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Schule in Bayern Führungsfortbildung – Vorqualifikation – Phase 1

Grundbaustein 6 „Projektmanagement“ Siegfried Zistler

1Cham 24. Oktober 2011 Siegfried Zistler


Grundbaustein 6 „Projektmanagement“

Vorbereitung


Ziel

Material

Infofluss

Räume

Zeit

TeamGeld



1. Definition Projekt 2. Projektmanagement

3. Phasen der Projektorganisation4. Prozesssteuerung5. Teamleitung6. Effizientes Besprechungsmanagement für Teamsitzungen




1. Definition Projekt


„Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z.B. Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle und andere Begrenzungen; Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben; projektspezifische Organisation.“( DIN 69901 des Deutschen Instituts für Normung e.V. )

Projektziel, Zeitrahmen, Projektkosten, Projektorganisation, Projektteam definiert! Neu und komplex! (nach virtuellem Skript)

(nach ISB-Broschüre)

-> www.bs-cham.de (Service)

http://www.bs-cham.de/



2. Projektmanagement (PM) als Handwerkszeug Was versteht man unter Projektmanagement (PM)?

„Gesamtheit von Führungsaufgaben, - organisation, - techniken und -mitteln für die Initiierung, Definition, Planung, Steuerung und den Abschluss

von Projekten“. (nach DIN 69901-5:2009-01)



Grundbaustein 6 „Projektmanagement“ Siegfried Zistler 3. Phasen des Projektmanagements (PM) (nach virtuellem Skript)

a) Vorbereitung/ DefinitionAuftrag (Lehrerkonferenz, Schulleitung)

ProblemanalyseZielklärung (Bezug zum Leitbild, Nutzen, Mindeststandard, Messbarkeit)Machbarkeit (Geld, Personal, Zeit, Material, Räumlichkeiten, …)Risiken (andere Verpflichtungen, Finanzplanung, Informationsfluss)

- Spielen Sie „advocatus diaboli“ -> Legt alles dar, was gegen das Projekt

spricht!



Grundbaustein 6 „Projektmanagement“ Siegfried Zistler 3. Phasen des Projektmanagements (PM) (nach virtuellem Skript) b) Planung (und Steuerung)


Teamfindung

Teamleitung



Teamerfolg nach C. Wagner (Internationale Führungsakademie Berchtesgaden)


Weiche Faktoren:Vision

KommunikationKlima

InformationTeamgeist

Unterstützung…

Harte Faktoren:Teamziele

TeamführungAufgabenverteilung

Entscheidungskompetenz…




Koordinator fördert Entscheidungsprozesse

Macherhat Mut,

Hindernisse zu überwinden

TEAMErfinder bringt neue

Ideen ein

Wegbereiter entwickelt KontakteUmsetzer setzt Pläne in

die Tat um

Teamarbeiter verbessert Kommunikation

Beobachteruntersucht

Vorschläge auf Machbarkeit

Perfektionist

überprüft, stellt optimale Ergebnisse

sicher

Teamrollen nach Belbin (Quelle: Wikipedia)




Fallbeispiel: In der Lehrerkonferenz einigt man sich nach eingehender, z. T. sehr kontrovers geführter Diskussion und anschließender anonymer Abstimmung (Ergebnis ca. 60% zu 40%) darauf, nach einer Pause von mehr als 15 Jahren wieder einen „Tag der offenen Tür“ zu veranstalten!

Die Schulleitung beauftragt Sie mit diesem Projekt!

Arbeitsaufträge!


Grundbaustein 6 „Projektmanagement“ Siegfried Zistler 3. Phasen des Projektmanagements (PM) (nach virtuellem Skript) b) Planung (und Steuerung)

TeamfindungTeamleitungKommunikations- und Informationswege

- www/geschützter Bereich- Protokolle -> Muster 1 -> Muster 2- Jour Fix, Besprechungen -> Terminfindung mit

www.doodle.de - E-Mail-Verteiler

Projektstrukturplan (Projekteinzelteile; Was?)Projektablaufplan (zeitliche Planung; Wann?)Projektaktionsplan (Zuständigkeiten; Wer?)- rechtzeitig beginnen, Pufferzeiten

- Meilensteine setzen- Rückmeldung an Schulleiter/in



Grundbaustein 6 „Projektmanagement“ Siegfried Zistler 3. Phasen des Projektmanagements (PM) (nach virtuellem Skript) c) RealisierungDas Paretoprinzip, auch Pareto-Effekt, 80-zu-20-Regel, besagt, dass 80 % der Ergebnisse in 20 % der Gesamtzeit eines Projekts erreicht werden. Die verbleibenden 20 % der Ergebnisse verursachen die meiste Arbeit. (Wikipedia)

- Koordinierung + Jour Fixe

+ Teamsitzungen+ Mailverteiler

- Dokumentation+ Fotos

+ Protokolle



Grundbaustein 6 „Projektmanagement“ Siegfried Zistler 3. Phasen des Projektmanagements (PM) (nach virtuellem Skript)

d) Überprüfung - Evaluation (Befragungen, Lernstandserhebungen, Reaktionen) - Dokumentation/Präsentation

-> www: Tag der offenen Tür BS-Cham 2007-> Fotobuch: Int. Brückenbau Rötz 2011-> Video: Tag der offenen Tür 2007-> Presse, Jahresbericht der Schule

- Ablauf des Projekts evaluieren/Nachbetrachtung als Vorarbeit für evtl. Wiederholung des Projektes (lessons learned)


Schule in Bayern Führungsfortbildung – Vorqualifikation – Phase 1 Grundbaustein 6 „Projektmanagement“ Siegfried Zistler 4. Knackpunkte•Berücksichtigen Sie besondere Belastungen einzelner Kollegen. •Beugen Sie der Überlastung des gesamten Kollegiums vor Sorgen Sie für ausreichend externe Unterstützung •Halten Sie die Beeinträchtigung des Unterrichts durch Vorbereitungsaktivitäten für ein Fest in Grenzen •Bedenken Sie: Die Schüler stehen im Mittelpunkt des Geschehens – planen Sie nicht an deren Bedürfnissen vorbei. •Bleiben Sie „Wächter“ über das Gesamtgeschehen. •Vermeiden Sie zeitliche Überschneidungen •Sorgen Sie für einen Plan B, wenn ein Ereignis die Zeitplanung umwirft (Krankheit, Lieferschwierigkeiten, Gerät kaputt) •Lassen Sie sich nicht von unwichtigen Dingen ablenken und geraten so zeitlich ins Stolpern •Schätzen Sie realistisch ein, wie viel geschafft werden kann. Packen Sie nicht zu viel in einen Zeitraum •Verlieren Sie sich nicht im Detail. Perfektionismus ist ein Zeitfresser! •Bedenken Sie schulische Stoßzeiten wie Prüfungen, Zeugnisse, Schulanmeldung. In diesen Phasen verträgt Ihr Kollegium nur wenig zusätzliche Arbeit. •Denken Sie in der Planungsphase nicht nur bis zum Zeitpunkt der Veranstaltung. Auch das Danach macht noch eine Menge Arbeit, beispielsweise die Aufräumaktion oder die Pressearbeit.




5. Effizientes Besprechungsmanagement für Teamsitzungen• Teamleitung als Schlüsselqualifikation

o (Sach- und Beziehungsebene)o Teamuhro Konfliktstile Schaubild ausführliche Beschreibung




5. Effizientes Besprechungsmanagement für Teamsitzungen• Frühzeitig Transparenz herstellen!• Struktur vereinbaren!

o Gesamtzahl an Sitzungen, sofern absehbaro vereinbarte Dauero Leitungo Mitschrift/Protokoll: ja (Zuständigkeit vereinbaren)/nein

• Rahmenbedingungen erörtern!o Zeit (Schuljahreszeit) o Zeitpunkt (Wochentag, Tageszeit)o Gruppengröße

(immer mit allen Untergruppen)




-> Muster Projektplanung (.XLS)


Wenn die Projektidee stimmt, sind die Finanzen zweitrangig!

„Wenn Du von der Idee überzeugt bist, setze sie um! Das Geld treibt

man dann schon auf!“Norbert Wick

(Zimmerermeister und Berufsschullehrer, Herisau/CH)

Tipps für angehende Führungskräfte an Berufsschulen

Platz 10

„Nein“ sagen können!

Projekte nur beginnen, wenn Sie die zeitlichen Ressourcen dazu finden!


Platz 9

„Nein“ sagen können!Setzen Sie Prioritäten!

Sortieren Sie unwichtige Tätigkeiten oder Parallelarbeiten aus!


Platz 8

Man wird nie alle überzeugen!Seien Sie nicht enttäuscht, wenn

nicht alle bei Neuerungen „mitziehen“!


Platz 7

Positiver Stress OK!Negativer Stress verboten!

Suchen Sie sich ihren Ausgleich (Musik, Sport, etc.)


Platz 6

Profilierungsvorwurf von Kollegen! - Nicht ärgern! -

„Wer viel bewegt, wird viel Staub aufwirbeln!“


Platz 5

Achten und schätzen Sie ältere Kollegen/innen!


Platz 4

Hören Sie viel zu!


Platz 3

Arbeiten Sie im Team!Seien Sie kein Einzelkämpfer!Suchen Sie sich Mitstreiter!Bildung von Arbeitskreisen,

Aufbauen von Nachfolgern, etc.


Platz 2

Kritikfähig sein!

Seien Sie nicht beleidigt, wenn Sie jemand kritisiert, versuchen Sie den Kritiker mit ins „Boot“ zu holen und seine Ideen mit zu berücksichtigen!


Platz 1

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