TELEKOM MOBILFUNK RECHNUNG ONLINE DIE .DIE ZEITGEM„SSE OPTIMIERUNG VON RECHNUNGSPROZESSEN...

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    17-Sep-2018
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  • TELEKOM MOBILFUNK RECHNUNG ONLINETELEKOM MOBILFUNK RECHNUNG ONLINEDIE PAPIERLOSE ABRECHNUNG IHRER MOBILFUNKKOSTEN

  • INHALT

    3 DIE ZEITGEMSSE OPTIMIERUNG VON RECHNUNGSPROZESSEN

    4 DAMIT KNNEN SIE RECHNEN

    FinanzamttauglichSicher verschlsseltGnstigDirekter Online-ZugriffOptionaler E-Mail-Versand

    5 VOR DEM START

    Prfung der KundenkontenstrukturBereinigung der KundenkontenstrukturAccountzusammenfhrung und -trennungIhre ZugangsdatenInstallation einer PGP-Verschlsselungssoftware

    67 DER START

    D t L iDas erste LoginDie wichtigsten individuellen EinstellungenEinstellungenBenachrichtigungVersandoptionenVersand aktivierenBenutzername oder Passwort vergessen

    89 ARBEITEN MIT TELEKOM MOBILFUNK RECHNUNG ONLINE

    Die Online-AnsichtArbeiten mit ExcelAutomatisierte VerarbeitungRechtsverbindlichkeitDie Summeninformation

    10 AUF DIESEM WEG KOMMT DIE RECHNUNG ZU IHNEN

    Ihre Rechnung per E-MailIhre Rechnung als DownloadSicherheit

    11 DIE ARCHIVIERUNG

    12 DIE VERSIONEN VON TELEKOM MOBILFUNK RECHNUNG ONLINE12 DIE VERSIONEN VON TELEKOM MOBILFUNK RECHNUNG ONLINE

    Die Versionen im berblickSammeleinsichtsberechtigung

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  • DIE ZEITGEMSSE OPTIMIERUNGVON RECHNUNGSPROZESSEN

    Telekom Mobilfunk RechnungOnline ist die elektronische Rechnung im Internet fr Unternehmen, die die Verarbeitung ihrer Mobilfunkkosten optimieren mchten.

    Neben der Standard-Version bieten wir Mobilfunk RechnungOnline Large Enterprises an, die es auch Grounternehmen ermglicht, mittels einer optimierten und speziell fr groe Datenmengen konzipierten Downloadfunktion ihre Rechnungsdaten einfach und bequem zu verwalten.

    Durch die Telekom Mobilfunk RechnungOnline knnen Sie die gesamte Prozesskette ohne Papier gestalten. (E-Mail-Push der Rechnungsdaten, Nachverarbeitung und Auswertung der Daten per Standard Microsoft Office Software, Einreichen der Rechnungen als elektronisch signierte PDF-Datei ans Finanzamt)

    3

  • DAMIT KNNEN SIE RECHNEN

    FINANZAMTTAUGLICH

    Wi bi t di l kt i h R h

    GNSTIG

    T l k M bilf k R h O li i t f

    OPTIONALER E-MAIL-VERSAND

    All R h b t dt il k Wir bieten die elektronische Rechnung an, um sie direkt z. B. zum Vorsteuerabzug- beim Finanzamt einzureichen. Mit Inkrafttreten des Steuervereinfachungsgesetzes Mitte 2011 auch ohne digitale Signatur. Das Verfahren mit Signatur untersttzen wir parallel weiter.

    Telekom Mobilfunk RechnungOnline ist fr Geschftskunden kostenlos. Darber hinaus steht auch der Einzel-verbindungsnachweis Komfort Plus, sowie die Summeninformation, auf Wunsch ohne Zusatzkosten zur Verfgung. Und durch die vereinfachte Verarbeitung derRechnungsdaten ber Microsoft Office

    Alle Rechnungsbestandteile knnen wahlweise auch als E-Mail in verschiedenen Downloadformaten versendet werden. Dabei besteht z. B. die Auswahlmglichkeit, die Einzelverbindungsdaten im CSV-Formateinzeln pro Vertrag oder bergreifend ber die gesamten Vertrge einer Rechnung zu bekommen. Rechtsverbindlich ist hier das

    SICHER VERSCHLSSELT

    Die Daten sind auch im Internet vor unbefugtem Zugriff optimal geschtzt. Der Login funktioniert ber einen individuellen Benutzernamen sowie

    i P t it SSL V hl l

    Standardformate wird keine kostspielige Konvertierungssoftware bentigt.

    DIREKTER ONLINE-ZUGRIFF

    ber einen Standard-Internetzugang wird der Online-Zugriff auf die Rechnung sowie den Einzelverbindungsnachweis (EVN)

    li ht N h Ei i

    Einstellen der Rechnung in das Online-System.

    ein Passwort mit SSL-Verschlsselung. Darber hinaus kann der E-Mail-Versand von Rechnung und Einzelverbindungsdaten durch eine PGP Verschlsselung abgesichert werden.

    ermglicht. Nach Eingang einer neuen Rechnung kann optional eine SMS und/oder E-Mail-Benachrichtigung darberinformieren. Der Download der Rechnungen und EVN ist als PDF, Excel-Datei oder CSV (mit verschiedenen Trennzeichen) mglich. Rechnungsdaten stehen online bis zu 18 Monate zur Verfgung, Daten Ihres EVN 80 Tage.

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  • VOR DEM START

    PRFUNG DER KUNDENKONTENSTRUKTUR

    Fr jedes Kundenkonto vergeben wir einen separaten Zugangsaccount und ein Passwort. Wenn Sie mehrere Mobilfunkvertrge haben,

    IHRE ZUGANGSDATEN

    Mit der nchsten Rechnung erhalten Sie IhreZugangsdaten in einem Accountbrief. Fr einen reibungslosen bergang mssen Ihr

    empfehlen wir, diese unter einem oder zwei Konten zusammenzufassen. Das reduziert den Verwaltungsaufwand.

    Es ist ganz einfach: Fordern Sie bei Ihrem Telekom

    Ansprechpartner eine Bestandsliste IhrerMobilfunkvertrge an.

    Auftrag und Ihre Vorgaben bis zum Ende der dritten Kalenderwoche eines Monats bei uns vorliegen.Dann kann schon Ihre nchste Rechnungpapierlos geliefert werden. Bei besonders groen Unternehmen mit vielen Mobilfunkvertrgen kann sich die Umstellung ggf. um einen Monat verzgern. Eine rckwirkende Umstellung auf g

    Legen Sie in einer neuen Liste fest, welcheVertrge Sie unter einem Kundenkontozusammenfassen mchten. Schicken Sie die Liste zusammen mit dem

    ausgefllten und unterschriebenen Auftrag fr Telekom Mobilfunk RechnungOnline an Ihren Telekom Ansprechpartner.

    g gTelekom Mobilfunk RechnungOnline ist nicht mglich.

    INSTALLATION EINER PGP-VERSCHLSSELUNGSSOFTWARE

    Beim Versand von Einzelverbindungsnachweisen(EVN) per E-Mail ist es gesetzlich vorgeschrieben,di EVN D t hl l Wi bi t f di

    BEREINIGUNG DERKUNDENKONTENSTRUKTUR

    Sobald Ihr Auftrag und Ihre Konten-Liste bei unseingegangen sind, wird die Kundenkontenstruktur bereinigt Ihre Mobilfunkvertrge werden gem Ihren Wnschen einem oder mehreren Konten

    die EVN-Daten zu verschlsseln. Wir bieten fr die Online-Rechnung das international standardisierte PGP-Verschlsselungsverfahren an.

    Installieren Sie auf dem fr den Versand derEVN-Daten vorgesehenen Rechner eine PGP-Software, die dem IT-System Ihres

    zugeordnet. Sie erhalten im Monat der Umstellung dann fr einzelne Vertrge zwei Rechnungen:1. die Abschlussrechnung auf Papier fr die

    Rechnungsperiode bis zum Umstellungsdatum

    2. eine Online-Rechnung fr den Rest des Monats

    Unternehmens entspricht. Kontaktieren Sie hierzu Ihren firmeninternen IT-Service. Nach der Installation mssen Sie den

    entsprechenden PGP-Schlssel hochladen. Beim nchsten E-Mail-Versand Ihrer Rechnungs-und EVN-Daten wird die E-Mail verschlsselt.

    ACCOUNTZUSAMMENFHRUNG UND TRENNUNG

    Sie mchten Ihre Konten nicht zusammenlegen?Dann knnen Sie mit Telekom Mobilfunk RechnungOnline trotzdem bis zu 20 Accounts ber einen bergeordneten Account administrieren Geben Sie dazu im aktiven administrieren. Geben Sie dazu im aktiven Account einfach die Login-Daten eines anderen Accounts ein. Wenn Sie Ihre Accounts zu einem spteren Zeitpunkt wieder trennen mchten, wenden Sie sich bitte an Ihren Telekom Ansprechpartner.

    5

  • DER START

    DAS ERSTE LOGIN

    Sobald Sie Ihre Zugangsdaten fr Telekom Mobilfunk RechnungOnline erhalten haben,k Si i h t htt // h liknnen Sie sich unter https://rechnungonline-business.t-mobile.de einloggen.Das System fordert Sie dazu auf, das voreingestellte Passwort zu ndern zu Ihrer eigenen Sicherheit. Folgen Sie dazu bitte einfach der Menfhrung.

    EINSTELLUNGEN

    DIE WICHTIGSTEN INDIVIDUELLENEINSTELLUNGEN

    Sie knnen die Einstellungen von Telekom Mobilfunk RechnungOnline individuell an Ihre Ansprche anpassen ber die linke Navigationsleiste und das Pulldown-Men am Seitenende.

    BENACHRICHTIGUNG

    Die Rechnung wird monatlich online fr Sie bereitgestellt.Zur exakten Kosten-Analyse gibt Ihnen das System die Mglichkeit, die Rechnungs- und EVN-Daten in ein Standard Microsoft OfficeProgramme (z. B. Excel) zu ber-tragen. Legen Sie dazu das Datei-

    Um sich kostenlos per E-Mail und/oder SMS ber den Eingang der Rechnungsdaten in Telekom Mobilfunk RechnungOnline informieren zu lassen, gengt ein Mausklick.

    g gFormat fr den Download fest. Es gilt dann auch fr E-Mails.

    Wenn eines Ihrer Kundenkonten mehrere Vertrge beinhaltet, knnen Sie bei Auswahl des CSV-Formats entscheiden, ob Sie alle Vertrge in einer EVN-Datei oder je Vertrag eine einer EVN-Datei oder je Vertrag eine separate EVN-Datei erhalten mchten. In Excel ist das nicht mglich, da die Anzahl der EVN-Daten die Zeichen-begrenzung des Excel-Programms berschreitet.

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  • VERSANDOPTIONEN

    ber E-Mail-Push oder eine Downloadfunktionknnen Sie die Rechnung auf Ihren Computerherunterladen. Danach ist eine elektronischePrfung der Rechnungsdaten mglich.

    Wenn die Rechnungs-/EVN-Daten automatischg /und kostenlos an zwei E-Mail-Adressen gesendetwerden sollen, geben Sie eine zweite Adresse an.

    Beachten Sie fr den EVN-Versand auch die Informationen im Kapitel Installation einer PGP-Verschlsselungssoftware in diesem Dokument.

    VERSAND AKTIVIEREN

    Wenn Sie die zu versendenden Dokumente ausgewhlt und Ihre individuellen Einstellungen angepasst haben, speichern Sie bitte die g p , pnderungen. Der Rechnungsversand wird dadurch aktiviert.

    BENUTZERNAME ODERPASSWORT VERGESSEN

    Haben Sie Ihren Benutzernamen oder Ihr Passwortvergessen, knnen Sie ber die Login-SeiteIhrer Online-Rechnung neue Zugangsdaten anfordern. Oder Sie wenden sich an die Mitarbeiterunseres ServiceCenters fr Geschftskunden unter der im Inland kostenfreien Kurzwahl 28 28.

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  • ARBEITEN MIT TELEKOM MOBILFUNK RECHNUNG ONLINE

    DIE ONLINE-ANSICHT

    Mit Telekom Mobilfunk RechnungOnline haben Sie Ihre monatlichen Mobilfunkkosten immer im Blick. Und die selbsterklrende Benutzeroberflche macht die Administration ganz einfach.

    Die Gesamtbersicht zeigt alle Rechnungen und Gutschriften der letzten 18 Monate. ber Links gelangen Sie zu den brigen Bereichen der Online-Ansicht.

    Die