Präzision und Nutzen

VERDEN

MIT JEDEM TAG UND JEDEM NEUEM

DOKUMENT STEIGT DER NUTZEN DES SYSTEMS.

Ausführlich wurden Anforderungs-profile und Funktionskataloge ab-geglichen. Zwei Anbieter konnten schließlich ihre Lösungen präsentie-ren. Nach der Prüfung der Referenzen und Angebote stand die Entschei-dung der VEMAG fest: es überzeugte der Partner der d.velop AG: die Portal Systems mit der ECM-SharePoint-Lö-sung ecspand.

PROJEKT

Im April 2010 erhielt die VEMAG eine Teststellung mit der Abbildung einer Kunden- und Lieferantenakte sowie einer beispielhaften Maschinenakte mit einem SAP-Szenario. Dieses Sze-nario wurde den Fachbereichen und dem Management präsentiert. Im September 2010 erfolgte der Aufbau der Produktivsysteme, die Installation der Software, das Customizing der Systeme, die Implementierung der Scanprozesse und Importszenarien und natürlich die Schulung der Ad-ministratoren. Von Januar bis April 2011 wurden die Systeme von den Keyusern getestet und die Mitarbeiter geschult.

Seit Mai 2011 ist ecspand als stra-tegische ECM-Plattform im Hause VEMAG im Einsatz. Abgebildet wird eine komplette Kreditoren-, Debito-ren-, Personal- und Vertragsakte über SAP ArchiveLink. Zusätzlich wurde eine NON-SAP-Materialakte aufge-baut, die mit dem Materialstamm von SAP verknüpft worden ist.

Nach den ersten Schritten (Identifizie-rung, Klassifizierung und Vereinheit-lichung der Dokumente und Akten) sollen jetzt in weiteren Schritten die Vertriebs- und Entwicklungsprojekte

AUSGANGSSITUATION

Rainer Kammer, IT-Leiter VEMAG Ma-schinenbau GmbH:

„Die Dokumente und Akten wurden strukturiert in den Fachbereichen verwaltet. Doch diese Vorgehenswei-se wäre in der Zukunft nicht mehr ausreichend gewesen. Es fehlte die Zuordnung der Dokumente zu Ge-schäftsprozessen im SAP. Bestenfalls wurden Dokumente elektronisch auf einem Server abgelegt oder verschwanden in einer Akte in den Fachabteilungen. Urbelege mussten zeitaufwändig gesucht werden, teils in Kellern.“

ZIELSETZUNG

Im Bereich IT bei der VEMAG Maschi-nenbau GmbH kommen ausschließ-lich integrierte und zukunftssichere Softwarelösungen zum Einsatz, die die langfristige Wachstumsstrategie unterstützen. Die VEMAG wächst und entwickelt sich weiter, kürzere Entwicklungszeiten und komplexere Produkte fordern eine enge Zusam-menarbeit und mehr Transparenz.

• Die Ziele fasst Rainer Kammer wie folgt zusammen:

• Effektiver und sicherer Dokumente und Informationen ablegen und finden

• Nahtlose Integration von Prozessen, Dokumenten und Informationen

• Zusammenarbeit fördern (intern/extern)

Stand: Mai 2012

• Schutz der VEMAG Daten vor Verlust und Missbrauch

• Rechtssicherheit

• Archivierung aller relevanten ein- und ausgehenden SAP-Belege so wie NON-SAP-Belege in einer zentralen Ablagestruktur

Abbildung aller NON-SAP-Prozesseüber Microsoft SharePoint

AUSWAHLSTRATEGIE

Das international tätige Unternehmenführte bereits 2005 SAP (FI, CO, SD, MM, HR, etc.) entlang der gesamten Prozesskette ein. Im nächsten Schritt sollte zusätzlich zu SAP eine ganzheit-liche SharePoint Strategie realisiert werden. Hierzu wurden 2008 erste Ideen gesammelt und im Herbst 2009 mit den Fachbereichen gemeinsam die Dokumente identifiziert, bewertet, verschlagwortet, in Akten strukturiert, Berechtigungen festgelegt und ein Pflichtenheft ausgearbeitet.

„Unsere Erfahrung hat gezeigt, wie wichtig ein ausführliches Pflichten-heft für den Projekterfolg ist. In einer Vorauswahl haben wir die DMS-Sys-teme und deren Hersteller analy-siert“,

berichtet Rainer Kammer über den Weg, den richtigen Anbieter und die passende Lösung zu finden.

„Entscheidend war für uns insbeson-dere die Schnittstellenverfügbarkeit und die Erfahrung der Projektanbie-ter.“

WARUM FIEL DIE ENTSCHEI-DUNG AUF ECSPAND, DIE SHARE-POINT-ECMLÖSUNGVON D.VELOP?

Die Kombination aus Microsoft Sha-rePoint und ecspand erfüllte alle An-forderungen. Sie passt in die IT-Infra-struktur und -Strategie von VEMAG. Der SharePoint bietet Unabhängigkeit im Support und Schulung, Kosten-vorteile durch einen Massenmarkt, hohen Investitionsschutz und Colla-boration Funktionalität. ecspand von d.velop liefert das Recordmanage-ment, das DMS-Know-how und die Schnittstellen zu SAP, zum Scanpro-zess und zum Archiv.

durch die Schaffung von virtuellen Projekträumen unterstützt und die Prozesse durch Workflows optimiert werden.

FAZIT

Rainer Kammer: „Nach einem Jahr Produktivbetrieb ist das System etabliert. Die geänderten Prozesse sind stabilisiert und zur Normalität geworden. Die Entscheidung für das Trio SharePoint, ecspand und Portal Systems war richtig. Portal Systems stand uns in der gesamten Projekt-laufzeit mit Rat und Tat zur Seite und ist auch heute ein verlässlicher Partner.“

Derzeit liegen etwa 750.000 Doku-mente im Archiv. Pro Jahr werden ca. 200.000 Akten vom System angelegt und ca. 300.000 Belege aus dem SAP-System und von den Scanstre-cken automatisch eingecheckt und verschlagwortet. 100.000 Suchanfra-gen werden pro Jahr getätigt, Ten-denz steigend. Die gesetzten Ziele sind erreicht, die Erwartungen erfüllt.

„Heute können wir auf alle Infor-mationen orts- und zeitunabhängig zugreifen. Mit jedem Tag und jedem neuem Dokument steigt der Nutzen des Systems.“

DER KUNDE

VEMAG Maschinenbau GmbH

Weserstraße 3227283 Verden (Aller)

Tel.: +49 4231 777-0e-mail@vemag.devemag.de

DER REALISIERUNGSPARTNER

PSC Portal Systems Consulting GmbHNeuendorferstraße 39a14480 Potsdam

Tel.: +49 331 601574-00fvo@portalsystems.de

portalsystems.de

ANSPRECHPARTNERFrank von Orlikowski, Geschäftsführer

Michael SchulzDie Portal Systems hat sich als Sys-temhaus auf ECM & SharePoint spezialisiert und hat dies durch eine Vielzahl von erfolgreichen Projekten bei namhaften Unternehmen bereits unter Beweis stellen können. Portal Systems vereint ECM Prozess- und Share-Point-Kompetenz unter ei-nem Dach nach dem Motto „Wir denken ECM. Und wir denken Sha-rePoint“. Portal Systems ist seit 1999 als ECM-Anbieter auf dem Markt und hat sich bereits im Jahre 2003 dem Thema SharePoint verschrieben. Mit der strategischen Partnerschaft zur d.velop AG hat die Portal Systems sich auf das Leistungsportfolio der d.velop AG (d.3 und ecspand) fokus-siert und agiert seit dem Jahre 2003 als „d.velop competence center “. Die Leistungen der Portal Systems zeich-nen sich durch Erfahrung, Kompetenz und Verlässlichkeit aus. Im Fokus steht immer der maximale Nutzen für den Kunden.

MODULE IM EINSATZecspand Services Office Editionecspand storage manager TSMecspand capture batchecspand link for SAP R/3ecspand Contract Management

Seit über 60 Jahren entwickelt und produziert die VEMAG Maschinen-bau GmbH Maschinen und Geräte für die Nahrungsmittelindustrie und das Handwerk. In diesem Zeitraum hat sich das Unternehmen einen hervor-ragenden Ruf bei den Nahrungsmit-telproduzenten im In- und Ausland erarbeitet.

Ob für die Herstellung von Würsten oder Hackfleisch – weltweit sind die Vakuumfüller und Portionier-/Trenn-maschinen der VEMAG im Einsatz. Das Unternehmen beschäftigt etwa 330 Mitarbeiter und erreicht einen Exportanteil von ca. 70%.

VEMAG MASCHINENBAU GMBH

Die VEMAG Maschinenbau GmbH suchte nach einer Lösung auf Basis von Microsoft SharePoint, die ent-lang der SAP Prozesskette (FI, CO, SD, MM, HR, etc.) alle relevanten ein- und ausgehenden SAP-Belege sowie die dazu gehörigen NON-SAP-Belege in einer zentralen Ablagestruktur archi-viert.

Nach einem Jahr Produktivbetrieb ist das System etabliert. Die geänderten

Prozesse sind stabilisiert und zur Nor-malität geworden. Die Entscheidung für das Trio SharePoint, ecspand und

Portal Systems war richtig.

Rainer Kammer

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Mit den Microsoft® SharePoint basierten Lösungen von ecspand, haben Sie die Möglichkeit ihre internen wie externen Arbeits- abläufe transparent und organisiert zu verwalten.

Durch Lösungen, wie Eingangsrech-nungsverarbeitung oder Qualitäts- und Vertragsmanagement werden Ihre Verträge, Dokumente und Ak-ten digitalisiert, internen Workflows übergeben, automatisch an die ent-sprechenden Abteilungen weiterge-leitet und stehen dank der ecspand Integrationsmodule auch in Ihren ERP Systemen zur Verfügung. Das spart Ihnen wertvolle Zeit und Geld, das sie anderweitig sinnvoll einsetzen können.

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