STADTVERWALTUNG MINDEN

S T A D T V E R W A L T U N G M I N D E N Sitzungsdrucksache

X öffentlich

nichtöffentlich

Datum Drucksachen Nr. (ggf. Nachtragsvermerk)

04.08.2016 116/2016

Beratungsfolge Termin TOP Ein Für Geg Ent FB/Sachbearbeiter/in

Haupt- und Finanzausschuss 25.08.2016 0 0 0 Projektgruppe Rathaussanierung - 0.51 Kämmerei

Haupt- und Finanzausschuss 15.09.2016 Projektgruppe Rathaussanierung - 0.51 Kämmerei

Betreff: Sanierung des Rathauses der Stadt Minden - Sanierungsbeschluss Beschlussvorschlag:

Der Haupt-und Finanzausschuss beschließt:

1. Die Ergebnisse des Vorplanungsprozesses (Sanierungsziele, Projektbeschreibung/ Sanierungsumfang, Grundzüge der Büroraumplanung bis zum Zonierungsplan) werden zustimmend zur Kenntnis genommen.

2. Der Rathauskomplex – bestehend aus den Gebäudeteilen A (tlw.), B, C, D, E und F - wird in den

Jahren 2016 bis 2021 entsprechend der Projektbeschreibung umfassend saniert, um durch eine Flächenoptimierung die räumliche Situation zu verbessern, die internen Arbeitsprozesse zu optimieren und damit eine nachhaltige Verbesserung der Arbeitsplatzqualität zu erreichen.

Die Verwaltung wird gebeten in jeder Sitzung des Haupt- und Finanzausschusses einen kurzen Sachstandsbericht über den Projektfortschritt zu geben.

3. Den Änderungen der Planungsparameter – insbesondere bezüglich der Wiedereinbeziehung des

Gebäudeteils F und teilweise des Gebäudeteils A („2 Fensterachsen“) wird in Abänderung des Beschlusses vom 14.03.2013 zugestimmt.

Vorlage: 116/2016 Seite - 2 -

4. Der Kostenrahmen für die Sanierungsvariante wird auf brutto maximal 34,485 Mio.€ einschließlich

des Ausbaus und der Ausstattung einer externen Mietfläche begrenzt. Abzüglich der bis dato veranschlagungsreifen Zuwendungen in Höhe von 1,44 Mio.€ verbleibt ein Kreditbedarf von 33,045 Mio.€ bis 2022.

Etwaige Baukostensteigerungen sind durch eine Absenkung der Sanierungsstandards im Rahmen der Objekt- und Fachplanung zu kompensieren.

Die Verwaltung wird aufgefordert, weitere Förderoptionen zu prüfen und in den künftigen Sachstandsberichten darüber zu berichten.

5. Als Interimslösung sollen Teile des ehem. Regierungsgebäudes am Weserglacis während der Sanierungsphase angemietet werden. Die Verwaltung wird ermächtigt, dass Mietinteresse gegenüber dem Eigentümer zu bestätigen und bis spätestens Mitte 2017 zu konkretisieren.

6. In den Haushaltsentwurf 2017 sind die gem. ANLAGE 12 kalkulierten Ansätze für die

Investitionsplanung und die Ergebnisplanung aufzunehmen. 7. Die Teileigentümer des Gebäudeteils C sind entsprechend der Gemeinschaftsordnung nach dem

Wohnungseigentumsgesetz in die Planung und Umsetzung über die Eigentümerversammlung einzubeziehen.

Angaben zu internen Beteiligungen und zum Haushalts-/Wirtschaftsplan:

Interne Beteiligungen Personalrat JA x NEIN erl. am:

Gleichstellungsstelle JA x NEIN erl. am:

Haushaltsplan bzw. SBM-Wirtschaftsplan

Bezeichnung Nr.

- Budget Gebäudewirtschaft 800 610

- Produkt Gebäudewirtschaft 001 012 001

- Leistung/Maßnahme Rathaussanierung Neue Maßnahme/Leistung: JA NEIN HSP-Maßnahme: JA NEIN

- Ziel(e) Gutes kommunales Management


Berichterstatter/in: Projektgruppe Rathaussanierung: Herr Kresse, Herr Fabry, Herr Schunk, Herr Vogt Sachdarstellung:

Gliederung I. Bisherige Beschlüsse II. Projektbeschreibung

1. Projektorganisation 2. Ausgangslage 3. Anpassung der Planungsparameter 4. Sanierungsziele 5. Sanierungsumfang 6. Kostenrahmen, Fördermittel, Zeitplan

III. Büroraumplanung 1. Ausgangslage 2. Auswahl eines Büroraumplaners 3. Veränderung des Planungsparameters „Anzahl der Arbeitsplätze“ zwischen 2013 und

2016 4. Planungsprozess

IV. Interimslösung V. Wirtschaftlichkeitsuntersuchung (Variantenvergleich)

1. „0“-Variante 2. Sanierungsvariante 3. Neubauvariante

VI. Haushaltstechnische Umsetzung VII. Beteiligung der Teileigentümer (Gebäudeteil C) VIII. Beschlussvorschlag

I. Bisherige Beschlüsse

Der Rathauskomplex im Rathausquartier zwischen Scharn/Markt, den Plätzen „Kleiner Domhof“ und „Großer Domhof“ und der Straße „Am Rathaus“ wird in der heutigen Form seit Mitte der 1970er-Jahre genutzt. Anfang der 2000er-Jahre hat im Zuge des Veränderungsprozesses im Einzelhandel ein Diskussionsprozess hinsichtlich der Konzentration auf die 1A-Lagen im Bereich Scharn/Bäckerstraße begonnen, der spätestens ab 2005 zu konkreten Überlegungen einer Handelsentwicklung im Rathausquartier geführt hat („Domhofgalerie“). Vor dem Hintergrund, dass die Errichtung einer Handelsimmobilie einen (Teil-)Abriss der Gebäudeteile A, C und E1 vorausgesetzt hätte ist 2007 ein Bürgerentscheid gegen den Abriss initiiert und erfolgreich durchgesetzt worden. Die Innenstadtentwicklung ist in den nachfolgenden Jahren in einem breit angelegten Prozess zum Masterplan „Aktives Stadtzentrum Minden Innenstadt“ fortgeführt worden (Ratsbeschluss 2009). Auch

1 Die Bezeichnung der einzelnen Gebäudeteile wird in Abschnitt II, Ziffer 2. (Ausgangslage) erläutert


der Masterplan sah das Rathausquartier weiterhin als zu entwickelnder Einzelhandelsstandort vor. Initiativen für kleinere Handelslösungen im Rathausquartier („Exposé Rathausquartier“ mit bis zu 10.000 qm-Verkaufsfläche) ab 2011, die Teilabrisse der Gebäudeteile A und C bedingt hätten, sind nach Absage des letzten Interessenten (von ursprünglich 28) im Januar 2013 ebenfalls gescheitert. Vor dem Hintergrund, dass mithin eine Neuordnung des Rathausquartiers durch eine großflächige Handelsentwicklung keine Aussicht auf Erfolg hatte, hat sich der Haupt- und Finanzausschuss in seiner Sitzung am 14.03.2013 nochmals ausführlich mit den Entwicklungsperspektiven im Rathausquartier auseinander gesetzt (Drs.Nr. 33/2013) und folgenden Beschluss gefasst: „a) Das bestehende Rathaus mit den Gebäudeteilen

• B (historisches Rathaus am Markt) • C (Deilmann-Bau) • D (Alte Regierung) • E (Altes Stadthaus)

soll unter Ausnutzung vorhandener Potenziale zur Flächenoptimierung saniert und modernisiert werden. Zielsetzung für die Verwaltung ist insoweit, den Verzicht auf die Gebäudeteile A (zum Scharn gelegen) und F (ehemaliges Deutsche Bank – Gebäude) zu erreichen. Die Verwaltung wird beauftragt, unter Beachtung dieser Zielsetzungen ein Raumprogramm sowie ein Sanierungs- und Modernisierungskonzept zu entwickeln, auf dessen Basis anschließend eine Kostenermittlung vorzunehmen ist. b) Unter Einbeziehung der Flächen des Gebäudeteils A (zum Scharn gelegen) und des angrenzenden früheren Höltke-Gebäudes (im Eigentum der Mindener Entwicklungs- und Wirtschaftsförderungsgesellschaft - MEW) und deren Vermarktung soll ein Lückenschluss der Einzelhandelsnutzungen am Scharn verfolgt werden. Zielsetzung soll dabei vorrangig eine Einzelhandelsnutzung mindestens in den zum Scharn gelegenen Erdgeschossen sein, falls erreichbar, auch im 1. OG, ergänzt durch Büro- und/oder Wohnnutzungen in den darüber liegenden Geschossen. c) In die Planungs- und Vermarktungsüberlegungen sind die Planungsinteressen der Teileigentümerinnen und Teileigentümer für die von ihnen gehaltenen gewerblichen Flächen im Gebäudeteil C einzubeziehen. Während der Vorüberlegungen zur Umsetzung des v.g. Beschlusses ist Mitte 2013 der Prozess für eine großflächige ECE-Handelslösung am Wesertor („Wesertorgalerie“) ergebnislos eingestellt worden. Diese unerwartete Entwicklung hat Ende 2013/Anfang 2014 zu einer erneuten Befassung des Haupt- und Finanzausschusses mit den Entwicklungszielen für die Innenstadt geführt (Drs. Nr. 235/2013; 1. Ergänzung). Mit Beschluss vom 23.01.2014 sind die bereits am 14.03.2013 beschlossenen Ziele und Aufgabenstellungen für das Rathausquartier in vollem Umfang bestätigt worden (Beschlussteile d) und e)). Der Haupt- und Finanzausschuss hat in diesem Zusammenhang ausdrücklich bestätigt, dass das Rathaus weiterhin als integraler Bestandteil eine wichtige Funktion im städtebaulichen Gefüge der


Innenstadt bilden und gleichzeitig als ein wesentlicher Frequenzbringer im Zentrum der Stadt wirken soll. Der Verwaltungsvorstand hat unmittelbar danach am 04.02.2014 den Projektauftrag „Entwicklung Rathausquartier und Rathaussanierung“ verabschiedet und das Projekt auf den Weg gebracht.

II. Projektbeschreibung

1. Projektorganisation

Der Haupt- und Finanzausschuss hat die Verwaltung am 14.03.2013 (bestätigt 23.01.2014) u.a. aufgefordert, ein „Raumprogramm sowie ein Sanierungs- und Modernisierungskonzept“ zu entwickeln. Der Verwaltungsvorstand hat auf Basis seines Beschlusses vom 04.02.2014 den Projektauftrag konkretisiert und eine Umsetzung des Vorplanungsprozesses für die Sanierung im Rahmen einer Projektorganisation beschlossen. Das Projekt gliedert sich ausgehend von einer zentralen Projektgruppe in drei Projektteams (PT): PT I Bauliche Sanierung Teilprojektleiter Herr Schunk PT II Entwicklung Rathausquartier Teilprojektleiter Herr Stadtkämmerer Kresse PT III Büroraumplanung/Interimslösungen Teilprojektleiter Herr Fabry Die Projektleitung obliegt dem Stadtkämmerer als Mitglied des Verwaltungsvorstandes. Die Projektgruppe und die Projektteams I und III werden durch die Beauftragung eines Projektsteuerers ergänzt und unterstützt. Der aktuelle Stand der Projektorganisation ist als ANLAGE 1 beigefügt.


2. Ausgangslage Das Rathaus der Stadt Minden besteht aus insgesamt sechs Gebäudeteilen verschiedener Bauepochen mit einer Gesamtfläche von ca. 20.000 qm (Bruttogrundfläche ohne Tiefgarage und Teileigentumsflächen), die alle direkt miteinander verbunden sind. Im Einzelnen handelt es sich um die Gebäudeteile A Verwaltungstrakt am Scharn Baujahr 1951-1955 B Historisches Rathaus am Markt Wiederaufbau 1955 (Laube 1260) C „Neues Rathaus“/ Deilmannbau Baujahr 1977 D Alte Regierung Gr. Domhof Baujahr 1843-1848 E Altes Stadthaus Baujahr. 1830 F Ehem. „Deutsche Bank“ Gr. Domhof Baujahr 1908

A B

C D

E

F


Es handelt sich um eine gewachsene Struktur, die durch den Wiederaufbau nach dem 2. Weltkrieg und der Gebietsreform der 1970iger Jahre geprägt ist. Kennzeichnend sind unterschiedliche Bau- und Sanierungsstände, unterschiedliche Geschosshöhen, geringe Kundenorientierung, gewachsene und z.T. unstrukturierte Büro- und Arbeitsplatzsituationen. Die Gebäudeteile A, B sowie D bis F stehen bereits seit Jahrzehnten unter Denkmalschutz. Der sog. „Deilmannbau“ (Gebäudeteil C) ist im Jahr 2016 in die Denkmalschutzliste eingetragen worden. Mithin steht der gesamte Rathauskomplex einschließlich der sog. Innenhöfe und des Kleinen Domhofes unter Denkmalschutz (s. nachstehenden Lageplan).

Lageplan aus der Denkmalwertbegründung für den „Deilmannbau“ (ergänzt um Gebäudeteil-Ziffern durch Stadt Minden)

A B

CDE

F


3. Anpassung der Planungsparameter Seit dem Grundsatzbeschluss des Haupt- und Finanzausschusses vom 14.03.2013 sind folgende Veränderungen der Planungsparameter im Projektfortschritt zu berücksichtigen gewesen:

a) Aufkauf der Teileigentumsläden im Erdgeschoss „C“ Parallel zum Vorplanungsprozess für die Sanierung hat die Verwaltung in den Jahren 2015 und 2016 begonnen die Teileigentumsläden mit dem Ziel einer vollständigen Auflösung des Teileigentums aufzukaufen. Aktueller Stand ist, dass 12 der 16 Läden bis Herbst 2016 in das Eigentum der Stadt Minden übergehen werden. Mithin ist davon auszugehen, dass die Sanierung des Deilmannbaus auch weiterhin unter den Voraussetzungen des Wohnungseigentumsrechts durchzuführen ist. Die bereits aufgekauften Teileigentumsflächen werden für Rathauszwecke (Veranstaltungs- und Konferenzbereich angrenzend an das historische Rathaus sowie Büros im Nordtrakt -EG und 1. OG-) sowie für rathausnahe Dienstleistungen (z.B. Minden-Marketing) umgebaut. Unabhängig von der Eigentumsfrage sollen die vorhandenen gastronomischen Einrichtungen erhalten bleiben.

b) Handelsentwicklung am Scharn/Gebäudeteil A Der Gebäudeteil A soll lt. Beschluss vom 14.03.2013 für eine Einzelhandelsentwicklung am Scharn zur Verfügung gestellt werden und gehörte seinerzeit nicht zur Sanierungsmaßnahme. Aktueller Abstimmungsstand mit den Denkmalbehörden ist, dass bis auf das innenliegende Treppenhaus sowie zwei Fensterachsen im Anschluss an das historische Rathaus (B) dieser Gebäudeteil zur Realisierung eines modernen Geschäftshauses entfernt werden kann (s.o. Ziffer 2, Bild zu „A“, rote Trennlinie).

c) Erhöhung der Anzahl der Arbeitsplätze Gegenüber der Ausgangslage bei Projektstart 2013 (=385 Arbeitsplätze) ist durch Aufgabenmehrungen bis 2018 ein Zuwachs auf 502 Arbeitsplätze (+117) zu erwarten. Nähere Ausführungen dazu werden im Abschnitt III, Ziffer 3 gegeben.

d) Einbeziehung Gebäudeteil F / Zusätzliche externe Mietfläche Gemäß Beschluss vom 14.03.2013 sollte der Gebäudeteil F mittelfristig einer Vermarktung zugeführt werden, wobei z.B. eine Verfestigung der neu gegründeten Stadtwerke Minden GmbH (aktuell Mieterin im Erdgeschoss) zielführend hätte sein können. Unter Berücksichtigung des veränderten Arbeitsplatzbedarfs (s.o.) ist ein vollständiger Einbezug des Gebäudeteils F in die Sanierungsmaßnahme unabdingbar. Darüber hinaus ist nach aktuellem Planungsstand eine zusätzliche externe Mietfläche von ca. 1.000 qm-Mietfläche erforderlich.


e) Denkmalschutz

Mit der denkmalrechtlichen Unterschutzstellung des Deilmannbaus in 2016 sind nunmehr für alle Gebäudeteile denkmalpflegerische Abstimmungsprozesse erforderlich.

4. Sanierungsziele Die Stadt Minden beabsichtigt den Rathauskomplex im Wege einer umfassenden Sanierung baulich zu überarbeiten, um durch eine Flächenoptimierung die räumliche Situation zu verbessern, die internen Arbeitsprozesse zu optimieren und damit eine nachhaltige Verbesserung der Arbeitsplatzqualität zu erreichen. Im Einzelnen werden folgende wesentliche Ziele verfolgt:

Erhalt der Gebäudesubstanz

Vor dem Hintergrund der Diskussion über die Ansiedlung von Handelsflächen im Rathausquartier in den Jahren 2005 bis 2013 und der damit u.a. verbundenen Absichten von (Teil-)Abrissen einzelner Gebäudeteile sind seit Anfang der 2000er Jahre nur noch dringend notwendige Unterhaltungsmaßnahmen durchgeführt worden. Die Gebäudesubstanz ist nach teilweise mehr als 40 Jahren Nutzung insgesamt zu erneuern und auf den Stand der Technik zu bringen. Eine umfassende Sanierung ist nicht zuletzt mit Blick auf den Werterhalt der denkmalgeschützten Gebäudeteile dringend geboten.

Energetische Sanierung Da alle Gebäudeteile des Mindener Rathauses unter Denkmalschutz stehen, müssen bzw. können gesetzliche Auflagen bezüglich der energetischen Sanierung nicht umfassend berücksichtigt werden. Trotzdem strebt die Stadt Minden unter Einhaltung denkmalpflegerischer Aspekte grundsätzlich eine optimierte energetische Sanierung des Rathauses an. Wesentliche Verbesserungsmaßnahmen stellen dabei die Sanierung der Fenster sowie der Dachflächen aller Gebäudeteile dar. Zusätzlich wird nahezu die gesamte technische Gebäudeausrüstung modernisiert. Dazu gehören insbesondere eine Überarbeitung der Steuer- und Regelungstechnik sowie der Einsatz moderner Beleuchtung. Eine Änderung der Versorgung mit Heizenergie (Fernwärme) ist nicht beabsichtigt, wohl aber eine Modernisierung der Heizungsregelung und –verteilung. Der Einsatz von regenerativen Energieträgern ist optional möglich, soweit wirtschaftliche und denkmalpflegerische Aspekte nicht entgegenstehen. Alle dabei durchzuführenden Maßnahmen müssen detailliert mit der Denkmalschutzbehörde abgestimmt werden.

Konzeptionelle Büroraumplanung Vor dem Hintergrund der über Jahrzehnte gewachsenen Arbeitsplatzstrukturen kommt einer konzeptionellen Büroraumplanung unter breiter Beteiligung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie der Bürgerinnen und Bürger (Kundensicht) eine herausragende Bedeutung zu. In diesem Zusammenhang geht es auch darum, die zukünftigen Anforderungen der Arbeitswelt und der persönlichen Arbeitssituationen der Mitarbeiter/-innen auf insgesamt ca.


500 Büroarbeitsplätzen mit einzubeziehen. Die Zukunftsfähigkeit der Arbeitsplätze im Rathaus ist ein hoher Garant für den nachhaltigen und dauerhaften Verbleib einer Rathausnutzung in dem vollständig denkmalgeschützten Gebäudekomplex sowie für die Positionierung der Stadt Minden als attraktiver Arbeitgeber.

Modulare Raumstruktur Die vergangenen Jahrzehnte haben gezeigt, dass die kommunalen Aufgabenstellungen einem ständigen Wandel unterworfen sind. Eine moderne Büroplanung muss also flexibel, variabel und modular ausgerichtet sein, damit sie bei sich ändernden Anforderungen einfach und kostengünstig anpassbar ist.

Effizientere und funktionalere Flächennutzung der Gebäudeteile Die Gemeindeprüfungsanstalt hat im Rahmen ihrer letzten Regelprüfung festgestellt, dass angesichts des ungünstigen Verhältnisses von Verkehrs- und Nutzflächen der Flächenverbrauch je Mitarbeiter bei ca. 60 qm bezogen auf die gesamte Bruttogrundfläche (einschließlich Ratssäle, Bürgerhalle, Keller, Dächer, Umfassungsmauern) liegt. Ziel der umfassenden Sanierung des Gesamtkomplexes ist eine Reduktion dieses Wertes auf ca. 48 qm-BGF/Mitarbeiter.

Barrierefreiheit Aufgrund der unterschiedlichen Geschosshöhen und der verwinkelten Erschließung der Gebäudeteile kommt der Herstellung der Barrierefreiheit in allen öffentlichen bzw. für Büronutzungen zugänglichen Bereichen eine besondere Bedeutung und Herausforderung zu.

Leitsystem Aufgrund der sehr verwinkelten Raumstruktur über mehrere Bauteile hinweg, ist für eine funktionierende Stadtverwaltung ein ordnendes barrierefreies Leitsystem von zentraler Bedeutung.

Medienkonzept Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Erarbeitung eines Medienkonzeptes. Um den gestiegenen medialen Kommunikationsanforderungen in der öffentlichen Verwaltung gerecht zu werden, bedarf es eines neuen zukunftsfesten Medienkonzeptes für die Büroarbeitsplätze und den Konferenz- und Veranstaltungsbereich einschließlich der Ratssäle.

Rathausquartier Die Rathaussanierung steht im engen Kontext mit einer Revitalisierung des Rathausquartiers zwischen Scharn, Markt, Kleinen Domhof, Großer Domhof und der Straße „Am Rathaus“. In die Unterdenkmalstellung des Deilmannbaus sind auch die nördlich des C-Gebäudes liegenden sog „Innenhöfe“ und der Platz „Kleiner Domhof“ einbezogen worden. Für diese „Höfe“ im Herzen der Stadt zwischen Markt und Dom ist ein städtebauliches Konzept zu erstellen, in dem künftige Nutzungsziele und gestalterische Leitlinien zu verankern sind.


Zusammenfassend lässt sich feststellen, dass der Werterhalt der denkmalgeschützten Gebäudesubstanz, die nachhaltige Verbesserung der Arbeitsplatzqualität im Rathaus und eine städtebauliche Einbettung des Rathausquartiers im Mittelpunkt des Projekts stehen. 5. Sanierungsumfang Es ist geplant, in den Jahren 2016 bis 2021 eine umfassende Sanierung des gesamten Rathauskomplexes unter Berücksichtigung des Denkmalschutzes und auf Grundlage des vorab durchgeführten Prozesses der Büroraumplanung durchzuführen. Parallel zur „inneren“ neu zu errichtenden Raumstruktur, sollen die verbleibenden Gebäudeteile energetisch saniert werden. Die gesamte Haustechnik ist zu überarbeiten bzw. auf den heutigen Stand der Technik zu bringen. Die Stadt Minden verfolgt eine grundsätzlich zweigeteilte Bearbeitung des Projektes. Während Teile der Hülle des Rathauses durch die Gebäudewirtschaft der Stadt Minden saniert werden sollen, obliegt die Umsetzung der neuen Büroraumstruktur innerhalb des Gebäudes den noch auszuwählenden Objekt- und Fachplanern. Zusätzlich hat die Stadt Minden einen Büroraumplaner beauftragt. Dieser erarbeitet ein neues Büroraumkonzept, um eine Optimierung des Flächenverbrauchs sowie der Arbeitsabläufe zu erreichen. Ein weiteres Aufgabenspektrum des Büroraumplaners ist das Umzugsmanagement während der Bauphase. Derzeit wird von einer Planungszeit von 2 Jahren (2016/2017) und einer Bauzeit von ca. 4 Jahren bis 2021 ausgegangen. Die Baumaßnahme ist in einzelnen Bauabschnitten durchzuführen, um so den Dienstbetrieb der Stadtverwaltung aufrechterhalten zu können. In einem noch festzulegenden Umfang sind Teile des Rathauses während der Bauzeit auszulagern (s. Abschnitt IV. Interimslösungen). Die Sanierung der Gebäudehülle (Dächer, Fassaden, tlw. Fenster) wird in Eigenregie der städtischen Gebäudewirtschaft durchgeführt.

Bild links: Staffelgeschoss in Bauteil C mit Dachflächen Bild rechts: Sanierungsbedürftige Fassade Bauteil D


Die Innensanierung einschließlich Sanierung der Keller und der Tiefgarage wird durch einen extern beauftragten Objektplaner (Architekt) mittels diverser Fachplanungen (Elektro, Heizung, Lüftung, Sanitär) umgesetzt. Aufgrund des Umfangs des Projektes hat sich die Stadt Minden für eine gesonderte Projektsteuerung als begleitende Komponente entschieden. Im Rahmen der Sanierung soll grundsätzlich die Lage der Flure, der Ver-/Entsorgungseinheiten, Aufzüge, Treppen und Sanitärräume beibehalten werden. Das gleiche gilt für die Beibehaltung der Standorte des Bürgerbüros und der Info-Zentrale/Poststelle, wobei eine größenmäßige Anpassung geboten erscheint. Die Revitalisierung der „Bürgerhalle“ im Haupteingangsbereich des Deilmannbaus sowie der Übergang vom historischen Rathaus zum Deilmannbau sind besondere Herausforderungen für eine denkmalgerechte Sanierung und künftige Nutzungskonzepte.

Die Herstellung moderner Büroarbeitsplätze für ca. 500 Mitarbeiter/-innen sowie einer attraktiven Atmosphäre in Wartebereichen und für die Beratung der Bürgerinnen und Bürger ist Kernpunkt der Innensanierung im Rahmen des Büroraumkonzepts (im Einzelnen dazu s. Abschnitt III.)

Bild: Übergang Bauteil B zu C

Bilder oben: Bürgerhalle/Eingangsbereich Bauteil C


Das Rathaus soll weiterhin über den Haupteingang am Kleinen Domhof (Empfangsbereich mit Informationsschalter) und über die Eingänge am Markt und Großer Domhof erschlossen werden und sich über alle Geschossebenen als „offenes Rathaus“ darstellen. Darüber hinaus sind teilweise bisher als Lagerfläche genutzte Dachflächen für eine Büronutzung umzubauen (Gebäudeteile D und E). Der „Parlamentarische Bereich“ mit Rathaussälen, Sitzungs- und Veranstaltungsräumen sowie Fraktionsgeschäftszimmern soll künftig im Gebäudeteil B und im angrenzenden Erdgeschoss des C-Traktes konzentriert werden. In diesem Zusammenhang ist eine Einbeziehung der „Tonne“ - die künftig kooperativ von Stadt und 2. Bürgerkompanie genutzt werden soll - und des Rathausinnenhofes in die Objektplanung zu berücksichtigen. Weiterhin sind u.a. folgende bisher nicht im Rathaus vorhandene Flächen in die Raumplanung einzubeziehen: Lagerflächen Hausdienste/Papierlager, Werkstatt Hausdienste, Aufenthaltsraum für Reinigungskräfte, Umkleideräume/Duschen für Mitarbeiter/-innen im Außendienst, Aufenthaltsraum/Speisenverzehrraum, Betriebsarztraum, Sport- und Bewegungsraum. Anstelle der bisherigen „Teeküchen“ sollen künftig moderne „Coffice“-Bereiche den veränderten Kommunikations- und Pausenbedürfnissen der Mitarbeiter Rechnung tragen. Weitere abteilungsbezogene Sonderflächen sind Büroserviceräume, IT-Verteilerräume und Putzmittelräume.


Bild links: Flursituation Bauteil C Bild oben: Dach Bauteil E, künftig Büroraum

Bild: Aktuelle Büroarbeitssituation im Bauteil C, hier für drei Mitarbeiter/-innen

Bild: Büroarbeitsplätze im Bauteil F

Bild links: Wartebereich Bauteil C Bild oben: „Teeküche“ im Bauteil C


Erhebliche Anstrengungen sind für die Herstellung der Barrierefreiheit2 aufzuwenden. Neben den baulichen Herausforderungen wegen der unterschiedlichen Geschosshöhen sind barrierefreie Wegweisungssysteme im Sanierungsumfang zu berücksichtigen. Weitere Aspekte sind z.B. die Zugänge zum Gebäude (auch aus der Tiefgarage), Türdurchgänge, Aufzugstüren und Kabinengrößen sowie behindertengerechte Toiletten für Mitarbeiter/-innen und Kunden.

Bezüglich der IT-Infrastruktur ist eine vollständige Erneuerung der strukturierten Verkabelung geplant, da die vorhandene Ausstattung nicht mehr dem aktuellen Standard entspricht. WLAN ist als Ergänzung mindestens in Kunden-, Warte- und Veranstaltungs-/Konferenzbereichen vorzusehen. Gegenüber dem Status-quo wird das modernisierte Rathaus deutlich mehr Besprechungsräume haben, um dem gewachsenen Bedarf für Besprechungen der Verwaltung und der politischen Gremien, der bereichsübergreifenden Projektarbeit und der bereichsbezogenen Kommunikation gerecht zu werden. Aktueller Planungsstand sind 21 abteilungsbezogene (nicht buchbare) Besprechungsräume sowie 8 buchbare Besprechungsräume unterschiedlicher Größe (davon ein Raum als Krisenstabsraum) bevorzugt im Erdgeschoss des Deilmannbaus (angrenzend an das historische Rathaus im „Parlamentarischen Bereich“).

2 Hierfür ist bereits ein Förderantrag für Städtebaufördermittel gestellt worden.

Bilder: Fehlende Barrierefreiheit zwischen Bauteilen C und D bzw. D und E Bild: Beengter Fahrstuhl in Bauteil C


In diesem Zusammenhang ist auch ein Medienkonzept u.a. für Besprechungsräume, Krisenstabsraum und Rathaussäle zu erstellen. Letzteres ist auch in die denkmalgerechte Sanierung der Rathaussäle zu integrieren.

Bild: Großer Rathaussaal

Bild oben: Großer Rathaussaal Bild links: Kleiner Rathaussaal / Trauzimmer


Die Stadt erwirbt seit 2015 die Teileigentumsflächen im Erdgeschoss des Deilmannbaus. Es ist geplant diese Flächen einem anderen Nutzungszweck zuzuführen und in das Rathaus zu integrieren. Während im Anschluss an das historische Rathaus ein Veranstaltungs-und Konferenzbereich geplant ist, sollen die Flächen im Nordtrakt (Erdgeschoss und 1. OG) künftig einer Büronutzung zugeführt werden. Die bisherigen Ladenflächen zum Kleinen Domhof sollen künftig u.a. der Minden-Marketing GmbH als Vermietungsfläche der Stadt zur Verfügung gestellt werden bzw. weiterhin für gastronomische Zwecke verbleiben.

Bild: Ladenflächen angrenzend an das historische Rathaus – künftiger Veranstaltungs-/ Konferenzbereich

Bild: Ladenflächen im EG und 1. OG Bauteil C - künftig Rathaus- Büronutzungen


Im Rahmen der Revitalisierung des Rathausquartiers ist u.a. die Umsetzung eines Lichtkonzepts für die Fassadenbeleuchtung vom Markt bis zum Großen Domhof einschließlich der Ausleuchtung des Kleinen Domhofes sowie der „Innenhöfe“ vorgesehen. Im Zuge der Rathaussanierung sollte auch eine gestalterische Aufwertung der sog. Innenhöfe auf der Basis eines städtebaulichen Konzepts erfolgen.

6. Kostenrahmen, Fördermittel und Zeitplan

Im Rahmen des Vorplanungsprozesses ist in Anlehnung an die DIN 276 ein Kostenrahmen für die Gesamtsanierung der Gebäudeteile A (tlw.) bis F sowie für den Ausbau der externen Mietfläche einschließlich Ausstattung von rd. 34,485 Mio.€ ermittelt worden.

Größe (m²-BGF gerundet)

Kostenrahmen (€, brutto)

Sanierungs-/ Ausbauaufwand je m²

Innensanierung mit Ausstattung sowie Tiefgarage

20.000 m²

4.100 m²

30.879.547 1.389 €

Außensanierung 2.600.000 Ausbau externe Mietfläche

1.237 m²

641.663 813 €

Ausstattung externe Mietfläche

363.431

Summen 25.337 m² 34.484.641 rd. 34.485.000

1.361 €

Der Kostenrahmen ist als ANLAGE 2 beigefügt.

Bild links: Innenhof (Parkplatz) Bild oben: Innenhof zwischen Dompassage und „Am Rathaus“ Bild unten: Sog. „Rathausinnenhof“


Der Kostenrahmen enthält nicht die Aufwendungen für den Ankauf der Teileigentumsflächen, für die Interimsunterbringung von Teilen der Rathausnutzung während der Sanierung, die Mietaufwendungen für die externe Mietfläche sowie die Aufwendungen für die Revitalisierung der Höfe des Rathausquartiers. Die Ermittlung des Kostenrahmens beruht dabei auf folgenden Grundlagen: Seit 2014 hat die Gebäudewirtschaft verschiedene Bauteile und technische Einrichtungen aller Gebäudeteile des Rathauses durch externe Sachverständige prüfen lassen sowie eigene bauliche Bewertungen durchgeführt. Dabei konnte ein Kostenrahmen für eine reine Bestandssanierung ermittelt werden, der neben der Sanierung der Gebäudehüllen (Dächer, Fassaden, Fenster sowie Keller und Gebäudeanschlüsse) die nötige Überarbeitung aller technischen Einrichtungen beinhaltet. Zusätzlich wurde ein Sondergutachten zum Sanierungsbedarf der Tiefgarage erstellt und in den Kostenrahmen mit eingepflegt. In einem zweiten Schritt hat der von der Stadt Minden beauftragte Büroraumplaner ein erstes Zonierungskonzept für die Belegung des Rathauses aufgestellt. Auf dieser Grundlage wurden dann Kostenindikationen für die eigentliche Büroraumgestaltung erarbeitet. In diese Planungen sind grundsätzliche Anforderungen an die technische Ausstattung (IT-Datennetz, Sicherheitstechnik etc.) eingeflossen und im Kostenrahmen berücksichtigt worden. Schlussendlich sind diese unterschiedlichen Kostenansätze durch die Gebäudewirtschaft zusammengeführt worden. Der dabei ermittelte Kostenrahmen von rd. 34,485 Mio. € stellt somit einen ersten Überblick über die tatsächlichen Sanierungsbedarfe verknüpft mit den Baukosten für die Umsetzung des neuen Büroraumkonzept dar. Eine qualifizierte Kostenschätzung nach DIN 276 ist erst auf der Grundlage der konkreten Objekt- und Fachplanungen realisierbar. Der Kostenrahmen beinhaltet aber grundsätzlich bereits alle Kostengruppen (100 – 700) nach DIN 276. Insbesondere sind Kosten für Ausstattung und Baunebenkosten wie z.B. Planungsleistungen enthalten. Es wird nochmals betont, dass im Kostenrahmen Aufwendungen für die Anmietung externer Büroraumflächen sowie weitere Kosten für eine Interimslösung nicht enthalten sind. Die Revitalisierung der Höfe des Rathausquartiers ist ebenfalls bisher nicht im Kostenrahmen berücksichtigt. Weiterhin beinhaltet der Kostenrahmen bisher lediglich die Sanierungskosten für den Teil von Bauteil A, der nach derzeitigem Kenntnisstand bei der Stadt Minden verbleiben soll („zwei Fensterachsen“). Parallel zu den Arbeiten der Gebäudewirtschaft und des Büroraumplaners sind zwei europaweite VOF-Verfahren gestartet worden. Ziel ist die Beauftragung eines Objektplaners (Architekt) sowie eines Fachplaners „TGA“ (Technische Gebäudeausrüstung) nach dem Sanierungsbeschluss am 15.09.2016. Auf Grundlage aller bis zu diesem Zeitpunkt ermittelten Planungsparameter werden die dann beauftragten Objekt- und Fachplaner detailliert in die Projektplanung einsteigen und im Frühjahr 2017 eine erste Kostenschätzung gem. DIN 276 vorlegen. Im Anschluss erfolgen die Erstellung der Ausführungsplanung sowie die Ausschreibung der Bauleistungen.


Für die Rathaussanierung sind im Rahmen der integrierten Entwicklungskonzeptes „Aktives Stadtzentrum Minden Innenstadt“ (Fortschreibung 2016-2020) Städtebaufördermittel für die Herstellung der Barrierefreiheit im Rathaus beantragt worden. Unter Berücksichtigung von förderfähigen Gesamtkosten von 1,8 Mio.€ wird eine 80%ige Förderung in Höhe von 1,44 Mio.€ erwartet. Die Verwaltung prüft z.Zt. weitere Förderoptionen, z.B. für energetische Maßnahmen und aus dem Bereich des Denkmalschutzes. Mit der Bezirksregierung Detmold (Dezernat 35 – Städtebau) ist für den 29.08.2016 ein weiteres Abstimmungsgespräch terminiert. Zur Finanzierung des nach Abzug der Zuwendungen Dritter verbleibenden Aufwandes (Netto-Investition) ist die Aufnahme von Kommunalkrediten in den Jahren 2017 bis 2022 in Höhe von insgesamt (34,485 Mio.€ ./. 1,440 Mio.€ =) 33,045 Mio.€ beabsichtigt. Eigenmittel sind nicht verfügbar. Für die Einzelheiten wird auf Abschnitt VI. (Haushaltstechnische Umsetzung) verwiesen. Der Projektrahmenplan (Sach- und Zeitplan) ist als ANLAGE 3 beigefügt.

III. Büroraumplanung

1. Ausgangslage Das Rathaus war 2010 (Bezugsjahr der Prüfung durch die Gemeindeprüfungsanstalt, GPA) geprägt durch • 80% Einzelbüros, • 20% Doppelbüros (zu vernachlässigen sind einige vereinzelte Dreierbüros) • und Ausbildungsplätze, die nicht als Arbeitsplätze hergerichtet sind.

2. Auswahl eines Büroraumplaners

Im Herbst 2014 sind im Rahmen eines Interessenbekundungsverfahrens Vorsondierungsgespräche mit fünf Büroraumplanungsbüros geführt worden, denen die Aufgabenstellung, wie sie sich aus dem Sanierungsbeschluss des Haupt- und Finanzausschusses vom 14.03.2013, bestätigt durch Beschluss vom 23.01.2014, ergibt, vorgestellt wurde. Von den fünf vorsondierten Büros sind anschließend drei zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert worden. Insgesamt zeichneten sich die Planungskonzepte der fünf vorsondierten Büros u.a. durch grundlegend unterschiedliche konzeptionelle Ansätze aus, um eine verbesserte Flächeneffizienz zu erzielen:


a. Trennung in Front- und Back-Office-Bereiche

Mit einer solchen Trennung werden im Back-Office-Bereich Zonen gebildet, die nicht für den Kundenverkehr geöffnet sind und deshalb grundsätzlich flächensparendere Arbeitsplatzsituationen ermöglichen. Bewertung: • Das Rathaus verliert seine durchgängige Kundenoffenheit/Transparenz. • Das Prinzip einer ganzheitlichen Sachbearbeitung müsste aufgegeben werden.

Arbeitsprozesse müssten über alle Organisationseinheiten und Aufgabenbereiche hinweg umfassend geändert werden.

• Seltene Spezialqualifikationen bzw. erlangte Spezialisierungen müssen gedoppelt werden, weil sie im Front- und im Back-Office vorgehalten werden müssen.

• Notwendige Anpassungen nach Einführung sind umbau- und kostenintensiv. Fazit: Das Konzept antizipiert nicht die gewollte Ausrichtung eines kundenoffenen Rathauses und missachtet die prozessualen Rahmenbedingungen einer ganzheitlichen Aufgabenerledigung.

b. Verstärkte Ausbildung überwiegend von Doppelbüros

Durch eine Umwandlung von Einzelbüros in Doppelbüros wird das im Jahr 2010 noch flächenintensive Verhältnis von 80% Einzelbüros zu 20% Doppelbüros aufgelöst und tendenziell umgekehrt. Hierin liegt der angestrebte Gewinn an Flächeneffizienz. Bewertung: • Eine so veränderte Flächenplanung ist nahezu ausschließlich raumorientiert. • Prozessuale Bedarfe werden praktisch nicht erhoben. Fazit: Das Konzept blendet spezifische Nutzer- und Kundenbedarfe weitgehend aus und scheint nicht geeignet, veränderte Anforderungen an eine moderne Arbeitswelt herauszuarbeiten.

c. Office-Konzept der Fa. P.O.T. (Planung-Organisation-Technik)

Das Office-Konzept der Fa. P.O.T. • erhebt als Ausgangspunkt flächendeckend Nutzerbedarfe • mit Hilfe eines umfassenden Beteiligungsprozesses, • entwickelt ein auf die Gegebenheiten des Gebäudes abgestimmtes Flächenmodul als

Basis für eine dauerhaft flexible räumliche Anpassungsfähigkeit, • untersucht die Kommunikationsbeziehungen aller Organisationseinheiten und zum

Kunden und • bildet die erhobenen Aspekte zu einem funktional orientierten Raumkonzept aus. Bewertung/ Fazit: Das Konzept ist nutzerbedarfs- und prozessorientiert, durch den vollständigen Beteiligungsansatz akzeptanzfördernd und durch ein einheitliches Flächenmodul

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4. Planungsprozess a. Das Flächenmodul und Arbeitsplatztypen

Die Fa. P.O.T. hat ein primär am Fensterraster (0,8 m) und der Stützenstruktur (überwiegend 5,6 m Stützweite) des „Deilmann-Baus“ ausgerichtetes Flächenmodul (siehe ANLAGE 4) entwickelt und auch in die Flächenplanung aller anderen Gebäudeteile übertragen. Es beträgt 2,4 m (= 3 Fensterachsen) x 2,8 m (= 1/2 Stützweite zwischen den konstruktiven Stützpfeilern) = 6,72 m² und ist die kleinste Einheit, die geeignet ist, einen Arbeitsplatz aufzunehmen. Alle Gebäudeteile sind in allen Geschossen in dieser Form modulgerastert. Dabei ist kennzeichnend, dass auf jede Umfassungslinie des Moduls eine Wand zur Raumbildung gestellt werden kann, aber nicht muss. So bleiben grundsätzlich entlang aller Linien sowohl geschlossene als auch offene Strukturen möglich. Denkmalpflegerische Einschränkungen, z.B. hinsichtlich strukturbildender Elemente wie der Flurverläufe können dabei nicht ausgeschlossen werden. Aus einer Vervielfachung der Modulflächen ergeben sich schließlich unterschiedliche zur Verfügung stehende Arbeitsplatztypen und Sonderflächen (dargestellt in der ANLAGE 5). Nähere Erläuterungen zum Flächenmodul und zu den Arbeitsplatztypen wird die Fa. P.O.T. mit einer Präsentation in der Sitzung des Haupt- und Finanzausschusses am 25.08.2016 vorstellen. Die Präsentation wird dem Protokoll der Sitzung als Anlage beigefügt werden.

b. Beteiligung und Change-Management Im März 2015 wurde nach einer vorherigen umfassenden Mitarbeiter-Information mit einem standardisierten Fragebogen (siehe ANLAGE 6) eine Online-Befragung aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Rathaus durchgeführt. Die Teilnahme war freiwillig. Die Rücklaufquote ist mit rd. 84 % sehr hoch und stellt mit Abstand den Spitzenwert in den bisher von der Fa. P.O.T. durchgeführten Beteiligungsprozessen dar; üblicherweise liegt die Rücklaufquote zwischen 60% bis maximal 70%. Die Erkenntnisse aus der Mitarbeiterbeteiligung (Ergebniszusammenfassung zur Online-Befragung siehe ANALGE 7) sind nach Aussage des Büroraumplaners deshalb als außergewöhnlich umfassend und belastbar einzustufen und bilden einen wesentlichen Baustein für das Nutzerbedarfsprogramm. Ein weiterer wesentlicher Baustein sind die Ergebnisse aus insgesamt 27 strukturierten Führungskräfteinterviews, die zwischen Mai und November 2015 mit den für die Aufgabenerledigung verantwortlichen Führungskräften jedes einzelnen Bereiches geführt und ausgewertet wurden. Es wurde ein standardisierter Fragebogen (siehe ANLAGE 8) verwendet. In den Interviews wurden zudem mit den Führungskräften gemeinsam die Erkenntnisse aus der Mitarbeiterbefragung auf Plausibilität geprüft. So konnten Mitarbeiter-Ergebnisse und Führungsaspekte systematisch zusammengebracht werden. Die Ergebnisse sind als Flächenbedarf in Auswertetabellen (beispielhaft für Bereich 0.7-Gebäudewirtschaft, siehe ANLAGE 9) zusammengefasst und berücksichtigen einen auf das Jahr 2018 prognostizierten Beschäftigtenstand.

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B: Beeinflussung der Zonierung durch das Ordnungsprinzip der wesentlichen Kommunikationsbeziehungen

Kommunikationsbeziehungen werden vorzugsweise durch horizontale Nachbarschaft

abgebildet, aus den Begrenzungen des Gebäudes ergibt sich allerdings auch die

Notwendigkeit, auf vertikale Nähe auszuweichen. Durch Fixpunkte (= dort, wo eine

räumliche Verlagerung gar nicht oder nur mit großem Aufwand möglich wäre) wie

Bürgerbüro, Polizei oder Trauzimmer (Kl. Rathaussaal) ergeben sich zudem Zwänge, die es

nicht möglich machen, für alle Dienststellen das Optimum hinsichtlich der notendigen

Kommunikationen zu erreichen. Wichtig ist der Hinweis, dass auch für die Auswahl der

extern auszulagernden Dienststellen die notwendigen Kommunikationen und eine geringe

Kundenfrequenz den Ausschlag gegeben haben.

wesentliche Kommunikationsbeziehungen


C: Beeinflussung der Zonierung durch das Ordnungsprinzip der Kundenfrequenz

Es gilt der Grundsatz, je höher die Kundenfrequenz, desto erdgeschossnäher findet sich eine Organisationseinheit wieder. Maximal konsequent kann dieser Grundsatz allerdings erst ab der Ebene 1.OG umgesetzt werden. Diesem Prinzip folgend, finden sind im 3. OG folgerichtig die wenig kundenfrequentierten Bereiche, die überwiegend aus den Querschnittsaufgaben wie Personal, Organisation, Finanzen, Vorstand und ZSD kommen. Die Kundenfrequenz wird als Ordnungsprinzip an dieser Stelle gesondert aufgeführt, ist aber letztlich nichts anderes als die wohl wichtigste Ausprägung einer Kommunikationsbeziehung, nämlich die mit dem Adressaten der städtischen Dienstleistungen. „Kundenfrequenz von unten nach oben abnehmend“ bedeutet in erster Linie, dem Kunden unnötige Wege im Haus zu ersparen und erlaubt zudem tendenziell offenere Raumstrukturen im 3. OG.

Kundenfrequenz abnehmend!


D: Beeinflussung der Zonierung durch die Bildung eines „Parlamentarischen Bereiches“

Die Idee eines Parlamentarischen Bereiches verfolgt neben den sinnvollen räumlichen und kommunikativen Nähen (z.B. zwischen Vorstand und Fraktionen) den Zweck, zu den häufig abendlichen Nutzungszeiten die Möglichkeit zu eröffnen, nur diesen Teil öffentlich zugänglich und den Rest des Rathauses verschlossen zu halten. Aktueller Stand: Die Zonierungsplanung befindet sich in der Schlussbearbeitung und wartet für die Fortsetzung auf diesen grundsätzlichen Sanierungsbeschluss, der den finanziellen Rahmen absteckt und insoweit für die weiteren Schritte maßgeblich ist.

d. Weitere Schritte Nach Fertigstellung der Zonierungsplanung ist der nächste Schritt, daraus eine Grobbelegungsplanung zu entwickeln. Eine Grobbelegungsplanung füllt dabei die für den jeweiligen Bereich festgelegte Zone mit der Anordnung der Arbeitsplätze nach den unterschiedlichen Arbeitsplatztypen und bildet die räumliche Struktur innerhalb einer Zone ab. Weitere Arbeitsschritte in der Konzeptplanung sind die Einrichtungsplanung, Innenarchitektur sowie die Planung der Akustik- und Medientechnik bis Ende 2016.

Parlamentarischer Bereich


e. Planungserfolg: Verbesserung der Flächeneffizienz

2010 2016

(Prognose

auf 2018)

Zielwert aus

HFA-Beschluss 3/2013

MA in Einzelbüros 80 % 28 %

MA in Doppelbüros 20 % 33 %

MA in Mehrpersonenbüros ----- 37 %

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Flächenverbrauch

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Die Flächenwirtschaftlichkeit in der 2010 von der GPA erhobenen Bezugsgröße m²BGF/MA konnte plangemäß von 60 m² BGF/MA auf den Zielwert von 48 m² BGF/MA lt. Sanierungsbeschluss des Haupt- und Finanzausschusses aus 3/2013 reduziert werden. Bemerkenswert ist in diesem Zusammenhang, dass die reine Übersetzung der beteiligungsorientierten und funktionalen Nutzerbedarfserhebung in ein Flächenprogramm fast exakt diesen Zielwert ergeben hat. Korrektureingriffe waren praktisch nicht erforderlich. Dies spricht zum einen für die Ernsthaftigkeit des Beteiligungsprozesses und zum anderen für die in 2013 richtige Einschätzung, den Zielwert für die Steigerung der Flächeneffizienz in einem Bestandsgebäude an dem von der GPA interkommunal erhobenen Mittelwert von 48 m² BGF/MA auszurichten.

IV. Interimslösung Während der baulichen Sanierungsphase 2018-2021 werden Teile des Rathauses für mehrere Jahre zur Aufrechterhaltung einer geordneten Aufgabenerledigung interimsmäßig außerhalb des Rathauskomplexes unterzubringen sein. Der genaue Umfang (Größe, Zeiträume) der Interimszeit hängt von den zu bildenden Bauabschnitten und dem Umzugsmanagement ab und wird voraussichtlich erst in der ersten Jahreshälfte 2017 feststehen. Ziel ist es, das die Dienststellen bis auf die interimsmäßig auszugliedernden Dienststellen möglichst nur einmal umziehen müssen. Als Interimslösung war zu Beginn des Vorplanungsprozesses das Objekt der ehemaligen Stadtsparkasse am Kleinen Domhof geplant, welches die Stadt nach dem Umzug des Jobcenters bereits vollständig angemietet hat. Aufgrund des erheblichen Stellenzuwachses seit 2014 ist diese Interimsfläche mittlerweile zu 80% mit regulären Rathausnutzungen belegt (u.a. Personalservice, Organisation, Unterbringung von Flüchtlingen, Kulturbüro, Sportbüro, Schul-IT, Rechtsbereich), so dass eine Nutzung als Interim für die Sanierungsphase auszuschließen ist.


Die Verwaltung hat aus diesem Grund gegenüber dem Bau- und Liegenschaftsbetrieb NRW am 20.06.2016 eine Absichtserklärung zur Anmietung von Teilen des ehemaligen Regierungsgebäudes am Weserglacis („BZA“) abgegeben und in Aussicht gestellt, dass diese Erklärung mit dem Sanierungsbeschluss bestätigt und bis Mitte 2017 zeit- und flächenmäßig konkretisiert wird.

V. Wirtschaftlichkeitsuntersuchung (Variantenvergleich) Zur Unterstützung der eigenen Entscheidungsfindung und für Zwecke der Zustimmung der Kommunalaufsicht für die beabsichtigte Fremdkapitalfinanzierung hat die Verwaltung eine Wirtschaftlichkeitsuntersuchung durchgeführt. Die Verwaltung hat dafür den aktuellen Leitfaden „Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen im kommunalen Hochbau“ vom September 2014, der vom Finanzministerium des Landes Nordrhein-Westfalen herausgegeben worden ist, angewendet. Der Leitfaden gibt unter Berücksichtigung des Ressourcenverbrauchsmodells des NKF in einer langfristigen Perspektive (20 Jahre) eine methodische Hilfestellung, um individuelle Immobilienstrategien (Varianten) bei kommunalen Gebäuden miteinander vergleichen zu können. Für die Rathaussanierung wurden folgende Handlungsvarianten vergleichen: 1. „0-Variante“´

Die „0-Variante“ beschreibt einen Weiterbetrieb des Rathauses ohne grundhafte Sanierungs- oder Neubaumaßnahmen. Es wird so viel Instandhaltungsaufwand berücksichtigt, dass Funktion und Verkehrssicherheit zurückgewonnen bzw. aufrechterhalten werden. Die Instandhaltungsmaßnahmen führen damit nicht zu aktivierbaren Anschaffungs- und Herstellungskosten, sondern belasten vollumfänglich und sofort die Ergebnisrechnung. Auf der Grundlage der Gutachten für eine reine Bestandssanierung sind allein zur Aufrechterhaltung der Funktionsfähigkeit des Rathauses rd. 13,003 Mio.€ aufzuwenden. Eine Optimierung der Flächeneffizienz, die nur durch einen vollständigen Umbau der Nutzflächen erreicht werden kann, ist in dieser Variante nicht erreichbar. D.h., dass der Mitarbeiterzuwachs weitgehend ausschließlich durch externe Anmietung zusätzlicher Flächen realisiert werden müsste. Über den gesamten Betrachtungszeitraum sind dauerhaft hohe Instandhaltungs- und Bewirtschaftungskosten zu erwarten. Aufgrund der faktischen Nutzungszeit der einzelnen Gebäudeteile (> 40 Jahre !) sind die wirtschaftlichen Risiken dieser „weiter-so-Variante“ erheblich.

2. Sanierungsvariante Die Sanierungsvariante beschreibt die von der Projektgruppe geplante Rathaussanierung im Bestand. Die Durchführung der Sanierungsmaßnahmen lt. Abschnitt II führt zu aktivierbaren Investitionsaufwendungen zuzüglich des laufenden Aufwandes für werterhaltende Instandhaltungsmaßnahmen während des Lebenszyklus. Die Instandhaltung ist so bemessen, dass


gemäß Leitfaden und nach NKF eine tatsächliche Nutzung über eine auf 72 Jahre verlängerte Nutzungsdauer gewährleistet ist. Die Variante berücksichtigt Mietaufwendungen für die Interimslösung während der Bauzeit. Trotz eines vollständigen Umbaus zur Erreichung einer maximalen Flächeneffizienz ist die dauerhafte Anmietung einer verbleibenden externen Mietfläche von ca. 1.000 qm Nutzfläche für ca. 60 Arbeitsplätze erforderlich. Die wirtschaftlichen Risiken sind gegenüber der „0-Variante“ deutlich geringer anzusetzen. Die Variante berücksichtigt aktivierbare Aufwendungen in Höhe von 34,484 Mio.€ (s. Kostenrahmen, II., Ziffer 5)

3. Neubauvariante Als Prüfvariante ist außerdem eine fiktive Neubauvariante berechnet worden, die den Neubau des Verwaltungsgebäudes an einem neuen Standort unterstellt. Da die Bestandsgebäude unter Denkmalschutz stehen, ist weiterhin die Annahme getroffen worden, dass diese jedenfalls im Umfang der Leerstandskosten vermietet werden können. Für diese Variante ist davon auszugehen, dass bei einem optimierten Neubau ein geringerer Flächenbedarf erforderlich ist. Grundlage für die angenommene Flächenbemessung ist der Benchmark der GPA NRW (35 qm-BGF/Mitarbeiter); somit wurde die Neubauvariante mit rd. 17.500 qm (BGF) kalkuliert. Die ermittelten Neubaukosten belaufen sich auf rd. 45 Mio. € einschließlich fiktiver Grunderwerbskosten basierend auf bundesweit ermittelten statistischen Werten für Baukosten (BKI – Baukostenindex 2016).

Die Ergebnisse der Wirtschaftlichkeitsuntersuchung sind als ANLAGE 11 beigefügt. Die Untersuchung vergleicht die Barwerte3 der Aufwendungen (nach NKF) sowie die Barwerte der Investitionen, die Buchwerte und die saldierte Ressourcenänderung am Ende des Betrachtungszeitraums von 20 Jahren (1.1.2017 – 31.12.2036):

3 Der Barwert ist der Wert, den zukünftige Zahlungen in der Gegenwart besitzen. Er wird durch Abzinsung der zukünftigen Zahlungen und anschließendes Summieren ermittelt


Barwerte nach NKF a) 0-Variante inkl. Zinskosten -39.187.868 € b) Sanierungsvariante -32.648.212 € c) Neubauvariante -45.680.937 € Barwerte der Investitionen a) 0-Variante nicht gegeben b) Sanierungsvariante -56.607.521 € c) Neubauvariante -78.017.609 € Buchwerte am Ende des Betrachtungszeitraums a) 0-Variante 1.520.195 € b) Sanierungsvariante 38.696.695 € c) Neubauvariante 53.748.761 € Saldierte Ressourcenänderung am Ende des Betrachtungszeitraums (Buchwert ./. Barwerte nach NKF) d) 0-Variante -37.667.673 € e) Sanierungsvariante 6.048.483 € f) Neubauvariante 8.067.824 €

Im direkten Vergleich der Barwerte (NKF, Investition) stellt sich die Sanierungsvariante als vorteilhafteste Variante heraus. Der verbliebende Buchwert am Ende des Betrachtungszeitraums ist erwartungsgemäß in der Neubauvariante am höchsten. In der saldierten Darstellung der Ressourcenänderung sind die Differenzen zwischen Sanierungs- und Neubauvariante allerdings vergleichsweise gering. Zusammenfassend ist festzustellen, dass die gewählte Sanierungsvariante die wirtschaftlichste Variante darstellt.

Die erstellte Wirtschaftlichkeitsuntersuchung wird z.Zt. von der NRW.Bank qualitätssichernd plausibilisiert. Ein Abstimmungsgespräch mit der Kommunalaufsicht bei der Bezirksregierung Detmold (Dezernat 31) ist für den 29.08.2016 terminiert.


VI. Haushaltstechnische Umsetzung

Die Ergebnisse des Vorplanungsprozesses (Kostenrahmen für Investitionen, Erträge/Aufwendungen lt. Wirtschaftlichkeitsuntersuchung „Sanierungsvariante“) sind Grundlagen für die Veranschlagung der Rathaussanierung gemäß § 14 GemHVO im Haushaltsplan 2017 (2017-2020). Die Auswirkungen der Veranschlagungen auf den Zeitraum der mittelfristigen Finanzplanung und auf die ersten Jahre nach Fertigstellung der Gesamtmaßnahme (2021 -2025) sind in ANLAGE 12 dargestellt.

Vorbehaltlich einer Konkretisierung der jahresbezogenen Veranschlagungen auf Grundlage der Objekt- und Fachplanungen4 werden die in v.g. Anlage aufgeführten Veranschlagungen für Investitionen (Finanzplan) und laufende Aufwendungen (Ergebnisplan) in den Haushaltsentwurf 2017 aufgenommen. Die aktuelle Haushaltsplanung 2016 enthält über die Instandhaltungsplanung der Gebäudewirtschaft eine zusätzliche jährliche Ergebnisbelastung aus der Rathaussanierung in Höhe von 1,5 Mio.€/Jahr. Dieser Betrag ist dauerhaft – auch über den mittelfristigen Planungszeitraum - in der Ergebnisplanung zugrunde gelegt worden. Unter Berücksichtigung von Investitionskosten für die Rathaussanierung in Höhe von rd. 34,485 Mio.€, die – unter Berücksichtigung der bis dato veranschlagungsfähigen Zuwendungen (1,44 Mio.€) - einen Kreditbedarf von 33,045 Mio.€ erfordern, sind einerseits Zinsen und Abschreibungen anzusetzen. Andererseits sind Mietaufwendungen für die Interimsphase und für die dauerhaft anzumietende externe Fläche zu berücksichtigen. Insgesamt sind jährliche Aufwendungen bis 2021 zwischen rd. 435.000 € und 1.307.000 € anzusetzen und entlasten insoweit die bestehende Ergebnisplanung während der Sanierungsphase um durchschnittlich rd. 500.000 €, ab 2022 um durchschnittlich ca. 200.000 €.

VII. Beteiligung der Teileigentümer (Gebäudeteil C)

Im Rahmen des Aufkaufprogramms „Teileigentum Rathaus“ ist es bisher nicht gelungen alle 16 Teileigentumsläden seitens der Stadt Minden zu erwerben. Es ist davon auszugehen, dass die Sanierungsphase des Gebäudeteils C unter Beteiligung der verbliebenen vier Teileigentümer durchgeführt werden wird. Die Teileigentümer sind ab sofort über regelmäßige und außerordentliche Eigentümerversammlungen in die nachfolgenden Sanierungsphasen einzubinden; die erforderlichen Beschlüsse sind gemäß dem Gesetz über das Wohnungseigentum herbeizuführen. Für den 16.09.2016 ist die nächste reguläre

4 Zum Haushalt 2018 erfolgt eine Konkretisierung der jahresbezogene Auszahlungen auf Basis des dann vorliegenden Bauzeitenplans


Eigentümerversammlung geplant. Der Eigentümerversammlung wird – analog der Beschlussfassung im Haupt- und Finanzausausschuss – ein Sanierungsbeschluss für den Deilmannbau vorgelegt.

VIII. Beschlussvorschlag

Eine - jenseits akquirierbarer Zuwendungen - kreditfinanzierte Rathaussanierung ist nach den fortgeschriebenen finanzwirtschaftlichen Zielen im Rahmen der priorisierten Investitionsplanung als Investitionsschwerpunkt definiert worden, soweit eine Wirtschaftlichkeitsuntersuchung eine Vorteilhaftigkeit unter NKF-Gesichtspunkten nachweist. Die Wirtschaftlichkeitsuntersuchung (Abschnitt V. und ANLAGE 11) zeigt, dass das Zielkriterium erreichbar ist. Die haushaltstechnische Umsetzung (Abschnitt VI. und ANLAGE 12) zeigt zudem, dass jedenfalls im Vergleich zur bestehenden Planung bei einer unveränderten Prioritätensetzung keine zusätzlichen Haushaltsbelastungen zu erwarten sind.

Die Verwaltung schlägt daher vor, dass der Haupt-und Finanzausschuss beschließt:

8. Die Ergebnisse des Vorplanungsprozesses (Sanierungsziele, Projektbeschreibung/

Sanierungsumfang, Grundzüge der Büroraumplanung bis zum Zonierungsplan) werden zustimmend zur Kenntnis genommen.

9. Der Rathauskomplex – bestehend aus den Gebäudeteilen A (tlw.), B, C, D, E und F wird in den

Jahren 2016 bis 2021 entsprechend der Projektbeschreibung umfassend saniert, um durch eine Flächenoptimierung die räumliche Situation zu verbessern, die internen Arbeitsprozesse zu optimieren und damit eine nachhaltige Verbesserung der Arbeitsplatzqualität zu erreichen.

Die Verwaltung wird gebeten in jeder Sitzung des Haupt- und Finanzausschusses einen kurzen Sachstandsbericht über den Projektfortschritt zu geben.

10. Den Änderungen der Planungsparameter – insbesondere bezüglich der Wiedereinbeziehung des

Gebäudeteils F und teilweise des Gebäudeteils A („2 Fensterachsen“) wird in Abänderung des Beschlusses vom 14.03.2013 zugestimmt.

11. Der Kostenrahmen für die Sanierungsvariante wird auf brutto maximal 34,485 Mio.€ einschließlich

des Ausbaus und der Ausstattung einer externen Mietfläche begrenzt. Abzüglich der bis dato veranschlagungsreifen Zuwendungen in Höhe von 1,44 Mio.€ verbleibt ein Kreditbedarf von 33,045 Mio.€ bis 2022.

Etwaige Baukostensteigerungen sind durch eine Absenkung der Sanierungsstandards im Rahmen der Objekt- und Fachplanung zu kompensieren.


Die Verwaltung wird aufgefordert weitere Förderoptionen zu prüfen und in den künftigen Sachstandsberichten darüber zu berichten.

12. Als Interimslösung sollen Teile des ehem. Regierungsgebäudes am Weserglacis während der Sanierungsphase angemietet werden. Die Verwaltung wird ermächtigt, dass Mietinteresse gegenüber dem Eigentümer zu bestätigen und bis spätestens Mitte 2017 zu konkretisieren.

13. In den Haushaltsentwurf 2017 sind die gem. ANLAGE 12 kalkulierten Ansätze für die

Investitionsplanung und die Ergebnisplanung aufzunehmen. 14. Die Teileigentümer des Gebäudeteils C sind entsprechend der Gemeinschaftsordnung nach dem

Wohnungseigentumsgesetz in die Planung und Umsetzung über die Eigentümerversammlung einzubeziehen.

Weitere Informationen erfolgen in der Sitzung des Haupt- und Finanzausschusses in mündlicher Form.

Unterschrift des Bürgermeisters .................................... (Michael Jäcke) Anlagenverzeichnis

1 Projektorganigramm

2 Kostenrahmen

3 Projektrahmenplan

4 Modulsystem der Büroraumplanung

5 Flächenstandards/Büroraumtypen

6 Online-Fragebogen für Mitarbeiter/-innen (Muster)

7 Ergebnisbericht zur Mitarbeiterbefragung

8 Interviewleitfaden für Führungskräfte

9 Beispielhafter Auszug aus dem Flächenprogramm, hier 0.7-Gebäudewirtschaft

10 Analyse der Kommunikationsbeziehungen

11 Wirtschaftlichkeitsuntersuchung

12 Haushaltstechnische Umsetzung

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