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VERBUNDPROJEKT K3: INFORMATIONS- UND KOMMUNIKATIONSKONZEPTE FÜR DEN KRISEN- UND KATASTROPHENFALL. ERFORSCHUNG INTEGRIERTER ORGANISATORISCHER UND TECHNISCHER LÖSUNGEN.

Workshop Einbindung freiwilliger Helferinnen und Helfer

Innovationforum

Berlin, 11. April 2016

Claudia Niederée (Forschungszentrum L3S), Louisa Schneider (DRK)

HERAUSFORDERUNGEN – WO SIND WIR GESTARTET?

• Hilfsorganisationen:

• Bereitstellung koordinierter Hilfeleistungen von BOS bei Großveranstaltungen → komplexe und anspruchsvolle Aufgabe

• Entscheidungen

→ beruhen auf Informationen

• Neue Informationssituation durch Soziale Medien

• Wandel im Ehrenamt und neue Engagementformen

→ ungebundene HelferInnen

Projekt K3 – Innovationsforum Berlin. April 2016 2

INFORMATIONSFLUT

„Je mehr Informationen, desto besser“ ….. ??


Quelle: https://healthculturesociety.wikispaces.com/Identity+Crisis, 07.04.2016

https://healthculturesociety.wikispaces.com/Identity+Crisis



GESAMTZIEL

Innovatives Krisenkommunikationskonzepts:

• Bessere Bewältigung von Krisen- und Katastrophensituationen

• Verbesserung der Lageeinschätzung und Reaktionszeit

Nutzung sozialer Netzwerke als Informationsquelle u. Kommunikationsmedium

Enge Verzahnung von organisatorischen und technischen Komponenten

Enge Orientierung an Bedarf von Hilfsorganisationen in Großeinsätzen

Ziele für „Teilaspekt“ ungebundene HelferInnen

• Strategien zur Koordination und gezielten Information von ungebundenen HelferInnen

• Integration in das Krisenkommunikationskonzept


SZENARIO-BASIERTE VORGEHENSWEISE

• Zwei aufeinander aufbauende Szenarien im Bereich Großveranstaltungen

• Szenario 1: statisch, vorherseh- und planbar

• z.B. Stadtmarathon in Berlin, Hamburg, …

• Untersuchung der organisatorischen Prozesse

• Analyse von Informationsgewinnung,-verarbeitung, -austausch

• Szenario 2: Erweiterung des ersten Szenarios um unvorhergesehenen Störfall

• z.B. Explosion beim Stadtmarathon


ERWARTETE ERGEBNISSE


• K3 Demonstrator

• Handbuch für die Krisenkommunikation

• Personalentwicklungskonzept

• Erprobung in Einsatzübung

Operative Ebene

• Methoden und Systeme für einen verbesserten Informationsfluss

• Methoden zur Filterung, Analyse und Aggregation relevanter Inhalte von Sozialen Netzwerken

• Demonstratoren + Integration mit Warnsystemen

Technologische Ebene

• Detaillierte Erfassung der Anforderungen

• Innovatives Kommunikationskonzept

• Modelle für einen verbesserten Informationsfluss

Konzeptuelle Ebene

DAS TEAM


Wissenschaft:

Soziologie, Informatik, Wirtschaftsinformatik

Unternehmen:

Informations-management

Informationstechnik

Hilfs-organisationen:

ASB, DRK, JUH

ERMITTLUNG DER ANFORDERUNGEN


Enge Orientierung an Bedarf von Hilfsorganisationen in Großeinsätzen

Empirische Feldforschung

Anforderungs- workshops

User Stories

Interner Workshop „Einblicke in die Welt der Hilfs-organisationen – Was bedeutet

Katastrophenschutz?“

EMPIRISCHE FELDFORSCHUNG

• Teilnehmende Beobachtungen und Beobachtungsinterviews

• Sehr aktiv bereits im 1. Jahr

• 28 teilnehmende Beobachtungen (meist mehrtägig)

• Verschiedene Arten von Ereignissen (z.B. Festumzüge, Fußballspiele, Schichten im Regelrettungsdienst, Katastrophenschutzübungen, Flüchtlingsunterkünfte)

• Intensive Beobachtung der realen Abläufe

• Kommunikation

• Nutzung von IKT

• Abläufe und Prozesse


ERSTE ERKENNTNISSE

• Einsatz von IKT bei Großveranstaltungen

• Nutzung von Einsatzleitprogrammen

• Teilweise Ergänzung durch eigene Add-ons (z.B. Tracken von Einsatzfahrzeugen)

• Internetverbindung steht nicht auf allen Veranstaltungen zur Verfügung

• Wenn‘s schnell gehen muss und Backup: Stift und Papier/Whiteboard

• Heterogenität d. Organisationen/Gliederungen sowie der eingesetzten IKT

• Bei Fragen zur Motivation muss genau hingesehen werden z.B. „Was ist ein guter Einsatz?“

• Soziale Medien und ungebundene Helfer spielen bei Großveranstaltungen keine so große Rolle

Einbindung von langfristigen Lagen (z.B. Flut, Flüchtlingslage) als zusätzliches Szenario


UNGEBUNDENE HELFER: ANFORDERUNGEN + IDEEN

• Kein Kernthema des Projekts

• Diskussion des Themas als Teil der Anforderungsworkshops

Ideen für Vorgehensweise

erste Mockups für unterstützende IT

• Weiterer wichtiger Punkt: Einbringung des Themas in Ausbildungskonzept


HELFER APP: PROBLEME UND POTENTIALE

Ausgangssituation


• Probleme

o Helfer wollen am liebsten sofort anfangen zu helfen

o Organisationen besitzen kaum Informationen über ungebundene Helfer

o Abstimmung von anfallenden Aufgaben mit geäußerten Wünschen der Helfer ist schwierig

o Motivation der ungebundenen Helfer leidet unter den Bedingungen

o Freiwillige werden teilweise nicht (richtig) eingesetzt oder Aufgaben nicht vollständig bearbeitet

• Potenziale einer Helfer APP

o Verwaltungsaufgaben können durch unterstützendes System übernommen werden

o Smartphones können als Grundlage für bidirektionalen Kommunikationskanal dienen

o Organisationen kann der Zugriff auf Informationen über ungebundene Helfer ermöglicht werden

o Motivation der Freiwilligen kann besser aufrechterhalten werden

IDEEN: EINBINDUNG UNGEBUNDENER HELFER

• Registrierung ungebundener Helfer zur besseren Koordination und zur Erhöhung der Zufriedenheit

• Koordination ungebundener Helfer

• Balance zwischen Selbstkoordination und Koordination durch Hilfsorganisationen

• Idee für kombinierte Lösung mit Power Moon Map (siehe nächste Folie)

• Erfassung von Wünschen, Fähigkeiten und Mitteln

• Berücksichtigung bei Einteilung (z.B. besitze Radlader, Ausbildung zum Koch)

• Gezielte Kontaktaufnahme bei Bedarf

• Verbesserte Kommunikation

• Helfer als Informationsquelle zur Lageerkundung/Lageeinschätzung

• Art von zu beobachtenden Ereignisse an Helfer übermitteln

• Helfer können gezielt auf diese Ereignisse achten und sie zurückmelden


IDEE: MAP MIT „POWER MOONS“ UND IHREN BEDARFEN


Von HBR - Eigenes Werk, CC BY 3.0, https://commons.wikimedia.org/w/index.php?curid=5047916

„Power Moon“, Anlaufstelle Präsenz v. HiOrg

Anzeige des Bedarfs

Sicht für ungebundenen Helfer

o Sammlung benötigter Helferdaten

o Aufklärung über Strukturen und Abläufe

Projekt K3 – Innovationsforum Berlin. April 2016

o Abstimmung von Aufgaben

mit Wünschen der Helfer o Mehrstufiger Matching-

Prozess zur Vermeidung von Leerläufen

o Präsentation relevanter Helferdaten

o Feedback-Funktion

o Hintergrundinformationen für Helfer

o Aggregierter Daten für

Hilfsorganisationen o Grundlage zur

Verbesserung zukünftiger Einsätze

o Selektive Kommunikation, z.B.

gemäß Qualifikationen o Allgemeine Kommunikation

(Benachrichtigungen)

HELFER APP (KONZEPTIONELLES DESIGN)

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Aufgaben-bereiche

Registrierung

Informations-

versorgung

Kommunikation Koordination

Datenanalyse

HELFER APP – ERSTE MOCKUPS


SOCIAL MEDIA OBSERVER

• Identifikation von relevanter Information

• Crawling

• Informationsfilterung

• Erkennen von Gerüchten


SOCIAL MEDIA OBSDERVER: ÜBERBLICK

• 3 Folien


Verteilung der

Tweet Aktivität

über die Zeit

Gesamtzahl

der Tweets

Wichtige

Themen

Individuelle

Tweets

Verteilung der

Tweet Aktivität

über den Ort

Orte mit höchster

Twitter Aktivität

AUS- UND WEITERBILDUNGSKONZEPT

• Entwicklung eines organisationsübergreifenden Aus- und Weiterbildungskonzeptes

• Direkter Transfer der Ergebnisse in die Praxis

• Integration der technischen Lösungen → Demonstrator

• Wichtig: Auch Fragen wie „Umgang mit Sozialen Medien“ und „Einbindung freiwilliger Helfer“ in Ausbildungskonzept einbringen


Vielen Dank!


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