STANDAR OPERASIONAL PROSEDURJTIK UNM Virtual Background 1. Tema dan warna mengikuti pamﬂet/ﬂyer...

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA DAN KOMPUTER

Penyelenggaraan webinar secara online Jurusan Teknik Informatika dan Komputer

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

Divisi Humas

0123/45601/56

Divisi Publikasi & Dokumentasi

Divisi Teknisi

Divisi Acara

Divisi Sekertariat & Administrasi

Divisi Humas

0853 1122 4040 @jtikunmofficialjtikunm_official Informatics & Computer Engineering



Make Your Dream Comes True:“Study and Grow in England”

Ayu Lestari

Moderator

MahasiswiTeknik Informatika dan Komputer

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA DAN KOMPUTERFAKULTAS TEKNIK

UNIVERSITAS NEGERI MAKASSAR


GuestGuest

Rezki Syahrir, S.T., S.I.P., MBA-MSC.

Guest Speaker

PhD CandidateUniversity of Exeter, UK

Link Registrasi

http://bit.ly/registrationguestlecturejtik

Date : Saturday, November 14th 2020Time : 7 PM (GMT +8)

LIVE ON

ZOOM Meeting

JTIK UNM

Free Entry

Get E-Certificate

Doorprize

A. HEADER

Ÿ Nama dan Foto Pemateri Kegiatan

Beberapa hal yang harus ada pada pamflet/flyer yaitu :

Ÿ Nama Jurusan, Fakultas dan Universitas terlihat

jelas

C. FOOTER

Ÿ Logo Kemdikbud dan UNM

B. ISI

Ÿ Judul Kegiatan

Ÿ Gambar yang sesuai dengan tema kegiatan

Akun Sosial Media Jurusan secara lengkap disertai

Ÿ Waktu dan tempat/platform pelaksanaan Kegiatan

Contact Person Jurusan

Pamflet/Flyer


GUEST

LECTURE

GUEST

LECTUREMake Your Dream Comes True: “Study and Grow in England”




Guest Speaker


Date : Saturday, November 14th 2020Time : 7 PM (GMT +8)

LIVE ON

ZOOM Meeting

JTIK UNM

Virtual Background

1. Tema dan warna mengikuti pamflet/flyer

4. Ukuran standar virtual background yaitu 33,867 x 19,05 cm (4000 x 2.250 px)

3. Gambar pemateri dan waktu kegiatan tampak jelas dan tidak tertutupi

2. Nama kegiatan jelas dan diperkirakan tidak tertutupi saat digunakan sebagai latar.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan pada pembuatan virtual background diantaranya yaitu :



GUEST LECTUREGUEST LECTUREMake Your Dream Comes True: “Study and Grow in England”





Slide Acara

Header Google Form

Slide acara digunakan sebagai layout pembuatan run down acara yang akan

ditampilkan, slide acara dibuat sesuai dengan draf manual acara. Ukuran slide acara

disesuaikan dengan rasio yang digunakan pada slide power point.



GUEST LECTUREGUEST LECTUREMake Your Dream Comes True: “Study and Grow in England”


Guest Speaker


Date : Saturday, November 14th 2020

Time : 7 PM (GMT +8)

LIVE ON

ZOOM Meeting JTIK UNM

Ayu Lestari

Moderator

MahasiswiTeknik Informatika dan Komputer


Header digunakan pada form registrasi pendaftaran dan daftar hadir yang dibuat

melalui platform google form. Warna dan tema yang digunakan sesuai dengan pamflet,

ukuran standar header untuk google form adalah 13,547 x 3,387 cm ( 1.600,0 x 400,0 px)



Video Publikasi

Video publikasi dibuat untuk mendukung proses publikasi kegiatan, durasi video

biasanya 30 detik, di upload di sosial media jurusan seperti instagram, youtube dan

whatsapp story. Video publikasi berisi nama kegiatan, waktu, tempat dan

Dokumentasi Kegiatan

Mekanisme dokumentasi pada webinar dilakukan dengan cara print screen layar

atau screen shot, hal ini dilakukan sebagai bentuk dokumentasi berjalannya acara

yang diunggah di media partner atau dijadikan sebagai bukti pada laporan kegiatan.


Link Registrasi dan Presensi

Link registrasi digunakan sebagai form pendaftaran bagi calon peserta

webinar/kegiatan. jumlah peserta kegiatan dapat diukur dari jumlah pendaftar, selain

sebagai form pendaftaran, link registrasi juga berfungsi sebagai dokumentasi kegiatan

bagian administrasi. Link presensi digunakan sebagai form daftar hadir untuk peserta

yang mengikuti kegiatan. Perbedaan dari kedua link ini adalah link registrasi digunakan

sebagai form registrasi, peserta yang mendaftar secara otomatis akan mendapatkan

email berupa link zoom, Meeting ID, dan password beserta link google drive virtual

background yang akan digunakan, sedangkan link presensi selain sebagai daftar hadir,

peserta yang mengisi form akan menerima email secara otomatis berisi ucapan terima

kasih dari penyelenggara sekaligus sertifikat kegiatan. pengiriman link zoom dan

sertifikat dapat dilakukan oleh divisi administrasi dengan memanfaatkan fitur auto crat

dan form mule yang terdapat di add-on google spreadsheet.

Divisi Humas

0123/45601/56



Administrasi/Persuratan

Ÿ Surat permohonan menjadi pemateri

Ÿ Surat permohonan fasilitator acara (dikondisikan)

Ÿ Surat permohonan membuka acara

Ÿ Surat permohonan menjadi moderator acara

Divisi administrasi/persuratan bertugas untuk membuat surat terkait kegiatan yang akan

dilaksanakan, surat yang perlu dibuat oleh divisi administrasi antara lain yaitu :

Divisi Humas

0123/45601/56




Run Down/Manual Acara

Run down atau manual acara berfungsi sebagai alat bantu untuk mendetailkan agar acara

tersusun lebih teratur, rapi dan sistematis. Beberapa hal penting pada pembuatan manual acara

adalah adanya keterangan timeline berdasarkan estimasi waktu yang sudah disepakati, adanya

keterangan pelaku acara disetiap timeline kegiatan, dan adanya keterangan kegiatan yang jelas

di setiap timeline yang dibuat. Contoh Manual acara yang digunakan pada acara webinar di

Jurusan Teknik Informatik dan Komputer adalah seperti gambar berikut :

Divisi Acara



Slide Acara

lide acara merupakan gambaran dari run down/manual acara secara umum yang

Sditampi lkan pada s a at acara berlangsung dengan tujuan sebagai

pengingat/penanda kepada partisipan acara mengenai agenda yang sedang

berlangsung, slide acara di desain oleh tim publikasi dan di isi oleh divisi acara berdasarkan

isi run down/manual acara di aplikasi power point. Contoh slide acara yang digunakan

seperti pada gambar berikut.

Divisi Acara



Zoom Meeting

Ÿ Enable voice participant saat sesi diskusi,

Ÿ Disable Voice Participant,

Ÿ Close Room.

Ÿ Enable share screen (slide acara, audio/video kegiatan),

Ÿ Share Meeting ID, Password dan Link Room Meet ke publikasi dan humas.

Ÿ Open Room Meet,

Hal-hal yang perlu diperhatikan pada Zoom Meeting adalah :

Ÿ Enable Live Streaming Youtube,

Ÿ Admit Participant,

Divisi AcaraDivisi Teknisi

Hal-hal yang perlu diperhatikan pada Youtube adalah :

Ÿ Nama kegiatan live streaming,

Ÿ Koneksi OBS Studio (untuk mengatur atau lebih tampilan zoom meeting di live streaming

youtube ),

Ÿ Gambar kegiatan live streaming,

Ÿ Start live streaming,

Ÿ Aktifkan live chat,

Ÿ Studio youtube,

Ÿ Stop live streaming.

Ÿ Share link live streaming,

Youtube

Divisi Humas

Divisi Humas bertugas untuk mengontrol jalannya publikasi, mengontrol perkembangan

pendaftar pada form registrasi, melakukan evaluasi publikasi dan mengawasi publikasi yang

dilakukan oleh panitia kegiatan, hal ini bertujuan agar target peserta yang diharapkan pada

kegiatan tersebut dapat tercapai.

STANDAR OPERASIONAL PROSEDURJTIK UNM Virtual Background 1. Tema dan warna mengikuti pamﬂet/ﬂyer...

Documents

Transcript of STANDAR OPERASIONAL PROSEDURJTIK UNM Virtual Background 1. Tema dan warna mengikuti pamﬂet/ﬂyer...