Sechs Schritte zu einem erfolgreichen Team TEAMLEITUNG

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SELBSTLERNHEFT | FÜHRUNGSKOMPETENZ

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SELBSTLERNHEFT TEAMLEITUNG

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Inhalt

Ein Wort zu Beginn ................................................ 3

Wie gut ist Ihre Teamleitung? ................................ 4

SCHRITT 1: Arbeitsgruppen zusammenstellen .... 7Größe eines Teams festlegen ..................................... 7Teammitglieder auswählen ........................................ 8Qualifikation sicherstellen ....................................... 12

SCHRITT 2: Mitarbeiter zum Team zusammenfüh-ren ........................................................................ 15

Gruppenprozesse beachten ...................................... 15Rollen und Normen berücksichtigen ....................... 19

SCHRITT 3: Teamentwicklung unterstützen ....... 23Voraussetzungen prüfen .......................................... 24Führungsverantwortung übernehmen ...................... 26

SCHRITT 4: Zusammenarbeit organisieren ........ 31Hemmnissen begegnen ............................................ 31Auf gemeinsame Ziele achten ................................. 32Für Informationsaustausch sorgen........................... 33Auf eine gute Kommunikation setzen ..................... 35Eine professionelle Arbeitsorganisation sichern ..... 36Verantwortung übertragen ....................................... 37Führungskraft in das Team integrieren .................... 38

SCHRITT 5: Entscheidungen im Team finden .... 40Ideen suchen ............................................................ 40Die beste Lösung erarbeiten .................................... 44

SCHRITT 6: Probleme im Team lösen ................ 48Auf Konfliktsignale achten ...................................... 48Konfliktpotenziale ermitteln .................................... 49Konflikte aus der Welt schaffen ............................... 55

Lernkontrolle ........................................................ 61

Fragen zum Verständnis ...................................... 63

Umsetzungshilfe .................................................. 65

Das Gelernte umsetzen ....................................... 66

Lösungen zu den Wiederholungsfragen............. 67

Literaturverzeichnis ............................................. 70

Stichwortverzeichnis ........................................... 71

Impressum ........................................................... 72

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Ein Wort zu BeginnLiebe Leserin, lieber Leser,

die Arbeit im Team gilt heute als bevorzugte Arbeitsform – mit Recht. Denn um die Vorteile einmal plakativ auszudrücken:

Teamarbeit halbiert den Aufwand und verdoppelt den Nutzen.

Tatsächlich zeigen Untersuchungen, dass bei vielen Problemen, vor allem komplexer Art, Teams zu besseren Ergeb-nissen kommen als Einzelpersonen.

Die Arbeit im Team hat noch eine weitere wichtige Facette: Die Zufriedenheit der Mitarbeiter ist bei Teamarbeit höher als bei herkömmlichen Formen, die Mitarbeiter wirken engagiert bei der gemeinsamen Aufgabe mit. Außerdem sind die Gruppenmitglieder motivierter bei der Sache, weil sie Verantwortung übernehmen und gleichberechtigt mitent-scheiden können. Denn:

• Gruppenarbeit bedeutet weitgehend gleichberechtigte Mitglieder.

• Gruppenarbeit bedeutet weitgehende Übereinstimmung in Entscheidungen.

Genügend Gründe, um sich als Führungskraft Gedanken zu machen, wie man mit und in Teams erfolgreich arbeiten kann und was das für die Leitung von Arbeitsgruppen bedeutet.

Allerdings kann man sich nicht einfach entschließen, ab jetzt alle Aufgaben nur noch als Teamarbeit zu organisieren. Eine Gruppe von Mitarbeitern ist noch lange kein arbeitsfähiges Team. Denn ein Team muss sich zusammenraufen, ein Teamgeist muss sich erst entwickeln.

Je besser und je schneller ein Team zusammenwächst, desto schneller kann auch die produktive gemeinsame Arbeit beginnen.

Bei vielen bestehenden Gruppen könnten das Arbeitsklima und die Arbeitsergebnisse besser sein, wenn alle an einem Strick ziehen würden.

Das Zusammenwachsen der Arbeitsgruppe zu fördern, die Voraussetzungen für eine fruchtbare Zusammenarbeit zu schaffen, mit Problemen in der Gruppe richtig umzugehen, sind zentrale Aufgaben jedes Teamleiters.

Was Sie in diesem Selbstlernheft erwartet:

Sie erfahren, wie Sie Arbeitsgruppen sinnvoll zusammenstellen, wie Sie die Mitarbeiter dafür auswählen, wie aus diesen Mitarbeitern ein Team wird und Sie den Teambuildungprozess unterstützen. Außerdem lernen Sie, wie Pro-bleme gemeinsam in der Gruppe gelöst und Entscheidungen getroffen werden können.

Wir wünschen Ihnen schon jetzt viel Spaß und viel Erfolg bei der Umsetzung.

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Wie gut ist Ihre Teamleitung?Mit der folgenden Einschätzungshilfe können Sie eine erste Bestandsaufnahme Ihrer Kompetenz in Sachen Team- leitung vornehmen. Bitte seien Sie selbstkritisch bei der Beantwortung der Fragen.

EINSCHÄTZUNGSHILFE: WIE GUT IST IHRE TEAMLEITUNG?

nie selten manchmal in aller Regel meistens immer

1.Ich achte bei der Zusammenstellung von Arbeitsgrup-pen auf persönliche Eigenschaften einzelner Mitarbeiter.

2.Ich versuche, gruppendynamische Prozesse bewusst zu steuern.

3.Ich stelle Erfolge der Gruppe als gemeinsame Leistung dar.

4.Ich arbeite gemeinsam mit der Gruppe klare Zielvorgaben.

5. Ich nutze Kreativitätsmethoden, um Probleme zu lösen.

6.Ich nutze gezielt unterschiedliche Entscheidungstechniken.

7.Ich prüfe bei neu hinzukommenden Gruppenmitglie-dern, ob sie zu der Gruppe passen.

8.Ich versuche, Außenseiter und Mitläufer in Gruppen gezielt zu fördern.

9. Ich achte bei der Arbeit in der Gruppe auf klare Ziele.

10. Ich sorge für Transparenz und Informationsaustausch.

11.Ich achte auf Vermeiden von Kritik bei kreativen Problemlöseprozessen.

12.Ich arbeite bei wichtigen Entscheidungen mit Bewertungskriterien.

13.Ich achte bei der Zusammenstellung von Arbeitsgrup-pen auf mögliche alte Konflikte zwischen einzelnen Gruppenmitgliedern.

14.Ich sorge für ein gutes Kennenlernen gleich beim ers-ten Treffen einer neuen Gruppe.

15.Ich bespreche mit der Gruppe Probleme bei der gemeinsamen Arbeit.

16.Ich sorge für eine gute Gesprächsatmosphäre, bei der jeder frei seine Meinung äußern kann.

17. Ich nutze Moderationstechniken bei Gruppensitzungen.

18.Ich operationalisiere und quantifiziere Kriterien bei der Bewertung von Lösungen.

19.Ich achte bei der Zusammenstellung von Arbeitsgrup-pen auf mögliche persönliche Rivalitäten.

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20.Ich sorge bei der Arbeit in der Gruppe für klare Struk-turen und ausreichende Information.

21. Ich achte auf ein gutes Arbeitsklima.

22.Ich sorge dafür, dass jedes Teammitglied abwechseln-de Aufgaben erhält.

23.Ich lasse bei Gruppensitzungen den Mitarbeiter über ein Problem berichten, der die meisten Kenntnisse und Erfahrungen hat.

24.Am Ende einer Problemlösung steht bei mir ein Umsetzungsplan.

Punkte 0 1 2 3 4 5

Werten Sie aus

Wenn Sie bei jeder Frage die Rubrik „immer“ angekreuzt haben, dürfen wir Ihnen zu Ihrer Teamleitung gratulieren und Sie können dieses Heft eigentlich wieder aus der Hand legen.

Dies wäre schön, ist aber unwahrscheinlich. Dazu tauchen bei der Leitung von Teams zu viele Fehler auf. Nutzen Sie deshalb diesen Lehrgang, um es besser zu machen.

Werten Sie Ihre Antworten im Detail aus und analysieren Sie, wie Sie Ihre Teamleitung verbessern können. Dies sollten auch die Punkte sein, die Sie als Erstes ändern. Zählen Sie dazu bitte Ihre Punkte zusammen und tragen Sie sie in die folgende Tabelle ein.

Schritt 1 Schritt 2 Schritt 3 Schritt 4 Schritt 5 Schritt 6

1. 2. 3. 4. 5. 6.

7. 8. 9. 10. 11. 12.

13. 14. 15. 16. 17. 18.

19. 20. 21. 22. 23. 24.

Ihr Ergebnis:

Welches Ergebnis haben Sie erreicht?

Bis 44 Punkte Sie können Ihre Arbeit im Team wesentlich effektiver gestalten. Fangen Sie möglichst sofort an und arbeiten Sie intensiv das ganze Studienheft durch.

45 - 90 Punkte Sie werden im Heft viele Möglichkeiten finden, Ihre Kompetenz in der Teamleitung zu optimieren.

91 - 110 Punkte Sie befinden sich im Durchschnitt. Wenn Sie zu denen gehören möchten, denen die Leitung von Arbeitsgruppen besonders gut gelingt, konzentrieren Sie sich auf die Schritte mit der geringsten Punktzahl.

Über 110 Punkte Ein Lob für Ihre Teamleitung. Ob Sie im Detail noch etwas verbessern können? Lesen Sie nach und sehen Sie sich die Checklisten an.

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Dieses Selbstlernheft umfasst insgesamt sechs Einzelthemen (Schritte). In der Einschätzungshilfe wurden vier Fragen zu jedem Einzelthema gestellt. Deshalb können Sie auch überprüfen, welche Einzelthemen für Sie besonders wichtig sind. Markieren Sie dazu bitte die Schritte, bei denen Sie die wenigsten Punkte hatten:

Schritt 1 Schritt 2 Schritt 3 Schritt 4 Schritt 5 Schritt 6

Arbeitsgruppen zusammen-

stellen

Mitarbeiter zum Team zusammen-

führen

Teamentwicklung unterstützen

Zusammenarbeitorganisieren

Entscheidungen im Team finden

Probleme im Team lösen

Sie können nun in zweierlei Weise vorgehen:

1. Sie konzentrieren sich auf die Punkte, bei denen der größte Verbesserungsbedarf besteht. Legen Sie dabei besonderen Wert auf die Umsetzung des Gelernten.

2. Sie lesen den Lehrgang Schritt für Schritt durch. Auch hierbei können Sie besonders auf die Punkte achten, die es wert sind, schnell geändert zu werden.

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SCHRITT 1: Arbeitsgruppen zusammenstellenEine Arbeitsgruppe wird nur dann effektiv arbeiten, wenn sich im Team die richtigen Leute zusammenfinden.

Die Zusammensetzung einer Arbeitsgruppe hat einen deutlichen Einfluss auf den Erfolg der Arbeit selbst.

Eine gute Arbeitsgruppe benötigt Fachleute, die ihre Erfahrungen einbringen können und nicht zuletzt von ihrer Per-sönlichkeit her für diese Aufgabe geeignet sind.

In diesem Schritt lernen Sie:

fdie Teamgröße sinnvoll festzulegen, fdie passenden Mitarbeiter für das Team auszuwählen und fdas Leistungsniveau zu sichern.

Oft wird die Zusammenstellung von Arbeitsteams von Zwängen diktiert: Nur bestimmte Mitarbeiter stehen zur Aus-wahl, ein Leistungsträger verlässt aus persönlichen Gründen die Gruppe, ein anderer Mitarbeiter muss „versorgt“ werden und soll deshalb in das Team.

WICHTIGER HINWEISWenn Sie Einflussmöglichkeiten bei Neubesetzungen und Nachbesetzungen haben, sollten Sie darauf achten, dass die neuen Teammitglieder das vorhandene Profil der Gruppe ergänzen und fehlende Fähigkeiten und Fertigkeiten hinzufügen.

Nicht immer werden Teammitglieder das gleiche Fachwissen und den gleichen Erfahrungsschatz haben können. Man-gelnde Kenntnisse und Erfahrungen lassen sich aber bei einer guten Motivation und einem hohen Interesse schnell ausgleichen. Deshalb ist auf diese Eigenschaften bei „Neulingen“ besonders zu achten.

Größe eines Teams festlegenEin Team sollte groß genug sein, um sich auf eine weitreichende Bandbreite von Wissen und Erfahrungen stützen zu können. Es sollte aber auch klein genug sein, um arbeitsfähig zu sein und den Austausch von Informationen und Diskussionen überschaubar zu halten.

Eine Anzahl von sieben Mitgliedern gilt als besonders günstige Gruppengröße. Ab elf Mitgliedern zerfällt das Team teilweise schon wieder in Untergruppen; bei weniger als fünf Mitgliedern fehlt bisweilen das Potenzial an Erfahrungen und Fachkenntnissen.

Zahl der Mitglieder Teampotenzial Arbeitsfähigkeit

13

11

9

7

5

3

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Teammitglieder auswählenEin gutes Team benötigt Mitarbeiter, die sich in ihren Fähigkeiten und Fertigkeiten ergänzen.

Deshalb sind an die Mitarbeiter bestimmte Anforderungen zu stellen. Diese Anforderungen sollten möglichst bei der Auswahl der Mitarbeiter berücksichtigt werden.

WICHTIGER HINWEISWenn Sie ein neues Team, etwa eine Projektgruppe, zusammenstellen, sollten Sie viel Wert auf die richtige Auswahl legen. Denn hier wird vielleicht die Grundlage für eine effektive Zusammenarbeit geschaffen, die Jahre dauern kann.

Die Anforderungen an Teammitglieder sind zweigeteilt. Einerseits sollten Mitarbeiter im Team natürlich alle die Eigen-schaften besitzen, die jeden guten Mitarbeiter und jede gute Mitarbeiterin auszeichnen. Dazu gehören Fachkenntnisse und Erfahrungen im Arbeitsgebiet.

Andererseits gibt es aber Eigenschaften, die speziell für die Arbeit im Team wichtig sind. An erster Stelle steht dabei die Bereitschaft, gemeinsam im Team zu arbeiten. Zusätzlich sind wichtig:

• Lernfähigkeit und Lernbereitschaft,

• geistige Beweglichkeit,

• Aufgeschlossenheit gegenüber neuen Ideen,

• Frustrationstoleranz,

• Kritikfähigkeit,

• Urteilsvermögen,

• Motivation und positive Grundeinstellung.

ÜBUNGWelche Eigenschaften von Mitarbeitern bei der Arbeit im Team sind wichtig, welche nicht? Bitte bringen Sie die folgenden acht Aussagen in eine Reihenfolge. Die Aussage, die Ihnen am wichtigsten für eine erfolgreiche Mitarbeit im Team erscheint, erhält den Wert 1, die zweitwichtigste den Wert 2 usw. Die Zusammenarbeit im Projektteam wird erleichtert, wenn sich der Einzelne

für die Ideen anderer interessiert.

selbst viele Ideen hat.

eigene Vorstellungen und Wünsche argumentativ verteidigen kann.

unaufgefordert anderen hilft.

Vorstellungen und Vorschläge anderer akzeptiert.

gewohnt ist, Probleme gemeinsam mit anderen zu lösen.

über eine hohe Frustrationstoleranz verfügt.

als Kollege oder Kollegin ein gutes Ansehen genießt.

Das gute Ansehen dürfte nicht so wichtig sein, bei allen anderen Punkten muss man genauer hinsehen: Kreativität und Neugierde sind sicher wichtige Eigenschaften, die Fähigkeit, sich mit anderen auseinanderzusetzen, sicherlich auch. Manchmal geht es bei der Lösung von Problemen hoch her und nicht selten wird der Einzelne seine Vorschläge nicht durchbringen können. Dann ist eine gute Frustrationstoleranz hilfreich.

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Neu hinzukommende Mitarbeiter auswählen

Doch auch wenn Sie eine Arbeitsgruppe nicht komplett neu zusammenzustellen können: Bei der Auswahl neuer Mit-arbeiter für Ihre Arbeitsgruppe haben Sie die Möglichkeit, etwas zur Verbesserung des Arbeitsklimas und der Arbeits-ergebnisse beizutragen oder beides zu verschlechtern. Deshalb sollten Sie sich für diese wichtige Entscheidung Zeit nehmen und folgende Fragen zu beantworten suchen:

Wer kommt überhaupt infrage?

Oft stehen gerade bei der Auswahl von Mitarbeitern für Gruppen auf Zeit Sachzwänge im Mittelpunkt:

• Aus welcher Abteilung müssen Mitarbeiter für Arbeitsgruppen, Projekte etc. gewonnen werden?

• Wer ist bereit und in der Lage, am Projekt mitzuarbeiten?

• Wer hat die notwendigen Spezialkenntnisse?

Sachzwänge sollten nicht der alleinige Maßstab bei der Auswahl sein. Denken Sie auch an folgende Punkte:

• Wer hat die notwendigen Fachkenntnisse?

• Wer interessiert sich für die Aufgabe?

• Wer ist von der Person her für die Aufgabe geeignet?

• Wer würde gut zum vorhandenen Team passen?

Welche Kriterien für Ihre Aufgabe wichtig sind, können Sie anhand der folgenden Auflistung selbst einschätzen.

ÜBUNG: WELCHE KRITERIEN SIND FÜR DIE ARBEIT IM TEAM BESONDERS WICHTIG?

Bitte suchen Sie die Kriterien aus, die für Ihre Arbeit im Team besonders wichtig, weniger wichtig usw. sind.

sehr wichtig wichtig weniger

wichtig unwichtig

Kriterien für fachliche Kompetenz

Fachkenntnisse

Erfahrungen im Fachgebiet

Kriterien für methodische und soziale Kompetenz

methodisches Arbeiten

systematisches Arbeiten

teamfähiges Arbeiten

Ziel- und Ergebnisorientierung

Problemlösungsorientierung

Kommunikationsfähigkeit

Teamfähigkeit

Konfliktfähigkeit

Organisationsfähigkeit

Kriterien für persönliche Kompetenz

Kreativität

Konfliktfähigkeit

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Problemlösefähigkeit

Kooperationsbereitschaft

Motivation

Flexibilität

Verantwortungsbewusstsein

Qualitätsbewusstsein

Kostenbewusstsein

Am besten für Teamarbeit sind natürlich die Mitarbeiter geeignet, die sich kooperativ verhalten, die offen sind für Ideen anderer, andere Meinungen tolerieren und gerne mit anderen zusammenarbeiten. Ziel ist, gemeinsam ein gutes Ergebnis zu erarbeiten.

Falls Sie in der glücklichen Lage sind, zwischen verschiedenen Bewerbern wählen zu können, suchen Sie anhand der Einschätzungsskala die Ihrer Meinung nach besten Anwärter aus.

Unterschiedliche Charaktere haben unterschiedliche Sichtweisen und setzen unterschiedliche Akzente. Auch das ist ein Vorteil für das Team. So sollte es im Team sogenannte Promotoren geben:

• Mitglieder, die den Fortschritt mit den Zielen abstimmen (die Zielpromotoren),

• Mitglieder, die den Fachbezug in den Vordergrund stellen (die Fachpromotoren), und

• Mitglieder, die sich um das Team selbst kümmern (die Sozialpromotoren).

Die besonderen persönlichen Eigenschaften der Mitglieder müssen sich gegenseitig ergänzen. Ein Fachpromotor kann zum Beispiel die kreativen Elemente in die richtige Richtung lenken, und die Sozialpromotoren sorgen für ein ange-nehmes Arbeitsklima.

Für die gemeinsame Arbeit allgemein und die gemeinsame Suche nach Problemlösungen im Besonderen ist es wichtig, einen guten Mix unterschiedlicher Persönlichkeiten im Team vereint zu haben. Menschen gehen sehr unterschiedlich an die Lösungen von Problemen heran. Das hat viel mit der Persönlichkeit, dem Denkstil und dem Grad der Kreativität zu tun.

Zielpromotoren

Fachpromotoren Sozialpromotoren

Ideengeber

KaufleuteZweifler