Veranstaltungen Öffentlicher Bibliotheken planen – organisieren – ausführen HA 2010-2012 /...
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Veranstaltungen Veranstaltungen Öffentlicher BibliothekenÖffentlicher Bibliothekenplanen – organisieren – ausführen planen – organisieren – ausführen
HA 2010-2012 / Barbara Smrzka
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2
ThemenThemen
• Veranstaltungsvielfalt in ÖB• Warum Veranstaltungen in ÖB?• Veranstaltungsstatistik 2010• Veranstaltungsmanagement• (Rechtsfragen zu Veranstaltungen)• Gruppenarbeit: Veranstaltungsplanung
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3
Veranstaltungen,
Aktionen, Programme
Kreativ & Realistisch
Veranstaltungen
von A bis Z
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A
B
C
D
E
Auslagenaktion
Book Crossing
Café-Formate
playDecide
Ergometer-Lesen
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F
G
H
I
J
Flohmarkt
Gruselnacht
Heimatabend
Interkulturelles
Jazzkonzert
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L
M
N
O
K
Lebende Bücher
Märchen
Nachtwanderung
Orientalische Nacht
Kreativ Workshop
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P
R
S
T
Poetry Slam
Pub Science
Rätselrallye
Spielefest
Theaterworkshop
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U
V
W
Z
User Schulung
Vorlesestunde
Wandern und Lesen
Zweisprachige V.
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Warum Veranstaltungen?Warum Veranstaltungen?
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Veranstaltungen in ÖBVeranstaltungen in ÖB
aus der Statistik 2010 ca.
Öffentliche Bibliotheken 1.500
BenutzerInnen 930.000
BesucherInnen 9.160.000
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Veranstaltungsstatistik der ÖB
OrtsgrößeMedian
50% aller ÖB
Bestwerte5% aller ÖB
< 1.000 EW 5 26
1.000–3.000 EW 10 59
3.000–5.000 EW 12 80
5–10.000 EW 15 81
10–20.000 EW 35 79
20–50.000 EW 31 120
> 50.000 EW 40 (>365!) Bez
ugsj
ahr
2010
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VeranstaltungsmanagementVeranstaltungsmanagement
• Bestandsaufnahme: Wo stehen wir?
• Ziele: Was wollen wir?
• Konzeption: Was machen wir?
• Organisation: Wie machen wir‘s?
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Bestandsaufnahme: Bestandsaufnahme: Wo stehen wir?Wo stehen wir?
• Ressourcen (finanzielle und personelle)
• Ausstattung (Raum, Technik, …)
• Zielgruppen (nach Alter, Interesse, …)
• Kooperationspartner und Mitbewerber
• Erfahrungen und Erfolge (Themen, Zeitplan, Besucherzahlen, …)
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Ziele: Ziele: Was wollen wir?Was wollen wir?
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Ziele: Ziele: Was wollen wir? Was wollen wir?
• Motive
• (neue) Zielgruppen
• Besucherzahl
• Medienecho
• Längerfristige Wirkung
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Zielgruppen: nach Alter / Interesse / Bedürfnissen / Allgemeinheit
Veranstaltungsthema:Literarische Themen
(AutorIn, Neuerscheinungen, Regionalliteratur …)Sachthemen (E, G, N, P, V)
IT-Themen (Computer, Internet …)Kunst und Kreativität
Spiele(n) …
Akteure und Partner: mit externen ReferentInnen / nur Bibliothekspersonal
in Kooperation / ohne Partner
Konzeption:Konzeption: Was machen wir? (1) Was machen wir? (1)
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Veranstaltungsformeinmaliger Event / länger dauernd
im Rahmen eines Festivals / ohne größeren Rahmen Einzelveranstaltung / Veranstaltungsreihe
Methode:frontal / interaktiv
Ort und Raum:in der Bibliothek / außerhalb der Bibliothek
Konzeption:Konzeption: Was machen wir? (2) Was machen wir? (2)
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Planung:Planung: Wie machen wir‘s? Wie machen wir‘s?
Checklisten
Terminplan
Budgetplan
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Checkliste: Akteure Checkliste: Akteure
Hauptakteure*): AutorIn, ModeratorIn, ReferentIn, KünstlerIn
Gäste: Ehrengäste, BesucherInnen, Begleitpersonen
Veranstalter: Bibliothek, Kooperationspartner
Service: Empfang, Garderobe, Catering, Technik, FotografIn, Security
*) Anreise, Betreuung, Unterbringung
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Checkliste: Raum und Ausstattung Checkliste: Raum und Ausstattung
Raumbedarf: Kapazität, Zugangsbarrieren, Sanitäranlagen
Beschilderung: Hinweis auf Bibliothek, Zugang, Anfahrt
Mobiliar: Podest, Rednerpult, Bestuhlung, Büchertisch, Pinwand, Flipchart …
Technik: Beleuchtung (Verdunklung), Ton (Mikros), Projektion (Beamer, Video, Leinwand), Klimatechnik
Atmosphäre: Blumen, Dekoration, Ausstellung
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Checkliste: KommunikationCheckliste: Kommunikation Bewerbung: Einladung, Plakat, Website,
Gästeliste, Versand, Anmeldung Pressearbeit: Vorankündigung, Eintragung in
Veranstaltungskalender, Presseeinladung, Presseunterlagen, Pressemeldung / Aussendung
Checkliste: GenüsseCheckliste: Genüsse Bewirtung*): kalt/warm, Stehbuffet, Fingerfood,
Getränke, Geschirr Rahmenprogramm: Musik, Moderation Geschenke: für Akteure, Giveaways für
BesucherInnen *) Getränke für Hauptakteure nicht vergessen!
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Termin und TerminplanTermin und Terminplan
• Abstimmung mit anderen Veranstaltungen
• Abendveranstaltungen ab 19:00 Uhr
• Frontale Veranstaltungen nicht länger als 90 Minuten (je nach Zielgruppe kürzen)
Vorbereitung Tag X NB
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Beispiel-Terminplan >4W 4W 3W 2W 1W V NB
Kontakt HauptakteureA
blau
f lau
t De
tailp
lan
Termin fixieren
Raum reservieren
Werbemittel drucken
Vorankündigungen veranlassen
Plakatieren, Folder auflegen
Einladungen verschicken
Bewirtung organisieren
Raum checken
Detailablauf festlegen (Personal)
Pressemeldung, Einladung
AKM-Meldung
Veranstaltung
Pressemeldung, Pressespiegel
Nachbesprechung
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BudgetplanungBudgetplanung Honorare, Spesen Drucksorten und Werbemittel Versandkosten und Pressearbeit Medienankauf Saal- und Gerätemiete Catering, Dekoration, Giveaways
+ Eintrittsgelder)
(– Personalaufwand!)
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VeranstaltungsrechtVeranstaltungsrecht• Vertrag mit Akteuren:
häufig Werkvertrag, Honorarnote
• Haftungsfragen:Aufsichtspflicht (Eltern, LehrerIn, BibliothekarIn)Haftpflichtversicherung! (Träger)Jugendschutz (Alkohol, Rauchen)
• Urheberrechtsschutz: Öffentliche AufführungMeldepflicht des VeranstaltersVerwertungsgesellschaften (LiterarMechana, AKM)Sonderfälle Film, Fernsehen
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www.oesterreichliest.at/
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Veranstaltungen bis zum Umfallen …
Vielen
Dank!
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Gruppenarbeit
Drei Gruppen
Aufgabe: Konzipieren einer Veranstaltung zum vorgegebenen Ziel
1. Ablaufplan: nur für den Veranstaltungstag
2. Budgetplan: Budgetposten (evt. grobe Kostenschätzung)
3. Werbung / PR: Plakat oder Einladung oder Pressetext