Service- und Vertragsmanagement in der Praxis – kühlen Kopf bewahren bei Serviceeinsätzen
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Service- und Vertragsmanagement in der Praxis Kühlen Kopf bewahren bei Serviceeinsätzen Die Firma Celsio Klima und Kälte aus dem zürcherischen Dällikon ist spezialisiert auf die Planung, Herstellung und den Unterhalt gewerblicher Kälteanlagen. Grosse Detaillisten wie Migros, Coop und Denner zählen auf ihre Kompetenz und Servicebereitschaft. Celsio ihrerseits verlässt sich auf die ERP- Software von ABACUS, mit der sie Serviceaufträge abwickelt und die entsprechenden Verträge verwaltet. Wenn Kühlregale bei einem Grossverteiler ausfallen, laufen die Telefone heiss. Dabei gilt es, so cool wie möglich zu bleiben, denn Schäden am Kühlgut gehen nicht nur auf die Nerven, sondern auch ins Geld. Hier kommt Celsio ins Spiel. Das Unternehmen sorgt rund um die Uhr für das einwandfreie Funktionieren der Kühlanlagen und eine schnelle Reaktion bei Störun- gen. Ausgangslage Celsio wurde im Jahre 2003 als Drei-Mann-Betrieb durch Gerd Buchholz, Marco Bunzel und Sandro Aeschlimann gegründet und hat seitdem eine beachtliche Entwicklung erlebt. Heute beschäf- tigt das Unternehmen 31 Mitar- beitende. Das erfolgreiche Wachs- Abrechnung der Serviceaufträge sollten mit weniger Aufwand erle- digt werden können. Entscheid Im Rahmen der Systemevalu- ation entschied sich Celsio für Inspirion, die mit der ABACUS- Software eine vollständig integrier- te und umfassende Lösung anbie- ten kann. Sie deckt einerseits alle Schweizer Eigenheiten ab und ist andererseits in der Lage, mit dem Wachstum einer Firma mitzuhal- ten. Neumontagen können projekt- bezogen verarbeitet und mit einer sauberen Nachkalkulation abge- schlossen werden. Zudem lassen sich Aufgaben des Kundendienstes für Störungs-, Wartungs- und Reinigungsdisposition zusammen mit der Verrechnung ebenfalls tum der Firma veranlasste 2008 den kaufmännischen Leiter Sandro Aeschlimann, im Bereich der Admi- nistration und der Serviceorgani- sation nach Software-Lösungen zu suchen, welche die Prozesse besser und vor allem effizient unterstüt- zen könnten. Bis dahin kam ledig- lich ein einfaches Programm für das Rechnungswesen und die Fakturierung zum Einsatz. Ziele Die neue Lösung sollte vor allem im Bereich der Auftragsab- wicklung und im Servicegeschäft für kürzere Durchlaufzeiten sorgen. Wegen des gestiegenen Auftrags- volumens wuchs der Wunsch, schneller die Aufträge erstellen und an die Monteure übermitteln zu können. Auch die Verwaltung und Service-/Vertragsmanagement 1
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Service- und Vertragsmanagement in der PraxisKühlen Kopf bewahren bei Serviceeinsätzen
Die Firma Celsio Klima und Kälte aus dem zürcherischen Dällikonist spezialisiert auf die Planung,Herstellung und den Unterhaltgewerblicher Kälteanlagen. GrosseDetaillisten wie Migros, Coop undDenner zählen auf ihre Kompetenzund Servicebereitschaft. Celsio ihrerseits verlässt sich auf die ERP-Software von ABACUS, mit der sieServiceaufträge abwickelt und dieentsprechenden Verträge verwaltet.
Wenn Kühlregale bei einemGrossverteiler ausfallen, laufen dieTelefone heiss. Dabei gilt es, so coolwie möglich zu bleiben, dennSchäden am Kühlgut gehen nichtnur auf die Nerven, sondern auchins Geld. Hier kommt Celsio insSpiel. Das Unternehmen sorgt rundum die Uhr für das einwandfreieFunktionieren der Kühlanlagen undeine schnelle Reaktion bei Störun-gen.
AusgangslageCelsio wurde im Jahre 2003
als Drei-Mann-Betrieb durch GerdBuchholz, Marco Bunzel undSandro Aeschlimann gegründetund hat seitdem eine beachtlicheEntwicklung erlebt. Heute beschäf-tigt das Unternehmen 31 Mitar-beitende. Das erfolgreiche Wachs-
Abrechnung der Serviceaufträgesollten mit weniger Aufwand erle-digt werden können.
EntscheidIm Rahmen der Systemevalu-
ation entschied sich Celsio fürInspirion, die mit der ABACUS-Software eine vollständig integrier-te und umfassende Lösung anbie-ten kann. Sie deckt einerseits alleSchweizer Eigenheiten ab und istandererseits in der Lage, mit demWachstum einer Firma mitzuhal-ten. Neumontagen können projekt-bezogen verarbeitet und mit einersauberen Nachkalkulation abge-schlossen werden. Zudem lassensich Aufgaben des Kundendienstesfür Störungs-, Wartungs- undReinigungsdisposition zusammenmit der Verrechnung ebenfalls
tum der Firma veranlasste 2008den kaufmännischen Leiter SandroAeschlimann, im Bereich der Admi-nistration und der Serviceorgani-sation nach Software-Lösungen zusuchen, welche die Prozesse besserund vor allem effizient unterstüt-zen könnten. Bis dahin kam ledig-lich ein einfaches Programm fürdas Rechnungswesen und dieFakturierung zum Einsatz.
ZieleDie neue Lösung sollte vor
allem im Bereich der Auftragsab-wicklung und im Servicegeschäftfür kürzere Durchlaufzeiten sorgen.Wegen des gestiegenen Auftrags-volumens wuchs der Wunsch,schneller die Aufträge erstellen undan die Monteure übermitteln zukönnen. Auch die Verwaltung und
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Service-/Vertragsmanagement2
damit abwickeln. Für die automati-sierte Vertragserstellung hat Ins-pirion das Spezialmodul "InspirionContract Manager" geschrieben.
Die LösungCelsio führte im Jahre 2009
in einem ersten Schritt die ModuleRechnungswesen, Auftragsbearbei-tung sowie die Projektverwaltungein. In einer zweiten Phase wurdedas Service- und Vertragsmanage-ment (SVM) zusammen mit dem"Inspirion Contract Manager" im-plementiert.
Im Programm für das Service- undVertragsmanagement werden proServiceobjekt alle Grunddaten wieGarantieleistungen, Wartungsin-tervall, technische Kontrollen undReaktionszeiten detailliert definiert.
Die anschliessende Vertragserstel-lung erfolgt mit dem "InspirionContract Manager" automatisch.Dieses erstellt die gewünschtenVerträge aufgrund der erfasstenServiceobjekte und den darin defi-nierten Grunddaten pro Kunde. Da-bei werden Verträge mit bis zu 120Vertragspositionen erzeugt.
Das Servicegeschäft organisierenAufträge für geplante War-
tungsarbeiten und eingehende Stö-rungsmeldungen werden im SVMerstellt. Der Disponent informiertden Techniker telefonisch über diezu erledigenden Aufträge. Zeit-gleich erhält dieser auch ein ausdem System generiertes SMS mitAngabe der Kundenadresse, derStörungsmeldung und der Auf-tragssumme. Die geleisteten Arbei-ten und das verwendete Material
werden wiederum direkt im Systemerfasst und für die Verrechnungfreigegeben. Die für den Service-auftrag benötigten Teile werdendabei direkt vom entsprechendenLager ausgebucht. Die Lagerverwal-tung in der Auftragsbearbeitunginformiert zudem jederzeit über daszentrale Ersatzteillager und dasFahrzeuglager der Monteure.
NeuprojekteNeuprojekte werden nach er-
folgter Auftragserteilung vollstän-dig in der Auftragsbearbeitungs-software abgewickelt. Die Verant-wortlichen sind damit in der Lage,projektbezogen die benötigtenKomponenten und Baugruppen beiden Lieferanten im In- und Auslandoder die Waren ab dem eigenenWarenlager zu beziehen.
Kontroll-Ansicht "Inspirion Contract Manager" vor der definitivenVertragserstellung
Automatische Vertragserstellung anhand der erfassten Serviceobjekte
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Nachkalkulation / RapportierungÜber das Modul Projektver-
waltung wird sichergestellt, dassalle Projekte und Serviceaufträgemit einer Nachkalkulation auf Ren-tabilität und Effizienz überprüftwerden können. Hier fliessen so-wohl alle projekt- oder auftragsbe-zogenen Aufwände und Erträgezusammen als auch die nach Mon-teur und Monteurgruppe erfasstenStunden.
Alle Mitarbeiter haben zudem dieProjektverwaltung für die Vollzeit-rapportierung ihrer Arbeitszeitenund Absenzen zu nutzen. Dabeikommt ein mehrstufiges Überzeit-modell zum Einsatz, das den unter-schiedlichen Arbeitszeiten rund umdie Uhr Rechnung trägt.
Fazit"Der gewählten Lösung ist
ein voller Erfolg beschieden: DasSVM von ABACUS unterstützt dieServiceorganisation ebenso optimalwie der "Inspirion Contract Mana-ger" die effiziente Vertragserstellungermöglicht", stellt Aeschlimann be-friedigt fest. Dank kontinuierlichenProgrammverbesserungen, die auf-grund von Kundenanregungen lau-fend in die Software einfliessen,gestaltet sich das Arbeiten mit die-ser Lösung immer effizienter.
Statement Sandro Aeschlimann, kaufmännischer LeiterCelsio
"Unsere neue Software dient alsDrehscheibe für Informationen undAufträge rund um unsere Kundenund gibt uns die Möglichkeit, unsweiter zu entwickeln."
Celsio Kälte + Klima AGLangwiesenstrasse 7CH-8108 Dällikonwww. celsio.ch
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ABACUS-Software bei Celsio Kälte + Klima AG
Service-/Vertragsmanagement 6 BenutzerAuftragsbearbeitung 10 BenutzerAdressmanagement 4 BenutzerDebitoren-/Kreditorenbuchhaltung 4 BenutzerFinanzbuchhaltung 4 BenutzerLohnbuchhaltung 1 BenutzerAbaView Report Writer 6 BenutzerAbaNotify Melde- und Informationssystem 1 Benutzer
E+S
ASW
.P1/
2011
.300
d.CA
.02.
2011
ABACUS Research AGAbacus-Platz 1CH-9301 Wittenbach-St.GallenTelefon 071 292 25 25www.abacus.ch
Nicola Johner-Sagarrazertifizierte Consultant SVMTelefon +41 43 444 88 45 [email protected]
Auskünfte zur realisierten Lösung:
Inspirion AGZürcherstrasse 109Postfach 261CH-8952 SchlierenTelefon 043 444 88 33www.inspirion.ch
![[ecspw2013] Session Sales 02: ecspand Vertragsmanagement](https://static.fdokument.com/doc/165x107/54895472b47959d30c8b5937/ecspw2013-session-sales-02-ecspand-vertragsmanagement.jpg)
