Spesen richtig Abrechnen

Diese Anleitung zur Abrechnung der Spesen bezieht sich auf Tickets und Fahrtenbücher, die an uns verrechnet werden dürfen.

Wann darf ich keine Spesen abrechnen?• Wenn der Einsatz in meinem Heimatort stattfindet.• Wenn der Einsatz in einer der folgenden Städte (Wien, Linz, Salzburg,

Innsbruck, Graz, Klagenfurt) stattfindet und ich nicht um Fahrtspesengenehmigung gebeten habe.• Wenn ich keine originalen Tickets vorweisen kann. • Bei Mitfahrgelegenheiten. • Fahrtenbücher für Fahrzeuge, die einem nicht gehören. Außnahme:

Fahrtenbuch wird vom Fahrzeughalter unterschrieben. • Wenn ich die Kosten (bei Tickets) oder KM (bei Autofahrt) nicht in den

entsprechenden Feedbackbogen in der Datenbank eingetragen habe.

Richtig Tickets abrechnen anhand eines Beispiels. Max Mustermann

verrechnet Spesen für seinen Februar Einsatz.

• Max Mustermann hat am 08.02.2014 einen Einsatz in Salzburg, er wohnt allerdings in Schwarzach. Er kontaktiert die Promoadmin und bekommt die Fahrtspesen bewilligt.• Er kauft sich ein Ticket von Schwarzach nach Salzburg und zurück.• Nach dem Einsatz trägt er im Online Feedbackbogen bei Fahrtkosten den

Betrag 16,40€ ein.• Max Mustermann hat keine weiteren Einsätze mehr im Februar.• Er schickt seinen original Feedbackbogen und den Leistungsnachweis von

Februar, nach seinem letzten Februar Einsatz, an das p4u Büro, sodass beides spätestens am 5.März bei der Promoadmin sein wird. • Das Ticket packt er auch dazu aber was genau er machen muss, damit er die

16,40€ zusätzlich zu seinem normalen Gehalt bekommt, erfährst du auf den nächsten Seiten.

1. Das Ticket aufkleben - Einen weißen A4 Zettel nehmen, oben Namen, Monat und

Jahr aufschreiben. (Max Mustermann Februar 2014)- Die Tickets die verrechnet werden dürfen, aufkleben. - Tickets nummerieren.- Gesamtbetrag unten im Eck notieren.

2. Die Belegabrechnung• Zusätzlich zum Ticket aufkleben muss man auch die Belegabrechnung

ausfüllen. • Die Belegabrechnung ist ein vorgefertigtes Excel Dokument, das am

PC auszufüllen ist.• Die Vorlage kam per Mail, ist aber auch unter Downloads in der

Datenbank verfügbar.• Wie das genau aussieht und wie man sie korrekt ausfüllt, erfährst du

auf der nächsten Seite.

Anhand unseres Beispiels tragen wir wie folgt ein:1. Max Mustermann, Musterstr. 1, Musterhausen 1111, Februar

20142. Bei Datum 08.02., das steht auf dem Ticket auch so; bei KST

nichts; bei Details, Salzburg-Schwarzach-Salzburg; bei Bereich, DI, TN, IT, CE,… eintragen (samsung ist zu wenig, wir müssen den Bereich wissen); bei Zahlungsart, Barauslage; Re-Betrag 16,40€. Bei Nr. trägt man die Zahl ein, die man neben dem Beleg auf dem A4 Blatt mit den Tickets hingeschrieben hat. In diesem Fall 1.

3. Auf dem Ticket steht 10% Ust. Also trägt Max Mustermann in dieser Spalte noch mal 16,40€ ein.

4. Bei Summe wird wieder 16,40€ stehen, bei Kontrolle muss auch 16,40€ stehen und natürlich muss auch bei 16,40€ stehen. Excel wird das automatisch korrekt hinschreiben, außer Max Mustermann hat einen Fehler gemacht.

5. Max Mustermann unterschreibt.

Der Auszahlungsbetrag (16,40€) muss mit dem Gesamtbetrag, den ich auf dem A4 Zettel mit den Tickets hingeschrieben habe, übereinstimmen. Dieser Betrag muss auch bei sonstigen Fahrtkosten am Leistungsnachweis aufscheinen.

Max hat alles richtig gemacht.1. Aufgeklebte Tickets,

richtig beschriftet, richtiger Betrag.

2. Belegabrechnung korrekt ausgefüllt, richtiger Betrag, Unterschrift

3. Leistungsnachweis, Bei Fahrtkosten steht auch der richtige Betrag, auf der zweiten Seite ist die Unterschrift.

Was, wenn Max Mustermann mit dem Auto zu einem Einsatz fährt?• Max Mustermann hat einen Einsatz in einem Ort der 50km von

seinem zu Hause entfernt ist. Er fragt bei der Promoadmin nach ob ihm für diesen Einsatz Kilometergeld ausbezahlt wird.• Nach dem Einsatz trägt er in der Datenbank im Online Feedbackbogen

die gefahrenen Kilometer ein.• Zusätzlich muss er ein Fahrtenbuch schreiben. Die Vorlage findet er

unter Downloads in der Datenbank.• Max weiß, dass es am Besten ist, für jeden Einsatz ein eigenes

Fahrtenbuch auszufüllen.

Das Fahrtenbuch1. Wenn man die Vorlage benutzt, muss man natürlich TT.MM.JJ sowie

XXXXkm rauslöschen.2. Bei Zeitraum den Einsatztag hinschreiben. ZB.: 08.02.2014 –

08.02.20143. Ausgangs und Zielpunkt: zB.: Schwarzach –Salzburg - Schwarzach Also immer hin und zurück eintragen.4. Bei Berufliche KM wird dann diese Distanz eingetragen.5. Die Spalte private Kilometer sollte komplett überflüssig sein, da man

Fahrtenbücher am besten pro Einsatztag schreibt.6. Kilometerstand Start minus Kilometerstand Ende muss die Gesamt

beruflich verrechenbaren Kilometer ergeben.7. Wenn es nicht mein eigenes Fahrzeug ist, muss mir der

Fahrzeughalter das Fahrtenbuch unterschreiben.8. Das Fahrtenbuch mit Leistungsnachweis und Original

Feedbackbögen am Ende des Monats an das p4u Büro schicken.9. Bei sonstige Vermerke den Einsatzbereich eintragen. DI, TN, IT, CE,…