Sicherer Datenabgleich mit mobilen Mitarbeitern › uploads › media › Sicherer...Ein Teamroom...

Eine Case Study zu Folio Cloud

Sicherer Datenabgleich mit mobilen Mitarbeitern

Sicherer Datenabgleich mit mobilen Anwendern (Eine Case Study zu Folio Cloud) 2

Kontaktdaten:

Dipl.-Ing. Karl Mayrhofer

Geschäftsführer Fabasoft Distribution GmbH

Tel: +43 732 606162

E-Mail: [email protected]

Web: www.foliocloud.com

Twitter: http://twitter.com/FolioCloud

YouTube: http://youtube.com/FolioCloud

mailto:[email protected]

http://www.foliocloud.com/

http://twitter.com/FolioCloud

http://youtube.com/FolioCloud


Inhaltsverzeichnis

Inhaltsverzeichnis ................................................................................................................................. 3

Was ist Cloud Computing? ................................................................................................................... 4

Was ist Folio Cloud? ............................................................................................................................ 5

Was bringt Cloud Computing für den sicheren Datenabgleich mit mobilen Geräten? ......................... 6

Wo werden die Daten in der Cloud gespeichert? ................................................................................. 7

Wer darf Daten in den Teamrooms lesen bzw. ändern? ..................................................................... 7

Wie stellt die Fachabteilung neue Unterlagen für mobile Mitarbeiter ein? ........................................... 8

Gibt es eine automatische Datensynchronisierung? ............................................................................ 9

Wie funktioniert die Synchronisierung auf mobilen Geräten? .............................................................. 9

Wie informiert die Fachabteilung die mobilen Mitarbeiter über die Verfügbarkeit neuer

Informationen?.................................................................................................................................... 10

Wie ist der Cloud-Zugang geschützt? ................................................................................................ 10

Auditing ............................................................................................................................................... 11

Suchen und Finden ............................................................................................................................ 11

Erweiterbarkeit durch Cloud Apps ...................................................................................................... 12

Erste Schritte mit Folio Cloud ............................................................................................................. 13

Einen Gratis-Account einrichten ............................................................................................ 13

Den ersten Teamroom einrichten .......................................................................................... 13

Daten mit der Cloud synchronisieren .................................................................................... 16

Tutorial-Videos auf Youtube .................................................................................................. 16

10 Top Gründe für Folio Cloud ........................................................................................................... 17


Was ist Cloud Computing?

Cloud Computing bedeutet, Software über das Internet zu nutzen. Privat verwenden heute bereits

viele Menschen Software über das Internet, beispielsweise Facebook. Aber auch für Unternehmen

wird die Nutzung von Software über das Internet zunehmend attraktiv. Software-Anwendungen

werden nicht mehr im Unternehmen installiert und betrieben, sondern in

Hochleistungsrechenzentren. Der Zugriff erfolgt zumeist über einen Webbrowser und eine Internet-

Verbindung am Arbeitsplatz. Diese Form der Softwarenutzung wird als „Software-as-a-Service“

bezeichnet.

Abbildung: Software-as-a-Service


Was ist Folio Cloud?

Folio Cloud ist ein Software-Service für den sicheren Datenabgleich mit Mitarbeitern über das

Internet. Folio Cloud stellt dafür Teamrooms zur Verfügung. Ein Teamroom ist ein sicherer,

geschützter Bereich im Internet, zu dem nur explizit berechtigte und sicher authentifizierte Personen

Zugang haben. Das Grundprinzip ist einfach: Fachabteilungen stellen Firmen-Informationen in einen

Teamroom. Die mobilen Mitarbeiter haben auf diesen Teamroom mit ihren Tablets und

Smartphones über das Internet sicheren Zugriff.

Abbildung: Teamroom für den sicheren Datenabgleich mit mobilen Mitarbeitern

Ein Teamroom ist nicht nur ein hochwertiger, sicherer Online-Speicher für die Versorgung von

mobilen Mitarbeitern mit Firmeninformationen, sondern sorgt auch für Nachvollziehbarkeit und

Transparenz (Compliance), beispielsweise durch das Management von Dokumentversionen und

mittels Auditing. Damit ist immer nachvollziehbar, wer wann welche Aktivitäten durchgeführt hat.


Was bringt Cloud Computing für den sicheren Datenabgleich mit mobilen Geräten?

Abbildung: zertifizierte Sicherheit – vom Gerät des Anwenders bis ins Cloud-Rechenzentrum

Der Zugang zu den Daten in der Cloud ist nur möglich, wenn sich ein Anwender sicher authentifiziert

(anmeldet). Diese Anmeldung erfolgt im Idealfall mit einer Digital-ID - der österreichischen

Handysignatur, der SuisseID oder dem neuen deutschen Personalausweis - sowohl in den

Fachabteilungen als auch auf den Geräten der mobilen Anwender. Denn damit ist sichergestellt,

dass nur Personen mit einer staatlich geprüften, digitalen Identität auf die Daten zugreifen. Der

Zugriff mit einer gefälschten Identität ist ausgeschlossen.

Der Datentransfer erfolgt ausnahmslos verschlüsselt. Damit kann niemand bei der Übertragung der

Daten aus den Fachabteilungen zu den mobilen Mitarbeitern „mitlesen“.

Fabasoft bietet seinen Kunden garantierte Service-Levels. Das bedeutet zuverlässige Verfügbarkeit

und schnelle Antwortzeiten bei der Nutzung der Software über das Internet. Eine schnelle

Internetverbindung wirkt sich natürlich positiv aus, speziell beim Transfer von großen Dokumenten

und Dateien.

Die Firmendaten bleiben damit zu einhundert Prozent in Europa und werden von Profis in

Hochleistungsrechenzentren betreut. Ein unvorhergesehener Datenverlust ist ausgeschlossen.

Neben der Sicherheit auf Infrastruktur-Ebene bietet Folio Cloud auch Sicherheit auf Anwendungs-

Ebene für den Teamroom. Nur explizit berechtigte Mitarbeiter haben Zugang zu einem Teamroom.

Für den sicheren Datenabgleich mit mobilen Mitarbeitern bietet sich folgende Rechtevergabe an: die

Mitarbeiter in den Fachabteilungen, die Firmeninformationen für die mobilen User zur Verfügung

stellen, haben Änderungsrechte in den Teamrooms. Die mobilen Mitarbeiter haben Leserechte auf


diese Unterlagen. Falls die mobilen User auch Informationen in die Fachabteilungen zurückliefern

sollen, so erhalten diese ebenfalls Änderungsrecht in bestimmten Teamrooms. Durch Erzeugen

einer Teamroom-Struktur (ein Teamroom enthält weitere Teamrooms) ist flexibel festlegbar, welche

Informationen nur lesbar sind und welche auch änderbar.

Wo werden die Daten in der Cloud gespeichert?

Die Firmeninformationen werden ausschließlich in Fabasoft Rechenzentren in Europa gespeichert –

und nicht auf dem gesamten Globus verteilt! Fabasoft ist zertifiziert und geprüft nach den höchsten

internationalen Sicherheitsstandards für die Datenspeicherung und für den Betrieb von Software-

Services. Die Zertifizierungen und Prüfungen werden von unabhängigen Auditoren wie

beispielsweise PricewaterhouseCoopers regelmäßig durchgeführt.

Wer darf Daten in den Teamrooms lesen bzw. ändern?

In einem Folio Cloud Teamroom wird festgelegt, wer auf die Inhalte in diesem Teamroom Zugriff hat

und mit welchen Zugriffsrechten. „Lesen“ bedeutet, dieser Kontakt darf Information nur

konsumieren. „Bearbeiten“ bedeutet, diese Person darf Ordnerstrukturen anlegen, Informationen

hochladen und vorhandene Dokumente ändern. Sie darf aber keine Informationen löschen. „Alle

Rechte“ bedeutet, der Nutzer darf andere Kontakte berechtigen und für den Teamroom einladen

sowie Inhalte aus dem Teamroom löschen.


Abbildung: Sicherheit auf Ebene eines Teamrooms

Für den Datenabgleich mit mobilen Anwendern bietet sich an, den Mitarbeitern in den

Fachabteilungen das Recht „Bearbeiten“ zu geben und den mobilen Nutzern das Recht „Lesen“.

Über eine Struktur von Teamrooms (in einem Teamroom kann man weitere Teamrooms erzeugen)

ist eine Strukturierung der Zugriffsrechte möglich. Beispielsweise könnte es in einem Informations-

Teamroom auch einen Teamroom „Feedback“ geben, in dem die mobilen Anwender auch das Recht

„Bearbeiten“ haben, um Informationen an die Fachabteilungen rückzuliefern.

Neben der Berechtigung von einzelnen Personen sind auch Gruppenrechte möglich. Damit werden

in den Teamrooms Personengruppen berechtigt. In diesem Fall reicht das Management der

Personengruppen (Hinzufügen/Entfernen von Personen), um die Rechtevergabe zu regeln, und es

müssen nicht alle Teamrooms laufend hinsichtlich der Zugriffsrechte gepflegt werden.

Darüber hinaus kann pro Teamroom einer Sicherheitsstufe festgelegt werden. Hat ein Teamroom

beispielsweise die Sicherheitsstufe „Digital ID“, so haben grundsätzlich nur mehr Anwender Zugang,

die mit einer digitalen Identität bei Folio Cloud authentifiziert sind.

Wie stellt die Fachabteilung neue Unterlagen für mobile Mitarbeiter ein?

Für das Einstellen neuer Firmeninformationen in Teamrooms durch Mitarbeiter in den

Fachabteilungen unterstützt Folio Cloud die folgenden Möglichkeiten:

per Drag and Drop aus dem Microsoft Windows Explorer oder Apple Mac Finder.

durch Einrichten von Folio Cloud als Netzwerklaufwerk mit einem Laufwerksbuchstaben im

Microsoft Windows Explorer oder Apple Mac Finder. Damit stehen die Teamrooms über

Verzeichnispfade zur Verfügung. Dies ermöglicht auch die einfache Integration von Werkzeugen

und Fachanwendungen, weil durch „Speichern unter“ auf den Pfad eines Teamrooms Dateien

gleich direkt in die Cloud geladen werden.

durch automatische Synchronisierung. In diesem Fall wird die Teamroom-Struktur eines

Mitarbeiters laufend im Hintergrund mit einem lokalen Verzeichnis abgeglichen.


Gibt es eine automatische Datensynchronisierung?

Folio Cloud unterstützt die automatische Synchronisierung von Daten aus einem lokalen Verzeichnis

in einen Teamroom. Damit werden Firmendaten automatisch zwischen den lokalen Verzeichnissen

in der Fachabteilung und dem Teamroom in der Cloud abgeglichen.

Abbildung: Datensynchronisierung

Die Synchronisierung erfolgt über eine Systray-Anwendung in der Taskleiste unter Windows. Über

„Optionen“ im Kontextmenü dieser Anwendung ist einstellbar, aus welchem lokalen Verzeichnis

synchronisiert wird sowie ob die Synchronisierung automatisch im Hintergrund erfolgen soll, und wie

oft. Auch für die Synchronisierung ist eine Authentifizierung des Anwenders in der Fachabteilung

erforderlich, damit nachvollziehbar bleibt, welcher Nutzer welche Informationen in den Teamroom

eingestellt hat. Bei der Synchronisierung im Hintergrund bleibt eine durchgeführte Authentifizierung

aufrecht.

Wie funktioniert die Synchronisierung auf mobilen Geräten?

Die Folio Cloud App ist für Apple iOS im Apple iTunes App Store verfügbar, sowie für Android im

Android Market. Die Folio Cloud App erleichtert das Navigieren in Teamrooms und das

Konsumieren von Informationen, z.B. das Anzeigen von Dokumenten. Über ein Symbol beim

Teamroom ist eine Synchronisierung dieses Teamrooms auf das mobile Gerät möglich. Mit dem


Wechsel in den Offline-Modus stehen die Inhalte dieses Teamrooms weiterhin mit allen darin

enthaltenen Informationen auf dem mobilen Gerät zur Verfügung.

Wie informiert die Fachabteilung die mobilen Mitarbeiter über die Verfügbarkeit neuer Informationen?

Das geht beispielsweise aktiv per E-Mail – mit dem großen Unterschied, dass in der E-Mail nur mehr

Links auf Dokumente verschickt werden, aber nicht mehr die Dokumente selbst. Will jemand direkt

über die E-Mail auf die Dokumente zugreifen, so muss er sich zuerst authentifizieren. Es hat also

nicht mehr jeder Mail-Empfänger ungeschützten Zugriff auf die Dateien. Nach dem Synchronisieren

am mobilen Gerät stehen natürlich alle bis dahin abgelegten Dokumente automatisch am Gerät zur

Verfügung.

Darüber hinaus gibt es noch die Möglichkeit, dass die mobilen Mitarbeiter sich von Folio Cloud aktiv

informieren lassen, wenn neue Informationen in einem mobilen Teamroom eintreffen. Diese aktive

Benachrichtigung an mobile Nutzer ist per E-Mail möglich oder als Übersicht beim Einstieg in Folio

Cloud sowie per RSS-Feed, das ist eine Technologie, die beispielsweise von Web-Browsern

unterstützt wird.

Besonders einfach erfolgt die Kommunikation der Fachabteilungen mit den mobilen Nutzern über

einen sogenannten Newsfeed im Teamroom. Das ist eine Art Chat-Bereich, in dem alle Nutzer, die

in einem Teamroom berechtigt sind, sich über Postings untereinander über soziale Kommunikation

austauschen.

Wie ist der Cloud-Zugang geschützt?

Folio Cloud bietet neben der Anmeldung mit Login-Name (E-Mail-Adresse) und Passwort noch

stärkere Authentifizierungs-Mechanismen an, die den Cloud-Zugang besser schützen: die

sogenannte Zwei-Faktor-Authentifizierung erfordert zusätzlich die Eingabe eines Mobile PIN, der auf

ein registriertes Mobiltelefon geschickt wird. Bei Installation der App Motoky am Apple iPhone reicht

die Bestätigung einer Push-Notification per Fingertipp und es muss kein PIN mehr eingegeben

werden. Die Installation von Client-Zertifikaten erlaubt die Cloud-Anmeldung über „Single Sign On“,

dies ist auch mit Apple iPad und iPhone möglich.

Im Idealfall erfolgt die Anmeldung bei Folio Cloud aber mit der österreichischen Handysignatur, der

SuisseID oder dem neuen deutschen Personalausweis. Denn damit ist sichergestellt, dass nur

Personen mit einer staatlich geprüften, digitalen Identität auf die Daten zugreifen. Der Zugriff mit

einer gefälschten Identität ist ausgeschlossen.


Abbildung: Digitale Identität mit der österreichischen Handysignatur

Auditing

Über das Auditing ist jederzeit nachvollziehbar, wer wann welche Aktivitäten ausgeführt hat. Dies ist

insbesondere für die Unterstützung von Compliance-Anforderungen wesentlich (Transparenz und

Nachvollziehbarkeit auf Grund von gesetzlichen Vorgaben, Industrie- und Branchen-Normen oder

Unternehmens-Richtlinien).

Suchen und Finden

Folio Cloud integriert für die Suche das Produkt Fabasoft Mindbreeze (www.mindbreeze.com).

Mindbreeze erstellt aus den Dokumenten im Teamroom einen Suchindex. Nach Eingabe eines

Suchbegriffs wird die Suche in Sekundenschnelle ausgeführt und findet alle Treffer, die den

Suchbegriff in den Metadaten oder in Dokumenten enthalten, aber nur in jenen Teamrooms, in

denen die suchende Person explizit Zugriffsrechte haben. Die Suche ist verfeinerbar. Die

Typisierung von Treffern unterstützt die Aufteilung der Trefferliste in Registerkarten. Die Suche steht

auch auf den mobilen Geräten zur Verfügung.

Spezielles Feature für die Suche: Importiert man Microsoft Outlook PST-Dateien in einen Folio

Cloud Teamroom, so indiziert Mindbreeze automatisch die darin enthaltenen E-Mails. Damit ist die

Suche auch über alle E-Mails möglich, die in der PST-Datei enthalten sind (auch auf mobilen

Geräten).

http://www.mindbreeze.com/


Erweiterbarkeit durch Cloud Apps

Teamrooms sind erweiterbar durch sogenannte Cloud Apps, das sind Business-Anwendungen, die

als Software-Service mit Folio Cloud nutzbar sind. Damit sind firmenspezifische Geschäftsprozesse

und Fachanwendungen in Rekordzeit und Top-Qualität umsetzbar (Private Cloud Apps). Im

Fabasoft Cloud App Store stehen allgemein zugängliche Cloud Apps für die Aktivierung zur

Verfügung (www.cloudappstore.com).

http://www.cloudappstore.com/


Erste Schritte mit Folio Cloud

Einen Gratis-Account einrichten

Öffnen Sie die URL www.foliocloud.com/register und folgen Sie den Anweisungen auf der Webseite.

Im Zuge der Aktivierung bietet Folio Cloud die Installation eines Browser-Plug-ins an. Das Plug-in

optimiert und vereinfacht die Bedienung im Browser.

Den ersten Teamroom einrichten

Ein Teamroom ist ein Bereich in der Cloud, zu dem nur Sie Zugang haben sowie jene Kontakte, die

Sie explizit für den Zugang berechtigen. So erzeugen Sie Ihren ersten Teamroom:

Klicken Sie auf das Symbol für das Erzeugen eines Teamrooms in der Symbolleiste oder in der

Fensterfläche:

www.foliocloud.com/register


Vergeben Sie einen Namen für den Teamroom und klicken Sie auf „Weiter“:

Der Teamroom wird unter „Home“ abgelegt:


Doppelklicken Sie das Teamroom-Symbol, um den Teamroom zu öffnen. Schalten Sie die Tipps

aus, indem Sie auf die weiße Markierung des Rahmens klicken.

Laden Sie Dokumente in die Cloud. Das geht beispielsweise ganz einfach per Drag and Drop in das

Browser-Fenster:


Daten mit der Cloud synchronisieren

Klicken Sie auf das Folio Cloud Symbol in der Task Bar und wählen Sie „Synchronisieren“. Melden

Sie sich mit Ihrem Folio Cloud Account an, wenn Sie noch nicht authentifiziert sind. Folio Cloud

synchronisiert Ihre Teamroom-Struktur (nicht die Inhalte) in den lokalen Cloud-Ordner.

Klicken Sie auf „Cloud Ordner öffnen“. Das lokale Cloud-Verzeichnis wird geöffnet. Um einen

Teamroom zu synchronisieren, klicken Sie auf „Folio Cloud Ordner“ und „Synchronisieren“ im

Kontextmenü des Teamroom-Ordners:

Alle Inhalte in dem Teamroom werden mit dem lokalen Verzeichnis abgeglichen.

Über „Optionen“ im Menü des Folio Cloud Symbols in der Taskleiste stellen Sie ein, in welches

lokale Verzeichnis synchronisiert wird und ob dies automatisch soll:

Tutorial-Videos auf Youtube

Auf www.youtube.com/FolioCloud finden Sie viele Tutorial-Videos zur Nutzung von Folio Cloud!

www.youtube.com/FolioCloud

FABASOFT DISTRIBUTION GMBH | Honauerstraße 4, 4020 Linz, AustriaTel.: +43 732 606162-0, Fax: +43 732 [email protected]

Copyright © Fabasoft Distribution GmbH, A-4020 Linz, 2012. Alle Rechte vorbehalten. Alle verwendeten Hard- und Soft-warenamen sind Handelsnamen und/oder Marken der jewiligen Hersteller. Druckfehler und Änderungen vorbehalten.

„Wir sind mit Fabasoft Folio Cloud sehr zufrieden: Die Anwendung ist web-basiert, rasch installiert, selbsterklärend und die Mitarbeiter konnten das Tool nach kürzester Zeit einsetzen. Zwei-Faktor-Authentifizierung und Digital ID garantieren uns, dass nur befugte Personen auf die sensiblen Unterlagen in der Cloud Zugriff haben.“ MAG. HANS STÖGERER, VOLKSBANK AG, LEITUNG IT-INFRASTRUKTUR

„Mit Folio Cloud haben wir die optimale Lösung gefunden. Faszinierend ist auch die Möglichkeit, Folio Cloud bei Bedarf als Mobile Workplace zu verwenden. Ein klarer Wettbewerbsvorteil – denn die Arbeit mit mobilen Geräten wird mit Sicherheit mehr und mehr auch unser Unternehmen erfassen.“MATTHIAS REBEL, DIEFFENBACHER GRUPPE, LEITER EDV

„Fabasoft Folio Cloud ist die ideale Lösung für die Umsetzung von agilen Projekten in einem internationalen Projektteam. Unser internationales Projektteam schätzt den hohen Bedienungskomfort im Webbrowser und den mobilen Zugriff – jederzeit, an jedem Ort, über unterschiedlichste Endgeräte.“DANIEL MORELL, SIEMENS ENERGY, PROJEKTLEITER

10 TOP GRüNDE FüR FOLIO CLOUD

Keine Investitionsausgaben, sofort verfügbar

Nahtlose Einbindung in Ihre Arbeitsumgebung

Cloud-Zugriff immer und überall

Benutzeroberfläche in 19 Sprachen

Erweiterbar durch Cloud Apps

Zertifizierte Sicherheit und Zuverlässigkeit

Europäischer Datenschutz

Anmeldung über digitale Identitätskarten

Basiert auf Open-Source Technologie

Self-Service für Organisationen

Sicherer Datenabgleich mit mobilen Mitarbeitern › uploads › media › Sicherer...Ein Teamroom...

Documents

Transcript of Sicherer Datenabgleich mit mobilen Mitarbeitern › uploads › media › Sicherer...Ein Teamroom...