Services der DLE Finanzwesen und

Controllingim Zuge der Abwicklung von

Drittmittelprojekten

23. November 2011

Aufgaben der DLE FinCo

•Laufende Unterstützung von ProjektleiterInnen ab Vertragsunterzeichnung bis zum finanziellen Projektabschluss für §26 und §27-Projekte

–Stammdatenpflege (z.B. Vergabe von Innenauftragsnummern,

…)

–Buchhalterische Betreuung

–Beratung im Hinblick auf finanzielle Förderrichtlinien

–Unterstützung bei Abrechnungen für Fördergeber

–Ansprechpartner für alle aufkommenden finanziellen

Projektfragen

–Operative Umsetzung der Overhead-Richtlinie

Aufgaben der DLE FinCo

•Ansprechpartner für Fördergeber und Wirtschaftsprüfer

– zB auf Anfrage Vorlage von Originalbelegen•SAP-Berichtswesen

–Vergabe von User-Berechtigungen, um einzelne Projekte im

SAP einsehen zu können•Quartalscontrolling

–Controlling für alle § 27-Projekte und - falls notwendig -

Information an Projektleitung bezüglich Laufzeitüberschreitung,

Volumensüberschreitung oder negativem Projektsaldo

Was kann die Projektleitung tun, um einen effizienten Ablauf sicherzustellen (1/2)

•Unterschriftenregelung bei Verträgen beachten (Dekanat bzw. Rektorat bei §27-Projekten)

•Informationen und Leitfäden sind auf der Drittmittelservices-Homepage zu finden: https://drittmittelservices.univie.ac.at/

•Originalrechnungen mit Adjustierungsstempel versehen und zeitnah an die DLE FinCo zum Verbuchen schicken (Formulare vollständig ausfüllen)

•Einzelposten im SAP regelmäßig prüfen

Was kann die Projektleitung tun, um einen effizienten Ablauf sicherzustellen (2/2)

•Zeitgerechte Abstimmung mit der DLE FinCo bei erforderlichen Berichten an den Fördergeber sowie bei Abrechnungen und Audits, um Reportingtermine einzuhalten

•Im Zweifel Abstimmung mit DLE FinCo vor finanzieller Transaktion (dh vor Bestellung), um nicht förderbare Kosten zu vermeiden

•Relevante Informationen (zB Vertragsverlängerung) an die DLE FinCo weiterleiten

•Information an die DLE FinCo, welche Services sich die Projektleitung noch wünschen würde

Ansprechpersonen

§26-Projekte

Eva Schrammel (DW 12540)

Petra Pollak (DW 12559)

§27-Projekte

Mag. Birgit Kessler (DW 12555)

Bettina Filz (DW 12550)

Mag. Michaela Seywald (DW 12553)

Mag. Göksen Büyük (DW 12512)

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!