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Tabellen 1

Alle Daten werden in Access in den zugrunde liegenden Tabellen gespeichert. Jede Tabelle enthält die Datenfelder, die die Daten der Datenbank beinhalten. Ein Datenfeld ist eine Art Form für die darin zu speichernden Daten. Die Einrichtung und Veränderung von Datenfeldern geschieht in der Entwurfsansicht für Tabellen.

Ein Datenfeld ist gekennzeichnet durch den Feldnamen, Felddatentyp, die Beschreibung sowie die Feldeigenschaften.

Feldname

Feldnamen können frei gewählt werden und sollten möglichst gut den späteren Inhalt der Daten wiedergeben. Sie dürfen am Anfang kein Leerzeichen haben. Die Verwendung von Punkten (.), Ausrufezeichen (!) und eckigen Klammern ([ ]) ist nicht möglich, da diese Zeichen als Ordnungszeichen in Access verwendet werden. Ebenfalls akzeptiert Access manche Sonderzeichen nicht.

Felddatentyp

Der Felddatentyp gibt die Art der Daten wieder, die in dem Feld gespeichert werden sollen (siehe Tabelle).

Beschreibung

Die Beschreibung eines Datenfeldes erscheint bei der Eingabe von Daten am unteren Bildschirmrand in der Statusleiste. Hier können erläuternde Texte frei formuliert werden.

Feldeigenschaften

Jeder Felddatentyp benötigt verschiedene Eigenschaften zur vollständigen Definition. Dies sind:

Feldgröße

Format und Eingabeformat

ggf. Dezimalstellen

zusätzliche Beschriftung

Standardwert

Felddatentypen

TextKann beliebige Zeichen enthalten. Max. Länge 255 Zeichen

MemoEin Textfeld für max. 64.000 Zeichen

Zahl

Numerische Daten, die Art und Länge muss in den Eigenschaften festgelegt werden.

Datum/Zeit Datums- und/oder Zeitwerte

Währung

Geldbeträge mit 2 Nachkommastellen, Währungssymbol und rechtsbündiger Ausrichtung

AutoWertFortlaufend wird ein Zähler um 1 erhöht, sobald ein neuer Datensatz angelegt wird.

Ja/NeinLogisches Feld mit nur 2 Zuständen

OLE-Objekt

Objekt Linking and Embending (Objekte verbinden und einfügen). Hier kann, wie in Word oder Excel, jedes beliebige Datenobjekt (Bilder, Töne, Dateien etc.) eingebunden werden.

HyperlinkVerweis auf eine Datei oder Internetseite mittels eines Daten- oder Hyperlinks.

Nachschlage-assistent

Ein Assistent hilft bei der Generierung eines Nachschlagefeldes, das vorbestimmte Werte zur Eingabe vorschlägt.

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Tabellen 2

Gültigkeitsregel und Gültigkeitsmeldung

Eingabe erforderlich

leere Zeichenfolge

Der Felddatentyp Text wird über die Größe des Feldes in seiner Länge definiert. Beim Felddatentyp Zahl hat die Feldgröße eine erweiterte Bedeutung, die sich aus dem Datentyp ergibt.

Für Zahlen stehen im Wesentlichen 5 Feldgrößen zur Verfügung, die jeweils die einzugebenden Zahlen beschränken. Dabei werden sowohl die Art der Zahlen, als auch der Zahlenraum eingegrenzt, in dem die Daten liegen dürfen (siehe Tabelle). Die Eingrenzung der Datentypen dient dem ökonomischen Umgang mit Speicherplatz. Je größer der gewählte Datentyp ist, desto mehr Speicherplatz wird für die Daten reserviert. Bei kleineren Datenbanken spielt der Speicherplatz nur eine untergeordnete Rolle; in großen, professionellen Datenbanken ist der Speicherbedarf eine wichtige Größe.

Die Angabe von Dezimalstellen ist selbsterklärend.

Das Format, das eine Zahl einnehmen soll, kann in Access im Vorhinein bestimmt werden und korreliert eng mit dem Eingabeformat. Access bietet standardmäßig 7 Formate an.

Über das Eingabeformat (und auch das Formatfeld) lassen sich bestimmte Eingabemuster definieren, die eine vereinfachte Dateneingabe ermöglichen. So lässt sich die Art des Zeichens definieren. Ebenfalls definieren lässt sich, ob eine Eingabe zwingend oder optional ist (siehe Tabelle nächste Seite). Access stellt zur Erstellung eines Eingabeformates für Textfelder einen Assistenten zur Verfügung.

Beispiel:

00000 Fünfstellige Postleitzahl mit zwingender Eingabe

\(99000\)\ 00099999 Telefonnummer mit Vorwahl in Klammern und fester und optionaler Eingabe

0000>AAAA Es muss eine Kombination aus 4 Ziffern und 4 Buchstaben eingegeben werden. Die Buchstaben werden als Großbuchstaben erfasst.

tt. mmmm jjjj Ein Datum wird im Format 05. Januar 2005 bestimmt.

ISBN 0-&&&&&&&&&-0 Eine ISBN (Internationale Standard-Buchnummer) soll erfasst werden.

Im Beschriftungsfeld der Eigenschaften kann eine zusätzliche Beschriftung festgelegt werden, die automatisch in Formulare übernommen wird.

Numerische Datentypen

ByteGanze Zahlen zwischen 0 und 255

IntegerGanze Zahlen zwischen -32.768 und 32.768

Long Integer

Ganze Zahlen zwischen -2.147.483.648 und 2.147.483.648

SingleAlle Zahlen zwischen -3,48*1038 und 3,48*1038

DoubleAlle Zahlen zwischen-1,79*10308 und 1,79*10308

Dezimal

Dezimalzahlen mit wählbarer Genauigkeit

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Tabellen 3

Als Standardwert kann ein Wert bestimmt werden, der bei der Neuanlage eines Datensatzes als Vorschlagswert automatisch gewählt wird. Dies bietet sich besonders bei Auswahl- oder Zahlenfeldern an.

Gültigkeitsregeln werden wie Bedingungen für Abfragen formuliert. So kann eine Bedingung mittels größer (>) – kleiner (<) – gleich (=), aber auch „Wie“ und „Zwischen“ bestimmt werden. Wird eine Regel bei der Eingabe nicht beachtet, so erscheint eine Fehlermeldung. Die Fehlermeldung gibt als Text die Gültigkeitsmeldung wieder.

Für bestimmte Datenfelder ist es sinnvoll, eine Eingabe zwingend erforderlich zu machen. Dies kann über das Optionsfeld „Eingabe erforderlich“ eingestellt werden.

Innerhalb eines Textfeldes ist es möglich, nur Leerzeichen einzugeben. Dies kann über das Optionsfeld „leere Zeichenfolge“ zugelassen oder unterbunden werden.

Über den zweiten Reiter im Eigenschaftenfenster der Entwurfsansicht für Tabellenfelder kann eine Nachschlageoption, die zum Beispiel mit Hilfe des Nachschlageassistenten eingestellt wurde, angesehen und angepasst werden.

Dabei ist zwischen Textfeldern, Listenfeldern und Kombinationsfeldern zu unterscheiden.

Textfelder bieten keine Auswahlmöglichkeit.

Listenfelder erlauben ausschließlich die Auswahl aus einer vordefinierten Liste. Diese kann manuell erstellt oder auf der Basis einer Tabelle oder Abfrage bestimmt sein.

Kombinationsfelder bieten wie Listenfelder bestimmte Werte zur Auswahl an, lassen aber zusätzlich auch die Eingabe von eigenen Werten zu.

FormatvorgabenPlatzhalter

Mögliche EingabenEingabe

zwingendEingabe optional

0 9

Ziffer von 0 bis 9 kein Plus- oder Minuszeichen, Leerzeichen nur bei optionaler Eingabe

#

Ziffer oder Leerzeichen werden angezeigt, aber nicht gespeichert, Plus- und Minuszeichen sind erlaubt.

L ? Buchstabe von A bis Z

A a Buchstabe oder Ziffer

& C Beliebiges Zeichen oder Leerzeichen

. , : ; - / Platzhalter für Dezimaltrennzeichen

<

Alle nachfolgenden Buchstaben werden in Kleinbuchstaben umgewandelt.

>

Alle nachfolgenden Buchstaben werden in Großbuchstaben umgewandelt.

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\Das folgende Zeichen wird als festes Zeichen angezeigt und gespeichert.

t bzw. m Tag oder Monat von 1 bis 12 bzw. 1 bis 31

tt bzw. mm Tag oder Monat von 01 bis 12 bzw. 01 bis 31

ttt bzw. mmm Wochentag oder Monat abgekürzt

tttt bzw. mmmm Wochentag oder Monat ausgeschrieben

jj Jahr zweistellig

jjjj Jahr vierstellig

h m oder sStunde, Minute oder Sekunde von 1 bis 24 bzw. 1 bis 60

hh mm oder ss Stunde, Minute oder Sekunde von 01 bis 24 bzw. 01 bis 60

. / - Datumstrennzeichen