Strategie- und Neuorganisationsprozess der ZB MED:

ein Werkstattbericht, zwei PerspektivenRudolf Mumenthaler, Elke Roesner

Kiel, 11.9.2013 - ASpB Tagung

Eine Geschichte in fünf Kapiteln

• Der Auslöser• Der Auftakt• Der Ablauf…• Die Antworten• Der Ausblick

Erstes Kapitel: Der Auslöser

Evaluierung

durch die

Kommt satzungsgemäßer Aufgabe kompetent nach

Im Sammelauftrag international eine der größten Fachbibliotheken

Im Kerngeschäft sehr erfolgreich

Unverzichtbare Dienstleistungsfunktion

Gut, aber…

Übergeordnete Gesamtstrategie

Profilierung von Forschungs- und Entwicklungsarbeiten

Dienstleistungsangebote angepasst an neue Informationsbedarfe

…und

Systematische, belastbare und überregionale Analysen

Adressaten-spezifisches Marketing

Ausgangslage

• Kuratorium setzt externes Strategiegremium ein• Kompetenz von außen• Experten sollen Strategie entwickeln

• Und das Gefühl einer Baustelle

Zweites Kapitel: Der Auftakt

Ausschreibung einer Marktstudie

• …ist mehr als eine Ausschreibung • Alle Baustellen und Aufträge werden zu einem

Gesamtprojekt zusammengefasst• Rollenklärung (Projektleitung, externer Berater,

externe Dienstleister, Projektsteuerung, Projektassistenz, Projektteam…)

• Gliederung in Arbeitspakete

Die leichte Geburt des Strategieprozesses

1.

An

aly

se

2.

Str

ate

gie

3.

Um

setz

un

g

Marktanalyse

Change

Strategie

Grobstrategie

Die zweite Perspektive: Flughöhe

Drittel Kapitel: Der Ablauf…

…oder die Mühen der Ebene

Der Ablauf

• Auftakt des externen Strategiegremiums• Gründung einer internen Strategiegruppe• Planung des Strategieprozesses• Abstimmung mit Gremien und Geldgebern

– Abnahme Projektplanung– Genehmigung Projektassistenz– Genehmigung Sondertatbestand für Marktstudie

20 Arbeitspakete

• Vergabe von Patenschaften• Gelernte Lektion: Verantwortliche statt Paten!

Die Strategieentwicklung

• Intern: 15 Arbeitstreffen, teilweise moderiert– Interne Diskussion, Differenzen ausräumen,

Bewusstseinsbildung, d.h. Basis schaffen– „Schwung“ für Leitbild-Prozess

• Extern: 3 Arbeitstreffen, Beratung, Innen- und Außenperspektive abgleichen, Feedback durch Gremien

Change 1

• Schaffung von Programmbereichen und Querschnittsaufgaben

• Externe Begleitung

• Übergang zu Change 2: nach Ergebnissen der Marktstudie, Einrichtung eines Innovations- und Produktmanagements

Die Markt- und Zielgruppenanalyse

Hauptziel: Belastbare Ergebnisse aus

Bedarfs-, Nutzungs- und Zielgruppenanalyse!

Marktstudie: Einbindung

Die Ergebnisse der Markstudie fließen ein in:• …die Weiterentwicklung der Grob- zur Feinstrategie• …die Anpassung unserer Produkte an den Bedarf

(Produktportfolio)• …neue Formen der Informationsvermittlung• …die Anbahnung von Forschungsprojekten• …verstärkte Kooperationen mit Hochschulen

Marktstudie: Das Design

3 Teile: Marktanalyse, Zielgruppenbefragung, GAP-Analyse

Untersuchungsansatz: Berücksichtigung aller (relevanten) ZB-MED

Zielgruppen Repräsentativität der Stichprobe

Untersuchungsmethoden: Stufe 1: Explorative Interviews zur

Fragebogenentwicklung Stufe 2: Online-Befragung / Quantifizierung Stufe 3: Fokusgruppenbefragungen / Workshops

4. Kapitel: Die Antworten

Strategische Schwerpunkte – vor Ende Marktstudie

• Stärkung der Forschungsorientierung in der ZB MED - anwendungsorientiert

• Optimierung des Produktportfolios– Optimierung des Online-Angebots– Mobile Nutzung– Einsatz semantischer Technologien– Open Access/Open Data– Forschungsdatenmanagement– Elektronische Ressourcen (E-Journals, E-Books, …)

• Erfolgreiche Neuorganisation der ZB MED

Erste Ergebnisse der laufenden Marktstudie

• Zielgruppentypologie• Zielgruppenverhalten, -bedarfe• Trends• GAP-Analyse – Identifizieren von strategischen und

operativen GAPs– Meint: Differenz zwischen den Bedarfen und Wünschen

der NutzerInnen und dem IST-Zustand

Wie wichtig sind Ihnen die folgenden Eigenschaften bei der Nutzung eines Recherche-Instruments?- Professoren/innen und Wissenschaftlicher Mittelbau -

Basis: 632; Angaben in %, Mehrfachnennungen

Vertrautheit mit der Bedienung

Suche nach deutschsprachigen Inhalten

Angaben zu den durchsuchten Quellen

Möglichkeit, Alerts (Benachrichtigungen) einzurichten

Möglichkeit der erweiterten Suche

Formulierung einer interdisziplinären Suche

Anzeige mehrsprachiger Quellen0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100

35

914

1110

1367

1319

1322

7385

1017

4835

2277

7959

3749

26

2010

2124

3027

2515

1218

2624

20

4

6045

1128

4122

1017

1331

Kann ich nicht beurteilen Wichtig Teils, teils Unwichtig

5. Kapitel: Der Ausblick

Nächste Schritte…

• Produktportfolio

Poor dogs

Stars

Cash cows

Question marks

Stiftungsgründung

W2-Professur an der Uni Bonn, Doktoranden

Neue Forschungsfelder: Science 2.0

Evaluierung durch die Leibniz Gemeinschaft 2015

• Strategie wird gelebt

• Es geht weiter für die Wissenschaft von morgen und übermorgen.

Fazit: viel Arbeit, aber lohnenswert

• Planung nach wie vor gültig: gute Planung ist ein echter Erfolgsfaktor

• Früh genug mit Internen diskutieren; gute Kommunikationsstruktur mehr als ein Plus

• Gezielter Input durch Externe (aber nicht mehr...)• Selbstvertrauen in die eigene Arbeit • Verantwortung selbst tragen• Strategieentwicklung verlangt nach Umsetzung• Umsetzung bedeutet (tiefgreifende) Veränderungen

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

Rudolf.mumenthaler@htwchur.chElke.roesner@zbmed.de