Präsentieren mit guter Wirkung Dr. Hermann Refisch

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Zuerst Schluss machen! Okay, hier fehlt ein Wort. War Ihre erste Reaktion jetzt „huch?“ Dann hat es funktioniert: Die Überschrift weckt Neugier. Korrekt müsste sie heißen: Zuerst den Schluss machen. Gemeint ist dies: Bereiten Sie zuerst den letzten Satz vor. Schreiben Sie ihn auf. Der letzte Satz ist der wichtigste, denn der Schluss bleibt im Gedächtnis. Deshalb sollte er keinesfalls „mehr weiß ich jetzt nicht" oder „das war's" lauten. Sogar das „Danke für Ihre Aufmerksamkeit" ist zwar verbreitet, aber schwach.

Abbildung 1: Dieser Schluss überzeugt nicht

Viel mehr Wirkung erzeugt Ihre Präsentation, wenn der Dank im vorletzten Satz ausgesprochen wird und dann die Kernbotschaft am Schluss steht. Dann macht es auch nichts, wenn in der folgenden Pause diese letzte Folie noch zu sehen ist. Dies setzt voraus: Sie müssen wissen, welches Ziel Sie mit Ihrer Präsentation verfolgen.

Wissen, wohin Sie wollen und was Sie bewirken wolle n

Wer nicht weiß, wo das Ziel ist, wird sich und die Zuhörer verlieren. Also wozu genau ergreifen Sie das Wort und den Presenter? (Das ist der kleine drahtlose Knipser, mit dem Sie weiterblättern in Ihrer Präsentation. Meist ist es auch ein Pointer, der einen kleinen roten Punkt erzeugt. Vorsicht, der verrät jedes Zittern! Deshalb lieber absichtlich größere Bewegungen damit machen. Oder ihn nicht benutzen.) Sie wollen interessieren, informieren, überzeugen, zum Handeln aufrufen, eine gute Note erzielen, vielleicht auch mal einen Lacher oder Betroffenheit auslösen? All das ist möglich und weitgehend planbar.

Technik erst planen und anfassen, wenn Ziele und In halte klar sind

Also bitte nicht gleich den PC hochfahren und die ersten Folien öffnen, sondern vorher klären: Was ist mein Ziel? Wie lautet demzufolge der Schluss-Satz? Was wissen und was wünschen die Zuhörenden? Welche Argumente habe ich, welche verwende ich?

Bloß nicht! Die schlimmsten Folien gab es schon, lange bevor Beamer und Präsentationssoftware erfunden waren. Vollgepackt mit einem Wust von Text (ich nenne das „Textwüste"). Wenn dann noch alles wörtlich vorgelesen wird, haben Sie zwar am Ende alles durchgenommen und angesprochen, aber nichts übermittelt. Ich erlebte eine überzeugende Ausnahme: Ein Jurist praktizierte genau das - und kam toll rüber. Er sprach mit Begeisterung, mit leuchtenden Augen, war stets beim Publikum. Und alle im Raum wussten, dass es hier auf jedes Wort, jeden Punkt, jedes Komma ankam. Ein zu vermeidender Fehler für die Foliengestaltung: zu kleine Schrift mit oft wechselnden Größen, Schrifttypen, Hervorhebungen. Das verwirrt und stört! Wir kennen klare Empfehlungen: Schriftgröße so wählen, dass auch die weit hinten Sitzenden noch alles gut lesen können. Oft ist das eine 20-Punkt-Schriftgröße für Überschriften und 16 Punkt für – bitte kurze – Texte.

Die Rede vorbereiten

Was ist das Thema?

Was ist mein Ziel?

Was wissen und wünschen die Gäste?

Womit höre ich auf?

Wer sind die Zuhörer?

Wie fange ich an?

Was sind meine Argumente?

Welche verwende ich?

8

Guten Platz finden

Die Redevorbereiten

Den Hauptteil strukturieren

Schlagfertigreagieren

Abbildung 2: Lesbare Schriftgrößen

Wer Master-Folien verwendet, verhindert Wirrwarr durch ständig wechselnde Formate. Farben bitte sparsam und gezielt einsetzen.

Technik beherrschen Damit ist nicht gemeint, möglichst viele verschiedene Animationen einzusetzen. Diese lenken ab und/oder nerven. Gemeint ist, simple Störungsquellen auszuschalten: Sind die eingebundenen Videos auch wirklich auf einem fremden PC abspielbar? Klappt das mit dem Ton? Kann jeder im Publikum alles erkennen? Wie kommt Gelb auf dem Beamer rüber? Gibt es eine Ersatzbatterie für die Fernbedienung?

Abbildung 3: Manche Pannen sind vorhersehbar und dam it beherrschbar

Beamer aus! Offenbar wissen viele Präsentierende nicht, dass bei Powerpoint mit der Taste „B“ (black, Engl: schwarz) der Beamer dunkel wird oder mit „W" (white, Engl.: weiß) eine weiße Fläche entsteht (Identische Effekte bewirken auch die „Punkt“- und „Komma“-Tasten). Das bringt Abwechslung und lässt Raum ohne Ablenkung, beispielsweise für eine Diskussion. Wieder einschalten funktioniert mit jeder Taste, zum Beispiel mit der Leertaste. Dann kann man noch mit „Strg“+„P“ den Mauszeiger zum Stift machen, der sich auch als Textmarker einstellen lässt, damit können Sie in Ihrer Präsentation dann malen. Mit „Strg“+ „A“ wird daraus wieder der Mauszeiger. „Esc“ beendet die Präsentation, „F5“ startet sie.

Abbildung 4: Sie sollten die Funktionen Ihrer Softwa re erprobt haben

Bilder, bewegte? Hübsch, aber auch gefährlich. Es gibt Themen, die ohne bewegte Bilder nicht zu übermitteln sind - Nurdann sollten Sie diese auch einsetzen. Denn wenn ein Film spannender ist als die präsentierende Person, wird dieselbe überflüssig. Ihre Software ermöglicht nicht nur, Filme einzubinden, sondern Sie können während der Präsentation auch auf Internet-Adressen zugreifen. Wenn Sie es denn können! Hier ist Vorsicht geboten, denn diese Technik versagt oft. Sei es, weil die Quelle just im wichtigen Moment nicht erreichbar ist, sei es, weil fremde Hardware zu unangenehmen Überraschungen führt oder PC-Einstellungen im Seminarraum anders sind als bei Ihnen daheim. Der sicherste Schutz dürfte auch hier darin liegen, früh vor Ort zu sein und alles auszuprobieren. Und für alle Notfälle Backup-Lösungen bereit zu halten. Das kann z.B. eine Präsentation zusätzlich im PDF- Format auf Ihrem Stick sein.

Emotionen wecken

Wer Gefühle bei Zuhörenden auslöst, hat viel gewonnen. Natürlich hängt es davon ab, um welches Thema es geht und was Ihre Zielsetzung ist. Reißerische Fotos, bereits oft gesehene Cartoos oder Clips sind in Präsentationen fast immer schädlich.

Viel besser wirken kleine Geschichten und gut gewählte Worte. Das ist wie im guten Film, wie im klassischen Drama: Da gibt es klare und seit Jahrtausenden bewährte Abläufe.

Wer versucht, mit vielen gedruckten Bullet-Point-Listen und einigen bunten Bildchen dazwischen das Publikum zu erreichen, löst höchstwahrscheinlich nur zwei Gefühle aus: Langeweile und Ungeduld.

Abbildung 5: Was dieser Zuhörer jetzt will, dürfte klar sein

Es geht besser. Dazu müssen Sie absehen, wer zuhört. Was die Menschen bereits wissen und was sie wollen. Da können Sie anknüpfen. Sprechen Sie über etwas, was die Menschen interessiert und was sie verstehen können.

Ein gutes Skript ist etwas Anderes als die Foliensa mmlung „Kann ich die Slides haben?" ist eine verbreitete Unsitte. Die Antwort „ja klar!" bewirkt sofortiges Abschalten. Zuhörende können denken: „Das bekomme ich alles, liegt dann prima auf meiner Festplatte. So muss ich jetzt nicht mehr zuhören." Noch gefährlicher ist, das Material vorher schon auszugeben. Dann blättern Eilige und lesen schon drei Seiten weiter vor. Kritiker suchen nach den schwachen Stellen. Andere gehen heim. Wer vorne steht, wird vielleicht gar nicht mehr bemerkt. Viele Studierende haben die Vorstellung, dass ausgedruckte Folien ein gutes Handout ergeben. Das ist nicht der Fall. Es gehören auch Datum, Name der Uni, der eigene Name, Semesterangabe, Kurstitel, der Name des Dozenten und Quellenangaben dazu - die übrigens auch wichtig sind für die Präsentation an sich! Ein Handout sollte die in der Präsentation erwähnten Namen, Daten, Zitate, Definitionen, etc enthalten und eine Doppelseite nicht überschreiten. Es ist überdies unüblich volle ausgeformte Sätze (außer natürlich bei Zitaten und Definitionen) in einem Handout aufzunehmen.

Ihre Präsentation darf Fragen offen lassen Alles Andere ist übertriebener Ehrgeiz und zum Scheitern verurteilt. Und außerdem: Über was wollen Sie nach Ihrem Beitrag noch diskutieren?

Verstoßen! Bewusst gegen Regeln verstoßen kann klug sein. Alle anderen sitzen zum Präsentieren am Tisch und klicken von dort die Bilder weiter? Da kann hoch wirksam werden, mal aufzustehen, vor den Tisch zu treten, einen Schritt hin zum Publikum zu machen. Wenn die Note davon abhängt, ob Ihr Referat mit professionell eingesetzter Präsentations-Software erstellt und dargeboten wurde, empfiehlt sich diese Spielart nicht. Ein Beispiel: Alle Präsentationen wurden mit modernsten Medien und Methoden durchgeführt. Nur ein Geschäftsführer malte mit Filzstift auf Overhead-Folien. Korrigierte mit Spucke. Der wurde nie mehr vergessen. Das geschah auf der CeBIT.

Interaktion Wir sind nicht im Kino! Viele Menschen wollen lieber etwas sagen und nicht nur zuhören. Geben Sie ihnen eine Chance dazu. Stellen Sie Fragen. Wer das tut, muss allerdings auf jede Antwort gefasst sein und reagieren können. Kommt eine Info ganz weit weg vom eigenen Thema, dann kann es helfen, wenn Sie antworten: „Interessanter Aspekt! Gemeinsam mit meinem Thema hat er..." Danach sprechen Sie weiter über Ihr Thema.

Bühne bauen Sie wollen kompetent und sympathisch rüber kommen? Dann zeigen Sie sich. Stellen Sie sich auf einen Platz, den alle gut sehen können und der gut ausgeleuchtet ist. Oder gehen Sie mal ein paar Schritte auf der Bühne hin und her. Sie werden im Sitzen sprechen? Das kann gut wirken, weil Sie mit den Zuhörenden auf Augenhöhe sind. Es wird jedoch viel von Ihrer Überzeugungskraft kosten, wenn Sie sich hinter Tisch, Papierstapeln oder Monitor verstecken. Für die eigenen Nerven kann es gut sein, früh vor Ort einzutreffen. Damit entsteht vielleicht auch die Chance, den Raum, die Sitzplätze und die Bühne so zu gestalten, dass sie der eigenen Vorstellung entsprechen. Im Seminarraum gibt es oft nur wenige Möglichkeiten zum Umbau. Wenn doch, dann bitte genügend Zeit für den Rückbau am Schluss einplanen.

Abbildung 6: Wo ist ein guter Platz, um zu diesem Pu blikum zu sprechen?

Be prepared! Der fast normale Fall ist, dass die Technik nicht so funktioniert wie gehofft. Was auch oft passiert: Aus dem Publikum stellt jemand Zwischenfragen, die nur spezialisierte Experten verstehen und beantworten können. Oder es geschieht das Gegenteil: Zwar war vorab klar, welchen Wissensstand Sie voraussetzen dürfen, und dennoch fragt jemand nach der Bedeutung ganz simpler Begriffe, nach längst behandelten Grundlagen. Auch diese Situationen können Sie vorbereiten und dann entsprechende Antworten geben. Vielleicht vertagen Sie das Gespräch mit den Profis elegant auf die nächste Pause. Wenn Sie dann noch bei Basis-Fragen eine kurze, klare, stimmige Antwort parat haben, die niemandem das Gefühl gibt, dumm zu sein, verdeutlichen Sie Ihre eigene Professionalität und Souveränität.

Üben hilft Vorher. Und wissen, dass einzelne Folien auch per „Nummer“- + „Enter“-Taste angesteuert werden können. So vermeiden Sie das lästige Durchklicken. Das setzt voraus, dass Sie wissen, was wo steht: Folien-Übersicht mit Seitenzahlen ausdrucken und in Sichtweite halten! Eine weitere tolle Übung: Reden Sie mal ohne alles, ganz frei. Vermutlich wird das super, denn jede Ablenkung entfällt und Ihr Thema und die Inhalte kennen Sie ja. Zum Verfeinern und Verstärken von Selbstsicherheit ist das prima. Im echten Vortrag können Sie auch Hilfsmittel nutzen: Stichworte auf Kartei-Karten oder auf einen Zettel (groß genug ausdrucken, so dass er auf

dem Tisch liegen bleiben kann), Referenten-Ansicht auf dem nur für Sie sichtbaren Monitor, ein ausgedrucktes Manuskript bereithalten für den Notfall, vielleicht auch nur eine Liste mit Ihren Überschriften ausdrucken – aber nicht einfach untereinander wie eine Liste, sondern mit Einzügen und Blöcken, damit Sie mit schnellem Blick finden, wo Sie gerade sind und wie es weiter geht.

Abbildung 7: Beispiel für einen Stichwortzettel

Ein bisschen nervös dürfen Sie sein. Lampenfieber, das sich in Grenzen hält, wird sogar als Interesse am Publikum interpretiert. Etwas „Menscheln“ löst oft Sympathie aus.

Abbildung 8: Im passenden Ausmaß ist Selbstkritik nü tzlich

Das ist jetzt allerdings nicht die Aufforderung, erst und nur im Referat selbst zu üben! Das wäre wie bei den Musikern, die stets nur noch beim Auftritt proben. Voll-Profis mögen das können, die

normalen Künstler proben und probieren und üben ganz viel daheim. Tun Sie das bitte auch! Überprüfen Sie dabei, was sich gut sagen lässt, wie die Uhr wirklich tickt, wie viel Text in welcher Zeit sinnvoll und mit angemessenem Tempo zu sprechen ist. Bitte nicht bis zur letzten Minute ausreizen – immer gibt es eine Zwischenfrage oder eine Eventualität mit Auswirkung auf die Redezeit. Manche Referenten schreiben sich Zeitangaben an den Rand und überprüfen diese während des Vortrags. Dann wissen sie, wann sie noch mal in die Tiefe gehen oder wann nur noch die Kurz-Version angesagt ist. Wer kritisch-wohlwollende Freundinnen und Freunde hat, kann auch vor diesen einen Probelauf machen. Fragen Sie dann nicht „Wie war ich?“ sondern holen Sie sich sauberes Feedback ein. Das funktioniert nach dem Muster „gut-weniger-mehr“: „Was meint Ihr, was sollte ich beibehalten?“ „Was sollte ich reduzieren?“ „Was sollte ich mehr praktizieren?“

Wo sind wir gerade? Mitunter hilft es, ständig am Rand der Folien zu zeigen, wie weit die Präsentation bereits gelangt ist. Sie können das auch stattdessen hin und wieder erwähnen. Damit die Menschen wissen, wie lange es noch dauert. Noch besser wirkt natürlich, wenn Sie so spannend vortragen, dass sich niemand diese Frage stellt.

Die Rede vorbereiten

Was ist das Thema?

Was ist mein Ziel?

Was wissen und wünschen die Gäste?

Womit höre ich auf?

Wer sind die Zuhörer?

Wie fange ich an?

Was sind meine Argumente?

Welche verwende ich?

Guten Platz finden

Die RedeVorbereiten

Fein-Strukturim Hauptteil

Schlagfertigreagieren

Guten Platz finden

Die Redevorbereiten

Struktur für den Hauptteil

Schlagfertigreagieren

Abbildung 9: Beispiel für eine gut lesbare Folie mi t Anzeige "Wo sind wir jetzt?"

Der erste Satz Wenn die gesamte Struktur Ihrer Präsentation fertig ist, wenn der Schluss-Satz formuliert ist, ganz am Ende Ihrer Vorbereitung ist der richtige Moment, sich Gedanken über den Einstieg zu machen. Was sage ich zu Beginn? Der Start prägt den ersten Eindruck, genau hier können Sie die Basis dafür legen, auf das Publikum sympathisch und kompetent zu wirken. Nun gibt es verschiedene Möglichkeiten des Einstiegs. Vorsicht ist geboten bei Witzen (finden andere das auch lustig?), bei allzu vollmundigen Versprechungen, bei Zitaten ohne Zusammenhang zum Thema.

Abbildung 10: Es gibt deutlich bessere Sätze für den Beginn

Was oft sehr professionell wirkt: Wenn es Ihnen gelingt, an einem Punkt anzuknüpfen, den jemand vor Ihnen genannt hast. Das lässt sich nicht vorbereiten, aber üben: Ich lausche bei meinen Vorrednern gezielt auf Vokabeln, mit denen ich selbst dann beginnen könnte. Zusammenfassung vorne oder hinten? Es kommt drauf an, was beabsichtigt ist und um was es geht. So kann es eine kluge Idee sein, Spannung nach und nach aufzubauen. Doch werden sie zu sehr strapaziert, sagen Kritiker bereits unterwegs: Was soll das hier eigentlich? Oft ist es nützlich, vorne anzukündigen, was noch folgen wird, und am Schluss eine Zusammenfassung zu bieten und/oder ein Fazit zu ziehen. Bitte dieses ankündigen: „Ich fasse zusammen:..." oder „Ich komme zum Schluss:...". Dann passen auch Ermüdete noch mal kurz auf.

Fazit Planen Sie zuerst den Schluss. Und legen Sie Kraft und Optimismus in den Start. Dann kann Präsentieren gute Wirkungen erzeugen und Spaß machen. Allen Beteiligten.