Schriftverkehr Skript

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    25-Jul-2016
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  • GESCHFTS-KOMMUNIKATION Grundlagen des Schriftverkehrs

  • Warum mssen Unternehmen Geschftskommunikation betreiben?

    Beschaffen Fertigen Absetzen

    Planen

    Entscheiden

    Kontrollieren

    MANAGEMENT

    Finanzieren und Investieren

  • Beispiele fr Geschftskommunikation

    EINKAUF: Anfrage und Bestellungen bei Lieferanten PRODUKTION: Technische Anfragen VERKAUF: Angebote, Lieferscheine, Rechnungen,

    Werbeschreiben

    MANAGEMENT: Geschftsabschlsse, Reklamationen

    FINANZIERUNG: Kreditantrge und Businessplne

    INVESTITION: Ausschreibung von Maschinen

  • Formen der Geschftskommunikation

    Formen der Geschftskommunikation

    mndlich

    persnlich telefonisch

    schriftlich

    Papiergebunden

    Brief Fax

    Elektronisch

    E-Mail Internet-Formulare

  • Schriftliche Kommunikation Wichtige Regeln

    Richtige geschriebene Namen

    Richtig geschriebene Adresse

    Keine Rechtschreibfehler

    Genaue Einhaltung der NORM A 1080

    Einwandfreie Formulierung des Textes

  • Bestandteile eines Geschftsbriefes 1. Briefkopf (Firma, Adresse, Telefonnr, E-Mail)

    2. Anschrift (ev. mit postdienstlichen oder behandlungsdienstlichen Vermerken)

    3. Bezugszeichen (zur Rckverfolgung des Briefautors)

    4. Betreff (kurzer Hinweis auf den Briefinhalt)

    5. Anrede (direkte Person oder indirekt)

    6. Brieftext (Einleitung, Hauptteil, Schluss)

    7. Gruformel (nicht in einem Schlusssatz)

    8. Beilagenvermerk (alle Beilagen anfhren)

    9. Firmenzusatzdaten (Firmenbuchnr, DVR-Nr, ARA-Lizenznr, Bankverbindung, UID)

  • Stil des Brieftextes Geschftsbriefe sollen

    Kurz und przise sein

    Aus kurzen Stzen bestehen

    Ohne berflssige Formulierungen geschrieben werden

    Trotzdem immer hflich sein

  • bungsbeispiele

    Schlechtes Beispiel Verbesserungsvorschlag Drfen wir Sie um Mitteilung bitten, ob es gengt, wenn wir Ihnen unsere Vorschlge schriftlich unterbreiten, oder ob unser Herr Bachmann noch einmal persnlich bei Ihnen vorsprechen soll.

    Wie Sie aus der zu Ihrer Orientierung beigefgten Preisliste ersehen knnen, wird der betreffende Artikel in fnf verschiedenen Gren geliefert.

    Gengt es, wenn wir schriftlich anbieten, oder soll Sie Herr Bachmann noch einmal besuchen?

    Wie Sie aus der beigefgten Preisliste ersehen, wird der Artikel in fnf Gren geliefert.

  • bungsbeispiele

    Schlechtes Beispiel Verbesserungsvorschlag Wir bitten Sie hflichst um bersendung der Kopien nach vollzogener Unterschriftsleistung.

    Mit unserer Gutschrift vom 18. September haben wir Ihnen irrtmlicherweise 50 Rollen Packpapier Nr. 52 gutgeschrieben. Dies ist natrlich vollkommen falsch und wir bitten Sie hflich, den Fehler zu entschuldigen. Zusammen mit unserem heutigen Schreiben erhalten Sie nun die richtige Gutschrift.

    Wir haben uns leider geirrt: Sie mit Datum 18. September eine falsche Gutschrift erhalten. Diesem Brief liegt nun die richtige bei.

    Bitte tauschen Sie die beiden Gutschriften aus und entschuldigen Sie unseren Fehler.

    Bitte senden Sie uns die unterschriebenen Kopien zurck!

  • Vorarbeiten zum Geschftsbrief

    Informationen einholen

    Entscheidungen treffen

    Brieftext formulieren

    Niemals einfach drauf los schreiben, sondern....

  • Aufbau des Brieftextes 1. Anlass des Schreibens / Bezug auf vorige

    Kommunikation

    Kurzer Einleitungssatz mit Bezug auf vorangegangene Kommunikation WORUM GEHT ES?

    2. Eigenes Anliegen / Getroffene Entscheidung

    Schilderung des eigenen Anliegens oder Mitteilung der getroffenen Entscheidung WAS MCHTE ICH?

  • 3. Begrndung

    Angabe von Grnden fr das Anliegen bzw. fr die Entscheidung WARUM HABE ICH DAS ANLIEGEN BZW. ENTSCHEIDE ICH SO?

    4. Erwartete Reaktion des Empfngers

    Hier werden Fristen oder erwartete Reaktionen genannt WAS ERWARTE ICH VOM EMPFNGER?

    Aufbau des Brieftextes

  • Aufbau des Brieftextes 5. Mgliche Folgen

    Vor allem bei Vertrgen mssen sich die Parteien an Abmachungen halten WELCHE KONSEQUENZEN WRDEN DURCH NICHTEINHALTUNG ENSTEHEN?

  • bungsaufgabe 1

    AUSGANGSLAGE:

    Sie sind in der Abteilung Einkauf der Conrad Elektrotechnik GmbH, Krntner Strae 117, 8020 Graz beschftigt und sollen an folgenden Lieferanten einen Geschftsbrief mit dem Textverarbeitungprogramm WORD nach NORM verfassen:

    Firma SONY Austria AG, Prater Stern 12-24, 1010 Wien

    IHRE AUFGABEN: ! ffnen Sie ein neues leeres Word-Dokument! ! Erstellen Sie einen Briefkopf! ! Fgen Sie die Anschrift des Lieferanten ein! (der Brief soll zu Handen Abteilung Verkauf gehen!) ! Fgen Sie einen Bezugszeichenblock ein! ! Erfinden Sie im Fu des Briefes Angaben zu den Firmenzusatzdaten!

  • bungsaufgabe 1 Einer Ihrer Kollegen hat folgenden Briefentwurf an die SONY Austria AG erstellt: Fehllieferung

    Sehr geehrte Damen und Herren!

    Mit heutiger Post erhielten wir eine Lieferung diverser Auto-Subwoofer entsprechend unserem Bestellschein Nr. 55 vom 22. Oktober 2009.

    Sie lieferten uns jedoch anstelle der unter der laufenden Nr. 5 angefhrten 20 Stck Auto-Subwoofer Modell S40 High End weitere 20 Stck des Modells CES-15.

    Da wir einerseits die bestellten 20 Stck des Modells S40 High End dringend bentigen und andererseits fr die gelieferten 20 Stck des Modells CES-15 derzeit keine Verwendung haben, ersuchen wir um Umtausch der Modelle.

    Senden Sie uns bitte rasch die fehlenden 20 Stck des Modells S40 High End. Die zu viel geliefertern Modelle CES-15 werden wir auf Ihre Kosten retournieren.

    Mit besten Gren

    IHRE AUFGABE: Gestalten Sie den Text bersichtlicher und heben Sie Wichtiges hervor!

  • bungsaufgabe 2

    AUSGANGSLAGE:

    Sie sind in der Abteilung Verkauf der BROMASCHINEN AG, Alser Strae 89a, 1020 Wien beschftigt und sollen an folgenden Kunden einen Geschftsbrief mit dem Textverarbeitungprogramm WORD nach NORM verfassen:

    Firma Peter Penzinger e.U., Kochgasse 12, 1080 Wien

    IHRE AUFGABEN: ! ffnen Sie ein neues leeres Word-Dokument! ! Erstellen Sie einen Briefkopf! ! Fgen Sie die Anschrift des Kunden ein! (der Brief soll zu Handen Herrn Reinhard Mller gehen!) ! Fgen Sie einen Bezugszeichenblock ein! ! Erfinden Sie im Fu des Briefes Angaben zu den Firmenzusatzdaten!

  • bungsaufgabe 2 Einer Ihrer Kollegen hat folgenden Briefentwurf an Peter Penzinger erstellt:

    Hochverehrter Geschftsfreund!

    Unter Bezugnahme auf Ihr geschtztes Schreiben vom 24. Oktober 2009 teile ich Ihnen hflich mit, dass der Artikel 583, Katalogseite 14, bedauerlicherweise infolge einer Preiserhhung unseres auslndischen Lieferanten nur noch zu 124,- pro Stck lieferbar ist.

    Wir hoffen, dass Sie Ihre Bestellung trotzdem aufrecht erhalten, und hoffen auf Ihre baldige telefonische Rckuerung, damit wir Ihren Auftrag erledigen knnen.

    Auf weitere gute Geschftsbeziehungen hoffend, verbleiben wir mit

    den besten Gren

    IHRE AUFGABEN: ndern Sie den Text so, wie Sie es fr richtig halten! Gliedern Sie den Text und whlen Sie einen geeigneten Betreff