Projekte im Griff

Projektmanagement im Krankenhaus mit

Fred SchachtlProjektleiter

Inhalt

1. Problemstellung und Lösungsansatz2. pris-maplus – der Prozess

3. Mit screenshots durch pris-maplus - vom Antrag bis zum Projektabschluß

4. Projektablauf verbal beschrieben5. Wer darf was – das Rechtekonzept6. Vorteile7. Betriebsformen

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Die Problemstellung

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Prozessoptimierung, Qualitätsmanagement, Organisationsentwicklung, Bauvorhaben, Umstrukturierung, Personalplanung ...

... sind mit traditionellen, auf Routinetätigkeiten ausgelegten Strukturen nicht mehr effektiv zu bewältigen

Komplexe, neuartige und meist interdisziplinäre Vorhaben können in der Regel nur in Projektform gezielt bearbeitet werden

Die Lösung: Projektmanagement

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Projektmanagement muss professionell und ambitioniert betrieben werden

– Kein Werkzeug kann hier unterstützen, wenn das Projektteam nicht effektiv arbeitet

Risiken müssen minimiert werden– Zu viele parallel laufende Projekte Demotivation

– Ineffektive Projekte Vergeudung von Ressourcen

– Unklare Auftragsvergabe Falsches Ergebnis

– Ändern der Ziele im Projektverlauf Themaverfehlung

– Inkonsequentes Projektcontrolling „Karteileichen“

– Schlechte Terminplanung ineffektive Ergebnisse

Effizientes Projektmanagement

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Klarer Auftrag– „Aktionismus“ wird eingeschränkt,

– Doppelprojekte werden verhindert,

– nicht mit dem Leitbild des Hauseszu vereinbarende Projekte werdengar nicht erst zugelassen

– Die klare Formulierung des Projektauftrags (Projektinhalt, Grobziel des Projektes, erste Angaben zum Projektumfang)erleichtert das „Verstehen“ des Projektes

Effizientes Projektmanagement

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Projektziele– Sie sind Richtschnur und Maßstab des Projektes

– Alles Handeln im Projekt ergibt sich aus der Zielorientierung

– Sie erläutern möglichst detailliert das zu erreichende Ergebnis des Projektes

– Sie beschreiben nicht einen negativen oder fehlerhaften Ausgangszustand, sondern den gewünschten positiven Zustand am Ende des Projektes

Effizientes Projektmanagement

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Dokumentation– Alle projektrelevanten Informationen müssen dem Projektteam zur

Verfügung stehen

– In der Projektbearbeitung können fehlende Dokumente Entscheidungen verhindern oder falsch werden lassen

– Standardisierte Dokumentation im gesamten Projektverlauf macht das Projekt transparent und nachvollziehbar

– Bemerkungen zum Erreichen vonTeilergebnissen optimieren den Projektverlauf

Effizientes Projektmanagement

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Kommunikation und Information– Das Projektteam muß über Veränderungen im Projekt informiert werden

– Auch mit Personen ausserhalb der Projektgruppe soll kommuniziert werden können

– Ständig aktuelle Information trägt zur Optimierung des Projektverlaufesbei und steigert die Motivation

– Die Kommunikation und umfassende Information innerhalb des Projektteams führt zum Gelingen des Projektes

Effizientes Projektmanagement

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Verantwortlichkeiten– Klare Vergabe, wer im Projektteam für welche Aufgabe zuständig und

welches Teilergebnis dabei zu erreichen ist

– Hierarchische Gliederung der Projektverantwortlichkeiten unterstützt den schonenden Umgang mit den Ressourcen

– Durch Übertragung von Teilverantwortlichkeiten wird die Motivation der Mitarbeiter gesteigert, wobei gleichzeitig die Projektleitung entlastet wird

Wichtig ist das an denZielvorgaben orientierte Ergebnis

Effizientes Projektmanagement

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Strukturierter Projektabschluß– Ein normierter Projektabschluß erleichtert die Lesbarkeit und

Bewertbarkeit der Projektarbeit wie auch des Ergebnisses

– Eine Besprechung, was gut, was schlecht war, führt zur Verbesserungder Projektarbeit im Allgemeinen

– Aus vielen Projekten entstehen Folge-aktionen und neue Projekte, die beim Projektabschluß definiert werden müssen

Ohne IT geht’s nicht

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Die oft grosse Anzahl an zu beginnenden, laufenden und abgeschlossenen Projekten erschwert

den Überblick

Transparenz, Dokumentation undInformation erfordern strukturierteund automatisierte Arbeitweisen

Das Projektteam muß weitestgehend von Routineaufgaben der Projektarbeit befreit sein, um sich auf den Kerninhalt des Projektes konzentrieren zu können

Viele Wege, ein Ziel

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Der Aufwand für Programminstallationen, aber auch die oft umfangreichen Schulungenist in vielen Fällen zu hoch

Der Kosten-Nutzen-Faktor behindert oft die Einführungsolcher Werkzeuge

Die verfügbaren Funktionen werden nur teilweise genutzt – die Software ist zu „mächtig“

Tabellenkalkulationsprogramme, Terminplaner oder auch Projektmanagementsoftware erfüllen meist die Anforderungen eines Projektmanagements

Ob Projekte optimal verlaufen, hängt hierbei oft von der Person des Projektleiters ab

Ein neues Werkzeug

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Auf ein sinnvolles Maß an Funktionen beschränkt, erleichtert pris-ma plus die Projektarbeit durch Überwachungs- und Steuerungsfunktionen und hält allebenötigten Informationen zum Projekt vor.

Ausgehend von diesen Vorgaben hat die uhb consulting AG zusammen mit ihren Kunden ein Projektmanagement-Werkzeug geschaffen und weiterentwickelt, das zum einen auf die Vielfältigkeit der Projekte ausgelegt, zum anderen von jedem Mitarbeiter einfach zu bedienen und zu verstehen ist:

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Jeder Mitarbeiter kann einen Projektantrag stellen, wahlweise online oder zunächst in Papierform anhand der im Intranet angebotenen Vorlage Online erstellte Anträge werden an das Projektmanagement übermittelt, welches sie bei positiver Prüfung an den zuständigen Initiator weiterleitet. 

 

Nach Prüfung und Freigabe durch den Projektinitiator (online durch Statusänderung oder auf Papier) bearbeitet das Projektmanagement den Projektantrag.

Entscheidungsprozess

Mitarbeiter stelltProjektantrag

Übergabe anProjektinitiator zur

Freigabe

ja

Schriftlich odermündlich

online?

nein

Übergabe an Projekt-management

Projektmanagementprüft Antrag

Antrag ok

nein

ja

Ende

BenachrichtigungAntragsteller

Projektantrag (Prozess)

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Projektantrag (System)

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Projektauftrag (Prozess)

Wenn der Projektantrag noch nicht im System erfasst ist, wird er durch das Projektmanagement eingepflegt   

Bei vorliegender Zustimmung passt das Projektmanagement den Antrag formell an und prüft, ob es sich um ein Projekt handelt.Sollte es sich um ein Abteilungsprojekt handeln, wird der Antrag ebenso benannt, der Antragsteller kann das Abteilungsprojekt weiterführen. Wenn der Antrag kein Projekt darstellt, wird er mit Begründung abgelehnt.     

  

Aus dem Projektantrag wird nun ein Projektauftrag. Das Projektmanagement stimmt den Projektauftrag mit dem Initiator ab.

ZustimmungInitiator liegt

vor?

Erfassung durch Projekt-management

Status Antragfreigegeben

ja

Status Projektauftrag

Prüfung und formelleAnpassung

in Ordnung?

Ende

nein

Status Antrag abgelehnt,Datum, Begründung

BenachrichtigungAntragsteller

Antrag liegtonline vor?

ja

nein

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Projektauftrag (System)

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Projektkommission (Prozess)

Der Projektauftrag wird nun der Projektkontrollkommission zur Prüfung und Entscheidung übergeben. Die Kommission legt den Projektleiter fest. 

 Bei positiver Entscheidung zur Durchführung ändert das Projektmanagement den Status auf aktives Projekt, trägt den Projektleiter ein und bespricht sich mit diesem.

Bei notwendigen Änderungen der Projekt-beschreibung muß das Projektmanagement prüfen, ob dadurch wesentliche Merkmale des Projekts verändert werden und gegebenenfalls das geänderte Projekt nochmals der Projektkontrollkommission vorlegen.

EntscheidungProjektsteuerungs-

kommission

Durchführen?

Ende

Status Auftragabgelehnt, Datum,

Begründung

BenachrichtigungAntragsteller / Initiator

nein

ja

Aktives Projekt

Projekt wird freigegeben

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Aktives Projekt (Prozess)

Der Projektleiter beginnt mit der Auswertung des Projektauftrags Das Kick-Off dient zur Information des Projektteams und der Abstimmung der Termine und Arbeitspakete  Das Projektmanagement führt ein laufendes Controlling durch und unterstützt beratend den Projektleiter

Aktives Projekt

Auswertung desProjektauftrags

Kick-Off

Projektcontrollingund Beratung des

ProjektleitersProjektarbeit

Vorlage Kick-Off

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Aktives Projekt (System)

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Projektabschluß Initiator (Prozess)

Der Projektleiter verfasst zusammen mit dem Projektmanagement den Abschlußbericht. Der Status wird auf Projektbericht abgeschlossen gesetzt Der Projektleiter informiert den Initiator über den Abschluß Der Initiator verifiziert den Abschlußbericht. Bei fehlender Zustimmung gibt er das Projekt zur Nacharbeit zurück

Abschluß verifiziert?

ja

Projektcontrollingund Beratung des

ProjektleitersProjektarbeit

Projektabschlußbericht

Information desProjektinitiatorsProjektänderung

ausfüllen

Kopie des archiviertenProjekts auf Status

Änderung

abgeschlossenesProjekt archivieren

Vorlage Änderung

Änderungsauftrag anProjektleiter

nein

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Projektabschluß Kommission (Prozess)

Der Status wird bei positiver Entscheidung auf Projekt abgeschlossen gesetzt Das abgeschlossene Projekt wird der Projektsteuerungskommission vorgelegt. Die Ergebnisse werden besprochen. 

Bei negativer Entscheidung wird das Projekt zur Nacharbeit zurückgegeben. Die Projektsteuerungskommission gibt bei positiver Entscheidung den Projektabschluß frei. (Status Projekt abgeschlossen und freigegeben)

Status Projektabgeschlossen und

verifiziert

ja

Umsetzungs-entscheidung

Projektabschlußin Ordnung?

Ende

ja

BesprechungProjektergebnis in der

Projektsteuerungs-kommission

nein

Ihr persönlicher Monitor

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Die Projektübersicht

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Alle Projektdaten in einer Übersicht

• Projektverantwortlicher • Projektleiter• Status- und Versionsanzeige• Projektbeschreibung• Risiken• Kosten• Ziele• Informationsverteiler• Dokumente • e-Mails und verwandte Projekte• Gruppen • Meilensteine

Projekt- und Auftragsliste

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Teambesprechung

Seite 26

Gezielte Planung von Besprechungen durch Vorsortierung der Projekte, die der angemeldete Benutzer mit dem auszuwählenden Benutzer gemeinsam durchführt

Projekt anlegen

Seite 27

Ein neues Projekt als leeres Projekt, aus einer Projektvorlage oder als Kopie eines bestehenden Projektes anlegen

Projekte bearbeiten

Seite 28

Wer darf was?

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Jeder• Projektantrag erfassen

Projektinitiator• Projekteinsicht in alle eigenen Projekte, Antragsfreigabe,• Freigabe Projektabschluß

Projektleiter• Projekteinsicht in alle eigenen Projekte, Meilensteinbearbeitung,

PL-Status, Abschlußbericht

Meilensteinverantwortlicher• Projekteinsicht in das Projekt bis zur Erledigung seines

Meilensteins

Projektmanagement• Alle Rechte

Projektablauf

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Erfassung der Projektidee durch Anlage eines Projektantrags

Freigabe durch Projektinitiator und Projektmanager

Erstellung des Projektauftrags

Freigabe des Projektauftrags durch Kommission

Freigabe des Projekts• Pflichtmeilenstein, den der Projektverantwortliche zu erledigen

hat und damit das Projekt zur Durchführung freigibt

Information des Projektleiters

Kick-Off-Veranstaltung des Projektteams• Information des gesamten Projektteams über das Projekt

Projektablauf

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Meilensteine und Arbeitspakete werden abgearbeitet• Erledigte Meilensteine werden im Projektmonitor des

Projektleiters mit grüner Ampel angezeigt.• Projektleiter kann der Erledigung zustimmen, Nacharbeit fordern

(der Meilenstein wird wieder im Monitor des Meilenstein-verantwortlichen sichtbar) oder den Meilenstein abbrechen

Änderungen am Zeitplan oder dem Projekt selbst• Meilensteintermine können vom Projektleiter oder dem

Projektmanager verschoben werden• Grundsätzliche Änderungen sind nur nach der Anhalten des

Projekts möglich

Abschlußbericht• Sind alle Meilensteine erledigt, öffnet der Projektleiter den

Abschlußbericht über den gleichnamigen Pflichtmeilenstein und schließt den Abschlußbericht ab

Projektablauf

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Projektabschluß• Nach der Erstellung des Abschlußberichtes durch den

Projektleiter öffnet der Projektinitiator den Meilenstein Projektabschluß, evaluiert den Abschlußbericht und gibt das Projekt zum Abschluß frei

• Das Projektmanagement legt das abgeschlossene Projekt in der Kommission vor, wo der tatsächliche Projektabschluß freigegeben wird

• Das Projekt ist damit aus dem aktiven Bereich der Projektmonitore genommen, kann jedoch je nach Berechtigung über Projekt wählen (eigene abgeschlossene Projekte oder Auswertungsgruppen) aufgerufen werden. Die Überwachung durch pris-ma plus ist abgeschlossen

• Das Projekt kann bei der Neuanlage eines Projektes als Kopiervorlage herangezogen werden (nur für berechtigte User)

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Vorteile der Projektsteuerung mit

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• Minimaler Schulungsbedarf durch einfache Bedienung

• Keine Installation beim Anwender durch Internet-Technik

• Transparenz durch einheitliche Darstellung der Projekte

• Reduktion der eigenen ToDos im Monitor

• Schneller Überblick über Handlungsbedarf

• Grafische Statusdarstellung

• Automatische Überwachung von Meilensteinen

• Begleitende Dokumente und E-Mails direkt am Projekt

• Multifunktionelles Benachrichtigungssystem

• Automatischer Statusreport per E-Mail

• Effektives Projektcontrolling durch Superuser-Funktion

• Mehrstufiges Freigabesystem

• Selbst umfangreiche Projekte wie die Zertifizierung nach KTQ oder ISO bleiben überschaubar und auch steuerbar

• Mit anderen Funktionen erweiterbar

Betriebsformen

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Installation im Rechenzentrum der uhb consulting AG• Verfügbarkeit über das Internet (SSL-Verschlüsselung

empfohlen)• Laufende Basis- und Stammdatenpflege „auf Zuruf“• Schnelle Beseitigung eventueller Probleme• Regelmäßige Konsistenz- und Stammdatenprüfungen• Inklusive aller kommenden Versions-Updates, Betriebssystem-

Updates, Server-, Datenbank- und Software-Lizenzen

Installation auf einem Webserver in Ihrem Haus• Betreuung des Systems durch Mitarbeiter Ihres Hauses

oder

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