1 Unit4 Business World On!

„Rund 70 % Zeitersparnis allein im ersten Planungsschritt“ „Bildung ist die wichtigste Investition in den Menschen“ – Diesen Worten ihres Firmengründers Franz Cornelsen, der den gleichnamigen Verlag 1946 ins Leben gerufen hat und dessen Ausrichtung von Beginn an fremdsprachige Schulbücher waren, fühlt sich die gesamte Belegschaft bis zum heutigen Tag verpflichtet. Seit der Verlagsgründung ist sehr viel geschehen: Die in Berlin beheimatete Unternehmensgruppe hat sich mit rund 1.300 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern als eine der führenden Verlagsgruppen Deutschlands etabliert. Der damalige Fokus „Schulbuch“ hat sich in Richtung hochqualitativer Bildungslösungen für Schulen und die Erwachsenenbildung entwickelt. Das gedruckte Buch macht noch immer den Hauptanteil aus, der Bereich Digital ist jedoch stark auf dem Vormarsch. Zu dem Verlagsprogramm zählen rund 23.000 Produkte und Dienstleistungen, die guten Unterricht und Lernerfolge garantieren. Lehrwerke erreichen pro Druckauftrag eine Auflage von 50.000 bis 80.000 Exemplaren pro Titel – ein durchaus guter Grund, die bislang Excel-basierte Unternehmensplanung auf ein neues, effizientes Niveau zu stellen.

Customer:Cornelsen Verlag GmbH

Branche:Verlag

Organisationsgröße:Ca. 1.300 Mitarbeiter

Produkte von Unit4:Prevero Integrierte Unternehmensplanung

Titelbasierte Absatzplanung durch Unit4 Prevero auf neuem Qualitätslevel

CORNELSEN VERLAG

René Weichert

Bilder: Copyright Cornelsen Verlag/Michael Miethe

Nach einer gründlichen Beobachtung des Software-Marktes mit anschließender Sondierung (unter anderem mittels „Proof of Concept“) fiel die Wahl auf Unit4 Prevero, Anbieter von Business Intelligence (BI)- und Corporate Performance Management (CPM)-Lösungen. Die erste Aufgabe der Münchner: Das System für die integrierte Unternehmensplanung aufzusetzen. Ein überaus ehrgeiziges Projekt, angesichts der gegebenen Situation.

23.000 Produkte im VerlagsprogrammRené Weichert, Leiter Controlling Services und Reporting bei der Cornelsen Verlag GmbH: „Wenn man rund 23.000 Produkte im Verlagsprogramm hat, heißt das auch, dass diese 23.000 Produkte erfasst und beplant sein wollen – mit allem, was dazugehört. Man kann sich vermutlich leicht vorstellen, dass wir an einem Punkt angekommen waren, wo sich das mit Excel einfach nicht mehr bewerkstelligen ließ, zumal es auch darum ging, bei der Planung die unterschiedlichsten Kriterien zu berücksichtigen.“ Bereits vor einiger Zeit sei die Entscheidung gefallen, die Absatzplanung am Abverkauf der jeweiligen Buchtitel auszurichten. Man habe rund 30 Personen, die die Planung der Absätze vornehmen und darüber hinaus auch individuelle Verlagsprogramme gestalten; ohne Systemunterstützung sei dies einfach nicht mehr möglich gewesen.

Rund 70 % ZeitersparnisWeichert: „Angefangen von dem Abzug der Daten aus dem SAP-System hat allein die Erstellung der Templates, die unsere Planungsbereiche benötigten, rund 1 Woche Zeit in Anspruch genommen.“ Dabei ging es auch immer um die korrekte Abbildung der einzelnen Buchtitel und um die Verdichtungsebenen pro Titel, wie beispielsweise um eine Grundschulreihe, jeweils regionalisiert für die einzelnen Bundesländer. Und es sei um die inhaltlich korrekte Zuordnung von Schülerbüchern, Arbeitsheften und Lehrerfassungen gegangen: „Wenn man sich dann vor Augen hält, dass diese inhaltlich sehr komplexen Templates und Excel-Tabellen an 30 Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner gesandt und mehrmals hin- und hergeschickt wurden, dann kann man sich leicht vorstellen, wie aufwändig und fehleranfällig diese Vorgehensweise sein kann, auch in Sachen Weiterverarbeitung und Konsolidierung der uns zur Verfügung gestellten Daten.“ Heute bräuchten sie für die Bereitstellung der Templates als ersten Planungsschritt nur noch etwas mehr als 1 Tag, haben also allein hier eine Zeitersparnis von rund 70 %.

Self Service spielt eine sehr große RolleIhn freue aber nicht nur die enorme Zeitersparnis, mindestens genauso viel Spaß mache ihm die zusätzliche Datensicherheit. Man habe einen Single Point of Truth, eine einzige Datenquelle, und man wisse, dass man sich auf diese Daten verlassen könne. Entscheidend sei darüber hinaus, dass die einzelnen Fachabteilungen im Self Service sehr stark seien, ihre Daten also alle selbst eingeben, das sei ihnen sehr wichtig. Weichert: „Die redaktionellen Bereiche und die Fachabteilungen waren immer schon sehr autark; das sollten sie auch bleiben, wenn sie mit der neuen Software arbeiten, darauf haben wir großen Wert gelegt.“ Insgesamt laufe die Planung so ab, dass man den jeweiligen Bereichen Planungsmasken zur Verfügung stelle, in denen bestimmte Referenzwerte abgebildet seien. Darin enthalten seien die Absätze der Vergangenheit und auch alte Planungsstände: „Das wird sich mit

dem weiteren Einsatz von Prevero nach und nach aufbauen, mit einer Detailtiefe bis auf Produktebene.“ Es gebe 2 große Planläufe pro Jahr, ergänzt Weichert, ihre Hochplanungsphase sei immer im Herbst, nachdem der Hauptumsatzzeitraum vorbei ist und die Sommerferien flächendeckend beendet seien.

Titelbasierte Absatzplanung und noch viel mehrSie planen jeweils für 3 Folgejahre und erheben zum gleichen Zeitpunkt nochmals einen Forecast für das laufende Jahr; im Frühjahr folge dann ein Planungsreview. Bei diesen Planungen werden natürlich auch Buchtitel berücksichtigt, die zum Planungszeitpunkt zwar schon konzipiert, aber noch gar nicht auf dem Markt seien, das sei systemseitig umfassend hinterlegt. „Und wenn doch noch ein neues Werk hinzukommt, dann haben die Planungsverantwortlichen für die jeweils aktuelle Umsatzplanung auch die Möglichkeit, selber Buchreihen oder Ausgaben anzulegen, die sie mit all den Werten hinterlegen, die für die Absatzplanung wichtig sind.“ Da ihre Planung eine Bottom-up-Planung sei, gebe die Geschäftsleitung jeweils das finale „Go“. Allerdings, betont Weichert, hören ihre Planungsaktivitäten bei der titelbasierten Absatzplanung noch lange nicht auf: „Wir haben auch eine Profitcenter-Planung, eine IT-Planung, wir planen Liquidität und Rückstellungen und wir haben eine Investitions- und Werbekostenplanung.“

„Das Planungsgerüst ist eine mehr als gute Grundlage“Die Akzeptanz in der Belegschaft sei von Anfang an gut gewesen, so Weichert. Natürlich sei die Umstellung von Excel auf ihr neues Tool nicht von heute auf morgen geschehen, zumal ihre Planungs-Modelle äußerst vielschichtig und komplex aufgebaut waren. Aber zum einen war man froh, dass man die bisherigen Strukturen in der neuen Software hatte darstellen können, und zum anderen freute man sich darüber, dass die Arbeit nun systemgestützt und nicht mehr händisch erfolgen konnte. Selbstverständlich habe man darauf geachtet, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter entsprechend ihren Aufgabenstellungen und Software-Einsatzbereichen auch Schulungen erhalten. „Das hat alles wunderbar funktioniert“, so Weichert. „Generell möchte ich betonen, dass die Zusammenarbeit mit Unit4 Prevero gerade in der Projekt- und Implementierungsphase sehr gut funktioniert hat. Das Geschäft, wie wir es abbilden, ist komplex, und man braucht Zeit, um sich mit Inhalten und Strukturen vertraut zu machen und damit, was in den Teilplänen hinterlegt werden soll. Das gesamte Prevero-Team hat sich hier super eingearbeitet und hat uns ein Planungsgerüst zur Verfügung gestellt, das eine mehr als gute Grundlage darstellt und uns vor allem sehr, sehr selbständig arbeiten lässt. Unsere titelbasierte Absatzplanung ist auf einem neuen Qualitätslevel angekommen.“

unit4.com/cp/preveroE info.prevero@unit4.com

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