Unlock: Erschließen Sie 34 % mehr Mitarbeitermotivation.

EIN DRITTEL ALLER EUROPÄISCHEN MITARBEITER FÜHLT SICH DURCH VERALTETE TECHNIK DEMOTIVIERT*

In unserer Umfrage haben wir herausgefunden, dass Büroangestellte im Durchschnitt dreimal am Tag aufgrund von veralteten Technologien am Arbeitsplatz demotiviert sind, was zu negativen Arbeitsergebnissen führen kann. Trägt die in Ihrem Unternehmen eingesetzte Technologie zu ihrer Motivation bei – oder hemmt sie eher?

*Studie vom April 2016, durchgeführt durch Censuswide im Auftrag von Sharp Europe

2

Die Umfrage unter 6.000 Büroangestellten in ganz Europa hat ergeben, dass vielen Mitarbeitern nicht die richtigen Mittel zur Verfügung stehen, um ihre Aufgaben zu erledigen. 44 % der Mitarbeiter fi nden die Technologie, die sie bei der Arbeit einsetzen, einschränkend und hinderlich, 26 % gaben an, dass Technik sogar defekt und nicht zu gebrauchen war – und ganze 39 % sagten aus, lieber mit ihren eigenen Geräten zu arbeiten, da diese einfacher zu benutzen wären. Dies passt zur Ernüchterung im Büro im weiteren Sinne. Denn laut unserer Umfrage würden 64 % der Büroangestellten ihr Büro mit negativen Begriffen beschreiben.

Wir haben im Folgenden Stefan Haefl iger, Professor of Strategic Management and Innovation an der Cass Business School, London, gebeten, uns einige Tipps zu den Themen Technologie und Motivation zu geben.

Kann Ihr Unternehmen mithalten?

64 % DER BÜROANGESTELLTEN DENKEN NEGATIV ÜBER IHREN ARBEITSPLATZ

DER DURCHSCHNITTLICHE ANGESTELLTE IST DREIMAL TÄGLICH AUFGRUND DER EINGESETZTEN TECHNOLOGIE IM BÜRO FRUSTRIERT

26 % KONNTEN ARBEITS-GERÄTE AUFGRUND DEFEKTER TECHNIK NICHT NUTZEN

43 % SAGTEN, DASS IHRE BÜROUMGEBUNG LANGWEILIG UND NICHT INSPIRIEREND SEI

34 % WÄREN MOTIVIERTER, WENN DIE BÜROTECHNIK AUF DEM NEUESTEN STAND WÄRE

UND 39 % DER MILLENNIALS (PERSONEN, DIE NACH 1982 GEBOREN WURDEN)

DAVON NANNTEN 28 % VERALTETE ARBEITS-METHODEN ALS GRUND

UND 31 % SAGTEN AUS, DASS SIE ZU VIEL ZEIT MIT LANG-WEILIGEN VERWALTUNGSAUF-GABEN VERBRINGEN MÜSSTEN

Trägt die an Ihrem Arbeitsplatz eingesetzte Technologie zur Mitarbeiter-Motivation bei – oder hemmt sie eher? In unserer letzten Umfrage hat sich herausgestellt, dass Mitarbeiter durchschnittlich dreimal am Tag aufgrund der Bürotechnologie frustriert sind und dies sich auch negativ auf die Motivation und die Einstellung gegenüber ihrer Arbeit auswirken kann. – Prüfen Sie, ob Sie in Ihrem Büro eine vergleichbare Situation wie unten dargestellt haben, und laden Sie sich die Tipps unseres Experten Stefan Haeflinger, Professor of Strategic Management and Innovation an der Cass Business School, unter www.sharp.de/unlock herunter.

Unsere Umfrage wurde unter 6.045 Büroangestellten in neun EU-Ländern durchgeführt (Frankreich, Deutschland, Vereinigtes Königreich, Italien, Schweden, Polen, Niederlande, Tschechische Republik und Ungarn). Darunter 1.015 in Deutschland.

Technik & Motivation: Kann Ihr Unternehmen mithalten?

3

Kann Ihr Unternehmen mithalten?

64 % DER BÜROANGESTELLTEN DENKEN NEGATIV ÜBER IHREN ARBEITSPLATZ

DER DURCHSCHNITTLICHE ANGESTELLTE IST DREIMAL TÄGLICH AUFGRUND DER EINGESETZTEN TECHNOLOGIE IM BÜRO FRUSTRIERT

26 % KONNTEN ARBEITS-GERÄTE AUFGRUND DEFEKTER TECHNIK NICHT NUTZEN

43 % SAGTEN, DASS IHRE BÜROUMGEBUNG LANGWEILIG UND NICHT INSPIRIEREND SEI

34 % WÄREN MOTIVIERTER, WENN DIE BÜROTECHNIK AUF DEM NEUESTEN STAND WÄRE

UND 39 % DER MILLENNIALS (PERSONEN, DIE NACH 1982 GEBOREN WURDEN)

DAVON NANNTEN 28 % VERALTETE ARBEITS-METHODEN ALS GRUND

UND 31 % SAGTEN AUS, DASS SIE ZU VIEL ZEIT MIT LANG-WEILIGEN VERWALTUNGSAUF-GABEN VERBRINGEN MÜSSTEN

Trägt die an Ihrem Arbeitsplatz eingesetzte Technologie zur Mitarbeiter-Motivation bei – oder hemmt sie eher? In unserer letzten Umfrage hat sich herausgestellt, dass Mitarbeiter durchschnittlich dreimal am Tag aufgrund der Bürotechnologie frustriert sind und dies sich auch negativ auf die Motivation und die Einstellung gegenüber ihrer Arbeit auswirken kann. – Prüfen Sie, ob Sie in Ihrem Büro eine vergleichbare Situation wie unten dargestellt haben, und laden Sie sich die Tipps unseres Experten Stefan Haeflinger, Professor of Strategic Management and Innovation an der Cass Business School, unter www.sharp.de/unlock herunter.

Unsere Umfrage wurde unter 6.045 Büroangestellten in neun EU-Ländern durchgeführt (Frankreich, Deutschland, Vereinigtes Königreich, Italien, Schweden, Polen, Niederlande, Tschechische Republik und Ungarn). Darunter 1.015 in Deutschland.

Unsere Ergebnisse 28 % sagten aus, dass sie ihre Arbeitsumgebung als nicht inspirierend empfänden, 34 % meinten, ihr Büro sei ruhig und 15 % sagten, es wäre langweilig. Nur 19 % würden ihren Arbeitsplatz als motivierend bezeichnen. Auf die Frage, warum sie ihr Büro auf diese Weise beschreiben würden, gab über ein Viertel zu, dies aufgrund von veralteter und frustrierender Arbeitsmethoden (28 %) zu tun, während knapp ein Drittel (31 %) sagte, dass es zu viel Zeit mit langweiligen Verwaltungs-aufgaben verbringen würde.

Die Umfrage im Auftrag von Sharp wurde unter 6.045 Büroangestellten in neun EU-Ländern durchgeführt: Frankreich, Deutschland,

UK, Italien, Schweden, Polen, Niederlande, Tschechische Republik und Ungarn. Darunter 1.015 in Deutschland.

Technik & Motivation: Kann Ihr Unternehmen mithalten?

4

Wenn Sie der Meinung sind, dass die Motivation in Ihrem Unternehmen optimiert werden könnte, helfen Ihnen vielleicht die Tipps zu den Themen Technologie und Motivation, um die wir Stefan Haefliger, Professor of Strategic Management and Innovation an der Cass Business School gebeten haben.

„Mich haben die Ergebnisse der Sharp Umfrage nicht überrascht,

auch wenn man dazu sagen muss, dass die Technik nicht der

einzige Grund ist, warum Mitarbeiter sich von ihrem Job nicht

inspiriert fühlen.

Viele Funktionen sind anhand eines bestimmten bürokratischen

Systems eingerichtet worden und geben dem Einzelnen nicht

genug Freiheit, innerhalb seines Jobs so zu arbeiten und zu

agieren, wie es für ihn am besten ist.

In Bezug auf die Technologie bedeutet das, dass es sich negativ

auf die Motivation auswirken kann, wenn nur bestimmte

Vorgehensweisen ohne Spielraum möglich sind. Deswegen

beschreiben viele Mitarbeiter ihre Bürotechnologie als ein-

schränkend. Dies kann frustrierend sein. Wenn Infrastruktur

nicht richtig funktioniert, sind Mitarbeiter weniger engagiert

und weniger bereit, sich zusätzlich zu bemühen, um gute

Arbeit zu leisten.

64 % DER EUROPÄISCHEN BÜRO­ANGESTELLTEN DENKEN NEGATIV ÜBER IHREN ARBEITSPLATZ

Technik & Motivation: Kann Ihr Unternehmen mithalten?

Technik und Motivation Die Goldene Regel in Bezug auf die Technologie eines Unter-

nehmens lautet: keine veraltete Ausstattung!

Eine alte Ausstattung stoppt oder verlangsamt die Aktivität,

die der Einzelne ausführen möchte – was sich wiederum auf

die Motivation auswirken kann. Dies bezieht sich nicht nur auf

Kommunikationswerkzeuge, sondern auch auf Software-

Umgebungen, Desktop- oder Serversysteme, Datenbanken

und die Art und Weise, wie Informationen gespeichert und

abgerufen werden.

Die Leichtigkeit, mit der wir arbeiten und unsere Geräte bedienen

können, kann einen erheblichen aktivierenden Einfluss haben

und den Spaß an der Arbeit triggern. Oder genau das Gegen-

teil bewirken. Um seine Mitarbeiter zu motivieren, muss ein

Unternehmen eine Netzwerkfähigkeit ermöglichen, die für den

Arbeitsplatz geeignet ist. Wenn ein Unternehmen technisch

up-to-date sein möchte, welches Mitarbeiter langfristig an sich

bindet und wo Karrieren gemacht werden können, muss das

Unternehmen wissen, wie Menschen mit Technologie umgehen.

Dies gilt insbesondere für Arbeiten, bei denen eine Person

Ideen und Informationen produzieren oder analysieren muss,

beispielsweise bei Ingenieuren, Beratern oder Vertriebspersonal,

wo Teamarbeit und das Teilen von Ideen mit anderen sowie

ein moderner Zeitgeist erforderlich sind. Die Umfrage hat er-

geben, dass 39 % der sogenannten Millenials – Personen, die

nach 1982 geboren wurden und jetzt zwischen 20 und Anfang

30 sind – ausgesagt haben, dass sie motivierter wären, wenn

ihr Arbeitsplatz modernere Technologien bieten würde.

5

34 % WÄREN MOTIVIERTER, WENN DIE BÜROTECHNIK AUF DEM NEUESTEN STAND WÄRE

Technik & Motivation: Kann Ihr Unternehmen mithalten?

Wobei die Ernüchterung in Bezug auf Technologie nicht alters-

spe zifisch ist, sondern sich eher auf Entwicklung und Innova-

tionen bezieht. Wenn ein Unternehmen Werte und Wandel

fördert, muss es berücksichtigen, wie Mitarbeiter am Arbeits-

platz interagieren.

Stichwort: MobilitätFür viele, insbesondere für die Millennials, ist Mobilität ein

Schlüsselwort und viele Mitarbeiter bevorzugen ihr eigenes

Mobilgerät gegenüber den am Arbeitsplatz verfügbaren Mit-

teln. Firmen müssen dies erkennen und darauf eingehen.

Nach Möglichkeit die bevorzugte Technologie anbieten, aber

mindestens gewährleisten, dass bestehende Systeme mit den

Geräten kompatibel sind, die vom Benutzer bevorzugt werden.

Der Aspekt der Mobilität beinhaltet auch, dass Unternehmen

und Geschäftsleitung wissen und berücksichtigen sollten, wo

und wann Mitarbeiter Zugang zu Informationen haben. Es

geht um die Investition – auf Unternehmensebene, aber auch

auf Personalebene – da dies motivierend genug sein muss,

damit angemessen umzugehen. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern

den Zugang zur sicheren gemeinsamen Datennutzung nicht

ermöglichen, müssen Sie damit rechnen, dass diese unsichere

und unautorisierte, aber einfach anwendbare Methoden und

File-Sharing-Dienste nutzen.“

6

INTEGRATIVE UND UNTERSTÜTZENDE UMGEBUNGEN KÖNNEN DIE MITARBEITER­MOTIVATION VERBESSERN

Technik & Motivation: Kann Ihr Unternehmen mithalten?

Warum und wie erledigen Mitarbeiter ihre Arbeit? Dies ist ein

wichtiger Bestandteil der unternehmerischen Motivation.

Wenn Unternehmen diese Dynamik verstehen, sind Mitarbeiter

in der Lage, Aufgaben einfacher auszuführen, was wiederum

dem Unternehmen zugutekommt.

Die Kultur eines Unternehmens kann oft einen großen Einfluss

auf die Art und Weise nehmen, wie Mitarbeiter über das Unter-

nehmen denken. Indem eine Umgebung geschaffen wird, die

integrativ, unterstützend und fördernd ist, fühlen Mitarbeiter

sich wohler – und motivierter.

Es ist wichtig, dass das Ziel nicht nur kommuniziert, sondern

von den Mitarbeitern integriert wird – sodass Arbeitnehmer

sich an den Ideen des Unternehmens beteiligen können und

Mitspracherechte haben. Selbstverständlich bieten unterschied-

liche Branchen unterschiedliche Möglichkeiten zur

Technik – und was noch? Die anderen Goldenen Regeln der Motivation Offensichtlich spielen mehr Aspekte als nur die Technik eine Rolle. Dass Mitarbeiter hinsichtlich der Technik ernüchtert oder gar

frustriert sind, ist ein Anzeichen dafür, dass etwas anderes nicht stimmt. Dementsprechend muss dies im größeren Kontext einer

weiteren „Goldenen Regel“ betrachtet werden:

Implementierung, aber Integration, Transparenz und Vertrauen

sind Kernwerte, wenn es um die Motivation von Mitarbeitern

geht.

Dabei kann Schulung auch eine große Rolle spielen. Unter-

nehmen, die wissen, wo ihre Mitarbeiter sich innerhalb der

Firmen struktur befinden und ihnen nächste Schritte anbieten

und diese verfolgen sowie regelmäßige Gespräche diesbezüg-

lich führen – Prüfung, Mentoring und Unterstützung bei der

Karriere entwicklung anbieten – haben oftmals eine Firmen-

kultur, die fördernd und produktiv ist.

Die Unternehmen wissen, dass es wichtig ist, den Mitarbeitern

zuzuhören, damit diese ihre Kreativität in den Arbeitsplatz

einbringen können. Der Zugang zu neuen Arbeitsmethoden

steigert die Motivation zusätzlich.

7

Sie glauben, Ihre Firma hat ein Motivationsproblem? Was können Sie tun? Es gibt einige Möglichkeiten, die jedes Unternehmen sofort umsetzen kann:

31 % DER BÜROANGESTELLTEN SAGEN, DASS SIE ZU VIEL ZEIT MIT LANGWEILIGEN VERWALTUNGS­AUFGABEN VERBRINGEN

Tipp 1Reden Sie regelmäßig mit Ihren Mitarbeitern, um zu gewähr-

leisten, dass die verwendete Technologie den Anforderungen

entspricht.

Tipp 6Erstellen Sie einen Schulungsplan und stellen Sie sicher, dass alle

Mitarbeiter wissen, wie sie die Technik innerhalb ihres Bereichs

am besten nutzen.

Tipp 8Achten Sie darauf, dass Firmenneuigkeiten und Informationen

über Digital Signage-Bildschirme oder einfach ein Schwarzes

Brett weitergegeben werden.

Tipp 2Erstellen Sie ein IT-Budget und einen Wartungsplan, sodass die

Ausstattung innerhalb des Unternehmens regelmäßig upge-

datet und bei Bedarf ausgetauscht wird.

Tipp 4Die Flexibilität cloudbasierter Datenfreigaben bedeutet auch,

dass Mitarbeiter Zugang zu Daten haben, wenn sie sich nicht

im Büro befi nden. Denken Sie an eine mobile App für Smart-

phones, welche den Zugang und Firmen-E-Mails in einer

praktischen Lösung vereint.

Sharp Tipps

Tipp 3Cloud-basierte File Sharing-Dienste, wie Cloud Portal Offi ce

von Sharp oder Microsoft Sharepoint, können bei der Mit-

arbeiter motivation hilfreich sein, weil alle Unternehmensdaten

an einem zentralen Ort verfügbar sind, was die Frustration

der langen Suche nach Daten beendet.

Tipp 5Berücksichtigen Sie Mittel, die den Mitarbeitern ermöglichen,

Ideen zu teilen und sich gegenseitig zu inspirieren, beispiels-

weise mit einem interaktiven Monitor, wie dem BIG PAD von

Sharp, in Ihrem Besprechungsraum oder in einem öffentlichen

Bereich.

Tipp 7Automatisieren Sie alltägliche Aufgaben und Routinen. Sharp

bietet Managed Print Services zur Automatisierung sämtlicher

Aufgaben in Bezug auf Ihre Drucker, wie die automatische

Bestellung von Toner und Papier und ein Optimised Solutions

Portfolio, um dokumentenorientierte Prozesse – wie den

Post eingang, das Kostenstellen-Management oder den Rech-

nungsworkfl ow – zu automatisieren.

Willkommen bei Sharp

Wir bei Sharp entwickeln kontinuierlich Innovationen, um das Erschließen von Potenzialen für Unternehmen zu unter-stützen. Unsere vernetzten Technologien haben die Art und Weise, wie Unternehmen mit Informationen, Technologien und miteinander umgehen, revolutioniert. Wir möchten dasselbe auch für Sie tun. Finden Sie heraus, wie wir heute Potenziale in Ihrem Unternehmen erschließen können.

Rudolf Stosch Büromaschinen GmbH Schützenstraße 70 D-40211 Düsseldorf Tel.: +49 211 17 92 29 - 0

www.stosch.de