Medizinische Hochschule Hannover nutzt die Vorteile eines effizienten Vertragsmanagements

,Vertragte' Situation

Um der Vielzahl an Verträgen Herr zu werden, setzt die Medizinische Hochschule Hannover

das Vertragsmanagement cuContract der Circle Unlimited AG ein . Bilder: MHH/Kremmin

Die Medizinische Hochschule Hanno-ver (MHH) setzt ein in SAP integriertes und zertifiziertes Vertragsmanage-ment ein, das von über 100 Anwen-dern genutzt wird. Gemanagt werden damit die 15 häufigsten Vertrags-arten der Uniklinik, darunter ver-schiedene Formen von Koopera-tions-, Berater-, Kauf-, Miet- und Verwertungsverträgen bis hin zu Patenten. Anstelle der früher feh-lenden Transparenz der vorhan-denen Verträge, die mehr als nur vertrackt war, herrscht heute eine angenehme ,vertragte' Situation.

Die Einführung eines Vertrags-managementsystems wurde der

MHH von den Wirtschaftsprüfern empfohlen, da das vorherige Ver-fahren allein auf der Ablage der Papierdokumente basierte und nicht länger tragfähig war. Die Zah-len verdeutlichen sehr schnell den fehlenden Überblick: Zur MHH ge-hören 48 Kliniken sowie ca. 275 Sprechstunden und Ambulanzen, in denen ca. 7.040 Vollkräfte arbei-ten und pro Jahr rund 54.600 sta-tionäre und 348.500 ambulante Patienten behandelt werden.

Wir sind der Dienstplan.

Unsere Software für die Personaleinsatzplanung wird europaweit in mehr als 2.800 Einrichtungen der Pflege und in Krankenhäusern eingesetzt. Sie passt sich jeder Struktur und Größe an und ist in nahezu alle bestehenden Systeme integriebar. Kurz gesagt: Unsere Dienstpläne setzen die Standards, die sich Anwender wünschen.

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Management

Die MHH-Mitarbeiter wussten schnell nicht mehr, wie viele Verträge sie haben, wo diese abgelegt sind, wer sie wann verhandelt hat und welche Kündigungsfristen zu beachten sind . Daher entschied sich das Präsidium der Medizinischen Hochschule Han-nover für die Anschaffung eines Vertragsmanagementsystems, um Transparenz über vertragliche Ver-pflichtungen zu erhalten sowie effi -zienter und kostensparender arbei-ten zu können . Die Lösung sollte nicht nur Papier, Platz und Büromaterial reduzieren, sondern vor allem die vollständige Verfügbarkeit und Aktualität der Verträge, eine Überwachung von Vertragslaufzeiten und Fristen so-wie eine schnelle Suche ermöglichen und den verantwortlichen Mitarbei-tern den Zugang zum gleichen In-formationsstand bieten. Die Wahl fiel auf die SAP-integrierte und nach eigenen Angaben zertifi -zierte Lösung cuContract der Circle Unlimited AG. Damit entfällt der administrative Aufwand, den die bisherigen manuellen Recherchen in der Uniklinik verursachten. Das System managt nicht nur die große Zahl an Verträgen, sondern ermög-licht durch vielfältige Reports und Analysemöglichkeiten auch eine hohe Transparenz.

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Nicht nur in Personal- und Rechts-abteilungen der MHH wird das Vertrags-management eingesetzt, sondern auch in Bereichen wie der Apotheke, der Zentral-küche und dem Gebäudemanagement.

Damit hat die MHH jederzeit einen Gesamtüberblick über die Verträge. Genutzt wird die Lösung von unter-schiedlichen, bislang hauptsächlich administrativen Abteilungen wie zum Beispiel dem Präsidium selbst, dem Personalmanagement und der Rechts-abteilung. Aber auch die Patienten-aufnahme und -abrechnung, die Apo-theke, die Zentralküche und das Ge-bäudemanagement arbeiten damit.

Vertragsmanagement inklusive

Berechtigungssystem

"Besonders wichtig war für uns die passgenaue Umsetzung des sehr anspruchsvollen Berechtigungskon-zepts. Speziell die Berechtigungsver-gabe für das Bearbeiten oder Lesen von Kooperationsverträgen ist ver-schachtelt und komplex", erklärt Sandra Morich aus der Rechtsabtei-lung der MHH. Die Lösung von Circle Unlimited beinhaltet ein entspre-chendes Berechtigungssystem. Durch das Vertragsmanagement kann der gesamte Vertragsvorgang von der ersten Anfrage über even-tuelle Änderungen bis hin zur Kün-digung und Archivierung transpa-rent abgebildet werden - also über den gesamten Lebenszyklus hinweg. Damit wird eine solide Basis für eine Bewertung der vertraglichen Verpflichtungen geschaffen. Dass ein Großteil des Prozesses weit-gehend automatisiert erfolgen kann, entspricht der allgemeinen Entwick-lung, alle dokumentgebundenen Geschäftsprozesse zu optimieren und

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Die Medizin und auch die Medizintechnik sehen sich einer sich teilweise sehr kurzfristig ändernden Gesetzeslage gegenüber. Das Vertragsmanagement muss deshalb flexibel zu handhaben sein .

effizienter zu gestalten. Wichtige Informationen zu Vertragsgegen-ständen und -laufzeiten, Kündi-g u ngsfristen, Za h I u ngsverpfl ichtun-gen oder zum Vertragsvolumen in einem bestimmten Zeitfenster sind bei Bedarf verfügbar. Eine solche Transparenz ermöglicht einmalige und laufende Einsparun-gen sowie Kostenoptimierungen. Eine integrierte Wiedervorlagefunk-tion ermöglicht. dass Fristen ge-wahrt werden . Die Daten werden laut Hersteller revisionssicher ab-gelegt und die Anforderungen der relevanten gesetzlichen Regelungen abgedeckt. Pünktlich zum Jahres-abschluss stehen dann die erforder-lichen Auskünfte über vertragliche Verpflichtungen zur Verfügung.

Änderungen schnell und

unkompliziert einpflegen

Gerade im Gesundheitsbereich sind Institutionen wie Krankenhäuser an Gesetze und Grundlagen gebunden, die sich teilweise sehr kurzfristig ändern. Dazu zählen unter ande-rem das Krankenhausfinanzierungs-gesetz, die Budgetverhandlungen mit den Kostenträgern, das Medi-zinproduktegesetz und die Versor-gungs- und Versicherungsverträge. Diese Änderungen müssen schnell und unkompliziert von den Mit-arbeitern der MHH eingepflegt und umgesetzt werden. Auch hier konnte Circle Unlimited helfen. Eine weitere Herausforderung ist die Standardisierung bei der kom-

Im Vertragsmanagement ist ein Berechtigungssystem integriert. Außerdem können Präferenzen unterschiedlicher Führungskräfte berücksichtigt werden.

plexen Struktur der MHH, die aus 48 Kliniken besteht und somit alleine im Bereich der Kranken-versorgung 48 Klinikchefs hat, die unterschiedliche Präferenzen bei den anzuschaffenden Materialien und Instrumenten haben. Im Ver-tragsmanagementsystem werden diese so sinnvoll wie möglich ge-bündelt, um Einsparungspotenziale zu generieren. Die MHH nutzt das Vertragsmanage-mentsystem nun seit einigen Jahren. Das Fazit von Sandra Morich aus der Rechtsabteilung: "Wir wissen jetzt nicht nur wie groß unsere MHH ist, sondern auch wo genau unsere Ver-träge lagern. Außerdem können wir effizient mit unseren Verträgen arbeiten, ohne Fristen zu versäumen oder Geld zu verschenken." •

Kontakt

Circle Unlimited AG Nicola Lobin Südportal 3 22848 Norderstedt Tel.: 040/5 5487-469 n.lobin@cuag.de www.circle-unlimited .de

Medizinische Hochschule Hannover (MHH) Rechtsabteilung OE 0401 Carl-Neuberg-Straße 1 30623 Hannover Tel.: 05 11 /5 32-0 www.mh-hannover.de

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