Vereinsarchiv2016

Workshop „Vorbei und vergessen? Die Lösung: Das Vereinsarchiv!“

Thomas WolfSiegen, 14. April 2016

Gliederung

• Allgemeine Einführung • Aufgaben des Archivs• Raum- und Klimabedingungen• Erhaltung des Archivguts• Erhaltung des digitalen Archivguts• Nutzung• Literatur/Links/Kontakt

02.05.2023Kreis Siegen-Wittgenstein2


Allgemeine Einführung

„Ordentliche Unordnung II“ Ingeborg Zimmer, Zeichnung 2013


Definition:

„Archive sind Einrichtungen, deren Aufgabe die systematische Übernahme, Erfassung, Ordnung, dauerhafte Aufbewahrung und Erschließung von Schrift-, Bild- und Tonträgern sowie elektronischen Speichermedien ist.“



Funktion des Archivs:

• 1) Rechtssicherheit• 2) Öffentlichkeitsarbeit:

Dokumentation der Vereinsgeschichte• 3) Identifikationsfaktor für den Verein über

die Geschichte



Lösung:

• Aufbau des Vereinsarchivs:• verantwortliche Betreuung durch eine/n

Archivar/in



Aufgaben des Archivs:• Sichtung der vorhandenen Unterlagen• (Zeitaufwand: 1 Woche)• Vernichtung der überflüssigen Unterlagen• Sammlung der neuen Unterlagen• Erstellung eines Findverzeichnisses• Bereitstellung der Archivalien zur Nutzung

und Auswertung



Ressource Raum:

• möglichst zentrale Lagerung:- Verein, der 25 Jahre lang aktiv ist, über Material in der Größenordnung eines Regalmeters



Archivischer Super-“Gau“:

• Vereinsauflösung • unklare Nachfolgeregelung

• → Kontakt zu Ihrem Kommunalarchiv!



• Dokumente um die Vereinsgründung• Verträge, Satzungen, Geschäftsordnungen• sämtliche Protokolle• Vorstands- und Mitgliederlisten• Finanz- und Haushaltspläne, Beitrags- und

Kassenbücher• Rechnungsbelege der letzten 10 Jahre,

ausgewählte Beispiele

Sichtung der vorhandenen Unterlagen


• Unterlagen zur Entwicklung des Vereins und zum Vereinsleben (z. B. Übungsangebot, Geräteverzeichnis, Wettkämpfe, Festschriften, Noten usw.)

• Vereinszeitungen• Fotos, Videoaufzeichnungen usw.• Homepages, sonstige Webauftritte

Sichtrung der vorhandenen Unterlagen


• Doppelexemplare, • Rechnungsbelege (können nach 10

Jahren weggeworfen werden), • Dokumente anderer Organisationen,

Verbände und Institutionen, wenn sie nur zur Kenntnisnahme zugeschickt

Vernichtung der überflüssigen Unterlagen


• Exkurs: Paläographie

Ordnung und Verzeichnung


• Exkurs: Paläographie

• Drei Tipps:- 1) Buchstaben schreiben- 2) Komplizierte Wörter von hinten lesen- 3) Üben, Üben, Üben



• Analyse der vorhandenen Unterlagen

• Beispiel-Gliederung:

1. Vereinsgründung2. Verträge, Satzungen, Geschäftsordnungen3. Protokolle4. Vorstands- und Mitgliederlisten ……..



• Archivgutbeschreibung:

- Gliederungspunkt- eindeutige Signatur- Titel- Laufzeit



• Womit?

• Tabellenkalkulation (oder Textverarbeitung)

• oder

• MidosaXML (Archivschule Marburg)?



• Beispielliste:



Raum- und Klimabedingungen


• Schutz gegen:

- Wasser, Feuer- Vandalismus- „Diebstahl“- Tageslicht



• Temperatur: Kühl: 16-18° C• Luftfeuchte: 50 %• Staubfrei

• Schwankungen: +- 2 Grad, +- 10 % tolerierbar



Erhaltung des Archivguts


• Kein Metall • Keine Klebestreifen, kein Kleben• - Fotoecken• Keine Plastikeinlagen



• Versicherung?- nur: Wiederherstellungskosten nach einem Schadensfall

Erhaltung des Archivgutes


• Ordnerstruktur (wie analog)

Erhaltung des digitalen Archivguts


• Formate:

Standard:- Text, Tabellen, Präsentationen: PDF/A- Bilder: TIFF (+ jpeg für Webauftritt)



• Möglichst unkomprimiert:- Audio: WAV- Filme: mp4



Nutzung


• allen Interessenten Zugang zum Archivgut.

• Persönlichkeits- sowie Urheberrechte und der Datenschutz bei (lebenden) Personen sind zu wahren.

• Orientierung am Archivgesetz NRW

Nutzung


• Sammeln, Archivieren, Auswerten. Ein Leitfaden für Vereinsarchive, Festschriften und Jubiläumsausstellungen. Maulbronn: Institut für Sportgeschichte Baden-Württemberg e.V., 2000, ISBN 3-933486-20-3

• Praktische Archivkunde : ein Leitfaden für Fachangestellte für Medien- und Informationsdienste - Fachrichtung Archiv / hrsg. im Auftrag des LWL-Archivamtes für Westfalen von Norbert Reimann; Red.: Wolfgang Bockhorst und Hans-Jürgen Höötmann. - 2. überarb. Aufl. - Münster: Ardey-Verl., 2008. - 370 S. - ISBN 978-3-87023-255-9.

Literaturtipps:


• http://www.rheinisches-schuetzenmuseum.de/joomla/images/stories/files/tipps2.pdf

• http://www.vibss.de/vereinsentwicklung/lebendiges-vereinsarchiv/sinn-und-zweck-eines-lebendigen-vereinsarchivs/

• http://www.vitaminb.ch/static/files/arbeitshilfen/Vereinsarchiv.pdf

Linktipps:


• http://de.slideshare.net/StadtASpeyer/grundlagen-der-archivierung

• http://www.forum-bestandserhaltung.de/ • http://www.lwl.org/LWL/Kultur/Archivamt/

Fachinformationen/versicherung• http://de.wikipedia.org/wiki/

Archivgesetz_Nordrhein-Westfalen • http://de.slideshare.net/Stadtarchiv/vergangenheit-

fr-die-zukunft-sicherung-der-vereinsgeschichte-im-archiv

Linktipps:


• Universität Zürich: http://www.adfontes.uzh.ch/1000.php

• Digitale Schriftkunde der staatlichen Archive Bayerns: http://www.gda.bayern.de/DigitaleSchriftkunde/

• http://de.slideshare.net/Stadtarchiv/vergangenheit-fr-die-zukunft-festschrift-und-chronik

Linktipps:


• Bei Rückfragen:

• Thomas Wolf• Telefon: 0271/333 15 10• E-Mail: [email protected]• Blog: http://www.siwiarchiv.de

Noch Fragen?

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

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