SAP Business One - SEPA

1

C&P Capeletti & Perl

Gesellschaft für Datentechnik mbH

SEPA in SAP Business One - FAQ

Deutsch

18.Dezember 2013

SAP Business One - SEPA

2

Inhalt Welche PAIN-Formate werden für welche Zahlwege verwendet? ......................................................... 4

Welche neuen Felder sind in 9.0 PL08 hinzugekommen? ....................................................................... 4

Wo bekomme ich die Mandats-ID her? .................................................................................................. 5

Umstellung auf SEPA – Wo finde ich Details, welche Einstellungen notwendig sind? ........................... 5

Kurzanleitung, zur Umstellung auf SEPA: ................................................................................................ 6

Warum funktionieren in der aktuellen Version 9.0 PL08/8.82 PL14 die neuen SEPA-Feldfunktionen

noch nicht? .............................................................................................................................................. 7

Wann werden die aktuellen PAIN-Formate ausgeliefert? ...................................................................... 7

Sind in der aktuellen Version 9.0 PL08/8.82 PL14 die aktuellsten SEPA-PAIN-Formate enthalten? ...... 7

Wie ist das Systemverhalten, wenn mit 9.0 PL08/8.82 PL14 die alten PAIN-Formate (008.002.02 und

001.002.03) im Moment genutzt werden? ............................................................................................. 7

Wo finde ich die neuesten PAIN-Formate? ............................................................................................. 7

Wo sind die Vorabankündigungen (Pre-Notifications) zu finden? ......................................................... 8

Wann erfolgt eine Überprüfung der Mandats-ID auf Gültigkeit? ........................................................... 9

Ist der Sequenztyp automatisch umstellbar? .......................................................................................... 9

Ist der Sequenztyp über das DI API ansprechbar? .................................................................................. 9

Ist der Kontoauszug MT940 weiterhin nutzbar? ..................................................................................... 9

Fragen aus der ConCom30: SEPA .......................................................................................................... 10

Welcher Verwendungszweck wird angezeigt? .................................................................................. 10

Wie kann der Verwendungszweck im File geändert werden, wenn weitere Informationen benötigt

werden? ............................................................................................................................................. 11

Wo ist die Vorabankündigung hinterlegt und ist diese auch in Deutsch verfügbar? ........................ 11

Welcher Sequenztyp ist zu verwenden, wenn zuvor schon Lastschriften durchgeführt wurden? ... 11

Was ist, wenn eine Rechnung sofort fällig ist, dann ist eine Vorlaufzeit von 5 Tagen nicht möglich?

........................................................................................................................................................... 11

Was ist, wenn Lastschriften nach Fälligkeit eingereicht werden? .................................................... 11

Wenn die Bankdatei weit vor Fälligkeit an die Bank übergeben wird, dann ist der Beleg im System

bereits ausgeglichen? ........................................................................................................................ 11

Gibt es die Möglichkeit den Sequenztyp per DTW zu importieren? ................................................. 11

Wann gibt es die Möglichkeit, dass nach dem ersten Einzug von FRST auf RCUR umgestellt wird? 11

Welches Kennzeichen steuert, ob die Lastschrift als Basis- oder Firmenlastschrift erstellt wird bzw.

SAP Business One - SEPA

3

wie wird danach unterschieden? ...................................................................................................... 11

Gibt es eine erweiterte Auswahlmöglichkeit für den Zahlungsassistent, nach Basis-

/Firmenlastschrift, Sequenztyp ect.? ................................................................................................ 12

Wird CORE1-Unterstützung angeboten? .......................................................................................... 12

Ist die Eingabe der IBAN und BIC ohne Kontonummer möglich? ..................................................... 12

Wenn der Sequenztyp auf FINAL umgestellt wird, ist dann auch nur eine Buchung möglich? ........ 12

Kann eine Rechnung ohne Mandat bzw. mit einem abgelaufenen Mandat erfasst werden?.......... 12

Der Feiertagskalender wird nicht automatisch auf 2014 aktualisiert, hier müssen alle Kunden

angepasst werden? ........................................................................................................................... 12

Wann ist SEPA in SAP Business One Version for SAP HANA verfügbar? ........................................... 12

SAP Business One - SEPA

4

Welche PAIN-Formate werden für welche Zahlwege verwendet? PAIN 001.002.03 für Ausgang Überweisung.

PAIN 008.002.03 für Eingang Überweisung (=Lastschrift).

Welche neuen Felder sind in 9.0 PL08 hinzugekommen? SEPA-Gläubiger-ID

Unter Administration -> Systeminitialisierung -> Firmendetails -> Buchhaltungsdaten

Dies ist eine Identifikationsnummer, die von der Bundesbank vergeben wird, die das Unternehmen

eindeutig identifiziert. Diese ID wird für die Teilnahme am SEPA-Lastschriftverfahren benötigt. Diese

ID wird mit in die Zahlungsdatei übernommen.

SEPA-Sequenztyp

Unter Geschäftspartner -> Geschäftspartner-Stammdaten -> Zahlungsbedingungen ->

Geschäftspartnerbankkonten – Definition

Sequenztypen werden nur für Lastschriften benötigt. In diesem Feld wählen Sie den entsprechenden

Sequenztyp aus.

Hinweis: Bei der wiederkehrenden Lastschrift muss die Umstellung des Sequenztyps, d.h. von FRST

auf RCUR bzw. FNAL, durch den Endanwender erfolgen.

Mandatsreferenz

Unter Geschäftspartner -> Geschäftspartner-Stammdaten -> Zahlungsbedingungen ->

Geschäftspartnerbankkonten – Definition (siehe Screenshots SEPA-Sequenztyp)

Validierung auf Eindeutigkeit, ob diese Mandats-ID bereits verwendet wurde oder nicht.

Ablaufdatum des Mandats

Unter Geschäftspartner -> Geschäftspartner-Stammdaten -> Zahlungsbedingungen ->

Geschäftspartnerbankkonten – Definition (siehe Screenshots SEPA-Sequenztyp)

Ein Mandat ist 36 Monate lang gültig.

- Wenn nun ein Mandat mehr als 36 Monate nicht genutzt wurde, läuft dieses automatisch ab.

- Wenn ein Mandat verwendet wurde, wird dessen Gültigkeit wieder um 36 Monate verlängert.

SAP Business One - SEPA

5

In SAP Business One ist das Systemverhalten so, wenn dieses Feld freigelassen wird, d.h. es wird kein

Datum eingetragen, verlängert sich die Laufzeit automatisch um 36 Monate, sobald das Mandat

verwendet wurde.

Wird in dieses Feld ein Datum eingetragen, weil das Mandat beendet wird, z.B. durch Kündigung des

Mandats, dann wird die Lastschrift auch nicht durchgeführt. Diese Transaktion ist nach Durchführung

des Zahlungsassistenten unter „Nicht berücksichtige Transaktionen“ zu finden.

Wo bekomme ich die Mandats-ID her? Die Mandats-ID wird vom Anwender selbst generiert werden. Empfohlen wird die Verwendung der

GP-Nummer, mit einem anschließenden Zähler. Dadurch ist die Eindeutigkeit der Mandats-ID

gewährt.

Z.B. Kundennummer C20032 -> Mandats-ID 20032001.

Umstellung auf SEPA – Wo finde ich Details, welche Einstellungen

notwendig sind? Bitte nutzen Sie für die detaillierte Vorgehensweise den How-to-Guide: „How to Use Standard SEPA

Bank File Formats“, indem die Details zur Umstellung stehen. Das Dokument finden Sie auf der SEPA-

Landingpage unter http://sappartneredge.com/b1/sepa.

SAP Business One - SEPA

6

Kurzanleitung, zur Umstellung auf SEPA: - Eingabe der SEPA-Gläubiger-ID in den Firmendetails.

- Einrichten der Zahlwege.

Eingehende Überweisungen:

Ausgehende Überweisungen:

- Hinterlegen der neuen SEPA-Zahlwege bei den GP-Stammdaten -> Zahlungslauf.

- Bei Lastschrift: Generieren der Mandats-ID, speichern dieser ID im Feld Mandatsreferenz und

hinterlegen des Sequenztyps in der Geschäftspartnerbankkonten-Definition, in den

jeweiligen GP-Stammdaten.

SAP Business One - SEPA

7

Warum funktionieren in der aktuellen Version 9.0 PL08/8.82 PL14 die

neuen SEPA-Feldfunktionen noch nicht? In der aktuellen Version werden noch die alten PAIN-Formate verwendet. Die Zuordnung der neuen

SEPA-Felder und das damit zusammenhängende Mapping der Felder erfolgt erst mit Auslieferung der

aktuellsten PAIN-Formate.

Wann werden die aktuellen PAIN-Formate ausgeliefert? Die aktuellen PAIN-Formate sind über den Hinweis 1912609 verfügbar.

Sind in der aktuellen Version 9.0 PL08/8.82 PL14 die aktuellsten

SEPA-PAIN-Formate enthalten? Stand KW50 sind die aktuellsten PAIN-Formate noch nicht enthalten. D.h. in den aktuellen Patches

8.82 PL 08 und 9.0 PL14 sind die PAIN-Formate vorhanden, die zu Beginn des Jahres 2013 über den

Hinweis 1757690 ausgeliefert wurden, PAIN 008.002.02 und 001.002.03. Die neuesten PAIN-

Formate werden werden über den Hinweis 1912609 ausgeliefert.

Wir empfehlen, dass Sie die neuesten PAIN-Formate einspielen, sobald diese zur Verfügung stehen.

Wenn Sie jedoch die bisherigen PAIN-Formate (008.002.02 und 001.002.03) weiterhin nutzen

möchten, müssen Sie dies mit Ihrer Bank abklären, ob diese Formate dort noch akzeptiert werden.

Wie ist das Systemverhalten, wenn mit 9.0 PL08/8.82 PL14 die alten

PAIN-Formate (008.002.02 und 001.002.03) im Moment genutzt

werden? Im Moment ist es möglich die bisherigen PAIN-Formate mit den aktuellen PL14/08 zu nutzen.

Allerdings ist es so, dass die Zuordnung der neuen Business-One-Felder und das damit

zusammenhängende Mapping der Felder erst mit der Auslieferung der neuen PAIN-Formate

(voraussichtlich KW51) erfolgt.

Wenn Kunden bereits SEPA nutzen und auf die aktuelle Version 9.0 PL08/8.82 PL14 upgraden, sind

zwar die neuen SEPA-Felder vorhanden, allerdings werden diese Felder von den alten PAIN-Formaten

noch nicht ausgelesen.

Dies kommt daher, da in den niedrigeren Versionen von SAP Business One die jetzt neuen SEPA-

Felder anders umgesetzt wurden. Daher werden die Informationen, wie die Gläubiger-ID oder der

Sequenztyp, erst mit Auslieferung der aktuellsten PAIN-Formate automatisch diesen Feldern

zugewiesen.

Wo finde ich die neuesten PAIN-Formate? Die neuesten PAIN-Formate werden über den Hinweis 1912609 veröffentlicht. Wie können die neuen

PAIN-Formate eingespielt werden?

SAP Business One - SEPA

8

Pfad: Administration > Definition > Bankenabwicklung > Zahlwege

Sollten bankspezifischen Änderungen notwendig sein, können diese Modifikationen über den EFM

gemacht werden.

Wo sind die Vorabankündigungen (Pre-Notifications) zu finden? In der Ausgangsrechnung im Register Buchhaltung

SAP Business One - SEPA

9

Wann erfolgt eine Überprüfung der Mandats-ID auf Gültigkeit? Die Überprüfung der Gültigkeit der Mandats-ID erfolgt bei Erstellung der Ausgangsrechnung.

Wenn die Gültigkeit der Mandats-ID abgelaufen ist, erhält der Anwender beim Hinzufügen der

Rechnung eine Systemmeldung, dass das Mandat nicht mehr gültig ist.

Ist der Sequenztyp automatisch umstellbar? Wie im SEPA-Guide beschrieben, ist eine automatische Umstellung des Sequenztyps nach der ersten

FRST auf wiederkehrende RCUR momentan nicht möglich. Diese Umstellung kann nur manuell

durchgeführt werden.

Ist der Sequenztyp über das DI API ansprechbar? Der Sequenztyp ist Stand heute über die DI API nicht ansprechbar.

Ist der Kontoauszug MT940 weiterhin nutzbar? Die Banken unterstützen weiterhin den MT940, daher kann dieser noch genutzt werden.

SAP Business One - SEPA

10

Fragen aus der ConCom30: SEPA

Welcher Verwendungszweck wird angezeigt?

Inhalt Verwendungszweck im Standardformat für SEPA Lastschrift:

left(concat(node-concat(%DocumentNum,'/'),'/',node-

concat(%DocPaymentAmount_wCurrency,'/'),'/',node-concat(%DocumentPostDate,'/')),140)

Inhalt Verwendungszweck im Standardformat für SEPA Überweisung:

left(concat(node-concat(%BPReferenceNum,'/'),'/',node-

concat(%DocPaymentAmount_wCurrency,'/'),'/',node-concat(%DocumentPostDate,'/'),'/',node-

concat(%DocumentRemarks,'/'),'/',node-concat(%DocumentPaymentReference,'/')),140)

SAP Business One - SEPA

11

Wie kann der Verwendungszweck im File geändert werden, wenn weitere

Informationen benötigt werden? Die Änderung kann im EFM erfolgen. Der Verwendungszweck ist im Objekt <RmtInf> <Ustrd> zu

finden (siehe Screenshot oben)

Bitte beachten Sie, dass sie für den Verwendungszweck max. 140 Zeichen verwenden können.

Wo ist die Vorabankündigung hinterlegt und ist diese auch in Deutsch

verfügbar? Siehe S.7 in diesem Dokument, Frage: Wo sind die Vorabankündigungen (Pre-Notifications) zu

finden?

Die Vorabankündigung ist dort auch in Deutsch verfügbar.

Welcher Sequenztyp ist zu verwenden, wenn zuvor schon Lastschriften

durchgeführt wurden? Bitte klären Sie das Vorgehen in diesem Fall mit der Bank, welcher Sequenztyp verwendet werden

soll. Dies hängt mit dem Prozessablauf bei den Banken zusammen und ist unabhängig von SAP

Business One.

Was ist, wenn eine Rechnung sofort fällig ist, dann ist eine Vorlaufzeit von 5

Tagen nicht möglich? Die Vorlauffristen sind SEPA-Regeln für die Durchführung von Lastschriften und sehen abhängig von

der Art der Lastschrift unterschiedliche Zeiträume vor. Die Empfehlung ist, sich an diese

Vorlauffristen zu halten, um den reibungslosen Einzug der Lastschriftbeträge sicherstellen zu können.

Was ist, wenn Lastschriften nach Fälligkeit eingereicht werden? Dies muss bei der jeweiligen Bank erfragt werden.

Wenn die Bankdatei weit vor Fälligkeit an die Bank übergeben wird, dann

ist der Beleg im System bereits ausgeglichen? Zur Überwachung gäbe es die Möglichkeit, dem Einzug auf ein Interimskonto zu buchen.

Gibt es die Möglichkeit den Sequenztyp per DTW zu importieren? Dies ist im Moment noch nicht möglich, da das DI-Objekt noch nicht zur Verfügung steht. Die

Freischaltung des DI-Objekts ist für eines der kommenden Patches geplant.

Wann gibt es die Möglichkeit, dass nach dem ersten Einzug von FRST auf

RCUR umgestellt wird? Dies ist für eines der zukünftigen Patches geplant.

Welches Kennzeichen steuert, ob die Lastschrift als Basis- oder

Firmenlastschrift erstellt wird bzw. wie wird danach unterschieden? Für Basis- und Firmenlastschrift werden zwei unterschiedliche Formate ausgeliefert. Die

SAP Business One - SEPA

12

Unterscheidung ist abhängig davon, welches PAIN-Format genutzt wird und wird darüber gesteuert.

Es wird empfohlen je einen Zahlweg für Basis- und einen für Firmenlastschriften anzulegen, das

Format entsprechend zuzuordnen und den gewünschten Zahlweg im Geschäftspartner zu

hinterlegen.

Gibt es eine erweiterte Auswahlmöglichkeit für den Zahlungsassistent, nach

Basis-/Firmenlastschrift, Sequenztyp ect.? Zurzeit gibt es keine erweiterte Auswahlmöglichkeit nach Lastschrifttyp oder Sequenztyp zu filtern?

Wird CORE1-Unterstützung angeboten? Dies ist ein zusätzlicher ggf. kostenpflichtiger Service der Banken, zur Verkürzung der Einreichfrist der

SEPA Basislastschrift. Dies wird derzeit durch SAP Business One nicht unterstützt. Ein bestehendes

Zahlungsformat für die Basislastschrift kann aber entsprechend über den Electronic File Manager

angepasst werden.

Ist die Eingabe der IBAN und BIC ohne Kontonummer möglich? Derzeit muss die Kontonummer noch mit angegeben werden.

Wenn der Sequenztyp auf FINAL umgestellt wird, ist dann auch nur eine

Buchung möglich? Die Empfehlung ist, dass mit der Umstellung auf FINAL auch das Ablaufdatum für das Mandat

eingetragen wird. Damit greift dann die Validierung der Mandatsgültigkeit beim Erstellen einer

Ausgangsrechnung und der Zahldatei für die Bank über den Zahlungsassistent.

Kann eine Rechnung ohne Mandat bzw. mit einem abgelaufenen Mandat

erfasst werden? Siehe S.8 in diesem Dokument, Frage: Wann erfolgt eine Überprüfung der Mandats-ID auf Gültigkeit?

und S.3/4 Feldbeschreibung: Ablaufdatum des Mandats.

Der Feiertagskalender wird nicht automatisch auf 2014 aktualisiert, hier

müssen alle Kunden angepasst werden? Der Feiertagskalender muss manuell angepasst werden.

Wann ist SEPA in SAP Business One Version for SAP HANA verfügbar? SEPA ist für B1H 9.0 für Januar 2014 geplant.