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QuickguideNeue Courtage-/Provisionsabrechnung Komposit

Köln, Mai 2013

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Inhaltsverzeichnis

1. Einleitung

2. Allgemeines zur neuen Courtage-/Provisionsabrechnung

3. Anschreiben der neuen Courtage-/Provisionsabrechnung

4. Kontoauszug der neuen Courtage-/Provisionsrabrechnung (Anlage zum Anschreiben)

5. Erläuterung der Abkürzungen

6. Verbesserungen

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1. Einleitung

Ab Ende Mai werden die Courtage-/Provisionsabrechnungen zur HDI Versicherung AG (Komposit) über das gleiche System erstellt wie die der Risikoträger HDI Lebensversicherung AG und HDI Pensionskasse AG. Die Umstellung erfolgt sukzessiv.

Vertriebspartner, die heute bereits Courtage-/Provisionsabrechnungen zur HDI Lebensversicherung AG oder HDI Pensionskasse AG erhalten, kennen den Prozess bzw. den Aufbau der Abrechnung.

Für die Vertriebspartner, die bisher nur Abrechnungen zur HDI Versicherung AG (Komposit) erhalten, haben wir die wichtigsten Informationen zur neuen Courtage-/ Provisionsabrechnung zusammengestellt.

Die Mehrheit dieser Vertriebspartner wird zukünftig nur noch monatlich abgerechnet. Eine wöchentliche Abrechnung kann individuell vereinbart werden, wobei diese aus Kostengründen dann nur papierlos möglich ist, d. h. die Provisionsabrechnung wird nur im VermittlerPortal zum Download zur Verfügung gestellt.

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2. Allgemeines zur neuen Courtage-/Provisionsabrechnung 1/4

Einheitliche Verwaltung und Abrechnung zu Komposit und Leben

Alle Vermittlernummern zu einem Partner wurden zusammengeführt. Partnerübergreifend sprechen wir von der Vertriebspartner- oder auch Kumulnummer. Diese Nummer ist relevant für die Partnerverwaltung (Vertragsschriftwechsel) und für das VermittlerPortal.

Die Abrechnung erfolgt je Risikoträger. In Komposit wird unterschieden zwischen „HDI Versicherung AG“ (Kurzbezeichnung HDI Sach) und „HDI Vertriebs AG“ (Kurzbezeichnung HDI HVT). Über die „HDI Vertriebs AG“ wird das Rechtsschutzgeschäft (Kooperationsgeschäft) abgewickelt.


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Abrechnung nach führender Organummer/Risikoträger (analog Leben)

Für die Übernahme in das neue System wurde jeder 10-stelligen Vermittlernummer (z.B. 203 0012345) eine 6-stellige Organummer zugeordnet. Beide Nummern werden auf der Abrechnung ausgewiesen. Die Organummer ist ein neuer Ordnungsbegriff. Eine dieser Organummern gilt je Risikoträger als führend.

Der Vertriebspartner erhält pro Risikoträger eine Abrechnung bestehend aus Anschreiben und Kontoauszügen.

Pro Orga-/Vermittlernummer wird ein separater Kontoauszug erstellt. Abgerechnet bzw. ausgezahlt wird nur über die führende Organummer. Deshalb werden Salden zu ggf. untergeordneten Organummern auf diese Nummer umgebucht.

Alle Informationen aus der bisherigen Abrechnung finden sich in dem neuen Kontoauszug wieder.

Für die Einreichung des Kompositgeschäfts muss weiterhin die bekannte 10-stellige Vermittlernummer auf den Anträgen angegeben werden.


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Auszahlung

Unabhängig von der Anzahl der Organummern eines Vertriebspartners erfolgt die Auszahlung ausschließlich über das Bankkonto, das zur führenden Organummer des jeweiligen Risikoträgers hinterlegt ist.

Versand der AbrechnungGrundsätzlich gelten die bisherigen Festlegungen zu Leben.Sofern ein Vertriebspartner zu Leben Papierabrechnungen erhält, werden diese auch für Komposit in Papierform verschickt. Parallel dazu wird die Abrechnung zusätzlich ins VermittlerPortal zum Download zur Verfügung gestellt.Für die Vertriebspartner, die in Leben eine „papierlose Abrechnung“ erhalten, wird zukünftig auch zu Komposit die Abrechnung nur ins VermittlerPortal gestellt.Vertriebpartner, welche bisher nur Komposit-Geschäft vermittelt haben, erhalten mit Einführung der neuen Abrechnung wie gewohnt ihre Papierabrechnung, können sich diese aber auch aus dem VermittlerPortal downloaden. Eine Umstellung auf die „papierlose Abrechnung“ ist jederzeit möglich.Bei Angabe eines abweichenden Kontoauszugs- oder Postempfängers wird die Abrechnung an die für diesen Empfänger hinterlegte Anschrift verschickt bzw. zu dessen Kennung ins VermittlerPortal gestellt.


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Datenträgeraustausch

Sofern ein Vertriebspartner heute schon zu Leben und/oder Komposit seine Provisionsdaten als DTA erhält, ist dies auch in Zukunft gewährleistet. Grundsätzlich werden mit der neuen Abrechnung für diese Vertriebspartner zu allen vorhandenen Risikoträgern jeweils DTAs erzeugt und zum Download ins VermittlerPortal (Services – Elektr. Datenträgeraustausch) gestellt, je Abrechnung/Risikoträger eine Datei. Hierbei wird für Komposit das bereits vorhandene DTA-Format aus Leben verwendet.

Der Dateiname ist wie folgt aufgebaut: VA_123456_021_2013_10.csv

Der Schlüssel nach der 6-stelligen Organummer steht für den jeweiligen Risikoträger:

001 = HDI Lebensversicherung AG002 = HDI Lebensversicherung AG (vormals Aspecta)013 = HDI Pensionskasse AG021 = HDI Versicherung AG022 = HDI Vertriebs AG

Eine Datensatzbeschreibung und Musterdateien stehen ebenfalls im VermittlerPortal zur Verfügung


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3. Anschreiben der neuen Courtage-/Provisionsabrechnung

BetreffAngabe des jeweils abgerechneten Risikoträgers mit Abrechnungsdatum

Orga-Nr.Angabe der abgerechneten Organummer (in Klammern die Vermittlernummer); dies ist die führende Organummer

Saldovortrag Lfd. KontoAusweis des Saldovortrages der letzten Abrechnung (mit Datum)

Summe Einzelbelege Lfd. KontoAusweis der Summe, die sich aus den Einzelbelegen (gem. der Anlage Kontoauszüge) ergibt

AuszahlungsbetragAusweis des Überweisungsbetrages (sofern im Rahmen der Abrechnung eine Auszahlung erfolgt)Auszahlung erst ab 25,00 € (sofern gültige Bankdaten vorliegen und keine Auszahlungssperre eingetragen ist)

Neuer Saldo Lfd. Konto0,00 €, sofern der ermittelte Betrag ausgezahlt wirdSaldovortrag positiv, wenn der ermittelte Betrag nicht oder nur teilweise ausgezahlt wirdSaldovortrag negativ, wenn eine Forderung gegenüber dem Vertriebspartner besteht

InformationZusatzinformationen zur Abrechnung wie z. B.Bankverbindung des Vertriebspartners bei AuszahlungAufforderung zum Ausgleich des Kontos bei einem Sollsaldo


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4. Kontoauszug der neuen Courtage-/Provisionsabrechnung 1/2

Ergebniszeilen (im oberen Teil): Kontostand alt: Summen der einzelnen Positionen vor Abrechnung

Ergebniszeilen (im unteren Teil): Zwischensumme: wird gebildet vor einem Seitenumbruch bzw. nach Andruck aller Buchungen (d. h. nach dem letzten Block)

Erste Seite Kontoauszug


KopfzeileAngabe des jeweils abgerechneten Risikoträgers

Abrechnung zu Orga-Nr.Angabe der abgerechneten Organummer (in Klammern die Vermittlernummer)

AbrechnungsblöckeDie Summe über alle Courtagen/Provisionen wird in der ersten Zeile ausgewiesen. Danach folgen die einzelnen Blöcke

je Bestandsschlüssel( = vertragsbezogene Buchungen)

mit Angabe der jeweiligen Summe zu Beginn des Blockes.Die Buchungen resultieren aus "Lieferungen" der Bestandssysteme, daher sind ggf. auch mehrere "Klein- Buchungen" je Vorgang möglich.

Sonstige Verrechnungen(Erläuterung und Beispiel siehe nächste Seite)

werden, sofern vorhanden, in einem separaten Block am Ende des Kontoauszuges ausgewiesen.

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4. Kontoauszug der neuen Courtage-/Provisionsabrechnung 2/2

Ergebniszeilen (im oberen Teil): Übertrag: Übernahme der Zwischensummen von der vorherigen Seite

Ergebniszeilen (im unteren Teil): Zwischensumme: wird gebildet vor einem Seitenumbruch bzw. nach Andruck aller Buchungen (d. h. nach dem letzten Block)AZ (nur bei führenden Organummern): Ausweis der Buchung zur Auszahlung an den Vertriebspartner vom laufenden KontoKontostand neu: Summe der einzelnen Positionen nach Abrechnung

Letzte Seite Kontoauszug


KopfzeileAngabe des jeweils abgerechneten Risikoträgers

Abrechnung zu Orga-Nr.Angabe der abgerechneten Organummer (in Klammern die Vermittlernummer)

Abrechnungsblöcke

je Bestandsschlüssel(Erläuterung und Beispiel siehe vorherige Seite)

Sonstige Verrechnungen( = vermittlerbezogene Buchungen)

werden, sofern vorhanden, in einem separaten Block am Ende des Kontoauszuges ausgewiesen. Das sind z. B. Umbuchungen von Salden auf andere Organummern oder sonstige Buchungen, die keinem Vertrag (Bestandsschlüssel) zugeordnet werden können.

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5. Erläuterung der Abkürzungen

Zum ersten Kontoauszugblatt wird abhängig vom abzurechnenden Riskikoträger diedazugehörige Legende angedruckt. Hier das Beispiel zu Sach:


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6. Verbesserungen


Sofern Bewegungen auf dem Konto stattfinden, wird ein Kontoauszug erstelltBisher wurde eine Abrechnung erstellt, sofern ein positiver Saldo vorhanden war, also eine Auszahlung erfolgte. Zukünftig wird grundsätzlich eine Abrechnung erstellt, wenn es in dem abzurechnenden Zeitraum relevante Buchungen gibt. Sollsalden werden dadurch dem Vertriebspartner unverzüglich mitgeteilt.

Übergreifende SaldenbetrachtungSofern der Vertriebspartner für mehrere Risikoträger Geschäft vermittelt, werden bei jeder anstehenden Abrechnung die Salden zu diesen betrachtet. Bei vorliegenden Sollsalden wird der anstehende Auszahlungsbetrag entsprechend teilweise oder komplett einbehalten. In diesen Fällen werden die einzelnen Salden der Risikoträger in dem Anschreiben der Abrechnung aufgelistet.

Unterdrückung von sich aufhebenden BuchungenDie Buchungen je Vertrag werden aus den liefernden Bestandssystemen übernommen. Hierbei gibt es teilweise eine Vielzahl von sich gegenseitig aufhebenden Buchungen. Diese werden zukünftig nicht mehr angedruckt zugunsten einer besseren Übersicht.

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6. Verbesserungen

Papierlose AbrechnungDie Abrechnungen stehen sofort nach Erstellung im VermittlerPortal zum Download zur Verfügung. Auf Wunsch des Vertriebspartners, kann die Papierabrechnung entfallen (s. a. Punkt 2 „Versand der Abrechnungen).

Datenträgeraustausch per DownloadSofern beantragt, wird der DTA parallel zur Abrechnung erzeugt und zum Download im VermittlerPortal zur Verfügung gestellt (s. a. Punkt 2 „Datenträgeraustausch“).

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