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LIGADO - Schlussbericht 2012 Seite 1

Zusammenarbeitsprojekt der Gemeinden Bözen, Effingen, Elfingen und Hornussen

Schlussbericht mit Anträgen zuhanden der Gemeinderäte Bözen, Effingen, Elfingen und Hornussen Schlussbericht in Zusammenarbeit Projektberater Kurt Schmid mit dem Projektausschuss erstellt UTA COMUNOVA AG, Lengnau durch: Genehmigung durch: Projektausschuss Sitzungen vom 21. August 2012 und vom

18. September 2012

Gemeinderat Bözen Sitzung vom 10. September 2012

Gemeinderat Effingen Sitzung vom 10. September 2012

Gemeinderat Elfingen Sitzung vom 27. August 2012

Gemeinderat Hornussen Sitzung vom 11. September 2012 Lengnau, 18. September 2012 Ligado/Schlussbericht 2012/Sch


Zusammenfassung Die Erhebung und Ergebnisse der Verwaltungszusammenführung haben in vier Bereichen eine empfehlenswerte Weiterbearbeitung ergeben. Der Projektausschuss empfiehlt den Gemeinderäten, den Gemeindeversammlungen folgende Grundsatzanträge zu stellen: 1. Die Kanzleien inkl. Sozialdienste sollen auf einen Standort konzentriert werden. 2. Die Abteilungen Finanzen und Steuern sollen personell getrennt sein und können

entweder am gleichen Standort oder an zwei Standorten platziert werden. 3. Die Bauverwaltung soll losgelöst von den Bauämtern errichtet werden. Aufgrund

fehlender Auslastung soll jedoch auf die Bestellung einer eigenständigen Bauverwaltung vorerst verzichtet werden. Die Bauämter sollen über einen Hauptstandort koordiniert werden. Sie bleiben aber in den Nebenstandorten erhalten.

4. Die Aufgaben im Bereich der Schule werden nicht im Rahmen des LIGADO weiterverfolgt. Die Gemeinderäte haben diesen Beschluss bereits gefasst.

5. Die regionale Zusammenarbeit erfordert eine einheitliche Kommunikation. Für einen systematischen Aufbau soll ein Kommunikationskonzept erstellt werden.

Personal Die Entwicklung des Projektes hat aufgezeigt, dass sich einzelne Mitarbeitende mit dem Projekt schwer tun, obwohl die Ergebnisse bestätigen, dass kein Stellenabbau notwendig wird. Nach ersten Hochrechnungen ist für alle Teilprojekte mit total 30 zusätzlichen Stellenprozenten zu rechnen. Diese stehen aber im Zusammenhang mit der Reduktion von Drittleistungen und notwendigen Gemeindeaufgaben (Bfu, etc.). Zeitplan Alle 4 Teilbereiche können zeitgerecht auf den 1. Januar 2014 eingeführt werden. Aufgrund der parallelen Umstellung auf HRM2 ist dem Bereich Finanzen spezielle Beachtung zu schenken. Kostenfolge Zum heutigen Stand sind die finanziellen Auswirkungen noch nicht aufgezeigt. Mehrkosten sind im personellen Bereich (v.a. bei der vorerwähnten Stellenerhöhung bei den Bauämtern) und im infrastrukturellen Bereich (v.a. für die Initialkosten der Umstellung) zu erwarten. Standorte Die Standorte sind zum heutigen Zeitpunkt noch nicht bestimmt. Es bestätigt sich jedoch, dass für die künftige regionale Aufgabenerfüllung keine neuen Immobilien erstellt werden müssen. Schlussbemerkung Die Projektentwicklung zeigt, dass die vier Gemeinden eine effiziente, zukunftstaugliche Zusammenarbeit erreichen können. Der Wille für eine regionale Zusammenarbeit ist in den Arbeitsgruppen, im Projektausschuss, in den Gemeinderäten und bei vielen Mitarbeitenden spürbar. Die finanziellen Auswirkungen werden im Sommer 2013 dargelegt. Die Standortfrage wird im nächsten Jahr bei positiver Zustimmung der Gemeindeversammlungen bestimmt. Für die Detailbearbeitung sind CHF 20'000 für Projektkosten (alle 4 Gemeinden) einzurechnen.


Inhalt 1. Ausgangslage

2. Zielsetzungen 3. Organisation und Projektablauf 4. Ergebnisse 5. Anträge an die Gemeinderäte


1. Ausgangslage 1.1 Zusammenschlussprojekt "BEEHZ" Die Gemeinderäte von Bözen, Effingen, Elfingen, Hornussen und Zeihen lancierten im 2006/2007 ein Prüfungsprojekt für einen regionalen Zusammenschluss der fünf Gemeinden. Im November 2007 wurden den Gemeindeversammlungen ein Projektkredit von CHF 150'000 unterbreitet, welcher von allen fünf Gemeinden genehmigt wurde. Nach Aufarbeitung der Grundlagen wurde den Gemeindeversammlungen im Herbst 2009 einen Antrag auf einen Grundsatzbeschluss unterbreitet, welcher die Gemeinderäte zur "Weiterverfolgung des Projektes BEEHZ bis hin zum Zusammenschlussvertrag" beauftragen sollte. Aus diesen Versammlungen bzw. Referendum lehnte Zeihen den Antrag ab (Referendumsabstimmung März 2010), Bözen und Hornussen beschlossen eine Rückweisung und Effingen und Elfingen stimmten zu. Mit dieser Konstellation beschlossen die Gemeinderäte, dass Zusammenschluss-projekt nicht mehr weiterzuverfolgen. 1.2 Projekt Verwaltungszusammenführung "LIGADO" Nach dem uneinheitlichen Ausgang der Gemeinde-Abstimmungen führten die Gemeinderäte die Gespräche weiter. Sie kamen zum Schluss, dass sich mindestens eine vertiefte Zusammenarbeit aufdrängt. Die Zusammenarbeitsmöglichkeiten sollten sich aber insbesondere auf die Verwaltungsaufgaben der Gemeinden konzentrieren. Die Gemeinderäte beschlossen, das Projekt "LIGADO" (verbinden, zusammenbringen) zu lancieren. Am 5. Oktober 2010 haben die Gemeinderäte die UTA COMUNOVA AG, Lengnau, ad persona Kurt Schmid, beauftragt, das Projekt zu begleiten. Die Gemeinderäte haben alsdann eine "Projektvereinbarung" unterzeichnet, in welcher Ziel und Zweck des Projektes, die Beteiligten, der Projektauftrag, die Organisation sowie die Kostenteilung festgehalten sind.


2. Zielsetzungen Die Projektvereinbarung umschreibt Ziel und Zweck wie folgt: "Die Gemeinden Bözen, Effingen, Elfingen, Hornussen und Zeihen ("LIGADO-Gemeinden") prüfen die Möglichkeiten für eine vertiefte Zusammenarbeit. In einem gemeinsamen Projekt sollen die Vor- und Nachteile aufgezeigt werden." Mit dieser Vereinbarung kommt deutlich zum Ausdruck, dass kein Zusammenschluss mehr angestrebt wird, sondern eine spezifische Zusammenarbeit. Der Projektauftrag beinhaltet die Erarbeitung folgender Aktivitäten: - Bestimmung der Wirkungsbereiche (Verwaltungsabteilungen, Schule, etc.) - Auslegeordnung von Stärken und Schwächen der beteiligten Gemeinden

bezüglich der Prüfungsbereiche - Erarbeitung von Entscheidungsgrundlagen über die Gestaltung der Zukunft

innerhalb der Projektgemeinden - Darstellung der Ressourcenwirkung (personelle, finanzielle und

infrastrukturelle Auswirkungen) - Präsentation von Vorschlägen für mögliche Massnahmen/Anträge zuhanden

der Gemeindeversammlungen - Kommunikation der Tätigkeiten


3. Organisation und Projektablauf 3.1 Organisationsaufbau Auf Antrag des Projektberaters haben die Gemeinderäte für die Projektbearbeitung folgenden Organisationsaufbau beschlossen:

Dieser Organisationsaufbau wurde während der gesamten Entwicklung beibehalten. Die Organisation setzt auf eine breite Information und Partizipation der

• Bevölkerung • Behörden • Mitarbeitende der Verwaltungen • Direkt und indirekt betroffene Personen aus der Bevölkerung

Die Rückkoppelung (Reflexion) soll garantieren, dass das Projekt ressourcenbewusst entwickelt wird.


3.2 Projektablauf Der Projektablauf muss garantieren, dass jederzeit eine Gesamtübersicht zur Projektentwicklung vorhanden ist. Zu diesem Zweck wurde das serielle Verfahren gewählt. Das Projekt wird somit Schritt für Schritt abgewickelt. Dies ermöglicht einen jederzeitigen Ausstieg aus dem Gesamtprojekt bzw. aus einem Teilprojekt. Nach jedem Schritt wird über das bisher Erreichte Bericht erstattet. Der Projektverlauf bestätigte, dass Zwischenhalte mit Analysen Kurskorrekturen erlaubten. Der Projektablauf beinhaltete folgende Schritte: Oktober 2010 1. Bulletin an die Bevölkerung Orientierung der Bevölkerung über das Projekt. 17. Dezember 2010 Workshop mit allen Gemeinderäten und Verwaltungsmitarbeitenden Aus diesem Workshop resultierte folgendes Substrat:

- Das Projekt wird positiv aufgenommen - Grundsätzlich wird von der künftigen Eigenständigkeit der Gemeinden ausgegangen

(einzelne Voten sprechen sich für ein nochmaliges Angehen einer Fusion aller Gemeinden aus)

- Eine intensivere regionale Orientierung wird begrüsst. - Die Konzentration auf die Verwaltungszuammenführung (operative Aufgaben) wird für

gut beurteilt. Ergänzend bestehen aber auch Wünsche für Aufgabenzusammenführungen - Die Standortfrage wird mehrheitlich als wichtiges Entscheidungskriterium bezeichnet. - Die Gemeinden suchen eine „Win-Win-Lösung“. - Die Finanzen spielen für die Entscheidungsfindung nicht generell die primäre Rolle - Die Partizipation der Bevölkerung wird für notwendig erachtet - Der Zeitfaktor darf nicht unterschätzt werden. Das Projekt muss breit abgestützt sein und

erfordert einen wohldosierten Reifeprozess. - Die Auswirkung auf die Gesellschaft (Sozialkomponente) muss berücksichtigt werden. - Die Spannweite der Meinungen ist gross. - Die Klippen sind spürbar (im personellen Bereich, bei den Infrastrukturen und in der

Zustimmung der Bevölkerung) - Der Organisationsaufbau des Projektes wird nicht bestritten.

24. Januar 2011 Beschluss des Projektausschusses zur Bearbeitung von fünf Themenbereichen: Kanzlei/Soziales, Finanzen/Steuern, Bauverwaltung/Bauamt, Schule, Kommunikation Die Gemeinderäte genehmigten die Bildung von fünf Arbeitsgruppen, den Zeitplan und den Kostenteiler nach Einwohnerzahlen.


Februar 2011 2. Bulletin an die Bevölkerung Die Bevölkerung wurde über das Ergebnis des Workshops mit den 35 Gemeindevertreterinnen und –vertreter vom Dezember 2010 orientiert. Gleichzeitig wurde die Bildung von fünf ausgewählten Themengruppen aufgezeigt. 3. März 2011 Start- und Koordinationssitzung mit den Arbeitsgruppen Die Arbeitsgruppenmitglieder erhielten eine Einführung in das Projekt und einen Raster mit dem Vorgehensplan. Die 1. Phase der Bearbeitung beinhaltete die Erstellung einer Ist-Analyse. 1. Juni 2011 Abgabe der IST-Analyse durch die Arbeitsgruppen Die Arbeitsgruppen reichten ihre umfangreichen Erhebungen und IST-Analysen ein. 4. August 2011 Genehmigung des Berichtes zur Ist-Aufnahme pro Prüfungsbereich durch den Projektausschuss Aus den Berichten der Arbeitsgruppen wurde eine Zusammenfassung der IST-Aufnahme erstellt. Der Projektausschuss verabschiedete diesen Bericht zuhanden der Gemeinderäte. 11. – 24. August 2011 Informationsveranstaltungen in allen fünf Gemeinden Die Gemeinderäte luden ihre Bevölkerung mit einem Einladungsschreiben zu einer Informationsveranstaltung ein. Mit diesen Veranstaltungen wurde die Bevölkerung über

- Ziel und Zweck von LIGADO, - die Erhebungen und Ergebnisse der IST-Analyse, - den Zeitplan und - das weitere Vorgehen

informiert. Die Teilnahme der Bevölkerung lag bei den meisten Gemeinden unter den Erwartungen. Das Feedback aus der Bevölkerung war grossmehrheitlich positiv. Die Schwerpunkte wurden für richtig gesetzt beurteilt.


9. September 2011 Beschlussfassung des Projektausschusses auf Fortsetzung des Projektes Aufgrund der positiven Echos aus den Informationsveranstaltungen beschliesst der Projektausschuss auf Antrag der Gemeinderäte, das Projekt fortzusetzen. 28. September 2011 2. Koordinationssitzung mit den Arbeitsgruppen mit Auftrag zur Entwicklung von Massnahmen (SOLL-Bericht) Die Arbeitsgruppen wurden beauftragt, bis am 1. Dezember 2011 ihre Umsetzungskonzepte schriftlich einzureichen. Dabei mussten u.a. die personellen, infrastrukturellen und finanziellen Ressourcen aufgezeigt werden. Die Arbeitsgruppen erhielten wiederum ein Raster. November/Dezember 2011 Information der Bevölkerung anlässlich der Gemeindeversammlungen Die Gemeinderäte wurden beauftragt, an den Gemeindeversammlungen über die Projektentwicklung zu orientieren. 20. Dezember 2011 Abgabe der SOLL-Berichte durch die Arbeitsgruppen Die Arbeitsgruppen reichen ihre Berichte ein. 2. Januar 2012 Entwurf der Zusammenfassung des SOLL-Berichte Eine Arbeitsgruppe aus dem Projektausschuss hat einen ersten Entwurf einer Zusammenfassung aller Berichte erstellt. 5. Januar 2012 Projektausschuss beschliesst einen Zwischenhalt Aus den Arbeitsgruppen zeichnete sich ein Stimmungsbild ab, das bei verschiedenen Behördemitgliedern zu einer Verunsicherung führte. Die Vorstellungen über die Umsetzung der Teilprojekte gingen auseinander. Einzelne Gemeindevertreterinnen und –vertreter bezweifelten die Durchsetzbarkeit des Projektes. Aus dieser Situation wurde die Einberufung einer Diskussionsrunde für alle Gemeinderäte beschlossen.


23. Januar 2012 Informations- und Diskussionsrunde mit allen Gemeinderätinnen und Gemeinderäten Markus Urech, Leiter Gemeindeinspektorat, zeigte in einem Impulsreferat die Gemeindeentwicklung auf. Projektberater Kurt Schmid erläuterte die Projektentwicklung und seine Einschätzung zum Projekterfolg. Aus der vorgelegten Auslegeordnung erhielten alle Gemeinderäte den Auftrag, über die Fortsetzung des Projektes bis am 10. Februar 2012 zu entscheiden. 22. Februar 2012 Zeihen zieht sich aus dem Projekt LIGADO zurück. Die vier Gemeinden Bözen, Effingen, Elfingen und Hornussen führen das Projekt weiter Nachdem sich Zeihen nur auf die Vereinheitlichung der Informatikmittel und der Prozessabläufe konzentrieren wollte, kam diese Gemeinde zum Schluss, sich vom Projekt LIGADO zurückzuziehen. Die ersten vier Gemeinden beschlossen einheitlich, das Projekt fortzusetzen. Gleichzeitig wurde beschlossen, die Funktionalität und nicht die Standortfrage in den Vordergrund zu stellen. Im Weiteren wurde beschlossen, den Bereich "Schule" ausserhalb von LIGADO zu behandeln, nachdem dieser Teil wenig mit der Verwaltungsführung zu tun hat. Mit dieser neuen Ausgangslage wurde ein Zeitplan erstellt, der die Gemeindeversammlung zweimal konsultiert: Ein erster Grundsatz soll bereits an der Winterversammlung 2012 erfolgen. Der definitive Entscheid soll in den Sommer-Versammlungen 2013 erfolgen, sodass eine Einführung per 1. Januar 2014 möglich ist.


April 2012 3. Bulletin an die Bevölkerung Die Bevölkerung wurde über die Entwicklung und Neuausrichtung ohne Zeihen in Kenntnis gesetzt. 10. Mai 2012 3. Koordinationssitzung mit den Arbeitsgruppen Nach dem Ausscheiden von Zeihen mussten die Arbeitsgruppen neu zusammengestellt werden. Gleichzeitig hatte der Rückzug von Zeihen bei einigen Bereichen einen Einfluss auf die SOLL-Strategien. Die Arbeitsgruppen erhielten die Aufgabe, bis Ende Juni 2012 für ihre Bereiche folgende Kernfragen zu beantworten:

a) Wie viele Standorte bevorzugen Sie für die Erfüllung der regionalen Aufgabe? b) Wie viele Stellen sind für die regionale Erfüllung der Aufgabe nötig? c) Welche Infrastrukturen werden wo benötigt?

30. Juni 2012 Abgabe der überarbeiteten SOLL-Berichte durch die Arbeitsgruppen Alle vier Arbeitsgruppen reichten ihre Berichte zeitgerecht ein.


3.3 Personelle Zusammensetzungen Folgenden Personen haben das Projekt mitgestaltet (Stand 30. Juni 2012): a) Projektausschuss Balz Brunner Claudia, Gemeindeammann, Hornussen (Vorsitz) Baumann Annemarie, Gemeindeammann, Bözen, (Stv. Vorsitz) Beuggert Gerhard, Vizeammann, Bözen Schär Ruedi, Gemeindeammann, Effingen Schütz Iris, Vizeammann, Effingen Büchli Brigitte, Gemeindeammann, Elfingen Emmerling Marcel, Vizeammann, Elfingen De Fusco Martin, Vizeammann, Hornussen b) Arbeitsgruppen Kanzlei/Soziales C. Balz, Gemeindeammann, Hornussen I. Schütz Vizeammann, Effingen M. Käser, Gemeinderat, Elfingen T. Keller-Kreis, Gemeinderat, Bözen R. Häusermann, Gemeindeschreiber, Bözen M. Hitz, Gemeindeschreiber, Hornussen Finanzen/Steuern V. Wernli, Leiter Finanzen Elfingen/Hornussen Ch. Basler, Leiter Finanzen Bözen M. Brändli, Leiter Finanzen Effingen U. Suter, Steueramt BEEHZ G. Carau, Gemeinderat, Elfingen B. Büchli, Gemeindeammann, Elfingen S. Schaffner, Gemeinderat, Effingen M. Köpfli, Gemeinderat, Bözen Bauverwaltung/Bauamt A. Küsterling, Gemeinderat, Hornussen R. Schär, Gemeindeammann, Effingen B. Bossart, Gemeinderat, Effingen P. Wälti, Gemeinderat, Elfingen G. Beuggert, Vizeammann, Bözen R. Vetter, Gemeinderat, Bözen R. Hirt, Bauamt, Bözen R. Studer, Bauamt, Hornussen


Schule (Stand: 31.12.2011) J. Gerschler, Gemeinderat, Effingen M. Döbeli, Schulpflege, Elfingen G. Beuggert, Vizeammann, Bözen G. David, Gemeinderat, Hornussen M. Greub, Vizeammann, Zeihen I. Schütz, Schulpflege, Effingen L. Villiger, Schulleiter, Zeihen R. Schürmann, Schulpflege, Zeihen A. Wyler, Vizeammann, Elfingen R. Hohfelser, Schulleiter, Bözen B. Stettler, Schulleiter EEH M. Erni, Schulpflege, Hornussen U. Lemmenmeier, Schulpflege, Bözen Kommunikation M. De Fusco, Vizeammann, Hornussen M. Emmerling, Vizeammann, Elfingen A. Baumann, Gemeindeammann, Bözen J. Gerschler, Gemeinderat, Effingen c) Projektberatung Kurt Schmid, UTA COMUNOVA AG, Lengnau


4. Ergebnisse Die Arbeitsgruppen und der Projektausschuss sind aufgrund ihrer Erhebungen, Einschätzungen und Beratungen zu den folgend dargestellten Ergebnissen gelangt. Als Präsentationsform wurde für alle fünf Bereiche die gleiche Darstellung gewählt:

1. Zusammenfassung 2. Teillösungsbeschreibungen 3. Ressourcenwirkung

3.1 Personelle Auswirkungen 3.2 Infrastrukturelle Auswirkungen 3.3 Finanzielle Auswirkungen

4. Kommunikation 5. Umsetzung und Zeitbedarf 6. Klippen 7. Besondere Erläuterungen 8. Externe Unterstützung

4.1 Kanzlei / Soziales 4.1.1 Zusammenfassung Die Gemeindekanzlei nimmt einen hohen Stellenwert für den Kundenkontakt und die Erreichbarkeit ein. Kundenfreundliche Öffnungszeiten und kompetente Stellvertretungen garantieren Qualität. 4.1.2 Teillösungsbeschreibungen In der Erarbeitung wurden bis zu 3 mögliche Teilstandorte geprüft. Die vertieften Abklärungen haben letztlich ergeben, dass auf Dauer die Variante mit einem Standort am meisten Vorteile bietet. Die Arbeitsgruppe und der Projektausschuss empfehlen bei der weiteren Bearbeitung eine Konzentration auf einen Standort. 4.1.3 Ressourcenwirkung 4.1.3.1 Personelle Auswirkungen

Der heutige Personalbestand bleibt bei der Variante mit einem Standort unverändert. Einzig die prozentuale Verteilung erfordert eine Verschiebung. Pensen können keine eingespart werden.


Mit der Konzentration kann eine sachgebietsbezogene Professionalisierung in der Verwaltung erreicht werden. Die Betriebsabläufe werden effizienter und kundenfreundlicher. Es kann eine gleichmässigere Personalbelastung (weniger Überstunden) erwartet werden. Die dringend notwendigen Stellvertretungen und Ferienablösungen werden gelöst. Der konkrete Bedarf liegt heute (1. Jan. 2013) bei 400 Stellenprozenten (zuzüglich 2 – 3 Lernende, ohne Bauverwaltung). Die Tätigkeit für die Bauverwaltung wird teilweise durch die Kanzleien und teilweise durch externe Fachbüros erledigt.

4.1.3.2 Infrastrukturelle Auswirkungen

Der Raumbedarf wird auf rund 350 m2 Bürofläche berechnet. Dabei sind ein Praktikantenplatz, Arbeitsplätze für die Gemeinderäte und Reserveplätze eingerechnet. Mit oder ohne Zusammenführung drängt sich eine einheitliche Informatiklösung auf. Das bestehende Mobiliar kann grösstenteils übernommen werden.

4.1.3.3 Finanzielle Auswirkungen Die Personalkosten bleiben unverändert.

Bei den Betriebskosten können nur leichte Minderkosten erwartet werden. Es ist mit folgenden Initialkosten zu rechnen: a) Telefonanlage b) Zeiterfassung c) Rechenzentrumslösung d) Ergänzungsanschaffungen von Mobiliar Bei den Initialkosten müssen die Überführungskosten (Umstellung) beachtet werden.


4.1.4 Kommunikation Für die Vernetzung der internen Kommunikation und die Personalentwicklung drängt sich ein Kommunikationskonzept auf. 4.1.5 Umsetzung / Zeitbedarf Die Umsetzung erfordert eine kompetente und umfassende Planung. Dieser Hauptpunkt bedarf höchster Aufmerksamkeit. Per 2013 ist deshalb ein Verwaltungsleiter erforderlich. 4.1.6 Klippen Für die Zielerreichung bedarf es der motivierten Mitwirkung des Personals. Eine weitere zentrale Voraussetzung liegt im politischen Willen der Behörden und der Bevölkerung. Eine weitere Klippe dürfte die Standortfrage sein. Diese ist jedoch in den Gesamtzusammenhang aller Gemeindeabteilungen zu stellen. Eine weitere Voraussetzung für das Gelingen des Projektes ist die Bereitstellung der finanziellen Mittel der Initialkosten (Informatik, etc.) 4.1.7 Besondere Erläuterungen Den vorerwähnten Klippen ist eine besondere Aufmerksamkeit zu schenken. 4.1.8 Externe Unterstützung Für die Umsetzung sind folgende externe Unterstützungen notwendig:

- Büroplaner - Planer für die Zusammenführung der Organisation - Informatik und Datentransfer - Durchführung einer Kanzleiinspektion


4.2 Finanzen / Steuern 4.2.1 Zusammenfassung Die Standortfrage gilt als wichtiger Bestandteil des Teilprojektes. Geplant wird mit je einer Abteilung Steuern und Finanzen. 4.2.2 Teillösungsbeschreibungen In der Erarbeitung wurden die Möglichkeiten von 1 oder 2 Standorten für Finanzen und/oder Steuern geprüft. Sowohl die Arbeitsgruppe wie auch der Projektausschuss befürworten den Aufbau von je einer eigenständigen Abteilung "Finanzen" und "Steuern". Die beiden Abteilungen müssen nicht zwingend am gleichen Ort domiziliert sein. 4.2.3 Ressourcenwirkung 4.2.3.1 Personelle Auswirkungen

Unabhängig von der Standortfrage muss der Stellenpool "Finanzen" um 40 % aufgestockt werden. Der Stellenpool "Steuern" bleibt bei 200 %. Eine Zusammenführung erfordert keine sofortigen Spezialisierungen. Diese sollen sich im Rahmen der Rollenteilung entwickeln. Die dringend notwendigen Stellvertretungen und Ferienablösungen werden gelöst.


Der Raumbedarf wird auf rund 250 m2 Bürofläche berechnet. Dabei sind ein Praktikantenplatz und Reserveplätze eingerechnet.

Das bestehende Mobiliar kann grösstenteils übernommen werden. Ergänzungseinrichtungen werden nötig sein.

4.2.3.3 Finanzielle Auswirkungen

Die Personalkosten bleiben im Variantenvergleich unverändert. Mit Einsparungen ist nicht zu rechnen.


Die Erhöhung der Personalkosten steht im direkten Zusammenhang mit der ohnehin notwendigen Erhöhung des Stellenpools.

Bei den Initialkosten müssen die Überführungskosten (Umstellung) beachtet werden.

4.2.4 Kommunikation Keine besonderen Bedürfnisse. 4.2.5 Umsetzung / Zeitbedarf Bei der Umsetzung muss auf die parallel laufende Umstellung auf HRM2 geachtet werden. 4.2.6 Klippen Eine weitere Klippe dürfte die Standortfrage sein. Diese ist jedoch in den Gesamtzusammenhang aller Gemeindeabteilungen zu stellen. Für die Zielerreichung bedarf es der motivierten Mitwirkung des Personals. Eine weitere zentrale Voraussetzung liegt im politischen Willen der Behörden und der Bevölkerung. In der zeitlichen Abfolge sind die Fixtermine von HRM2 zu beachten. Eine weitere Voraussetzung für das Gelingen des Projektes ist die Bereitstellung der finanziellen Mittel der Initialkosten (Umstellung auf HRM2, Mobiliar, etc.) 4.2.7 Besondere Erläuterungen Keine. 4.2.8 Externe Unterstützung Für die Umsetzung sind folgende externe Unterstützungen notwendig:

- Büroplaner - Planer für die Zusammenführung der Organisation - Informatik und Datentransfer


4.3 Bauverwaltung / Bauamt 4.3.1 Zusammenfassung Mit der Zusammenführung können die Ressourcen der bestehenden Werkhöfe technisch und wirtschaftlich sinnvoll optimiert werden. Die Interessen und Bedürfnisse der Bevölkerung zu den bestehenden Werkhöfen mit ihren Dienstleistungen müssen berücksichtigt werden. Auf die Einsetzung eines Bauverwalters (100 %) wird vorerst verzichtet, da die Auslastung (30 % nicht ausgelastet) und die Stellvertretung nicht garantiert werden können. 4.3.2 Teillösungsbeschreibungen In der Erarbeitung wurden verschiedene Möglichkeiten geprüft. Die Verantwortlichen der Bauämter kamen zum Schluss, dass sinnvollerweise ein Hauptstandort und Nebenstandorte geführt werden. Der Standort des Hauptstandortes spielt die zentrale Koordinationsrolle. Die allfällige Bauverwaltung würde als Stabstelle geführt und in die Verwaltung integriert. Vorerst wird auf die Besetzung verzichtet. 4.3.3 Ressourcenwirkung 4.3.3.1 Personelle Auswirkungen

Mit der Neuorganisation erfolgt eine Aufstockung der Pensen um 30 Stellenprozente. Unabhängig von LIGADO muss der Stellenpool erhöht werden. Der Grund liegt in den weiteren notwendigen Gemeindeaufgaben (Bfu, etc.) und in der Absicht, heutige Fremdleistungen durch Eigenleistungen zu ersetzen. In der möglichen Neuorganisation soll für die Hauswarte und für die Bauämter je ein Leiter bezeichnet werden.

Die Neuorganisation kann zu Veränderungen im Aufgaben- und Einsatzbereich führen. Die dringend notwendigen Stellvertretungen und Ferienablösungen werden gelöst. Spitzenbelastungen (Überzeiten, etc.) werden ausgeglichener.



Mit der Neuorganisation können die Gerätschaften und Infrastrukturen besser ausgenützt werden.

Die Leistungen durch Dritte werden reduziert. Der Fahrzeugpark muss angepasst werden. In einzelnen Gemeinden drängen sich auch ohne LIGADO Investitionen auf. Mit der neuen Struktur sind vereinzelt längere Anfahrtswege einzuberechnen.


Die Personalkosten steigen infolge der personellen Aufstockung. Einsparungen können durch bessere Konditionen bei Einkauf von Material und Maschinen erwartet werden. Möglicherweise entstehen höhere Verwaltungskosten im Zusammenhang mit der Koordination der Aufgaben. Für die Leistungserhebung ist eine neue Betriebsrechnung mit Kostenteiler notwendig.

Bei den Initialkosten müssen die Überführungskosten (Umstellung) beachtet werden.

4.3.4 Kommunikation Die Neuorganisation setzt eine standardisierte Koordination der Aufgaben voraus. Dies bedingt regelmässige Planungssitzungen der Leiter Bauamt und Hauswartungen. Die Gemeinderäte führen einen direkten Kontakt zu den Leitern Bauamt und Hauswartungen.


4.3.5 Umsetzung / Zeitbedarf Der zeitliche Mehraufwand konnte nicht erhoben werden. Für eine geordnete Umstellung sind folgende Aufgaben notwendig:

- Stellenbeschreibungen - Arbeitsverträge - Auflösung der Zusammenarbeitsverträge

4.3.6 Klippen Die vorhandene, motivierte Mitwirkung des Personals führt zum Schluss, dass keine personellen Klippen vorhanden sind. Eine weitere zentrale Voraussetzung liegt im politischen Willen der Behörden und der Bevölkerung. Eine klare Kommunikation und Information nach aussen wie nach innen sind unabdingbar. 4.3.7 Besondere Erläuterungen Die Kostenfolgen und der Hauptstandort müssen zu den Gemeindeversammlungen 2013 bestimmt sein. 4.3.8 Externe Unterstützung Keine Angaben.


4.4 Schule 4.4.1 Zusammenfassung Die Zusammenarbeitsmöglichkeiten wurden im Bereich der Schule besprochen. Bezüglich Schulleitung und Sekretariat ist die Arbeitsgruppe zum Schluss gekommen, die bisherige Struktur und Organisation weiterzuführen. Im Schulbereich will man sich auf die Ausgestaltung der Tagesstrukturen konzentrieren. Der Projektausschuss hat aufgrund dieser Ausgangslage beschlossen, das Thema Schule aus dem Projekt LIGADO auszuklammern. Dieser Bereich wird somit nicht mehr im Projekt LIGADO weiterverfolgt.


4.5 Kommunikation 4.5.1 Zusammenfassung Für eine künftige vertiefte regionale Zusammenarbeit braucht es eine einheitliche Kommunikation. LIGADO bietet die ideale Gelegenheit, aber auch die Notwendigkeit, ein Kommunikationskonzept zu erstellen. Dabei müssen die spezifischen Aspekte der einzelnen Gemeinden eine genügende Gewichtung bekommen. 4.5.2 Teillösungsbeschreibungen Die einzelnen Gemeinden brauchen eine ausreichende Plattform, um sich gemeindespezifisch präsentieren zu können. 4.5.3 Ressourcenwirkung 4.5.3.1 Personelle Auswirkungen

Der Projektausschuss geht davon aus, dass nach einer Einführungsphase keine zusätzliche stellenwirksame Pensen nötig werden.


Die Koordinationsstelle (Gemeindeverwaltung) benötigt die elektronische Vernetzung.


Wenn von einem gemeinsamen Internetauftritt ausgegangen wird, sind Initialkosten zu erwarten. Für allfällige Printmedien (z.B. Regionales Mitteilungsblatt) müssen die Druck- und Versandkosten erhoben werden.

4.5.4 Kommunikation Die Gemeinden erarbeiten ein Kommunikationskonzept.


4.5.5 Umsetzung / Zeitbedarf Die Umsetzung kann zeitgerecht erfolgen. Der Beginn der Umsetzung erfolgt im Rahmen des Gesamtprojektes. 4.5.6 Klippen Die Erarbeitung setzt eine motivierte Mitwirkung aller vier Gemeinden voraus. Für die Gemeinden ist wichtig, dass sie einen genügenden Freiraum für ihre gemeindespezifischen Publikationen haben. 4.5.7 Besondere Erläuterungen Keine 4.5.8 Externe Unterstützung Aktuell kein Bedarf.


5. Anträge an die Gemeinderäte Der Projektausschuss stellt aus den im Kapitel 4 aufgezeigten Ergebnissen die folgenden Anträge an die Gemeinderäte zur Genehmigung: 5.1 Kanzlei / Soziales Der Projektausschuss empfiehlt den Gemeinderäten, den Gemeindeversammlungen den Antrag zu stellen, dass die Gemeindekanzleien (inkl. Sozialdienste) auf einen Standort zu konzentrieren sind. Begründungen Mit einer Konzentration auf einen Standort wird eine sachgebietsbezogene Professionalisierung erreicht. Die Betriebsabläufe werden effizienter und kundenfreundlicher. Die notwendigen Stellvertretungen und Ferienablösungen können sichergestellt werden. Ebenso können kundenfreundliche Öffnungszeiten garantiert werden. Personelle Ressourcen: Eine Stellenerhöhung ist nicht notwendig. Infrastrukturelle Ressourcen: Der notwendige Raumbedarf steht zur Verfügung.

Eine einheitliche Informatiklösung drängt sich mit oder ohne Zusammenführung auf. Das bestehende Mobiliar kann grösstenteils übernommen werden.

Finanzielle Auswirkungen: Die Personalkosten bleiben unverändert.

Künftig kann bei den Betriebskosten mit leichten Minderkosten gerechnet werden. Einmalige Initialkosten sind für eine neue Telefonanlage, für die Zeiterfassung, für die Rechenzentrumslösung, für die Ergänzungsanschaffungen von Mobiliar und für die Überführungsarbeiten (Umstellung) zu rechnen.

Die Zusammenführung kann zeitgerecht auf den 1. Januar 2014 erfolgen. Die Wahl des Standortes ist in den Gesamtzusammenhang aller Gemeindeabteilungen zu stellen.


5.2 Finanzen / Steuern Der Projektausschuss empfiehlt den Gemeinderäten, den Gemeindeversammlungen den Antrag zu stellen, je eine Abteilung "Finanzen" und "Steuern" aufzubauen. Die beiden Abteilungen müssen nicht zwingend am gleichen Ort domiziliert sein. Begründungen Mit einer Konzentration auf einen Standort wird eine sachgebietsbezogene Professionalisierung erreicht. Die Betriebsabläufe werden effizienter und kundenfreundlicher. Die notwendigen Stellvertretungen und Ferienablösungen können sichergestellt werden. Ebenso können kundenfreundliche Öffnungszeiten garantiert werden. Offen bleibt die Entscheidung, ob die beiden Verwaltungsbereiche am selben oder an zwei verschiedenen Standorten konzentriert werden. Diese Frage ist im Rahmen der Gesamtbeurteilung aller Gemeindeabteilungen zu beantworten. Personelle Ressourcen: Eine Stellenerhöhung um 40 % ist im Bereich

Finanzen mit oder ohne Zusammenführung notwendig. Diese werden von den einzelnen Gemeinden unabhängig aufgebaut. Der Stellenpool im Bereich Steuern bleibt unverändert.

Infrastrukturelle Ressourcen: Der notwendige Raumbedarf steht zur Verfügung.

Eine einheitliche Informatiklösung drängt sich mit oder ohne Zusammenführung auf. Das bestehende Mobiliar kann grösstenteils übernommen werden.

Finanzielle Auswirkungen: Die Personalkosten bleiben bezogen auf die

Zusammenführung unverändert. Die Betriebskosten bleiben im heutigen Rahmen.

Einmalige Initialkosten sind für die Überführungsarbeiten (Umstellung) einzusetzen.

Die Zusammenführung kann grundsätzlich zeitgerecht auf den 1. Januar 2014 erfolgen. Da parallel die neue Rechnungslegung ("HRM2") eingeführt werden muss, kann eine zeitliche Verzögerung eintreffen.


5.3 Bauverwaltung / Bauamt a) Bauverwaltung Der Projektausschuss empfiehlt den Gemeinderäten, auf die Einsetzung eines regionalen Bauverwalters in naher Zukunft zu verzichten. b) Bauamt Der Projektausschuss empfiehlt den Gemeinderäten, den Antrag den Gemeindeversammlungen zu unterbreiten, ein regionales Bauamt einzurichten, das aus einem Hauptstandort und aus Nebenstandorten besteht. Begründungen a) Bauverwaltung Die Einsetzung eines Bauverwalters setzt voraus, dass diese Stelle mit zusätzlichen Aufgaben ergänzt werden müsste (ca. 30 %). Die Stellvertretung kann nur durch die Gemeindekanzlei, aber nicht durch eine Fachkraft sichergestellt werden. Es empfiehlt sich, vorerst auf einen Bauverwalter zu verzichten. b) Bauamt Mit der Zusammenführung können die Ressourcen der bestehenden Werkhöfe durch eine sinnvolle technische und wirtschaftliche Tragbarkeit optimiert werden. Die Betriebsabläufe werden effizienter und kundenfreundlicher. Die notwendigen Stellvertretungen und Ferienablösungen können sichergestellt werden. Die Dienstleistung vor Ort bleibt erhalten. Offen bleibt die Entscheidung, wo der Hauptstandort und wo die Nebenstandorte gewählt werden. Diese Frage ist im Rahmen der Gesamtbeurteilung aller Gemeindeabteilungen zu beantworten. Personelle Ressourcen: Die Gemeinden müssen unabhängig von LIGADO

diverse Leistungen anbieten (Bfu, etc.). Mit LIGADO sollen aber heutige Drittleistungen effizienter durch Eigenleistungen ersetzt werden. Die beiden Faktoren führen zu einer gesamten Stellenerhöhung um rund 30 %.

Für die Leitung des Bereichs Hauswartung und des

Bereichs Bauamt muss ein Leiter ernannt werden.


Infrastrukturelle Ressourcen: Der notwendige Raumbedarf steht zur Verfügung.

Mit der Neuorganisation können die Gerätschaften und die Infrastrukturen besser ausgenützt werden.

Finanzielle Auswirkungen: Die Personalkosten erhöhen sich aufgrund der

Stellenaufstockung.

Die Betriebskosten können insgesamt reduziert werden. Einmalige Initialkosten sind für die Überführungsarbeiten (Umstellung) einzusetzen.

Die Zusammenführung kann zeitgerecht auf den 1. Januar 2014 erfolgen.


5.4 Schule Die Gemeinderäte haben bereits beschlossen, die Aufgaben im Bereich der Volksschule ausserhalb des Projektes LIGADO weiterzuverfolgen. Der Projektausschuss beantragt den Gemeinderäten, den Gemeindeversammlungen keinen Antrag zu unterbreiten.


5.5 Kommunikation Der Projektausschuss empfiehlt den Gemeinderäten, den Gemeindeversammlungen den Antrag zu stellen, für die Region eine einheitliche Kommunikation mit einem Massnahmenkatalog basierend auf einem Kommunikationskonzept zu erstellen. Begründungen Für eine künftige vertiefte regionale Zusammenarbeit braucht es eine einheitliche Kommunikation. LIGADO bietet die ideale Gelegenheit – aber auch die Notwendigkeit – ein Kommunikationskonzept zu erstellen. Gemeindespezifische Aspekte müssen dabei erhalten bleiben. Personelle Ressourcen: Nach einer Einführungsphase wird davon

ausgegangen, dass keine stellenwirksame Pensen notwendig sind.

Infrastrukturelle Ressourcen: Die Koordinationsstelle (Gemeindeverwaltung)

benötigt die elektronische Vernetzung. Finanzielle Auswirkungen: Die finanziellen Kosten sind von der Umsetzung

des Kommunikationskonzeptes abhängig.

Die Zusammenführung kann zeitgerecht auf den 1. Januar 2014 erfolgen.


5.6 Zusammenfassung Stellenpool Nachfolgend wird die Stellenentwicklung aufgrund der ersten Einschätzungen aufgezeigt: Teilprojekt T O T A L

Bözen Effingen Elfingen Hornussen

1 Kanzlei / Soziales 01.01.13 LIGADO

400 % 400 %

100 % 100 %

100 % 100 %

70 % 70 %

130 % 130 %

2 A

Finanzen 01.01.13 LIGADO

210 % 210 %

50 % 50 %

50 % 50 %

50 % 50 %

60 % 60 %

2 b

Steuern 01.01.13 LIGADO

200 % 200 %

0 % 0 %

0 % 0 %

0 % 0 %

200 % 200 %

3 Bauamt 01.01.13 LIGADO

625 % 655 %

210 % 220 %

175 % 185 %

40 % 50 %

200 % 200 %

4 Kommunikation 01.01.13 LIGADO

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Total 01.01.13 LIGADO

1'435 % 1'465 %

360 % 370 %

325 % 335 %

160 % 170 %

590 % 590 %

Die Berechnungen zeigen auf, dass der Gesamtstellenpool von 1'435 um 30 auf 1'465 Stellenprozente steigt.


5.6 Kreditantrag an die Gemeindeversammlung Nach Genehmigung der Anträge an den Gemeindeversammlungen November 2012 müssen die Arbeitsgruppen die Detailbearbeitung der einzelnen Teilprojekte angehen. Dies wird im Zeitraum vom Dezember 2012 bis April 2013 erfolgen (siehe Zeitplan auf Seite 10). Die Kernaufgaben der Detailbearbeitung werden

a) die Bestimmung der Standorte b) die personellen Auswirkungen c) die infrastrukturellen Auswirkungen und d) die finanziellen Auswirkungen

sein. Für die Projektbearbeitung Dezember 2012 bis April 2013 entstehen Kosten für die Projektberatung, für Fachgutachten und für Sitzungsentschädigungen. Der Projektausschuss rechnet mit folgenden Kosten, welche von den Gemeinden aufgrund ihrer Einwohnerzahlen anteilsmässig getragen werden: Teilprojekt Kosten

in CHF Einwohner total

Bözen Effingen Elfingen Hornussen

Einwohner 1.1.2012 2'432 705 601 279 847

1. Kanzlei / Soziales 8'000 2'320 1'975 915 2'790

2. Finanzen / Steuern 8'000 2'320 1'975 915 2'790

3. Bauamt 2'000 580 495 230 695

4. Kommunikation 2'000 580 495 230 695

Total 20'000 5'800 4'940 2'290 6'970


5.7 Formeller Antrag an die Gemeindeversammlungen Der Projektausschuss empfiehlt den Gemeinderäten, ein einheitliches Traktandum an die Gemeindeversammlung zu beantragen. Dabei gilt ein Traktandum (Teilprojekt) zur Weiterbearbeitung genehmigt, wenn alle vier Gemeindeversammlungen ihre Zustimmung erteilen. Wenn eine Gemeinde ein Teilprojekt nicht genehmigt, hat dies zur Folge, dass dieses Teilprojekt im regionalen Verbund nicht mehr weiterbearbeitet wird. Traktandum Nr. X: Weiterbearbeitung vom Regionalen Zusammenarbeitsprojekt LIGADO (Allgemeine Projektumschreibung) Der Gemeinderat beantragt die Genehmigung folgender Teilprojektkredite:

X.1 Kanzlei und Soziales Die Gemeindeversammlung möge für die Weiterbearbeitung einen Teilprojektkredit von CHF (Gemeindeanteil inkl. MWST) genehmigen.

X.2 Finanzen und Steuern Die Gemeindeversammlung möge für die Weiterbearbeitung einen Teilprojektkredit von CHF (Gemeindeanteil inkl. MWST) genehmigen. X.3 Bauamt Die Gemeindeversammlung möge für die Weiterbearbeitung einen Teilprojektkredit von CHF (Gemeindeanteil inkl. MWST) genehmigen.

X.4 Kommunikation Die Gemeindeversammlung möge für die Weiterbearbeitung einen Teilprojektkredit von CHF (Gemeindeanteil inkl. MWST) genehmigen.

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