projektes im Unternehmen Marktveränderungen während der Projektlaufzeit, die sich auf das Projekt auswirken Gesetzlichen Veränderungen während der Projektlaufzeit Politische Abhängigkeiten Risiken bei der Projektplanung Unklare Ziele Zu optimistische Schätzungen von Aufwänden, Termine und/oder Kosten Wichtige Aktivitäten werden vergessen oder übersehen Definition von überflüssigen Arbeitspaketen Zu hoher Termindruck (quick and dirty)Personelle Risiken Mangelhafte Ausbildung/Erfahrung des Projektleiters Mitarbeiter sind nicht ausreichend verfügbar oder besitzen nicht die erforderlichen

Qualifikationen Fehlende Motivation der Projektmitarbeiter Konflikte im Team Mitarbeiterfluktuation während der Projektlaufzeit


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Risikoarten: Checkliste (2)

Technische Risiken Einsatz neuer Techniken; Technologieänderungen während der Laufzeit Fehlende Verfügbarkeit wichtiger Hard- und/oder Softwarekomponenten Fehlende Erfahrungen mit Entwicklungsumgebung Mangelnde Kompatibilität von Schnittstellen

Betriebswirtschaftliche Risiken Auftraggeber wird zahlungsunfähig Lieferanten sind unzuverlässig, fallen aus oder liefern Produkte minderer Qualität Abhängigkeiten von Währungskursen Budgetkürzungen

Risiken während der Projektdurchführung Änderungen in den Anforderungen Terminliche Verzögerungen bei kritischen Arbeitspaketen Unzureichende Einbindung künftiger Nutzer Ausführungsmängel Vernachlässigung erforderlicher Qualitätssicherungsmaßnahmen

Risiken beim Projektabschluss Produkt wird nicht termingerecht fertig Produkt ist mangelhaft / Unzufriedenheit der Anwender mit dem neuen Produkt


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Der Risiko-Managementprozess sichert eine effiziente Planung und Steuerung der Projektrisiken

1. Risikomanagement-Planung

2. Risiko-Identifikation

3. Risiko-Analyse & -Bewertung

4. Risiko-Maßnahmenplanung

5. R

isik

o-C

on

tro

llin

g

Plan, der die im Projektverlauf durchzuführen-den Risikomanagement-Aktivitäten festlegt

Liste der Projektrisiken

Liste der bewerteten/priorisierten Projektrisikenoder Risiko-Portfolio

Maßnahmenplan zur Risikovermeidung (ggf. Notfall-/Krisenplan)


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1. Risiko-Managementplanung

Festlegung des Verfahrens, wie Risiken im Projektverlauf gemanagt werden sollen (analog Qualitätsplan) Verantwortung / Beteiligte Häufigkeit von Risikoanalysen im Projektverlauf (Fortschreibung) Verfahren, Templates u.ä. Kommunikation von Projektrisiken und Maßnahmen

Ergebnisse Risikomanagement-Plan Bewusstsein für Risikomanagement im Projektteam

Projektkultur! Risiken dürfen/sollen von allen Projektmitarbeitern angesprochen

werden Risken müssen von der Projektleitung/ Kernteam behandelt und

an die Projektmitarbeiter kommuniziert werden


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2. Risiko-Identifikation

Ziel: Vollständige Liste der Projektrisiken erstellen „you can‘t manage what you don‘t know about“

Vorgehensalternativen Risiko-Identifikations-Workshop

mit Kreativitätstechniken (z.B. Brainstorming) Checklisten einsetzen (z.B. Fragebogen des SEI)

www.sei.cmu.edu/publications/documents/93.reports/93.tr.006.html Erfahrungen aus vorangegangenen Projekten nutzen Befragung / Interviews SWOT-Analyse Szenario-Analyse

Verschiedene Annahme-Szenarien Zusammenarbeit mit qualifizierten Kräften aus allen

betroffenen Unternehmenseinheiten Die „Skeptiker“ im Projekt leisten hier große Dienste

Dokumentation der Risiken in einer Risikoliste


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2. Risiko-Identifikation: Risikoliste

1Verspätete Hardwarelieferung

Zeitaufwendige Beschaffungsprozesse (europaweite Ausschreibung dauert mind. 2 Monate)

Die Systementwicklung kann nicht termingerecht gestartet werden.

Zeit

2Benutzerakzeptanz-probleme

Unzureichende Einbeziehung von zukünftigen Anwendern

System ist unbrauchbar für den AG

Ergebnis/Qualität

3 Lange Batch-LaufzeitenFehlende Zeit für notwendige QS-Maßnahmen

Geplantes Zeitfenster im RZreicht nicht aus; Anwendung nicht betreibbar

Ergebnis/Qualität

4 Kostenüberschreitung Wechselkursänderungen Finanzielle Einbußen Kosten

5 Fehlender DB-ExperteAlle internen Experten sind bereits verplant


Zeit & Kosten

Nr. Risiko Mögliche UrsachenAus-

wirkungAuswirkung des Risikos


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3. Risiko-Analyse und -Bewertung

Ziel: Qualitative und quantitative Bewertung und Priorisierung der Risiken

Eintrittswahrscheinlichkeit je Risiko Schadensauswirkungen je Risiko

Bewertungsskala für jedes Risiko:

Risiken mit EW = 100% oder 0 % gibt es nicht!

Werte werden projektspezifisch definiert

Ergebnis Zeit (Tage) Budget (%)H

(Hoch) 71-99% Eintritt des Ereignisses ist

so gut wie sicher.erheblich gefährdet

> 60 t > 10%

M (Mittel)

21-70% Eintritt des Ereignisses ist ziemlich wahrscheinlich.

punktuell gefährdet

> 15 t > 5%

G (Gering)

1-20% Eintritt des Ereignisses ist wenig wahrscheinlich.

vernach-lässigbar

> 0 t > 0%

Skala Eintrittswahrscheinlichkeit (EW) Schadensausmaß (SA)


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3. Risiko-Analyse und -Bewertung: Bewertete Risikoliste

Ergebnis Zeit Budget




Zeit M G M M




Ergebnis/Qualität

H H sehr hoch



Ergebnis/Qualität

G H H

4 Kostenüberschreitung Wechselkursänderungen Finanzielle Einbußen Kosten G G G



Zeit & Kosten

H H H M sehr hoch

Nr. Risiko Mögliche UrsachenRisiko-

ArtAuswirkung des Risikos Priorität

Schadensausmaß Eintrittswahr-scheinlichkeit


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3. Risiko-Analyse und -Bewertung: Risikomatrix

Darstellung der einzelnen Risiken in einer Risikomatrix:

Schaden-ausmaß

hoch mittel hoch sehr hochmittel mittel mittel hochgering gering gering mittel

gering mittel hoch

Eintrittswahrscheinlichkeit

Risikomatrix

sehr hoch sofortige Behandlung

hoch Behandlung erforderlich

mittel regelmäßigprüfen gering weiter

beobachten

Konzentration auf die "hohen" und "sehr hohen" Risiken, denn Risikobehandlung verursacht Aufwendungen und Kosten


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4. Risiko-Maßnahmenplanung

Ziel: Erstellung eines Maßnahmenplanes zur Behandlung der wichtigsten Risiken

Strategien Vermeidungsstrategie

Präventionsmaßnahmen zur Reduktion der Eintrittswahrschein-lichkeit des Risikos

Schadenminimierungsstrategie Maßnahmen zur Reduktion des Schadensausmaßes im Eintrittsfall (Katastrophenplan)

Risikoverlagerung z.B. auf Versicherung, Auftraggeber

Akzeptanz von Risikenmit geringer Schadenshöhe und geringem Schadensausmaß

Ursachen-bezogen/ präventiv

Auswirkungs-bezogen/ korrektiv

Verschiedene Gegenmaßnahmen entwickeln und die geeignetste auswählen


21

4. Risiko-Maßnahmenplanung: Maßnahmenkatalog




M

Prüfung, ob Rahmenvertrag für HW-Beschaffung vorliegt; Prüfung, ob alte HW temporärgenutzt werden kann

präventiv erl. 31.05.2007




sehr hochAG benennt 2 kompetente Anwendervertreter

präventiv in Arbeit 30.06.2007



HLasttest durchführen und ggf. Optimierungsmaßnahmen

korrektiv offen 30.09.2007

4 Währungsrisiko Wechselkursänderungen Finanzielle Einbußen G keine



sehr hochExternen DB-Spezialisten verpflichten

präventiv in Arbeit 15.06.2007

Nr. Risiko Mögliche Ursachen Auswirkung des RisikosArt der

MaßnahmePriorität Maßnahmen

Status der Maßnahme

Termin

Verhältnismäßigkeit zwischen Schadenshöhe/Eintrittswahrscheinlichkeit und Aufwand/Kosten der Maßnahmen muß gewahrt sein


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5. Risiko-Controlling

Ziel: Laufende Überwachung und Steuerung der Maßnahmen aus der Risikoplanung

Verantwortung: Projektleiter; Risikomanager (bei Großprojekten) Frühwarnsystem einrichten:

Feststellen, aufgrund welcher Anzeichen, Symptome und Ereignisse Gefahren und Risiken frühzeitig erkannt werden können

Beachtung auch der „schwachen“ Signale: Gerüchteküche, Drohungen, erhöhte Krankheitsquote, Misstrauen im Team u.ä.

Risikosituation ändert sich im Projektverlauf Periodische Risikoüberprüfung mit Aktualisierung der Risiko- Analyse und des Risiko-Maßnahmenplanes (Inhalt von Status-Meetings)

Waren die getroffenen Maßnahmen wirkungsvoll? Wie haben sich die bisherigen Risiken verändert? Gibt es neue Risiken?


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Praxis-Tipps zur Risikominimierung

Vorstudie oder Machbarkeitsstudie vorschalten: Klärung von Machbarkeit, Zeit, Kosten, ...

Entwicklung von Prototypen Aufteilung des Projektes in mehrere Projektstufen Gesamtes Projektteam in den Risikomanagementprozess

einbinden Schaffung von Risikobewusstsein Bereits in der Initialisierungsphase mit Risikomanagement

starten Vorbeugung durch Risikotransparenz Risiken als potentielle Chancen betrachten Konzentration auf die wichtigsten Risiken

Atmosphäre schaffen, in der offen über Projektrisiken gesprochen wird


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Praxis-Beispiel

Risiko-Managementprozess im Projekt KOS Identifikation Bewertung Maßnahmenplanung Controlling

Separater ppt-Folienset


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Chancen-Management

In verstärktem Maße wird Risikomanagement heute auch als Chancen-Management verstanden; Motto: Aus Risiken Werte schaffen

Wo wäre unsere Maus, wenn kein Käse da wäre?Projekte werden wegen Benefit / ROI /

Kundenzufriedenheit u.ä. gemachtEin Projekt ist umgeben von Risiken (Fallen), aber

auch umgeben von Chancen (leckerem Käse)

Schaden-ausmaß

Chancen-potential

hoch mittel hoch sehr hoch sehr hoch hoch mittel hochmittel mittel mittel hoch hoch mittel mittel mittelgering gering gering mittel mittel gering gering gering

gering mittel hoch hoch mittel gering

Risikomatrix Chancenmatrix

Eintrittswahrscheinlichkeit


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Der Chancen-Managementprozess sichert eine effiziente Planung und Steuerung der Projektchancen

1. Chancenmanagement-Planung

2. Chancen-Identifikation

3. Chancen-Analyse & -Bewertung

4. Chancen-Maßnahmenplanung 5

. C

han

cen

-C

on

tro

llin

g

Plan, der die im Projektverlauf durchzuführen-den Chancenmanagement-Aktivitäten festlegt

Liste der Projektchancen(Techniken wie bei Risiko-Identifikation)

Liste der bewerteten/priorisierten Projektchancen (Projektchancen-Portfolio);Auswirkungen auf die Risiken berücksichtigen

Maßnahmenplan zur Erhöhung/ Nutzung der Chancen

Chancefaktor (CF) = Eintritts-W. (EW) * Gewinn-Potential (GP)


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Chancen-Risiken-Betrachtung

Fallkonstellationen Risiken ohne Chancen Risiken mit Chancen Chancen ohne Risiken

Praxis-Beispiel USB-Secure-Lösung für Fat-Clientserforderlich (Betriebsrisiko) Lösungsalternativen

1. Kauf einer Marktlösung 2. Chance Einsparungen durch Entwicklung einer eigenen Lösung

Potentialermittlung: Ausgaben vs. Aufwände für Eigenentwicklung Risiken- / Chancen-Parameter

1. Verfügbarkeitstermin2. Anpassungs-/ Programmieraufwände3. Kosten bzw. Einsparungen4. Betriebskosten

Literaturhinweis: Klaus Knolle, Alexander Wolf: Der ChaRisMa-Prozess, 2007, www.charisma-portal.de

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