Record Management Fallakten zur Projektdefiniton

Records Management

Records Management ist eine Standardlsung fr die elektronische Aktenverwaltung.Schneller Zugriff auf Information ist ein wesentlicher Faktor fr eine erfolgreiche Geschftsabwicklung. Records Management gewhrleistet diesen schnellen Zugriff: Elektronische Akte

In einer Akte knnenalleInformationsobjekte eines Geschftsvorgangs in einer bersichtlichen hierarchischen Struktur zusammengefasst werden. Die Umstellung von Papierakten auf elektronische Akten bietet alle Vorteile eines papierarmen Bros: Keine Lagerungskosten fr Akten, keine kostenintensiven Kopierarbeiten und optimale Recherchierbarkeit von Informationen. SAP Records Management bildet aber nicht nur die herkmmliche Papierakte elektronisch ab, sondern bietet darber hinaus Funktionen an, die weit ber den Anwendungsbereich einer konventionellen Aktenverwaltung hinausgehen: Sie haben schnellen und sicheren Zugriff auf archivierte Dokumente. Sie knnen Office-Dokumente und Notizen direkt in einer Akte erfassen und dabei Dokumentvorlagen nutzen. Sie knnen Internet- oder Intranet-Seiten in eine Akte einbinden. Neben Dokumenten knnen Sie verschiedene andere elektronische Elemente einbinden (die Elemente knnen aus dem lokalen SAP-System, aus anderen SAP-Systemen oder aus Fremdsystemen stammen):Business-ObjekteTransaktionenReportsDurch diese Integrationsmglichkeiten bietet die Akte eine durchgngige und medienunabhngige Sicht aufalle zu einem Geschftsprozess gehrenden Informationsobjekte. Der Zugriff auf Information wird erleichtert, da der Benutzer nicht mehr durch die Systeme navigieren und nach Informationsobjekten suchen muss, sondern alle Informationsobjekte in der Akte in einer strukturierten bersicht findet. Mit einem Mausklick kann er direkt auf die Objekte navigieren.Darber hinaus ist durch die Integration der WebFlow Engine sowie eines Ad-hoc-Workflow-Tools eine effiziente Prozesssteuerung aus der Akte heraus mglich: Vordefinitierte Workflows knnen in eine Akte eingebunden und aus dieser heraus gestartet werden. Benutzer knnen aber auch in der Akte Ad-Hoc-Workflows definieren. Hierbei senden sie Aktenelemente in einer elektronischen Umlaufmappe an Mitarbeiter und legen deren Aufgaben fest. Dieser Prozess wird protokolliert und ist aus der Akte heraus nachvollziehbarRMS

Ein RMS ist eine abgeschlossene Einheit innerhalb von Records Management. RMS dienen der logischen Trennung verschiedener betriebswirtschaftlicher Einheiten. Durch die Einteilung des Aktenbestandes in abgeschlossene Einheiten ist es mglich, bestimmten Mitarbeitergruppen nur zu bestimmten Teilen des Aktenbestandes Zugriff zu gewhren.

Beispiel:In einem Krankenhaus gibt es Personalakten und Krankenakten. Mitarbeiter der Personalabteilung haben nur Zugang zum RMS fr Personalakten, Krankenschwestern und rzte haben nur Zugang zum RMS fr Krankenakten.RMS ist ein Klassifikationsparameter des Bereichs S_AREA_RMS. Er kann in der Customizing-AktivittRegistry pflegenmit Werten belegt werden. Die Einteilung der RMS erfolgt ber die Zuordnung von Elementarten zu einem oder mehreren RMS. Ein RMS kann beliebig viele Elementarten enthalten. Elemente knnen nur in demjenigen RMS angezeigt werden, in dem sie eingefgt wurden.Service Provider

Service Provider realisieren das Einbinden von Elementen in Records Management und den Zugriff auf die Elemente. Jeder Service Provider ist fr eine bestimmte Gruppe von Elementen zustndig. (Beispiele: Service Provider fr Dokumente, Service Provider fr Notizen, Service Provider fr Business-Objekte). Innerhalb eines Service Providers knnen Elementarten eingerichtet werden, die diese Gruppe nochmals unterteilen.

Elementart

Eine Elementart bndelt eine Gruppe von gleichartigen Elementen. Elementarten sind der Ausgangspunkt, um Elemente neu in Records Management einzuchecken oder zu suchen.

In technischer Hinsicht ist eine Elementart eine Eingrenzung der Elemente eines Service Providers (s.u.) durch Parametrisierung des Service Provider. Jeder Service Provider besitzt Connection-Parameter, die beim Einrichten einer Elementart mit Werten belegt werden mssen. Die Dienste eines Service Providers knnen nur in Anspruch genommen werden, wenn mindestens eine Elementart in diesem Service Provider eingerichtet ist. Ein Service Provider kann beliebig viele Elementarten enthalten. Das Einrichten von Elementarten erfolgt in der IMG-AktivittRegistry pflegennach den kundenspezifischen Erfordernissen.

Eine Elementart wird auch als Service Provider Space (SPS) bezeichnet.

Bereich

Dem Records Management liegt ein Framework zugrunde, das auch fr andere Anwendungen als Records Management verwendet werden kann. Jede Anwendung liegt in einem eigenen Framework-Bereich. Ein Bereich umfasst eine Gruppe von Service Providern. Er attributiert die Elementarten dieser Service Provider. SAP liefert den Bereich S_AREA_RMS aus, der alle von SAP implementierten Service Provider enthlt. Dieser muss fr Records Management verwendet werden.

1. Berechtigungen

Transaktion PFCG

- Sichten der Standardrollen

2. Personalaktenmodell sichtenTransaktion Organizer

- Suchen

- Kurzbeschreibung : *Pers* eingeben- Suche ausfhren

- Aktenmodell auswhlen

- Aufbau erkennen

- Ordner Allgemeine Information expandieren

- Knotentyp sichten

- Knotentyp sichten

3. Providerherkunft zur Personalakte suchen

Transaktion SRMEDITC

- S_AREA_RMS auswhlen

- Provider erkennen

- Elementart erkennen

- Connection Paramters erkennen

- merken Sie sich die DOCUMENT_CLASS SRM_MOD02

- Classification erkennen4. Coding des Aktenmodell-Service-Providersber SE80 Paket : SRM_XML_BR_MD_FP

5. Content-Modell der Elementart erkennnenTransaktion DMWB

- LOID Klasse PIQ_MODEL_V sichten

- Attribute der Akte sichten

6. Personalakte suchen

Transaktion Organizer

- RMS wechseln

Suchhilfe anklicken

- S_RMS_DEMO anklicken + enter

- Rechte Maus + Suchen

- Anja* im Vornamen eingeben + Suche ausfhren

- Suchvarianten Button anklicken

- Speichern

- V1 + 3 x enter

- Navigationsbaum ein/ausblenden

7. Dokumente downloaden

- Beurteilung - Aktivitten - Download

- Download im Pfad

8. Personalakte anlegen

Transaktion ORGANIZER

- Context - Anlegen

Kurzbeschreibung Gruppe XX

- Suchhilfe anklicken

- Personalakten + enter

- ausfllen wie oben

- sichern

9. Personalakte bearbeiten

- Context - Suchen

- Angelegt von: ihre user-id + Suche ausfhren

- ihren Satz auswhlen

- Manahmen - Aktivitten - Suchen

- Zeile doppelt anklicken

- Infotyp 0000 + enter

Dann in das neue Element klicken

- zurck

- ausser Behinderung und EN... mit Infotyp verbinden

- Verbinden mit Infotyp + Subtyp

- Verbinden mit Infotyp + Subtyp

Programm: RPLSTMC0 Variante VAR1000 anlegen und aufrufen

umbenennen in HR Stamm Daten

- enter + ausfhren Drucker LOCL mit Druckansicht- sichern

10. Transaktion aussteuern

Transaktion PM20

Zufhren, sichern und testen

- Favoriten zuordnen

so soll's aussehen

11. Dokumente aus ArchivLink in die Personalakte einbindenaus den Favoriten im ndermode aufrufen

Klick auf Premium Regulations - Aktivitten - Suchen

- Suche starten

- Arbeitsvertrag

- Bild schliessen

- Exportikone anklicken

- Doppelklick auf die relevante Zeile

- Doppelklick auf die relevante Zeile

- sichern

12. Desktop-Dokumente anlegen

- aus Datei

- Enter

- die gleiche Prozedur fr die Abmahnung13. Link produzieren

- Anlegen

- Enter + test + sichern

14. Versionen

- Doppelklick auf Zeile

- als neue Version sichern

- Kontrolle

- Version erkennen

15. Aktenmodell zum Test der Provider anlegenTransaktion ORGANIZER

Aktenmodell IT_PROJEKT_XX XX = Gruppe anlegen

- anlegen

- Umbenennen Provider-Test

- eine Ebenen tiefer

- Sichern

- Enter + Sichern

16. Ergrnden Sie ihre Modell-IDTransaktion Organizer

- Suchen

- Suche ausfhren

- Eindeutige Bezeichnung erkennen und Modell auswhlen

- Status ndern

- Status Freigeben

- in der Leiste kontrollieren

17. Registrieren Sie ihr neues Modell

Transaktion SRMREGEDITC

- S_AREA_RMS auswhlen

- Provider SRM_SP_RECORD

- Elementart ZSRM_SPS_RECORD_XX neu anlegen

Elementart-ID : ZSRM_SPS_RECORD_XX

Kurzbeschreibung : Aktenmodelle XX- enter + Ja + lokales Objekt

- Model_id markieren+ ndern

- S_RMS_DEMO

- Parameterwert zu Model_ID aus der Anlage auswhlen

- enter

- Parameterwert zu DOCUMENT_CLASS - SRM_REC01 eingeben

- Klassifikation einstellen (Type + RMS_ID)

- sichern

18. Aufgabe : Es soll ein WordDocument in die Akte eingebunden werden- Legen Sie eine Akte zu ihrem Modell an und testen Sie den Provider Documente mit dieser Ausprgung

Legen Sie zunchst das Dokument mit MS-Word an und legen es ab

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Dies ist eine Checkliste als Word-Dokumentenbeispiel

Punkt1...

Punkt2....

Pinkt3.....

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Transaction Organizer

- Akte zum Aktenmodell XX anlegen oder Doppelklick

- Doppelklick auf den untersten Knoten

- Desktop Dokumente

- aus Datei

- abgelegte Datei laden

Kurzbeschreibung eingeben

Eindeutige Bezeichnung generieren lassen

- enter

Moduswechsel anzeigenndern

- sichern

Akte beschreiben und ID mit Regel Personakakte generieren

- sichern + Dokument erneut aufrufen

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019. Aufgabe : Es soll ein archiviertes Dokument schon beim Anlegen der Akte vorhanden sein. Legen Sie ein neues Modell mit dieser Ausprgung an.

- Gliederung + Modellierung anlegen

- Instanzenknoten und Instanz anlegen

- bergreifende Suche...

- Rules + Guidlines whlen + Import Ikone whlen

- Instanz anzeigen

- - enter

- sichern und Status freigegeben setzen

- enter

20. Definieren Sie einen Modellknoten zum Provider Report. Es soll das Programm ZMEINNAME mit der Variante GRUPPE_XX aufgerufen werden

Schauen Sie sich das Programm an

Transaktion SE38

Variante anlegen

- Testen

Legen Sie eine Akte zu ihrem 1.Modell an.

- Doppelklick auf Aktenmodelle XX

- auf den Gliederungsknoten positionieren + anlegen

- Berichte anklicken

- enter

- Doppelklick auf die Zeile

21. Definieren Sie einen Modellknoten zum Provider Transaktion. Es soll die Transaktion ZMEINNAME_XX aufgerufen werden

Starten Sie die Transaktion zum Test

- Ergebnis sichten

Modellknoten definieren

- Transaktion lokal

- Einbetten

- Doppelklick

- Ergebnis kontrollieren22. RM mit eigenen Content-Modellen. Legen Sie ein neues Content Modell an

Transaktion : SRMCMCREATE

- weiter

- Legen Sie ber Suchhilfe + Anlegen + Anlegen einen Workbenchauftrag an

- weiter x 2

- weiter

- weiter

- weiter + fertig stellen + enter

23. Legen Sie eine neue Elementart zur Verwendung des eigenen Content-Modells an Transaktion SRMREGEDITC

- S_AREA_RMS

- Elementart anlegen

Cut&Paste Eingaben

ZTEST_CONTENTMODEL_XX

Test Content Model XX- enter + lokales Objekt

MODEL-ID : Personalakte...

Document_class: Ihre angelegte

classification: TYPE fr Akten

RMS: S_RMS_DEMO

- sichern

- Doppelklick auf neue Zeile

- ggf Dump analysieren

- korrekten Content-Modellnamen erkennen und anpassen

- sichern + erneuter Test

- auf die Document_Class achten

mit Transaktion ORGANIZER testen

- Ergebnis

24. Erweitern von Content-Modellen

Transaktion DMWB

- anlegen

Cut&PasteZ_PERNO_XX

Personnel number XX

SRM

- enter + local sichern

- Moduswechsel

- Tabellenname + Feldname zuordnen

- Aktivieren

Transaktion DMWB

- Doppelklick auf die TemplateKlasse

- neues Attribut einbinden + aktivieren

- Akte anlegen und neues Feld erkennen

25. Prfung der Workflow Customizing Einstellungen

Transaktion SWU3

So sieht die optimale Einstellung aus

26. Handhabung von UmlaufmappenTransaktion Organizer

- Anlegen

- Anlegen

27. Prfung der Fallnummernkreiseinstellung

Transaktion SPRO

markierte Zeile ausfhren

Brille anklicken

28. Einstellung zum Laufweg des Workflowmusters WS78900007

Transaktion PFTC

Brille anklicken

Karte Auslsende Ereignisse ziehen

Ereignis erkennen + Karte Grunddaten ziehen

in den Workflow Builder vorwrtsnavigieren

Workflowaufbau erkennen

29. Bearbeiterzuordnung zu Aufgabe 78907914 Transaktion PFTC

Brille anklicken

Objekttyp + Methode erkennen

Bearbeiterzuordnung pflegen

Generelle Aufgabe einstellen30. Bearbeiterzuordnung zu Aufgabe 78907915Transaktion PFTC

Brille anklicken

Objekttyp + Methode erkennen

Bearbeiterzuordnung pflegen

Generelle Aufgabe einstellen

31. Erkennen des BOR-Objektes SCASE

Transaktion SWO1

Brille anklicken

Aufbau des Objektes sichten

32. Ttigleiten fr den Laufweg festlegen

relevante Zeile ausfhren

Aufgaben

- TS78907915- TS00100010- TS78907914ber PFCT kontrolliere (Bearbeiter + BUS)

33. Ttigleiten fr den Laufweg festlegen

relevante Zeile auswhlen

Brille anklicken

Objekt sichten

34. Modellbeispiel definierenCase Phase Status der Akte BearbeiterZugehrige Objekte

Project - New Administrator Case creates(Project)

Project Specification Specification phase Specification Writer Specification document

Project Design Design phase Designer Design document

Project Development Development phase Developer Code module, technical documentation for code written

Project Testing & bug-fixing Test phase Tester, Developer

Project - Closure Administrator -

Transaktion SCASE

Context - Anlegen

- Modellknoten anlegen

- Status ndern auf freigegeben

Markieren + Enter

- Enter

Modellknoten anlagen

Einstellung wie oben

Sichern

Context Information

Dokument ID erkennen

SRM_MOD02 0050568C56EF1ED4818C3732B4CF2C22

35. Elementtypen zuordnen

Transaktion SRMREGEDIT

Kopieren der Elementartvorlage

Sichern

>ja