SONDERTEIL: ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT (ECM)€¦ · SCM-, E-Mail- und anderen Systemen von...

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Das Industrie 4.0 Magazin www.it-production.com Quelle: © massimo_g - Fotolia.com SONDERTEIL: ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT (ECM) Ausgabe Mai 2018
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    18-Oct-2020
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  • DasIndustrie 4.0Magazin

    www.it-production.com

    Quelle: © massimo_g - Fotolia.com

    SONDERTEIL:

    ENTERPRISE CONTENTMANAGEMENT (ECM)

    Ausgabe Mai 2018

  • BBig Data, Digitalisierung, Internet of

    Things: Das Datenwachstum in

    Unternehmen steigt exponentiell.

    Hinzu kommen unstrukturierte Informa-

    tionen, die über Jahre oder gar Jahrzehnte

    hinweg in diversen heterogenen Syste-

    men generiert, gespeichert und archiviert

    wurden – aus Entwicklungs-, Rechts- und

    Vertriebsabteilungen, in E-Mails, Tabellen-

    kalkulationen und SQL-Datenbanken.

    Daten, die heute größtenteils brach lie-

    gen. Mit der Rechenleistung einer Cloud-

    Infrastruktur und den jüngsten Fortschrit-

    ten auf dem Feld der Künstlichen Intelli-

    genz könnten diese Daten einen neuen

    Stellenwert erhalten. So können generi-

    sche Algorithmen auf cloudbasierten, trai-

    nierten KI-Plattformen Muster in unstruk-

    turierten Daten erkennen, daraus Korrela-

    tionen zu anderen Vorgängen im Unter-

    nehmen bilden und Ergebnisse ausgeben,

    die sich für eine Optimierung von Ge-

    schäftsprozessen heranziehen lassen. Je

    größer und heterogener der Datenbe-

    stand, desto effektiver oft das Ergebnis.

    Cloud Computing macht KI-gestützte Big-

    Data-Analysen interessanter als je zuvor.

    Beispiel Automobilbranche

    Veranschaulichen lassen sich die um-

    fangreichen Möglichkeiten einer Cloud-

    KI am Beispiel der Automobilbranche –

    etwa in der Verbindung von Echtzeit-

    Sensordaten mit Werkstattbelegen von

    Vertragspartnern. Wanderten diese Un-

    terlagen in der Vergangenheit nach Ab-

    schluss der Arbeiten direkt ins Archiv, so

    können die enthaltenen Daten heute

    dazu beitragen, Business-Prozesse ent-

    scheidend zu verbessern – auf Seiten

    von Herstellern, Zulieferern und anderen

    Vertragspartnern. KI-Analysen mit Kilo-

    meterstand, Art der Arbeiten, Verwen-

    dung von Teilen und Aufwand ermögli-

    chen heute ganz konkrete Prognosen,

    welche Eingriffe am Fahrzeug voraus-

    sichtlich wann fällig werden. So lassen

    Künstliche Intelligenz und InformationsmanagementMit der Cloud rückt auch die Künstliche Intelligenz (KI) in den Blickpunkt vieler IT-Verant-wortlichen: Die Möglichkeit, gewaltige Mengen unstrukturierter Bestandsdaten in einenZusammenhang mit aktuellen Geschäftsabläufen zu bringen, verspricht eine 'hohe Verzin-sung'. Beispiele aus der Automobilindustrie veranschaulichen das Potenzial.

    54 IT&Production 5/2018

    Bild: © zapp2photo / Fotolia.com

    Neues Leben für alte Daten

    ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT

  • sich der Service optimieren, Routineabläufe

    schneller und wirtschaftlicher gestalten

    oder Kosten senken. Einheitliche Identifika-

    tionsmerkmale, beispielsweise eine Motor-

    oder Fahrgestellnummer, in den CRM-, ERP-,

    SCM-, E-Mail- und anderen Systemen von

    Herstellern und Lieferanten lassen sich dafür

    verwenden, unternehmensübergreifende Er-

    kenntnisse zu erhalten, um Verbesserungen

    in der Wertschöpfungskette anzustoßen

    oder Innovationen zu implementieren.

    Im frühen Produktlebenszyklus

    Doch schon während der Entwicklung neuer

    Bauteile oder für die Verbesserung existie-

    render Komponenten können KI-Analysen

    einen wichtigen Beitrag leisten. Wo früher

    beispielsweise Temperaturfühler lediglich

    Durchschnittswerte sammeln konnten, um

    Speicherplatz zu sparen, so protokollieren

    diese Sensoren heute komplette Messrei-

    hen, die sich für erheblich exaktere Auswer-

    tungen sogar fast in Echtzeit nutzen lassen

    und etwa Auskünfte darüber geben können,

    warum Motoren in bestimmten Situationen

    ausfallen – Stichwort Internet of Things.

    Aber auch Finanz- oder Rechtsabteilungen

    profitieren von neuen Entwicklungen bei

    den KI-Technologien: In Geschäftsunterla-

    gen, die bislang nur aufbewahrt wurden, um

    rechtliche Bestimmungen zu erfüllen

    (gemäß Abgabenordnung AO oder Handels-

    gesetzbuch HGB), können im Zusammen-

    hang mit weiteren Unternehmensdaten-

    quellen wie der Finanzbuchhaltung genauso

    wertvolle Erkenntnisse schlummern wie im

    Archiv für Rahmen- und Dienstleisterver-

    träge. Diese wanderten normalerweise beim

    Vertragsschluss ins Archiv und wurden bis

    dato nur noch im Streitfall – also hoffentlich

    nie wieder – hervorgezogen.

    Neues Denken im Datenschutz

    Für diese Chancen der Geschäftsoptimie-

    rung sollte allerdings zunächst ein neues

    Denkmuster ins Unternehmen einkehren.

    Daten und Dokumente, die in der Vergan-

    genheit archiviert und intern unter Ver-

    schluss gehalten wurden, sind nicht nur

    Wettbewerbsfaktoren, sondern natürlich

    auch Gegenstand für den Datenschutz. Da-

    rüber entstehen oft ausufernde Diskussion,

    die sich in der Praxis jedoch oft in konstruk-

    tive Bahnen lenken lassen: So lange die für

    die Cloud-KI zur Verfügung gestellten Infor-

    mationen keinen klaren Personenbezug

    aufweisen – dies trifft für Maschinen- und

    Sensordaten normalerweise zu – ist ihre

    Verwendung im Sinne des Datenschutzes

    unbedenklich. Ferner ist es möglich, Daten

    anonymisiert oder pseudonym zu verwen-

    den. Dabei werden Informationen aus dem

    Produktivsystem entnommen und Namens-

    und Adressfelder mit Musterdaten über-

    schrieben, bevor sie in die Cloud zur KI-

    Analyse übermittelt werden. Wichtig dabei

    ist, dass keine Rückschlüsse auf tatsächliche

    Personen möglich sind. Vorarbeit erfordert

    zudem die Evaluierung des geeigneten IT-

    Partners und der bevorzugten KI-Plattform.

    Erfolgte die Wahl eines Technologieanbie-

    ters oder Dienstleisters früher meist anhand

    eines Kriterienkataloges, so lässt sich der

    Auswahlprozess heute besser mit echten

    Daten bewerkstelligen. Dazu können dem

    KI-Anbieter enige anonymisierte Beispielda-

    tensätze zugeschickt werden, die dieser

    analysiert zurückschicken sollte, um dem

    Auftraggeber in Spe zu gestatten, sich ein

    Bild über die Fähigkeiten der jeweiligen

    Plattform zu machen. Hier bietet es sich an,

    Datensätze und Dokumente aus möglichst

    unterschiedlichen Systemen auszuwählen.

    Hinzu kommen Überlegungen über die un-

    terschiedlichen Geschäftsmodelle von KI-

    Anbietern, was die Verwendung der auf der

    Plattform entwickelten Algorithmen be-

    trifft. Dabei stellt sich in erster Linie die

    Frage nach der Ausschließlichkeit des Nut-

    zungsrechts. So unterscheiden sich Herstel-

    ler von KI-Plattformen heute häufig in der

    Frage, wem die Nutzungsrechte der entwi-

    ckelten Algorithmen gehören. In der Praxis

    liegen die Verwertungsrechte für be-

    stimmte Algorithmen entweder beim Kun-

    den, oder – im ungünstigen Fall – beim

    Plattformanbieter oder dessem Dienstleis-

    ter. Hier droht die Gefahr, dass Nutzungs-

    rechte vorbehalten, der Algorithmus auch

    für andere Kunden weiterverwendet

    werden darf und gar der Wettbewerb

    davon profitieren kann. Schließlich sollte

    darauf geachtet werden, dass sowohl die

    Datenspeicherung als auch Analysen durch

    die KI-Plattform nicht nur den europäi-

    schen, sondern auch den deutschen

    Rechtsansprüchen genügen. ■

    Der Autor Jochen Adler ist

    Manager Solution Consulting bei OpenText.

    www.opentext.de

    KÜNSTLICHE INTELLIGENZ

    https://www.d-velop.de/branchen/industrie/

  • ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT |

    DDie Entwicklungsabteilungen der

    führenden Maschinenbauer wur-

    den in den letzten Jahren techno-

    logisch massiv aufgerüstet. Computerge-

    stützte Entwicklung (CAE), Simulationssoft-

    ware und Rapid Prototyping verkürzen die

    Entwicklungsprozesse enorm. Immer

    schneller werden neue Produkte, Varianten

    oder Individualisierungen umgesetzt. Ver-

    stärkt wird dies noch durch die wirtschaft-

    liche Produktion von Klein- und Kleinstse-

    rien, die durch Additive Fertigungsverfah-

    ren ermöglicht wird.

    Und die Dokumentation?

    Die Vielzahl an neuen Produkten und Vari-

    anten führt zu einem steigenden Bedarf an

    neuen Betriebsanleitungen, Montage- und

    Serviceanleitungen, Technischen Produkt-

    beschreibungen, Ersatzteillisten und so

    weiter. Diese Dokumente müssen entwe-

    der neu erstellt oder bereits bestehende

    Dokumente müssen aktualisiert oder an-

    INFORMATIONSERSTELLUNG

    56 IT&Production 5/2018

    Technische Dokumentation im 3D-Druck-Zeitalter

    gepasst werden. Im nächsten Schritt folgt

    dann noch die Lokalisierung für interna-

    tionale Märkte. Je nachdem mit welchen

    Tools die Dokumentation erstellt wird

    und wie die Informationsprozesse zum

    Beispiel für Änderungen und Freigaben

    gestaltet sind, führt dies schnell an die

    Grenzen der Kapazitäten und zu Engpäs-

    sen in der Dokumentationserstellung.

    Es geht nur mit System

    Wird die Dokumentation in einem Con-

    tent Management System erstellt, könnte

    dies bereits einen Teil der gestiegenen An-

    forderungen auffangen. Die Praxis zeigt je-

    doch, dass leistungsstarke Redaktionssys-

    teme nicht selten unzureichend einge-

    setzt werden. Die Möglichkeiten zur Effi-

    zienzsteigerung durch intelligente Modu-

    larisierung und die Anwendung von Pro-

    dukt- und Informationsklassen in den Me-

    tadaten werden nicht oder nicht optimal

    genutzt. Der Aufwand für die Erstellung

    und Bearbeitung der Doku-

    mentation, aber auch für die

    Übersetzung bleibt in diesem

    Fall höher als nötig. Berück-

    sichtigen muss man auch, dass

    die Funktionalitäten mancher

    Systeme, gerade im Hinblick

    auf eine automatisierte Doku-

    mentationserstellung, Unter-

    schiede aufweisen und nicht

    alle Lösungen gleich perfor-

    mant umsetzbar sind. Pro-

    gramme wie Microsoft Word

    oder Adobe Indesign kommen

    mit diesen Anforderungen in

    der Regel nicht mehr mit.

    Vernetzte Informationen

    Ein sehr wichtiger Faktor auf dem Weg zur

    leistungsfähigen Dokumentationserstellung

    ist die Vernetzung von Informationen im

    Unternehmen. In der Vergangenheit haben

    Technische Redaktionen, so wie andere Un-

    ternehmensbereiche auch, einen Großteil

    der verwendeten Daten in einer eigenen

    Datenbank gesammelt. Das führt zwangs-

    läufig zu einer redundanten Datenhaltung,

    aufwendiger Datenpflege und der Gefahr

    von veralteten oder falschen Daten. Die Di-

    gitalisierung der Unternehmensbereiche er-

    möglicht heute die Nutzung verschiedener

    Informationsquellen im Unternehmen, ohne

    diese zu duplizieren oder gar manuell zu

    übertragen. Inhalte können automatisiert in

    Dokumente einfließen. Zum Beispiel hat die

    Entwicklungs- oder Konstruktionsabteilung

    die exakten Technischen Daten des Pro-

    dukts, unabhängig davon, ob es ein Serien-

    modell ist oder ein individualisiertes Produkt.

    Über eine Vernetzung der Datenbanken und

    Bild: Kothes GmbH

    Mit generativer Fertigungstechnik reduzieren sich Entwicklungs- und Produktionszy-klen im Extremfall auf wenige Tage. Aber auch die Technische Dokumentation mussSchritt halten: Vernetzte Software, digitalisierte Prozesse, Informationsmodellierungund kluge Verteilung von Unternehmenswissen ermöglichen auch in der Welt der Dokumentation, dass aus Wochen Tage werden.

    Verkürzte Entwicklungszei-ten und Additive Fertigungs-verfahren erfordern schnelleReaktionszeiten in der Tech-nischen Dokumentation.

  • Systeme kann man diese individuellen Infor-

    mationen fehlerfrei in die entsprechende

    Kundendokumentation mittels Metadaten

    automatisiert übernehmen. Das gilt auch für

    viele der weiteren Informationen, die in

    einer typischen Dokumentation gebraucht

    werden, wie Ersatzteillisten, E-Pläne und

    Zeichnungen. Über Auftragsdaten, Produk-

    tionsaufträge oder Konfigurationsdaten las-

    sen sich etwa automatisiert Dokumente an-

    legen und mit bestehenden, modular aufge-

    bauten Inhalten gesteuert befüllen. Ergänzt

    man dies dann mit den oben beschriebenen

    individuellen Daten, erhält man als Ergebnis

    im Idealfall ein fertiges Dokument oder ein

    Basisdokument, das durch die Technische

    Redaktion finalisiert wird.

    Konzepte schaffen Mehrwert

    Mit einer klassischen Technischen Doku-

    mentation lassen sich gesetzliche Pflichten

    erfüllen, die Vorstellungen der Kunden rei-

    chen aber oft weiter. Zeitgemäße Doku-

    mentation sollte sich am Informationsbe-

    57IT&Production 5/2018

    | ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENTINFORMATIONSERSTELLUNG

    darf des Nutzers orientieren. Dieser benö-

    tigt in einer konkreten Situation gezielte In-

    formationen zur Erfüllung seiner Aufgabe.

    Ein Beispiel:

    Ein Servicetechniker benötigt bestimmte•

    Informationen zum Austausch einer de-

    fekten Baugruppe, wie Ersatzteilnum-

    mern, Einbauanleitung, Sonderwerkzeuge

    und so weiter.

    Ein Facility Manager bekommt eine Stör-•

    meldung von der Brandmeldeanlage und

    benötigt Informationen darüber, ob und

    wie er diese Störung beheben kann.

    In beiden Fällen haben die Nutzer ein kon-

    kretes Anliegen, für das sie Informationen

    benötigen. Diese Informationen sind idea-

    lerweise auf die Zielgruppe zugeschnitten

    und schnell verfügbar, zum Beispiel über

    ein mobiles Endgerät. In der Praxis lässt

    sich das schon heute umsetzen. Ein Ergeb-

    nis aus den oben erwähnten Dokumenta-

    tions- und Informationskonzepten könnte

    sein, Informationen in Informationseinhei-

    ten (sogenannte Topics) zu modularisieren

    und mit klassifizierenden Metadaten zu

    versehen. Diese ermöglichen eine exakte

    inhaltliche und produktbezogene Zuord-

    nung. Erstellt man die Topics medienneu-

    tral, etwa in XML, können sie später situa-

    tiv abgerufen und über verschiedene Ka-

    näle zielgerichtet zur Verfügung gestellt

    werden, um den Informationsbedarf zu er-

    füllen. Das kann als kontextsensitive Hilfe -

    funktion auf der Visualisierung einer

    Maschine geschehen, über ein Content-

    Delivery-Portal als App auf einem

    Smartphone oder Tablet oder auch als

    Web-Plattform. Natürlich lassen sich aus

    den modularen Inhalten auch ganz her-

    kömmliche Anleitungen auf Papier gene-

    rieren oder als PDF-Datei zum Download

    in einem Kundenportal bereitstellen. ■

    Der Autor Uwe Frank ist Key Account

    Manager bei der Kothes GmbH

    www.kothes.com

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  • ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT |

    KKürzere Markteinführungszeiten,

    komplexere Produkte und eine

    wachsende Sprachenvielfalt – das

    sind die Herausforderungen, mit denen in-

    ternational agierende produzierende Un-

    ternehmen bei der Technischen Dokumen-

    tation konfrontiert sind. Ihr Ziel ist, die pro-

    duktbegleitenden Informationen wie Hand-

    bücher, Betriebsanleitungen und Spezifika-

    tionen leicht pflegen, strukturiert aufbauen

    und modular wiederverwenden zu können.

    Es geht darum, die Kosten für diese Auf-

    gabe so gering wie möglich zu halten.

    Zentrale Datenhaltung und Modularisierung

    Die zentrale Datenhaltung bildet einen

    wichtigen Grundpfeiler, um bei der Doku-

    mentationserstellung möglichst wenig

    Aufwand zu verursachen. Denn so können

    Unternehmen vermeiden, dass Dokumen-

    tationen redundant gespeichert, gepflegt

    und immer wieder neu formuliert werden.

    Stattdessen bringt eine konsequente

    Wiederverwendung von Texten und Text-

    strukturen viele Vorteile mit sich. Möglich

    ist dies durch Modularisierung. In der

    Regel bestehen neue Maschinen oder An-

    lagen aus Komponenten, die bereits doku-

    mentiert sind und vom Entwicklungsinge-

    nieur um neue Teile ergänzt werden. So

    lassen sich auch die einzelnen Textele-

    mente zeitsparend zusammenstellen.

    Statt der kompletten Dokumentation

    müssen lediglich die hinzugekommenen

    Texte übersetzt werden. Die Verknüpfung

    des Redaktionssystems mit einer Autoren-

    unterstützung hilft zusätzlich, ein gut vor-

    bereitetes, ordnungsgemäß formatiertes

    Quelldokument zu erstellen, das später

    weiterverarbeitet werden kann. Sie prüft

    regelbasiert Rechtschreibung, Grammatik,

    stilistische Vorgaben wie maximale Satz-

    längen. Die Autoren erhalten Rückmel-

    dung zu Fehlern und zu verbesserungsbe-

    dürftigen Textstellen. Einen Schritt weiter

    geht das sogenannte übersetzungsge-

    rechte Schreiben. Bei diesem berücksich-

    tigt der Autor bereits bei der Erstellung

    des Quelltextes die Auswirkungen in den

    Zieltexten. Ziel ist, das Nutzungspotenzial

    vorhandener Sprachdaten und -ressour-

    cen auszuschöpfen und den Ausgangstext

    im Hinblick auf die spätere Übersetzung

    zu optimieren. Insbesondere geht es um

    die Wiederverwendbarkeit bereits vor-

    handener Sprachressourcen. Systemvo-

    raussetzung dafür sind ein Terminologie-

    system und ein Translation Memory.

    Übersetzen beginnt schon beim Schreiben

    ÜBERSETZUNGEN

    58 IT&Production 5/2018

    Das Übersetzen der Produkt-dokumentation muss für denAbsatz in internationalenMärkten heute schneller gehenals je zuvor. Software kann inVerbindung mit definiertenDokumentations- und Überset-zungsprozessen einen wichti-gen Beitrag dazu leisten, dasseine Maschine nicht an derVerladerampe steht, bis dieBedienungsanleitung aus demDrucker kommt. Dabei achtenfindige Autoren schon beimSchreiben eines Textes darauf,dass er sich später leicht wei-terverarbeiten lässt.

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    Multilinguale Dokumentation

  • Terminologiemanagement –Begriffe einheitlich nutzen

    Ein Terminologiesystem stellt eine konsis-

    tente Wortwahl sicher. Dabei handelt es

    sich um eine Datenbank, in der der Fach-

    wortschatz eines Unternehmens hinterlegt

    ist. Gleiche Bauteile eines Produktes oder

    Bedienungsabläufe werden demnach

    immer identisch bezeichnet. Dies prägt

    nicht nur maßgeblich das Erscheinungsbild

    eines Unternehmens und seiner Produkte

    nach außen, sondern reduziert auch den

    Übersetzungsaufwand. Schon 100 Fachbe-

    griffe in je zwei unterschiedlichen Varian-

    ten multiplizieren sich bei 20 Sprachen zu

    4.000 statt der eigentlich benötigten 2.000

    Benennungen. Bei 18 Cent Kosten pro über-

    setztem Wort können so schon 400 Euro

    eingespart werden. Ergänzend können

    auch Informationen zur Verwendung eines

    Terms hinterlegt werden, um eine eindeu-

    tige Definition festzulegen. Hinzu kommen

    langfristige Einsparungen von Kosten durch

    einen geringeren Ressourcenbedarf. Denn

    eine geringere Anzahl an Termen lässt sich

    leichter handhaben. Greifen alle Abteilun-

    gen auf das Terminologiesystem zu, fällt

    sowohl die interne als auch die externe

    Kommunikation leichter.

    Translation Memory – Gedächtnis für Übersetzungen

    Bei der Übersetzung der Texte leistet ein

    Translation Memory wertvolle Unterstüt-

    zung. Dort sind Übersetzungen von Text-

    segmenten gespeichert, sodass sie für kom-

    mende Projekte verwendet werden kön-

    nen. Zunächst wird ein Text, der in einer an-

    deren Sprache vorliegen soll, importiert und

    übersetzt. Automatisch erfolgt die Auftei-

    lung in einzelne Segmente. Diese werden in

    der Ausgangssprache und der Zielsprache

    als sogenannte Übersetzungseinheit im

    Translation Memory gespeichert. Beim An-

    legen eines neuen Übersetzungsprojekts

    kann das Sprachpaar dann automatisch als

    Basis herangezogen werden. Der Überset-

    zer oder Projektmanager erkennt direkt, ob

    Teile des neuen Textes bereits in identischer

    oder ähnlicher Weise übersetzt wurden.

    Prozesse automatisieren

    Die Tätigkeit des Übersetzens umfasst je-

    doch nicht nur die Übertragung eines Tex-

    tes von einer Sprache in eine andere, son-

    dern ist ein komplexer Prozess, der – neben

    der sprachlichen Ebene – vor allem Termin-

    und Ressourcenplanung, Koordination und

    Kontrolle erfordert. Deshalb beinhalten

    Übersetzungsmanagementsysteme als

    Softwareplattformen für alle Sprachres-

    sourcen und Übersetzungsprozesse –

    neben einem Translation Memory- und

    einem Terminologiesystem – in der Regel

    auch Werkzeuge zur Projekt- und Work-

    flowsteuerung. Mit diesen behalten Pro-

    jektverantwortliche den Überblick über

    Termine, Arbeitsfortschritte und Kosten

    und verteilen die jeweiligen Übersetzungs-

    aufträge. Wiederkehrende administrative

    Arbeitsschritte können automatisiert wer-

    den, um so den Koordinationsaufwand für

    Projektmanager zu reduzieren.

    Nahtlose Verbindungen

    Die Ansatzpunkte zur Integration von Re-

    daktions- und Übersetzungsmanagement-

    systemen sind vielfältig. Sie reichen vom

    nahtlosen Datenaus-

    tausch über die sys-

    temübergreifende

    Prozess- und Work-

    flowsteuerung bis hin

    zur übersetzungsge-

    rechten Quelltexter-

    stellung. So lässt sich

    beispielsweise der

    Workflow weitge-

    hend automatisieren.

    Der Übersetzungsfil-

    ter im Redaktions -

    system identifiziert

    zunächst noch nicht

    in der Zielsprache

    vorliegende Inhalte.

    Diese werden zusam-

    men mit Kontextin-

    formationen und Me-

    tadaten an das Trans-

    lation-Memory-Sys-

    tem geleitet, wo-

    durch der Bearbei-

    tungsworkflow an -

    gestoßen wird: Über

    das System erhal -

    ten die zuständigen

    Übersetzer die Texte

    und dazugehörige In-

    formationen. Schließ-

    lich ist es möglich,

    die übersetzten Texte automatisiert wie-

    der ins Redaktionssystem zu übernehmen.

    Dieses reibungslose Zusammenspiel ver-

    ringert die Aufwände. Es unterstützt Un-

    ternehmen, die produktbegleitenden Do-

    kumentationen leicht zu pflegen, struktu-

    riert aufzubauen sowie modular wieder-

    zuverwenden. Dies wirkt sich positiv auf

    die Übersetzungskosten aus. Die multilin-

    guale Dokumentation birgt große Heraus-

    forderungen für produzierende Unterneh-

    men. Die Technische Dokumentation muss

    zeitgleich mit dem neuen Produkt voll-

    ständig in den relevanten Landessprachen

    zur Verfügung stehen. Technologische Lö-

    sungen können durch Verknüpfungen und

    gemeinsam mit definierten Dokumentati-

    ons- und Übersetzungsprozessen einen

    wichtigen Beitrag zur Bewältigung dieser

    Herausforderungen leisten. ■

    Autor Christian Weih ist Mitglied des

    Management Boards bei Across Systems GmbH.

    www.across.net

    | ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENTÜBERSETZUNGEN

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    https://start.docuware.com/

  • IIn den Bereichen Rohmittelgewinnung,

    Schotteraufbereitung, Zementherstel-

    lung sowie Düngemittelmahlung und -

    granulierung beschäftigt die Sebald Ze-

    ment GmbH rund 100 Mitarbeiter. Für den

    Qualitätsstandard der Endprodukte sor-

    gen neben einem leistungsstarken Ma-

    schinenpark moderne IT-Systeme, mit

    denen alle Arbeitsplätze ausgestattet

    sind, insofern es sinnvoll ist. So sorgt bei-

    spielsweise das betriebseigene analyti-

    sche und physikalische Labor bereits wäh-

    rend des Produktionsprozesses für die

    konsequente Einhaltung hoher Qualitäts-

    standards. Auch in der kaufmännischen

    Verwaltung werden Geschäftsprozesse

    durch maßgeschneiderte Softwareappli-

    kationen unterstützt. Dennoch hatten

    sich im Laufe der Jahre enorme Akten-

    berge aufgebaut, die die dafür vorgese-

    henen Ablagekapazitäten zu sprengen

    drohten. Um papierbasierte Verwaltungs-

    prozesse sukzessive zu digitalisieren, be-

    schlossen die Verantwortlichen, ab März

    2016 Ausgangsrechnungen elektronisch

    zu versenden. Gleichzeitig fiel die Ent-

    scheidung, ein leistungsfähiges und zu-

    kunftssicheres Dokumentenmanage-

    ment-System (DMS) zu implementieren,

    um Unterlagen strukturiert in einem zen-

    tralen Archiv abzulegen. Neben der Redu-

    zierung des Papieraufkommens sollte das

    DMS durch die Einrichtung digitaler

    Workflows die Bearbeitungseffizienz und

    -transparenz von Verwaltungsprozessen

    deutlich verbessern. Zu den Kernanforde-

    rungen an die Lösung zählten nach den

    Worten von Florian Spieß, Bereichsleiter

    Rechnungswesen bei Sebald Zement, die

    Integration in das ERP-System Microsoft

    Dynamics sowie in das Buchhaltungspro-

    gramm Varial Finanzwesen. Weitere Be-

    Der Abbau und die Aufbereitung natürlicher Ressourcen sind seit dem Jahr 1860 dasGeschäftsmodell des Kalk-, Stein- und Zementwerks Sebald. Obwohl die Firma – bei-spielsweise bei der Qualitätssicherung – ihre IT immer auf einem wettbewerbsfähigenStand hielt, sammelten sich im Büro mit der Zeit enorme Aktenberge an. Die Lösungwar die Digitalisierung zentraler kaufmännischer Prozesse mit einem Dokumentenma-nagementsystem von Docuware.

    60 IT&Production 5/2018

    Bild

    : Seb

    ald

    Zem

    ent G

    mbH

    Halle 15Stand G10

    Auftrag digital bearbeitetDokumentenmanagement bei Sebald Zement

    ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT | SYSTEMEINFÜHRUNG

  • wertungskriterien waren eine intuitive

    Bedienoberfläche und ein ausgewogenes

    Preis-Leistungs-Verhältnis.

    Sorgfalt bei dem Rollout

    In einem mehrwöchigen Auswahlverfahren

    konnte sich Docuware durchsetzen. „Nicht

    nur die hohe Funktionalität der Lösung

    selbst, auch die Kompetenz und Kundenori-

    entierung des Nürnberger Docuware-Part-

    ners Tutum haben uns überzeugt“, sagt

    Spieß. Da Sebald Zement über eine leis-

    tungsstarke IT-Infrastruktur mit entspre-

    chenden Server-Kapazitäten verfügt, ent-

    schloss sich das Unternehmen zur Imple-

    mentierung einer On-Premises-Lösung. Ein

    Projektteam, bestehend aus Sebald-Mitar-

    beitern und DMS-Spezialisten des Docu-

    ware-Partners, entwickelte gemeinsam ein

    Betriebskonzept, in dem unter anderem di-

    gitale Workflows für kaufmännische Bear-

    beitungsprozesse definiert sowie die Stand-

    orte für insgesamt fünf Fujitsu-Dokumen-

    tenscanner für die Belegdigitalisierung fest-

    gelegt wurden. Bei der technischen Umset-

    zung wurde der Datenaustausch zwischen

    dem DMS und der ERP-Lösung Microsoft

    Dynamics über Standardschnittstellen ab-

    gebildet. Um von der Buchhaltungssoftware

    Varial Finanzwesen aus komfortablen Zu-

    griff auf den zentralen Dokumenten-Pool zu

    ermöglichen, wurde ein Docuware-Button

    in die Varial-Oberfläche integriert.

    Vierwöchige Testphase

    Anfang Dezember 2016 startete das DMS

    unter Realbedingungen in eine vierwöchige

    Testphase, in der die definierten Ablauf-

    steuerungen auf ihre Funktionalität und Pra-

    xistauglichkeit überprüft und — falls not-

    wendig — korrigiert und verbessert wurden.

    Pünktlich zum 1. Januar 2017 startete der Pro-

    duktivbetrieb und läutete damit den Wech-

    sel von der analogen papierbasierten zur

    komplett digitalen Auftragsbearbeitung ein.

    Dokumente auf einen Blick

    Seit der Umstellung werden Eingangsrech-

    nungen beispielsweise zentral gesammelt

    und nach der Digitalisierung gemeinsam mit

    den per E-Mail eingehenden Eingangsrech-

    nungen in elektronischen Briefkörben der

    Sachbearbeiter abgelegt. Nach der Freigabe

    durch den Bereichsleiter der zuständigen

    Fachabteilung und Prüfung durch die Ge-

    schäftsführung erfolgt die Rechnungsbe-

    gleichung durch die Buchhaltung. In der

    Vergangenheit war der papierbasierte Be-

    arbeitungsweg oft langwierig und nicht sel-

    ten gingen Belege verloren. Heute kann der

    Bearbeitungsstatus jederzeit per Knopf-

    druck überprüft und gegebenfalls durch Er-

    innerungsmails beschleunigt werden. Wäh-

    rend früher Belege eines Projektes oft ver-

    teilt in verschiedenen Aktenordnern abge-

    legt wurden, kann sich der Sachbearbeiter

    heute alle Dokumente eines Projektes ge-

    bündelt am Bildschirm anzeigen lassen. „Ein

    Vorteil, der die Bearbeitung enorm erleich-

    tert, unsere Auskunftsfähigkeit bei Kunden-

    anfragen deutlich verbessert und uns in die

    Lage versetzt, Lieferanten, bei denen Be-

    lege verlorengegangen sind, sekunden-

    schnell Kopien zuzusenden“, sagt Spieß. Je

    nach Saison werden monatlich rund 8.000

    bis 12.000 Belege im zentralen Dokumen-

    ten-Pool abgelegt, schätzt Florian Spieß.

    Neben Eingangsrechnungen werden in ers-

    ter Linie vom Empfänger quittierte Aus-

    gangslieferscheine in großer Zahl einge-

    scannt und automatisiert indexiert. „Auf-

    grund der hohen Anzahl von gescannten

    Dokumenten haben wir eine sehr hohe

    Trefferquote bei der automatischen Beleg-

    erkennung, was die digitale Ablage enorm

    erleichtert und beschleunigt“, erläutert der

    Bereichsleiter Rechnungswesen.

    Weitere IT-Projekte in Planung

    „Unsere von Beginn an mit dem DMS-Projekt

    verbundenen hohen Erwartungen wurden

    übertroffen“, lautete bereits nach rund

    sechsmonatigem Produktivbetrieb das Fazit

    von Spieß. Eine Einschätzung, die von den

    zirka 20 in unterschiedlichen Unternehmens-

    bereichen arbeitenden Docuware-Anwen-

    dern geteilt werde. Entlastet von zeitrauben-

    den Such- und Ablagetätigkeiten können sie

    sich fortan ihren administrativen Aufgaben

    widmen. Positiv hebt Spieß hervor, dass die

    Software-Einführung den laufenden Ge-

    schäftsbetrieb in keinster Weise beeinflusst

    oder gar behindert hat. Gute Gründe für ihn,

    den zentralen Dokumenten-Pool sukzessive

    auch anderen Unternehmensbereichen zu-

    gänglich zu machen. Bereits in Kürze soll ein

    Projektteam die Voraussetzungen für die

    Einführung digitaler Personalakten prüfen

    und konkrete Vorschläge für eine praktische

    Umsetzung erarbeiten. ■

    Der Autor Siegfried Dannehl ist

    freier Fachjournalist in München.

    docuware.com/de

    | ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENTSYSTEMEINFÜHRUNG

    61IT&Production 5/2018

    Bei Sebald Zement werden seit der Docuware-Einführung zahlreiche Dokumentenarten digital verarbeitet: Dazu zählen Anfragen, Angebote, Auftrags-bestätigungen, Bestellungen, Eingangs-/Ausgangsrechnungen, Buchungsbelege sowie Eingangs-/Ausgangslieferscheine.

    Bild: Sebald Zement GmbH Florian Spieß, Bereichsleiter Rechnungswesen:„Mit der Einführung eines digitalen Dokumen-

    ten-Managements haben wirnicht das Ziel verfolgt,

    durch Effizienzsteige-rung Personal einzuspa-ren. Vielmehr ist es unsgelungen, hochqualifi-zierte Mitarbeiter von

    trivialen Aufgaben zuentlasten und sie ihrer

    Kompetenz entspre-chend einzusetzen.“

    Bild

    : Seb

    ald

    Zem

    ent G

    mbH

  • ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT |

    Herr Höltl, Duravit blickt auf eine lange

    Tradition zurück. Als Steingut-Fabrik

    gegründet, zählt Ihr Unternehmen heute

    zum Global Player in der Sanitärbranche.

    Wie begegnen Sie den Businessan -

    forderungen?

    Werner Höltl: Als international tätige

    Gruppe beschäftigen wir heute über

    5.900 Mitarbeiter und sind weltweit mit

    über 30 Beteiligungsgesellschaften in

    mehr als 120 Ländern präsent. Wir fahren

    eine internationale Wachstumsstrategie.

    Um der Dynamik der Märkte gerecht zu

    werden, müssen wir abteilungs- und

    standortübergreifend innerhalb unserer

    Prozesse modern aufgestellt sein. Das

    gilt insbesondere auch für unsere IT.

    Was verlangt Ihre internationale Wachs-

    tumsstrategie der IT ab?

    Höltl: Mit unserer erfolgreichen Expan-

    sion stieg vor allem das Dokumentenvo-

    lumen über die Jahre im gesamten Unter-

    nehmensnetzwerk stark an. Im Jahr 2010

    konnte unser damaliges Archivsystem

    diesem Wachstum einfach nicht mehr

    begegnen. Es wurde immer schwieriger,

    diese Situation zu meistern, zumal das

    System funktional an seine Grenzen stieß,

    gerade was die internationalen Einsatz-

    möglichkeiten betraf. Zudem nahm unser

    damaliger Anbieter seit mehreren Jahren

    kein Release-Wechsel mehr vor. Ihm

    fehlte für diese veraltete Version immer

    öfter das notwendige Knowhow. Vor

    allem bei Support-Anfragen konnte er

    uns nicht immer in ausreichendem Maße

    unterstützen. Wir mussten handeln und

    uns nach einer Alternative umschauen,

    mit der wir für die Zukunft gerüstet sind

    – die Entscheidung für ein modernes En-

    terprise Content Management (ECM)-

    System war getroffen.

    Wie sind Sie bei der Wahl des ECM-

    Systems vorgegangen? Was war Ihnen

    besonders wichtig?

    Höltl: Zusammen mit einem unabhängi-

    gen ECM-Beratungsunternehmen formu-

    „20 Millionen Dokumente imlaufenden Betrieb migriert”

    Werner Höltl, Duravit AG, im Gespräch

    Die Duravit AG ist als Herstellervon Designbädern heute in mehrals 120 Ländern aktiv. Mit der inter-nationalen Expansion stieß daseingesetzte Archivsystem des Un-ternehmens funktional an seineGrenzen. Als zukunftsfähige Alter-native entschieden mehrere Fach-abteilungen, ein Enterprise Con-tent Managementsystem einzu -führen. Werner Höltl, ApplicationManager (Finanzen), berichtet, wiedie Suche nach einer passendenECM-Lösung und deren Einführungim Unternehmen verliefen.

    Die Duravit AG hat ihren Hauptsitz in Hornberg, Baden-Württemberg.

    WELTWEITER DATENZUGRIFF

    62 IT&Production 5/2018

    „Unsere Mitarbeiter können mit dem zentralen ECM-System standortübergreifend auf aktuelle

    Dokumente zugreifen und sie austauschen.“Werner Höltl, Application Manager (Finanzen) bei der Duravit AG

    Bild

    : Dur

    avit

    AG

  • lierten wir unsere konkreten Anforderun-

    gen. Dabei nahmen wir unsere Fachabtei-

    lungen wie Einkauf, Vertrieb und Postein-

    gangsstelle mit ins Boot. Uns war wichtig,

    dass wir unser Altsystem schnell, sicher

    und im laufenden Betrieb migrieren und

    zudem eine elektronische Aktenstruktur

    samt Berechtigungskonzept aufbauen.

    Maßgeblich war zudem die notwendige

    Internationalität der neuen ECM-Soft-

    ware für den weltweiten Einsatz.

    Was sollte der passende ECM-Anbieter

    mitbringen?

    Höltl: Bei der Anbieterauswahl verfolgten

    wir einen klaren Plan. Wir waren auf der

    Suche nach einem deutschen Anbieter

    mit entsprechend starker Software-Ent-

    wicklung, der die zentraleuropäischen

    gesetzlichen Anforderungen erfüllt und

    international agiert. Kurze Kommunikati-

    onswege waren uns wichtig. Deshalb

    haben wir uns für SER und die Doxis4

    iECM Suite entschieden.

    Wie gestaltete sich der Beginn des ECM-

    Projekts?

    Höltl: Gemeinsam mit SER starteten wir

    mit der Migration der Altdokumente. Wir

    haben im Vorfeld festgestellt, dass man

    mehrere Millionen Dokumente nicht mit

    einem Fingerschnippen übertragen kann.

    Umso mehr freuten wir uns, dass SER ein

    durchgängiges und in der Praxis erprob-

    tes Migrationskonzept in petto hatte.

    Und unser Vertrauen wurde nicht ent-

    täuscht. So haben wir knapp 20 Millionen

    Dokumente schrittweise im laufenden

    Betrieb sicher migriert. Dabei haben wir

    jegliche Dokumente der letzten zehn

    Jahre übernommen, die sich seitdem –

    revisionssicher archiviert – im Doxis4-

    Archiv befinden.

    Sie sprachen die zwingend benötigte In-

    ternationalität der neuen ECM-Lösung

    an. Warum haben Sie darauf einen

    Schwerpunkt gelegt?

    Höltl: Ganz einfach, weil unsere Mitarbei-

    ter Dokumente über die Standorte hinweg

    nur rudimentär einsehen, austauschen und

    bearbeiten konnten. Diese wichtigen Pro-

    zesse der internationalen Zusammenarbeit

    ließen sich mit unserem damaligen Archiv-

    system einfach nicht abbilden.

    Wie sahen diese Prozesse aus?

    Höltl: Es gab zwischen unseren verschie-

    denen Standorten viele manuelle, zeit-

    aufwendige Kommunikationsprozesse

    per Telefon und E-Mail. Vor allem ver-

    triebsgebietübergreifend tauchten oft

    Rückfragen auf. So wollten Mitarbeiter

    ausländischer Duravit-Standorte von un-

    serer deutschen Zentrale Originaldoku-

    mente zu aktuellen Lieferungen vorab

    zugemailt bekommen. Diese Dokumente

    lagen teils in Papierform, teils in Explo-

    rer-Laufwerken oder E-Mail-Postfächern

    vor. Sie können sich vorstellen, dass Ant-

    worten auf jene Rückfragen entspre-

    chend viel Zeit kosteten und lange auf

    sich warten ließen. Das Thema verschärft

    sich noch, sobald die Standorte in unter-

    schiedlichen Zeitzonen auf dem Globus

    verteilt sind.

    Diese Rückfragen lassen sich heute

    schneller beantworten?

    Höltl: Nein, überhaupt nicht…(lacht) Sie

    fallen einfach weg! Möglich machen das

    unsere elektronischen Kunden- und Liefe-

    rantenakten, die wir einfach an unser ERP-

    System Infor angebunden haben. Unsere

    Vertriebsmitarbeiter können jetzt stand-

    ortübergreifend ohne langes Suchen auf

    die benötigten Informationen zugreifen

    und sind direkt auskunfts fähig. Aber auch

    andere Abteilungen wie der Einkauf oder

    die Buchhaltung profitieren genau davon.

    Was sind die nächsten Meilensteine im

    Rahmen Ihrer ECM-Strategie?

    Höltl: Wir möchten unsere ECM-Lösung

    weiter auszubauen. Konkret planen wir,

    Doxis4 an unser Seeburger BIS-System an-

    zubinden und EDI-Daten zu archivieren.

    Diese Daten sind bislang lediglich auf

    einem Server gespeichert und archiviert;

    nur unsere IT-Abteilung kann sie einsehen.

    Das soll sich fortan ändern. So sollen schon

    bald unsere Servicemitarbeiter direkt auf

    die originalen EDI-Dokumente zugreifen

    können, wodurch ihre Auskunftsfähigkeit

    gegenüber Kunden und somit unsere Ser-

    vicequalität weiter steigt. ■

    Das Interview führte Phil Binz,

    Technischer Redakteur,

    SER Solutions Deutschland GmbH.

    www.ser.de

    63IT&Production 5/2018

    | ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENTWELTWEITER DATENZUGRIFF

    „Wir waren auf der Suche nach einem deutschen Anbieter mit starker Software-Entwicklung, der

    die zentraleuropäischen gesetzlichen Anforderungenerfüllt und international agiert.“

    Werner Höltl, Application Manager (Finanzen) bei der Duravit AG

    Die deutsche Zentrale der Duravit AG muss Mitarbeiter in 120 Ländernmit Informationen zu den produzierten Designbädern versorgen.

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