Das Unternehmermagazin Ihrer Berater und der DATEV OKTOBER4/2014

BETRIEBSPRÜFUNGWarum Sie die neuen Standards für Kasse und elektronische Rechnung rasch umsetzen sollten

KONFLIKTLÖSUNG Wie Mediation einen Streit kostengünstigund schnell beendet

KREDITGESPRÄCHMit der richtigen Vorbereitung gibt es leichter Geld

TRIALOG

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rechnung ausgelagert –

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editorial

Liebe Leserinnen und Leser,

in dieser Ausgabe von TRIALOG geht es um Zukunftsthemen mit Historie, aber ohne Erinnerungs-wert, zumindest für Steuerlaien. Oder wissen Sie noch, worum es bei der Minijob-Reform von 2012 ging und worum bei den Anforde-rungen an die Aufbewahrung digi-taler Unterlagen bei Bargeschäf-ten, konkretisiert anno 2010? Vor allem aber: Wann wird es ernst?

Das ist – neben der Tatsache, dass man sie ungern zahlt – das Kreuz mit den Steuern: Ständig werden Neuerungen von Experten ange-regt, von Politikern beschlossen, von Beamten umgesetzt, und der Steuerzahler verliert den Durch-blick. Gut gemeinte Übergangs-fristen erlauben es, später zu reagieren, verleiten aber dazu, un-liebsame Themen wegzuschieben.

Zum Glück gibt es Steuerberater, die rasch von Gesetzesänderungen oder Neubewertungen der Finanz-behörden erfahren und die Rele-vanz für den Mandanten erkennen; die lange laufende Veränderungen im Auge haben, damit der Firmen-chef keinen Termin verpasst, etwa das Ende der Übergangsfrist bei der Minijob-Reform im Dezember oder das bei der Kassenumstellung im Dezember 2016. Wer den Steu-erberater als Frühwarnsystem in Sachen Steuern und Abgaben ein-setzt, um sich auf seine Kernkom-petenzen zu konzentrieren, hat je-manden, der für ihn den Überblick behält. Das ist clever.

Clever ist es auch, im Internet un-ter www.trialog.tv den Film zum Heft anzusehen und sich unterwww.trialog-unternehmerblog.de über neue Themen zu informieren.

Ihr Redaktionsteam

Fragen, Anregungen, Wünsche – schreiben Sie uns: trialog@datev.de.Wir freuen uns auf Ihr Feedback!

inhaltausgabe 4/2014 oktober

Idee & Unternehmen04 meldungen Das Ende der Übergangsfrist für die Minijob-Reform von 2012

bringt Firmenchefs in Zugzwang. Weiteres Zögern dürfte teure Folgen haben.

06 betriebsprüfung Wer moderne Kassensysteme sowie E-Rechnungen nutzt und rechtssicher archiviert, muss weder Fehlbuchungen noch Fiskus fürchten.

10 kreditgespräch Die Krise hat den Blick der Banker für Risiken geschärft.Unternehmer sollten ihr Geschäftsmodell und ihre Planungsfähigkeit erklären.

12 mediation Man muss nicht bei jedem Streit klagen. Neutrale Mittler helfen, rasch und kostengünstig eine für beide Seiten befriedigende Lösung zu finden.

14 tischmanieren Viele Verträge werden beim Geschäftsessen ausgehandelt. Wer hier die Etikette beherrscht, kann seine Gesprächspartner beeindrucken.

Service & Wissen16 meldungen Mit Neuanwenderausbildung online macht DATEV ein modulares

Angebot für das zeit- und ortsunabhängige Lernen im individuellen Tempo.

18 Qualitätsmanagement Selbst wenn der Firmenchef mit den Abläufen total zufrieden ist, offenbaren objektive Überprüfungen oft Verbesserungspotenzial.

20 buchen elektronischer belege Mit zwei DATEV-Lösungen lassen sich die Bankkontoumsätze automatisch verbuchen und so deutlich besser kontrollieren.

Standards & Rubriken09 notizblock: mobiler web-auftritt Eine gute Präsenz auf Smartphones

und Tablets fördert den Umsatz. Dafür ist Benutzerfreundlichkeit ein Muss.

22 impuls: unternehmensgründung Der Biotech-Dienstleister CeGaT sieht in starken Konkurrenten einen Ansporn bei der Suche nach besseren Lösungen.

23 service & impressum

der steuerberater bringt

ordnung in kassenbelege

und digitale dokumente

03TRIALOG 4/2014

Idee & UnternehmenMeldungen

Viele Firmenchefs haben vergessen, dass die Übergangsregelung für Betroffene mit alten Verträgen am Jahresende ausläuft. Jetzt gilt es, rasch mit dem Steuerberater zu klären, was zum Vorteil von Arbeitgeber und Arbeitnehmer zu tun ist.

Die Minijob-Reform von 2012 könnte zahlreiche Betriebe noch sehr teuer zu stehen kommen

Es musste mal wieder schnell gehen. Am 23. November 2012 billigte der Bundesrat die Minijob-Reform und hob die Arbeits-entgeltgrenze bei geringfügiger Beschäf-tigung zum 1. Januar 2013 auf 450 Euro an. Bis zu diesem Betrag sind Pauschal-beiträge zur Sozialversicherung fällig. Entsprechend stieg die Grenze des Gleit-zonenentgelts in Midijobs auf 850 Euro. Um einen scharfen Anstieg der Belastung zu vermeiden, ist von 450,01 bis 850,00 Euro nicht der volle Sozialversicherungsbei-trag fällig. Er steigt, bis er bei 850 Euro das normale Niveau erreicht.Weil auf die neuen Schwellenwerte nie-mand so schnell reagieren konnte, deckte eine Übergangsregelung für Bestands-fälle verschiedene Aspekte ab. Wer am 31. Dezember 2012 zwischen 400,01 und 450 Euro verdiente und versicherungs-pflichtig in der Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung war, blieb

trotz neuer Grenzen in allen Zweigen der Sozialversicherung. Das gewährte den Betroffenen bis Ende der Übergangsfrist am 31. Dezember 2014 weiter Schutz. Dann verlieren sie die bis dahin garantier-te umfassende Absicherung und könnten sich aus der Rentenversicherung verab-

schieden. Wer Mini- oder Midijobber be- schäftigt, sollte jeden einzelnen Fall mit dem Steuerberater und dem Betroffenen besprechen. Nur so lässt sich ermitteln, was finanziell oder versicherungstech-nisch die beste Lösung für den Mitarbei-ter und für den Betrieb ist – es kann sich unter dem Strich für alle Beteiligten loh-nen, das Entgelt zu erhöhen. Berücksichtigt werden muss außerdem der gesetzliche Mindestlohn. Er begrenzt ab 1. Januar für viele Betriebe de facto die Zahl der Stunden, die ein Mini- oder Midijobber arbeiten darf. Wer sich noch nicht mit diesem Thema beschäftigt hat, sollte sich beeilen, um Erklärungen ge-genüber den Sozialversicherungsträgern oder auch Lohnanpassungen erledigen zu können. Das Ende der Übergangsfrist ist definitiv, mit Kulanz der Behörden nicht zu rechnen. Untätigkeit könnte deshalb sehr teuer werden.

04 TRIAlOg 4/2014

Quelle: Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See

ARbeITszeITen belegenEin öffentlich kaum diskutierter Aspekt des Mindestlohns wird den Betrieben viel Mehrarbeit bescheren: Ab 1. Janu-ar 2015 müssen Firmenchefs für jeden Betroffenen den Beginn, das Ende so-wie die Dauer der täglichen Arbeitszeit gesondert dokumentieren und diese Unterlagen aufbewahren, um bei Be-triebsprüfungen die Einhaltung des Mindestlohns belegen zu können. Über Details informiert der Steuerberater.

05TRIALOG 4/2014

Idee & UnternehmenMELDUNGEN

Für alle, die gerne bewegte Bilder sehen,

gibt es den Film zum Heft unter www.trialog.tv.

Urlaubstage gibt es immerSie stehen Mitarbeitern trotz einer unbezahlten Auszeit weiterhin zu.

Beginnt die Urlaubsplanung für das nächste Jahr, erhalten viele Unterneh-mer auch Bitten um unbezahlten Son-derurlaub. Die Gründe dafür sind unterschiedlich – manche Mitarbeiter wollen eine längere Reise antreten, andere kranke Angehörige pfl egen. Natürlich entscheiden Firmenchefs nach den Erfordernissen des Betriebs. Seit einem neuen Urteil des Bundes-arbeitsgerichts (BAG) müssen sie jedoch einen weiteren Punkt berück-sichtigen: Der reguläre Urlaubsan-spruch verkürzt sich nicht, wenn das Arbeitsverhältnis ruht. Im vorliegen-den Fall hatte eine Mitarbeiterin neun Monate unbezahlten Sonderurlaub und zum 30. September gekündigt. Der Arbeitgeber wollte 15 anteilige Urlaubstage für das laufende Jahr nicht auszahlen. Laut BAG steht ein vereinbarter Sonderurlaub dem ge-setzlichen Urlaubsanspruch nicht ent-gegen, der Anspruch muss bis auf be-stimmte Ausnahmen abgegolten wer-den. Im Zweifelsfall sollten Unterneh-mer mit ihrem Anwalt reden, bevor sie eine Vereinbarung unterzeichnen.

Jeder braucht eine Web-SeiteAber noch haben viele kleine Betriebe hiergroßen Nachholbedarf.

84 Prozent der deutschen Unterneh-men mit mehr als zehn Beschäftigten nutzen einen eigenen Online-Auftritt, um sich vorzustellen, mit potenziellen Kunden in Kontakt zu treten oder Pro-dukte zu verkaufen. Die Bundesrepu-blik liegt damit im europäischen Ver-gleich hinter Finnland, Dänemark, Schweden und Österreich auf Rang fünf. Fast alle Großen sind im Internet präsent, aber selbst bei Kleinbetrie-ben mit unter zehn Beschäftigten wächst die Zahl derer, die sich eine Web-Seite leisten – hier stieg ihr An-teil seit 2012 von 45 auf 55 Prozent. Bei einer Branchenbetrachtung erge-ben sich Unterschiede: Während 97 Prozent der Hotels und Pensionen eine eigene Homepage betreiben, sind es im Handel nur 90 Prozent. Hier drohen daher viele Betriebe den Anschluss zu verlieren: Die einfache Web-Seite gilt inzwischen als Pfl icht, viele Anbieter setzten bereits zusätz-lich auf mobil optimierte Seiten oder Apps. Was bei so einem Auftritt zu be-achten ist, lesen Sie auch auf Seite 9.

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Unter nehmen sollten die sozialen Medien nicht länger ignorieren.

Die meisten jungen Menschen kom-munizieren intensiv via Social Media. Sie sind dort gezielt mit Imagebot-schaften oder konkreten Angeboten zu erreichen. Tatsächlich nutzen aber nur 15 Prozent der deutschen Firmen soziale Netzwerke zur externen Kom-munikation, so eine Studie von TNS Infratest. Betriebe mit unter 25 Millio-nen Euro Umsatz machen hier kaum auf sich aufmerksam, bei den größe-ren Unternehmen ist es immerhin je-des vierte. Wer in den sozialen Medi-en aktiv ist, konzentriert sich auf den Marktführer: 80 Prozent dieser Unter-nehmen haben eine Präsenz bei Face-book. Mit weitem Abstand folgt Xing, dort leisten sich 36 Prozent der netz-aktiven kleineren Betriebe einen eige-nen Auftritt und immerhin 53 Pro-zent der größeren. Twitter, Google+, YouTube und LinkedIn spielen kaum eine Rolle. Diese Zurückhaltung könnte nicht nur beim Verkauf, son-dern auch im Wettbewerb um Fach-kräfte zu einem Nachteil werden.

Personalsuche wird virtueller

www.

Moderne Kassen sowie ein

neuer Standard für elektro-

nische Rechnungen erleich-

tern die Buchführung und

geben mehr Sicherheit bei

der Betriebsprüfung

Idee & UnternehmenTopThema

06 TRIaLoG 4/2014

07TRIALOG 4/2014

Text: Eva-Maria Neuthinger

dingt oder durch Bauarbeiten zu Umsatz-einbrüchen gekommen ist. Ohne solche Begründungen vermuten Finanzbeamte gern, dass die Kassenbuchführung nicht ordnungsgemäß sein könnte. „Dann ist es gut, wenn der Unternehmer eine Erklä-rung liefern kann“, so Friederici.

FISKUS SETZT PRÜFSOFTWARE EINFeststellen kann das Finanzamt Umsatz-schwankungen oder Unregelmäßigkeiten in der Buchführung durch spezielle Soft-ware in wenigen Minuten. Die Prüfer dür-fen elektronisch gespeicherte Daten im betrieblichen EDV-System unmittelbar einsehen – soweit sie steuerlich relevant sind. Geschäftliche Mails anderer Art sind tabu. Zur Analyse nutzen die Finanzbeam-ten den sogenannten Chi-Quadrat-Test und die Software IDEA. Mit dem Chi-Qua-drat-Test prüfen sie, ob bestimmte Erwar-tungen tatsächlich eintreffen. Bei einer nicht manipulierten Buchführung müsste nämlich jede Ziffer vor dem Komma unge-fähr gleich häufi g erscheinen. „IDEA deckt unter anderem einfach Lücken in den Da-tenbeständen oder Doppelungen bei der Vergabe von Rechnungsnummern auf“, erklärt Friederici. Die Software fi ltert bei-spielsweise heraus, wie hoch der Umsatz

Das Thema Betriebsprüfung lässt Tho-mas Gauß kalt. Bis ins Detail nahmen die Finanzbeamten vergangenes Jahr seine Buchhaltung auseinander. „Mit einem fast fehlerfreien Ergebnis“, freut sich der Un-ternehmer, der in Heilbronn zwei Sportge-schäfte führt. Sogar bei der Kassenbuch-führung, die dem Fiskus in Handel und Gastronomie oft Anlass zu Beanstandun-gen gibt, fanden sich keine Auffälligkeiten. „Wir nutzen ein modernes elektronisches System“, so Gauß. Der Firmenchef koope-riert mit der Verbundgruppe Intersport und kann sich zudem auf das Know-how seines Steuerberaters verlassen.

Gauß hat eine Kasse, die – neben dem vorgeschriebenen Z-Bon – täglich auto-matisch ein Verkaufsjournal erstellt, das Bons und Bargeldbestand dokumentiert. Er muss abends nur noch nachzählen, ob der Endbetrag auch in der Schublade liegt: „Das Finanzamt meint, dass wir die Grund-sätze ordnungsgemäßer Kassenbuchfüh-rung strikt einhalten.“ Bei der Prüfung ging es aber auch um andere Belege – mit spezieller Software analysierte der Fiskus die Zahlen, die Gauß in elektronischer Form speichert: „Wir haben dafür nach Absprache mit unserem Steuerberater alle relevanten Datenbestände übergeben.“

VERALTETE KASSEN SIND EIN RISIKOSo modern läuft die Buchführung nicht überall. Vielerorts stehen noch alte Kas-sen. Dabei verfügt ein Schreiben des Bun-desfi nanzministeriums, alle Einzeldaten inklusive der elektronisch mit einer Kasse erzeugten Rechnungen unveränderbar und vollständig aufzubewahren, statt nur Rechnungsendsummen zu archivieren oder Unterlagen ausgedruckt aufzube-wahren. Sie müssen digital über zehn Jah-re verfügbar sein, sodass der Fiskus sie elektronisch auswerten kann. Bis Ende

2016 gilt eine Übergangsfrist für die An-schaffung neuer Kassensysteme, dann müssen veraltete Anlagen aufgerüstet oder ausgetauscht sein. Die entsprechen-de Investition sollte gut überlegt sein. Nicht jede technische Lösung eignet sich für jeden Betrieb. Außerdem ist das The-ma Datenspeicherung zu beachten, denn manche Systeme nutzen die Cloud. Dabei gilt für den Standort der Server: Steuerlich relevante Informationen sind generell in Deutschland aufzubewahren. In EU- oder EWR-Staaten ist das nur unter Aufl agen möglich, wenn die deutsche Finanzbehör-de jederzeit darauf zugreifen kann. Auf solche Details achtet der Steuerberater.

Um mögliche Fragen der Betriebsprü-fer klären zu können, braucht es aber oft mehr als Technik. Helmut Friederici, Vor-standsmitglied der Steuerberaterkammer Düsseldorf und des Steuerberaterver-bands, rät vor allem Einzelhändlern so-wie Gastro nomen: „Unternehmer sollten schriftlich vermerken, falls und warum sie an bestimmten Tagen antizyklische Um-satzschwankungen verzeichnen.“ Wer bei-spielsweise Rabatte zum Saisonende aus-lobt, um den Umsatz anzukurbeln, sollte entsprechende Anzeigen archivieren. Man kann auch vermerken, dass es wetterbe-

Mit Hightech gegen die AngstBETRIEBSPRÜFUNG

Elektronische Daten ermöglichen es dem Fiskus, die Finanzbuchhaltung detailliert unter die Lupe zu nehmen. Wer moderne Kassensysteme sowie E-Rechnungen nutzt und zudem rechtssicher archiviert, muss weder Fehlbuchungen noch Fragen fürchten.

„Wir nutzen ein modernes elektronisches Kassensystem.“modernes elektronisches Kassensystem.“

Thomas Gauß, Inhaber zweier

Sportgeschäfte in Heilbronn

Idee & UnternehmenTOPTHEMA

08 TRIALOG 4/2014

User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Beteiligt an der Entwicklung sind Verbände, Bundesminis-terien sowie Unternehmen. Via ZUGFeRD kann die elektronische Rechnung als PDF-Datei mit integrierter XML-Datei übermit-telt und empfangen werden. Das Format ermöglicht die automatische Weiterver-arbeitung beim Empfänger.

Den deutschen Standard können kleine und mittlere Unternehmen schon jetzt ver-wenden, um Prozesse der Finanzbuchfüh-rung, des Electronic Bankings und der Ar-chivierung von Rechnungen im Unterneh-men noch effizienter zu gestalten. Für Verbandschef Stefan Groß kommt das For-mat, über das auch DATEV-Anwendungen ab Herbst 2014 Daten auslesen können, zum richtigen Zeitpunkt: „Damit lässt sich genau das erreichen, was die EU-Richt-linie intendiert – eine weitere Automatisie-rung des Rechnungsversands und der Rechnungsverarbeitung.“

mit einzelnen Kunden ist oder wie viele Rechnungen gestellt wurden. Ermitteln kann der Betriebsprüfer mithilfe von Zeit-reihenanalysen auch, inwieweit ein Abbau des Lagerbestands mit den Ausgangsrech-nungen übereinstimmt.

VORTEILE DER E-RECHNUNG NUTZENUm Nachfragen der Betriebsprüfer exakt beantworten zu können, sollten Unterneh-mer akribisch darauf achten, alle rechtli-chen Vorgaben einzuhalten – nicht nur bei der Kasse, sondern auch im Umgang mit elektronischen Rechnungen. Viele Unter-nehmen verschicken mittlerweile Rech-nungen per E-Mail. „E-Rechnungen müs-sen seit etwa drei Jahren keine elektroni-sche Signatur mehr enthalten“, so Stefan Groß, Vorsitzender des Verbands elektro-nische Rechnungen (VeR). Dafür gelten viele andere Anforderungen. Unter ande-rem sind die Dateien zehn Jahre elektro-nisch aufzubewahren, sonst droht Ärger mit dem Fiskus. Kaspar Althaus, Vorstand des Catering-Unternehmens aveato in Ber-lin, nutzt aus diesem Grund die Software DATEV Unternehmen Online. „So sind wir auf der sicheren Seite, denn unsere Daten werden im Rechenzentrum der Genossen-schaft archiviert.“ Er verschickt seine Rechnungen über einen Dienstleister, der alle Daten für die Verbuchung im DATEV-Programm aufbereitet. „Wir fakturieren also komplett elektronisch und erzielen damit Kostenvorteile“, freut sich Althaus.

Damit zählt der Caterer zu den Pionie-ren in Deutschland. Noch erreicht nur jede fünfte Rechnung elektronisch den Emp-fänger, schätzt der Verband elektronische Rechnung – obwohl damit nach einer in-ternationalen Studie des Institute of Finan-cial Operations 40 Prozent der Anwender ähnliche Kostenvorteile erzielen wie Alt-

haus (siehe Tabelle). In 39 Prozent der Be-triebe werden elektronische Rechnungen als PDF-Datei verschickt. 18 Prozent nut-zen XML-E-Invoices über einen Dienstleis-ter. Problematisch ist dabei, dass zahlrei-che Unternehmen diese Rechnungen nicht vollelektronisch verarbeiten können. Das führt zu Effi zienzverlusten. Die EU-Kom-mission plant daher eine einheitliche euro-päische Vorgabe für die vollautomatische Verarbeitung von elektronischen Rech-nungen. Nutzen beide Seiten den Stan-dard, lassen sich die Daten automatisch in die IT integrieren und prüfen. Die Rech-nung wird nach dem Gegencheck zur Überweisung freigegeben.

„ZUGFERD“ IST DER NEUE STANDARDIn Deutschland etabliert sich im Rahmen dieses von der EU geplanten sogenannten E-Invoicing-Standards momentan ein n a-tio nales Dateiformat mit der Bezeichnung ZUGFeRD. Das Kürzel steht für „Zentraler

UMFASSENDER ZUGRIFFSo nutzen Prüfer des Finanzamts die Datenbestände eines Unternehmens

Lesezugriff: Der Prüfer darf elektronisch gespeicherte Daten im betrieblichen IT-System direkt einsehen, hat aber nur einen Lesezugriff. Parallel kann er eine Datenträgerüberlassung fordern. Dann muss der Unternehmer die Daten auf sein Notebook kopieren. Eine dort installierte Ana-lysesoftware kann mithilfe statistischer Methoden mögliche Unregelmäßigkeiten aufdecken.

Prüfsoftware: Der Fiskus nutzt das Programm IDEA, mit dem die Daten der Buchhaltung im-portiert und nach Bedarf analysiert werden können. Das lässt unter anderem Plausibilitätsprü-fungen und Zeitreihenvergleiche zu, etwa die Gegenüberstellung von Wareneinsatz und Um-satz oder Analysen der Kennzahlen. DATEV ACL comfort ermöglicht dem steuerlichen Berater bereits im laufenden Jahr – auch zeitgesteuert – Prüfungsschritte, um Auffälligkeiten zeitnah zu entdecken und gegebenenfalls zu korrigieren. Das erlaubt eine entsprechende Qualitäts-sicherung und kann böse Überraschungen in der Betriebsprüfung verhindern.

Datenschutz: Die Beamten nehmen Daten oft auf CD oder DVD gespeichert mit ins Finanzamt. Nach der Prüfung sind diese Informationen zu löschen, sie dürfen nur zu Kontrollzwecken in anonymisierter Form aufbewahrt werden.

Idee & UnternehmenTOPTHEMA

ELEKTRONISCHE RECHNUNG Welche Vorteile die Unternehmer vom E-Invoicing erwarten

Schnellere Rechnungsstellung 44 %

Geringere Kosten 40 %

Mehr Qualität 30 %

Weniger Fehler 28 %

Bessere Geschäftsbeziehungen 19 %

Früherer Zahlungseingang 9 %

Quelle: Global E-Invoicing Study 2012, Mehrfachnennung möglich

„Wir erwarten eine weitere Automatisierung des Rechnungsversands.“

Stefan Groß, Vorsitzender des Verbands

elektronische Rechnungen (VeR)

1.534269

2.365324

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App oder Internet-SeiteMOBILER WEB-AUFTRITT

Text: Pia Weber

Soziale Netzwerke: Eine Präsenz bei Face-book, Google+ oder anderen Social Media macht Sie mobil erreichbar. Da die Plattformen oft un-terwegs genutzt werden, sind sie eine interessan-te Alternative für jene, die eine einfache Internet-Seite haben und wenig investieren wollen. Eigener Auftritt: Wollen Sie mehr tun, müs-sen Sie klären, ob eine Web-Seite reicht, die für den Aufruf via Smartphone optimiert ist, oder ob sich der Aufwand für eine App lohnt. Diese Mini-programme mit serviceorientierten Zusatzfunk-tionen können den Verkauf gut unterstützen. Spezielle Anforderungen: Bei mobil opti-mierten Web-Seiten muss das System erkennen, ob stationär oder von unterwegs zugegriffen wird, und die Darstellung der Bildschirmgröße anpassen. Auf diese Hardware abgestimmt, muss eine Touch-Navigation oder Klicken/Scrollen an-geboten werden. Die Seite sollte gut aktualisier-bar sein. Das gilt auch für die App, bei der zudem die Unterstützung der führenden Betriebssyste-me Android und iOS Pfl icht ist. Kunden laden sie über Google Play oder den AppStore. Das kostet den Anbieter ebenso Geld wie das Programmie-ren. Dafür kann die App offl ine funktionieren. Konkreter Nutzen: Wer unterwegs surft, hat oft ein klares Ziel. Überlegen Sie genau, welchen Nutzen Sie bieten wollen. Ein Restaurant etwa kann via App über Tagesmenüs informieren und Reservierungen entgegennehmen, ein Fahrrad-hersteller auf der mobil optimierten Web-Seite die Anleitung zum Reifenwechsel bereitstellen.

Klare Kategorien: Übersichtlichkeit erhöht die Benutzerfreundlichkeit. Zunächst sollten Sie daher überlegen, wie Sie Dienstleistungen und Produkte in wenige, sinnvolle Kategorien unter-teilen. Der Nutzer sollte jede Information mit höchstens vier Klicks fi nden. Das klappt bei sechs Hauptgruppen mit maximal vier Untergruppen. Gute Navigation: Eine sogenannte Brotkru-men-Navigation zeigt dem Kunden jederzeit, wo er auf der Web-Seite oder in der Anwendung ist und wie er schnell zu den Hauptgruppen zurück-kommt. Außerdem sollte – vom Nutzer aus gese-hen – oben rechts auf der Seite ein Suchbutton integriert werden. Oben links sollte er über das Firmenlogo sofort auf die Startseite gelangen. Zusätzlicher Service: Nutzen Sie für den di-rekten Kontakt zum Kunden einen sogenannten Call-to-Action-Button. Mit einem einzigen Befehl kann der Kunde so den Kundendienst anwählen, einen Service buchen oder an einer Aktion teil-nehmen. Haben Sie ein Ladengeschäft, sollte ein Druck auf einen Navigation-Button den Weg zu Ihnen zeigen. Hierfür müssen Sie vorab den User fragen, ob dessen Standort ermittelt werden darf. Einfache Formulare: Fordern Sie nicht sofort dazu auf, sich einzuloggen. Wer unterwegs Web-Seiten besucht, will oft nur Informationen. For-mulare sollten einfach gestaltet sein und nur not-wendige Daten abfragen. Für jede Eingabe muss die passende Tastatur erscheinen: Buchstaben, Zahlen oder ein Kalender. Die Option zum Zahlen via Kreditkarte oder PayPal schafft Vertrauen.

Mobiles Surfen wird immer beliebter

Quelle: Accenture

Über zwei Drittel der Deutschen nutzen das Internet inzwischen auch unterwegs

Standards &RubrikenNOTIZBLOCK

Eine gute Präsenz auf den Minidisplays von Smartphones und Tablets kann helfen, den Umsatz zu steigern. Damit die Benut-zerfreundlichkeit stimmt, sind aber einige Punkte zu beachten.

09TRIALOG 4/2014

2008 2009 2010 2011 2012 2013

13 % 18 % 17 %

28 %

50 %

70 %

0 %10 %20 %30 %40 %50 %60 %70 %80 %90 %

100 %

Text: Sigrun an der Heiden

Jeden Zug gut durchdenkenkreditgespräch

Die Finanzkrise hat den Blick für Risiken geschärft. Banker hinterfragen nun auch verstärkt das Geschäftsmodell und die Planungsfähigkeit von Unternehmen mit Kapitalbedarf. Wer sich darauf gut vorbereitet, kann mit Daten und Fakten parieren.

Wer auf jeden Zug des Bankers

gut vorbereitet reagiert,

erhält leichter frisches geld

Idee & UnternehmenFinanzierung

10

So ein Termin erfreut den Firmenkun-denberater. Zum Kreditgespräch in der Bank erschien Christian Schwarz gut vor-bereitet und lieferte das, was Finanziers sehen wollen: einen nachvollziehbaren Businessplan, eine durchdachte Strategie und belastbare Planzahlen, die überzeu-

gend den Erfolg des neuen Wachstums-kurses darlegen. Außerdem dokumentier-te Schwarz, wie er mit eigenem Kapital ins unternehmerische Risiko gegangen war – und demonstrierte so eindrucksvoll, dass er an seine Geschäftsidee glaubt. Er hatte den insolventen Bademodenhersteller

Palm Beach aus Bad Abbach bei Regens-burg übernommen, der trotz voller Auf-tragsbücher in Liquiditätsschwierigkeiten geraten war. Jetzt kümmert sich Schwarz als Geschäftsführer der PB Bade- und Frei-zeitmode GmbH um Finanzen, Controlling sowie IT und schaffte es, die Hausbanken

Idee & UnternehmenFINANZIERUNG

11TRIALOG 4/2014

wieder ins Boot zu holen: „Wir haben soli-de Planbilanzen vorgelegt, die zusammen mit einem Steuerberater- und Wirtschafts-prüferbüro ausgearbeitet wurden.“

Seine Zahlen überzeugten. Schwarz präsentierte den Banken einen festen Kun-denstamm sowie einen hohen Auftragsbe-stand. Mit der Wachstumsfi nanzierung im einstelligen Millionenbereich will das Tra-ditionsunternehmen seine Marktstellung ausbauen. Durch die Übernahme eines neuen Geschäftsbereichs wird sich der Jahresumsatz des 80-Mann-Betriebs von 3,5 Millionen Euro bis 2015 verdoppeln. „Sandalen und Badeschuhe ergänzen das Sortiment perfekt“, argumentiert Schwarz. Um die Banken dauerhaft im Boot zu hal-ten, steht er regelmäßig mit ihnen in Kon-takt: „Wir liefern zeitnah Geschäftszahlen und berichten über aktuelle Entwicklun-gen im Unternehmen oder Veränderungen im Markt.“ Zudem baut er die Systeme in Buchhaltung und Rechnungswesen weiter aus, um leichter quartalsweise ein aktuel-les Reporting für den 80-Mann-Betrieb erstellen zu können: „Das ist auch für uns wichtig, um zu wissen, wo wir stehen.“

GLAUBWÜRDIGE PLANUNG LIEFERNWie Schwarz haben jetzt viele Mittelständ-ler die Chance, sich zu günstigen Kondi-tionen zu fi nanzieren. „Nach der Krise be-sinnen die Banken sich wieder auf das Kreditgeschäft und buhlen um gute Kun-den“, so Professor Jürgen Singer, Inhaber des Lehrstuhls Bankwesen an der Univer-sität Leipzig. Um frisches Geld zu bekom-men, müssen Firmenchefs aber hohe An-forderungen an Reporting und Planung er-füllen. Kreditinstitute erwarten nämlich nicht nur gute Bilanzkennzahlen bei Um-

satzrentabilität, Liquiditätsgrad, Eigenka-pitalquote oder Cashfl ow, die maschinell ausgewertet und dann in einem Branchen-vergleich gewichtet werden. Sie hinterfra-gen verstärkt die Planungsfähigkeit eines Unternehmens. Sie klopfen ab, ob das an-gestrebte Umsatzplus realistisch ist, und verlangen auch unterjährig aktuelle Ge-schäftszahlen, um Prognosen überprüfen zu können. Betriebswirtschaftliche Aus-wertungen (BWA) sollten daher immer auf dem neuesten Stand sein.

Außerdem werden die Zukunftsaus-sichten einer Firma wichtiger. Wer Fragen zu Geschäftsmodell, Strategie, Produkten und Märkten überzeugend beantwortet, hat bei der Kreditanfrage bessere Karten. „Die Banken spielen Szenarien durch, um zu wissen, bis zu welchem Umsatzrück-gang sich das Geschäftsmodell trägt“, nennt Josef Fischer, Professor für Be-triebswirtschaft mit Schwerpunkt Finan-zen an der Technischen Hochschule Nürn-berg, ein Beispiel für das neue Denken.

RISIKOMANAGEMENT VERBESSERNFirmenchef Schwarz kann diesen Paradig-menwechsel bestätigen. Als Vorsitzender des Regionalkreises Rheinhessen des Ver-bands Die Familienunternehmer spricht er mit vielen Mittelständlern über Finanzie-rung. „Die Banken befragen Firmenchefs immer öfter zu ihrem Risikomanagement“, hat er festgestellt. „Und die Fragen gehen tiefer ins Detail.“ Die Erfahrungen der Fi-nanzkrise haben also den Blick der Geld-geber auf mögliche Risiken geschärft.

Für Unternehmer muss das kein Nach-teil sein, im Gegenteil. „Firmenchefs soll-ten Banker mit ihren eigenen Waffen schlagen, indem sie ihre Geschäftszahlen beherrschen“, rät Professor Singer. Für jeden, der keinen versierten Finanzfach-mann im Haus hat, übernimmt der Steuer-berater diese Aufgabe und hilft beim Zu-

sammenstellen der Unterlagen für die Bank. „Berater wissen genau, worauf die Kreditgeber achten, und spielen das Bank-gespräch mit dem Firmenchef durch“, er-klärt Finanzprofessor Fischer. Wer seine Geschäftszahlen der Vergangenheit, Ge-genwart und Zukunft in so einem Test genau erklären und kritische Nachfragen parieren muss, merkt schnell, an welchen Positionen es hakt – und kann deshalb be-reits während der Vorbereitung nachbes-sern, statt bei den echten Verhandlungen ins Schwimmen zu geraten.

AUF VERÄNDERUNGEN REAGIERENBesonders ihre Liquidität sollten Unter-nehmer im Auge behalten und sofort han-deln, falls Istwerte von der Cashfl ow-Pla-nung abweichen. Wer erst dann mit der Bank spricht, wenn das Geld knapp wird, hat einen schweren Stand. „Regelmäßige Kommunikation und Dokumentation för-dern die Kreditentscheidung erheblich“, weiß Fischer. Auch Transparenz zahlt sich aus. Wer von sich aus über Risiken spricht und darlegt, wie er sie beseitigen oder zu-mindest minimieren will, schafft Vertrau-en. Zudem empfi ehlt Fischer jedem Unter-nehmer, sich immer an mit einem Banker getroffene Absprachen zu halten und ge-forderte Unterlagen pünktlich einzurei-chen. „An den Konditionen kann man zwar nicht mehr viel drehen. Die Kreditent-scheidung fällt dann aber schneller.“

„Wir haben der Bank solide Planbilanzen vorgelegt.“

Christian Schwarz, Inhaber

des Bademodenherstellers Palm Beach

nicht nur gute Bilanzkennzahlen bei Um-

„Banken besinnen sich wieder auf das Kreditgeschäft.“

Jürgen Singer, Professor für

Bankwesen in Leipzig

CHECKLISTEAuf diese Punkte legen Banker großen Wert

Zahlen:• Kennzahlen zur Vermögens- und Ertrags-

sowie zur Finanzlage• Cashfl ow-Analyse• Bilanzpolitik• Kontodatenanalyse• Planungsrechnungen für das laufende und

Folgejahre, etwa Planbilanz und -GuV, Um-satz-, Kosten-, Erlös- und Cashfl ow-Planung

Führung:• Management, Nachfolgeregelung und Not-

fallvorsorge• Unternehmensplanung, Controlling und

Risikomanagement• Informationsverhalten gegenüber der Bank

Positionierung:• Zukunftsfähigkeit des Geschäftsmodells• Marktstellung und Preisgestaltung• Branchenvergleich

Text: Angelika Knop

Für ihre neue Diagnosemethode benö-tigte die süddeutsche Uniklinik ein spe-zielles Gerät. Der Auftrag zur Herstellung ging im Rahmen einer Lizenzvereinbarung an einen kleinen Mittelständler. Die tech-nische Zusammenarbeit lief gut, doch at-

mosphärisch gab es Störungen. Wurde das Produkt auf Messen und Kongressen präsentiert, fühlten sich die Forscher nicht ausreichend genannt und gewürdigt. Also entschied die Rechtsabteilung der Klinik, die unbefriedigende Geschäftsbeziehung nach dem Auslaufen der Lizenz nicht fort-zusetzen. Das wäre jedoch für beide Seiten von Nachteil gewesen: Für den Hersteller stand die wirtschaftliche Existenz auf dem Spiel, die Uniklinik hätte viel Zeit und Geld in die Suche nach einem neuen Partner in-vestieren müssen.

KONFLIKT EINVERNEHMLICH LÖSENIn dieser schwierigen Situation wandte die Leiterin der Forschergruppe sich an die Mediatorin Beate Rau. „Ich sollte alle Be-teiligten an einen Tisch bringen und ihnen helfen, den Konfl ikt einvernehmlich zu lö-sen – ohne Druck von außen und ohne Ge-richtsverfahren“, erzählt die Inhaberin des Büros für Konzeption und Kommunikation in Tübingen. Einer Mediation müssen alle Parteien zustimmen, sie ist ergebnisoffen, vertraulich und klar strukturiert: Als ihr

Alle Interessen austarierenMEDIATION

Viele Streitigkeiten mit Geschäftspartnern oder Mitarbeitern landen vor Gericht. Das ist teuer, zeitaufwändig und nervenaufreibend. Oft könnten die Konfl iktparteien auch gemeinsam mit einem neutralen Mittler eine zufriedenstellende Lösung fi nden.

Idee & UnternehmenMANAGEMENT

12 TRIALOG 4/2014

Auftrag geklärt war, ließ sich Beate Rau die Streitpunkte und Anliegen beider Sei-ten darlegen. Danach erkundete sie die In-teressen und Hintergründe: „Alle verstan-den schnell, dass das Kernproblem die Kränkung war und die Sache eskalierte, weil man nicht miteinander geredet hat-te.“ Nach dieser Erkenntnis diskutierten die Konfliktpartner mögliche Lösungen und einigten sich schließlich auf eine schriftliche Vereinbarung. Die fixierte nicht nur, wer welchen Anteil an der öf-fentlichen Darstellung hat, sondern auch, wie man sich künftig regelmäßig per Mail, am Telefon oder bei Treffen verständigt. Nach drei mehrstündigen Gesprächsrun-den innerhalb von sechs Wochen wurde die Lizenz verlängert. „Das war intensiv, aber gemessen an dem, was auf dem Spiel stand, sehr effi zient“, meint Beate Rau.

Wer mit einer Mediation startet, sobald erste Probleme erkennbar sind, spart viel Ärger, Zeit und Geld. Schon bevor Konfl ik-te offen ausbrechen, kosten sie Kraft, Mit-arbeiter und Aufträge. Der Wirtschaftsver-band „Unternehmerschaft Düsseldorf und

„25 Jahre lang habe ich mit harten Bandagen gekämpft.“

Ralf Glowatzki, Geschäftsführer der

Union Bau- und Verkehrstechnik GmbH

Mediation funktioniert wie

eine Wasserwaage: Sie bringt

die Vorstellungen aller Betei-

ligten ins Gleichgewicht

MEDIATIONDas müssen Sie wissen

Qualifi zierte Mediatoren fi ndet man in den Verzeichnissen der Fachverbände BAFM, BM, BMWA, DGM oder DACH. Häufi g besitzen sie Spezialkenntnisse in Branchen oder Rechtsge-bieten. Auch viele Anwälte oder Steuerbera-ter haben eine Zusatzausbildung zum Media-tor absolviert und können entsprechend für ihre Mandanten tätig werden. Die Stunden-sätze für Wirtschaftsmediation liegen zwi-schen 150 und 400 Euro. Wer Bedenken hat, dass er sich durch die Mediation schlechter-stellt als vor Gericht, kann sich zusätzlich von einem Anwalt juristisch beraten und vor Abschluss eine Vereinbarung prüfen lassen. Wichtig: Ein Berater darf nicht in der gleichen Sache als Mediator tätig werden.

13TRIALOG 4/2014

Idee & UnternehmenMANAGEMENT

„Eine Mediation wird im Bau oft als Zeichen von Schwäche gesehen.“

Stella Hoepner-Fillies,

Baumediatorin in Falkensee

Umgebung“ hat Beispielfälle berechnet. Er kam etwa auf jährlich 66.000 Euro, die es einen Viermannbetrieb kostet, wenn der Chef sich nicht ans Ordnungs- und Ablagesystem hält. Das verursacht Zusatz-arbeit, nimmt Zeit zur Auftragsakquise und demotiviert durch ständigen Frust.

Landet ein Streit vor Gericht, hängen die Verfahrenskosten vom Streitwert ab. Bei 10.000 Euro muss man mit 2.000 bis 4.000 Euro rechnen, bei 100.000 Euro mit dem Dreifachen – in erster Instanz und ohne Gutachten oder Spesen. Wird ein Mediator eingeschaltet, lassen sich Pro ble-me mit wenigen Treffen für einen Tages-satz zwischen 1.250 und 2.250 Euro lösen.

GEMEINSAM ALTERNATIVEN FINDEN„Mediation dauert nicht annähernd so lan-ge wie ein Prozess, ist viel günstiger und im Ergebnis oft für beide Parteien besser“, sagt Stella Hoepner-Fillies, Baumediatorin im brandenburgischen Falkensee. Trotz-dem landet jedes dritte bis fünfte Bauver-fahren vor Gericht und endet mit einem für beide Seiten unbefriedigenden Vergleich.

„Eine Mediation vorzuschlagen, wird im Bau oft als Zeichen von Schwäche gese-hen“, so die Diplom-Ingenieurin. „Aber das ist ein Irrtum. Der Klügere gibt nicht nach, er verhandelt selbst.“ Mediatoren fällen keinen Schiedsspruch, sie führen durchs Verfahren und sind jeder Partei gleicher-maßen verpfl ichtet. „Wenn wir die Interes-sen ermitteln, steht oft am Flipchart rechts und links dasselbe. Und plötzlich versteht man, dass auch der andere den Ruf wah-ren und sein Geld bekommen möchte.“

WIEDER MIT MEHR SPASS ARBEITENSo erarbeiten die Parteien selbst Vorschlä-gen und Lösungen – und die können dabei ziemlich kreativ werden. Statt Geld gibt oder nimmt man dann etwa Aufträge, Land oder Bauholz, eventuell auch im Tausch. Man treibt den Partner nicht in die Insol-venz, sondern setzt die Geschäftsbezie-hung fort. „Oft lachen sie bei der Media-tion zum ersten Mal wieder miteinander“, freut sich Stella Hoepner-Fillies.

Mehr Freude an der Arbeit hat jetzt auch Ralf Glowatzki, Gesellschafter und Geschäftsführer der Union Bau- und Ver-kehrstechnik GmbH in Gelsenkirchen. Seit 30 Jahren ist er im Bau tätig. „25 Jahre da-von habe ich mit harten Bandagen ge-kämpft, aber es hat mich nicht zufriedener gemacht“ sagt er. Also absolvierte er eine Ausbildung zum Mediator und wendet die Prinzipien in der eigenen Firma an: zuhö-ren und gemeinsam Lösungen fi nden. Sei-ne acht Mitarbeiter scheinen das zu schät-zen. Krankenstand und Unfallrate sind niedrig, der Bauleiter eines Auftraggebers hat ihm mal gesagt: „Ich fahre gerne auf Ihre Baustellen, weil die Mitarbeiter offen

und freundlich sind.“ Bauherren schickt Ralf Glowatzki nicht, wie branchenüblich, Nachtragsforderungen mit der Drohung, dass die Arbeiten erst nach Auftragsertei-lung weitergehen. Sondern er stellt die of-fene Frage: Was sollen wir tun, damit wir Ihr Bauziel erreichen? So ist er mindestens ebenso erfolgreich wie früher – aber er und seine Kunden fühlen sich besser.

Mit Mediation lassen sich viele Strei-tigkeiten lösen, innerhalb eines Betriebs und auch zwischen Unternehmen und ih-ren Auftraggebern. Über diese Alternative sollte man jedoch möglichst früh nachden-ken. „Leider kommt die Mediation oft erst sehr spät ins Spiel“, beobachtet Beate Rau, die häufi g auch bei Teamkonfl ikten geru-fen wird, immer wieder. „Und je mehr Schaden bis dahin entstanden ist, desto länger dauern die Aufräumarbeiten.“

Text: Maria Hoffmann

Kleine Gabeln, große Gabeln, spitze Messer, stumpfe Messer – beim Geschäfts-essen das passende Besteck zu wählen ist oft gar nicht so einfach. Oder das korrekte Glas für Rotwein, Weißwein, Wasser. Die wirkliche Herausforderung allerdings ist der Brotteller. Er steht immer links am Platz. Wer das nicht weiß, greift schon mal nach rechts – und damit beim Tischnach-barn zu. Lydia Morawietz hilft, solche Peinlichkeit zu vermeiden. Bei „Dinner & Etikette“, einem moderierten Abendessen, erklärt die Inhaberin von morawietz trai-ning & coaching in München ihren Kun-den, wie man sich mit Stil begrüßt, be-nimmt und unterhält. „Einmal legte ausge-rechnet der Chef der Teilnehmer gerade das Brot auf meinen Teller, als ich diesen Fauxpas beschrieb“, erzählt sie schmun-zelnd. Das sorgte dann doch für Heiterkeit, obwohl es sich ansonsten natürlich nicht gehört, über seine Gäste zu lachen.

Das Handy bleibt unsichtbarTISCHMANIEREN

Verträge werden häufi g bei einem Geschäftsessen ausgehandelt. Beherrscht jemand hier die Etikette, kann das die Stimmung des Gesprächspartners beeinfl ussen. Auch generell gilt: je höfl icher und souveräner der Auftritt, desto besser der Eindruck.

Idee & UnternehmenKUNDENBEZIEHUNG

14 TRIALOG 4/2014

Businessetikette hat für Morawietz nichts mit Förmlich- oder Freudlosigkeit zu tun – weder im Seminar noch im Alltag. Immer-hin rät sie Geschäftsleuten in ihrem Okto-berfest-Knigge, dort „alles etwas lockerer als sonst zu sehen“ und das Brathendl mit den Fingern zu essen. Quintessenz des guten Benehmens sind für sie immer und überall Wertschätzung und Freundlichkeit. Das schlage sich im Geschäftserfolg nie-der. Seit 30 Jahren ist sie auch Geschäfts-führerin des Business Centers BLM Büro-services in München und schult ihre Ange-stellten regelmäßig im guten Ton am Telefon sowie am Empfang: „Das hat sicher dazu beigetragen, dass uns unsere Mieter so lange treu bleiben, manche 20 Jahre.“

BENEHMEN KANN MAN LERNENViele Firmenchefs wissen, dass das Auftre-ten wichtig sein kann, um Kunden zu ge-winnen. Darum absolvieren sie Benimm-Seminare oder schicken Mitarbeiter dort-hin, vor allem Auszubildende sowie junge Führungskräfte. Daniel Wischmann hat aus eigenem Antrieb auf eigene Kosten ein Einzeltraining gebucht. Der Projektmana-ger beim Automobilzulieferer Selectrona GmbH in Dippoldiswalde-Reinholdshain bei Dresden ist Ansprechpartner Nummer eins vieler Kunden und wäre ohne gute Umgangsformen nicht seit Jahren erfolg-reich. Doch bei Geschäftsessen sah er oft, wie unterschiedlich Tischnachbarn schon Messer und Gabel nutzten. „Ich wollte ge-nau wissen, wie man sich im Business be-nimmt, sozusagen die restlichen fünf Pro-zent“, erzählt er. „Man kann auch mensch-lich dazulernen, nicht nur fachlich.“

Unterrichten ließ er sich einen Tag lang von Sabine Schnelke, Beraterin für Unternehmenskultur und Umgangsfor-men in Potsdam. Beim gemeinsamen Mit-tagessen lernte er unter anderem, wie man

den Suppenlöffel im Bogen erst von sich weg und dann zum Mund führt, damit Tropfen im Teller landen statt auf dem Tisch oder im Schoß. „Das Training hat mein Benehmen nicht wesentlich verän-dert, mir aber den letzten Schliff gegeben und mich sicherer gemacht“, so Wisch-mann. Seinem Ansehen war es auch nicht abträglich. Kollegen und Vorgesetzte ha-ben sehr interessiert nachgefragt. Das Zer-tifi kat liegt jetzt als Weiterbildungsnach-weis bei den Personalunterlagen.

Gutes Benehmen lässt sich also lernen, und Übung macht auch hier den Meister. „Wenn ich erst nachdenken muss, was zu tun ist, ist die Gelegenheit oft vorbei“, sagt Sabine Schnelke. Für erste Versuche eig-

„Was ich charmant und herzlich tue, wird mir niemand übelnehmen.“

Lydia Morawietz, Expertin für

Business-Etikette in München

Der Rotweinfl eck auf der

Tischdecke ist eine jener

Situationen, die beim Ge-

schäftsessen peinlich sind

Idee & UnternehmenKUNDENBEZIEHUNG

ETIKETTEZum Geschäftsessen mit Stilgehört gutes Benehmen

Vorbereitung: In vielen Betrieben gibt es kla-re Verhaltensregeln, oft in Form einer Com-pliance-Richtlinie. Fragen Sie Ihren Gesprächs-partner, ob und wenn ja in welchem Rahmen er eine Einladung zum Essen akzeptieren darf.

Restaurant: Mittags trägt man branchenübli-che Businesskleidung, abends dem Anlass und Ort angemessene. Das Restaurants betritt der Gastgeber zuerst, innen folgt er dem Gast, wenn das Servicepersonal zum Tisch führt.

Begrüßung: Ankommende grüßen Anwesen-de nach Rangfolge, bei Gleichrangigen nach Dienstalter. Kunden haben Vorrang. Bei der Vorstellung erfährt erst der Ranghöhere, wer ein ihm Unbekannter ist. Er entscheidet dann, ob er die Hand reicht. Der ideale Händedruck ist kurz, fest, mit einem freundlichen Blick in die Augen des Gegenübers. Sitzen die Anwe-senden, grüßen Nachzügler nur in die Runde, denn Händeschütteln nötigt zum Aufstehen.

Bestellung: Gastgeber führen durch die Karte und bestimmen mit ihrer Bestellung den preis-lichen Rahmen. Alkohol darf man ablehnen und sollte man immer sparsam konsumieren.

Benehmen: Angestoßen wird auf Abschlüsse und im Bierzelt, sonst reicht Zuprosten. Un-üblich sind „Guten Appetit“ oder „Mahlzeit“. Handys und Handtaschen gehören nicht auf den Tisch, die Serviette auf den Schoß. Beim Aufstehen wird sie neben dem Teller so zu-sammengelegt, dass man die Spuren des Ab-tupfens nicht sieht. Bei mehreren Gängen wird Besteck von außen nach innen benutzt.

Themen: Außer bei Arbeitsessen werden Ge-schäfte nicht vor dem Dessert angesprochen, es sei denn, der Gastgeber beginnt damit.

Rechnung: Der Gastgeber zahlt diskret, am besten vom Tisch entfernt.

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net sich ein Kurs oder das Zuhause, nicht die Öffentlichkeit. Darum empfi ehlt die Be-nimmberaterin, im Restaurant ein Gericht zu wählen, das man beherrscht – also ohne Routine im Umgang damit nicht gerade den Hummer oder die langen Spaghetti. Denn das Auge isst bekanntlich mit, auch beim Gegenüber. Und wenn doch einmal etwas Unbekanntes auf den Tisch kommt? „Dann kann ich das Servicepersonal um Hilfe bitten“, sagt Schnelke. „Man gesteht besser ein, etwas nicht zu wissen oder zu können, als verkrampft dazusitzen.“

Wichtiger als eine korrekte Besteckhal-tung fi ndet sie ohnehin, sich auf den Ge-schäftspartner zu konzentrieren: „Wer sein Handy auf den Tisch legt, zeigt: Ein

Anruf ist mir wichtiger.“ Außerdem hält es die Expertin für entscheidend, Gespräche in Gang zu halten. „Es reicht nicht, bereit-willig auf Fragen zu antworten“, warnt Schnelke. „Erst mit Gegenfragen zeigen Sie Interesse und Wertschätzung.“ Ob und wann aus dem Small- ein Businesstalk wird, hängt dabei wesentlich vom Anlass des Treffens ab. Beim Arbeitsessen geht es automatisch um gemeinsame Aufgaben, beim allgemeinen Geschäftsessen eher um die soziale Bindung. Deshalb sollte hier abgewartet werden, ob der Gastgeber ge-schäftliche Belange anspricht.

ABER AUCH CHARME IST WICHTIGWer sich in jeder Situation zu benehmen weiß, sollte mit gutem Beispiel vorange-hen, andere aber nicht öffentlich korrigie-ren. In diesem Sinne wollte auch Lydia Morawietz beim moderierten Abendessen eigentlich über den Fauxpas ihres Tisch-nachbarn hinweggehen und einen neuen Brotteller bestellen. Dazu kam sie aber gar nicht, denn der Teilnehmer sagte freund-lich: „Sehen Sie, ich habe den Teller schon wieder für Sie sauber gemacht.“ Dem Knigge entsprach das zwar nicht, aber da-für einer anderen Regel von Lydia Mora-wietz: „Wenn ich etwas charmant und herzlich tue, wird mir keiner übelnehmen, wenn ich es falsch gemacht habe.“

„Man kann auch das Servicepersonal um Hilfe bitten.“

Sabine Schnelke, Beraterin für

Umgangsformen in Potsdam

TRIALOG 2/2014

16 TRIALOG 4/2014

Service &WissenMeLdunGen

Moderne Schulungs-

konzepte machen den

Umgang selbst mit

komplexer Software

fast zum Kinderspiel

Mit dem Schulungskonzept Neuanwenderausbildung online hat DATEV ein modular aufgebautes Training etabliert, durch das sich zeit- und ortsunabhängig sowie praxis-orientiert und komplett auf den individuellen Lernfortschritt ausgerichtet üben lässt.

Einsteigern die Regeln und Tipps beibringen

Ohne korrekte und effiziente Finanzbuch-führung ist kein Unternehmen langfristig erfolgreich. Um alle Aufgaben in diesem Bereich möglichst gut erledigen zu kön-nen, braucht es neben qualifizierten Angestellten und klaren Prozessen eine leistungsfähige Software, mit der sich die innerbetrieblichen Arbeitsschritte ebenso exakt abbilden wie alle gesetzli-chen Vorgaben erfüllen lassen. Das ist der Zweck des Programms DATEV Mittelstand Faktura und Rechnungswesen pro.Umfassende Anforderungen des Finanz-amts und die Vorstellungen der Firmen-chefs, wie Zahlen zur verlässlichen Unter-stützung von Entscheidungen möglichst übersichtlich aufbereitet oder Abläufe vereinfacht werden sollten, machen so ein Programmpaket komplex. Daher soll-te der Umgang mit den Funktionen trai-niert und der Einstieg in die Software er-

leichtert werden. Dafür gibt es das Schu-lungsangebot Neuanwenderausbildung online. Hier lernt der Anwender, wie er die Software im Arbeitsalltag nutzt und jederzeit einen detaillierten Überblick über die Finanzlage des Unternehmens erhält. Bei Neuanwenderausbildung online handelt es sich um modular aufgebaute Schulungspakete, die darauf ausgerichtet sind, ein umfassendes Programmwissen zu vermitteln. Sowohl die Pakete als auch die einzelnen Module des Angebots las-sen sich als Dialogseminar online live + auf Abruf oder als Dialogseminar online auf Abruf buchen. Die Einarbeitung erfolgt dabei direkt am PC.Diese Schulungsvariante richtet sich an Neuanwender und ist auch für Wiederein-steiger geeignet. Sie bietet viele Vorteile, die die Einarbeitung massiv erleichtern. So ist der Praxisbezug durch den Einsatz

von Fachreferenten sowie Programm­demonstrationen hoch. Praxisnahe Übun-gen sorgen dafür, dass der Lernerfolg gut kontrolliert werden kann und nachhaltig ist. Ein Abruf zur Vor- und Nachbereitung der Inhalte aus dem Livetermin erleich-tert das Lernen. Die Inhalte sind auf Abruf jederzeit wiederholbar. Damit ermöglicht Neuanwenderausbildung online eine orts- und zeitunabhängige Schulung.Zu buchen ist Neuanwenderausbildung online als Paket auf Abruf (Art.-Nr. 77786) und Paket live + auf Abruf (Art.-Nr. 77164). Alternativ dazu kann auch ein dreitägiges Präsenzseminar besucht werden, das die Art.-Nr. 70714 hat. Die Nutzer von DATEV Rechnungswesen compact pro können das Paket auf Abruf (Art.-Nr. 77793) buchen. Weitere Informationen und die Buchungs-möglichkeit gibt es unter www.datev.de/unterstuetzung-mittelstand.

17TRIALOG 4/2014

Service &WissenMeLdunGen

Rechtzeitig anmeldenIm Herbst startet der DATEV-Unter nehmer-Club in Runde zwei.

Eingehende Rechnungen, Verträge oder Urkunden lassen sich auf unter-schiedliche Weise verarbeiten: Ana-log, hybrid oder digital – also nur in Papierform, sowohl gedruckt als auch im Rechner, oder rein elektronisch. Im DATEV-Unternehmer-Club erfah-ren die Teilnehmer, welche teils neu-en Bearbeitungswege es gibt, welche Gesetzmäßigkeiten zu beachten sind, welche Anwendungen sich anbieten, wann man Papiere vernichten kann und was das ZUGFeRD-Format mit der Rechnungsbearbeitung zu tun hat. Im Vordergrund steht der Infor-mationsaustausch. Die Unternehmer können Fragen stellen und über ihre Erfahrungen aus der Praxis berichten. Dieses gemeinsame Netzwerken macht die Veranstaltung konstruktiv und fruchtbar. Informationen dazu und die Termine dieser kostenlosen Veranstaltungsreihe finden Sie unter www.datev.de/unternehmer-club.

Konsequent abriegelnZunehmend schaffen es virenverseuchte E-Mails in die Postfächer.

Falsche Rechnungen lassen sich teil-weise kaum von Originalmails einer Telekommunikationsgesellschaft oder Bank unterscheiden. Sie sind jedoch mehr als Spam – oft transportieren sie Software, die Schäden auf dem Rech-ner anrichten kann. Die Verlässlich-keit, mit der Firewall und tagesaktuell gepflegter Virenscanner ausreichen-den Schutz bieten, wird angesichts der zunehmenden Attacken geringer. Die wachsende Zahl der Angriffe mit brandgefährlichen Schadprogram-men macht es notwendig, mehr Ab-wehrmaßnahmen zu ergreifen. Eine Checkliste zum Schutz vor Computer-viren finden Sie unter www.datev.de/info-db/1012978. Mehr zu DATEVnet pro Netz, einer Security-Dienstleistung zum Absichern des Internet-Zugangs, erfahren Sie unter www.datev.de/ datevnet, mehr zum Antivirenpro-gramm DATEV VIWAS für Clients und Server unter www.datev.de/viwas. Und allgemeine Hinweise zur Infor-mationssicherheit finden sich unter www.datev.de/sicherheit.

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Für alle, die gerne bewegte Bilder sehen,

gibt es den Film zum Heft unter www.trialog.tv.

Die Steuererklärung kann jetzt via Internet freigegeben werden.

DATEV Freizeichnung online verbes-sert die Zusammenarbeit mit der Steuerkanzlei. Die Cloud-Lösung ermöglicht eine elektronische Frei-zeichnung der Steuererklärung. Vor der elektronischen Übermittlung an die Finanzverwaltung lässt der Steu-erberater den Mandanten die Erklä-rung in einem Online-Portal überprü-fen. Dort sind alle relevanten Doku-mente, die der Steuerberater online gestellt hat, einsehbar. Eine E-Mail informiert den Mandanten, dass die Kanzlei die Erklärung im Portal hin-terlegt hat. In Freizeichnung online kann er sie ansehen, prüfen und be-stätigen oder ablehnen. Vor unbefug-tem Zugriff geschützt sind alle Daten durch die Sicherheitslösung DATEV mIDentity oder DATEV SmartCard classic. Details gibt es beim Steuer-berater und unter www.datev.de/fzo.

Elektronisch bestätigen

des Systems. K+S konnte die bisherigen Prozesse in Einklang mit der ISO-Norm beschreiben. Das Handbuch orientiert sich eng an der ISO-Norm und enthält neben der Beschreibung von Verwaltungs- und Produktionsprozessen Aussagen über das Management von Ressourcen, Arbeitsum-gebung und -sicherheit, Kundenzufrieden-heit sowie den kontinuierlichen Verbesse-rungsprozess. Zusätzlich wurden Abläufe und Schnittstellen für alle Prozesse in Flowcharts optisch deutlich dargestellt. Wichtig war, dem Unternehmen kein ferti-ges, neues System überzustülpen, sondern Verbesserungen auf die bestehenden Pro-zesse aufzubauen.

... aber es ging noch besserVon Anfang an waren die Beschäftigten über das Ziel, die Zertifizierung bis Mitte 2014 zu schaffen, informiert und sollten helfen. „Das klappte hervorragend“, sagt Oliver Jelsch, „Schon bei der ersten Mitar-beiterveranstaltung gewannen wir neue Erkenntnisse zu unseren logistischen Pro-zessen. Die Belegschaft entpuppte sich als Quelle für weitere Verbesserungsmöglich-keiten.“ Zudem lieferte DATEV-Consulting den notwendigen Input für ein reibungs-loses QM-System sowie Vorgaben für die Durchführung von internen Audits.

Schon beim ersten Audit zeigte sich, dass die Überprüfung der subjektiv effi­zienten Prozesse durch eine genauere Be-trachtung der einzelnen Tätigkeitsschritte zu noch mehr Qualität führt. „Wir fanden etwa einen systematischen Softwarefehler in der Auftragsbearbeitung, der sofort ausgemerzt wurde“, sagt Matthias Jelsch. „Auch bei der Messung von Temperaturen bei Kühlprodukten entdeckten wir weitere Verbesserungsmöglichkeiten und konnten diese Schritte noch effizienter und weni-ger fehleranfällig machen.“

Eigentlich war Oliver Jelsch mit der in-nerbetrieblichen Organisation der K+S Kühl- und Spezialtransporte GmbH in Bre-merhaven zufrieden. Laufend optimierte der Geschäftsführer mit seinem Team die Prozesse und Abläufe des Logistikdienst-leisters, um seinen Kunden höchstmög-liche Schnelligkeit und Qualität zu bieten: „Wir hielten unsere sehr geringe Fehler-statistik für einen ausreichenden Beleg unserer Prozessqualität.“ Daher war er überrascht, als einer der größten Auftrag-geber eine ISO­Zertifizierung forderte, um die Zusammenarbeit fortsetzen zu können: „Der Druck zur externen Überprüfung ging vom Kunden aus.“

Viele Firmenchefs machen ähnliche Erfahrungen: Zunehmend werden Mittel-ständler, die direkt oder indirekt als Zulie-ferer oder Dienstleister für einen Konzern tätig sind, vom Geschäftspartner zur Zerti-fizierung gedrängt. Je nachdem, was ihm wichtig erscheint, sollen unabhängige Ex-perten beispielsweise durchleuchten, ob an der Senkung von Energieverbrauch und CO2-Ausstoß gearbeitet wird, der Umwelt-schutz einen ausreichenden Stellenwert hat oder die Serviceorientierung stimmt. Meistens allerdings geht es um die kon-tinuierliche Verbesserung des Qualitäts-managementsystems und damit um eine Zertifizierung nach ISO 9001.

die prozesse waren schon gut ...Mit dem Thema hatten sich die beiden Ge-schäftsführer Matthias und Oliver Jelsch früher kaum befasst. Den Slogan „Immer, schnell, 1.000­fach“ erfüllt ihr 1982 aus ei-ner traditionellen Tiefkühlspedition für die Lebensmittelindustrie hervorgegangenes Unternehmen auch so mit höchstem Qua-litätsanspruch. Jedes Jahr liefert K+S euro-paweit 25.000 Sendungen aus, die zuvor kommissioniert und konfektioniert wur-

den. Zur Kernkompetenz gehört zudem die Entwicklung der erforderlichen Verpa-ckungslösungen für unterschiedliche Pro-dukte. So werden Convenience-Food und Waren, die beim Transport eine bestimm-te Temperatur benötigen, entsprechend verpackt. Die jeweilige Endmontage und Qualitätskontrolle läuft nach kundenspezi-fischen Vorgaben für Geräte in der Sys-temgastronomie.

Diese Prozesse und Abläufe galt es nun nach ISO 9001 zu zertifizieren. Unterstüt-zung kam bei der Vorbereitung vom Steu-erberater sowie von den Mitarbeitern von DATEV-Consulting. Gemeinsam wurde zu-erst das Konzept für ein umfassendes Qua-litätsmanagement aufgestellt. In Inter-views mit den Beteiligten identifizierte das Projektteam die bestehenden Abläufe und überprüfte sie anhand von Schlüsselfragen kritisch: Welcher Schritt ist redundant, welcher kann vereinfacht werden, wie könnte hier beispielsweise der Einsatz von Software helfen? Welche Probleme kön-nen auftreten, wie lassen sie sich früher erkennen oder vermeiden? „Die DATEV-Mitarbeiter gaben immer wieder mit kriti-schen Fragen den Impuls für notwendige Veränderungen“, freut sich Oliver Jelsch.

Anschließend erarbeitete das Projekt-team die Gliederung für das notwendige QM-Handbuch und setzte die Eckpfeiler

Text: Angelika Bödeker

Kritikfähigkeit macht stärkerQualitätsmanagement

Jeder Firmenchef hält seine innerbetrieblichen Prozesse für gut – weil er sie gewohnt ist. Tatsächlich offenbaren objektive Überprüfungen häufig Verbesserungspotenziale. Eine Zertifizierung nach ISO 9001 kann die Wettbewerbsfähigkeit deutlich steigern.

Service &WissenErfahrungsbEricht

18 triaLOg 4/2014

ZErtifiZiErungdiese Vorteile sollten sie nutzen

eine prozessanalyse kann:• Schwachstellen aufdecken• Prozesse optimieren• Standards zur Auftragsbearbeitung festlegen• klare Zuständigkeiten definieren• Abläufe unter anderen Aspekten betrachten• die Kundenzufriedenheit erhöhen • den Unternehmenswert steigern

19TRIALOG 4/2014

Konnten durch eine Zertifizierung

nach ISO 9001 ihre Prozesse und

Abläufe verbessern: Matthias (l.)

und Oliver Jelsch, die beiden

Geschäftsführer der K+S Kühl- und

Spezialtransporte GmbH

Service &WissenERfAhRunGsbERIchT

DATEVEinführung von QM-Systemen

Fragen Sie Ihren Steuerberater, falls Sie eine Zertifizierung planen. Er kann Sie bei diesem Prozess zusammen mit den Mitarbeitern von DATEV-Consulting begleiten.

Spätestens jetzt war allen Beteiligten klar, dass das neue System tatsächlich die tägli-che Arbeit verbessert. „Das Ergebnis un-seres internen Audits hat schon weit vor dem eigentlichen Zertifizierungstermin bares Geld eingespielt sowie die Prozess-sicherheit gesteigert“, freuen sich die Brü-der Jelsch. Das Zertifizierungsverfahren selbst war mit dem erstellten Handbuch und der Vorbereitung auf das externe Audit auch keine große Hürde mehr. Der Auditor der Zertifizierungsgesellschaft gab noch ein paar Hinweise zur Verbesserung der alltäglichen Prozesse. Die haben die

Geschäftsführer gern aufgenommen, um die eigenen Prozesse auch weiter kritisch zu hinterfragen und zusätzliche Prozess-verbesserungen erreichen zu können.

Quer durch alle Branchen und Be-triebsgrößen gilt: Wettbewerbsfähig bleibt nur, wer die Abläufe in jedem Unterneh-mensbereich konsequent automatisiert, um Zeit und Kosten zu sparen sowie die Qualität zu steigern. Auch in der Verwal-tung schlummern hier enorme Potenziale, die sich mit der richtigen Software nutzen lassen. Eine recht zeitaufwändige Tätigkeit ist in vielen Firmen beispielsweise immer noch das manuelle Buchen von Kontoum-sätzen. Die Mitarbeiter müssen jede ein-zelne Bankbewegung individuell und ohne technische Unterstützung zuordnen – eine langwierige, manchmal langweilige und daher generell fehleranfällige Vorgehens-weise. Mit DATEV Mittelstand Faktura und Rechnungswesen pro beziehungsweise mit Rechnungswesen Einzelplatz pro lässt sich die Aufgabe schnell und rationell erledi-gen. Das ermöglicht eine Zeitersparnis von bis zu 60 Prozent gegenüber der ma-nuellen Erfassung.

KONTOUMSÄTZE SICHER SPEICHERNDiese Lösung basiert darauf, dass mit dem Service DATEV RZ-Bankinfo die Kontoaus-zugsdaten einfach und sicher über das DATEV-Rechenzentrum abgerufen wer-den. In der Info-Datenbank wird unter www.datev.de/info-db/1031279 die ge-naue Funktionsweise erklärt. Das DATEV-Rechenzentrum tauscht sich mit den Bank-rechenzentren aus und stellt Kunden, die diese Dienstleistung nutzen, die Kontoaus-züge bereit. Dabei werden die Bankkonto-umsätze gleich auf Vollständigkeit geprüft. Bei Bereitstellungsproblemen setzt sich DATEV mit dem jeweiligen Kreditinstitut in Verbindung. Die Kontoumsätze werden für die Nutzer mindestens zehn Jahre im DATEV-Rechenzentrum gespeichert. Die Umsätze in der Rechnungswesen-Kompo-nente von DATEV Mittelstand pro lassen

Text: David Rühl

Schnell, einfach, sicherBUCHEN ELEKTRONISCHER BELEGE

Die beiden DATEV-Lösungen Mittelstand Faktura und Rechnungswesen pro sowie Rechnungswesen Einzelplatz pro erleichtern die Buchführung erheblich. So lassen sich Bankkontoumsätze automatisch verbuchen und besser kontrollieren.

Service &WissenTUTORIAL

20 TRIALOG 4/2014

Statussymbole bewerten die Qualität der Buchungsvorschläge.

Der elektronische Kon-toauszug dient dem Anwender zur Kontrolle des Buchungsvorschlags. Hier lassen sich die Angaben

prüfen und, falls nötig, bearbeiten. Damit wird die Buchung abgeschlossen.

Felder wie Datum, Umsatz und Konto belegt das System automatisch vor.

21TRIALOG 4/2014

sich über „Bestand | Daten holen | Man-dant ergänzen | Kontoumsätze RZ-Bank-info“ abrufen. Dabei können gleichzeitig Daten von verschiedenen Banken angefor-dert werden. Informationen zu weiteren Übertragungsverfahren fi nden sich unter www.datev.de/ebanking.

Eine große Erleichterung bietet dann bei der weiteren Bearbeitung der Daten die Funktion „Buchen elektronischer Bele-ge“, in die man über den Programmpunkt „Erfassen | Belege buchen | Buchungsvor-schläge bearbeiten“ gelangt. Anhand der

Service &WissenTUTORIAL

Informationen im Verwendungszweck, wie zum Beispiel der Rechnungsnummer, er-zeugt die Software aus den vorliegenden elektronischen Kontoauszugsdaten auto-matisch Buchungsvorschläge. Für wieder-kehrende Positionen, beispielsweise Miet-zahlungen, lassen sich außerdem mithilfe einer Lerndatei auch Regeln anlegen. Auf diese Weise wird der Anwender bei der Bearbeitung der Bankbuchungen durch entsprechende Vorschläge für die Kontie-rung unterstützt und kann sie schneller so-wie effi zienter zuweisen.

Man startet die Bearbeitung mit der Plus-taste. Die Qualität der Buchungsvorschlä-ge bewerten Symbole in der Statusspalte. Eine grüne Lampe bedeutet, dass der Be-leg vollständig erkannt wurde. Ein gelbes Fragezeichen zeigt, dass der Beleg zu ei-nem Buchungssatz vervollständigt werden konnte, aber keine Eindeutigkeit besteht, etwa durch einen möglichen Skontoabzug. Erscheint ein rotes Verbotsschild, ließ sich kein Gegenkonto ermitteln. So sieht der Anwender auf einen Blick, ob beziehungs-weise wie er tätig werden muss, um Un-klarheiten zu beseitigen. Mit der Plustaste im Nummernblock wird die Buchungszei-le immer mit dem jeweils nächsten Bu-chungsvorschlag vorbelegt. Der Vorschlag kann nach Prüfung und Vervollständigung ebenfalls mit der Plustaste gebucht wer-den. Bearbeitete Positionen verlieren ihr Statussymbol und werden damit zu „rich-tigen“ Buchungen.

OFFENE POSTEN IMMER IM BLICKBeim Buchen elektronischer Belege lassen sich neben Bankkontoumsätzen auch elek-tronische Kassen- und Rechnungsbücher bearbeiten. Zudem bietet das Programm DATEV E-Zahlungstransfer eine Schnitt-stelle zum Online-Bezahldienst PayPal. Transaktionen mit solchen Serviceanbie-tern lassen sich ebenfalls über das DATEV-Rechenzentrum für die Buchhaltung be-reitstellen. Der Vorteil beim Buchen elek-tronischer Bankkontoumsätze: Offene Posten müssen nicht mehr händisch über-prüft werden, weil die Software sie auto-matisch mit den Bankkontoumsätzen ab-gleicht. So hat der Anwender die offenen Forderungen stets im Blick. Die Buchfüh-rung wird durch automatisiertes Buchen schneller und aktueller, wodurch sich un-ternehmerische Entscheidungen noch besser vorbereiten lassen.

DATEVVorteile des digitalen Buchens

Informieren können Sie sich über die vielen Vorteile der Automatisierung und Digitalisie-rung durch DATEV Mittelstand Faktura und Rechnungswesen pro und Rechnungswesen Einzelplatz pro online unter www.datev.de/mittelstand. Ohne jeglichen Installationsauf-wand testen lässt sich das Produkt online un-ter www.testcenteronline.de. Für alle weite-ren Schritte besprechen Sie bitte das Vorge-hen mit Ihrem Steuerberater.

Nach Aufruf der Programm-funktion „Buchen elektronischer Belege“ werden die Buchungs-vorschläge angezeigt.

Beim Bearbeiten der Buchungs-vorschläge kann der Anwender zwischen unterschiedlichen Bearbeitungsmodi wählen.

22 TRIALOG 4/2014

STECKBRIEFSaskia Biskup

Mit welcher Idee haben Sie 2009 Ihr Unternehmen, die CeGaT, gegründet?Etwa um 2008 hielten in der Grundlagen-forschung der Genetik die sogenannten Next-Generation-Sequencing-Technologi-en Einzug. Diese bahnbrechende Entwick-lung ermöglicht es, gleich mehrere Gene parallel zu untersuchen. Ich habe damals sehr schnell erkannt, dass das eine Revolu-tion für die humangenetische Diagnostik sein wird.

Inwiefern nutzt diese Technologie dem Menschen?Nehmen wir zum Beispiel die Epilepsie. Hier sind mittlerweile über 400 Gene be-kannt, die eine schwere Erkrankung verur-sachen können, wenn sie verändert sind. Jetzt können wir mit der Next-Generation-Sequencing-Technologie innerhalb weni-ger Tage ermitteln, welches spezielle Gen verändert ist. Auf diese Weise verringern wir die Kosten, den Zeitaufwand und auch das Leiden des Patienten, weil unter ande-rem schneller die optimalen Medikamente eingesetzt werden können.

Haben Sie sich Ihre Idee eigentlich pa-tentieren lassen?Nein, das hätte nichts gebracht. Patentier-fähig wäre nur ein Verfahren, aber das än-dert sich ständig aufgrund des Fortschritts in diesem Bereich. Dazu zählen beispiels-weise die Protokolle, nach denen wir Infor-mationen aus dem Erbgut untersuchen und auswerten. Sie umfassen rund einhun-dert Schritte. Teil unserer Geschäftsidee ist es, eng mit der Grundlagenforschung ver-bunden zu bleiben und deren Erkenntnisse zeitnah in unser Verfahren einzuarbeiten. Damit verändern sich wiederum die Proto-kolle. Auch neue Genorte werden bekannt und müssen mit untersucht werden, um immer auf dem neuesten Stand zu sein.

Wie behaupten Sie sich im wachsenden Wettbewerb, gerade gegen Konzerne?Da die Technik erschwinglicher ist, gibt es tatsächlich mehr Anbieter für diese Dienst-leistung. Aber ich betrachte Wettbewerb als gute Sache, denn je besser die Konkur-renz ist, desto besser müssen auch wir werden. Das wiederum nützt letztlich dem Patienten. Die Strategie von CeGaT ist es, den Vorsprung in der Diagnostik immer weiter auszubauen. Wir bieten derzeit bei-spielsweise bei 160 Krankheitsbildern eine sogenannte Panel-Diagnostik an. Das kann sonst keiner. Die richtige Interpretation der Analysen, also das im Unternehmen über Jahre aufgebaute Know-how, ist viel wichtiger als eine austauschbare Techno-logie. Das muss man lernen und dann per-fektionieren, kopieren reicht da nicht.

Wie kommen Sie an Ihre Kunden, sprich an interessierte Patienten?Mein Mann und ich sind keine großen Ver-markter. Unser Unternehmen machen wir über wissenschaftliche Arbeiten und Wett-bewerbe bekannt. So interessieren sich Kli-niken oder Praxen für uns. Das ist wichti-ger als Flyer oder ein Werbespot, wobei wir Letzteres natürlich auch nutzen.

Inwiefern kann ein Wettbewerb das Unternehmen voranbringen?2012 kamen wir mit einem interdisziplinä-ren deutschen Team ins Finale der vom Boston Children’s Hospital ausgerichteten CLARITY Challenge. Weltweit 30 Teams untersuchten damals genetische Mutatio-nen bei drei Familien. Wir waren das einzi-ge Team, das bei allen drei Familien alle krankheitsrelevanten Veränderungen ge-funden hat. Vor allem durch diesen Erfolg konnten wir auf dem US-Markt Fuß fassen und unsere Tochter B. Braun CeGaT, LLC in Pennsylvania gründen.

Wie man als kleines Unternehmen hoch spezialisierte Mitarbeiter gewinnt und bindet, erklärt Geschäftsführer Dirk Biskup unter www.trialog-unternehmerblog.de > Suchwort „Biskup“.

Schuf innerhalb weniger Jahre rund 80 High-

techarbeitsplätze: Gründerin Saskia Biskup

Text: Pia Weber

Auf die Revolution gesetztUNTERNEHMENSGRÜNDUNG

Die Wissenschaftlerin Saskia Biskup ist auch als Unternehmerin erfolgreich. Sie lässt ihr Team beim Biotech-Dienstleister CeGaT mit Begeisterung forschen. Und über harten Wettbewerb freut sie sich, denn sie sieht ihn als Wegbereiter für noch bessere Lösungen.

Standards & RubrikenIMPULS

Schon im ersten kompletten Geschäftsjahr 2010 schaffte die CeGaT GmbH in Tübingen mit einem Umsatz von knapp einer Million Euro den Break-even. Heute hat das Unter-nehmen fast 80 Mitarbeiter und ist über eine Tochterg esellschaft in den USA aktiv. Die 42-jährige Saskia Biskup bringt als Naturwis-senschaftlerin und Fachärztin für Human-genetik das nötige fachliche Know-how ein, der 43-jährige promovierte Diplom-Kaufmann Dirk Biskup kennt sich mit der Betriebsfüh-rung aus. CeGaT bietet Kliniken, Praxen und Forschungseinrichtungen die Entschlüsselung von Erbinformationen sowie die medizinische Interpretation der Daten an.

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DATEV informiert

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Herausgeber DATEV eG, Paumgartnerstraße 6–14, 90329 Nürnberg

Verantwortlich Claus Fesel

Chefredaktion Markus Korherr, Tel.: +49 911 319-5253

E-Mail trialog@datev.de

Redaktion Frank Wiercks (Ltg. Burda Creative Group), Karin Bauerfeind, Tel.: +49 911 319-3269, Martina Mendel, Tel.: +49 911 319-1453

Verlag Burda Creative Group GmbH, Arabellastraße 23, 81925 München

Druck DCM Druck Center Meckenheim GmbH, Werner-von-Siemens-Straße 13, 53340 Meckenheim

Anzeigenleitung Herbert Fritschka

Erscheinungsweise viermal im Jahr

Bildnachweise Titelillustration: Thomas Thiesen; S. 3 Illustration: Thomas Thiesen; S. 4 Infografik: Michael Scholz/Halbautomaten S. 6 Illustration: Thomas Thiesen; S. 10 mauritius images/Alamy; S. 12–13 Shutterstock/Rosli Othman; S. 14–15 F1 Online, Gettyimages/David Gunn; S. 16–17 Fotofinder/Jürgen Christ, Fotolia/rnl, Plainpicture; S. 19 Hauke Dressler (3); S. 22 Ulrich Metz; S. 23 gettyimages/MG

Allgemeine Hinweise Die Zeitschrift wurde mit größter Sorgfalt erstellt (Stand 9/2014), wir bitten jedoch um Verständnis, dass wir für etwaige enthaltene Informationsfehler – einschließlich der angegebenen Internet-Links – keine Haftung übernehmen. DATEV macht sich die Inhalte der über die angegebenen Internet-Links erreichbaren Internet-Seiten Dritter nicht zu eigen. Die Angaben sollen nur den Zugriff auf weitergehende Informationen ermöglichen. Die Zeitschrift kann nicht die persönliche Beratung durch einen Steuerberater, Wirtschaftsprüfer oder Rechtsanwalt ersetzen. Nachdruck sowie Übernahme von Texten und Abbildungen (auch Teilen davon) nur nach vorheriger schriftlicher Zustimmung durch DATEV.

Aus erfAhrungen von referenzkunden lernen Interessiert man sich für eine Dienstleistung oder ein Produkt, geben Ein-schätzungen anderer Kunden einen guten Ein-druck von der Qualität – und bieten Orientierung, wenn es um die Auswahl der Variante geht, die am besten die eigenen An-forderungen erfüllt. Auf der DATEV-Homepage berichten Unternehmen darüber, wie sie ihre Geschäftsprozesse durch den Einsatz von DATEV-Programmen und -Dienstleistungen verbessert haben. Die Erfahrungen stammen von Betrieben aus den verschiedens-ten Branchen mit unterschiedlicher Größe und einer breiten Auswahl an eingesetzten DATEV-Lösungen: von Software zur Fi-nanzbuchführung über Programme für die Personalwirtschaft bis zu speziellen Branchenpaketen. Gegliedert sind die Referen-zen nach Branchen, so lässt sich rasch der passende Anwender-bericht finden. Die praktischen Erfahrungen mit DATEV-Lösun-gen gibt es unter www.datev.de/kundenreferenzen.

institutionsdAten AutomAtisch AktuAlisierenNicht nur bei Produktentwicklung, Produktionsplanung oder Auftragsverhandlungen zählen Details. Auch in der Verwaltung muss akribisch und aktuell gearbeitet werden, damit stets die richtigen Zahlen vorliegen. Ändert etwa eine Bank ihre BIC oder zieht eine Krankenkasse um, müssen diese Angaben ins System, ohne dass Flüchtigkeitsfehler bei der Eingabe später zu Proble-men bei der Abwicklung führen, etwa durch Zahlendreher.Hier hilft ein Service von DATEV: Aus dem Rechenzentrum kön-nen aktuelle Institutionsdaten in die DATEV-Software übernom-men werden. Um zentral auf aktuelle Angaben zugreifen zu kön-nen, ist deren regelmäßige Aktualisierung wichtig. Manuell geht das im DATEV Arbeitsplatz pro über „Organisation | Institutio-nen“ und eine beliebig geöffnete Institution. Im Zusatzbereich „Kontextbezogene Links | Institutionen verwalten | Alle Institu-tionsarten aktualisieren“ wird die Aktualisierung angestoßen. Noch einfacher ist die automatische Aktualisierung über „Kon-textbezogene Links | Institutionen verwalten | Abo-Auftrag ein-richten“. Im Fenster „Abo-Verwaltung“ legt der Anwender den Zeitpunkt fest, an dem die Daten durch eine Aktualisierung au-tomatisch auf den neuesten Stand gebracht werden sollen.Voraussetzung für den Service ist ein aktivierter DFÜ-Sammler im Programm DATEV RZ-Kommunikation. Weitere Informationen finden Sie im Internet unter www.datev.de/info-db/1011787.

Veraltete Angaben bedeuten Probleme. Deshalb lassen sich Institutionsdaten, etwa von Banken, automatisch via DATEV-Rechenzentrum aktualisieren. Wie wertvoll solche Services und auch andere DATEV-Lösungen sind, berichten Referenzkunden.

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