SERTIFIKASYON PROTOKOLÜ - UTZ

SERTIFIKASYON PROTOKOLÜ Versiyon 4.1 Ocak 2016

www.utz.org 1

Bu belgenin kopyaları ve çevirileri

UTZ websitesinde elektronik biçimde mevcuttur:

www.utz.org

Lütfen yorumlarınızı veya önerilerinizi şu adreslere gönderin:

[email protected]

[email protected]

[email protected]

[email protected]

Veya normal posta yoluyla:

UTZ

Standard and Certification Department

De Ruyterkade 6 bg

1013 AA Amsterdam

Hollanda

© UTZ 2015 Bu yayımın hiçbir kısmı bir geri çağırma sisteminde yeniden üretilemez, kaydedilemez veya kaynak gösterilmeden herhangi bir şekilde veya elektronik, mekanik, fotokopi, kayıt veya başka şekillerde iletilemez.

http://www.utzcertified/

mailto:[email protected]




mailto:[email protected]@utz.org

mailto:[email protected]@utz.org

www.utz.org 2

İçindekiler 1. GİRİŞ............................................................................................................................................................. 3

1.1. Sertifikasyon Protokolü nedir? ......................................................................................................... 3

1.2. Neden güncellenmiş versiyon? ......................................................................................................... 3

1.3. Sertifikasyon Protokolü versiyon 4.1'a ne zaman uyulmalı? .............................................................. 3

1.4. Bu dokümanın kapsamı ................................................................................................................... 4

1.5. Diğer ilgili dokümanlar ve çeviriler ................................................................................................... 4

1.6. UTZ ile iletişim ................................................................................................................................. 5

1.7. Kısaltmalar ...................................................................................................................................... 5

1.8. Tanımlar .......................................................................................................................................... 6

1.9. Ulusal yasalara uygunluk.................................................................................................................. 7

2. SERTİFİKASYON SÜRECİ ......................................................................................................................... 8

2.1. Giriş ................................................................................................................................................. 8

2.2. Kimler belgelendirilmeli ve/veya lisans almalı? ................................................................................. 8

2.3. Genel sertifikasyon süreci .............................................................................................................. 11

2.4. Davranış Kuralları Sertifikasyon Süreci ........................................................................................... 17

2.5. Gözetim Zinciri için Sertifikasyon Süreci ........................................................................................ 22

2.6. UTZ tarafından saklı tutulan haklar ................................................................................................ 25

3. SERTİFİKASYON KURUMLARI ............................................................................................................... 27

3.1. CB onay gereksinimleri .................................................................................................................. 27

3.2. CB onay prosedürü ........................................................................................................................ 30

3.3. CB'lerin yükümlülükleri .................................................................................................................. 31

4. UTZ PROGRAMININ TEMİNATI .............................................................................................................. 34

4.1. Şikâyet Prosedürü ......................................................................................................................... 34

4.2. CB Denetim Sistemi ....................................................................................................................... 34

4.3. Yaptırım Politikası ......................................................................................................................... 34

4.4. CB Eğitim Programı ....................................................................................................................... 34

Ek 1: Dış Yetiştiricileri içerecek Ek Kurallar sertifikasyonu seçeneği ................................................................ 37

www.utz.org 3

1. GİRİŞ

1.1. Sertifikasyon Protokolü nedir? UTZ, sürdürülebilir çiftçilik için kullanılan dünya çapında tanınmış bir program ve etikettir. UTZ Sertifikasyon Protokolü UTZ sertifikalı üye veya onaylı UTZ Sertifikasyon Kurumu (Certification Body- CB) olmak için gerekli süreci tanımlar. Bu doküman hangi üyelerin bir denetime tâbi olması, nasıl ve ne zaman bu denetimin yapılması gerektiğini açıklar. Sertifikasyon Protokolü aynı zamanda CB ile UTZ arasındaki ilişkiyi tesis eden düzenlemeleri de belirler. UTZ Sertifikasyon Protokolü dört bölümden oluşur:

1. GİRİŞ: neden güncellenmiş versiyon, kapsam, kısaltmalar ve tanımlar gibi gelen hususları kapsar.

2. SERTİFİKASYON SÜRECİ: UTZ standartlarına dayalı olarak sertifikasyon için gerekli prosedür ve şartları açıklar.

3. SERTİFİKASYON KURUMLARI: CB kadrosunun (Program Yöneticisi, Onaylayıcılar ve denetçiler) ve

UTZ sorumluluklarıyla birlikte, aynı zamanda CB'ler için onay prosedürünü ve bunun gereksinimleri açıklar.

4. TEMİNAT:UTZ.Şikayet Prosedürü, CB Denetim Sistemi, Müeyyide Politikası ve CB Eğitim Programı

dâhil olmak üzere, UTZ programının teminat sistemini açıklar.

1.2. Neden güncellenmiş versiyon?

UTZ standartları ve politikaları, UTZ programlarındaki farklılıklar, standartlara/politikalara ilişkin geçmiş tecrübeler ve paydaşların geri bildirimleri doğrultusunda periyodik olarak revize edilir, geliştirilir ve güncellenir.

UTZ Sertifikasyon Protokolünün (versiyon 4.0 Temmuz 2015) önceki versiyonu aşağıdaki gerekçelerle revize edilmiştir:

- UTZ Sertifikasyon Protokolü versiyon 4.0 Temmuz 2015 kapsamındaki (küçük) hataları düzeltmek;

- Gözetim Zinciri denetimlerinin sıklığı ve yoğunluğu ile ilgili majör değişiklikleri tanıtmak.

1.3. Sertifikasyon Protokolü versiyon 4.1'a ne zaman uyulmalı? UTZ Sertifikasyon Protokolü versiyon 4.1 Ocak 2016, UTZ Sertifikasyon Protokolü versiyon 4.0 Temmuz 2015'in yerine geçer. Versiyon 4.1, versiyon 4.0 Temmuz 2015'in değiştirilmiş versiyonudur. 1 Ocak 2016 tarihinden itibaren, UTZ Sertifikasyon Protokolü versiyon 4.1 Temmuz 2016 zorunlu hale gelmektedir ve versiyon 3.0 Eylül 2012'nin yanı sıra versiyon 4.0 Temmuz 2015 de geçerliliğini yitirmektedir. UTZ Protokolünün önceki versiyonları altında onaylanan CB'ler ve personeli UTZ Protokol 4.1 altında onaylı durumlarını sürdürmektedir ve önceden onaylanan ofisleri, kapsamları, Program Yöneticileri ve Sertifikerler için başvurularını yeniden göndermeleri gerekli değildir.. Aynı şekilde CB tarafından onaylanan denetçiler (kurum içi olarak) onaylı durumları sürdürmektedir. Ancak, 1 Ocak 2016 sonrası, tüm onaylı ofislerin, Sertifikerlerin, Program Yöneticilerinin ve Denetçilerin bölüm 3.1 ve 4.4 kapsamında açıklanan şekilde eğitim gerekliliklerine uymaları gerekmektedir.

www.utz.org 4

1.4. Bu dokümanın kapsamı Bu doküman aşağıda belirtilen taraflar için geçerlidir:

- UTZ üyeleri - Muhtemel ve onaylı CB'ler - UTZ

1.5. Diğer ilgili dokümanlar ve çeviriler Sertifikasyon Protokolü farklı dillere çevrilmiştir. Çevirisi yapılmış diğer versiyonlarındaki herhangi bir bilginin doğruluğundan şüphe edildiğinde, lütfen yasal ve bağlayıcı versiyon olan İngilizce versiyona başvurunuz. İlgili ilave dokümanların yanı sıra çeviriler de UTZ internet sayfasında bulunmaktadır. Bu dokümanlar arasında aşağıdakiler yer almaktadır:

- Davranış Kuralları (Kurallar): üreticiler/üretici grupları için hazırlanmış, daha iyi çiftçilik metotları ve çalışma koşulları ile birlikte doğa ve gelecek nesiller için daha iyi bakımı tanımlayan bir standarttır. Eğer bir üretici/üretici grubu Kurallar gereksinimlerinin uygular ve bir CB tarafından sertifikasyon onayı ile sonuçlanmış bir denetimden geçerse, bu durumda UTZ belgeli ürünleri satmalarına izin verilir.

- Gözetim Zinciri Standardı (ChoC): UTZ belgeli ürünlerin fiziksel ve idari (kütle denkliği

durumunda) olarak UTZ sertifikalı üreticiler ile ilişkilendirildiği ve UTZ belgeli ürünlerin

izlenebilirliğinin garanti edildiği yüksek seviyeli bir güvenin tesis edilmesi maksadıyla tedarik

zincir aktörleri (SCA'lar) için oluşturulmuş standarttır. Gözetim Zinciri Standardı doğrultusunda

yapılan belgelendirme ile, belgelendirilmiş tedarik zinciri bileşenlerinin (SCA-Supply Chain Actor)

sattığı ürünlerin UTZ belgeli olduğu ve bunlara UTZ tarafından belirlenmiş gereksinimlerin

gerektirdiği şekilde elleçlendiği ve işleminin yapıldığı garanti altına alınır.

- Onaylı CB Listesi: UTZ tarafından UTZ belgelendirme denetimini yapmak üzere yetkilendirilmiş CB'leri gösteren listedir. Her bir CB'nin denetim yapabileceği bölge/ülke de listede belirtilmektedir.

- Kurallar ve ChoC kontrol listesi: tüm kontrol noktalarının (CP'lerin) özet listesi ve takip ve değerlendirme amaçlı soruları ve açıklama eklemek için ilave kolonu içeren liste. Bu dokümanlar öz-değerlendirmelerini yapmak için üyeler (ve onların alt yüklenicileri) ve denetlemeleri yapmak için CB denetçileri tarafından (bölüm 2.3'e bakınız) kullanılmalıdır.

- Etiket ve Marka Politikası gereksinimleri aşağıdaki kapsamda tanımlayan dokümandır:

o Perakende ürünlerin ve gıda endüstrisi ürünlerinin ambalaj etiketlerinde, ör. perakende

piyasası için paketler veya ev-dışı piyasa için kahve çekirdeği paketleri üzerindeki UTZ etiketi.

o UTZ markasının ambalaj dışı maksatlarla kullanımı, ör. UTZ markasının bir internet sayfası,

reklam veya şirket raporunda kullanılması.

Etiketleme,UTZ sertifikalı bileşenlere ilişkin yapılan logolu ve logosuz tüm atıf, gönderme ve ilgileri kapsar. Doğru imla (metin hakkı) ile birlikte doğru logo detayları (renk, pozisyon, boyut) da politikanın bir parçasıdır.

www.utz.org 5

- UEBT/UTZ Bitkisel Çay için Program Rehber Dokümanı Union for Ethical Bio Trade (Etik Biolojik

Ticaret Birliği) ve UTZ birleşik bitkisel çay programına göre sertifikasyon yapısını ve sürecini açıklayan

dokümandır.

1.6. UTZ ile iletişim CB Desteği CB'ler aşağıdaki e-posta adreslerini kullanarak UTZ Standartlar ve Sertifikasyon departmanı ile iletişim kurabilirler, ör. UTZ standartlarına ilişkin sorular için, Sertifikasyon Protokolüne uyum konusundaki problemler için, üyeler hakkında görüşme için (ör. sertifikasyon ve lisansların askıya alınması veya iptali), CV onayı ve eğitim için.

- [email protected] Coffee sertifikasyonu için

- [email protected] Kakao sertifikasyonu için

- [email protected] Çay sertifikasyonu için (Rooibos ve Bitkisel Çay dâhil)

- [email protected] Fındık sertifikasyonu için

- [email protected] CB hesapları ve onayları için

- [email protected] CB denetimi için

- [email protected] CB eğitimi için

Üye Desteği Üyeler aşağıdaki e-posta adreslerini kullanarak UTZ Üye Destek Ekibi ile iletişime geçebilirler, ör. UTZ standartlarına ilişkin sorular için, bu Sertifikasyon Protokolüne uyumla ilgili problemler için ve denetim muafiyeti kapsamındaki başvurular için.

- [email protected] Kahve için

- [email protected] Kakao için

- [email protected] Çay için (Rooibos ve Bitkisel Çay dâhil)

- [email protected] Fındık için

İzlenebilirlik Desteği (üyeler ve CB'ler için) Good Inside Portal (GIP) izlenebilirlik sisteminin kullanımı ve sisteme erişim konusunda yardım almak için üyeler ve CB'ler aşağıdaki e-posta adresleriyle iletişime geçebilirler.

- [email protected] Kahve için

- [email protected] Kakao için

- [email protected] Çay için (Rooibos ve Bitkisel Çay dâhil)

- [email protected] Fındık için

1.7. Kısaltmalar Bu dokümanda kullanılan kısaltmalar şağıda sunulmuştur: CB Sertifikasyon Kurumu (Certification Body) Kurallar Davranış Kuralları (Code of Conduct) ChoC Gözetim Zinciri (Chain of Custody) Standart CP Kontrol Noktası (Control Point) GIP Good Inside Portal internet sayfası (Good Inside Portal)1

1 UTZ’ın çevrim içi Sertifika Yönetim ve Takip Sistemi internet sayfasının adresi: www.goodinsideportal.org















http://www.goodinsideportal.org/

www.utz.org 6

IMS Kurum İçi Yönetim Sistemi (Internal Management System) IP Korunmuş Kimlik (Identity Preserved)(izlenebilirlik seviyesi) MB Kütle Denkliği (Mass Balance) (izlenebilirlik seviyesi) S&C Standartlar ve Sertifikasyon (Standards & Certification) (UTZ departmanı) SCA Tedarik Zinciri Aktörü (Supply Chain Actor) SG Tecrit (Segregation) (izlenebilirlik seviyesi)

1.8. Tanımlar Aksi belirtilmediği sürece, bu dokümanda yer alan "üretici(ler)", "üretici grub(u/ları)", "SCA(lar)" ve "CB(ler)" terimleri "UTZ sertifikalı üretici(ler)", "UTZ sertifikalı üretici grub(u/ları)", "UTZ sertifikalı SCA(lar)" ve "UTZ sertifikalı CB(ler)" ifade etmektedir.

Denetçi CB adına ve sorumluluğu altında denetim yapmaya haiz kalifiye kişi. Güvenilir bir metodolojiye göre, denetçiler standartlardaki kriterlerin ne kadar iyi karşılandığını değerlendirmek için kanıt toplarlar. Bu kişiler objektif, tarafsız ve yetkin olmalıdırlar.

Denetim UTZ sertifikasyonuna yönelik olarak gereksinimlerin gereğinin hangi seviyede yerine getirildiğini belirlemek için denetim kanıtlarını elde etmek ve kıymetlendirmek amacıyla yapılan sistematik, bağımsız ve belgelenmiş işlemler.

- Sertifikasyon denetimi

Üyenin UTZ sertifikasyonu için gerekli gereksinimleri ne seviyede yerine getirdiğinin ve buna bağlı olarak hangi sertifikasyon kararının alınması gerektiğinin ve bir sertifikanın yayınlanmasının karara bağlanması için CB tarafından gerçekleştirilen denetim.

- İlave denetim Sertifikanın geçerlilik süresi içinde belgelendirme bilgilerindeki değişiklikleri değerlendirmek için CB tarafından icra edilen denetim. İlave denetimler ek miktarın veya yeni işlem faaliyetlerinin sertifikalandırılması için ve/veya sertifikaya yeni alanlarının, bölümlerin ve/veya grup üyelerinin eklenmesi için fırsat yaratır.

- Takip denetimi

CB tarafından düzeltici işlemlerin uygulandığının doğrulaması amacıyla yapılan denetim. Takip denetimleri önceki denetimlerde tespit edilen uygunsuzlukların kapatılması için fırsat sağlar. Takip denetimleri fiziksel denetimler olabilir, ama olmak zorunda değildir.

- Paralel denetim

Bir CB denetiminden sonra aynı denetlenen kuruma/birime UTZ adına yapılan aynı kapsamdaki denetim. Paralel denetimler önceki denetimi yapan CB ve denetçinin performansını ölmek amacıyla icra edilir.

- Fiziksel denetim

UTZ sertifikasyonu için gerekli gereksinimleri ne seviyede yerine getirdiğinin belirlenmesine ilişkin kanıt toplamak için bir denetçinin herhangi bir üyenin tesisine yaptığı ziyaret.

- Ön-denetim CB tarafından (muhtemel) bir üyenin bir denetimde başarılı olması için bu sertifikasyon denetimi öncesinde yapması gereken işlemlere ilişkin değerlendirme yapılması amacıyla icra edilen denetim. Ön denetimler danışmanlık faaliyeti olarak değerlendirilmez.

- Gölge denetimi

CB tarafından icra edilen bir denetime (sertifikasyon veya takip denetimi) katılarak, şahitlik ederek UTZ adına icra edilen denetim. Gölge denetimler denetimi yapan CB ve denetçinin performansını ölmek amacıyla icra edilir.

- Sürpriz denetim

Sertifikanın geçerlilik süresi içinde CB tarafından ve üyeye kısa süre önce haber vererek icra edilen denetimlerdir. Bu üyenin hala tüm gerekli UTZ gereksinimlerini karşılayıp karşılamadığının değerlendirilmesi ve/veya CB'nin denetçisinin son denetimdeki performansını ölçmek maksadıyla icra edilir.

Takvim yılı 1 Ocak ve 31 Aralık tarihleri dâhil olmak üzere bu tarihler arasında kalan süre aralığıdır.

Sertifika Bir üye UTZ standartlarının birindeki veya daha fazlasındaki gereksinimlere uyduğunda, UTZ onaylı CB tarafından tanzim edilen doküman. Sertifika, sertifikalı üyenin GIP üzerinden UTZ belgeli ürünlerin ticaretini yapmak için bulunacağı lisans talebi için bir araç sağlar.

Sertifikasyon Kurumu

Bir veya birden fazla UTZ standardına göre denetimleri icra eden üçüncü bir şirkettir.

Belgelendirici UTZ tarafından sertifikasyon kararlarını almak üzere yetkili kılınarak onaylanmış CB kadro üyesi (veya kiralanmış bağımsız yüklenici)

Düzeltme Uygunsuzluğu ortadan kaldırmak için işlem.

Düzeltici işlem Yeniden meydana gelmesini önlemek için uygunsuzluğun sebebini ortadan kaldırmak amacıyla yapılan işlem. Düzeltici işlemler karşılaşılan uygunsuzlukların etkilerine uygun olmalıdır.

Kurum içi UTZ Davranış Kurallarının tüm ilgili gereksinimlerine grup üyelerinin uygunluğunu değerlendirmek için

http://www.praxiom.com/iso-19011-definitions.htm#Audit_evidence

www.utz.org 7

denetleme IMS adına ve bir veya birden fazla kurum içi denetçi tarafından icra edilen denetim.

Kurum İçi Yönetim Sistemi

Grup ve çoklu-grup Davranış Kuralları sertifikasyonu için gerekli belgelenmiş bir kalite yönetim sistemi. IMS'ın amacı, grubun etkin organizasyonunu ve yönetimini kolaylaştırmak ve grubun ve grup üyelerinin UTZ Davranış Kuralları gereksinimlerine uygun olduğundan emen olmaktır.

Kurum İçi Denetçi

IMS tarafından bireysel grup üyeleri üzerinde kurum içi denetimi yapmak üzere görevlendirilen kişi.

Lisans UTZ tarafından üyelerine verilen UTZ markasını ve UTZ ürünlerine ilişkin alım satım işlemlerinin kaydını tutmaları ve etiketleme onaylarını yönetme ve saklamaları için GIP'yi kullanma izni.

Üye UTZ tescilli tüm üreticiler, üretici grupları ve SCA'lar.

Uygunsuzluk UTZ standartlarından herhangi birinin bir gereksinimini tam olarak yerine getirememek.

Ev Dışı operatör (aynı zamanda gıda sektörü)

Tüketici nihai-ürününü satın alan ve tüketiciye satmadan veya sunmadan önce işleyen şirkettir.

Paralel üretim Aynı çiftliğin bazı tarlalarından UTZ belgeli olarak yetiştirilip, diğer bazı tarlalarında UTZ belgesiz olarak yetiştirilen ürün.

Elleçleme Paketlenmemiş, ambalajına yerleştirilmemiş veya paketi mühürlenmemiş ürün ile teması içeren her türlü faaliyet. Elleçleme olarak kabul edilen faaliyetler ürünlerin ChoC'a ait spesifik eklerinde listelenmiştir.

Üretici Çiftliği temsil eden ve çiftlik tarafından satılan ürünlerden sorumlu olan kişi veya organizasyon.

Üretici grup Ortam bir IMS'e sahip ve "Grup sertifikasyonu" veya "Çoklu-Grup sertifikasyonu " altında birlikte sertifikalandırılmış bir grup organize üretici. Grup bir şirket veya kooperatif oluşturacak şekilde organize olabilir veya bir tedarik zinciri aktörü (ihracatçı gibi) veya başka bir tüzel kişilik tarafından yönetilebilir.

Perakendeci Tüketicilere doğrudan ulaşabilen en son tüketici nihai ürününün satışını yapan süpermarket veya başka bir merkez. Toptancılar da bu kategoride yer almaktadır.

Sigorta Program Yöneticisi

UZT programında CB'nin hesaplarının idari yönetiminden sorumlu CB kadro üyesi.

Öz-değerlendirme

Üyenin bir veya birden fazla UTZ standardını uygulama seviyesini belirlemek üzere, kendi kendine yaptığı veya kendi adına başka birine yaptırttığı değerlendirme.

Küçük Miktar CA

Toplam ürünün (UTZ ürünü + aynı ürünün UTZ ürünü olmayanı) küçük bir miktarına elleçleme yapan bir SCA, Bu kategoriyi belirleyen miktar üründen ürüne farklılık gösterir (bölüm 2.2'ye bakınız)

Alt yüklenici Sertifikalı/onaylı veya muhtemel bir üye veya CB tarafından UTZ sertifikaları/onayları kapsamındaki belirli görevleri yerine götürmek için sözleşme ile görevlendirilen bir birey veya tüzel kişilik (ör. üretici / üretici grubu, CB, denetçi. Onaylayıcı).

Özet Raporu GIP'de yer alan ve CB'ler tarafından denetleme raporlarının UTZ'a bildirilmesi için kullanılan anket formu. Bu özet raporu lisans talep işleminin bir parçası olarak doldurulur.

Tedarik Zinciri Aktörü

UTZ tedarik zinciri içinde çalışan ve bir üretici/üretici grubu teşkil etmeyen tüzel kişilik. SCA örneği olarak imalatçılar (alt yükleniciler dâhil) ve tüccarlar verilebilir.

UTZ belgeli ürün

IP ve SG için, UTZ sertifikalı üreticiler /üretici grupları tarafından üretilen ve UTZ belgesiz ürünlerden fiziksel olarak ayrı tutulan ürün. MB için, UTZ sertifikalı üretici/ üretici grubu tarafından üretilen aynı miktardaki ürün ile idari olarak ilişkilendirilen ürün.

1.9. Ulusal yasalara uygunluk UTZ üyelerinin ve CB'lerin görev yaptıkları bölgelerde sosyal, ekonomik ve çevresel şartların geliştirilmesinde örnek niteliğinde olmaları için yoğun çaba gösterir. Bu bağlamda, üyeler ve CB'ler ulusal yasalara, düzenlemelere ve sektörel anlaşmalara veya toplu sözleşme anlaşmalarına uyarlar.

www.utz.org 8

2. SERTİFİKASYON SÜRECİ

2.1. Giriş Sürdürülebilir çiftçiliği teşvik etmek için, UTZ Davranış Kuralları (Kurallar) ve Gözetim Zinciri Standardı (ChoC) adıyla iki standart geliştirmiştir (Bölüm 1.5'e bakınız). Ürünlerini UTZ belgesiyle satmak ve/veya almak isteyen üreticiler / üretici grupları ve SCA'lar bir UTZ üyesi2 olmalı ve ilgili standart(lar)da yer alan gereksinimleri yerine getirmelidirler.3 UTZ markasının kullanabilmek için, üyelerin pek çoğunun aynı zamanda belgelendirilmeleri (bir sertifikasyon denetimine tâbi tutularak) ve/veya bir lisans almaları gerekir. Bu bölümün kalan kısmı hangi üyeler için durumun böyle olduğu açıklamakta ve sertifikasyon ve lisans sürecini anlatmaktadır.

2.2. Kimler belgelendirilmeli ve/veya lisans almalı?

Kimler belgelendirilmeli? Sertifikasyon (belgelendirilme) bağımsız bir kurum kararıyla ilgili ürünün, servisin veya sistemin belirli gereksinimleri karşıladığına dair yazılı olarak verilen güvencedir.(bir sertifika). UTZ sertifikasyonu için, Kurallar ve/veya ChoC gereksinimlerine göre UTZ onaylı bir CB'nin denetim yapmasını gereklidir. Üreticiler/ Üretici Grupları Ürünlerini UTZ belgeli olarak satanı tüm üreticiler / üretici grupları Kurallar'a göre belgelendirilmek zorundadır. Üreticiler / üretici grupları aynı zamanda ChoC'a göre de belgelendirilmelidir, eğer bunlar:

Kurallar kapsamında yer almayan elleçleme faaliyeti icra ediyorlarsa4, ve/veya

UTZ belgeli ürünü bir veya daha fazla sayıda UTZ sertifikalı üyeden satın alıyor ve ChoC sertifikasyonu için aşağıda açıklanan üç kriteri karşılıyorlarsa.

Tedarik Zinciri Aktörü Eğer aşağıdaki üç kriteri karşılıyorlarsa, SCA'lar ChoC gereksinimlerine göre belgelendirilmelidir.

1. UTZ belgeli ürünün yasal mülkiyetini alma

2. UTZ belgeli ürüne elleçleme: (SCA'nın kendisi veya alt yüklenicisi tarafından) paketsiz, torbasız veya açık ürünler üzerinde yapılan her türlü işlem elleçleme olarak addedilir. ChoC ürün ekleri belirli ürünler için elleçleme sayılan faaliyetlerin listesini belirtmektedir.

2 Ücretlerin de açıklandığı UTZ internet sayfasından kayıt yaptırarak bu işlem başlatılabilir.

3 Marka sahibi olmayan perakendeciler hariç. UTZ ürünü hak talebinde buldukları durumda bu şirketlerin üye olarak kayıt yaptırmalarına gerek yoktur. 4 Kurallar kapsamında yer alan tüm elleçleme faaliyetleri aşağıdaki şu seviyeleri kadar olanları içermektedir:

Kahve: yeşil kahve üretimi Kakao: kakao tanelerinin kurutulması, gruplandırılması veya paketlenmesi Çay: işlenmiş çayın üretimi Rooibos: tüketici nihai ürününün paketlenmesi Fındık: Kabuklu fındık üretimi

www.utz.org 9

3. UTZ hakkında ürün hakkı talebinde bulunma: Ürünün satışı veya sunumuna ilişkin olarak, ürün üzerinde veya ürün haricinde logolu veya logosuz UTZ'ın kendisinin veya statüsünün bir kısmına veya tamamen yönelik olarak her türlü niyet ve amaçla, UTZ veya bir ürün veya bileşen(ler)in sürdürülebilirliği ve sorumlu tedariki kapsamında yapılan tüm referans, gönderme ve atıflar ürün hakkı kapsamında değerlendirilir5. Bu işletmeden-işletmeye ve işletmeden-tüketiciye olabilir. UTZ, bir hususun bir ürün talebi olarak değerlendirilip değerlendirilmeyeceği konusunda nihai kararı verme hakkını saklı tutar.

Takip eden örnekler ürün hakkı kabul edilir: o Eğer bir üye müşterilerine bir faturada UTZ'dan veya ürün veya bileşen(ler)in

sürdürülebilirliği veya tedarikinden bahsederse; o Canlı olarak, basında, reklamda veya satış noktasında yapılanlar da dâhil olmak üzere, eğer

bir üye marka veya ürün bildirimlerinden UTZ'a veya ürün veya bileşen(ler)in sürdürülebilirliğine veya tedarikine atıfta bulunursa;

o Eğer bir üye kendisine gönderilen ürünlerde UTZ'a veya ürün veya bileşen(ler)in sürdürülebilirliğine veya tedarikine atıfta bulunuyorsa.

Çay ve rooibos sertifikasyonu için, aşağıdaki kurallar uygulanır: - Çay sertifikasyonu için,Yapılmış çaya kadar işleme yapan Tedarik Zinciri Aktörlerinin Temel kurallara

ve Çay modülüne göre sertifikalandırılmaları gerekmektedir. - Rooibos sertifikasyonu için, tüketici nihai rooibos ürününü işleme alan SCA'ların Temel Kurallara ve

Çay Modülüne göre onaylanmaları gerekir. İkincil işlemden sonra yalnızca aktiviteleri yürüten Rooibos SCA'larının ChoC'a göre onaylanmaları gerekir.

Kimlerin belgelendirilmesine gerek yoktur? Tüm UTZ üyelerinin ilgili UTZ standartlarına uyması gerekse de, hepsinin sertifikalandırılmasına ve denetlemeden geçmesine gerek yoktur. Belirli SCA'lar için ChoC'a uygunluğa ilişkin başka teyitler de kabul edilmektedir. UTZ sertifikalı olmak için üç kriteri karşılamaları gerekmeyen SCA'lar Üç kriteri (mülkiyet, elleçleme ve ürün hak talebinde bulunma) karşılamayan SCA'ların belgelendirilmelerine gerek yoktur. Bu SCA'lar aşağıda belirtilmiştir:

1. Alt Yükleniciler:Alt yükleniciler ilgili ChoC gereksinimlerine uymak zorundadırlar, ancak UTZ belgeli ürünün yasal mülkiyetine sahip olmadıklarından sertifikalandırılmalarına gerek yoktur. Alt yüklenici ile çalışan üye alt yüklenicinin ChoC gereksinimlerine uygunluğundan sorumludur. Eğer alt yüklenici halihazırda UTZ ChoC sertifikasına sahipse, SCA tarafından alt yükleniciye yönlendirilen faaliyetlerin CB tarafından denetlenmesine gerek yoktur, geçerli bir ChoC sertifikasının sunulması yeterlidir. Eğer alt yüklenici sertifikalandırılmamışsa, alt yüklenici (veya alt yüklenici le sözleme imzalayan üye alt yüklenici adına) UTZ ChoC kontrol listesini kullanarak bir öz değerlendirme yapmalıdır. CB tarafından alt yükleniciden ilave dokümantasyon talep edilebilir.

5 Genelde ürün talepleri olarak görülmeyen durumlara dair örnekler: CSR raporları (yayımlanan, basılan, çevrimiçi, vb.), reklâmlar veya sürdürülebilir kaynak alıma ilişkin şirket performansına atıfta bulunan diğer yayımlar, hissedarların veya çalışanların kurum içi yazışmaları, sürdürülebilir kaynak alıma ilişkin şirket performansı hakkındaki sürdürülebilir endeksler veya ölçümler, sürdürülebilir kaynak alıma atıfta bulunan veya marka ya da ürünün çoklu onaylı kaynak alımı hakkında şirket düzeyinde diğer yazışmalar.

www.utz.org 10

Risk değerlendirmesine (bölüm 2.5'e bakınız) bağlı olarak CB alt yükleniciyi fiziki olarak denetlemeye karar verebilir. Aşağıdaki tabloda belirtilen elleçleme kapsamındaki faaliyetleri icra eden alt yüklenicilerin fiziki olarak denetlenmeleri gerekmektedir.

Alt yüklenici tarafından icra edilen faaliyetler üyenin faaliyetleri kapsamındakilerin bir parçası olarak kabul edilir, ancak bu alt yüklenicinin belgelendirildiği anlamına gelmez. Bu nedenle alt yüklenicinin adı üyenin sertifikasında yer almaz.

2. UTZ ürününe elleçleme yapmayan SCA'lar: Söz konusu SCA'lar ilgili ChoC gereksinimlerine uymak zorundadırlar, ancak belgelendirilmek yerine Gözetim Zinciri Denetimi Muafiyet Bildirimini imzalayarak UTZ Üye Destek Ekibine sunabilirler (bölüm 1.6'ya bakınız). Bu kategori içinde, UTZ belgeli ürünlerin elleçleme gerektiren faaliyetlerini ChoC sertifikalı üyelerden alan tüccarlar girmektedir.

3. UTZ hakkında ürün taleplerinden bulunmayan SCA'lar; söz konusu SCA'lar ilgili ChoC gereksinimlerine uymak zorundadırlar, ancak belgelendirilmek yerine Gözetim Zinciri Denetimi Muafiyet Bildirimini imzalayarak UTZ Üye Destek Ekibine sunabilirler (bölüm 1.6'ya bakınız).

Küçük Hacimli SCA'lar Küçük bir miktara elleçleme yapan SCA'lar ilgili ChoC gereksinimlerine uymak zorundadırlar, ancak belgelendirilmekten ve bir denetime girmekten muaf tutulabilirler. Böyle bir muafiyetten yararlanabilmek için, Gözetim Zinciri Denetim Muafiyet Bildirimini imzalamaları ve UTZ Üye Destek Ekibine göndermeleri gerekmektedir (bölüm 1.6'ya bakınız). Küçük hacimli SCA'lar UTZ logosuyla satılan tüm ürünler için etiket onayı almak zorundadırlar. Bu muafiyet, Davranış Kuralları sertifikasyonu kapsamına dâhil edilmeyen fiziksel elleçleme aktivitelerini yapan (bkz. bölüm 2.2 altbilgi 4) , yıllık bazda fiziksel olarak aşağıdaki toplam ( UTZ sertifikalı+ UTZ sertifikalı olmayan ürün ) hacimlerden daha azını işleyen bireysel ve çoklu saha üretici firmaları(. tüm sahalar dâhil olmak üzere , tedarik zinciri aktörleri için geçerlidir:

Kahve: 200 MT yeşil kahve eşdeğeri

Çay: 200 MT çay eşdeğeri 6

Kakao: 100 MT kakao tanesi eşdeğeri Perakende ve Ev Dışı İşletmecileri Perakende ve Ev-Dışı işletmecilerin (gıda endüstrisi işletmecileri dâhil) belgelendirilmelerine gerek yoktur. Eğer bunlar UTZ belgeli ürünün marka sahibiyseler, üye olarak kayıt olmaları gereklidir ve UTZ Etiket ve Marka Politikasına uymak ile yükümlüdürler.

6 Çay eşdeğeri, yapılmış çayı, işlenmiş rooibosu, işlenmiş yeşil rooibosu ve kurutulmuş bitkileri içerir

Ürün Elleçleme faaliyetleri

Kahve Yeşil kahve üretimi dâhil olmak üzere bu aşamaya kadar olan tüm elleçleme faaliyetleri

Kakao Kakao tanelerinin kurutulması, gruplara ayrılması veya paketlenmesi dâhil olmak üzere bu aşamaya kadar olan tüm elleçleme faaliyetleri

Çay İşlenmiş çay üretimi dâhil olmak üzere bu aşamaya kadar olan tüm elleçleme faaliyetleri

Roobibos Çayı

Nihai tüketici ürünü paketlemesi dâhil olmak üzere bu aşamaya kadar olan tüm elleçleme faaliyetleri

Fındık Kabuklu fındık üretimi dâhil bu aşamaya kadar olan tüm elleçleme faaliyetleri

www.utz.org 11

UTZ bir Gözetim Zinciri Denetim Muafiyeti Bildirimini imzalayan ve sunan üyeleri denetleme hakkını saklı tutar. Bu denetimlerin amacı bu üyelerin gerçekten sertifikasyondan muaf olduklarının ve geçerli ChoC gereksinimlerini yerine getirdiklerinin teyit edilmesidir. Böyle bir denetimin üyenin ilgili ChoC gereksinimlerine uymadığını veya bir sertifikasyon denetiminden muafiyet için gerekli şartları karşılamadığı ortaya çıkarması durumunda, UTZ yapılan denetimin masrafını üyeye ödetme ve üyenin GIP içindeki lisans ve etiket onaylarını iptal etme yetkisine haizdir.

Kimler GIP içinde lisans sahibi olmalıdır? Lisans, UTZ tarafından üyelerine verilen UTZ markasını ve UTZ ürünlerine ilişkin alım satım işlemlerinin kaydını tutmaları ve etiketleme onaylarını yönetme ve saklamaları için GIP'yi kullanma iznidir. Tüm sertifikalı üyeler ve katkısız UTZ belgeli ürün (şeker, süt, vb. diğer katkı maddeleriyle karıştırılmamış UTZ ürünü) ticareti yapan tüm diğer üyeler geçerli bir lisansa sahip olmak zorundadır. Sertifikalı üyeler için, sertifikasyon sürecinin bir parçası olarak CV GIP üzerinden bir lisans talep eder (bölüm 2.3'de belirtilmiştir). Sertifikasız üyeler (ör. Küçük Ölçekli SCA'lar ve UTZ ürününe elleçleme yapmayan veya hak talep etmeyen SCA'lar) için lisans UTZ Üye Destek Ekibi tarafından üyenin talebi ve gerekli Gözetim Zinciri Denetimi Muafiyet Bildirimlerini tamamlamasının ardından tanzim edilir.

2.3. Genel sertifikasyon süreci Önceki bölümde açıklandığı gibi, UTZ üyelerinin çoğunun İş Ahlakı ve/veya ChoC dokümanlarına göre belgelendirilmesi gereklidir, bu da UTZ onaylı bir CB tarafından denetlenmeleri gerektiği anlamına gelmektedir. Takip eden üç bölüm uygulanacak şartların yanı sıra bu süreçte izlenmesi gereken adımları özetlemektedir. Bölüm 2.4 ve 2.5 sırasıyla Kurallar ve ChoC sertifikasyonlarının özelliklerini açıklarken, bölüm 2.3 Kurallar ve ChoC sertifikasyonlarının her ikisi için nelerin uygulanması gerektiğini anlatmaktadır.

Genel Sertifikasyon Prosedürü Genel sertifikasyon prosedürü takip eden akış diyagramında gösterilmiştir. Detaylı açıklamalar için aşağıdaki tablodan yardım alınabilir.

www.utz.org 12

Genel Sertifikasyon Prosedürü

CBÜye UTZ

1A. UTZ İnternet sayfası üzerine kaydeder 1B. Kaydı onaylar ve üye ID'si, kullanıcı adı ve GIP parolası oluşturur

3. Üye ile kontrat imzalar(en az denetim ücreti, zaman dilimi ve kapsam belirtilerek)

5. Öz-değerlendirmeyi yapar ve bunu denetim öncesinde ilave dokümantasyonla

birlikte CB'ye gönderir

2. UTZ onaylı CB seçimini yapar (birkaç CB'den birden talepte bulunmak tavsiye edilir, önceki yılki CB'yi seçmek zorunlu

değildir)

7. CB ile denetim tarihinde anlaşır

4. Üyeye en son versiyon sertifikasyon dokümanlarını sağlar

6. Denetime hazırlanmak için dokümantasyonu gözden geçirir

16. İşlemi GIP'ye kaydeder ve sertifikasyon bilgilerinde bir değişiklik olması

durumunda CB'yi bilgilendirir

9A. Uygunsuzlukları gidermek için düzeltmeleri ve düzeltici işlemleri uygular

9B. Uygunsuzlukların giderildiğini teyit eder

Üye sertifikalı mı?Evet

11A. Üyeyi ve UTZ'yi bilgilendirir

No

12. Lisans talebini gözden geçirir

Bilgiler doğru, tam ve açık mı? Denetim Sertifikasyon Protokolüne uygun mu?

14A. GIP'deki üye lisansının aktif hale getirir

13A. Daha fazla bilgi, açıklama veya düzeltme talep eder

11B. Sertifikayı ve denetim sonuç raporlarını tanzim eder

ve lisansı GIP'ye bildirir.

13B. Bilgileri açıklar, düzeltir ve/veya tamamlar ve lisans isteğini geri gönderir

Evet

Yeni üye?

EvetNo

Bulunan uygunsuzluklar?

Evet

10. Sertifikasyon kararını alır

8. Denetimi icra eder

No

15. Sertifikasyonu üyeye gönderir

SonNo

www.utz.org 13

Genel Sertifikasyon Prosedürü

1 A Yeni bir üye UTZ internet sayfasındaki kayıt formunu doldurarak kayıt olur.

B UTZ yeni üyeye üyenin ID'sinin, kullanıcı adının ve parolasının da içinde bulunduğu bir kayıt onayını gönderir.

2 Üye CB'yi seçer ve iletişime geçer. CB ile iletişime geçmekten ve uygun zamanda Sertifikasyon Protokolünün bu bölümünde açıklanan sertifikasyon koşullarına göre denetim talep etmekten üye sorumludur. Üyenin ihtiyaçlarının en iyi şekilde karşılayanı seçebilmek için birden fazla CB'den teklif alınması tavsiye edilir. Her yıl aynı CB ile çalışılması zorunluluğu yoktur. Üyenin CB'yi değiştirmesi durumunda, üyeler önceki CB'den yeni CB'ye önceki yılın denetim sonuçlarını göndermesini talep etmek zorundadır. Önceki CB bu talebi 5 iş günü içinde yerine getirmek zorundadır.

3 CB ve üye bir sözleşme imzalarlar.

4 CB üye tarafından okunması ve anlaşılması için UTZ sertifikasyonuna ilişkin ilgili dokümanların en son versiyonlarını (ör. Sertifikasyon Protokolü, Kurallar ve/veya ChoC) üyeye gönderir.

5 Üye standartlara uygunluğunu kıymetlendirmek için bir öz-değerlendirme yapar ve denetim öncesinde en az aşağıdaki dokümanlarla birlikte CB'ye gönderir:

- Geçerli UTZ kontrol listesini kullanarak yapılmış ve hangi kontrol noktalarına üyenin uyamadığını veya üye için hangilerinin geçerli olmadığını gösteren, aynı zamanda bütün CP'ler için açıklamaların eklendiği bir öz-değerlendirme

- Alt yüklenicinin(lerin) öz-değerlendirmeleri (eğer varsa) - Grubun veya çoklu-grubun grup üyelerine veya çoklu-tesise ait tesislerin listesi (eğer varsa). Bir çoklu işletme

üyesi MB düzeyinde benzersiz biçimde faaliyet gösteriyorsa ve bölüm 2.5'te açıklanan şekilde kriterleri karşılıyorsa, üye CB'nin denetleyeceği denetim örneğindeki sahaları uzaktan, merkezi bir konumdan denetlemesini isteyebilir.

- Sertifikasyon ile sonuçlanmamış olanlar dâhil, önceki UTZ denetimlerinin dokümantasyonları (ör. sürpriz denetimler ve diğer CB'ler tarafından yapılan denetimler).

- Çiftliğin veya grubun yönetim planı

6 CB üye tarafından sunulan dokümantasyonu (5 numaralı adım), üye hakkında GIP'de bulunan bilgileri ve ulaşabildiği diğer tüm ilgili verileri gözden geçirerek denetimi hazırlar. Buna dayanarak, CB bir denetim için ön koşulların oluşup oluşmadığına karar verir ve eğer oluşmuşsa hangi sahaların özel ilgi gerektirdiğini belirler.

7 Üye ve CB denetim tarihi üzerinde anlaşır.

8 CB Kurallar ve/veya ChoC gereksinimlerine göre sertifikasyon denetimini icra eder (bölüm 2.4 ve 2.5'e bakınız).

9 A Denetim esnasında bir uygunsuzluk ile karşılaşılması durumunda, üye uygunsuzluğun giderilmesi için düzelme ve düzeltici işlem uygular.

B CB düzeltmenin ve düzeltici işlemin uygulandığını ve uygunsuzluğun giderildiğini teyit etmek için takip denetimi icra eder.

10 CB sertifikasyon kararını alır. Bu, tüm uygunsuzluklar çözümlendikten sonra veya hiçbir uygunsuzluk belirlemediğinde son denetim tarihinden itibaren 20 iş gününden geç olmamak üzere yapılmalıdır.

11 A Eğer CB üyenin (yeniden) belgelendirilmemesine karar verirse, CB üyeyi ve UTZ'ı (GIP üzerinden ve eposta yoluyla) bu karar hakkında bilgilendirir. Sertifikasyonun yeniden tanzim edilmesi için üye Sertifikasyon Protokolünün bu bölümünde açıklanan sertifikasyon şartlarını yerine getirmelidir. Üyenin, denetim ve/veya denetim süreci hakkında bir CB veya CB altyüklenicisi hakkında bir şikayeti varsa, temyiz ya da itiraz ediyorsa, üye bunu yazılı olarak CB'ye gönderebilir. CB, şikayetlerin, temyizlerin ve ihtilafların kaydedilmesi ve ele alınması için yürürlükte bir prosedüre sahip olmalıdır. CB, 15 işgünü içinde davacıya yanıt vermelidir. Şikâyet, temyiz veya ihtilaf 20 iş günü içinde çözümlenmezse (şikâyetin, temyizin veya ihtilafın üye tarafından CB'ye gönderilmesinden sonra), CB UTZ'a bunu rapor etmelidir ([email protected]). Davacı, şikâyetin, temyizin veya ihtilafın CB tarafından uygun biçimde işleme alınmadığını hissederse, davacı bunu UTZ Şikâyet Prosedürünü (bkz. bölüm 4.1) kullanarak UTZ'a bildirebilir.

B Eğer CB üyenin sertifikalandırılmasına karar verirse, sertifikasyon kararı verildikten sonra en geç 5 iş günü içinde sertifikayı tanzim eder (fakat henüz üyeye göndermez) ve GIP'de üye için lisans talebinde bulunur.

12 UTZ CB tarafından sunulduktan sonra en geç 5 iş günü içinde lisans talebine ilişkin bilgileri gözden geçirir.

13 A Eğer UTZ lisans talebindeki bilgilerin yanlış, eksik veya muğlak olduğuna karar verir veya denetimin Sertifikasyon Protokülüne uygun olmadığına hükmederse, denetim raporuna ve/veya lisans talebine ilişkin daha fazla bilgi, açıklama ve düzeltme CB'den talep edilir.

B CB lisans talebine ilişkin gerekli açıklamaları yapar, bilgileri düzeltir ve/veya tamamlar ve talebi 7 iş günü içinde UTZ'a geri gönderir.

14 Eğer UTZ lisans talebindeki bilgilerin doğru, tam ve açık olduğuna karar verir, denetimin Sertifikason Protokolüne uygun olarak icra edildiğine hükmederse, GIP'deki lisansı aktif eder.

15 CB sertifikayı üyeye gönderir.

16 Üye işlemi GIP'ye kaydeder ve sertifikasyon bilgilerinde bir değişiklik olması durumunda CB'yi bilgilendirir

www.utz.org 14

Genel Şartlar

Her tür sertifikasyon ve ürün için aşağıdaki şartlar üyeler ve CB'ler için geçerlidir. Ek 1'de yetiştiricileri içerecek ek bir Kurallar sertifikasyon seçeneği verilirken, Davranış Kuralları ve ChoC sertifikasyonuna ilişkin belirli koşullar sırasıyla bölüm 2.4 ve 2.5'te açıklanmaktadır.

a. Sertifikasyon denetimi

UTZ Davranış Kuralları ve/veya ChoC sertifikasyonunu almak ve muhafaza etmek için, üyeler geçerli standartlar, ürünler ve ülkeler için denetim yapmak üzere UTZ tarafından onaylanmış ve yetkilendirilmiş bir CB'nin bir sertifikasyon denetimine girmek zorundadır.

Denetim gerçekleştirilmeden önce üye ve CB arasında yazılı bir anlaşma yürürlüğe konmalıdır. Anlaşma en az ücret, zaman dilimi ve denetim kapsamı konularını içermelidir (ör. faaliyet aralığı ve denetimde kıymetlendirilecek kayıtlar)

Denetimde, denetçiler UTZ kontrol listesini veya ön değerlendirme esnasında hazırlanmış ve UTZ kontrol listesi ile aynı alanları kapsayan eşdeğeri bir kontrol listesini kullanmalıdır. Birleştirilmiş denetimler için (UTZ standartları ve diğer standartlarla birlikte denetlendiğinde), eğer UTZ tarafından onaylanmışsa birleştirilmiş bir kontrol listesi kullanılabilir.7

Denetçi CP'lere ilişkin açıklamalarını değerlendirme yaptığı noktalarda (en az bulgunun tanımını belirtecek şekilde) eklemelidir. Geçersiz olarak belirtilen CP'ler için gerekçe ve neden teyidi eklenmelidir. CB tarafından denetim esnasında toplanan bulgular en az 3 yıl süreyle saklanmalıdır.

Eğer denetim esnasında çevirmen kullanılıyorsa, bunlar denetlenen üyeden bağımsız olmalı ve bu kişilerin herhangi bir menfaat çakışması olmamalıdır. Eğer mümkün değilse, çevirmenler nötr bir rol almalı ve denetçi çevirmenin kimliğini ve organizasyon ile ilişkisini kayıt altına almalıdır.

b. Sertifika

Eğer bir sertifikasyon denetimi sırasında uygunsuzluk bulunmamışsa veya tüm uygunsuzluklar tatmin edici şekilde giderilmişse (aşağıdaki d maddesine bakınız) CB geçerli kapsam için UTZ sertifika şablonunu kullanarak bir sertifika tanzim eder. Davranış Kuralları sertifikası 365 günlük bir dönem için geçerlidir8 ve ChoC sertifikası 365, 730 veya 1095 gün için geçerlidir9 (bkz. bölüm 2.5). Tüm sertifikalar 4 aya kadar uzatılabilir (daha fazla detay için aşağıdaki h maddesine bakınız).

Üyenin ilk sertifikasının başlangıç tarihinin nasıl belirleneceği (ve sertifikasyon süreci kesintiye uğradığında sertifikanın nasıl tanzim edileceği) bölüm 2.4 (Kurallar) ve 2.5 (ChoC) içinde açıklanmıştır. Sertifikasyon devam eden bir süreç olarak değerlendirildiğinden, müteakip sertifikalar önceki sertifikanın süresinin dolduğu günden bir sonraki gün başlar.

Ancak, önceki yıldan sonraki yıla geçişte sertifikasyonun kesintiye uğradığı durumlar olabilir (ör. üyenin denetimi geçememesi veya yeniden belgelendirme için başvurmamaya karar vermesi). Bu tür durumlarda, sertifikalar arasında sertifikasız geçen süre kadar bir zaman aralığı oluşur. Bu süre boyunca üyenin UTZ belgeli hiç bir ürünü satmasına ve bu dönemin mahsulünün (başka bir ifadeyle harmanı yapılan veya üretilen ürün) de daha sonraki aşamalarda UTZ belgeli ürün olarak satılmasına izin verilmez.

c. Lisans

7 Onay [email protected] adresine e-posta göndererek talep edilebilir. 8 artık yılda 366 gün. 9 Artık yıl durumunda bir gün ilavedir.

www.utz.org 15

Sertifikanın tanzim edilmesinden sonra (fakat üyeye gönderilmesinden önce), CB denetim sonuçlarını UTZ'ye rapor etmek ve üye adına lisans talebinde bulunmak zorundadır. Bu Özet Raporun doldurulması ve GIP'deki sertifikaya yüklenmesi ile yapılır. Lisans CB tarafından üyeye ilişkin olarak toplanan sertifikasyon bilgisi ve verisini yansıtır (başka bir ifadeyle geçerlilik tarihleri, belgelendirilen miktar ve sertifikalandırılan faaliyetler).

d. Uygunsuzluklar

Eğer bir sertifikasyon denetim sırasında bir veya daha fazla uygunsuzluk bulunmuşsa, üye sertifikalandırılmadan önce (uygunsuzluğu çözmek için) bir düzeltme ve (uygunsuzluğun ana sebebinin ortadan kaldırılması ve tekrarının önlemesi için) bir düzeltici işlem uygulamalıdır.

Uygun düzelmenin ve düzeltici işlemin belirlenmesinden ve uygulanmasından üye sorumludur. CB söz konusu işlemlerin yapıldığını ve uygunsuzluk ile buna neden olan ana sebeplerin ortadan kaldırıldığını teyit etmekten sorumludur.

Üye ve CB düzeltme ve düzeltici işlemin hangi zaman diliminde uygulanması gerektiği konusunda görüş birliğinde olmadır. Maksimum zaman dilimi 60 iş günüdür.

Çok ciddi uygunsuzlukların bulunması durumunda, e ve f maddelerinde belirtilen zaman dilimlerini uygulamak yerine, CB üyenin mevcut sertifikasının derhal askıya alınmasına veya üyenin belgelendirilmemesine karar verebilir.

e. Askıya Alma

Eğer düzeltme ve düzeltici işlem tatmin edici biçimde belirlenen zaman dilimi içinde uygulanmamışsa, CB derhal üyenin sertifikasını 3 aya kadar askıya almak zorundadır (eğer üye hala geçerli bir sertifikaya sahipse). CB askıya almayla ilgili olarak UTZ'ı (e-posta yoluyla) ve üyeyi bilgilendirir ve UTZ adına üyenin GIP'deki lisansını askıya alır.

Üyenin lisansının askıya alındığında, üye ürünleri belgeli olarak satamaz. Askıya alma süresi sona ermeden önce, CB ve üye karşılıklı olarak, düzeltici işlemlerin uygulandığını doğrulamak için yapılacak (ikinci) takip denetimine yönelik uygun tarihi kararlaştırmalıdır.

Eğer takip denetimi üyenin tüm uygunsuzlukları çözdüğünü teyit ederse, CB sertifikanın askı durumun kaldırır, UTZ'ı (e-posta yoluyla) ve üyeli bu konuda bilgilendirir ve GIP'deki askıyı UTZ adına kaldırır.

f. Sertifikasyonun Yapılmaması

Eğer düzeltme ve düzeltici işlem tatmin edici biçimde yukarıda (e maddesi) belirlenen zaman dilimi içinde uygulanmamışsa, CB sertifikasyonu onaylayamaz (başka bir ifadeyle ilk sertifika veya önceki sertifikanın süresinin dolmasının ardından verilecek takip eden sertifika tanzim edilemez).

Sertifika alabilmek için üye yeni bir denetim geçirmek zorundadır. Davranış Kuralları sertifikasyonu için, üye en az bir hasat dönemi (ana/büyük veya orta/küçük) veya eğer hasat dönemi devamlılık arz ediyorsa altı ay beklemek zorundadır.

CB sertifikasyonun yapılmayacağı konusunda UTZ (e-posta yoluyla) ve üyeyi derhal bilgilendirir.

g. Sertifika İptali

CB geçerli sertifikası olan bir üyeyi belgelendirmemeye karar verdiğinde, CB'nin ve/veya UTZ'nin bütünlüğünü korumak için üyenin mevcut sertifikasının iptal edilmesine karar verebilir. Sertifika iptali kaldırılamaz. Bunu düzeltmek için üye yukarıda (madde f içinde) açıklanan şartların oluşmasını müteakip yeni bir denetim başvurusunda bulunmalıdır.

www.utz.org 16

CB sertifika iiptaliyle ilgili olarak UTZ'ı (e-posta yoluyla) ve üyeyi bilgilendirir ve UTZ adına üyenin GIP'deki lisansını iptal eder.

h. İlaveler

Sertifikanın geçerlilik süresi içinde sertifikasyon bilgilerinde değişiklikler meydana gelebilir ve bu da ilave ihtiyacını oluşturan bir artış (ör. daha yüksek hacim, daha fazla üye veya işletme) getirebilir.

İlaveler üye tarafından CB'den talep edilmelidir. Eğer üye ilavenin gerekçesine ve gerekliliğine ilişkin yeterli delil ortaya koyamaz ise CB ilaveleri red edebilir.

CB tüm ilaveleri UTZ'a rapor etme ve mevcut sertifika ve lisans süresi dolmadan önce GIP üzerinden lisans ilavesi talebini iletme zorunluluğundadır. Bunun için gerekli bilgi ve dokümantasyon aşağıda belirtilmiştir:

- ilave gerekçesi

- sonraki denetim tarihi (sadece süre ilavelerinde)

- yeni sertifika

- İlave denetimini Özet Raporu (eğer varsa)10.

- güncellenmiş grup üye listesi (grup ilavesi durumunda)

Eğer bir üye sertifikasyon sürecinde CB'yi değiştirmişse, üyenin ile halihazırda geçerli sözleşmesi olan CB (fiili) sertifikada ilave yapılması konusunda yetkilidir ve lisans ilavesi talebini yapabilir.

Takip eden tablo muhtemel ilave türlerini göstermektedir. Aşağıda gösterilen ilavelerini iki veya daha fazlasının kombinasyonları söz konusu olabilir. İlavenin Türü Uygulanabilirlik Şartlar

Zaman Kurallar + ChoC

Orijinal sertifika süresi dolduktan sonra 4 aya kadar süre ilavesi izni verilebilir, fakat sadece yeniden sertifikalandırma denetimi planlandı, onaylandı ve süre ilavesi talebi sertifikanın geçerlilik süresi içinde yapılmışsa.

Sonraki sertifika yeni sertifikanın kalan dönemi için tanzim edilir (başka bir ifadeyle eğer 2 ay ilave süresi alınmışsa, yeni sertifikanın geçerlilik süresi 10 ay olacaktır).

Zaman ilavesinin geçerli olduğu süre boyunca, Davranış Kuralları üyelerine yeni mahsulden (bu bir sonraki sertifika kapsamında belgelendirilecektir) elde ettikleri ürünleri UTS belgeli olarak satma izni verilmez.

Hacim ve alan

Kod

Sertifikalı üretim alanının ve/veya hacminin %10'una kadar ilave, ilave üretim alanı ve/veya hacminin üyenin sertifikasına CB ile birlikte kaydedilmesiyle eklenebilir. CB tarafından daha fazla doğrulama yapılmasına gerek yoktur.

Eğer üyenin üretim alanındaki ve/veya hacimdeki ilavesi yıllık % 10'dan daha fazlaysa, ilave mevcut sertifikasına eklenmeden önce bu yıl içinde ilave bir denetim yapılması gerekir. Bu ilave denetimi yeni alan ve/veya hacme, miktara odaklanmalıdır.

Üye ilave talep etmek yerine ekstra miktarı bir sonraki sertifikaya eklemeye karar verirse, CB ekstra miktarı bu miktar bir sonraki sertifikasyon denetiminde değerlendirildikten sonra nakil olarak yeni sertifikaya ilave edebilir. Üye ürün bir denetçi tarafından onaylanana ve yeni sertifikaya eklenene kadar bu ürünü satamaz.

Eğer grup veya çoklu-grup hep beraber bir yıl içinde üretim alanlarını ve/veya miktarı, hacmi % 10'dan daha fazla arttırırsa, IMS ve en az yeni grup üyelerinin kareköküne denk gelen miktarı ve/veya yeni alan ve/veya miktar (minimum %5 ile) talep eden üyeler için o yıl içinde ilave mevcut sertifikaya eklenmeden önce ilave bir denetime tabi olmaları gerekir.

Miktar sadece üreticinin veya üretici grubun mahsul sırasındaki ürünleri tüm geçerli Kurallar CP'lerine uygun ise eklenebilir.

10 İlaveye yönelik olarak eğer ilave bir denetim icra edilmişse, CB denetimin Özet Raporunu UTZ S&C departmanından talep üzerine edinilebilecek ilave denetim şablonunu kullanarak göndermelidir.

www.utz.org 17

İlavenin Türü Uygulanabilirlik Şartlar

Sahalar Kurallar + ChoC çoklu-işletme

IP/SG izlenebilirlik düzeyinde faaliyet gösteren üreticiler ve SCA'lar için, yeni işletmeleri çoklu-işletme sertifikasına eklemek için yeni işletmelerin ve merkezin ilave mevcut sertifikaya eklenmeden önce denetlenmesi gerekmektedir. MB izlenebilirlik seviyesinde işlem yapan SCA'lar yeni işletmeyi (işletmeleri) ilave işletmeyi (işletmeleri) CB ile birlikte sertifikaya kaydederek ekleyebilirler. Sonraki denetime kadar CB tarafından hiçbir ilave doğrulama yapılmasına gerek yoktur. Sonraki denetimde, yeni saha(lar) bölüm 2.5'te açıklanan şekilde denetim örneğine dahil edilmelidir (Gözetim Zinciri Sertifikasyon Seçenekleri).

Grup Üyeleri Kod (çoklu) grup

Yıllık %10'a kadar yeni grup üyeleri sertifikaya CB ile birlikte ilave grup üyelerinin (üretim alanları ve miktarla birlikte) kaydedilmesiyle eklenebilir. CB tarafından daha fazla doğrulama yapılmasına gerek yoktur. Eğer bir yıl içinde %10'dan daha fazla grup üyesi eklenecekse, IMS ve en az yeni grup üyelerinin kareköküne denk gelen sayıdaki (minimum %5 ile) üye için, ilave mevcut sertifikaya eklenmeden önce ilave bir denetime yapılması gereklidir.

İşleme faaliyetleri

Kurallar + ChoC

IP/SG izlenebilirlik düzeyinde faaliyet gösteren üreticiler ve SCA'lar için, yeni işleme aktivitesini eklemek için, mevcut sertifikaya uzatma eklenmeden önce yeni bir aktivite denetimi gereklidir. MB izlenebilirlik seviyesinde işlem yapan SCA'lar yeni işleme faaliyetini, CB ile birlikte ilave işletmeyi (leri) sertifikaya kaydederek ekleyebilirler. Sonraki denetime kadar CB tarafından hiçbir ilave doğrulama yapılmasına gerek yoktur.

i. Kayıt tutma

Uygunsuzluklar, düzeltmeler ve düzeltici işlemler (sertifikasyon veya sürpriz denetim kaynaklı), kurum içi denetim raporları (grup ve çoklu-grup sertifikasyonu için) ve öz-değerlendirmeler belgelenmeli, en az üç yıl boyunca saklanmalı ve denetçiye ibraz edilmelidir.

2.4. Davranış Kuralları Sertifikasyon Süreci

Davranış Kuralları Sertifikasyon Seçenekleri Davranış Kuralları sertifikasyonu için dört farklı seçenek bulunmaktadır11. Seçilecek seçenek üyenin türüne bağlıdır. Sertifikasyon seçeneği hangi Temel Kurallara uyulacağını, uygunluktan kimin sorumlu olacağını ve sertifikasyon denetimi için örneklemenin nasıl yapılacağını belirler. Bu husus aşağıdaki tabloda açıklanmıştır.

11 Yetiştiricileri içerecek ek bir sertifikasyon seçeneği için Ek 1'e bakınız.

Seçenek 1: Bireysel sertifikasyon

Uygulanabilecek üye:

Bireysel üretici

Uygunluk sorumluluğu:

Bireysel üretici geçerli tüm CP'lere uyar.

Sertifikasyon denetimi için örnek:

CB tarafından fiziki olarak denetlenecek minimum arsa sayısı çiftlikteki arsaların toplam sayısının kare kökünün üst tam sayıya yuvarlandığında elde edilen sayıdır. CB fiziki denetimin hangi arsalarda yapılacağına karar vermeden önce bir risk değerlendirmesi yapar. Eğer risk seviyesi yüksek olarak değerlendirilirse (tüm veya belirli arsalar için) CB fiziki olarak denetlenecek arsa sayını arttırmaya karar verebilir.

Her yıl farklı arsa örnekleri denetlenmelidir. Örneklenecek arsaların belirlenmesi ve risk değerlendirmesinde kullanılan kriterler denetçi tarafından kayıt altına alınmalıdır.

Tabi Olduğu Temel Kurallar

Bireysel ve çoklu-işletme sertifikasyonu için Temel Kurallar (artı ürüne özel modül)

www.utz.org 18

Seçenek 2: Çoklu işletme sertifikasyonu


İki veya daha fazla bölgede bulunan, aynı çiftçilik uygulamalarını ve ortak yönetim sistemini kullanan (bu nedenle iki farklı bölge tek bir çiftlik olarak ele alınmaktadır) farklı üreticiler tarafından sahip olunan bir çiftlik. Bu üreticilerin faaliyetlerinin ve bölgelerinin yönetildiği ortak bir merkezi mevki bulunmaktadır. Üreticiler tarafından üretimi ve üretim alanlarını yönetmek için merkezi yönetimin oluşturulduğuna veya sözleşme ile kiralandığını gösteren kanıtlar mevcuttur.


Merkezi yönetim tüm üreticilerin ilgili CP'lere uygunlundan sorumludur.


Merkezi yönetim altındaki tüm sahalar Bireysel Sertifikasyon şartlarının sağlanmasını müteakip CB tarafından fiziki olarak denetlenir.


Bireysel ve çoklu-işletme sertifikasyonu için Temel Kurallar (artı ürüne özel modül)

Seçenek 3: Grup sertifikasyonu


IMS teşkil etmiş bir organize üreticiler (grup üyeleri) grubu. Grup bir şirket veya kooperatif oluşturacak şekilde organize olabilir veya bir SCA (ihracatçı gibi) veya başka bir tüzel kişilik tarafından yönetilebilir.


Grup veya grubu organize eden tüzel kişilik IMS'in uygun şekilde işletilmesinden ve grubun tabi olduğu CP'lere uygunluğun sağlanmasından sorumludur. Aynı grup veya tüzel kişilik aynı zamanda grup üyelerinin tabi olduğu CP'lere grup üyelerinin uygunluğunun sağlanmasından da sorumludur.


Grubun IMS'i ve en az grup üyelerinin kare köküne tekabül eden kadarı (minimum 5 olacak şekilde üstteki tam sayıya yuvarlanarak) CB tarafından fiziki olarak denetlenmelidir. CB bu sayıyı risk değerlendirmesine bağlı olarak arttırabilir.

Fiziki denetime tabi tutulan grup üyesi örnekleri tüm grubu temsil etmelidir. Bu seçim risk tabanlı değerlendirme ve rastgele seçimin bir kombinasyonudur. Diğerlerine göre büyük ölçüde farlılık arz edene üretim sistemleri olan veya geri kalanlardan daha uzak mesafelerden bulunan grup üyeleri örneklerin içine dâhil edilmelidir.


Grup ve çoklu-grup sertifikasyonu için Temel Kurallar (artı ürüne özel modül)

Seçenek 4: Çoklu-grup sertifikasyonu


İki veya daha fazla sayıdaki organize üretici alt grubundan oluşan ve ortak bir IMS tarafından yönetilen grup. Her bir alt grup da kendi IMS'ini teşkil etmiştir. Her gurubun IMS koordinatörü ve çoklu-grubun IMS yöneticisi çoklu-grubun yönetimini uygun şekilde yürütmek için birlikte çalışmaktadır.

Çoklu-grup sertifikasyonu belgeli mahsulün çoklu-grup adı altında ihraç edildiği durumlarda tercih edilir. Çoklu-grup alt grupların adlarını satış dokümanlarında ve GIP'de belirtme seçeneğini saklı tutar.


Çoklu-grup, çoklu-grubun ve alt grupların IMS'lerinin doğru şekilde işletilmesinden, grup CP'lerine uygunluğun sağlanmasından, grup üyelerinin tabi olduğu ilgili CP'lere grup üyelerinin uygunluğunun sağlanmasından sorumludur.


Çoklu-grubun IMS'i ve en az tüm alt grup üyelerinin dâhil olduğu toplam üyelerin sayısının kare köküne tekabül eden kadarı (minimum 5 olacak şekilde üstteki tam sayıya yuvarlanarak) CB tarafından fiziki olarak denetlenmelidir. CB bu sayıyı risk değerlendirmesine bağlı olarak arttırabilir. Fiziki denetime tabi tutulan grup üyesi örnekleri tüm çoklu-grubu temsil etmelidir. Bu seçim risk tabanlı değerlendirme ve rastgele seçimin bir kombinasyonudur.

Belirgin ölçüde farklılık arz eden üretim sistemleri olan alt gruplar bireysel tüzel kişilikler olarak kabul edilir. Örnekler bu tür alt grupların kare kökü kadar örneği içermelidir.


Grup ve çoklu-grup sertifikasyonu için Temel Kurallar (artı ürüne özel modül)

www.utz.org 19

Davranış Kuralları Sertifikasyon Prosedürü Kurallar'a göre yapılacak denetimler aşağıdaki adımları içermelidir:

Davranış Kuralları Denetim Prosedürü

1 Yönetim temsilcisiyle denetimin amacının da kapsandığı bir açılış toplantısı. Bu toplantı denetime ilişkin olarak denetleme planı ve kilit bilgilerin teyit edilmesine (kapsam ve bölgeler gibi) ve denetimin metodolojisinin ve doğasının açıklanmasına (örnekleme, gizlilik ve tarafsızlık) hizmet eder.

2 Sadece (çoklu-) grup sertifikasyonu için: IMS'in yapısı ve işleyişinin değerlendirilmesi kapsamı aşağıda sıralanmıştır:

- grup üye listelerinin doğrulanması - grup üyeleri arasında veya IMS yönetimiyle imzalanan sözleşme veya anlaşmaların

doğrulanması - IMS tarafından icra edilen yıllık grup içi denetimlerin kayıtlarının gözden geçirilmesi - IMS tarafından uygunsuzların giderilmesinde izlenen yaklaşımın gözden geçirilmesi - iç denetçilerin performansını ve yeterliliğini değerlendirmek için iç denetçi temsilci örneklerinin

tanıklık denetimleri Bu değerlendirmenin minimum süresi, tanıklık değerlendirmeleri hariç, 0,5 gündür (eğer gerekli olduğu değerlendirilirse daha fazla zaman ayrılabilir)

3 Önceki denetim (eğer varsa) ve üye tarafından icra edilen öz-değerlendirme sonuçlarının gözden geçirilmesi.

4 İlgili tüm dokümantasyonun gösteren geçirilmesi, en aşağıdakiler dâhil edilmelidir (eğer varsa) - Kazanç ortalamaları - İzlenebilirlik prosedürü - "UTZ prim kullanım" prosedürü - Onaylı zirai ilaç listesi (UTZ'in Yasaklanmış Zirai İlaç ve Takip Listesi ile karşılaştırmak üzere)

- İşçi birlikleri ve toplu sözleşme 5 Kayıtların değerlendirilmesi, en aza aşağıdaki hususları kapsayacak şekilde:

- İzlenebilirlik - Mahsul yönetimi: ekim, gübre uygulamaları, zirai ilaç kullanımı - Hasat: tarihler, tarla bilgisi, miktar (satın alma kayıtları ve (çoklu-) grup sertifikasyonu için tahmini

hasat miktarı)

- Personel: sözleşmeler, çalışma saatleri, maaşları. 6 Üretim akış kontrol hesaplamaları.

7 Saha değerlendirmeleri faaliyetlerin takibini, işletmelerin kontrol edilmesini, personel/işçi görüşmeleri ve veri teyitlerini (iyi tarım uygulamaları, kazanç, çalışma şartları) kapsar. Grup ve çoklu-grup sertifikasyonu için, saha değerlendirmesinde aşağıda belirtilen zaman limitlerine uyulmalıdır:

Denetçi başına günde en fazla 6 çiftlik (çoğu durumda daha az olması beklenir)12

İşleme ünitesinin incelenmesi için minimum süre: 0,25 adam-gün (eğer gerekli olduğu değerlendirilirse daha fazla zaman ayrılabilir)

İşçilerle görüşmeler sadece üstleri ve yöneticileri yokken icra edilmelidir ve her zaman görüşme yapılan kişilerin kimlikleri anonim bırakılmalıdır. Görüşme yapmak için seçilen erkek ve bayan işçilerin sayısı toplam erkek ve bayan işçilerin sayısı ile orantılı olmalıdır. En savunmasız grupların yeterli seviyede temsil edilmesini sağlamak için, görüşülen kişilere ilişkin örnekleme yaparken en az aşağıdaki parametreler dikkate alınmalıdır:

Yaş

12 CB denetçi başına günde 6'dan daha fazla çiftliği denetlemek isterse, S&C departmanı ile denetimden önce iletişim kurulmalıdır (bkz. Bölüm 1.6 CB Desteği)

www.utz.org 20

Davranış Kuralları Denetim Prosedürü

Köken

Çalışanın statüsü (sürekli, geçici, yarı zamanlı, parça başı çalışan)

Hiyerarşi seviyesi

İcra ettiği iş türü

Organizasyon için çalıştığı zaman Cinsiyet ayrımı, şiddet veya cinsel taciz hususlarındaki görüşmeler, bu konularda görüşme yapmak üzere gerekli eğitimi almış denetçiler tarafından icra edilmelidir. Mümkün olduğunda bu konularda bayanlarla yapılacak konuşmaları icra etmek üzere ekipte bir bayan denetçi bulundurmak tavsiye edilir.

8 İdari denetleme dokümantasyonun gözden geçirilmesini, kayıtların çapraz kontrolünü, ürün akış kontrolünü ve izlenebilirlik sistemi testini (ham madde dizilerinin nihai ürün gruplarına kadar tanımlanması ve bunun tersi) kapsar.

9 Yönetimin katıldığın kapanış toplantısı aşağıdaki hususları içermelidir: - Denetimdeki ana bulgular - Belirlenen uygunsuzluklar - Alınacak düzeltici işlemler

- Miat ve takip denetim tarihleri

Davranış Kuralları Sertifikasyon Şartları

a. Uygunluk

Temel Kurallar ve ürüne özel Modüller

Bu Davranış Kuralları iki Temel Kural (bir adedi münferit ve çoklu-saha sertifikasyonu için ve diğeri grup ve çoklu-grup sertifikasyonu için) ve bir kaç ürüne özel Modülden oluşur.

Davranış Kuralları sertifikasyonuna sahip olmak için, üyeler Temel Kurallara ve kendi durumlarına uygun ürüne özel Modüle uymalıdır (başka bir ifadeyle kakao kooperatifi (çoklu-) grup sertifikasyonu için Temel Kurallara ve kakao Modülüne uymalıdır). İcra ettikleri faaliyetlere göre bu iki dokümandan geçerli olandaki tüm gereksinimlere uymalıdırlar.

Eğer Temel Kuralların gerektirdikleri ile Modülün gerektirdikleri arasında uyuşmazlık varsa, Modülde yer alan gereksinim önceliklidir.

Uygunluk yılı

Yeni üyeler Kuralların 1 inci yıl gereksinimlerine uymalıdır. Yeniden sertifikalandırılan üyeler 4'üncü yıla ulaşana kadar sonraki yıl sertifikasyonuna geçerler (başka bir ifadeyle 1'inci yıldan 2'nci yıla). Bu üye CB'yi değiştirdiğinde de geçerlidir.

Üye her zaman daha büyük yıl gereksinimi ile değerlendirilmeyi talep edebilir. Benzer şekilde, farklı uygunluk yıllarına tabi grup üyelerinden oluşan üretici grupları tüm üyelerinin en büyük yıla göre değerlendirilmesini talep edebilirler.

Sertifikasyon kesintiye uğradığında (ör. üyenin sertifikasyon gereksinimlerini yerine getirememesi veya bir sonraki dönem için sertifikasyona yeniden başvurmama kararı alması nedeniyle), eğer üye yeniden belgelendirilmeye karar verirse, aşağıdaki kurallar uygulanır:

Sertifikasız dönem* Sertifikasyon yılı

1.5 yıl veya daha az Son sertifikasyon yılı + 1

1.5 yıldan fazla ve 3.5 yıldan daha az Son sertifikasyon ile aynı yıl

3.5 yıl veya daha fazla Yıl 1 (üye yeni olarak kabul edilir)

* En son sertifikasyonun sona erdiği tarih ile sonraki belgeli hasadın başlangıç tarihi arasındaki dönem.

www.utz.org 21

Her yıl üye geçerli olan zorunlu CP'lerin tamamının yanı sıra belirlenmiş sayıdaki ilave noktalara da uymak zorundadır. Hangi ilave CP'lere uyacağına üyenin kendisi karar verir13.

Üyenin sertifikasyonuna dâhil olan alt yükleniciler üyenin tabi olduğu yılın gereksinimlerine uymalıdır.

Paralel üretim

(Çoklu-) grup sertifikasyonunda paralel üretime izin verilmemektedir. Başka bir ifadeyle, grup üyeleri aynı anda bazısı UTZ sertifikalı, bazısı UTZ sertifikasyonundan muaf tutulmuş tarlalara sahip olamazlar. Münferit ve çoklu-bölge sertifikasyonunda buna izin verilmektedir, ancak UTZ ürünün bütünlüğünü garanti edecek bir tanımlama ve ayırma sistemi oluşturulmuşsa.

b. İlk sertifikasyon denetimi

İlk sertifikasyon denetimi (yeni üyeler ve sertifikasyon süreçleri kesintiye uğramış üyeler için) belgelendirilecek ilk hasadın başlamasından önceki 4 ay ila sonraki 4 ay arasındaki dönemde icra edilmelidir. Hasat ana/büyük veya orta/küçük hasat olarak adlandırılabilir. Eğer denetim bu dönemin dışındaki bir tarihte icra edilmişse ürün belgelendirilemez. Eğer sürekli devam eden bir hasat söz konusuysa, ilk denetim herhangi bir zamanda icra edilebilir.

İlk denetim sırasında, denetçi çiftlikteki kayıt tutma faaliyetlerine ilişkin genel bir değerlendirme yapabilmek için denetim tarihinden en fazla 4 ay öncesine kadar Kurallar'da istenen tüm kayıtları kontrol eder. Kayıtlar sertifikanın başlangıç tarihinden itibaren ileri doğru Kurallar gereksinimlerini karşılamalıdır.

Denetim hasadın başlangıcından sonra icra edildiğinde, denetçi hasadın başladığı tarih ile denetim tarihi arasındaki dönem için geriye doğru gereksinimleri kontrol eder.

c. Müteakip sertifikasyon denetimleri

Müteakip sertifikasyon denetimleri (veya yeniden sertifikalandırma denetimleri) sertifikasyon bitim tarihinden 4 ay öncesi ila 4 ay sonrası arasındaki dönemde icra edilir. Eğer denetim bu dönemin dışındaki bir tarihte icra edilmişse bu yılın ilk ürünü belgelendirilemez.

Yeniden sertifikalandırma denetimi sırasında, denetçi bir önceki denetimden itibaren Kurallar'da belirtilen tüm kayıtları kontrol eder.

d. Sertifikalı miktar

Sertifikalı miktar üyenin UTZ belgeli olarak satmasını izin verilen üretim miktarıdır. Bu üye tarafından sertifikaya eklenmiş hasadında (hasatlarında) üretimin ne miktarda olacağına ilişkin yapılan tahmine dayanır. Bu tahmin CB tarafından doğrulanır, tahmin güvenilir bir metodoloji kullanılarak yapılmalıdır, ör. önceki yılın hasadı (hasatları), yoğunluk/ağaç sayısı, yaş, kullanılan girdi, zararlı böcek ve hastalıklar, bitki çeşitliliği, toprak kalitesi, coğrafi konum, iklim

e. Nakil stok

Nakil stok bir önceki sertifika döneminden kalan ve üreticinin / üretici grubunun yeni sertifikaya eklediği fiziki stoktur. Bu iki durumda oluşabilir:

1. Eğer önceki sertifika dönemindeki hasat miktarı sertifikalandırılan miktardan daha fazla olursa, bu miktar yeni sertifikaya nakil stok olarak eklenebilir.

13 Üyenin uygun olmak üzere (henüz) seçmediği ilave CP'ler özet raporuna uygunsuzluk olarak eklenemez. Bu noktalar veya bir kısmını gelecek sertifikasyon süreçlerinden aranacak noktalar olarak bahsetmek opsiyoneldir.

www.utz.org 22

2. Eğer üyenin stokta önceki sertifika döneminden kalan ve önceki dönemde satılmayacak sertifikalı ürün (fiziki olarak denetim sırasında mevcut) varsa ,ikisi arasındaki fark yeni sertifikaya nakil miktar olarak eklenebilir.

Her iki durumda, CB miktarı değerlendirir ve bu miktarı sertifikaya "nakil miktarı" olarak ilave eder.

Depoya gönderilen ve GIP'ye bildirilen miktarlar yeni sertifikada nakil olarak gösterilemez. (Bu miktarlar yeni lisansa otomatik olarak eklenir.)

f. Sertifika

İlk sertifikanın geçerliliği (sertifikasyonları kesintiye uğrayan üyelerin sertifikasız dönemlerinden sonra aldıkları ilk sertifika için de geçerli) üyenin hasadının başlangıcıyla başla, böylece tüm hasat dönemi sertifikaya dahil edilmiş olur.

Eğer hasat sürekli devam ediyorsa, ilk sertifikanın geçerliliği üyenin uygun olduğuna karar verildiğinde veya eğer o tarihten itibaren tüm kayıtlar geriye dönük olarak doğrulanabiliyorsa en erken 4 ay öncesinden itibaren başlatılabilir.

Müteakip sertifikalar önceki sertifikanın süresi dolduktan sonraki gün başlar.

Çoklu-bölge ve çoklu-grup sertifikaları için listelenen bölgelerin ve grupların isimleri sertifika altında kapsanır. Sertifikada görünen isim üye tarafından GIP'de kaydı yapılan isim ile aynıdır.

2.5. Gözetim Zinciri için Sertifikasyon Süreci

Gözetim Zinciri Sertifikasyon Seçenekleri ChoC sertifikasyonu için iki farklı seçenek bulunmaktadır. Seçilecek seçenek üyenin türüne bağlıdır. Sertifikasyon seçeneği, uygunluktan kimin sorumlu olacağını ve sertifikasyon denetimi için örneklemenin nasıl yapılacağını belirler. Bu husus aşağıdaki tabloda açıklanmıştır.

Seçenek 1: Bireysel sertifikasyon

Uygulanabilecek üye: Münferit SCA


Münferit üretici kendisi için geçerli olan tüm CP'lere uyar.


Münferit SCA tarafından icra edilen tüm işlemler ve belgelendirilebilir faaliyetler CB tarafından fiziki olarak denetlenmelidir.

Seçenek 2: Çoklu işletme sertifikasyonu

Uygulanabilecek üye: Merkezi bir idare yoluyla çok sayıda aktivitenin yönetildiği tanımlanmış merkezi bir konum (ör. genel merkez). Çoklu-bölge üyesi merkezi mevki ve belgelendirilecek

tüm ilave bölgelerden oluşmuştur (sertifikalandırılmayacak bölgeler dâhil edilmemiştir). Üretim bölgelerini yönetmek için merkezi yönetimin oluşturulduğunu veya sözleşme ile kiralandığını gösteren kanıtlar mevcuttur.


Merkezi yönetim altındaki tümbölgeler ilgili tüm geçerli CP'lere uyar.


Denetlenecek tesislerin sayısı üyenin izlenebilirlik seviyesine bağlıdır:

İzlenebilirlik seviyesi

İlk sertifikasyon denetimi Müteakip denetimler

IP ve SG Tesislerin toplam sayısının kare kökü*, merkezi konum dâhil

Tesislerin toplam sayısının kare kökü*, merkezi konum dâhil14

MB Merkezi konum Tesislerin toplam sayısının kare

14 Örneğin: 2 saha + 1 merkezi konum => (2+1) = 3 = Denetlenecek 2 saha (karekök yuvarlanır). Bu 2 saha

denetimi örneğinde, en azından merkezi konum artı diğer bir saha denetlenmelidir.

www.utz.org 23

kökü*, merkezi konum dâhil

* üst tam sayıya yuvarlanmış şekilde Tüm merkezi konumlar ve sahalar fiziksel bir denetim almalıdır. Bu kuralın bir istisnası bulunur: MB düzeyi altında benzersiz biçimde faaliyet gösteren çoklu işletme SCA'larına ait müteakip denetimler için, üyenin CB'den bir istekte bulunması ve aşağıdaki iki kriteri denetimden önce karşılaması koşuluyla denetim örneği sahaları merkezi konumdan (ör. genel merkez) uzaktan denetlenebilir:

1. Üye, kapsamı içindeki tüm sahaları içeren merkezi konumda merkezi idare dâhil

olmak üzere merkezi bir yönetime sahiptir ve;

2. Üye bu merkezi idarenin giriş ve çıkış hacimlerini yansıtan bir kredi hesabına

sahiptir15 ve UTZ Gözetim Zinciri Standardının 19. kontrol noktasıyla uyumludur.

CB yukarıdaki iki koşulun karşılanıp karşılanmadığından şüphe ettiğinde (denetime

hazırlanırken veya esnasında), CB örnek sahaları fiziksel olarak denetlemek için karar

verebilir.

CB her zaman en azından önceki denetimde uygunsuzlukları alan sahaların denetim örneğine dâhil edilmesini sağlamalıdır. Bu geçerli değilse, CB her bir denetim döngüsünde (yukarıdaki kriterler karşılanıyorsa, IP/SG için fiziksel olarak, MB için uzaktan) farklı sahaların denetlenmesini sağlar.

Gözetim Zinciri Sertifikasyon Prosedürü

UTZ ChoC'a göre yapılacak denetimler aşağıdaki adımları içermelidir:

Gözetim Zinciri Sertifikasyon Prosedürü

1 Yönetim temsilcisiyle açılış toplantısı.

2 Önceki denetim (eğer varsa) ve üye tarafından icra edilen öz-değerlendirme sonuçlarının gözden geçirilmesi.

3 İlgili tüm dokümanların gözden geçirilmesi.

4 Kayıtların değerlendirilmesi.

5 Üretim akış kontrol hesaplamaları.

6 Kilit personel ile görüşmeler / mülakatlar

7 ChoC'daki geçerli tüm CP'lerin uygunluğunun doğrulanması için fiziki denetim ve eğer varsa, fiziki olarak denetlenmemiş bölgeler için dokümantasyon kontrolü. Fiziki denetim için aşağıda belirtilen zaman limitlerine uyulmalıdır:

Münferit sertifikasyon: 0.5 ve 1 adam-gün arasında

Çoklu işletme sertifikasyonu: merkezi konum için 0,5 ve 1 adam-gün, her bir ek işletme için 0,25 ve 0,5 adam-gün (MB sahalarının merkezi konumdan uzaktan denetlendiği durumda, 0,25 ve 0,5 adam gün merkezi konumun denetim süresine saha başına eklenebilir).

8 Yönetimin de katıldığı aşağıda belirtilen konuların (ever varsa) kapsandığı kapanış toplantısı: - Denetimdeki ana bulgular - Belirlenen uygunsuzluklar - Düzeltmeler ve düzeltici işlemler

- Miat ve takip denetim tarihleri

Gözetim Zinciri Sertifikasyon Şartları

a. İlk sertifikasyon denetimi

15 Bir kredi hesabının kullanımı gerekiyorsa, Gözetim Zinciri 19. kontrol noktasına bakın.

www.utz.org 24

IP veya SG seviyesi altında faaliyet gösteren SCA'lar için ilk denetim ilk UTZ ürününü aldıkları tarihten en geç 4 aydan sonra yapılmalıdır. Denetim tarihinden 4 ay önce alınmış bir ürün UTZ olarak kabul edilemez.

MB seviyesinde faaliyet gösteren SCA'lar için ilk denetim ilk UTZ ürününü aldıkları tarihten en geç 4 aydan sonra yapılmalıdır. Denetim tarihinden 4 ay önce alınmış bir ürün UTZ olarak kabul edilemez.

Denetçi çiftlikteki kayıt tutma faaliyetlerine ilişkin genel bir değerlendirme yapabilmek için denetim tarihinden 4 ay öncesine kadar ChoC'da belirtilen tüm kayıtları kontrol eder. Kayıtlar sertifikanın geçerlilik başlangıcından itibaren ChoC gereksinimlerine uygun olmalıdır.

SCA'lar geçerli bir sertifika alana kadar UTZ ürünlerini satamazlar.

b. Müteakip sertifikasyon denetimleri

Müteakip sertifikasyon denetimleri (veya yeniden sertifikalandırma denetimleri) sertifikasyon bitim tarihinden 4 ay öncesi ila 4 ay sonrası arasındaki dönemde icra edilir. Bu denetim sırasında, denetçi bir önceki denetimden itibaren ChoC'da belirtilen tüm kayıtları kontrol eder.

1 Ocak 2016 itibarıyla, UTZ, ChoC denetimlerinde iyi performans gösteren UTZ sertifikalı üyeler için daha uzun

geçerlilik dönemine sahip sertifikaları ve lisansları16 düzenleme seçeneğini sunar. Geçerlilik dönemi, sürekli

olarak iyi performans gösterenler için17 başlangıçta geçerlilik dönemi bir yıldan iki yıla ve denetim döngüsü üç

yıla18 artırılacaktır. Yeni üyelerin19 hâlen ikinci yıllarında bir ChoC denetimini alması gerekir.

İlk sertifikasyon denetimlerini geçen yeni üyeler bir yıllık geçerliliğe sahip bir sertifikayı/lisansı alacaklardır. Birinci denetimden bir yıl sonraki ikinci denetimde, üye dikkate alınabilir ve bir 'UTZ sertifikalı üye' olarak değerlendirilebilir (bkz. alt bilgi 16).

0 - 2 uygunsuzlukla denetimi geçen UTZ sertifikalı üyeler iki yıllık bir geçerliliğe sahip bir sertifikayı/lisansı alacaklardır20. Sonraki denetim iki yıl sonrasına planlanacaktır. Bu sonraki denetimde veya müteakip denetimlerde, bir üye yeniden 0 - 2 uyumsuzluğu alırsa, SCA üç yıllık bir geçerlilik süresine sahip bir sertifikayı/lisansı alacak ve denetim üç yıl sonra olacaktır.

3 veya daha fazla uygunsuzlukla sertifikasyon denetimlerinin herhangi birini geçen UTZ sertifikalı üyeler bir yıllığına geçerli bir sertifikayı/lisansı alacaklardır. Müteakip sertifikasyon denetiminde, öncelikle ilk olarak iki yıllık geçerli sertifika için kalifiye edilir ve sonraki denetim tekrar olumluysa, üç yıllık geçerlilik verilir.

c. Sertifika

IP veya SG seviyesinde faaliyet gösteren SCA'lar için ilk sertifikanın geçerliliği SCA'nın ilk UTZ ürününün aldığı tarihte başlar. Eğer SCA henüz UTZ ürünü almamışsa, ilk sertifikanın geçerliliği CB tarafından sertifikasyon karar alındığında başlar.

MB seviyesinde faaliyet gösteren SCA için, ilk sertifikanın geçerliliği CB tarafından sertifikasyon karar alındığında başlar.

Müteakip sertifikalar önceki sertifikanın süresi dolduktan sonraki gün başlar. Lisansın geçerlilik dönemi her zaman sertifikanın geçerlilik dönemi ile uyumludur.

CB sertifikada hangi bölgelerin sertifikaya dâhil olduğunu belirtir.

16 Bir veya çok sayıda UTZ programı için Gözetim Zinciri için UTZ olan UTZ üyesi. 17 730 gün (veya artık yıl durumunda 731 gün) 18 1095 gün (veya artık yıl durumunda 1096 gün) 19 UTZ'a kaydolan ancak henüz UTZ tarafından onaylanmayan UTZ üyesi (henüz başarılı bir sertifikasyonu tamamlamamış) 20 Burada ve sonrasında “…bir Sertifikayı / Lisansı alacak.” ifadesi geçtiğinde, uzatılan lisans/ sertifika geçerliliği yalnızca tüm uygunsuzlukların 'lerin kapatılması kaydıyla verilebilir.

www.utz.org 25

d. Sertifikanın coğrafi kapsamı

Kahve ve çay (rooibos çayı ve bitkisel çay dâhil) ChoC sertifikasyonu için herhangi bir coğrafi kısıtlama yoktur: tüm ülkelerdeki bölgeler birlikte ve aynı sertifika içinde sertifikalandırılabilir.

Kakao ve fındık için, bölgeler eğer aynı ülkede sınırları içindeyseler birlikte ve aynı sertifika altında sertifikalandırılabilirler. Bu kuralın üç istisnası bulunmaktadır: Aşağıda belirtilen ülkeler tek bir coğrafi ünite olarak değerlendirilir. Farklı ülkede olan ancak aynı coğrafi ünite içinde yer alan bölgeler birlikte ve aynı sertifika altında belgelendirilebilirler.

1. EU-2821 artı EFTA (İzlanda, Lihtenştanyn, Norveç ve İsviçre)

2. NAFTA (Kanada, Meksika ve ABD)

3. ANZCERTA (Avustralya ve Yeni Zelanda)

2.6. UTZ tarafından saklı tutulan haklar UTZ aşağıda belirtilen şu haklarını saklı tutar:

Bu dokümanda belirtilen kapsam ve gereksinimleri düzenleme ve değiştirme. - UTZ adını kötüye kullanmaları veya UTZ programına ve onun üyelerine karşı sahte bir tutum içinde

bulunmaları halinde, herhangi (muhtemel) üyenin veya muhtemel/onaylı CB'nin UTZ programına katılmasına/devam etmesine izin vermeme.

- CB'ler tarafından icra edilen denetimlerin ilave kalite kontrol değerlendirmelerini aşağıdakiler yoluyla yapmak:

o Daha fazla dokümantasyon talep ederek (ör. Onaylayıcılar ve denetçi tarafından imzalanmış UTZ kontrol listesi veya risk değerlendirmesi)

o Rapor edilen bilginin düzeltilmesi veya açıklanmasını talep ederek o Saha ziyareti talep ederek o Paralel denetim, gölge denetimi veya CB idari denetimi icra ederek o CB'den denetçinin isim, CV ve bölüm 3.1'de tanımlanan gereksinimlere uyulduğunun

kanıtlarını talip ederek o Harici kaynaklarla CB tarafından rapor edilen bilgiyi çapraz kontrol ederek, özellikle diğer

sürdürülebilirlik standardı sahipleriyle karşılıklı çapraz kontrolü aktif hale getirerek22. - Rapor edilen denetim raporlarını performans takibi, istatistik analiz ve araştırma ve birleştirilmiş rapor

olarak kullanma. - Sertifikasyon veya sürpriz denetim raporlarına dayanarak CB'lerdan daha fazla bilgi talep etme. - CB'yi üyenin uygunsuz davranışı veya uygunsuzluk konusunda bilgilendirme. - Belirli bir üyenin sürpriz denetiminin yapılmasını talep etme ve/veya örnek seçimi ve/veya sürpriz

denetimlerin kapsamı konusunda tavsiyede bulunma. - Eğer ülke veya bölge için beklenen ortalama değerlerden farklılık arz etmesi durumunda sertifikalı

miktarların ve/veya sertifikalı alanların revize edilmesini talep etme ve CB tarafından sağlanamamış gerekçeleri sunma.

- UTZ'ın üyenin Cod'a, ChoC'a veya Sertifikasyon Protokolüne uymadığına veya denetimin Sertifikasyon Protokolüne uygun şekilde icra edilmediğine hükmetmesi halinde, lisans talebini ret etme veya aktif bir lisansı askıya alma veya iptal etme.

- İnsanlık krizleri, doğal afetler veya diğer olağanüstü durumlardan kötü şekilde etkilenen üyeler ve/veya CB'lere yönelik olarak Kurallar, ChoC ve/veya Sertifikasyon Protokolünde yer alan gereksinimlere istisnalar getirme.

- CB'nin yukarıda belirtilen hususlardan herhangi biri konusunda işbirliği yapmaması durumunda CB'nin onayının geri çekilmesi

21 Tüm liste için aşağıdaki adresi ziyaret ediniz http://ec.europa.eu/eurostat/statistics-explained/index.php/Glossary:EU-28 22 Bu tür çapraz kontroller sektörün güvenilirliğinin teminat altına alınması tek amacıyla ve mümkün olan en ihtiyatlı şekilde icra edilir.

http://ec.europa.eu/eurostat/statistics-explained/index.php/Glossary:EU-28

http://ec.europa.eu/eurostat/statistics-explained/index.php/Glossary:EU-28

www.utz.org 26

- Bir hususun bir ürün talebi olarak değerlendirilip değerlendirilmeyeceği konusunda nihai kararı verin. - UTZ bir Gözetim Zinciri Denetim Muafiyeti Bildirimini imzalayan ve sunan üyeleri denetleyin. Bu

denetimlerin amacı bu üyelerin gerçekten sertifikasyondan muaf olduklarının ve geçerli ChoC

gereksinimlerinin yerine getirdiklerinin teyit edilmesidir.

www.utz.org 27

3. SERTİFİKASYON KURUMLARI Sadece UTZ tarafından onaylanan CB'ler UTZ standartlarına göre denetim yapma yetkisine sahiptir. Bu bölüm CB'lerin onay prosedürleri ve gereksinimlerin yanı sıra UTZ'nin CB'ler için şart koştuğu yükümlülükleri ve sorumlulukları da açıklamaktadır. UTZ üreticilere, üretici gruplarına ve SCA'lara UTZ sertifikası sunan CB'lere belirli bir seviyede oynama alanı bırakmaktadır. Aynı zamanda inanıyoruz ki, üreticilere, üretici gruplarına ve SCA'lara en iyi hizmet kendilerine yüksek kalite hizmet sunan birden fazla CB arasından seçim yapabildiklerinde sunulmuş olacaktır. CB'ler ve UTZ sisteminde çalışan paydaşların aşağıdaki prensipleri uygulaması beklenmektedir.

3.1. CB onay gereksinimleri UTZ onayını alabilmek ve bunu muhafaza edebilmek için CB'ler bir seri gereksinimi yerine getirmek zorundadır. Bu gereksinimler CB'nin kendisiyle ve CB için çalışan Onaylayıcılarla, Program Yöneticisiyle ve denetçileriyle ilgilidir.

Sertifikasyon Kurumları

Onay için Gereksinimler

a. Aşağıdaki şu özelliklere haiz bir Akreditasyon Kurumu (Accreditation Body (AB)) tarafından verilen geçerli bir ISO 17065:2012 akreditasyonuna sahip olmak:

- Uluslararası Akreditasyon Forumu (International Accreditation Forum (IAF)) üyesi olan veya

- ISEAL İttifakı (Alliance) tam üyesi

b. Akreditasyonun kapsamı şu hususları kapsamalı / ilgili olmadır:

- Davranış Kuralları sertifikasyonu için: tarım (başka bir ifadeyle Fairtrade, SAN, GLOBALGAP, IFOAM, JAS, NOP ve UE)

- Sadece ChoC sertifikasyonu için: gıda veya gözetim zinciri (başka bir değişle GFSI, FSC, gıda işleme kapsamıyla birlikte ISO 9001/22000, IFOAM).

c. Birlikte CB'nin kapsamına giren tüm ürünleri ve standartları onaylayacak UTZ onaylı bir Program Yöneticisine ve bir veya daha fazla Onaylayıcıya sahip olmak.23

CB'ler nerede, hangi UTZ standardı(ları) ve hangi ürünlere için denetim yapmalarına izin verildiğini belirleyen belirli bir kapsam için onaylanmışlardır. CB'nin ürün veya standart faaliyet alanı onun ISO 17065:2012 akreditasyonunun kapsamına ve b ve c maddelerinde yukarıdaki tabloda açıklandığı şekilde Onaylayıcısının faaliyet alanlarına bağlıdır. Bir ülkeyi kendi coğrafi faaliyet alanına dâhil etmek için, CB o ülkedeki UTZ üyesinden denetim talebi aldıktan sonra 3 ay içinde o ülkede denetimi icra etmek zorundadır. CB'nin bütün yerel ofisleri, bu ofisler tamamen bağımsız olarak çalışmadıkları sürece (ör. sertifikasyon prosesini yürütüyorlar) aynı onay altında ele alınmıştır. Bağımsız çalışmaları durumunda, yerel ofis münferit bir CB olarak onaya başvurmalıdır. Başka bir CB'nin ("CB Y"), Denetleme Kurumunun veya bağınsız denetçinin UTZ denetimlerini yapmak üzere onaylı CB ("CB X") tarafından alt yüklenici olarak görevlendirilmesi mümkündür. Alt yüklenicinin (CB Y) onaylı CB (CB X) ile bir sözleşmesi olmalı ve ISO 17065 faaliyet alanı kapsamına eklenmelidir. Şüphesiz alt yüklenici CB (CB X) sertifikasyon sorumlusudur ve kullanıcı hesaplarının ve alt yüklenicinin GIP içindeki haklarının yönetilmesini sorumluluğuna haizdir. Bu nedenle UTZ alt yüklenici personelini onaylı CB (CB X) personeli olarak değerlendirir.

23 Bu gereksinim nedeniyle, uzun süreli yokluğu nedeniyle (ör. hamilelik veya hastalık izni) Program Yöneticisi veya Onaylayıcı yerine, zamanında yedek olarak kullanabileceği birinin onaylandığından CB emin olmalıdır.

www.utz.org 28

Bir CB UTZ denetimi için başka bir CB'yi alt yüklenici olarak görevlendirdiğinde, alt yüklenici konumundaki CB kendisini üyeye kendi CB adıyla tanıtamaz, fakat açık şekilde alt yüklenicisi olduğu CB'nin liderliği altında çalıştıklarını açıklamalıdır.

Program Yöneticisi Program Yöneticisi UZT programında CB'nin hesaplarının idari yönetiminden sorumlu olan CB kadrosunun bir üyesidir. Program yöneticisinin sorumlulukları:

- Tüm Onaylayıcıların ve denetçilerin bu bölümde tanımlanana gereksinimleri karşıladığından emin

olmak ve onları kontrol etmek

- UTZ ile ilgili tüm dokümantasyonu güncel tutmak

- Yıllık raporlar ve diğer dokümanları UTZ'a sunmak

- GIP'deki tüm rapor taleplerini koordine etmek

- GIP'deki CB hesabını uygun şekilde yönetmek

- Sertifikasyon kararları kapsamındaki iletişim dışında UTZ ile olan iletişimi üstlenmek ve sağlamak.


a. Bölüm 4.4'de açıklanan zorunlu olan geçerli UTZ eğitim modüllerini başarıyla tamamlamak

Onaylayıcılar

Onaylayıcılar sertifikasyon kararlarını alan CB kadrosunun üyeleridir (veya kiralanmış bağımsız yüklenicilerdir). Onaylayıcıların sorumlulukları:

- Tüm denetçilerin Sertifikasyon Protokolüne uygun olarak denetimleri yapmalarını sağlamak ve onları

kontrol etmek

- Bu dokümanda ortaya konan gereksinimlere uygun olarak sertifikasyon dokümanlarının (denetim

raporları, sertifika) gönderilmesini sağlamak.

- Nihai sertifikasyon kararını almak

- Sertifikasyon kararına ilişkin olarak UTZ ile iletişime geçmek.

Bir sonraki alt bölümde açıklanan denetçilere ilişkin gereksinimleri karşılamaları durumunda onaylayıcılar da denetim yapabilirler. Bu durumda başka bir UTZ Onaylayıcı sertifikasyon kararını vermelidir ("dört göz prensibine" uygun olarak hareket etmek için).

UTZ onayını almak için, Onaylayıcılar aşağıdaki tabloda belirtilen gereksinimleri karşılamalıdır. Bunlar aynı zamanda genel denetim ve UTZ denetimleri konusundaki gelişmeler, düzenlemeler ve mevzuat değişiklikleri konusunda kendilerini güncel tutma sorumluğunu taşırlar (başka bir ifadeyle UTZ'ın organize etmeyi öngördüğü bir çevrimi içi kalibrasyon oturumuna katılım sağlayarak). CB için Onaylayıcı olarak çalışan bağımsız yükleniciler CB ile olan ilişkileri münhasır (başka bir ifadeyle Onaylayıcı başka bir CB için çalışmamaktadır) olduğu sürece onaylanabilirler.


Davranış Kuralları Gözetim Zinciri Standardı

a İyi Tarım Uygulamalarının (Good agriculture practices (GAP)) uygulandığı ve öğretildiği, tarım veya bahçecilik bilimi üzerine lise sonrası eğitimi (meslek okulu)başarıyla tamamlamamış olmak.

VEYA

Tarım veya bahçe bilimi konusunda en az 5 yıllık iş deneyimine sahip olmak

Tarım, bahçe bilimi veya gıda ile ilgili bir disiplinle ilgili lise sonrası eğitimi (meslek okulu) başarıyla tamamlamak

VEYA

Tarım, bahçe bilimi veya gıda endüstrisi konusunda en az 5 yıllık iş deneyimine sahip olmak

www.utz.org 29

b Bölüm 4.4'de açıklanan zorunlu olan geçerli UTZ eğitim modüllerini başarıyla tamamlamak

Bölüm 4.4'de açıklanan zorunlu olan geçerli UTZ eğitim modüllerini başarıyla tamamlamak

c İlgili ürünün(ürünlerin) üretimi ve işlenmesi konusunda ispat edilebilir bilgiye sahip olmak

VE

Bu sistemlerin denetiminde deneyim (ilgili en az 10 denetimde veya iş gününde denetçi veya Onaylayıcı olarak)

İlgili ürünün(ürünlerin) işlenmesi konusunda ispat edilebilir bilgiye sahip olmak

VE

Bu sistemlerin denetiminde deneyim (ilgili en az 10 denetimde veya iş gününde denetçi veya Onaylayıcı olarak)

d GAP ve/veya organik tarım standartlarının denetiminde deneyim (ilgili en az 10 denetimde veya iş günü denetçi veya onaylayıcı olarak)*

VE

Aşağıdaki kursun başarıyla tamamlanmış olması:

ISO 9000/9001 baş denetçi kursu veya

ISO 22000 baş denetçi kursu.

Gözetim zinciri standartlarının denetiminde deneyim (ilgili en az 10 denetimde veya iş gününde denetçi veya onaylayıcı olarak)****

VE

Aşağıdaki kursun başarıyla tamamlanmış olması:


ISO 22000 baş denetçi kursu

e Sosyal standartların denetiminde deneyim (ilgili en az 10 denetimde veya iş gününde denetçi veya onaylayıcı olarak)***

VEYA

SA8000 denetçi kursunun başarıyla tamamlanması.

f Çevresel standartların denetiminde deneyim (ilgili en az 10 denetimde veya iş gününde denetçi veya onaylayıcı olarak)****

VEYA

ISO 14001 baş denetçi kursunun başarıyla tamamlanması.

g UTZ'a sözlü ve yazılı raporlama yapabilmek için İngilizce veya İspanyolca dil bilgisi.

UTZ'a sözlü ve yazılı raporlama yapabilmek için İngilizce veya İspanyolca dil bilgisi.

Aşağıdakiler dâhil ama bunlarla sınırlı kalmamak üzere: * GLOBALGAP, LEAF Marque, ulusus standartlar (ilgili faaliyet alanları), Organik ** ASC, BRC, FSC, GFSI, HACCP, IFS, ISO 9001 (faaliyet alanı 1 veya 3), ISO 22000 (faaliyet alanı B veya E), MSC, RSPO *** Fairtrade, GRASP, SA8000, SMETA **** ISO 14001, LEAF Marque, SAN

Denetçiler Denetçiler CB için denetimleri icra eden kişilerdir (çalışan veya bağımsız yüklenici olarak) Bunlar bölüm 2'de belirtilen kriterlere uygun olarak icra ettikleri denetimlerin UTZ özet raporlarını zamanında ve doğru olarak üretmekten sorumludurlar. Denetçilerin UTZ tarafından onaylanmasına gerek yoktur (UTZ bunu gelecekte değiştirme hakkını saklı tutmakla birlikte), fakat Program Yöneticisi tüm denetçilerini aşağıdaki tablodaki gereksinimlere uygun olduğundan emin olmak zorundadır. Denetçiler aynı zamanda genel denetim ve UTZ standartlarının denetimleri konusundaki gelişmeler, düzenlemeler ve mevzuat değişiklikleri konusunda kendilerini güncel tutma sorumluğunu taşırlar. Bunlar güvenilir bilginin toplanma ve sağlama konusunda eğitilmelidirler.

www.utz.org 30

Gereksinimler

Davranış Kuralları Gözetim Zinciri Standardı

a İyi Tarım Uygulamalarının (Good agriculture practices (GAP)) uygulandığı ve öğretildiği, tarım veya bahçecilik bilimi üzerine lise sonrası eğitimi (meslek okulu)başarıyla tamamlamamış olmak.

VEYA

Tarım veya bahçe bilimi konusunda en az 2 yıllık iş deneyimine sahip olmak

Tarım, bahçe bilimi veya gıda ile ilgili bir disiplinle ilgili lise sonrası eğitimi (meslek okulu) başarıyla tamamlamak

VEYA

Tarım, bahçe bilimi veya gıda endüstrisi konusunda en az 2 yıllık iş deneyimine sahip olmak

b Bölüm 4.4'de açıklanan zorunlu olan geçerli UTZ eğitim modüllerini başarıyla tamamlamak

Bölüm 4.4'de açıklanan zorunlu olan geçerli UTZ eğitim modüllerini başarıyla tamamlamak

c İlgili ürünün(ürünlerin) üretimi ve işlenmesi konusunda ispat edilebilir bilgiye sahip olmak

VEYA

Bu sistemlerin denetiminde deneyim (ilgili en az 10 denetimde veya iş gününde denetçi veya stajyer olarak)

İlgili ürünün (ürünlerin) işlenmesi konusunda ispat edilebilir bilgiye sahip olmak

VEYA

Bu sistemlerin denetiminde deneyim (ilgili en az 10 denetimde veya iş gününde denetçi veya stajyer olarak)

d GAP ve/veya organik tarım standartlarının denetiminde deneyim (ilgili en az 10 denetimde veya iş günü denetçi veya stajyer olarak)*

VEYA

İlgili en az 5 denetimde veya iş günü denetçi veya stajyer olarak ve aşağıdakileri başarıyla tamamlamak:


ISO 22000 baş denetçi kursu.

Gözetim zinciri standartlarının denetiminde deneyim (ilgili en az 10 denetimde veya iş gününde denetçi veya öğrenci olarak)**.

VEYA

İlgili en az 5 denetimde veya iş günü denetçi veya stajyer olarak ve aşağıdakileri başarıyla tamamlamak:


ISO 22000 baş denetçi kursu

f Sosyal ve/veya çevre standartlarının denetiminde deneyim (ilgili en az 10 denetimde veya iş günü denetçi veya stajyer olarak)***

h Denetim icra eden UTZ onaylı bir CB ile sözleşmesi olmak.

Denetim icra eden UTZ onaylı bir CB ile sözleşmesi olmak.

Aşağıdakiler dâhil ama bunlarla sınırlı kalmamak üzere: * GLOBALGAP, LEAF Marque, ulusus standartlar (ilgili faaliyet alanları), Organik ** ASC, BRC, FSC, GFSI, HACCP, IFS, ISO 9001 (faaliyet alanı 1 veya 3), ISO 22000 (faaliyet alanı B veya E), MSC, RSPO *** Fairtrade, GRASP, ISO 14001, LEAF Marque, SA8000, SAN, SMETA

3.2. CB onay prosedürü

Onay prosedürü:

1. CB talep üzerine gönderilen başvuru formunu kullanarak başvurusunu şu adrese gö[email protected]. Başvuru formu yoluyla; CB, Program Yöneticisi ve Onaylayıcı(lar) olarak atanan kişiyi (kişileri), (bu olabilir, ancak aynı kişi olmasına gerek yoktur) ve hangi ürün, coğrafya ve standart kapsamında başvuruda bulunmak istediğini belirtir.


www.utz.org 31

2. CB aşağıda sunulan dokümantasyonun elektronik kopyasını doldurulmuş başvuru formuyla birlikte şu adrese gönderir [email protected]:

1. Faaliyet sahasına ilişkin açıklamayla birlikte, geçerli bir ISO 17065:2012 akreditasyon sertifikası 2. Genel merkez, yerel ofis ve kurum içi yapının organizasyon şeması 3. UTZ denetimlerini icra edebilecek ve alt yüklenici olarak sözleşme yapılan CB, Onaylayıcı ve

denetçi listesi 4. UTZ Onaylı CB'ler Listesine konmak üzere iletişim bilgileriyle birlikte, CB'nin coğrafi faaliyet

sahası içine dâhil edeceği ülkelerin listesi 5. Teklif edilen Program Yöneticisinin ve Onaylayıcıların bütün gereksinimleri karşıladığına ilişkin

kanıt (önceki bölüme bakınız)

3. UTZ üç iş günü içinde alındı teyidini bildirir ve daha sonra gönderilen dokümanları değerlendirerek doğrular. Eğer tüm gereksinimler doğrulandı ise, "CB Çerçeve Anlaşması"nı ve "CB Denetim Sistemi Dokümanı"nı kopyalarını CB'ye gönderir. Önceki bölümler yükümlülükleri, denetimi ve UTZ onaylı CB'lere ilişkin diğer koşulları kapsamaktayken, bundan sonraki bölümlerde UTZ CB Denetim Sistemi anlatılmaktadır.

4. CB "CB Çerçeve Anlaşması"nı imzalar ve UTZ'a geri gönderir. Bu anlaşmayı imzalayarak, CB müşterileriyle yaptığı sözleşmelerine, denetimlerin sonuçlarının UTZ tarafından CB'nin performansını değerlendirmek için kullanılabileceğini ve UTZ tarafından doğrudan denetime tabi tutulma ihtimalinin olduğunu eklemeyi taahhüt eder.

5. UTZ resmi bir onay bildirisi hazırlar ve bunu CB'ye gönderir.

6. CB GIP'ye erişim sağlar ve GIP CB Dizininde ve "UTZ Onaylı Sertifikasyon Kurumları Listesi"nde listelenir.

7. Program Yöneticisi tüm onaylı Onaylayıcılar GIP'e erişim yetkisi sağlar.

Onaylı bir CB'nin onayına ilişkin değişiklik yapmayı arzu etmesi durumunda (faaliyet kapsamının genişletilmesi, yeni bir Onaylayıcı eklenmesi, Program Yöneticisinin değiştirilmesi, vb.), bu talep resmi olarak şu adrese yapılır [email protected].

3.3. CB'lerin yükümlülükleri

Tarafsızlık ve gizlilik Onaylayıcıların ve denetçilerin görevlerini en yüksek etik standartlarda icra etmeleri beklenir. Tarafsızlığı veya mahremiyeti etkileyebilecek hiç bir aktiviteyi uygulamalarına izin verilmez. Onaylayıcıların ve denetçiler tarafsızlıklarını veya mahremiyeti etkileyebilecek herhangi bir durumu derhal yönetime ve kendi CB'lerine bildirmek zorundadırlar. Onaylayıcıların ve denetçiler CB ve üyenin her ikisine ait bilgi ve kayıtların mahremiyeti konusundaki iç prosedürleri incelemeli ve harfiyen yerine getirmelidirler. Sadece müşteriden ve CB'den yazılı onayının ve izninin olması durumunda, denetimine ilişkin kayıt ve bilgiler UTZ'den başka üçüncü bir partiye verilebilir. Onaylayıcılar ve denetçiler kendilerinin veya kendi CB'lerinin denetim yaptığı üyelerin faaliyetlerinde danışmanlık yapamazlar ve bu üyelerin bünyesinde çalışan veya bağımsız yüklenici olarak denetimden önceki 2 yıl içinde çalışmış olmamalıdırlar (başka bir deyişle danışman veya stajyer). Eğer CB bir üye için ön-denetim icra ederse, sertifikasyon denetiminin icrasında veya sertifikasyon kararının verilmesinde aynı denetçinin görev almadığından emin olunması gereklidir. Profesyonel bütünlüğü sağlamak için, CB bir denetçinin aynı üyeyi art arda üç defadan fazla denetlemesi engellenmelidir (sürpriz denetlemeler ve başka bir CB için çalışıyorken yapılan denetimler dâhil, takip



www.utz.org 32

denetimleri hariç)24. CB'ler denetçilerin arzu edilen rotasyonunu garanti etmek için önceden denetçilerin onaylarını ve eğitimlerini planlamalıdır. Tarafsızlığa, bağımsızlığa ve mahremiyete ilişkin CB'lerde oluşabilecek tüm şüpheler UTZ ile tartışılmalıdır (şu adrese e-posta göndererek [email protected]).

Denetim sonuçlarının raporlanması ve lisans talepleri CB'ler sertifikasyon denetimlerinin sonuçlarını rapor etmelidirler (olumlu olarak sonuçlananlar kadar olumsuz sertifikasyon kararıyla sonuçlananlar da)ve belgelendirilen üyeleri lisans taleplerini GIP'den şu şekilde yapmalıdırlar:

- Özet raporların ve lisans bilgilerinin doldurulması

- Sertifikanın yüklenmesi - Grup üye listesinin yüklenmesi (sadece grup ve çoklu-grup sertifikasyonu). Bunun için talep üzerine

gönderilen şu adresteki bir şablon kullanılabilir [email protected]. Yüklenen listede en az bu listedeki bilgiler bulunacaktır.

CB'ler doğru bilgi sağlamalıdır. Özet raporlarında sunulan tüm bilgiler saha incelemelerine, yazılı kayıtlara ve üye ile yapılan görüşmelere dayandırılmalıdır.

Sürpriz denetimler Her takvim yılı, bir önceki takvim yılında 10 veya daha fazla UTZ sertifikası tanzim etmiş CB'ler, sertifikalandırılan üyelerin yanı sıra CB'lerin denetçilerinin performanslarını da ölçmek için sürpriz denetimler icra etmelidirler. Sürpriz denetleme yapılacak üyeler mümkün olan en geç zamanda bilgilendirilir, en fazla 72 saat öncesinde.

Kapsam ve süre

Minimum sürpriz denetim süresi, Davranış Kuralları münferit ve çoklu-bölge sertifikasyonu için 0.5 gün, grup ve çoklu-grup sertifikasyonu için (yolculuk zamanı hariç) 2 gündür. Örnekleme seçimi ve hangi CP'lerin kontrol edileceğine CB'nin analizine göre sürpriz denetim sırasında karar verilir.

Sürpriz denetimlerin sayısı

CB tarafından icra edilen sürpriz denetim sayısı bir önceki takvim yılında CB tarafından tanzim edilen UTZ sertifika sayısının (tüm ürünler ve faaliyet alanları birleşimi) en az %10'u (bir üst tüm sayıya yuvarlanacak) kadar olmalıdır. ChoC denetimi sıklığında esneklikle ilgili olarak, sürpriz denetimlerin miktarı hâlen önceki takvim yılında CB tarafından düzenlenen sertifikaların miktarına dayalı olarak hesaplanır.

Sürpriz denetim yapmak için seçilen Kurallar ve ChoC üyelerinin sayısı önceki takvim yılı boyunca icra edilen Kurallar ve ChoC denetimi toplam sayısına orantılı olmalıdır. Kurallar ve ChoC üyelerine yapılacak sürpriz denetim seçimi UTZ'den gelecek taleplere (eğer varsa) ve risk tabanlı bir değerlendirmeye dayandırılmalıdır. Risk tabanlı değerlendirmede en azından yıllık denetimlerin zamanları (hasat zamanı veya değil), belirlenen uygunsuzlukların sayısı ve ciddiyeti ve üye hakkındaki şikayetler (ör. hükümetten, NGO'lardan veya UTZ'tan) dikkate alınmalıdır.

Zamanlama

24 Sertifikasyon Protokolünün bu versiyonunun yürürlüğe germe tarihi olan 1 Temmuz 2015 öncesinde icra edilen denetimler için bu kural geçerli değildir.



www.utz.org 33

Sürpriz denetim son sertifikasyon denetiminden en az üç ay sonra yapılmalıdır. Yıl başına birden fazla hasat kaldıran ve son sertifikasyon denetimlerini hasat esnasında icra etmeyen Kurallar üyeleri için, sürpriz denetimler hasat zamanında icra edilmelidir.

Ödemeler

CB'lerin sürpriz denetleme yapılan üyelerden ekstra ücret almalarını izin verilmez. UTZ bu nedenle CB'lere tüm üyelerden yıllık denetimler için tahsis edecekleri ödemelerde sürpriz denetim masraflarını da dikkate almalarını önerir.

Uygunsuzluklar

Eğer sürpriz denetim esnasında bir uygunsuzluk bulunmadıysa, üye sertifikasını muhafaza eder.

Eğer uygunsuzluk bulunduysa, bunlara sertifikasyon denetimlerinde bulunanlara elleçleme yapılan şekilde elleçleme yapılmalıdır ( bölüm 2.3 madde d-g'de açıklanmıştır). Tek fark bütün uygunsuzlukların çözümlenmesi yeni bir sertifika tanzim edilmesi anlamına gelmemesi, fakat mevcut sertifikanın muhafaza edilmesidir. Uygunsuzluğun çözümlenmemesi mevcut sertifikanın askıya alınması ve/veya iptal edilmesi ile sonuçlanacaktır.

Yıllık rapor CB'ler yıllık denetimlerinin sayısı ve icra ettikleri sürpriz denetimlerin yanı sıra denetimlerin faaliyet sahalarını ve sonuçlarını da UTZ'a yıllık olarak rapor ederler. CB'ler aynı zamanda denetçilerin genel değerlendirmelerini de sunarlar. Raporlarının sonraki takvim yılının 31 Ocak tarihinden önce göndermeleri gereklidir. Yıllık raporun formatı talep edilmesi halinde şu adreste bulunmaktadır [email protected]. Yıllık raporla birlikte CB'ler kontrol listelerini, UTZ özet raporlarını (talep edilesi halinde şablonlar şu adreste bulunmaktadır [email protected]) veya önceki takvim yılında icra edilen tüm sürpriz denetimlerin denetim raporlarını (yıllık rapor içinde bulunanlar) gönderirler.

UTZ bütünlüğünün korunması CB tarafından UTZ standartlarıyla, UTZ bütünlüğünü tehlikeye sokacak bir uygunsuzluk bulduğu durumda, CB UTZ'ı bulguları konusunda bilgilendirmelidir, CB tarafından alınacak tedbirleri içeren belgelenmiş bir durum çalışmasını zamanında hazırlar.

UTZ hakkında bildirimde bulunulması ve UTZ logosunun kullanılması UTZ logosu UTZ Foundation tarafından sahip olunan bir telif hakkı materyali ve kayıtlı bir ticari markadır. Onaylı CB'ler UTZ logosunu Kurallar ve ChoC sertifikalarını tanzim ederken kullanma yetkisine sahipti. UTZ'a ilişkin internet sayfası, dosya broşür ve CB'nin diğer malzemeleri üzerindeki her türlü bildirim bunlar yayınlanmadan önce kontrol edilmelidir ( şu adrese e-posta ile gönderilerek [email protected]).

Ücretler Fiilen, UTZ CB'lerden onay süreçleri için veya UTZ programı çerçevesinde icra edilen denetleme ve sertifikasyon faaliyetleri için ücret talep etmemektedir. UTZ gelecekte ücret belirleme hakkını saklı tutar, CB'ye yapılacak bildiriye müteakiben.




www.utz.org 34

4. UTZ PROGRAMININ TEMİNATI

4.1. Şikâyet Prosedürü UTZ'la ilgili tüm şikayetler UTZ internet sayfasında yer alan UTZ Şikâyet Prosedürüne uygun olarak ele alınacaktır.

4.2. CB Denetim Sistemi UTZ CB Denetim Sisteminin ana amacı UTZ standartlarını göre icra edilen denetimlerin tutarlı ve yüksek kaliteli olduğundun garanti altına alınmasıdır. Bu CB'lerin performanslarının önceden tanımlanmış bir seri göstergeye göre periyodik olarak değerlendirilmesini kapsamaktadır. CB'ler bu değerlendirmelerin sonuçlarını kendi sürekli gelişimleri için kullanmalıdır. UTZ CB Denetim Sistemine ilişkin detaylı bir açıklama CB'lerin başvuru sürecinde kendilerine gönderilmiştir ve talep edilmesi halinde sunulmaktadır ([email protected]).

4.3. Yaptırım Politikası UTZ'in güvenilirliğini tehlikeye düşürecek ve/veya onun teminat sisteme zarar verecek uygunsuz prosedür ve davranışların kanıtlarına dayanarak, UTZ CB'lere müeyyide uygulama hakkını saklı tutar. UTZ'nin CB üzerinde uygulayabileceği dört yaptırım uyarı, sarı kart, kırmızı kart ve CB'nin onayının iptalinden oluşmaktadır. Uygulanan yaptırım kusurlu davranışın önem derecesine ve CB'ye daha önce uygulanan müeyyidelere bağlıdır. Prosedürün ve farklı yaptırımların tam açıklaması CB İzleme Sistemi belgesinde görülebilir.

4.4. CB Eğitim Programı CB Eğitim Programının amacı UTZ standartlarıyla çalışmak üzere görevlendirilen CB personelinin UTZ Sertifikasyon Prosedürü ve CB'nin denetim sahasındaki UTZ programı(ları) hakkında garanti edilen minimum yetkinlik ve anlama seviyesinin tutarlı şekilde oluşturulmasıdır.

Eğitim Modülleri Program Yöneticileri, Onaylayıcılar ve denetçiler geçerli olan tüm zorunlu eğitim modüllerini başarıyla tamamlamak ve bilgilerini tazelemek ve güncel durumda tutmak için en az iki yılda bir tekrarlamak zorundadır. Program Yöneticileri ve Onaylayıcılar çevrim içi kurslar ve/veya yüz yüze eğitimle UTZ tarafından doğrudan verilen ilgili eğitim modüllerini tamamlamak zorundadır. Denetçiler de Program Yöneticileri ve Onaylayıcılar tarafından eğitilebilir (sonraki bölüme bakınız).


www.utz.org 35

Takip eden liste mevcut eğitim modüllerini ve kimler için zorunlu olduğunu göstermektedir: Kurallar

İçindekiler Zorunlu* Notlar

PROGRAM SM C A

ITU UTZ Programına ve CB onay sürecine giriş X X X

CCC Davranış Kuralları O Yalnızca Davranış Kuralları kapsamı

CHC Gözetim Zinciri Standardı O Yalnızca Gözetim Zinciri kapsamı

CEP Sertifikasyon Protokolü X X

HBU UTZ programında raporlama O O O Yalnızca Davranış Kuralları kapsamı

DENETİM UYGULAMALARI SM C A

APC Denetim Uygulamaları Kahve O Yalnızca Davranış Kuralları Kahve kapsamı

APO Denetim Uygulamaları Kakao O Yalnızca Davranış Kuralları Kakao kapsamı

APT Denetim Uygulamaları Çay O Yalnızca Davranış Kuralları Çay kapsamı

APR Denetim Uygulamaları Rooibos Çayı O Yalnızca Davranış Kuralları Rooibos kapsamı

APZ Denetim Uygulamaları Fındık O Yalnızca Davranış Kuralları Kabuklu Fındık kapsamı

CHH Bitkiler için Gözetim Zinciri O O Yalnızca Gözetim Zinciri Bitkiler kapsamı

APS Denetim Uygulamaları Tedarik Zinciri O O Yalnızca Gözetim Zinciri kapsamı

API Denetim Uygulamaları Bütünlük

APK Denetim Uygulamaları Görüşme Yetenekleri

APA Denetim Uygulamaları Analiz Yetenekleri

APV Denetim Uygulamaları Miktar Tahmini O Yalnızca Davranış Kuralları kapsamı

UYGULAMA KALİTESİ SM C A

RAS Risk Değerlendirmesi ve Örnekleme Rehberi O Yalnızca Davranış Kuralları kapsamı

TRA Çevrim İçi Sertifika Kullanımı – GIP X X

ÜRÜNE ÖZEL EĞİTİMLER SM C A

PSC Kahve Ürünü

PSO Kakao Ürünü

PST Çay Ürünü

PSR Rooibos Çayı Ürünü

PSZ Fındık Ürünü

* SM = Scheme Managers (Program Yöneticisi), C = Certifiers (Onaylayıcılar), A = Auditors (Denetçiler) X = her zaman zorunlu; O = eğer ilgili standart veya ürün kapsamı uygunsa zorunlu

Modüller çevrim içi kurslar olarak atanabileceği gibi aynı zamanda en az iki yılda bir organize edilen yüz yüze eğitimler şeklinde de planlanabilir. Yüz yüze bir eğitim gibi çevrim içi kursun başarılı şekilde tamamlanması da UTZ tarafından tanzim edilen ilgili sertifika ile onaylanır. Program dinamik bir yapıdadır ve zaman içinde daha fazla modül önerilebilir. Modüllere genel bir bakış çevrimi içi olarak şu adreste bulunabilirwww.utzacademyonline.com.

Zorunlu Eğitim Gereksinimleri ve Kurum İçi Eğitimler Yukarıdaki modüllerden herhangi birini başarıyla tamamlayan Onaylayıcılar ve Program Yöneticileri, eğitim materyallerin ve kılavuzların UTZ internet sayfasında yer aldıkları dikkate alındığında kendi organizasyonları içinde aynı konuda (gerektiğinde yerel dile çevirerek) bir iç eğitim organize edebilirler. Bunlar dışında kullanılacak tüm eğitim malzemeleri UTZ onayına tabidir. Eğitim gündemi (tarih ve programla birlikte) ve katılımcı listesi (katılımcılarla imzalanmış olarak), eğer spesifik eğitim modülünde ihtiyaç

http://www.utzacademyonline.com/

www.utz.org 36

duyuluyorsa, değerlendirme gereksinimleriyle birlik UTZ'ye sunulmalıdır(İngilizce, Fransızca, İspanyolca veya Portekizce). Daha sonra UTZ ilgili katılım sertifikasını tanzim ederek gönderecektir.

www.utz.org 37

Ek 1: Dış Yetiştiricileri içerecek Ek Kurallar sertifikasyonu seçeneği Bu ek, dış yetiştiricilerin bir bireyin veya çoklu işletmenin işleme birimine ait sertifikasyona dahil edilmesine izin vermek için bölüm 2.4 içinde listelenenlere ek olan bir Davranış Kuralları sertifikasyonu seçeneğini açıklar. Dış yetiştiriciler, üretimleri için işleme kapasitesi eksikliği nedeniyle, üretimlerini ayrı sahibi olan bir ürün işleme birimine (birey veya kendi çiftliği olan ya da olmayan çoklu site işleme birimi olabilecek) tedarik etmek için yazılı veya sözlü anlaşma yapan üreticilerdir. Bu sertifikasyon seçeneği, tek bir lisans ve sertifikayı, bir birey veya çoklu işletme sertifikasyonunu bir grup sertifikasyonu ile birleştirir. Bu sertifikasyon seçeneği yalnızca çay/ rooibos ve kahve üyeleri tarafından kullanılabilir.

Dış yetiştiriciler dâhil olmak üzere Davranış Kuralları sertifikasyon seçeneği

Aşağıdaki tablo, hangi Temel Kurallara uyulacağını, uygunluktan kimin sorumlu olacağını ve sertifikasyon denetimi için örneklemenin nasıl yapılacağını açıklar.

CB, UTZ'a dış yetiştiricilerin sayısı, işleme biriminin dış yetiştiricilerden satın aldığı toplam hacim ve dış yetiştiricilerin sertifikasyonunun durumu hakkında rapor verir ve bilgilendirir.

Sertifikasyon seçeneği: birey/ çoklu işletme artı yetiştirici sertifikasyonu


Bir çay/ rooibos veya kahve üyesi, diğer deyişle: - Bir bireysel işleme birimi (kendi çiftliği olan veya olmayan) artı yetiştiriciler veya - Bir çoklu işletme işleme birimi (kendi çiftliği olan veya olmayan) artı yetiştiriciler


İşleme birimi, Birey ve Çoklu İşletme Sertifikasyonu için Davranış Kurallarının tüm geçerli CP'lerine uyar. Dış yetiştiricileri organize eden işleme birimi, IMS'nin uygun işleyişinden ve Grup sertifikasyonu için Davranış Kurallarına ait CP'lerle Dış yetiştiricilerin uyumundan sorumludur

Dış yetiştiricilerden satın alınan hacim, işleme birimi tarafından işlenen toplam belgelendirilen hacmin %5'inden daha azsa, yetiştiricilerin sertifikaya dâhil edildiği andan başlayarak, Grup Sertifikasyonu için Davranış Kuralları ve ürüne özel Modül ile uyumu sağlamak için iki yıllık bir mühlet bulunur. Bu süre içinde IMS'yi kurmakla sorumlu işleme biriminin uyumu sağlamak için adımların atıldığını ortaya koyması gerekir. Bu başlatma safhasında, hacim, IMS tamamen kurulmamış olsa bile, belgelendirilmiş olarak kabul edilebilir.


- Bireysel işleme birimi: bireysel sertifikasyon için bölüm 2.4'te açıklanan şekilde - Çoklu işletme işleme birimi: çoklu işletme sertifikasyonu için bölüm 2.4'te açıklanan şekilde - Dış Yetiştiriciler: grup sertifikasyonu için bölüm 2.4'te açıklanan şekilde

Geçerli Temel Kurallar:

- İşleme birimi: Bireysel ve Çoklu-İşletme sertifikasyonu için Temel Kurallar (artı ürüne özel Modül) - Dış Yetiştiriciler: Grup sertifikasyonu için Temel Kurallar (artı ürüne özel Modül)

SERTIFIKASYON PROTOKOLÜ - UTZ

Documents

Transcript of SERTIFIKASYON PROTOKOLÜ - UTZ