SONDERTEIL

ZEIT UND ZUTRITT

Lösungen - Technik - Prozesse

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E-PAPERSONDERTEILE, BRANCHENSPECIALS, THEMENSCHWERPUNKTE

Das neue Kommunikationszentrum der Chr. Mayr GmbH sollte die Vernetzung der eigenen Mitarbeiter fördern, sensible Bereiche jedoch sicher abschirmen. Herausgekommen ist eine benutzerfreundliche Zutrittskontrolllösung mit Komponenten der PCS Systemtechnik.

IT&Production 4/2019

Offene Kommunikation im geschützten Raum

Neue Zutrittslösung bei der Chr. Mayr GmbH

ZEIT UND ZUTRITT | ZUTRITTSKONTROLLE

Bild

: May

r Ant

riebs

tech

nik

Wie schafft man Raum für eine

offene Unternehmenskommu-

nikation, bei der sich Mitarbei-

ter auf dem Gelände frei bewegen und

ohne Einschränkung ihrer Arbeit nachge-

hen können, und sichert das Firmenge-

lände dennoch wirkungsvoll gegen unbe-

fugte Personen ab? Das war die Aufgaben-

stellung für das Team, das bei der Chr.

Mayr GmbH Beteiligte aus IT, Personalab-

teilung und Facility Management zusam-

menbrachte. Den Stein ins Rollen zur Lö-

sung dieses scheinbaren Widerspruchs

brachte der kreisrunde Neubau des Kom-

munikationszentrums Mayr.com. Dieses be-

sondere Gebäude hat mit seinen runden

Formen Wahrzeichencharakter und wurde

2018 eröffnet. Mit seinem großem Atrium,

seinen hellen, verglasten Büroräumen und

der Skybar im obersten Stockwerk

soll es einerseits Veranstal-

tungszentrum als auch Be-

gegnungsraum für die

Mitarbeiter sein. Das Gebäude soll sowohl

die Verbindung zwischen den Menschen

versinnbildlichen, aber auch deren Vernet-

zung mit Produkten, Maschinen und Pro-

zessen. Mit Fertigstellung des Rohbaus war

es Zeit, sich über das Sicherheitskonzept

Gedanken zu machen. Die bisherige Zu-

trittskontrolle und Zeiterfassung sollte ab-

gelöst und durch aktuelle Technologie er-

setzt werden. Die Wahl fiel auf Lösungen

der PCS Systemtechnik. Bereits vor 20 Jah-

ren hatte Mayr bei PCS BDE-Terminals be-

zogen. Der Name PCS war also im Haus be-

kannt, zumal die damalige Hardware durch

ihre Langlebigkeit und Qualität überzeugte.

So war es naheliegend, dass beim aktuel-

len Projekt die Lieferung von Zeiterfassung

und Zutrittskontrolle bei PCS angefragt

wurde. PCS hatte nicht nur die Hardware

im Portfolio, sondern auch die leistungs-

starke Software Dexicon, die über ein In-

terface an die bestehende Zeitwirtschafts-

software angebunden wurde. Überzeu-

gend war vor allem die Unabhängigkeit der

Lösung, denn es kann mit vielen überge-

ordneten ERP-Systemen kommunizieren.

Falls irgendwann die Zeitwirtschaft abge-

löst werden sollte, kann die installierte

Hardware in Einsatz bleiben. Ein wichtiger

Investitionsschutz.

Schlüsselschwund beseitigt

Besonders begeistert zeigt sich Projektlei-

ter Manfred Ostenried von der Zutritts-

kontrolle im Vergleich zur Schlüsselverwal-

tung. Früher musste die ganze Schließan-

lage getauscht werden, wenn ein Schlüs-

sel verloren ging. Auch hatte man nicht

immer einen Überblick, welcher Schlüssel

sich wo befand, oft tauchten Schlüssel

nach einiger Zeit wieder auf, die man nicht

mehr zuordnen konnte. Heute lösen tages-

aktuelle Berechtigungen auf dem Mitarbei-

terausweis viele der früheren Probleme.

Denn es gehört zur Firmenphilosophie, dass

sich zwar jeder Mitarbeiter im Firmenge-

bäude frei bewegen soll, ab 17 Uhr können

die Türen der internen Hauptverbindungen

nur noch mit dem RFID-Schlüsselanhänger

geöffnet werden.

Offen aber sicher

Das neue Kommunikationszentrum prägt

eine lichtdurchflutete Glasfront und die

klare Gestaltung mit hellem Holz. Die Innen-

wände können geöffnet werden. So entste-

hen flexible Räume für Kundenveranstaltun-

gen und Schulungen. Ein großer Teil des

Kommunikationszentrums ist für Mitarbeiter

und Besucher öffentlich zugänglich. „Es geht

der Firma Mayr ganz explizit um die Wert-

schätzung der direkten Kommunikation, die

Stabilität und Vertrauen“, sagt Projektleiter

Manfred Ostenried. Aber natürlich darf ein

Besucher etwa die Räume der IT nicht be-

treten. Auch die Besprechungsräume wur-

den gesichert und mit Intus-PegaSys-Tür-

drückern ausgestattet, um persönliche Ge-

genstände zu schützen und die Räume zu

verschließen. Die eHandles sind so designt,

dass sie eine normale Türklinke komplett er-

setzen können. Da diese Zutrittskontrolle

wie ein Standard-Türdrücker gestaltet ist,

verändert sich auch das Brandschutz-Zerti-

fikat für diese Türe nicht. Wenn Mayr-Mitar-

beiter morgens ins Haus kommen, buchen

sie an einem der fünf Zeiterfassungstermi-

nals ihre Anwesenheit. Schon beim Bu-

chungsvorgang werden auch Rechte für die

Offline-Komponenten auf den Schlüsselan-

hänger geschrieben. Dieser Vorgang dauert

zwar geringfügig länger als die alleinige

Zeitbuchung, hält aber die Zutrittsrechte

stets aktuell. Auch der Übergang vom Kom-

munikationszentrum zum Bürotrakt ist nicht

zu jeder Zeit freigegeben. Hier wurden ver-

netzte Intus-Zutrittsleser installiert. Dabei

wurde auch an den Notfall gedacht: Was ist

zu tun, wenn es brennt? Dann darf die Zu-

trittskontrolle nicht zur Falle werden. In die-

sem Fall sorgt die Fluchttürsteuerung dafür,

dass sich die Tür von innen öffnen lässt.

Anwesenheitsliste für Notfälle

Mayr Antriebstechnik ist ein Produktionsun-

ternehmen, in dem Stahl und Aluminium

weiterverarbeitet werden etwa zu Rutsch-

kupplungen oder Aufzugsbremsen. Der

Brandschutz hat in der Fertigung daher sehr

hohe Priorität. Über die Buchung am Zeiter-

fassungsterminal lässt sich eine automati-

sierte Alarmliste erstellen. Im Evakuierungs-

fall, z.B. wenn ein Feuer in einer der sieben

Werkshallen ausbrechen würde, wird auto-

matisiert eine Alarmliste ausgedruckt, auf

der alle anwesenden Personen vermerkt

sind. Diese Alarmliste wird bereichsbezogen

erstellt, und die Mitarbeiter begeben sich

zum Sammelpunkt und starten gegebenen-

falls die Suche. Anhand der Alarmliste über-

prüfen Alarmhelfer, ob sich noch Personen

im Gebäude befinden können.

Go-Live an einem einzigen Tag

Wie Projektleiter Ostenried schildert,

konnte der Wechsel zum neuen Zeiterfas-

sungssystem an einem einzigen Tag be-

werkstelligt werden. Dafür wurde natür-

lich einiges getan: So wurde in einer Test-

installation geprüft, wie sich die fünf

neuen Zeiterfassungsterminals Intus 5600

verhalten. Es wurde sichergestellt, dass

auch alle Zeiterfassungsbuchungen im

Lohn-und Gehaltssystem ankommen und

keine Zeiten verloren gehen. Die Terminals

selbst wurden zuvor nach Firmen-CI mit

einer individuellen Oberfläche mit großflä-

chigen Tasten gestaltet. Für die Umset-

zung der Zutrittskontrolle musste aller-

dings ein fein strukturiertes Berechti-

gungskonzept aufgestellt werden, denn

es galt 98 Organisationseinheiten abzubil-

den und Ausnahmeregelungen zu organi-

sieren. In enger Zusammenarbeit mit PCS

wurde die Projektplanung strukturiert: So

wurde bei einer Begehung die Zutritts-

punkte und das Sicherheitskonzept be-

sprochen. Die Zutrittskontroll-Software

wurde an die Erfordernisse von Chr. Mayr

angepasst und die Anbindung der Hard-

ware vorbereitet. Für die Hardware-Instal-

lation konnte der Hauselektriker so ge-

schult werden, dass dieser selbständig

weitere Offline-Komponenten in Betrieb

nehmen kann. Und die nächste Erweite-

rung steht schon vor der Tür: Aktuell baut

Chr. Mayr gerade eine Halle um, um Platz

für weiteres Wachstum zu schaffen. ■

Die Autorin Susanne Plank arbeitet in der

Marketing Communication bei PCS Systemtechnik.

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| ZEIT UND ZUTRITTZUTRITTSKONTROLLE

IT&Production 4/2019

Die fünf neuen Terminals im Mayr-CI ließen sich an einem Tag in Betrieb nehmen – nach sorgfältiger Vorbereitung.

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: May

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tech

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: May

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IT&Production 4/2019

ZEIT UND ZUTRITT | LOHNABRECHNUNG

Richtig komplex wird es bei der

Lohnabrechnung in der Industrie,

wenn mitarbeiterspezifische Lohn-

merkmale wie Nacht- und Sonderzu-

schläge, Urlaubsansprüche, Pausenzeiten,

Krankheitstage oder anrechenbare Über-

stunden abgegrenzt und bewertet wer-

den müssen. „Das macht nicht nur die

Lohnabrechnung am Monatsende zur ech-

ten Herausforderung, sondern erschwert

auch die Dokumentation und Compliance-

Überwachung im Rahmen des Mindest-

lohngesetzes, deren Verletzung neben an-

fallenden Nachzahlungen mit empfindli-

chen Bußgeldern in Höhe von bis zu

500.000 Euro geahndet wird“, schildert

Hans-Jürgen Fockel, Geschäftsführer des

Zeitbewertungs-Spezialisten Lanos. 

Dokumentation und Compliance-Überwachung

Seit Anfang 2019 gilt in Deutschland ein

gesetzlicher Mindestlohn von 9,19 Euro pro

Stunde, zum Jahresbeginn 2020 steigt er

auf 9,35 Euro. So sieht der Gesetzgeber

nicht nur vor, dass die Arbeitszeiten prä-

zise erfasst und über einen Zeitraum von

mindestens zwei Jahren revisionssicher ar-

chiviert werden, sondern auch, dass die

kalkulatorischen Effektivlöhne die beste-

henden Lohnuntergrenzen nicht unter-

schreiten, und zwar unter Berücksichti-

gung sämtlicher Lohn-Merkmale und -Be-

standteile. Viele Unternehmen sind jedoch

mit der Berechnung der komplexen Lohn-

merkmale überfordert und wissen schlicht

nicht, ob sie mit einzelnen Arbeitnehmern

auch effektiv noch über der Lohnunter-

grenze liegen. Fehlt der Mindestlohn-

Nachweis oder fördert die Prüfung unzu-

lässige Verrechnungen und die Unterlau-

fung des Mindestlohns zutage, besteht

nicht nur eine bußgeldbewehrte Ord-

nungswidrigkeit, sondern die Arbeitneh-

mer können ihren Anspruch auf Zahlung

des Mindestlohnes auch arbeitsrechtlich

durchsetzen. „Was viele Unternehmen

dabei nicht wissen: Der Gesetzgeber sieht

ebenfalls eine verschuldensunabhängige

Arbeitgeberhaftung bzw. Durchgriffshaf-

tung vor. Werden beispielsweise Subunter-

nehmen, z.B. Service-, Wartungs- oder Lo-

gistik-Dienstleister, zur Auftragserfüllung

herangezogen, haftet der Auftraggeber

ebenfalls für Verstöße des Subunterneh-

mens“, betont Hans-Jürgen Fockel.

Mängel in der Datenqualität führen zu Nacharbeit

Fehler, aufwändige Nachbearbeitungen

oder Korrekturen der Gehaltsbe- und ab-

rechnung der Mitarbeiter treten gerade in

den Service-intensiven Industrien wie dem

Maschinen- und Anlagenbau, der Medizin-

oder Elektrotechnik zutage, wo der Kun-

dendienst einen großen Anteil des Gesamt-

umsatzes ausmacht. „Die Ursache liegt

dafür häufig in einer unzureichenden mobi-

len Zeiterfassung sowie einer mangelnden

Datenqualität, da die komplexen Zeiterfas-

sungsdaten über die bestehenden Stan-

dard-Schnittstellen nicht automatisiert an

die Lohnabrechnungssoftware übergeben

werden. Dies verursacht zum Monatsbe-

ginn ein unnötig hohes Arbeitsaufkommen

bei der Berechnung der Monatsgehälter

und erschwert zudem schnelle und kor-

rekte Auswertungen, die eigentlich für die

notwendige Transparenz im Service und

eine zuverlässige Planung und Ressourcen-

steuerung im Tagesgeschäft sorgen sollten.

Zeiterfassung mit Excel noch weit verbreitet

Insbesondere für die Projektarbeit und

Zeiterfassung kommt im Mittelstand noch

Generationswechsel bei der Zeiterfassung

Personalzeiterfassung

Bild

: ©Pe

ter A

tkin

s/Fo

tolia

.com

Mit ihren umfangreichen After-Sales-Services und dem ‘Rund-um-die-Uhr’-Betrieb von Maschinen- und Produktions-anlagen stellt die Industrie hohe Anforderungen an die Zeit-erfassung, Zeitbewertung und Gehaltsabrechnung. Schicht-arbeit, Arbeitszeit modelle, länderspezifische Feiertage und Überstundenkontos erschweren die Lohnabrechnung – vor allem wenn immer noch mit Excel gearbeitet wird.

derungen entstehende verwaltungstechni-

sche Mehraufwand verkürzt die Amortisie-

rungszeiten für moderne Zeiterfassungs-

systeme je nach bestehender Infrastruktur

zum Teil erheblich. Die Unterstützung heu-

tiger Schlüsseltechnologien wie Online-Er-

fassung oder Smartphone-Apps macht das

Handling, die Auswertung und Gestaltung

von Arbeitszeiten zum wichtigen Steue-

rungsinstrument für viele kleine und mittel-

ständische Unternehmen, bei denen die

Personalkosten gar bis zu 70% der gesam-

ten Betriebskosten ausmachen“, gibt Hans-

Jürgen Fockel zu bedenken.

Zeiterfassung funktioniert auch Online

Um das Potenzial einer elektronischen Zeit-

erfassung für das eigene Unternehmen zu

bewerten und die Funktionen rund um die

Erfassung, Planung, Auswertung, Abrech-

nung und das Controlling zu testen, bietet

Lanos Unternehmen eine 30-tägige, kos-

tenfreie Online-Demo mit allen Funktionen

der Zeiterfassungs-Software TimeCard von

Reiner SCT an, mitsamt den Modulen Ar-

beitszeit- und Projektzeiterfassung, Ur-

laubsverwaltung, Urlaubsplanung und op-

tional Zutrittskontrolle, auf die sowohl über

Terminals als auch über eine dedizierte

Smartphone App zugegriffen werden kann.

Als Middleware zwischen der TimeCard

und der Lohnbuchhaltung kommt die Zeit-

bewertungs-Software Lohnbuchhaltung+

zum Einsatz, die für eine intelligente, zuver-

lässige Datenaufbereitung und ein profes-

sionelles Berichtswesen sorgt. „Damit kann

sich das Management, der Personalverant-

wortliche oder auch der Außendienstmitar-

beiter ein genaues Bild über Handling, Usa-

bility und Mehrwert machen und vor einem

| ZEIT UND ZUTRITTLOHNABRECHNUNG

Die mobile Zeiterfassung entwickelt sich in vielen Branchen zum Standard.

Bild

: Rei

ner S

CT

etwaigen Investment abwägen, wie man

sich in puncto Zeiterfassung künftig auf-

stellen möchte. Denn vielfach mangelt es

trotz des noch vermeintlich hohen Nut-

zungsgrades von Excel-Anwendungen bei

verantwortlichen Entscheidern an transpa-

renten und pragmatischen Lösungsange-

boten, um die eigenen Anforderungen zu

adressieren und den Generationswechsel in

die elektronische Zeiterfassung voranzu-

treiben“, so Hans-Jürgen Fockel. ■

Die Autorin Elisabeth Fockel ist Marketingleiterin

der Lanos Computer GmbH & Cie KG.

www.lanos.de

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häufig Excel zum Einsatz. Da die Zeiten

hier manuell eingetragen werden, besteht

gerade bei komplexeren Anforderungen

wie unterschiedlichen Einsatz- und Ar-

beitsorten ein erhöhtes Fehler- und Miss-

brauchspotenzial. Aktuellen Entwicklungen

hin zu flexibleren Arbeitszeiten, mehr Mo-

bilität und Arbeit im Home-Office kann

damit kaum effektiv Rechnung getragen

werden – zumal die Dokumentationen auf

Verlangen der Prüfbehörde auch am Ort

der Beschäftigung vorgehalten werden

müssen. Einträge werden oft nicht zeitnah

vorgenommen oder können im Nachhinein

nicht mehr zuverlässig zugeordnet oder

nachvollzogen werden. Auch werden da-

durch Analysen zu Planungs- und Control-

ling-Zwecken auf Mitarbeiterebene er-

schwert und Ersatzregelungen zum Über-

stundenausgleich nur mit erhöhtem Ver-

waltungsaufwand möglich. Das Eigeninte-

resse der Unternehmen dürfte hier schwe-

rer wiegen: Denn die Grundlage für mo-

dernes Personalmanagement und –Con-

trolling bildet nicht nur die Dokumentation

der Anwesenheit von Mitarbeitern, son-

dern vor allem die Auswertung von aufga-

ben- und projektbezogenen Arbeitszeiten

als Basis für die Abrechnung, Kalkulation

und Planung der Ressourcen.

Immer mehr moderne Zeiterfassungssysteme

Die zunehmend auf Mobilität und Flexibili-

tät ausgerichteten Arbeitsmodelle und er-

weiterte Compliance- und Dokumentati-

ons-Anforderungen haben bereits viele

mittelständische Unternehmen veranlasst,

ihre Zeiterfassung zu professionalisieren

und mit elektronischen Erfassungssyste-

men auszustatten. „Der durch diese Anfor-

Was muss eine Zeiterfassung

in einem hoch spezialisier-

ten Dienstleistungsunter-

nehmen leisten? Welche Prozesse müs-

sen optimal abgebildet werden, um die

Effizienz nachhaltig zu steigern? Bei

dem Automatisierungsspezialisten Stad-

ler + Schaaf in Offenbach an der Queich

gab es einen klaren Ausgangspunkt für

die Beantwortung dieser Fragen: Dop-

pelerfassungen im Bereich Lohnabrech-

nung auszuschließen war das vorrangige

Ziel. Ebenso die Implementierung einer

einheitlichen Urlaubsplanung, damit im

Büro und auf der Baustelle identische

Listen zur Verfügung stehen. Die Frage

war weiterhin, welches System am bes-

ten zur eingesetzten Lohnabrechnungs-

lösung Datev passte.

Flexible Arbeitszeiten

Wer sich wie Stadler + Schaaf konse-

quente Kundenorientierung auf die Fahne

geschrieben hat, muss jederzeit flexibel

sein. „Entscheidend ist für uns immer die

Kundenanforderung vor Ort, das heißt

was der Kunde wünscht, setzen wir um“,

schildert Personalleiterin Claudia Hart-

korn. So kämen feste Arbeitszeiten

ebenso vor wie Gleitzeit, spezielle Ser-

vicezeiten oder standortabhängige Ar-

beitszeiten – neben dem Hauptsitz in Of-

fenbach unterhält die Firma bundesweit

eine ganze Reihe von Niederlassungen

und Service-Stützpunkten. Es sei auch

kein Problem gewesen, die vielen ver-

schiedenen Tages- und Wochenmodelle

mithilfe der Zeus Zeiterfassung abzubil-

den. Die Mitarbeiter haben gleichzeitig

die Möglichkeit, ihre Arbeitszeit auf drei

verschiedene Arten zu buchen: entweder

über ein Zeiterfassungsterminal mit RFID-

Transponder, über die IVS-Telefonzeiter-

fassung für Mitarbeiter die unterwegs

sind, oder aber über den PC mit dem

Zeus Modul WebServices.

3.000 aktive Projekte in Abas

Die Zeus BDE bietet eine bidirektionale

Schnittstelle zum ERP-System des Her-

stellers Abas Software. „Die Verantwort-

lichen können dank der BDE sofort

sehen, wie viele Stunden im jeweiligen

Projekt anfallen bzw. angefallen sind,

und das bis in jeden einzelnen Leis-

tungsbereich“, sagt Jens Dietrich, Pro-

jektverantwortlicher bei Stadler +

Schaaf. Bisher erfolgten Stundenbu-

chungen manuell, jetzt kann man den je-

weils interessierenden Projektstatus in

Echtzeit abrufen. Ausgehend von einem

Gesamtvolumen von 3.000 aktiven Pro-

jekten beim Anlagenbauer kann man

sich ausmalen, was für ein Management-

vorteil sich aus der direkten Abbildung

der eingesetzten Arbeitsstunden ergibt:

und zwar für Vor- und Nachkalkulation

sowie für das Controlling. Die Arbeitszei-

ten werden dafür mit der Zeus-Zeiter-

fassung protokolliert. Die laufenden Pro-

jektnummern werden aus dem ERP-Sys-

tem in Zeus importiert, die Arbeitsstun-

den der Mitarbeiter werden dem jewei-

ligen Projekt zugewiesen, und die Zeus

BDE meldet die aktuellen und komplet-

ten Daten wieder an abas zurück.

Wertvolle Auswertungen

Die exakte Zuordnung der Arbeitszeit

pro Projekt bedeutet auch für die Perso-

nalleitung eine enorme Arbeitserleichte-

Bei der Stadler + Schaaf GmbH geht man weite Wege, um den Kunden ganzheitliche Lösungen rund ums Messen, Regeln und Automatisieren zu bieten. Die eigene Lohnabrechnungssoftware kam mit diesem Anspruch jedoch nicht ganz mit. Dann implementierte der Anlagenbauer das Duo Datev zur Lohnabrechnung sowie die Zeus Zeiterfassung und BDE.

IT&Production 4/2019

Bild

: IVS

Zei

t+Si

cher

heit

GmbH

Projektzeiten und Controlling

transparentBild: ©Gabriele Maltinti/Fotolia.de

ZEIT UND ZUTRITT | ANLAGENBAU

rung. „Hier beweist Zeus hohe Flexibilität,

und ich kann mir jederzeit Auswertungen

und Listen ziehen, wenn mir noch wichtige

Detailinformationen fehlen“, schildert Perso-

nalleiterin Claudia Hartkorn. So komme man

ohne zusätzlichen programmierungsauf-

wand an relevante Daten über Abteilungen,

Kostenstellen, beschreibt Claudia Hartkorn.

640 Mitarbeiter online

Mit dem Zeus Modul WebServices können die

Mitarbeiter der Firma ihr persönliches Arbeits-

zeitjournal weitgehend selbständig verwalten.

Ein großer Teil der insgesamt 640 Mitarbeiter

sind an dem Modul WebWorkflow, angebun-

den und die von Ihnen online gestellten An-

träge, etwa für Urlaub oder vergessene Bu-

chungen, können umgehend vom Abteilungs-

leiter genehmigt werden und müssen nicht

mehr den Umweg über die Personalabteilung

nehmen. Das verhindert jede Art von Datendu-

plizität infolge paralleler Listenführung und

entlastet die Personalabteilung spürbar. Eine

Ausnahme sind hierbei die Monteure, die so

gut wie immer beim Kunden sind und deshalb

auf keinen eigenen PC zugreifen können. Ihre

Montagezeiten werden deshalb von einem

zentralen Sekretariat erfasst und ins System

eingepflegt. Die verwendete Hardware für die

Zeiterfassung und BDE erwiesen sich im Ein-

satz als zuverlässig und wartungsarm.

Starkes Doppel mit Datev

Die Zeus-Zeiterfassung und Datev-Lohnab-

rechnung sind bereits in vielen Unterneh-

men im Einsatz und harmonieren gut mitei-

nander. Ein Blick auf die Referenzen des Un-

ternehmens war den Projektbeteiligten

beim Anlagenbauer dann auch sehr wichtig,

da man bislang mit der Lohnabrechnungs-

programm sehr unzufrieden gewesen war.

Das abgelöste System watete immer wieder

mit unangenehmen Überraschungen auf:

fehlende Gesetzeskonformität, fehlende Up-

dates, fehlende Hintergrundprogrammierung

und damit einhergehend beständige Rechts-

unsicherheit, insgesamt ein verheerendes

Zeugnis für eine Lohnabrechnungssoftware.

Die bekannten Mängel traten mit dem

neuen System nicht mehr auf, es erwies sich

als qualitätssicher, anwenderfreundlich und

zuverlässig. Damit passt die Lösung gut zum

Qualitätsanspruch bei Stadler + Schaaf, der

auf dem Prinzip des Total Quality Manage-

ments (TQM) basiert. „Was mich besonders

überzeugt hat, war die hoch professionelle

Anwendungsberatung der IVS Projektleiter

Reinhard Dubas (BDE) und Holger Depta

(Zeitwirtschaft)“, fasst Personalleiterin Clau-

dia Hartkorn ihre Erfahrungen mit Beratung

und Service zusammen. ■

Der Autor Karl-Peter Kendzia ist

freier Redakteur.

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ZEIT UND ZUTRITT |

IIn der Zeiterfassung hat insbesondere die

Einführung des Mindestlohns im Jahr

2015 bei vielen Firmen zum Umdenken

geführt. So werden heute auch in kleinen

und kleinsten Unternehmen Arbeitszeiten

elektronisch erfasst, um zum Beispiel den

Dokumentationspflichten gerecht zu wer-

den. Aber auch die einfachen Erfassungspro-

zesse, die Auswertbarkeit und natürlich die

Übergabe der Daten an die Systeme zur

Lohnabrechnung, Dienstplanung und das

ERP-System sprechen für digitale Erfas-

sungslösungen.

Erfasst wird am Terminal

Trotz immer mehr mobiler Lösungen, die

Smartphones und Tablets einbeziehen,

bleiben stationäre Zeiterfassungsterminals

bei vielen Unternehmen die erste Wahl.

Dies liegt vor allem daran, dass sich Arbeit-

geber von den kurzlebigen Technologiezy-

klen der Smartphone-Hersteller unabhängig

machen wollen und nicht erwarten können,

dass jeder Mitarbeiter ein passendes End-

gerät besitzt. Stationäre Zeiterfassungster-

minals haben in der Regel eine Lebensdauer

von mehr als zehn Jahren und sind leicht

bedienbar. Gerade in anspruchsvollen Berei-

chen wie der Produktion, im Außeneinsatz

oder an sehr warmen beziehungsweise kal-

ten Orten sind Zeiterfassungsterminals

meist die beste Wahl. Der Trend bei der

Zeiterfassung, Zutrittskontrolle und ande-

ren Anwendungen geht hierbei seit vielen

Jahren zu RFID-Verfahren wie Mifare, bei

denen ein meist passiver Transponder in

Form eines Schlüsselanhängers, einer Karte

oder eines Aufklebers in das magnetische

Feld des Lesers gebracht wird. Dort können

die eindeutige Seriennummer zur Identifi-

kation oder programmierte Segmente und

weitere gespeicherte Daten zum Beispiel

über Zutrittsberechtigungen, Kantinengut-

haben, Fingerprint-Templates et cetera

übertragen werden.

Fingerabdruck recht sicher

Die Identifikation oder Verifikation der Mit-

arbeiter und weiterer berechtigter Personen

findet immer öfter über biometrische Merk-

male statt. Insbesondere Fingerabdrücke

werden sehr oft verwendet, da die Erken-

nung recht sicher ist und die Abdrücke ein-

fach zu erfassen sind. Die Nutzung von Ge-

sichtserkennung, Iris-Scan sowie Handve-

nen-Erkennung spielen hingegen in den

meisten Anwendungen eine Nebenrolle. Ei-

nerseits ist hier die Nutzerakzeptanz, an-

dererseits der Kostenfaktor ein Aus-

schlusskriterium. Da die Nutzung biometri-

scher Daten für die Zeiterfassung und Zu-

trittskontrolle immer Zustimmungspflich-

tig ist, kann schon ein einzelner Mitarbei-

ter dem Arbeitgeber einen Strich durch

die Rechnung machen. Methoden wie Bar-

code oder PIN-Eingabe sind ebenfalls noch

weit verbreitet, auf Grund des sehr niedri-

gen Sicherheitsniveaus aber oft nicht

empfehlenswert. So ist ein Barcode etwa

für die Zeiterfassung mit Smartphones

schnell fotografiert und an einen Kollegen

geschickt, der dann Zeiten stempeln

könnte. Immer mehr Anwender erwarten

von den Systemen eine hohe Durchgän-

gigkeit – also die Verwendung gleicher

Identifikationsmedien von der Zeiterfas-

Individuell, sicher und vernetzt

Mehr als Zeit erfassen und Zutritt kontrollieren

Manche erinneren sich noch an

die alten Stempeluhren und

den Pförtner am Schlagbaum.

Vereinzelt gibt es das noch.

Doch meistens arbeiten Zeiter-

fassung und Zutrittskontrolle

heute digital und vernetzt. Dass

diese Systeme mehr Funktio-

nen als früher mitbringen, liegt

auf der Hand. Beschäftigen sich

Unternehmen mit der Einfüh-

rung einer Zutrittskontrolle,

sollten sie daher genau wissen,

was sie brauchen und an wen

sie sich wenden.Bild

: Dat

afox

Gm

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TECHNIK UND ANBIETER

IT&Production 3/2018

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sung, Zutrittskontrolle über die Kantine, den

Drucker bis in die Fertigung für die Betriebs-

datenerfassung (BDE) und Werkzeugausgabe.

Alles aus einer Hand

Anbieter mit breitem Produktportfolio und vie-

len Optionen, haben in Verbindung mit den

passenden Kommunikationsarten oft einen Vor-

teil am Markt. So wollen Unternehmen häufig

die Zeiterfassung und Zutrittskontrolle, die Be-

triebs- und Maschinendatenerfassung, Kanti-

nenlösungen sowie Workflow-Angebote aus

einer Hand beziehen. Dies stellt einerseits die

Softwareanbieter vor große Herausforderungen

– andererseits aber auch die Hardwareanbieter,

die ein möglichst breites Produktportfolio bie-

ten müssen. Dabei sollen Geräte per LAN,

WLAN oder Mobilfunk kommunizieren können.

Auch die Datenübergabe und Anbindung an

alle Arten von Software, Datenbanken und na-

türlich in die Cloud sind technisch machbar.

Erste Hardwarehersteller bieten die Einbindung

Ihrer Geräte über das abgesicherte Protokoll

HTTPS. Dieses weltweit einheitliche und ver-

breitete Verfahren zur Datenübergabe erfordert

kaum Programmieraufwand und funktioniert

quasi in Echtzeit - sowohl im internen Netz-

werk, als auch im Internet und Mobilfunknetz.

Der Datenaustausch für Zeiterfassung, Salden-

abfrage und Zutrittskontrolle ist damit online

und abgesichert über das Internet möglich. Ge-

rade der Betrieb von Terminals mit Mobilfunk

und die Anbindung per HTTPS ermöglicht es,

Geräte ohne großen Aufwand an jedem Ort in

Betrieb nehmen zu können. Die M2M-Datenver-

träge der großen Netzbetreiber sind hierbei ver-

hältnismäßig günstig.

Individuelle Lösungen gefragt

Auch auf dem Markt für Zeit und Zutritt ist

mehr Individualisierung erkennbar. Ziel ist die

Benutzerfreundlichkeit und Einbindung des

Softwareanbieters als auch der Endkunden ins

Corporate Design. Einzelne Hardwarehersteller

bieten hier weitreichende Möglichkeiten für

Zutrittsleser sowie Zeiterfassungs- und BDE-

Terminals. Der Markt der Anbieter für die Zeit-

erfassung und Zutrittskontrolle umfasst allein in

Deutschland mehr als 1000 Firmen. Der größte

Teil sind Software- und Lösungsanbieter. Die

Zahl der Hardwarehersteller ist eher überschau-

bar und wird vor allem von deutschen und eu-

ropäischen Herstellern dominiert. Natürlich wer-

den gerade am unteren Ende des Preisniveaus

auch Geräte aus Fernost angeboten. Fehlender

oder schlechter Support, oft wechselnde tech-

nische Spezifikationen und schwankende Qua-

lität sorgen aber für einen stagnierenden oder

gar fallenden Marktanteil. Neben den etablier-

ten Anbietern komplexer Human Resources-Lö-

sungen hat sich in den letzten Jahren eine

Startup-Landschaft gebildet, die sich mit den

Themen Dienstplanung, mobiler Zeiterfassung

per App und Cloud-Lösungen beschäftigt. Es ist

aber zu bemerken, dass auch äußerst innovative

Anbieter nach kurzer Zeit oft auf stationäre Ter-

minals setzen, um damit den Anforderungen

des Marktes gerecht zu werden. Durch Venture-

Capital und viele frische Ideen entstehen so

schlagkräftige Unternehmen, die Modelle wie

‘Software as a Service’ und ‘pay as you use’ auf

den Markt der Zeiterfasssung und Zutrittskon-

trolle zuschneiden.

Arbeitsteiliger Markt

Der Bereich der Zutrittskontrolle gliedert sich in

Anbieter für Sicherheitstechnik – also Dreh-

kreuze, Schranken, Kameras et cetera. Hinzu

kommen Anbieter von elektronischen Zutritts-

controllern und Lesern, sowie Schließzylindern

und Beschlägen. Viele Softwareanbieter aus

dem Bereich Zeiterfassung und ERP bieten inte-

grierte Zutrittskontroll-Module. Es gibt außer-

dem Spezialisten, die ausschließlich Zutritts-

und Sicherheitslösungen verkaufen. Die über-

wältigende Mehrheit der Anwender arbeitet in

diesem Bereich mit RFID-Technik zur Identifika-

tion. Der Trend geht dabei klar zu Online-Syste-

men, auf Basis der bereits erwähnten Mifare-

Technologie, bei denen Berechtigungen verge-

ben werden können und die flexibel einsetzbar

sind. Eine einfache Installation und Umsetzung

ist wichtig, damit die späteren Betreiber die

Systeme durch lokale Ressourcen oder Elektro-

fachbetriebe einrichten lassen können. Für viele

Unternehmen sind dezentrale Systeme interes-

santer, bei denen kostengünstige Controller

nicht mehr im Server-Raum, sondern in der

Nähe der Tür platziert und im Netzwerk inte-

griert werden. In anderen Umgebungen können

leistungsstarke Zentralen Vorteile ausspielen,

wenn viele Türen abzusichern und dazu Alarm-

anlagen einzubinden sind. Auf jeden Fall sollten

die Betreiber in spe ihren Anbieter sorgfältig

auswählen, damit dieser flexibel genug auf die

spezifische Aufgabe reagieren kann. ■

Der Autor Stefan Tanneberger

ist Mitarbeiter im Vertrieb bei Datafox GmbH.

www.datafox.de

TECHNIK UND ANBIETER

ZEIT UND ZUTRITT |

DDas 50 Jahre alte Familienunterneh-

men Zollner Elektronik wächst seit

Jahren kontinuierlich und hat sich

als Zulieferer der Automotivebranche einen

Namen gemacht. Aktuell betreibt Zollner 18

Standorte über die ganze Welt verteilt. Das

Geschäftsmodell beruht auf nach Kunden-

anforderungen entwickelte und gefertigte

Mechatronikteile, vom Einzelteil bis zur Se-

rienfertigung. Kernkompetenz sind elektro-

nische Bauteile. Werke in Rumänien, China,

Costa Rica oder Tunesien produzieren für

den jeweiligen Zielmarkt in regionaler Nähe.

Steuerung der Zutrittskontrolle

Die Hightech-Produkte von Zollner sind so-

wohl bezüglich der Fertigungsprozesse als

auch des Technologie-Knowhows äußerst

sensibel. Daher befasst sich das Unterneh-

men stets auch mit der Sicherheit im ei-

genen Haus und schrieb in diesem Zusam-

menhang im Jahr 2015 das Zutrittskon-

trollsystem neu aus. Als Ergebnis der Eva-

luation entstand ein langfristig angelegtes

Konzept mit Hard- und Software für Zeit-

erfassung und Zutrittskontrolle von PCS.

Die bislang noch autonom geführten Zu-

trittskontrollsysteme werden nach und

nach angebunden und vom Server aus

dem Hauptsitz in Zandt gesteuert. Über

den Zeitraum von mehreren Jahren wird

die Zutrittskontrolle an allen Standorten

vereinheitlicht, Dexicon angebunden und

ausgebaut. Notwendig sind dafür die Um-

stellung auf SAP als führendes System zur

Nutzung der hier verwalteten Personal-

Stammdaten sowie die Anpassung der

Zutrittskontroll-Software Dexicon an die

jeweiligen Standortbedingungen. Die Vor-

teile für diese Zentralisierung: Transpa-

renz über alle Zutritte und Alarmereig-

nisse, schlanke Administration, einheitli-

che Zutrittsgruppen und damit die ge-

bündelte Sicherheitskompetenz für einen

weltweiten Zutritt im eigenen Haus.

Langjähriger Partner

Den Zuschlag erhielt PCS in Verbindung mit

der Zutrittskontrollsoftware Dexicon Enter-

prise und der Intus Hardware für Zeiterfas-

sung und Zutritt. Die Realisierung des Pro-

jektes erfolgt nach intensiven Vorbereitun-

gen des gesamten Projektteams auf Basis

des gemeinsam erarbeiteten Konzepts, das

auf Standardkomponenten setzt. Einige Bei-

spiele aus dem Projekt zeigen, mit welchen

Management-Aufgaben das Zutrittskon-

trollsystem zur Unternehmenssicherheit bei

Zollner beiträgt.

Vorgeschaltete ESD-Prüfungen

Zollner befasste sich bei der Analyse der

bisherigen Zutrittskontrolle auch mit den

SICHERHEIT

IT&Production 3/2018

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Zutritt zu 18 Standortenzentral gesteuert

Während eine Schließanlage nur schließt und öffnet, kann eine intelligente, digitale

Zutrittskontrolle als vielseitiges Sicherheitsinstrument dienen. Das Beispiel Zollner

Elektronik aus dem bayerischen Zandt zeigt, wie eine Zutrittskontrolllösung zum

Koordinatensystem eines internationalen Unternehmens wurde.

altäglichen Abläufen. Kritisch war die vor elek-

trostatischer Entladung (ESD) geschützte Fer-

tigung von elektronischen Baugruppen. Wenn

Personen diesen Fertigungsbereich betreten,

muss sichergestellt sein, dass sie nicht elektro-

statisch aufgeladen sind, sonst könnten Bau-

teile schon im Produktionsprozess durch Auf-

ladung geschädigt werden. Schutzkleidung,

Schuhe oder Ableitungsarmbänder verhindern

dies. Zollner hat die ESD-Überprüfung vor die

Zutrittskontrolle geschaltet. Erst nach erfolgter

ESD-Prüfung, kann die Zutrittskontrolle be-

dient werden. Dann aktiviert die Zutrittskon-

trolle den Zutrittsleser und der Zugang zur

Vereinzelungsschleuse kann genutzt werden.

Sichere Handvenenerkennung

Besonders sensible Bereiche bei Zollner sind

das zentrale Rechenzentrum inklusive

Backup-Rechenzentrum sowie die Prototy-

pen-Entwicklung. Für den Schutz der beiden

Bereiche ist dem Unternehmen eine Zu-

trittskontrolle nur auf RFID-Basis zu wenig,

schließlich können Mitarbeiterausweise

leicht in unbefugte Hände gelangen. Für

diese Anforderung stellte PCS dem Unter-

nehmen die Handvenenerkennung Intus PS

vor. Die biometrische Zutrittskontrolle kann

die Identität eines Mitarbeiters zweifelsfrei

feststellen und gilt als fälschungssicher. Das

biometrische System erkennt Menschen,

indem es mit Infrarotstrahlen die einmaligen

Venenmuster im Inneren der Hand liest. Das

Handvenenmuster wird dabei in ein Tem-

plate umgewandelt und kann so auf einem

Mitarbeiterausweis gespeichert werden. Die

Zutrittskontrolle zum Rechenzentrum er-

folgt bei Zollner mit zwei Faktoren: Nur der

berechtigte Personenkreis wird am Handve-

nenscanner eingelernt und erhält eine Mit-

arbeiterkarte mit seinen biometrischen

Merkmalen – den Handvenentemplates.

Nach dem Einlernen kann der Mitarbeiter

den Ausweis vor den RFID-Teil des Systems

halten und sich anschließend mit der Hand

beziehungsweise den Handvenen verifizie-

ren. Die Handvenenerkennung ist zudem mit

der Einbruchmeldeanlage (EMA) verknüpft,

steuert diese, sowie berücksichtigt und sig-

nalisiert vor der Freigabe einer Zutrittsan-

frage den Status der EMA.

Rechte nach Benutzergruppe

Eine ausgereifte Zutrittskontrolle beugt nicht

nur dem Eindringen von Unbefugten vor. Sie

wirkt präventiv, wenn festgestellt werden

soll, welche Mitarbeiter sich auf dem Ge-

lände befinden. Bei Unternehmensbereichen

wie Warehouse und Lager dokumentieren in-

zwischen oft Ein- und Austrittsleser, welche

Mitarbeiter wann und wie lange anwesend

waren und ob alle Mitarbeiter am Feier-

abend das Werk verlassen haben. Verschie-

dene Zutrittsprofile für unterschiedliche Mit-

arbeitergruppen legen zudem schon im Vor-

feld die Zutrittsrechte fest. So haben Grup-

pen auf ihre Arbeitsbereiche zugeschnittene

Zutrittsrechte, das Sicherheitsteam sehr

weitgehende Zutrittsrechte und Besucher

sehr restriktive Zutrittsrechte.

Mit Schreib-und Lesefunktion

Die Handvenenerkennungssysteme von PCS

nutzen die neue Generation von RFID-Aus-

weisen mit dem Leseverfahren Mifare Des-

fire EV1. Mit den Scheckkarten-großen Aus-

weisen bei Zollner lassen sich bis zu 32 un-

terschiedliche Applikationen ausführen. Mit

Hilfe der neuen Ausweistechnologie wird im

Gegensatz zum bisherigen System nicht nur

gelesen, sondern kann auch beschrieben

werden, zum Beispiel Zutrittsrechte oder

Geldbeträge für die Kantinennutzung.

Universell lesbare Piktogramme

Zollner nutzt neben der Zutrittskontrolle

auch die Zeiterfassung von PCS. Das Terminal

Intus 5600 mit Farbdisplay und Touchoberflä-

che wurde mit Zollner-Logo versehen und für

die internationalen Standorte werden lan-

desspezifische Texte eingeblendet. Da welt-

weit alle Mitarbeiter auf einem Intus-Termi-

nal buchen sollen, entschied man sich für

eine selbsterklärende Oberfläche auf der

Basis von international verständlichen Pikto-

grammen. Die Zutrittskontrolle und Zeiterfas-

sung wird bei Zollner von 10.000 Mitarbeitern

an 18 Standorten weltweit genutzt. In Zu-

sammenarbeit mit dem PCS-Projektteam

wurde das System so ausgelegt, dass der ge-

wünschte Unternehmensschutz für alle

Standorte realisiert wurde. Auch für Erweite-

rungen ist die Zutrittskontrolle offen. Wei-

tere Module wie Besuchermanagement oder

Zufahrtskontrolle prüft Zollner gerade. ■

Die Autorin Susanne Plank ist in der

Marketing Communication bei PCS Systemtechnik.

www.pcs.de

SICHERHEIT

Smarter aufgestellt mitMES &Workforce Management

IHR PARTNER FÜRINDUSTRIE 4.0

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emas

ter

OOb Industrie, Handel oder Dienst-

leistungsgewerbe, ob Kleinunter-

unternehmen oder Mittelständler:

Die variable Zeit ist eine der wichtigsten

Größen im Arbeitsleben. Ob einzelne Pro-

zesse oder die Gestaltung von zusammen-

hängenden Abläufen: Um ein Arbeitsziel zu

erreichen, ist ein gewisses Maß an Zeit

nötig. Und diese muss zuverlässig erfasst

und dokumentiert werden.

Die Stechuhr hat ausgedient

Den einen richtigen Weg gibt es dabei

aber nicht. Klar dürfte jedoch sein, dass die

Stechuhr ausgedient hat. Sie ist zu fehler-

anfällig und zu aufwendig in der Abrech-

nung. Auch selbstständiges, handschriftli-

ches Notieren der Arbeitszeiten birgt

hohes Fehlerpotential. Beim generellen

Vergleich von Zeiterfassung und dem ge-

gensätzlichen Modell der Vertrauensar-

beitszeit ergeben sich Merkmale, die un-

terschiedlicher kaum sein könnten. Wäh-

rend Vertrauensarbeitszeit zu Misstrauen

führen kann, weil Mitarbeiter den Eindruck

haben, dass sie selbst zu viel und Kollegen

zu wenig arbeiten, kann eine exakte Zeit-

erfassung transparente und gerechte Rah-

menbedingungen schaffen. Der Vorteil der

Vertrauensarbeitszeit, der Mitarbeitern

mehr Freiheit sowie eine flexible Gestal-

tung ihrer Arbeitszeit ermöglicht, kann je-

doch zum Nachteil werden: Es besteht

immer das Risiko, dass die Arbeitnehmer

das Vertrauen ausnutzen.

Kontrolle mit Vorteilen

Die genaue Erfassung der Arbeitszeit kann

wiederum von einigen Mitarbeitern als

Kontrolle empfunden werden, hat jedoch

auch eine Reihe von Vorteilen: Zum einen

lassen sich mit einer Zeiterfassung die An-

kunfts- und Gehenzeiten mit einem Klick

abrufen – so haben Arbeitgeber im Blick,

ob die vertraglich vereinbarten Soll-Ar-

beitszeiten eingehalten werden. Zum ande-

ren werden alle Überstunden automatisch

erfasst und dienen in Kombination mit an-

deren gespeicherten Daten als Grundlage

für die Gehaltsabrechnung. Darüber hinaus

können Firmen durch eine Zeiterfassung

Personalkosten einsparen: Durch die auto-

matisierte Erfassung der Arbeits- und Fehl-

zeiten entfällt im Gegensatz zu anderen

Methoden ein großer Teil des Verwaltungs-

aufwands. Bevor man sich mit der Einrich-

tung eines System befasst, sollte die Frage

nach den Anforderungen beantwortet

werden. Soll die Konfiguration beispiels-

weise genau dem entsprechen, was benö-

tigt wird – mit einer Vielzahl an optionalen

Modulen und Funktionalitäten sowie Kom-

binations- und Erweiterungsmöglichkeiten?

Mit der richtigen IT-Strategie und den pas-

senden Produkten könnten die meisten

kleinen Unternehmen und Mittelständler

ihre Produktivität deutlich erhöhen. Ist be-

reits eine IT-Struktur vorhanden, fällt der

Schritt zu einer server- und netwerkorien-

tierten Zeiterfassung deutlich leichter.

Kontaktlos einstempelnZeiterfassung im Unternehmen

Das Ziel der Zeiterfassung ist mitnichten die Kontrolle oder ein Zeitgewinn, sondern sie

dient der Registrierung aller zeitbezogenen Mitarbeiterdaten. Das Basismodul Timemaster

der Firma ELV Elektronik AG kann dabei helfen. Erfasst wird die Zeit mittels RFID-Techno-

logie per Smartphone oder am PC-Arbeitsplatz.

LÖSUNGEN

IT&Production 3/2018

ZEIT UND ZUTRITT |

Grundlegende Erfassung

Die Zeiterfassung Timemaster bietet dabei

eine Lösung für unterschiedliche Unter-

nehmensgrößen aus vielen verschiedenen

Branchen. Das Basismodul ermöglicht die

Erfassung, Bewertung, Speicherung und

Dokumentation von Personaldaten. Neben

dem Personalstamm für die Eingabe einer

Reihe von Personaldaten, werden damit

auch die Arbeitszeitregelungen als Basis

der Auswertung angelegt. Neben dem Ba-

sismodul, können sich die Unternehmen

darüber hinaus die Software individuell

zusammenstellen. Je nach gewünschtem

Funktionsumfang stehen unterschiedliche

Softwaremodule zur Verfügung, wie das

Auswertungen-Plus-Modul, Sachbearbei-

ter-Modul, die Erweitungs-Lizenz, das

App-Modul oder das Gruppen-Modul.

Kleiner Umfang zum Start

Besonders kleine und mittlere Unterneh-

men, die Ihre Wertschöpfung in der Pro-

duktion haben, wollen zu Beginn der Zeit-

erfassung oft mit kleinerem Funktionsum-

fang starten. Dabei können browserba-

sierte Lösungen helfen, da keine weiteren

Installationen auf den PC-Arbeitsplätzen

nötig sind. Dies spart Kosten, weil keine ex-

ternen IT-Dienstleister bezahlt werden

müssen. Für kleinere Unternehmen reicht

die Zeiterfassung mit einem Terminal und

Transponder bzw. Transponderkarte meist

aus. Mit Timemaster WEB können Daten

sowie Auswertungen über den Web-

browser abgerufen und bearbeitet werden.

Die Anwendung kann lokal auf dem firmen-

eigenen Server oder auf einem externen

Cloudserver im Internet installiert werden.

So wird die Nutzung auf vielen Endgeräten

ermöglicht – unabhängig vom eingesetz-

ten Betriebssystem. Lediglich für die Web-

server-Umgebung ist ein Windows-Be-

triebssystem nötig. Als Basis für die Web-

server-Umgebung wird der Internetinfor-

mationsdienste-Manager (IIS) von Micro-

soft verwendet, der die Daten für die

Browser an den Endgeräten bereitstellt

sowie ein Microsoft-SQL-Server für die Da-

tenverwaltung.

Kontaktlose Buchung

Die Erfassung von Zeitbuchungen am Erfas-

sungsterminal erfolgt durch RFID-Technolo-

gie (Radio Frequency Identification), die den

Mitarbeiter umgehend erkennt, ohne dass

er ein Touchfeld berühren muss. Der Mitar-

beiter löst – durch das Heranführen eines

Transponders an das Erfassungsterminal –

eine Buchung aus, die durch Signal bestä-

tigt wird. Im Vergleich zu einem Fingerprint-

Sensor ist die Lösung nicht nur hygieni-

scher, sondern auch weniger fehleranfällig

und birgt keine Gefahr einer schlechten

oder unmöglichen Erkennung, wie etwa bei

Fingerverletzungen. Zudem können Bu-

chungen im Timemaster-System optional

auch über eine browserbasierte Oberfläche

am PC-Arbeitsplatz oder über das

Smartphone vorgenommen werden. ■

Der Autor Peter Menzel ist

freier Redakteur für die

ELV AG und Timemaster.

www.timemaster.de

| ZEIT UND ZUTRITTLÖSUNGEN

IT&Production 3/2018

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ZEIT UND ZUTRITT |

DDie Herausforderungen, die an die

moderne Zeiterfassung gestellt

werden, sind zahlreich: von

einem zeitgemäßen Look and Feel über

technisch aktuelle Terminals bis hin zu

einer automatischen Plausibilitätsprüfung

bei der Datenerfassung sowie einer On-

lineauskunftsfunktion für Mitarbeiter und

Vorgesetzte. Mit diesen Anforderungen

im Blick hat Aida Orga ein entsprechen-

des Komplettsystem entwickelt und auf

den Markt gebracht.

Schlüsselanhänger genügt

Die ursprüngliche Offlinezeiterfassung

wird durch die Einführung der Aida-Lö-

sung – ein Online-Zeiterfassungssystem –

ersetzt. Die Mitarbeiter verfügen über

einen Ausweis, der berührungslos funk-

tioniert (Schlüsselanhänger). Mit diesen

können sie sich an verschiedenen Termi-

nals ein- und ausbuchen. Die Terminals

sind im Idealfall an organisatorisch güns-

tigen Punkten montiert und an ein Netz-

werk angeschlossen. Die Planung und

Verrechnung von Urlaub sowie Fehlzei-

ten lassen sich komplett über Aida abwi-

ckeln. Die Bedienung, wie das Eintragen

der Fehlgründe, erfolgt entweder per

Drag and Drop in einer grafischen Kalen-

derübersicht oder durch automatische

Verarbeitung genehmigter Fehlgründe

aus dem virtuellen Personalbüro.

Virtuelles Personalbüro

Über ein webbasiertes Tool lassen sich

vielfältige Auskünfte und Anträge abwi-

ckeln, um die Arbeitsabläufe zu optimieren

sowie Zeit und Arbeit sowohl für das Per-

sonalbüro als auch für die Mitarbeiter zu

sparen. Das virtuelle Personalbüro besteht

aus den Modulen Selbst-/Abteilungsaus-

kunft und Workflow. Über den Browser

stehen den Mitarbeitern verschiedene

Funktionen zur Verfügung. Sie können dort

in ihren persönlichen Konten Informatio-

nen zum Urlaubsstand, Zeitkonto, zu Zu-

schlagskonten und Auftragszeiten einse-

hen, den persönlichen Jahreskalender prü-

fen sowie einen Überblick darüber erlan-

gen, welche Kollegen im Haus ist. Welche

Funktionen jeder einzelne nutzen und

sehen darf, lässt sich in den Einstellungen

des Programms festlegen.

Gemeinsamer Datenpool

Die Integration der Komponenten Perso-

nalzeiterfassung und Auftragszeiterfas-

sung führt durch die Verwendung eines

gemeinsamen Datenpools oft zu Syner-

Entlastung für die Personalabteilung

KOMPLETTLÖSUNG

IT&Production 3/2018

Immer mehr Unternehmen stellen ihre Offlinesysteme

zur Zeit- und Betriebsdatenerfassung sowie Zutrittskon-

trolle auf Onlinelösungen um. Bei der Auswahl dieser

Systeme sollten Entscheider Funktionsumfang und ihre

Integrationsfähigkeit in die restliche Unternehmens-IT

im Blick behalten.

Komplettsystem für die Zeiterfassung und Zutrittskontrolle

Bilder: ©H-Gall/Istockphoto.com / Aida Orga GmbH

Bild: Aida Orga GmbH

gieeffekten. So sind die An- und Abwe-

senheitsdaten aus der Zeitwirtschaft so-

fort in der Betriebsdatenerfassung er-

sichtlich. Der daraus resultierende Ab-

gleich der Zeiten macht fehlende Bu-

chungen sichtbar. Um Aufträge an- und

abzubuchen, können PCs in der Ferti-

gung genutzt werden: Mit dem Webter-

minal von Aida sowie einem angeschlos-

senen Barcodescanner lassen sich Ferti-

gungsaufträge arbeitsplatznah buchen

sowie Mengenrückmeldungen und Qua-

litätskennziffern hinterlegen. Für die Kon-

trolle der Fertigungsabläufe steht die auf-

tragsbezogene Vor- und Nachkalkulation

sowie ein Abgleich von Anwesenheits-

und Produktivstunden mit Gewichtung

von internen und externen Tätigkeiten je

Mitarbeiter und Kostenstelle zur Verfü-

gung. Die konsolidierten Auftragszeiten

können bei der Abrechnung der Mitarbei-

ter herangezogen werden. Eine etwaige

Prämienabrechnung fließt dabei in die

Bruttolohnabrechnung ein. Zudem wird

die monatliche Lohnabrechnung, durch

Übergabe der Zeitwerte und Faktoren aus

Aida vereinfacht. Für einen permanenten

Datenaustausch kann die Software an ein

Enterprise Resource Planning-(ERP)System

angeschlossen werden: Jeder darin ange-

legte Fertigungsauftrag wird automatisch

per Download in der Zeiterfassung ange-

legt und steht zur Buchung bereit. Nach

Auftragsbuchungen werden die Auftrags-

zeiten an das ERP-System übergeben.

Zudem werden Auftragsabschlüsse in Aida

erledigt und an die ERP-Lösung übermittelt.

Zutrittskontrolle steuern

Des Weiteren lassen sich die Außen- und

Innentüren eines Unternehmen mit der Zu-

trittstechnik des Anbieters sichern und

überwachen. Die Identifikation der Mitar-

beiter erfolgt durch kurzes Vorhalten des

Schlüsselanhängers vor einen der Zu-

trittsleser an der Tür. Hat der Mitarbeiter

die Berechtigung, die jeweilige Tür an die-

sem Tag und zu dieser Uhrzeit zu öffnen,

gibt das System die Tür frei.

System erweiterbar

Mit seinen Funktionen kann das Komplett-

system zur Zeiterfassung und Zutrittskon-

trolle Mitarbeiter in der Personalabteilung

bei vielen Aufgaben entlasten. Die Work-

flows zur Urlaubsplanung können Kapazi-

tätsschwankungen vorbeugen. Zudem

werden durch Plausibilitätsprüfungen

Fehler in Kennzahlen vermieden. Die Zu-

trittsberechtigung wird zusammen mit

der Zeiterfassung in einer Datenbank ver-

waltet. Die Mitarbeiter benötigen ledig-

lich einen Schlüsselanhänger. Komplexere

Systemanforderungen können durch wei-

tere Organisations- oder Sicherheitsmo-

dule abgedeckt werden. ■

Die Autorin Sonia Welter ist zuständig für

die Presse-und Öffentlichkeitsarbeit

bei der Aida Geschäftsführungs-Organisations-

Systeme GmbH.

www.aida-orga.de

| ZEIT UND ZUTRIITKOMPLETTLÖSUNG

IT&Production 3/2018

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