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SOP_Gewinnung, Aliquotierung undLagerung von Blutproben in der Biobank

Serviceunterlage 1015.5251Redaktion: GRA/ZMF-Dokumente

In der Grundfassung gltig: 03.03.2009 - undefiniert

Kurzinhalt/Zweck und Geltungsbereich:

Anlagen Mitgeltende Dokumente und LinksAL_Ident_2D BarcodeAL_Analytics CtFB319 Eingang Blutproben manuellFB324 Pipettierschema ThoraxFB322 Schema Probenlagerung FreezerUsers Guide Biomek 2000

keine

nderungsprotokoll11.11.2009, 17:12, Inhaltlich:Aktualisierung AL_Analytics ctBearbeiter: Bayer, Michaela

01.09.2009, 08:43, Inhaltlich:Erweiterung DNA-ProbenBearbeiter: Bayer, Michaela

Das vollstndige nderungsprotokoll finden Sie im Intranet.

KontaktSargsyan, Karine

FreigeberTiran, Andreas

Autor Operativer Freigeber:Riegler, Skaiste Tiran, Andreas

Original-Verteiler: Zugestellt am: Frist:LKHs/GRA/Kliniken/ZMF/BB 11.11.2009

Themen: Kategorien:Lehre und Forschung keine

Prozesszuordnung:keine

Hinweis: Nur die Online-Version im Intranet ist die aktuellste und gltige.

Dokumentenlenkungssystem der KAGes Deckblattseite 1 von 1

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Gewinnung, Aliquotierung und Lagerung von Blutproben in der Biobank

1. Zweck: SOP fr die Gewinnung, Aliquotierung und Lagerung von Blutpro-ben (Serum, EDTA, Citrat, Li-Heparin) zu Forschungszwecken in der Bio-bank.

2. Geltungsbereich: KIMCL Biobank (BB)

3. Zustndigkeit: Hauptverantwortliche/r: siehe Personalmatrix O-FIS Stellvertreter/in: siehe Personalmatrix O-FIS

4. Ablauf/Vorgehensweise: 4.1. Material/Gerte/Chemikalien: Laborzentrifuge, wie z.B. Megafuge 1.0 R (Ausschwingrotor 2704, max.

Radius 18,7 cm) Handscanner Micronic-Scanner fr 2D-Barcodes (wie z.B. Canon 4400F Flachbett-

Scanner) Biomek 2000 Pipettierroboter (Fa. Beckman Coulter) Pipettenspitzen 1ml (Fa. Servolab, Bestellnr. 1038; Pipettenspitzen blau

50-1000l, Bestellnr. 30.000.919) Barcodierte Loboracks (Fa. Micronic/ HVD Life Sciences, Loborack-96,

0,75ml Tracker Tubes V-bottom mit 2D-Barcodes, Bestellnr. MP52020; Roborack-96, 1,40 ml Tracker Tubes U-bottom mit 2D-Barcodes, Bestellnr. MP52011)

Piercable TPE capcluster-96 in verschiedenen Farben (Fa. Micronic/ HVD Life Sciences, Bestellnr. MP53008 und MP53038)

Coulter Mixer (Rotor fr Blutrhrchen) Einkanal Pipette (Research variabel 100-1000l, Bestellnr. 3111.000.165) EDTA-Rack BIOBANK Khlakku Styroporbox Dreifu Mlleimer und Plastiksack

4.2. Bearbeitung der Proben: 4.2.1. Gewinnung und Kennzeichnung von BB-Proben: Die Gewinnung von Blutproben fr die BB erfolgt an den betreffenden

Abteilungen des Klinikums im Rahmen von Routine-Blutabnahmen; so-weit mglich wird Restblut verwendet. Die Abnahme von zustzlichen Blutrhrchen erfolgt nur, wenn das Auslangen mit Restblut nicht gefun-den werden kann.

Die Kennzeichnung der BB-Proben erfolgt auf der Station/ Ambulanz mit dem entsprechenden BB-Studienetikett am Anforderungsbeleg.

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Biobank

Kontakt: Sargsyan, Karine Letzte nderung: 11.11.2009



4.2.2. Transport: Die Blutproben werden im Allgemeinen gemeinsam mit den brigen

Laborproben mittels Transportdienst oder Rohrpost laufend in das KIMCL / LB2 gebracht. Bei speziellen Studienprotokollen (z.B. bei speziellen Zeitvorgaben) wird der Transport durch die BB selbst durchgefhrt.

4.2.3. Bearbeitung und Aliquotierung von Serum-Proben: Die Probenannahme, Probenverteilung und (wenn erforderlich) die

Zentrifugation erfolgt an den entsprechenden Arbeitspltzen durch MA des KIMCL.

In regelmigen Abstnden werden die Proben (Primr- o. Sekundr-rhrchen) am Arbeitsplatz, an dem die Probenverteilung passiert, durch MA der BB abgeholt.

Anschlieend wird das Serum unverzglich (lngstens aber innerhalb von 3 Stunden ab Probenannahme) mittels Biomek 2000 wie folgt in Lo-boracks aliquotiert (4 Aliquots 250l):

Die Primrrhrchen werden nach dem Einlesen in die Datenbank, in die entsprechende Position in den Rhrchen-Racks eingeordnet (Doku-mentation siehe 4.3.) und am Biomek 2000 positioniert. Es ist wichtig die Reihenfolge einzuhalten, da die Zuordnung der Probe ber die Position passiert!

An letzter Stelle wird ein leeres Eppendorf-Rhrchen (Stopp-Rhrchen) positioniert, um die Endposition des letzten und die An-fangspositon des nchsten Pipettierlaufs zu markieren.

Loborack Arbeitsplatte und Pipettenspitzen positionieren. Methode 48 mal 4 x 250 langsam 5 ve auswhlen und starten. Sobald alle Proben abgearbeitet sind und sich an nchster Position das

leere Stopp-Rhrchen befindet, kommt eine Biomek-Fehlermeldung Please add liquid at position . Der Alarm ist durch Quittieren von Alarm off abzuschalten; das Gert pausiert bis zum nchsten Start-Befehl. An die Position des Stopp-Rhrchens muss nun die nchste Probe eingesetzt werden, dann auf Continue current method klicken. Bei etwaigen Fehlermeldungen ist es notwendig, einen Screenshot durchzufhren und in Microsoft Paint zu speichern.

Die befllten Tubes werden sodann mit Capcluster verschlossen. Die aliquotierten Serum-Proben werden in die Loborack Lagerplatte

transferiert und unverzglich im KIMCL auf -20C zwischengelagert. Die Primrserum-Rhrchen werden in die dafr vorgesehene Tonne ent-sorgt.

Zwischenzeitlich ist es notwendig, eine Resteliste aus dem Analytics Ct-System auszudrucken, um zu kontrollieren, ob noch fehlende Proben vorhanden sind. Falls sich welche darauf befinden, wartet man die Liste des nchsten Arbeitstages ab. Sind die Proben dann noch immer ab-gngig, gibt man diese direkt in der Werterfassung mit der Bezeichnung KM (=Kein Material) frei (siehe AL_Analytics Ct).


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4.2.4. Bearbeitung und Aliquotierung von EDTA-Proben: Es wird tglich eine Probenholliste (PHL) im Analytics_CT (siehe

AL_Analytics Ct) ausgedruckt. Vor dem Ausdrucken sollte man sich als Erstes die Liste am Bildschirm anzeigen lassen (Anwhlen des Punktes Bildschirm). Das ist notwendig, um die Gewissheit zu haben, dass kei-ne EDTA-Proben an diesem Tag angefallen sind. Es wird nmlich keine Fehlermeldung vom Programm angezeigt, wenn es keine Datenstze/ Proben gibt.

In der ausgedruckten PHL erscheint die genaue Gertebezeichnung (die Gerte befinden sich im Bereich der Hmatologie) mit der dazu-gehrenden Proben-Position. Mit Hilfe dieser Daten werden die einzel-nen Proben herausgesucht. Die MA des KIMCL lesen in dem dafr vor-gesehenen Programm nach, ob bei diesen Proben alle Messungen ab-geschlossen sind. Erst dann kann die Weitergabe an die BB-MA erfol-gen. Zustzlich wird eine Kopie der PHL in der BB-Mappe (diese befin-det sich im Bereich der Hmatologie) abgelegt.

Die selektionierten Proben werden im Analytics_CT (siehe AL_Analytics Ct) eingelesen (die Nummer der Position wird direkt am Rhrchen ver-merkt) und freigegeben.

Sobald der Rotor frei ist, werden die Proben fr 10 Min. rotiert (falls die Proben vorher im Khlschrank waren, sollte man sie fr ca. 30 Min. bei Raumtemperatur stehen lassen).

Der Arbeitsplatz wird fr das Pipettieren vorbereitet, das heit: Der Mll-eimer wird bereitgestellt, aus dem Zwischenlager werden ein Khl-Akku und die aktuelle Roborack-Platte in eine Styroporbox platziert.

Aus dem EDTA Rhrchen werden 2 Aliquots ca. 1 ml hergestellt (fr etwaige Nachbestimmungen im Rhrchen sollten ca. 700l Rest blei-ben).

Die befllten Tubes werden sodann mit Capcluster verschlossen und im KIMCL auf -20C zwischengelagert.

Die Reste der EDTA-Proben werden im EDTA-Rack BIOBANK, mit dem jeweiligen Datum versehen, in der Khlkammer aufbewahrt. Falls keine zustzlichen Bestimmungen angefordert worden sind, knnen auch die-se Proben am dritten Tag, entsorgt werden.

4.2.5. Lagerung: Einmal wchentlich werden die vollstndigen Lagerplatten mit den ali-

quotierten BB-Proben von einer/einem BB-MA abgeholt und anschlie-end fr die Bestimmung der endgltigen Lagerposition noch einmal gescannt (siehe 4.3.). Die Endlagerung erfolgt im Raum U2-014 des ZMF im - 80C Khlschrank in nummerierten Stndern.


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4.3. Dokumentation: Die Loboracks/ Roboracks werden beim Wareneingang hndisch mit

einer Plattennummer beschriftet (zwischen 1 bis 999). Die 2D-Barcodes der Tubes werden mittels Canon-Scanner eingelesen

(siehe AL_Ident_2D Barcode). Die Plattennummer wird ber die Pro-grammoberflche eingegeben; Racks ohne Plattennummer knnen nicht gescannt werden.

Die Position der Tubes und die Plattennummer der Arbeitsplatte werden vom Programm nach dem Einscannen automatisch in einer zentralen Oracle Datenbank (Blood Sample-DB) gespeichert. Diese Daten er-mglichen eine Verknpfung zu den Daten aus dem LIS-EDV-System.

Die Primr-Barcodes (x) der Blutabnahmerhrchen werden mittels Handscanner in die LIS-Arbeitsliste geschrieben; ebenso die Positionen von der Arbeitsplatte (relative Position von 1-24 bei 4 Aliquots und 96 Positionen auf der Platte bzw. 1-48 bei 2 Aliquots bei EDTA-Proben) und die Plattennummer festgelegt. Durch automatisierte Umrechnung der relativen Positionen (1-24 bzw. 1-48) in absolute Positionen ist die Ver-knpfung mit den 2D-Barcodes der Tubes eindeutig bestimmt.

Sobald eine Lagerplatte vollstndig befllt ist, wird diese nochmals ges-cannt, um die endgltige Lagerposition zu ermitteln. Zu diesem Zweck wird der Original-Barcode des Loboracks/ Roboracks Lagerplatte mit-tels Handscanner in das dafr vorgesehene Eingabefeld der Pro-grammoberflche gelesen. Die endgltige Lagerposition wird nach dem Einscannen automatisiert in die Blood Sample-DB eingetragen. ber eine Schnittstelle werden die Proben automatisiert von Bio-SamplePro bernommen.

4.4. Troubleshooting: Falls die bereits begonnene Arbeitsplatte (mit bereits pipettierten, ver-

schlossenen Rhrchen) aus irgendeinem Grund herunterfllt, muss man eine neue Arbeitsplatte beginnen. Die leeren Rhrchen werden ge-sammelt und knnen zu einem spteren Zeitpunkt in einer neuen Platte eingescannt werden. Die bereits pipettierten Rhrchen werden in der unvollstndigen Platte eingefroren. Im Programm Analytics Ct klickt man in diesem Fall unter dem Punkt Probenzuordnungsvorschlag auf Fixieren. Dabei werden schon eingetragene Probendaten gespei-chert. Das Programm rechnet dann automatisch mit der Arbeitsplatte der nchst hheren Nummer weiter.

Falls aber eine leere Arbeitsplatte herunterfllt, werden die Rhrchen wieder in das Loborack gesteckt. Die Nummer der Arbeitsplatte (zwi-schen 1-999) muss notiert werden und kann dann fr die Aliquotierung verwendet werden. Sobald das Rack voll ist, werden die Tubes in die Lagerplatte transferiert (Achtung exakt gleiche Reihenfolge beachten!) und auf deren Deckel wird die Nummer der Arbeitsplatte notiert. Wei-ters muss sie zweimal eingescannt werden einmal als Arbeitsplatte


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und erst dann als Lagerplatte. Vorher mssen die durch den Vorfall ver-flschten Dateneintrge aus der Datenbank gelscht werden. Dies muss durch einen EDV-Techniker der BB passieren.

Jene Proben, von denen zu wenig Material vorhanden ist, werden in Eppendorf-Rhrchen umgefllt, die in den extra dafr angefertigten Adapter-Rhrchen positioniert werden. Falls trotzdem zu wenig Mate-rial fr das automatisierte Aliquotieren mittels Biomek 2000 vorhanden ist, muss man in der Routine nachfragen, ob es noch zustzliche Probe gibt. Falls es kein Restmaterial gibt, wird die Probe dennoch in die Da-tenbank eingelesen und direkt in der Werterfassung freigegeben (siehe AL_Analytics Ct). Zum spteren Zeitpunkt pipettiert man die Probe ma-nuell und trgt die Patientendaten (Anforderungsnummer und AZ) in das FB319 ein. Die Rhrchennummer und Aliquot-Anzahl werden in das Logbuch notiert. Fr die manuelle Methode (siehe AL_Analytics Ct) ist eine extra Arbeitsplatte zu beginnen und am Ende des Arbeitstages sind die Aliquots unverzglich auf -20C zwischen zu lagern.

Bei einem Stromausfall muss man hnlich vorgehen wie beim Herunter-fallen einer bereits begonnenen Platte, d.h. man fixiert die Arbeitsplatte in Analytics Ct und beginnt mit einer Neuen.

Bei einem Stromausfall nach beendeter Arbeit besteht die Mglichkeit, mit Wasser bis zur letzten Position hinzupipettieren, um den normalen Arbeitsablauf ab der ersten freien Position fortsetzen zu knnen.

5. Mitgeltende Unterlagen: FB319 Eingang Blutproben manuell FB322 Schema Probenlagerung Freezer FB324 Pipettierschema Thoraxchirurgie Anwendungsleitfaden Identifikation der Blutproben mittels 2D Barco-

de (AL_Ident_2D Barcode) Anwendungsleitfaden Analytics Ct (AL_Analytics Ct) Users Guide Biomek 2000

6. Dokumentation der Ttigkeit: Laborbuch, am BB-Arbeitsplatz im KIMCL Resteliste aus Analytics Ct FB319 abgelegt im Ordner BIOMEK 2000. SERUM - Proben am BB-

Arbeitsplatz im KIMCL FB322 direkt am Freezer an der Tre auen angebracht FB324 ausgefllt von MA der Thoraxchirurgie, bernommen von BB-MA

und abgelegt im Ordner Serumproben Thoraxchirurgie im BB-Sekretariat

BioSamplePro

7. nderungsdienst: Hauptverantwortliche/r Erstellt durch: Barbara Friedrich, Skaiste Riegler Inhaltlich geprft von: Karine Sargsyan


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