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PROJEKTMANAGEMENT

TOOLS

1. ALLGEMEINE INFORMATIONEN

Unter Digitalen Projektmanagement Tools (PMT) versteht man in erster Linie "Projekt-management-Informationssysteme", die die Planung und Kontrolle des Projektfortschritts unterstützen. Im Prozess organisieren, strukturieren und begleiten PMT alle Schritte und Maßnahmen von der Meilensteinplanung, über die Fokussierung auf Arbeitspakete bis hin zur Projektrealisierung. Mithilfe serverbasierter Anwendungssysteme können allen Projektmitarbeiter/-innen gezielt relevante Informationen zur Verfügung gestellt und Feedback über den aktuel-len Arbeitsstand gegeben werden. Zusätzlich wird durch PMT auch die Dokumentation von Projekten und daraus folgende Prozessoptimierungen ermöglicht. Es werden zwei Methoden des Projektmanagements durch agile Software-Systeme ab-gebildet. Hierbei handelt es sich um die Scrum- und die Kanban-Software, wobei Scrum den Lehrenden ein Rahmengerüst mit festen Rollen vorgibt und Kanban durch seine offene Vorlagenstruktur eher der Prozesssteuerung in kleineren Projekten dient.

Tabelle: nach Strambowski und Mehner

Scrum (engl. Gedränge) Kanban (jap. Karte, Tafel)

Merkmale • stringentes Regelwerk für Ablauf: ü feste Rollen im Team (Product

Owner, Team, Scrum Master) ü routinierte Abläufe ü stabile Teamstruktur

• kontinuierliche Verfeinerung des Projektplans

• hohe Transparenz im Projekt • Feedbackschleifen sind in laufen-

den Prozess integriert

• modularisierter Ablauf: ü Entlastung der Teammitglieder durch

übersichtliche Kanban-Boards ü zügiger Prozessablauf ü hohes Anpassungspotential

• Klarheit über Arbeitsstau & Notwen-digkeit von Unterstützung

• es gibt keinen Kanban-Master: Förde-rung der Eigenverantwortlichkeit der Projektbeteiligten

Herausfor-derungen

• Fehleinschätzung des Arbeitspen-sums der Arbeitsabläufe möglich

• zeitintensive Meetings/ Abspra-che

• Unübersichtlichkeit bei Großprojekten durch große Anzahl an Prozesselemen-ten

Praxiseig-nung

• besonders für komplexe, umfang-reiche Projekte geeignet

• besonders für kleinere, überschaubare Projekte geeignet

                                                                                                   

Stand: September 2015

Beispiel für ein Kanban-Board:

Abbildung: Kanban-Board

Nachfolgend sind wesentliche Elemente des Projektmanagements aufgelistet. Diese bestehen in der Regel aus vier Instrumenten.

(1) Der Projektstrukturplan (PSP) ist eine vollständige, hierarchische Darstellung aller Elemente (Teilprojekte, Arbeitspakete) der Projektstruktur als Diagramm oder Liste. Alle nachfolgenden Planungen, wie beispielsweise Zeit, Kosten und Ressourcen basie-ren auf dem PSP. (2) Im Unterschied dazu bezeichnet der Projektablaufplan (PAP) die Auflistung al-ler Vorgänge in der logischen Reihenfolge der Erledigung von Projektstart bis Projekt-ende. (3) Gantt-Diagramme bieten den Nutzer/-innen eine grafische Darstellung der ter-minbezogenen Abläufe eines Projektes. Hierbei handelt es sich um chronologisch-hierarchische Listen, die sukzessive eine genaue Zeitplanung innerhalb des Projektes ermöglichen. Dabei beschreiben Balken auf einer Zeitachse den Prozess der Bearbei-tung.

                                                                                                   

Stand: September 2015

Abbildung: Gantt-Diagramm

(4) Die SWOT-Analyse (aus dem Englischen: Stärken-Schwächen-Chancen-Risiken-Analyse) wiegt die wichtigsten Elemente des Projektes gegeneinander ab und zeigt somit dessen Position auf. Anwendung findet die SWOT-Analyse zu Beginn eines Pro-jektes und nach signifikanten Änderungen im Prozessverlauf.

Abbildung: SWOT-Analyse

2. VORTEILE UND NACHTEILE

2.1 Vorteile

• zahlreiche Freeware verfügbar

• meist mobile App-Lösungen für iOS und Android vorhanden

• Angebot von Desktop Anwendungen & Cloud Versionen verfügbar

                                                                                                   

Stand: September 2015

• Kooperation und Kollaboration werden gefördert durch z.B. Team-Chat, Video-konferenzen, Kalender, Dokumenten-Management, Meilensteinplanung, Zeiter-fassung, Filesharing, Wikis und Foren

• hohe Individualisierbarkeit und Flexibilität der Arbeitsumgebung möglich

2.2 Nachteile

• Vollversionen meist kostenpflichtig

• Light-Versionen mit limitierter Funktionalität → weniger partizipierende Mitarbei-

ter/-innen, weniger Speicherplatz, komplexe Projekte nicht realisierbar

• niedrigschwellige Kommunikation → Gefahr von Datenflut besteht

• Archivierung abgeschlossener Projekte fehlt meist

• zum Teil keine Integration von E-Mail Postfächern in die Projekte möglich

3. FÜNF REGELN FÜR DEN EINSATZ

1) Nutzen Sie PMT, um ein Projekt in strukturierte Arbeitspakete zu überführen. An-hand der Tools werden Ziele übersichtlich geplant und können später überprüft werden.

2) Führen Sie das PMT möglichst zu Projektbeginn ein, da es im späteren Projektver-lauf zu Irritationen kommen kann.

3) Es ist wichtig, verschiedene Anbieter von PMT auszuprobieren, um ein individuell passendes und bedarfsorientiertes System zu finden. Einführungskurse und Tutorials können das Erlernen unterstützen und sind gerade bei der Ersteinführung der Tools ratsam.

4) Legen Sie sich nach der Probier-Phase auf ein System fest. 5) Formulieren Sie im Team Handlungsempfehlungen nach erster Nutzung der Tools

für kommende Projekte.

4. TOOLS

• Bitrix24: Costumer-Relationship-Management System|https://www.bitrix24.de/ • OpenProject: Opensource-Software auf Scrum-Basis |

https://www.openproject.org/ • Feedcamp: kostenloser Ableger von Basecamp | Backups kostenpflichtig

https://freedcamp.com/ • LibrePlan: moderne, teamorientierte Opensource-Software|

http://www.libreplan.com/

                                                                                                   

Stand: September 2015

• Podio: online PM-Software mit integriertem Business Social-Network | https://podio.com/

• Redbooth: Online-Lösung für PM mit Kollaborationfokus | https://redbooth.com/de/

• Wrike: flexible Online-Lösung mit großem Zusatzbaukasten | https://www.wrike.com/de/

• Trello: niedrigschwellige Kanban-Software | https://trello.com/ • GanttProject: etablierte Desktop-Software für Gantt-Charts|

http://www.ganttproject.biz/

5. WEITERFÜHRENDE LINKS UND LITERATUR

• Kanban vs. Scrum - how to make the best of both von H. Kniberg | ausführli-cher Vergleich beider Softwareangebote | https://www.crisp.se/file-uploads/Kanban-vs-Scrum.pdf

• Bonset, Sébastien (2014): Von agil bis klassisch: 10 kostenlose Projektma-nagement-Lösungen | Vorstellung von PMT | http://t3n.de/news/projektmanagement-kostenlos-scrum-kanban-gantt-555168/

• Vorlesungsskripte von Prof. Harald Wehnes, Universität Würzburg|Grundlagen zu Projektmanagement und zugehörigen Instrumenten | https://wuecampus2.uni-wuerzburg.de/moodle/course/view.php?id=2352

• Eine Übersicht: Von agil bis klassisch: 10 kostenlose Projektmanagement-Lösungen|http://t3n.de/news/projektmanagement-kostenlos-scrum-kanban-gantt-555168/

• GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.V. | Grundlegende und aktuelle Informationen zu Projektmanagement und zugehörigen Instrumenten http://www.gpm-ipma.de/ueber_uns/ipma.html

• GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement / Michael Gessler (Hrsg.)(2014): Kompetenzbasiertes Projektmanagement (PM3). Handbuch für die Projektarbeit, Qualifizierung und Zertifizierung auf Basis der IPMA Compe-tence Baseline Version 3.0, 6. Aufl., Nürnberg.

• Litke, H., Kunow, I., & Schulz-Wimmer, H. (2012). Projektmanagement (2. Auf-lage.). München: Haufe-Lexware GmbH & Co. KG.

                                                                                                   

Stand: September 2015

6. QUELLEN

• Bonset, Sébastien (2014): Von agil bis klassisch: 10 kostenlose Projektma-nagement-Lösungen. Online unter: http://t3n.de/news/projektmanagement-kostenlos-scrum-kanban-gantt-555168/

• Kiel, Christopher (2015): Scrum vs. Kanban: Managementmethoden im Ver-gleich. Online unter: http://www.mittelstand-die-macher.de/management/prozess-projektmanagement/scrum-vs-kanban-managementmethoden-im-vergleich-7668.

• Project Management Institute (2013). A Guide to the Project Management Body of Knowledge, 5th edition, PMI Inc., Newton Square, PA.