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SpesenabrechnungSchon erledigt — ohne Aufwand.Endlich Entlastung für Fahrer und Buchhaltung

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YellowFox SpesenabrechnungMachen Sie sich selbst ein Bild.

Das bringt es Ihrem Unternehmen:Endlich Entlastung für Fahrer und Buchhaltung

Kontaktieren Sie die Person in Ihrem Unternehmen, die mit diesem Thema im Alltag betraut ist und hinterfragen Sie:

Wie hoch ist der Arbeitsaufwand für die Beschaffung und Prüfung der notwendigen Daten und wie verlässlich sind diese Fakten?

Wie lange dauert es je Mitarbeiter, eine Spesenabrechnung für einen Monat zu erstellen?

Wie sehr nervt dieses Thema im Alltag?

Wie oft kommt es zu Diskussionen und Nachbearbeitung?

Spesenabrechnungen gemäß Bundesreisekosten- gesetz BRKG gehören in vielen Unternehmen zu den monatlich wiederkehrenden Aufgaben für Mitarbeiter in der Buchhaltung oder Verwaltung. Der Jubel über diesen Zustand hält sich meist in Grenzen. Auch auf Seiten der Fahrer, die die Fakten zur Dienstreise oft handschriftlich in entsprechenden Formularen festhal-ten müssen, überwiegt eher der Frust.

Eine mehrstufige Organisationskette mit vielen Fehler-quellen und Arbeitsschritten vom Erfassen der Daten über das Sammeln, Eingeben, Kontrollieren und Ändern bis zur endgültigen Spesenabrechnung und der Über-gabe in die Lohnbuchhaltung raubt Zeit und Nerven. Oft müssen sich Mitarbeiter mit diesem Sachverhalt auseinandersetzen, die aufgrund ihrer Qualifikation an wesentlich wichtigeren Themen arbeiten könnten.

Minimieren Sie den Arbeitsaufwand für Fahrer und Buchhaltung und schaffen Sie somit echte Entlastung für Ihre Mitarbeiter. Senken Sie die Kosten für diesen Verwaltungsakt und lenken Sie die Konzentration Ihres Fachpersonals auf Wesentliches.

Ihre Spesenabrechnungen sind ab sofort fertig, bevor Sie oder Ihre Kollegen auch nur eine Mausbewegung ausgeführt haben. Die Telematik im Fahrzeug ermittelt alle notwendigen Daten zur Reisetätigkeit Ihrer Fahrer. Ob auf Basis der Länderpauschalen gemäß Tabelle des Bundesministerium für Finanzen oder einer firmenspe-zifischen, individuellen Regelung. Ihre Spesenabrech-nungen sind schon erledigt, ohne Aufwand.

Vorteile für den Fahrer:

Reisekostenformulare ausfüllen — entfällt Datenlücken oder Fehler in der Zettelwirtschaft — entfallen Übergabe an Buchhaltung — entfällt Persönlicher Jahresspesenbericht zur Vorlage beim Finanzamt

Vorteile für Buchhaltung & Controlling:

Sammeln / Anfordern der Formulare — entfällt Plausibilitätsprüfungen — entfallen

Eingabe der Rohdaten in Software — entfällt Verfügbarkeit der Daten quasi in Echtzeit

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Spesenabrechnung abschließen

Funktionsschema So funktioniert‘s:

Personaldaten Wohnort und erste Tätigkeitsstätte ggfs. firmeneigene Spesensätze hinterlegen

Spesenrelevante Daten werden ab sofort automatisch gesammelt

Mitarbeiter und Zeitraum wählen Spesenabrechnung ansehen / prüfen ggfs. Änderungen vornehmen und speichern

Automatische Reports via Serienfunktion möglich

Datenexport via Exel, CSV oder Schnittstelle Ausdruck als Beleg im PDF-Format komfortabel mit Kalenderübersicht

Verlässliche Ergebnisse Dank belastbarer Fakten

Stammdaten erfassen

Spesenbericht erzeugen und prüfen

1. Speseneditor

In der Webansicht können Sie die einzelnen Kosten der Reisetätigkeit sowie die dazugehörigen Fahrten oder Aufenthaltsorte prüfen und bei Bedarf ergänzen oder korrigieren.

2. Spesenabrechnung HTML / PDF

Als Ausdruck für Ihre Mitarbeiter oder zur Archivierung in traditio-neller Papierform liegt die Spesen-abrechnung mit allen wichtigen Details, den Summen der jeweiligen Positionen und einer Kalenderüber-sicht im PDF-Format bereit.

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6. Jahresspesenbericht für Mitarbeiter

Sollte Ihr firmeneigener Spesensatz die pauschalen Vorgaben unterschrei-ten, besteht für Ihre Mitarbeiter die Möglichkeit, die Differenzbeträge im Rahmen der Steuererklärung geltend zu machen. Hierfür liefern Sie Ihren Kollegen ab sofort auf Knopfdruck den notwendigen Jahresbericht.

3. Spesenabrechnung Exportfunktion CSV, Excel

Der Export der Daten in Ihre Lohnbuchhaltung er- folgt via Excel oder CSV. Auf Wunsch programmieren wir Ihnen auch eine individuelle Schnittstelle zu Ihrer Lohnsoftware.

5. Ländertabelle / Individualregelung

Die pauschalen Spesensätze diffe-rieren je nach Land, teilweise sogar innerhalb eines Landes zusätzlich nach Region. Jährlich werden diese Werte vom Bundesministerium für Finanzen veröffentlicht und Veränderungen ausgewiesen. Die YellowFox Spesenabrechnung greift automatisch auf die jeweils aktuel-len Tabellen zu. Ihr Pflegeaufwand ist gleich null.Sollten Sie in Ihrem Unternehmen individuelle Reisekostensätze ver-einbart haben, werden diese einfach einmalig eingepflegt und finden dann entsprechend Anwendung.

4. Personalstammdaten, Wohn- und Tätig-keitsadresse

Die Basis für jede korrekte Ab-rechnung ist das einmalige sau-bere Anlegen und die regelmäßi-ge Pflege der Stammdaten. Für die Berechnung von Tagessätzen und Verpflegungsmehraufwen- dungen ist die Erfassung des aktuellen Hauptwohnortes notwendig. Zusätzlich muss die Adresse der ersten Tätigkeits-stätte angegeben werden — in der Regel die Firmenadresse oder das Home-Office.

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YellowTracker Telematikstandards für Spesenabrechnung

inklusive optional nicht verfügbar *Tarifoption

(Vertragslaufzeit 24 Monate, Preise zzgl. gesetzl. Mwst.)

YellowTracker100

YellowTracker200

YellowTracker600 TC

Fahrzeugortung, Zündungsstatus

Betriebskosten / Betriebsstunden

Telemetriedaten, Km-Stände

3D Bewegungssensor

Fahreranmeldung und Zeiterfassung

Spesenabrechnung*

Tanküberwachung, Temperaturdaten

TachoRemoteDownload

Lenkzeiten / Ruhezeiten / Pausen

Doppelwoche mit Fehleranalyse

Archivierung von Tachodaten*

Führerscheinkontrolle*

Fahrstilanalyse / Fahrerbewertung*

CAN / FMS-Daten (Kraftstoffverbrauch)

Navigations-Display (wahlweise 5, 6, 7 Zoll)

Pkw / Lkw-Navigation Europa

Aufträge, Disposition, Kommunikation

Auftragsmanagement / Adressverwaltung

Tourenübergabe

Formularwesen

Kartenupdates LiveTime, Verkehrsdienste

Hardwareinvestition netto 159,00 € 259,00 € 399,00 €

monatliche Portal-Flat (national) ab 12,95 € ab 18,95 € ab 23,95 €

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YellowNavAssist Telematikstandards für Spesenabrechnung

(Vertragslaufzeit 24 Monate, Preise zzgl. gesetzl. Mwst.)

YellowNavAssist 200 / 300

YellowNavAssist 650

YellowNavAssist 750

Fahrzeugortung, Zündungsstatus

Betriebskosten / Betriebsstunden

Telemetriedaten, Km-Stände

3D Bewegungssensor

Fahreranmeldung und Zeiterfassung

Spesenabrechnung*

Tanküberwachung, Temperaturdaten

TachoRemoteDownload

Lenkzeiten / Ruhezeiten / Pausen

Doppelwoche mit Fehleranalyse

Archivierung von Tachodaten*

Führerscheinkontrolle* /

Fahrstilanalyse / Fahrerbewertung*

CAN / FMS-Daten (Kraftstoffverbrauch)

Fahrerdisplay mit Navigation 5 / 6.1 Zoll 6.1 Zoll 7 Zoll

Pkw / Lkw-Navigation Europa Pkw Lkw Lkw

Aufträge, Disposition, Kommunikation

Auftragsmanagement / Adressverwaltung

Tourenübergabe /

Formularwesen

Kartenupdates LiveTime, Verkehrsdienste

Hardwareinvestition netto 499,00 / 699,00 € 899,00 € 899,00 €

monatliche Portal-Flat (national) ab 19,95 € ab 23,95 € ab 23,95 €

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Automatische SpesenabrechnungJetzt unverbindlich testen

Servicecenter: +49 (0) 35204 270-100

E-Mail: info@yellowfox.de

Web: www.yellowfox.de/spesen

Vor Ort: Bei Ihrem YellowFox-Fachhändler

Anzahl spesenrelevanter* Mitarbeiter Rabattstaffel

Spesenabrechnung (netto / Monat / je Mitarbeiter)

01 – 09 0 % 3,00 €

10 – 24 10 % 2,70 €

25 – 49 20 % 2,40 €

50 – 99 30 % 2,10 €

100 + 40 % 1,80 €

YellowFox StaffelpreislisteSoftwaremodul

* Die Abrechnung dieses Softwaremoduls erfolgt monatlich je spesenabrechnungsrelevanter Person.

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Fahrerbewertungund Fahrstilanalyse

KundenreferenzenBauwesen | Dienstleister Handwerksbetriebe | Hersteller Autohäuser & Vermieter

KundenreferenzenSpedition | Entsorger Kurier-/Expressdienste Agrar-, Land- & Forstwirtschaft

TachoCompleteDie Archivsoftware im Web:Auslesen, Auswerten, Archivieren

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Impressum

HERAUSGEBERYellowFox GmbHAm Wüsteberg 301723 Kesselsdorf

GESTALTUNGm.a.p. GmbHAm Wüsteberg 301723 Kesselsdorf

FOTOS Titel: © Looker_Studio / Shutterstock.comS. 2: © Konstantin Yuganov / Fotolia.comS. 5: © lassedesignen / Fotolia.comS. 7: © undrey / Fotolia.comS. 8: © laszlolorik / Fotolia.comS. 10: © LVDESIGN / Fotolia.comS. 12–13: © lassedesignen / Fotolia.comS. 14: © laszlolorik / Fotolia.comBildbearbeitung: m.a.p. GmbH

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Hardware- und Tarifübersicht

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YellowFox Deutschland

YellowFox GmbHAm Wüsteberg 3D-01723 Wilsdruff OT KesselsdorfTel.: +49 (0) 35204 270-100 Fax: +49 (0) 35204 270-111info@yellowfox.dewww.yellowfox.de

YellowFox Schweiz

autohauser GmbHÄussere Luzernerstrasse 12CH-4665 OftringenTel.: +41 (0) 62 78933-50 Fax: +41 (0) 62 78933-59info@yellowfox.chwww.yellowfox.ch

YellowFox Österreich

YellowFox GmbHSilberzeile 14A-4780 SchärdingTel.: +43 (0) 5372 20503Fax: +43 (0) 5372 20503-100info@yellowfox.atwww.yellowfox.at

YellowFox Benelux bv

Televisieweg 26NL-1322 AL AlmereTel.: +31 (0) 36 5383000Fax: +31 (0) 36 5383009info@yellowfox.nlwww.yellowfox.nl

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