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Scheitern leicht gemacht. Fünf Showstopper für Ihren

Digital Workplace (und wie Sie das vermeiden).

Ihre Sprecher:

Markus Etzel | Carsten Bona

HanseVision GmbH

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HanseVision: 20 Jahre Workplace Spezialisten

von Unified Communications bis User Adoption

05.07.2017 Fünf Showstopper für Ihren Digital Workplace 3

USER ADOPTION

DIGITALER ARBEITSPLATZDIGITALE ORGANISATION &

PROZESSE

IT- UND CLOUD STRATEGIE

Und seit über 11 Jahren ein Teil der

Bechtle AG.

Vom Spezialist Collaboration und

Zusammenarbeit bis zu digitalen

Geschäftsprozessen.

> 90 MA in

Hamburg,

Bielefeld,

Karlsruhe,

Neckarsulm,

Stuttgart &

München

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Digital Workplace mit Hindernissen: der typische Albtraum


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Wie es meistens beginnt…


„Die Cloud ist unsicher!“

„Wo ist denn ihre

Reinigungskraft gerade

reingegangen?“ „Das ist

unser Serverraum“

„Unsere Kollegen in Amerika führen

übrigens gerade Dynamics365 ein“

„Meinen Sie mit AIP Azure Information

Protection oder Azure Identity Protection?“

„Das weiß ich jetzt auch nicht mehr so genau…“

„Chat braucht bei uns

kein Mitarbeiter, die

sollen arbeiten“

„Wir möchten erstmal alles freischalten und dann

aufnehmen was die User als Feedback geben“

„Wir brauchen kein User Adoption, das geht auch so

– die Mitarbeiter sollen sich nicht so anstellen“

„Unsere Mitarbeiter haben plötzlich 5

Postfächer, Kalender und Kontaktgruppen“

„Brauche ich für einen

Digital Workplace auch

höhenverstellbare

Schreibtische ?“

„Ein Mitarbeiter der nicht mehr im Unternehmen

ist hat unsere E-Mail Domain registriert, wir

können kein Office365 aktivieren!“

„Die amerikanische Tochter des Unternehmens will

JETZT SOFORT loslegen!“

„Wir deaktivieren alle Fehler von

AzureADConnect per Powershell“

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Auf das Feuerwerk der Begeisterung bei Nutzern warten.


Die ersten 4 Showstopper – Annehmen, dass alle genau Ihre

Idee vom modernen Arbeiten gut finden.

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Modernes Arbeiten wollen doch alle!


VorsichtUnterschätzung!

Workplace und UC werden als IT-Lösung gesehen und damit erheblich unterschätzt – Mitarbeiter müssen mitgenommen werden

Neue Arbeitsabläufe:Achtung Betriebsrat!

Modern Arbeiten geht! Allerdings dürfen Betriebsräte und Datenschützer nicht vergessen werden!→ Fertigung/Industrie:häufig Ängste undAkzeptanzhürden

100% zum Start -oder doch 80/20 ?

Zum Start immer gleich 100% - das macht keinen Sinn! Besser mit 80% starten, die Anwender mitnehmen und auf dieser Basis weiter entwickeln!

Wir sind agil ;-)

Agil wollen – aber trotzdem noch im Wasserfall-Modell denken? Für die Einführung und Entwicklung des Digital Workplace kontraproduktiv!

Also: nicht nur reden, sondern auch agil sein!

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Showstopper verhindern – Information, Kommunikation,

Kommunikation & nochmal Kommunikation.


Grobkonzept und Aufwandsschätzung vorab.

Vision kommunizieren und Plan mit Betriebsrat abstimmen.

Nutzerzentrierter Roll-Out und Beteiligungsmöglichkeiten.

Trainings, Schulungen und Anleitungen nach und nach. Tools nach und

nach agil bereitstellen. Nutzer nicht überfordern.

Rechtzeitig informieren + Champions als Multiplikatoren involvieren.

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Digital. Egal.


Nach der Überwindung der ersten

Showstopper beginnt der Hindernislauf

Hindernis Nr. 1 – Nur an Technologien denken.

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Frage: Lohnt es sich, nur an Technologie zu denken ?


Hey - Technologie ist nur

das Mittel zum Zweck!

Welchen Zweck hat es?

Was ist denn wirklich

unsere (digitale) Vision?

Cloud muss sich lohnen – jeder

migriert schließlich dort hin

Wo bringen uns Erneuerungen

und Cloud einen „Quick-Win“?

Was zeichnet den

Digital Workplace

in meiner Firma

überhaupt aus?

Microsoft Azure

ja/nein ?

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Hürden Nr. 1 meistern: Planung mit Fokus Mensch.


System beachten.

Vision haben [Warum machen

wir das?]

Was passt zur Organisation mit

Ihren Menschen?

Gibt es die Tech-Lösung oder

viele verschiedene Use Cases?

Kultur und digitale Reife

Menschen

Organisation

Technologien

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Das Tool ist so cool. Das brauchen wir sofort.

Hindernis Nr. 2 – Roll-Out Plan ohne Cloud Adoption

und Strategie.

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Mögliche Fallstricke aufgrund fehlender Strategie

Hohe Kosten

− übermäßige Ressourcen-nutzung,

− unverhältnismäßige Architekturen

− ungerechtfertigter technischer und finanzieller Aufwand.

Wiederverwendbarkeit

− klare Strategie fehlt

− Redundanz von Lösungen

− Einstellung von Projekten da Ergebnis unklar

Keine Standards

− Cloud-Projekt wird zu individuellen Initiative

− kostspielige und langwierige Modernisierungs-prozesse

Verzögerungen/Outcome

− Beeinträchtigung derReaktionsfähigkeit

− Innovation und Effizienz beeinträchtigt

− erwartete Werte werden nicht realisiert

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Hürde Nr. 2 meistern: Zum Workplace mit Fahrplan und Strategie.

Warum überhaupt eine Cloud Strategie ?

„Wie bei jeder Technologie kann die Implementierung von Cloud ohne

klare Strategie und Plan dazu führen, dass Ihrem Unternehmen nur

eine weitere technische und Kostenbelastung hinzugefügt wird.“

(Patrick Doll, Cloud-Architect, HanseVision GmbH – März 2019)

Cloud-Performance

Nicht jede Applikation ist bei einer Migration in die Cloud auch performant.

Stichwort: pay less performance - get less response

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„Bitte einmal von allem etwas“ – die bunte Office 365 Tüte


Hindernis Nr. 3 – Alles auf einmal wollen.

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Bunte Tüte Office 365


„Wir aktivieren einfach mal alles,

sollen sich unsere User mal

was aussuchen“

Schon fit für die Cloud ?

− Einheitliche Arbeitsprozesse

− Gemeinsame Standards

− Welche Tools für die User

− Funktionsweise der App‘s

Quelle: https://app.jumpto365.com/periodictable/de

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Hürde Nr. 3 meistern – Klare Standards für Nutzer


Katalog erstellen: Welche Anwendungen nutzen wir bereits? Welche

lösen wir ab? Wo gibt es „doppelte“ Prozesse/ Arbeitsweisen?

Standards und Freiräume definieren.

Use Cases und Prozesse abbilden und zuordnen.

Prioritäten setzen.

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Alles ist ja so intuitiv und läuft – Konfiguration: Kein Problem.


Hindernis Nr. 4 – Das komplexe Zusammenspiel unterschätzen.

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Das ist doch einfach !


Office 365

Konfiguration

(Powershell!) Compliance

Einstellungen

Devices

Gateways u.

Telefonie

SharePoint

/vs. Teams

Intranet

Office 365

Apps

Moderne Räume +

Arbeitsformen

Digital Workplace ist aber kein „click-to-run“ Produkt

Skype/Teams? Backup der

Cloud-Daten

Klärung der

Kosten!

Management

Awareness ?

„Bunte Tüte“

Office 365

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Hürde Nr. 4 meistern – Aufwände abschätzen und

Zusammenhänge verstehen.


Testsystem & Pilotgruppen

Roll-Out Planung und interne Richtlinien.

Standards definieren und implementieren.

Wissen aneignen und sich mit anderen Austauschen & vernetzten. Beraten lassen.

Transparenz im Unternehmen: Was steckt dahinter? Erklärung des Projektes.

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Fazit: Die 5 größten Fallstricke


Modernes

Arbeiten wollen

doch alle!

Nur an

Technologie

denken.

Workplace ohne

Fahrplan und

Ziel.

Einmal die bunte

Office 365 Tüte,

bitte!

Das ist doch

einfach: Einige

Klicks reichen.

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Und wie vermeide ich das Chaos?


Strategie & Vision

Kosten | Zeitplan

Betriebsrat | „Bunte

Tüte O365“

Digital Workplace

trifft „Eisberg“

Arbeitsprozesse

Tools | Abläufe

Pilotierung &

User Adoption!

80% RollOut

für mehr

Erfolg !

Zeit für Fragen.

Über eine Bewertung dieses Vortrags

in der App würden wir uns freuen.

Besuchen Sie uns am Digital Workplace Stand in der Eingangshalle

www.hansevision.com

http://www.hansevision.com/

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