Projektmanagement mit Sozialen Medien

Projektmanagement mit sozialen MedienPM-Forum 2014

Simon Dückert (Cogneon GmbH), Martin Binder (Audi AG) | 29.10.2014

2 PM Forum 2014 | S. Dückert (Cogneon GmbH), M. Binder (Audi AG) | 29.10.2014

2 Benchlearning Projekt Social Intranet 2012

► 10 Unternehmen mit mindestens zwei Jahren Erfahrung mit sozialen Medien

► Projektmanagement als eines von sechs Anwendungsfelder sozialer Medien („Gruppen für Projekt-kommunikation“)

► Konkrete Nutzungs-szenarienaber noch nicht spezifiziert.

http://bit.ly/blp12Bericht


3 Social Media Prism – Vielfalt sozialer Medien

Quelle: Ethority.

► Social Media Klassifizierung im Internet mittlerweile extrem ausdifferenziert.

► „Logo-Tapeten“ einzelner Dienste funktionieren daher nicht mehr.

► Einsatz externer und interner sozialer Medien muss mit den verantwortlichen Stellen im Unternehmen frühzeitig geklärt werden.

► Dazu gehören Betriebsrat, Datenschutz, IT-Security, Recht,Personal, Kommunikation


4 Enterprise 2.0 Flower

Quelle: Ethority.

► Bandbreite sozialer Medien im Vergleich zum Internet deutlich kleiner

► Groupware, Wikis, Weblogs und soziale Medien sind die wichtigsten neuen Systemklassen

► SharePoint, Jive, Connections, Yammer, Wordpress, Mediawiki und Confluence sind häufig eingesetzte Anwendungen.

► Multimedia-Plattformen im Stil von YouTube und Soundcloudsind im kommen.


5 Beispiel BASF

Quelle: http://de.slideshare.net/basf/connect-basf-onlinebusinessnetwork, http://www.youtube.com/watch?v=hLh6BvagHEE


6 Beispiel Siemens

Quelle: http://de.slideshare.net/heisss/how-to-create-a-knowledge-networking-culture, http://www.youtube.com/watch?v=rdCveeaLmOw


7 Beispiel Continental

Quelle: http://de.slideshare.net/EckKommunikation/harald-schirmer-enterprise-20-summit-2013-paris, http://www.youtube.com/watch?v=Pm-np_XNqMc


8 Soziale Medien im Projektlebenszyklus

Source: GPM.


9 Soziale Medien im Projektlebenszyklus

Projektphase Anwendung soziale Medie

Initialisierung [ ] Projektgruppe in Groupware/sozialem Netzwerk[ ] Etablierung der Rolle „Project Community Manager“[ ] Beschreibung PM-Prozesse im Wiki

Definition [ ] Dokumentation Projektbeschreibung, Prozessvorgaben (z.B. ANFO, CM) im Wiki[ ] Team-Protokolle im Wiki[ ] Risiko-Liste im Wiki[ ] Kommunikationsplan im Wiki

Planung [ ] Dokumentation Meilensteine, Arbeitspakete, Use Cases im Wiki[ ] Verlinkung/Kommentierung verbindlicher Unterlagen (Richtlinien, Vorlagen, Normen)[ ] Verantwortlichkeiten in RACI-Matrix im Wiki[ ] Kommunikation Änderungen im Blog

Steuerung/Durchführung

[ ] Dokumentation Anleitungen, Handbücher im Wiki (z.B. Installation, Konfiguration)[ ] Kommentierte Link- und Literatur-Sammlungen im Wiki[ ] Meeting Management im Wiki (Agenda-Erstellung, Live-Protokoll, Offene Punkte)[ ] Projekt-/Stakeholder-Kommunikation über Blog[ ] Projektkommunikation über Blog (statt E-Mail)[ ] „Working out Loud“ per Microblogs/Statusupdate

Abschluss [ ] Erfahrungen in Lessons Learned im Wiki sichern[ ] Sammlung wiederverwendbarer Inhalte in Wiki/Blog bereitstellen[ ] Ausgewählte Erfahrungen per Blog teilen


10 Audi Engineerin Network und soziale Medien

Audi Engineering Network

Kommunikation Collaboration

InformationAudi Engineering Network


11 Verfügbare Tools mit Social Media Fokus

Audi wiki

Audi team

Audi dox

Audi Engineering Network Tools (TE) seit 2008 Unternehmenstool EPP 2.0 Plattform (RE-)Launch 2014


12 Geregeltes Zusammenspiel gesetzter Standardsysteme u nd Social Media Tools ist zwingend erforderlich

Gesetzte Standard Tools im Unternehmen

Steuerung/ Durchführung

PlanungDefinitionInitialisierung Abschluss

► Soziale Medien müssen die gesetzten Tools und Prozesse unterstützen.

► Gesetzte Standards (Tools, Prozesse) dürfen durch Social Media Tools nicht umgangen werden

► Bedarfsgerechte Unterstützung im Projektmanagement (PM) Prozess

► entweder durch feste Integration in die PM Prozesse

► oder spezifische Unterstützung in Einzelprojekten Aktuelle Ausprägung in der Technischen Entwicklung der Audi AG

Soziale Medien/Collaborationtools


13 fortlaufende, gemeinsame Dokumentation im ProjektAnwendungsbeispiel 1

► Definition und Weiterentwicklung Projekt-beschreibungen, Prozessvorgaben, Zusammenarbeitsbeschreibung und Darstellungen (Anforderungssprozess, CR Prozess, RACI, etc.)

► Dokumentationen von Vorgehensweisen (z.B. Migrationsanleitungen, Installationsanleitungen) �Berücksichtigung der Komplexität und Umfang

► UseCase Definiton inkl. Verlinkung zu ANFO Tickets

► Handbücher, Schulungsunterlagen,….

► „Link-Sammlung relevanter Dateien aus Dokumentenablage

► Ablage und Bearbeitung verbindlicher Vorgaben von Unternehmensinstanzen (Richtlinien, LH-Templates, Abnahmeprotokolle…)

► Sharen und Abonnieren

► Interaktiver Austausch und Abstimmung zu Themen im gesamten Kontext

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► Commitment für gemeinsame Arbeit in den Tools

► Festlegung der Verantwortlichkeiten für Ergebniskonsolidierung und Überführung (speziell bei Einsatz von Communities)H

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14 BesprechungsmanagementAnwendungsbeispiel 2

► Agendaerstellung und –abstimmung

► Live Protokollerstellung inkl. Erstellung LOP-TicketsWik

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► Sicherstellung rechtzeitiger Input für Agenden

► Vermeidung von Endlos-Diskussionen bei der Protokollerstellung � schnelle pragmatische Arbeitsweise

► Konsequente Verlinkung der Einträge

Jira

► Vorabdiskussion von Themen der Agenda �Referenzierung in der Agenda zielführend

► Erstellung und Verknüpfung von Aufgaben mit Protokollen, RISK-Listen

► Direkte Zuweisung zur Bearbeitung

► Ablage und Verlinkung ergänzender Dateien (ggf. aufgrund Unternehmensvorgaben erforderliche Formate Statusbericht, Risiko-Listen, Protokollformate)

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15 Ticket-basierte ZusammenarbeitAnwendungsbeispiel 3

► Aufgabenverfolgung mit schneller Interaktion (Kommentare, Zuweisungen, Teilen, Abonnieren)

► Dashboards zum aktuellen Arbeitsstand

► Anforderungs-/Releasemanagement

► Visuelle Darstellung von Abhängigkeiten

► Unterstützung der Zusammenarbeit mit Partner durch feingranularere Workflowschritte ggü. Unternehmenssystemen

► @mention, sharen, gemeinsame Bearbeitung

Dok

umen

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lage

Jira

► Berechtigungskonzept für Zugriffe

► Ausreichend Dokumentation (Ticket vs. Wiki vs. Dokumente)

► Kommunikation nur über Tickets – keine Mails

► Sicherstellung, dass Tools nicht zum Umgehen von gesetzten Standards verwendet werden

Wik

i ► Dokumentation der Arbeitsergebnisse aus den Tickets, wenn Ticket nichts ausreichend

► Kollaborative Erstellung von Dokumenten zu Tickets, sofern aufgrund Unternehmensvorgaben erforderlich

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Wir entwickeln VorsprungAudi TE

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