Veranstaltungen Veranstaltungen Öffentlicher BibliothekenÖffentlicher Bibliothekenplanen – organisieren – ausführen planen – organisieren – ausführen

HA 2010-2012 / Barbara Smrzka

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ThemenThemen

• Veranstaltungsvielfalt in ÖB• Warum Veranstaltungen in ÖB?• Veranstaltungsstatistik 2010• Veranstaltungsmanagement• (Rechtsfragen zu Veranstaltungen)• Gruppenarbeit: Veranstaltungsplanung

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Veranstaltungen,

Aktionen, Programme

Kreativ & Realistisch

Veranstaltungen

von A bis Z

A

B

C

D

E

Auslagenaktion

Book Crossing

Café-Formate

playDecide

Ergometer-Lesen

F

G

H

I

J

Flohmarkt

Gruselnacht

Heimatabend

Interkulturelles

Jazzkonzert

L

M

N

O

K

Lebende Bücher

Märchen

Nachtwanderung

Orientalische Nacht

Kreativ Workshop

P

R

S

T

Poetry Slam

Pub Science

Rätselrallye

Spielefest

Theaterworkshop

U

V

W

Z

User Schulung

Vorlesestunde

Wandern und Lesen

Zweisprachige V.

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Warum Veranstaltungen?Warum Veranstaltungen?

Veranstaltungen in ÖBVeranstaltungen in ÖB

aus der Statistik 2010 ca.

Öffentliche Bibliotheken 1.500

BenutzerInnen 930.000

BesucherInnen 9.160.000

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Veranstaltungsstatistik der ÖB

OrtsgrößeMedian

50% aller ÖB

Bestwerte5% aller ÖB

< 1.000 EW 5 26

1.000–3.000 EW 10 59

3.000–5.000 EW 12 80

5–10.000 EW 15 81

10–20.000 EW 35 79

20–50.000 EW 31 120

> 50.000 EW 40 (>365!) Bez

ugsj

ahr

2010

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VeranstaltungsmanagementVeranstaltungsmanagement

• Bestandsaufnahme: Wo stehen wir?

• Ziele: Was wollen wir?

• Konzeption: Was machen wir?

• Organisation: Wie machen wir‘s?

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Bestandsaufnahme: Bestandsaufnahme: Wo stehen wir?Wo stehen wir?

• Ressourcen (finanzielle und personelle)

• Ausstattung (Raum, Technik, …)

• Zielgruppen (nach Alter, Interesse, …)

• Kooperationspartner und Mitbewerber

• Erfahrungen und Erfolge (Themen, Zeitplan, Besucherzahlen, …)

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Ziele: Ziele: Was wollen wir?Was wollen wir?

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Ziele: Ziele: Was wollen wir? Was wollen wir?

• Motive

• (neue) Zielgruppen

• Besucherzahl

• Medienecho

• Längerfristige Wirkung

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Zielgruppen: nach Alter / Interesse / Bedürfnissen / Allgemeinheit

Veranstaltungsthema:Literarische Themen

(AutorIn, Neuerscheinungen, Regionalliteratur …)Sachthemen (E, G, N, P, V)

IT-Themen (Computer, Internet …)Kunst und Kreativität

Spiele(n) …

Akteure und Partner: mit externen ReferentInnen / nur Bibliothekspersonal

in Kooperation / ohne Partner

Konzeption:Konzeption: Was machen wir? (1) Was machen wir? (1)

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Veranstaltungsformeinmaliger Event / länger dauernd

im Rahmen eines Festivals / ohne größeren Rahmen Einzelveranstaltung / Veranstaltungsreihe

Methode:frontal / interaktiv

Ort und Raum:in der Bibliothek / außerhalb der Bibliothek

Konzeption:Konzeption: Was machen wir? (2) Was machen wir? (2)

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Planung:Planung: Wie machen wir‘s? Wie machen wir‘s?

Checklisten

Terminplan

Budgetplan

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Checkliste: Akteure Checkliste: Akteure

Hauptakteure*): AutorIn, ModeratorIn, ReferentIn, KünstlerIn

Gäste: Ehrengäste, BesucherInnen, Begleitpersonen

Veranstalter: Bibliothek, Kooperationspartner

Service: Empfang, Garderobe, Catering, Technik, FotografIn, Security

*) Anreise, Betreuung, Unterbringung

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Checkliste: Raum und Ausstattung Checkliste: Raum und Ausstattung

Raumbedarf: Kapazität, Zugangsbarrieren, Sanitäranlagen

Beschilderung: Hinweis auf Bibliothek, Zugang, Anfahrt

Mobiliar: Podest, Rednerpult, Bestuhlung, Büchertisch, Pinwand, Flipchart …

Technik: Beleuchtung (Verdunklung), Ton (Mikros), Projektion (Beamer, Video, Leinwand), Klimatechnik

Atmosphäre: Blumen, Dekoration, Ausstellung

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Checkliste: KommunikationCheckliste: Kommunikation Bewerbung: Einladung, Plakat, Website,

Gästeliste, Versand, Anmeldung Pressearbeit: Vorankündigung, Eintragung in

Veranstaltungskalender, Presseeinladung, Presseunterlagen, Pressemeldung / Aussendung

Checkliste: GenüsseCheckliste: Genüsse Bewirtung*): kalt/warm, Stehbuffet, Fingerfood,

Getränke, Geschirr Rahmenprogramm: Musik, Moderation Geschenke: für Akteure, Giveaways für

BesucherInnen *) Getränke für Hauptakteure nicht vergessen!

Termin und TerminplanTermin und Terminplan

• Abstimmung mit anderen Veranstaltungen

• Abendveranstaltungen ab 19:00 Uhr

• Frontale Veranstaltungen nicht länger als 90 Minuten (je nach Zielgruppe kürzen)

Vorbereitung Tag X NB

Beispiel-Terminplan >4W 4W 3W 2W 1W V NB

Kontakt HauptakteureA

blau

f lau

t De

tailp

lan

Termin fixieren

Raum reservieren

Werbemittel drucken

Vorankündigungen veranlassen

Plakatieren, Folder auflegen

Einladungen verschicken

Bewirtung organisieren

Raum checken

Detailablauf festlegen (Personal)

Pressemeldung, Einladung

AKM-Meldung

Veranstaltung

Pressemeldung, Pressespiegel

Nachbesprechung

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BudgetplanungBudgetplanung Honorare, Spesen Drucksorten und Werbemittel Versandkosten und Pressearbeit Medienankauf Saal- und Gerätemiete Catering, Dekoration, Giveaways

+ Eintrittsgelder)

(– Personalaufwand!)

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VeranstaltungsrechtVeranstaltungsrecht• Vertrag mit Akteuren:

häufig Werkvertrag, Honorarnote

• Haftungsfragen:Aufsichtspflicht (Eltern, LehrerIn, BibliothekarIn)Haftpflichtversicherung! (Träger)Jugendschutz (Alkohol, Rauchen)

• Urheberrechtsschutz: Öffentliche AufführungMeldepflicht des VeranstaltersVerwertungsgesellschaften (LiterarMechana, AKM)Sonderfälle Film, Fernsehen

www.oesterreichliest.at/

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Veranstaltungen bis zum Umfallen …

Vielen

Dank!

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Gruppenarbeit

Drei Gruppen

Aufgabe: Konzipieren einer Veranstaltung zum vorgegebenen Ziel

1. Ablaufplan: nur für den Veranstaltungstag

2. Budgetplan: Budgetposten (evt. grobe Kostenschätzung)

3. Werbung / PR: Plakat oder Einladung oder Pressetext