Projektbeispiel„Einführung einer

PM-Software“- Musterlösung -

1. Vorbemerkung zu Fallstudien

In Fallstudien können unterschiedliche Vorgehensweisen miteinanderkombiniert:Basket Method = Posteingangskorb-Übung (Ausgangslage: Unvollständige Information, keine Rücksprache möglich): Erfassenunterschiedlicher Situationen, Festlegung von Prioritäten in der Bearbei-tung, Erkennen von Möglichkeiten der DelegationCase Problem Method = Problemfindungsmethode (Ausgangslage:Problem in Informationen versteckt): Erkennen zugrunde liegenderProbleme Incident Method =Vorfallsmethode (Ausgangslage: Schilderung einesmenschlichen oder sachlichen Problems): Erkennen der für Entschei-dungen relevanten Informationen, Suche nach InformationenCase Study Methode = Harvard-Fallstudie (Ausgangslage: UmfangreicheInformation über sich entwickelnden Geschäftsvorfall): Üben der Fähigkeit zur Problemanalyse und Entwicklung von Alternativen siehe dieMusterlösung

Fallstudien sind sorgfältig konzipierte Zusammenstellungen von Informa-tionen und Aufgabenstellungen, mit denen bestimmte Fähigkeiten trainiertwerden sollen. Sie dienen entweder der Vertiefung von Inhalten oder zurübungsweisen Anwendung. Das bisher erworbene Methodenwissen soll auf ein Problem aus dem Projektalltag schrittweise angewendet werden. Noch zu vermittelndesWissen kann dabei sukzessive eingearbeitet werden.Die Fallstudie soll modellhaft als Projekt definiert, geplant und durchgeführt. Dieses Vorhaben sollte auf Fakten gründen. Die Projekt kann in Form von Einzelarbeit oder Kleingruppenarbeit organisiert werden. Es schließt ab mit einer Präsentation der einzelnen Lösungsmöglichkeiten und ihrer Bewertung (Probepräsentation; in der Prüfung). Voraussetzungist eine ausgearbeitete schriftliche Dokumentation.

Ein Projekt „Fallstudie“ läst sich folgendermaßen gliedern:1. Projektvorbereitung1.1. Impuls für ein Projekt1.2 Projektantrag als Entscheidungsgrundlage stellen1.3 Entscheidungen für Projekt2. Projektstart: Start-Klausur bzw. Kick-off-Meeting zur Konflikt- vorbeugung 2.1 Vorläufiger Auftrag (Anforderungen an (techn.) Qualität, Termine, Kosten, Rahmenbedingungen2.2 Projekttätigkeiten/Kosten (was, wer, wann)2.3 Auftragskonsens und Entscheidung (Projektleitung, Team, Fach- bereiche)3. Projektplanung: Planung von (technischen) Qualitätsanforde- rungen, Terminen, Kosten, Personalkapazität 3.1 Pflichtenheft= Summe aller Qualitätsanforderungen (Qualität: Markt,Wirtschaftlichkeit, Technik)

3.2 Projektplan = Summe aller Tätigkeiten (Arbeitpakete), Termin, Kosten3.3 Projektorganisation = Summe aller Zuständigkeiten/Verantwort- lichkeiten Linie-Projekt

4. Projektabwicklung und -steuerung: Kontrolle der SOLL-IST- Abweichungen, Dokumentation, Entscheidungen vorbereiten 4.1 Qualität (Technik): Steuerung auf Basis des Pflichtenhefts (Anforderungen: SOLL-IST, Abweichungen)4.2 Termine, Kosten, Personal: Steuerung auf Basis des (Standard-)Projektplans (Was ist zu tun, wer ist verantwortlich, wann erledigt, wie teuer?)5. Projektabschlussbericht und Präsentation der Ergebnisse

Anmerkung: Bei der Gliederung muss nach heutigen Auffassungenmitgedacht werden, dass erfolgreiches Projektmanagement gleich bedeutend mit erfolgreichem Team-Management ist. Leistungsgegen-stand, Kooperation/Kommunikation und Bedürfnisse/Interesse desEinzelnen müssen zusammengebracht und aufeinander abgestimmt werden. Der Projektfortschritt erschöpft sich also nicht in der erfolg-reichen Bearbeitung des Sachproblems. Im Gegenteil wird oft der Projekterfolg in erster Linie durch menschliche Probleme gefährdet,in zweiter Linie durch fehlendes Methoden-Know how. Beides mussaber sinnvoll miteinander vermittelt werden.

Musterlösung

1. Informationen Ausgangssituation

• Der Projektstart ist für den 01.12.2006 geplant.• Es gibt einen Projektleiter (PL), sechs Assistenten (AS), drei EDV-Experten (EE) und 30 Mitarbeiter (MA)

2. Aufgaben2.1 Geben Sie an Hand der folgenden Abbildungen die Projektdaten in die PM-Software ein

(ggf. Vorgänge in Arbeitpakete umformulieren).

2.2 Erzeugen Sie die notwendigen Graphiken.

2.3 Beantworten Sie sich (allein oder im Team) folgende Fragen (siehe dazu auch Vorlagen im Anhang):

1. Wann ist das Projekt (nach Plandaten) zu Ende?

2. Kann ein Kapazitätsabgleich ohne Zeitverschiebung durchgeführt werden?

3. Was passiert, wenn Sie einen ressourcengesteuerten Kapazitätsabgleich durchführen?

4. Vorgang Nr. …. verlängert sich um …. Tage. Welche Folgen hätte das für das Projekt?

5. Eine Ressource Assistent fällt vom …. bis …. aus. Welche Folgen hat das für das Projekt?

6. Was halten Sie von der Planung und was würden Sie verbessern?

7. Wie hoch schätzen Sie die geplanten Personalkosten für das Projekt (beachten Sie die

unterschiedlichen Kostensätze)?

8. Wie organisieren Sie die Projektsteuerung?

PSP PM-SoftwareeinführungEinführung PM-SW

Konzepterstellung SW-Beschaffung MA-SchulungSituationsanalyse

SW-Produktevorauswählen

Testläufesimulieren

SWauswählen

SWinstallieren

Kriterienentwickeln

MA für Schulungauswählen

Schulungsplanerstellen

Schulungendurchführen

Schul. evaluierenund nacharbeiten

Workshopsabhalten

Konzeptfertigstellen

EntwicklungBeispielprojekt B

Rohkonzepterstellen

Externe Datenanalysieren

Workshopsabhalten

Datenaufbereiten

EntwicklungBeispielprojekt A

Daten des U.analysieren

Praxisdurchlauf

Durchlaufüberwachen

SW-Korrektureneingeben

evaluieren u.nacharbeiten

Dateneingeben

Organisation

Dokumentation

Überwachung

Evaluationdurchführen

Abschlußberichtanfertigen

Verwaltung

SW am Beispieltesten

Schulungskonzeptentwerfen

Vorgangsliste PM-Softwareeinführung IVorgangsname Vorgänger Einsatzmittel

Daten des Unternehmens analysieren 1 ASexterne Daten analysieren 1.1AA 2 ASWorkshops für Info.-beschaffung abhalten 1.1;1.2 PL, 3 AS, 2 EE, 4 MADaten aufbereiten 1.3 3 ASEntwicklung Beispielprojekt A 1.4 2 AS

Rohkonzept erstellen 1.4 2 AS, 1 EEWorkshops für Info.-weitergabe abhalten 1.5;2.1 PL, 3 AS, 2 EE, 30 MAKonzept fertigstellen 2.2 3 AS, 2 EEEntwicklung Beispielprojekt B 2.2 2 AS

Kriterien entwickeln 2.2 1 AS, 2 EESW-Produkte vorauswählen 2.3;2.4;3.1 2 ASTestläufe simulieren 3.2 1 AS, 2 EESW auswählen 3.3 PL, 1 AS, 1 EESW installieren 3.4 2 EESW am Beispiel testen 3.5 1 AS, 2 EE

weiter siehe nächste Seite

Situationsanalyse

Konzepterstellung

SW-Beschaffung

Dauer

3 Tage10 Tage3 Tage10 Tage10 Tage

5 Tage3 Tage15 Tage10 Tage

8 Tage20 Tage10 Tage5 Tage5 Tage4 Tage

Nr.

1.11.21.31.41.5

2.12.22.32.4

3.13.23.33.43.53.6

1

2

3

PL: ProjektleiterAS: AssistentEE: EDV-ExperteMA: Mitarbeiter

Vorgangsliste PM-Softwareeinführung II

Schulungen evaluieren und nacharbeiten 4.4 1 AS

Daten eingeben 3.6 1 EEDurchlauf überwachen 5.1 1 AS, 1 EESW-Korrekturen eingeben 5.2 2 EE, 1 ASevaluieren und nacharbeiten 4.5;5.3 1 AS, 2 EE

Verwaltung 1.1AA 1 ASDokumentation 1.1AA 1 ASÜberwachnung 1.1AA 1 ASEvaluation durchführen 5.4;6.2;6.3 PL, 2 ASAbschlußbericht anfertigen 6.1;6.4 2 AS

Fortsetzung von Vorseite

Organisation

Praxisdurchlauf

Schulungskonzept entwerfen 3.4 2 AS, 1 EEMA für Schulung auswählen 3.4 PL, 2 ASSchulungsplan erstellen 4.1;4.2 1 AS, 2 EESchulungen durchführen 4.3 3 AS, 2 EE, 30 MA

MA-Schulung

3 Tage

5 Tage10 Tage15 Tage10 Tage

129 Tage129 Tage129 Tage10 Tage10 Tage

5 Tage1 Tage1 Tage30 Tage

4

4.24.34.44.55

5.25.35.46

6.26.36.46.5

4.1

5.1

6.1

Anhang:Vorlagen

Projektstrukturplan „Bankfiliale“

PM Medien-versorgung B BetriebMUmbauU K Kundeninfo

Agentur-beauftragung

Anzeigen-schaltung

VerteilungInfo-Blätter

Kunden-betreuung

Auftrags-bearbeitung

HLS-Installation

Elektro-versorgung

Bereitstellung Infrastruktur

Umbau Abschnitt 1

UmbauAbschnitt 2

UmbauAbschnitt 4

UmbauAbschnitt 3

Steuerung

Dokumentation

Kontrolle

Planung

Umbau Bankfiliale

P

EinsatzmittelplanungVorgangsliste„Bankfiliale"

Nr. Kurzbezeichnung D FAZ FEZ SAZ SEZ GP FP

123456789101112131415161718

D = DauerFAZ = frühester AnfangszeitpunktFEZ = frühester EndzeitpunktSAZ = spätester AnfangszeitpunktSEZ = spätester EndzeitpunktGP = GesamtpufferFP = Freier Puffer

Vorgangsliste PM-Softwareeinführung IVorgangsname Vorgänger Einsatzmittel

Daten des Unternehmens analysierenexterne Daten analysierenWorkshops für Info.-beschaffung abhaltenDaten aufbereitenEntwicklung Beispielprojekt A

Rohkonzept erstellenWorkshops für Info.-weitergabe abhaltenKonzept fertigstellenEntwicklung Beispielprojekt B

Kriterien entwickelnSW-Produkte vorauswählenTestläufe simulierenSW auswählenSW installierenSW am Beispiel testen

weiter siehe nächste Seite

Situationsanalyse

Konzepterstellung

SW-Beschaffung

DauerNr.

1.11.21.31.41.5

2.12.22.32.4

3.13.23.33.43.53.6

1

2

3

PL: ProjektleiterAS: AssistentEE: EDV-ExperteMA: Mitarbeiter

Vorgangsliste PM-Softwareeinführung II

Schulungen evaluieren und nacharbeiten

Daten eingebenDurchlauf überwachenSW-Korrekturen eingebenevaluieren und nacharbeiten

VerwaltungDokumentationÜberwachnungEvaluation durchführenAbschlußbericht anfertigen

Fortsetzung von Vorseite

Organisation

Praxisdurchlauf

Schulungskonzept entwerfenMA für Schulung auswählenSchulungsplan erstellenSchulungen durchführen

MA-Schulung4

4.24.34.44.55

5.25.35.46

6.26.36.46.5

4.1

5.1

6.1

EinsatzmittelplanungVorgangs-/ Arbeitspaketliste„Bankfiliale"

Nr. Kurzbezeichnung D FAZ FEZ SAZ SEZ GP FP

123456789101112131415161718

D = DauerFAZ = frühester AnfangszeitpunktFEZ = frühester EndzeitpunktSAZ = spätester AnfangszeitpunktSEZ = spätester EndzeitpunktGP = GesamtpufferFP = Freier Puffer

1

8

9

10

11 12

13

14

15

16

17

18

3 4

5 6

7

2

Woche 01 02 080706050403 09 10 161514131211 20191817 27262524232221

Balkenplan „Bankfiliale“: früheste Lage

1

8

9

10

11 12

13

14

15

16

17

18

3 4

5 6

7

2

Woche 01 02 080706050403 09 10 161514131211 20191817 27262524232221

Balkenplan „Bankfiliale“: späteste Lage

Ressourcenhistogramm: Früheste Lage

01 02 080706050403 09 10 161514131211 20191817 27262524232221

01 02 080706050403 09 10 161514131211 20191817 27262524232221

05

0403

02

01

11

10

0908

07

06

1615

1413

12

Personalbedarf (KE je Tag oder Woche)

1 KE = 1/2 Arbeitskraft

Tag / Woche

Ressourcenhistogramm: Späteste Lage

01 02 080706050403 09 10 161514131211 20191817 27262524232221

01 02 080706050403 09 10 161514131211 20191817 27262524232221

05

0403

02

01

11

10

0908

07

06

1615

1413

12

Personalbedarf (KE je Tag oder Woche)

1 KE = 1/2 Arbeitskraft

Tag /Woche