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OLXCorporate Handbuch ndash Unternehmensweite Vereinheitlichung

Unternehmensweite Vereinheitlichung von OLXCorporate

aus der Reihe bdquoPraxisorientierte Toolsldquo fuumlr Outlookcopy und Exchange Servercopy

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Nelkenstrasse 16 73540 Heubach-Lautern Tel +49 (7173) 92 90 53 E-Mail infoganglde infogangldeInternet httpwwwganglde httpwwwganglde


OLXCorporate

Inhalt

1 ALLGEMEINES 4

11 Zentrale Verteilung 5

12 Registry 6

13 Deaktivieren 7

2 KALENDERBESCHRIFTUNGEN (NUR OUTLOOKcopy 2002 UND 2003) 8

3 BRIEFPAPIER 10

4 SIGNATUREN 13

41 Verfuumlgbare Platzhalter 14

42 Unterstuumltzte System-Platzhalter 15

43 Unterstuumltzte Platzhalter aus ActiveDirectory 16

44 Unterstuumltzte Platzhalter aus ActiveDirectory (nur via ADSIEdit) 17

45 QRCode 24

46 OWAcopy-Signatur 25

5 E-MAIL-FORMAT 28

6 OUT-OF-OFFICE (ABWESENHEITSTEXT) 31

7 ANLAGENSICHERHEIT 33

8 KATEGORIEN 35

9 ERINNERUNGEN 37

10 LANDKARTENDARSTELLUNG (AB OUTLOOKcopy 2010) 38

11 PROTOKOLLIERUNGLOG 39

12 ZENTRALE DEAKTIVIERUNG DER SIGNATURBEARBEITUNG IN OUTLOOKcopy 41

13 TIPPS amp TRICKS 47


131 Verwendung des Outlookcopy-Editors 47

132 Unerwuumlnschte Zeilenvorschuumlbe 48

133 Bedingte Generierung [if_exists] hellip [if_exists] 48

134 LDAP-Server 51

135 Kategorien beibehalten (ab Outlookcopy 2007) 51

136 Einheitliche E-Mail-Schriftart und -groumlszlige 52

137 Kategorienfarben (ab Outlookcopy 2007) 53

138 OLXUserInfotxt 53

14 SUPPORT amp TROUBLESHOOTING 54


1 Allgemeines

OLXCorporate unterstuumltzt ndash auf Basis zentraler Einstellungen - die unternehmensweite Vereinheitlichung von

Signaturen E-Mail-Format-Einstellungen Briefpapier Kalenderbeschriftungen Erinnerungsanzeigen Kategorien Out Of Office-Nachrichten Anlagensteuerung Landkartenansteuerung

OLXCorporate beinhaltet keine Dialoge (UI) und agiert direkt im Outlookcopy-Client desder Anwender als Outlookcopy-Add-In

OLXCorporate wird ausschlieszliglich von auszligen per Registry gesteuert dh es bezieht seine flexiblen

Informationen ausschlieszliglich aus der Registry deren Eintraumlge nachstehend beschrieben sind

OLXCorporate zielt darauf ab dass ALLE Clients innerhalb Outlookcopy mit einheitlichen Einstellungen zB bzgl Corporate Identity arbeiten Dies ist besonders wichtig bzgl der neuen rechtlichen Rahmenbedingungen fuumlr E-Mail-Signaturen Das Gesetz uumlber elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister definiert neue formale Grundlagen nun auch fuumlr den E-Mail-Verkehr Das heiszligt fuumlr den Outlookcopy-Nutzer Die Informationen die bisher nur in der Fuszligzeile der Brief-Korrespondenz erschienen sind nun auch fuumlr Outlookcopy-SignaturenDisclaimer Pflicht Das Problem Angehaumlngte Visitenkarten (auch als Outlookcopy-vCard bekannt) genuumlgen dem Gesetzgeber hier leider nicht So muumlssen jetzt Angaben wie Handelsregisternummer Firmensitz und Gesellschaftsform Bestandteil jeder ausgehenden Geschaumlfts-Email sein Dies betrifft Rechnungen Angebote Auftrags- und Anfragebestaumltigungen Bestell- und Lieferscheine sowie Quittungen Die Konsequenz bei Zuwiderhandlung Bis zu 5000 Euro Zwangsgeld bzw Abmahnungen mit 800 Euro


11 Zentrale Verteilung

Die Installation auf den Client-PCs beschraumlnkt sich lediglich auf Verteilung der Komponente (OLXCorporateExtDLL) in ein beliebiges Verzeichnis auf dem Client-PC sowie der Registrierung dieser DLL mit zumindest lokalen Adminrechten Es steht zudem ein Setup zur Verfuumlgung welches dem Administrator im Unternehmen ein MSI-Paket erstellt bzw extrahiert sowie eine REG-Datei die (nach Anpassung an die eigenen Beduumlrfnisse) zudem zB via Login-Skript verteilt werden kann und saumlmtliche von OLXCorporate verwendeten Registrykeys beinhaltet (-gtOLXCorporateDefaultRegistryKeysREG)

Bei der automatisierten Verteilung von OLXCorporate in Ihrem Unternehmen sollten Sie folgendes beachten

Verteilung stets mit lokalen Adminrechten

Outlookcopy und Outlookcopy-Zusatzanwendungen (wie zB Active Synccopy) duumlrfen nicht aktiv sein

Uumlbertrag der folgenden Datei in einen beliebigen Ordner auf dem Zielrechner OLXCorporateExtDLL

Uumlbertrag der folgenden Datei in denselben Ordner auf dem Zielrechner

OLXUIMapiResDLL

Registrieren der Komponente regsvr32exe OLXCorporateExtDLL

Uumlbertrag der zugesandten Lizenzdatei OLXCorporateLF in das Windows-Verzeichnis CWINDOWS oder CWINNT

Nach erfolgreicher Registrierung steht die Funktionalitaumlt jedem lokalen Anwender auf dem PC innerhalb Outlookcopy zur Verfuumlgung


12 Registry

Alle fuumlr OLXCorporate relevanten Eintraumlge werden aus nachstehendem Registryzweig bzw dessen Unterschluumlsseln ermittelt

HKEY_CURRENT_USERSoftwareOLXToolsOLXCorporate

Die Registryeintraumlge werden seitens OLXCorporate automatisch und selbstaumlndig uumlberpruumlft und ggf mit deren nachstehend beschriebenen Standardwerten (spaumltestens beim ersten Start) angelegt

Eine automatisierte Anpassung kann zum Beispiel uumlber zentral verteilte Registrywerte erreicht werden denn OLXCorporate erstellt die Registrywerte nur dann (mit Defaultwerten) falls diese (noch) nicht existieren Der Administrator hat somit jederzeit die Moumlglichkeit diese via Gruppenrichtlinie oder auch per Log-In-Skript individuell zu verteilen (siehe hierzu auch -gt OLXCorporateDefaultRegistryKeysREG) Die von OLXCorporate ausschlieszliglich verwendeten Registrykeys

[HKEY_CURRENT_USERSoftwareOLXToolsOLXCorporate] LoadWithOutlook=dword00000001 LDAPServer= [HKEY_CURRENT_USERSoftwareOLXToolsOLXCorporateAttachmentBlocking] RemoveBlockedAttachmentsFromFile= AddBlockedAttachmentsFromFile= [HKEY_CURRENT_USERSoftwareOLXToolsOLXCorporateCalendarLabels] Label01= Label02= Label03= Label04= Label05= Label06= Label07= Label08= Label09=


Label10= [HKEY_CURRENT_USERSoftwareOLXToolsOLXCorporateCategories] AddCategoriesFromFile= RemoveCategoriesFromFile= [HKEY_CURRENT_USERSoftwareOLXToolsOLXCorporateE-Mail-Format] EditorPreference=dword00000000 ConvertEMailandUrlToLowerCase=dword00000001 SelectCodepageAutomatically=dword00000002 SendCategoriesOnRespondForward=dword00000001 EmailFormatFromRegFile= [HKEY_CURRENT_USERSoftwareOLXToolsOLXCorporateLetterPaper] LetterPaperTemplatesUNCPath= RemoveLocalLetterPaperPrefixedBy= [HKEY_CURRENT_USERSoftwareOLXToolsOLXCorporateMap] [HKEY_CURRENT_USERSoftwareOLXToolsOLXCorporateOutOfOffice] OutOfOfficeTemplateUNCPath= [HKEY_CURRENT_USERSoftwareOLXToolsOLXCorporateQRCODE] QRCODE_Size=dword00000082 QRCODE_ForegroundColor=RGB(000) QRCODE_BackgroundColor=RGB(255255255) [HKEY_CURRENT_USERSoftwareOLXToolsOLXCorporateReminders] AutoConfirm=dword00000000 [HKEY_CURRENT_USERSoftwareOLXToolsOLXCorporateSignatureOWA] [HKEY_CURRENT_USERSoftwareOLXToolsOLXCorporateSignatures] ReplyForwardSignature= SignatureTemplatesUNCPath= RemoveLocalSignaturesPrefixedBy= ProcessTemplatesRTF=dword00000000

13 Deaktivieren

Sollte OLXCorporate unternehmensweit verteiltinstalliert sein und bei einzelnen Anwendern dessen Funktionalitaumlt nicht gebrauchtgewuumlnscht sein so laumlsst sich diese auch deaktivieren

Registrypfad HKEY_CURRENT_USERSoftwareOLXToolsOLXCorporate

Name Typ Beschreibung LoadWithOutlook REG_

DWORD steuert ob die Erweiterung generell automatisch mit Outlookcopy geladen amp gestartet werden soll oder nicht 1 - automatisch mit Outlook laden amp starten (Default) 0 ndash nicht laden amp starten Die Alternative zu dieser Einstellung waumlre eine De-Registrierung der DLL


2 Kalenderbeschriftungen (nur Outlookcopy 2002 und 2003)

Outlookcopy (bis zur Version 2003) bietet die Moumlglichkeit Termine bzgl der Anzeige sbquoeinzufaumlrbenrsquo und jeder Farbe eine Beschriftung zuzuweisen

Doch diese 10 Beschriftungen gelten standardmaumlszligig PRO Anwender und PRO Kalender und werden seitens Outlookcopy ausschlieszliglich lokal abgelegt Die Farben lassen sich zwar nicht veraumlndern ndash wohl aber deren einzelne Bedeutung dh deren Beschriftung Nun stellt sich die spannende Frage WIE diese 10 Beschriftungen fuumlr ALLE im Unternehmen zu vereinheitlichen sind Und genau da setzt OLXCorporate an OLXCorporate bietet die Moumlglichkeit JEDE der 10 Beschriftungen einzeln zu benennen und diese dann an ALLE im Unternehmen zu verteilen Hinweis Sollte OLXCorporate einen leereundefinierte Beschriftung im Registrywert erkennen setzt es diese Beschriftung automatisch auf die von Outlook vorgegebene Standardbeschriftung (siehe oben) zuruumlck In Outlookcopy ab Version 2007 gibt es keine Kalenderbeschriftungen mehr separat daher werden diese von OLXCorporate unter Outlookcopy 2007 auch nicht explizit unterstuumltzt


Registrypfad HKEY_CURRENT_USERSoftwareOLXToolsOLXCorporateCalendarLabels

Name Typ Beschreibung Label01 hellip Label10

REG_SZ Symbolisiert die 10 Beschriftungen Default = rsquo rsquo

Beispiel Nachstehende Definitionenhellip

erscheinen ab sofort bei ALLEN Anwendern einheitlich in Outlookcopy


3 Briefpapier

Outlookcopy bietet die Moumlglichkeit - allerdings nur im HTML-Format - beliebiges Briefpapier als auch ein Standardbriefpapier zu definieren

Die Briefpapiere gelten standardmaumlszligig PRO Anwender und werden seitens Outlookcopy ausschlieszliglich lokal abgelegt Auch hier stellt sich wiederum die Frage WIE ein etwaiges Firmen-Briefpapier ALLEN im Unternehmen automatisiert zur Verfuumlgung stellen Und genau da setzt OLXCorporate an OLXCorporate bietet die Moumlglichkeit Briefpapier(e) von einem zentralen Ablageort aus an ALLE im Unternehmen zu verteilen Hinweis Unternehmensweit geltende Briefpapiere werden stets ausschlieszliglich uumlber und mittels Outlookcopy erstellt Somit kann die Vorlage stets direkt in der Outlookcopy-Vorschau betrachten und modifiziert werden Anschlieszligend wird die Vorlage lediglich vom Outlookcopy-seitigen lokalen Ablageort an den zentralen Ablageort (siehe nachstehenden Registrywert LetterPaperTemplatesUNCPath ) kopiert Outlookcopy-seitige lokale Ablageorte

lokaler Ablageort fuumlr Outlookcopy CProgrammeGemeinsame DateienMicrosoft SharedStationery alle Versionen CDokumente und EinstellungenAnwendungsdatenMicrosoftBriefpapier ab 2002XP CDokumente und EinstellungenAnwendungsdatenMicrosoftStationery 2007


Registrypfad HKEY_CURRENT_USERSoftwareOLXToolsOLXCorporateLetterPaper

Name Typ Beschreibung LetterPaperTemplatesUNCPath REG_SZ Wo im NetzwerkShare liegen die zentralen einheitlichen

unternehmensweiten Briefpapiervorlagen Bitte immer UNC-Pfade angeben wie zB ServerFreigabe Default = rsquo rsquo Beispiel MyServerMyShareCORPORATEBriefpapier

RemoveLocalLetterPaperPrefixedBy REG_SZ Welches Praumlfix haben die Unternehmensbriefpapiervorlagen

Hiermit koumlnnen Sie steuern welche lokalen Briefpapiere beim Anwender ersetzt werden sollen ndash nicht dass der Anwender eigene Briefpapiere anlegt und OLXCorporate diese dann ersetzt OLXCorporate entfernt alle lokalen Briefpapiere die mit diesem Praumlfix im Namen beginnen und uumlbertraumlgt dann erst die unternehmensweiten Briefpapiervorlagen Default = rsquo rsquo Beispiel Corporate_ Um alle lokalen Briefpapiere beim Anwender zu loumlschen geben Sie einfach oder an Diese Platzhalter entfernen alle Briefpapiere die im jeweiligen lokalen Benutzerverzeichnis angelegt wurden Die vom gesamten Office-Paket genutzte Ablage unter Gemeinsame Dateien bleibt davon unberuumlhrt

(Standard) REG_SZ Welches Briefpapier soll dem Anwender bei neuen Nachrichten als

auch bei AntwortenWeiterleiten automatisch in den Outlookcopy-Optionen voreingestellt werden Hiermit koumlnnen Sie dem Anwender automatisch ein bestimmtes Briefpapier bereits als Standard definieren Dies ist funktionsfaumlhig fuumlr die Outlookcopy-Versionen 2000-2013 Waumlhlen Sie lediglich den Dateinamen (OHNE Endung) einer Ihrer zentral zur Verfuumlgung gestellten Briefpapiere (nur HTML moumlglich) Default = rsquo rsquo Beispiel Corporate_Briefpapier


Beispiel Definitionen in der Registry

Zentrale Briefpapiervorlagen im Netzwerk

helliperscheinen ab sofort bei ALLEN Anwendern einheitlich in Outlookcopy und die bestehenden Briefpapiere bleiben erhalten


4 Signaturen

Outlookcopy bietet die Moumlglichkeit individuelle Signaturen fuumlr die Nachrichtenformate Nur-Text HTML und Rich-Text (RTF) zu definieren

Diese Signaturen gelten standardmaumlszligig PRO Anwender und werden seitens Outlookcopy ausschlieszliglich lokal abgelegt Auch hier stellt sich wiederum die Frage WIE eine einheitliche Signatur oder auch mehrere (zB mehrsprachig) ALLEN im Unternehmen automatisiert zur Verfuumlgung stellen Noch viel interessanter hierbei ist jedoch die Frage WIE koumlnnen diese Signaturen auf Basis EINER zentralen Vorlage einerseits vereinheitlicht und fuumlr jeden Anwender mit dessen individuellen Daten aus dem Active Directory individualisiert werden Und genau da setzt OLXCorporate an OLXCorporate bietet die Moumlglichkeit Signaturen von einem zentralen Ablageort aus an ALLE im Unternehmen zu verteilen ndash und das bereits individualisiert auf Basis von Platzhaltern OLXCorporate stellt somit die clientseitige Loumlsung (mit Vorschau) gegenuumlber unserer serverseitigen Loumlsung OLXDisclaimer Agent (ohne Vorschau) dar Hinweis Unternehmensweit geltende Signaturen werden stets ausschlieszliglich uumlber und mittels Outlookcopy erstellt Somit kann die Vorlage stets direkt in der Outlookcopy-Vorschau betrachten und modifiziert werden Zu beachten ist dass Outlook pro Signatur diese stets in allen 3 unterstuumltzten Formaten (Nur-Text HTML und Rich-Text) erstellt und lokal speichert Anschlieszligend werden diese 3 Vorlagen lediglich vom Outlookcopy-seitigen lokalen Ablageort an den zentralen Ablageort (siehe nachstehenden Registrywert SignatureTemplatesUNCPath ) inkl etwaiger Unterverzeichnisse (fuumlr Bilder Logoshellip) kopiert


Outlookcopy-seitige lokale Ablageorte

lokaler Ablageort fuumlr Outlookcopy CDokumente und EinstellungenAnwendungsdatenMicrosoftSignatures alle Versionen

41 Verfuumlgbare Platzhalter Platzhalter werden stets im Format Platzhalter in den Signaturentext eingebettet und werden von OLXCorporate dann automatisch durch die entsprechenden individuellen Werte des aktuellen Anwenders ersetzt Platzhalter die nicht ersetzt werden konnten (da zB kein Wert hierfuumlr ermittelt werden konnte) werden automatisch entfernt


42 Unterstuumltzte System-Platzhalter

Platzhalter Erlaumluterung OSVERSION verwendetes Betriebssystem OLVERSION verwendete Outlookcopy-Version LOGGEDONDOMAIN angemeldet an Domain LOGGEDONUSER angemeldet als DATUM aktuelles Datum im deutschen Format ddmmyyyy DATUM_US aktuelles Datum im US-Format mmddyyyy MAP_GOOGLE Link um aktuelle Adresse anzuzeigen in Googlecopy-Maps MAP_BING Link um aktuelle Adresse anzuzeigen in Microsoftcopy-Bing


43 Unterstuumltzte Platzhalter aus ActiveDirectory

Active Directory Registerkarte

Platzhalter


Platzhalter

ALLGEMEIN VORNAME EXCHANGE-ALLGEMEIN

ALIAS INITIALEN STELLVERTRETER NACHNAME EXCHANGE-

ERWEITERT Benutzer-definierte Attribute

ATTRIBUT01 ANZEIGENAME ATTRIBUT02 BESCHREIBUNG ATTRIBUT03 BUERO ATTRIBUT04 RUFNUMMER ATTRIBUT05 E-MAIL ATTRIBUT06 E-MAILLINK ATTRIBUT07 WEBSEITE ATTRIBUT08 WEBSEITELINK

ATTRIBUT09

ADRESSE STRASSE ATTRIBUT10 POSTFACH ATTRIBUT11 STADT ATTRIBUT12 BUNDESLAND ATTRIBUT13 PLZ ATTRIBUT14 LAND ATTRIBUT15

RUFNUMMERN PRIVAT ORGANISATION POSITION FUNKRUF ABTEILUNG MOBIL FIRMA FAX VORGESETZTER IP-TELEFON ANMERKUNG

MITARBEITER POSITIONABTEILUNG POSITIONVORNAMENACHNAME


44 Unterstuumltzte Platzhalter aus ActiveDirectory (nur via ADSIEdit) Nachstehende Werte koumlnnen ausschlieszliglich uumlber ADSIEdit definiert werden

Platzhalter Erlaumluterung ADMINDESCRIPTION

OTHERTELEPHONE

OTHERFACSIMILETELEPHONENUMBER


PHOTO

Stellt ein personenbezogenes Bild des aktuellen Users aus dem AD-Property thumbnailPhoto in der Signatur dar Hinweise - ausschlieszliglich im HTML-Format - Abmessungen maximal 96x96 - Groumlszlige maximal 10KB - in OWA-Signatur NUR uumlber ltimg src=lsquohttphellipmypicturejpglsquo unterstuumltzthttp bzw PHOTO-ATTRIBUT01-15 (dann aber lediglich httphellipmypicturejpglsquohttp im entsprechenden AD-Attribut)

TITEL TITELNACHNAME TITELVORNAMENACHNAME

DIVISION


C

COUNTRYCODE


Registrypfad HKEY_CURRENT_USERSoftwareOLXToolsOLXCorporateSignatures

Name Typ Beschreibung SignatureTemplatesUNCPath REG_SZ Wo im NetzwerkShare liegen die zentralen einheitlichen

unternehmensweiten Signaturen deren Platzhalter bei der Verarbeitung automatisch durch die individuellen Werte des aktuellen Anwenders ersetzt werden sollen Bitte immer UNC-Pfade angeben wie zB ServerFreigabe Default = rsquo rsquo Beispiel MyServerMyShareCORPORATESignaturen Ab Version 44 ist es zudem moumlglich mehrere UNC-Pfade (durch Semikolon getrennt) zu definieren Beispiel MyServerMyShareCORPORATESignaturen1 MyServerMyShareCORPORATESignaturen2

RemoveLocalSignaturesPrefixedBy REG_SZ Welches Praumlfix haben die Unternehmenssignaturen

Hiermit koumlnnen Sie steuern welche lokalen Signaturen beim Anwender uumlberhaupt ersetzt werden sollen ndash nicht dass der Anwender eigene Signaturen anlegt und OLXCorporate diese dann ersetzt OLXCorporate entfernt alle lokalen Signaturen die mit diesem Praumlfix im Namen beginnen und uumlbertraumlgt dann erst die unternehmensweiten Signaturen Default = rsquo rsquo Beispiel Corporate_ Um alle lokalen Signaturen beim Anwender zu loumlschen geben Sie einfach oder an Diese Platzhalter entfernen alle Signaturen die im jeweiligen lokalen Benutzerverzeichnis angelegt wurden

(Standard) REG_SZ Welche Signatur soll dem Anwender bei neuen Nachrichten

automatisch in den Outlookcopy-Optionen voreingestellt werden Hiermit koumlnnen Sie dem Anwender automatisch eine bestimmte Vorlage bereits als Standard definieren Dies ist funktionsfaumlhig fuumlr die Outlookcopy-Versionen 2000-2013 Waumlhlen Sie lediglich den Dateinamen (OHNE Endung) einer Ihrer zentral zur Verfuumlgung gestellten Unternehmenssignaturen Default = rsquo rsquo Beispiel Corporate_Signatur (Deutsch)

ReplyForwardSignature REG_SZ Welche Signatur soll dem Anwender bei AntwortenWeiterleiten automatisch in den Outlookcopy-Optionen voreingestellt werden Hiermit koumlnnen Sie dem Anwender automatisch eine bestimmte Vorlage bereits als Standard definieren Dies ist funktionsfaumlhig fuumlr die Outlookcopy-Versionen 2000-2013 Waumlhlen Sie lediglich den Dateinamen (OHNE Endung) einer Ihrer zentral zur Verfuumlgung gestellten Unternehmenssignaturen Default = rsquo rsquo Beispiel Corporate_Signatur (Deutsch) Reply


ProcessTemplatesRTF REG_

DWORD Der Outlookcopy-Signatureditor erstellt stets auch eine RTF-Signatur Allerdings ist diese oftmals sehr groszlig und bremst dadurch den Start von Outlookcopy da OLXCorporate diese groszligen RTF-Signaturen auch nach Platzhaltern untersuchen und verarbeiten muszlig Hiermit koumlnnen Sie den Start von Outlookcopy erheblich beschleunigen indem Sie diesen Wert auf 0 setzen Default = 0 (RTF-Vorlagen nicht verarbeiten)


Beispiel 1 Definitionen in der Registry

2 Zentrale Signaturvorlage(n) im Netzwerk

helliperscheinen ab sofort bei ALLEN Anwendern bereits durch deren individuellen Werte ersetzt und einheitlich in Outlookcopy sowie die bestehenden Signaturen bleiben erhalten

Denn die zentralen Vorlage wurden von OLXCorporate individuell ersetzt



45 QRCode

Platzhalter Erlaumluterung QRCODE Visitenkarte des aktuellen Anwenders als QRCode

OLXCorporate unterstuumltzt ab Version 42 auch die Generierung von Visitenkarten als QRCode

Farbe und Groumlszlige des QRCodes sind frei definierbar Im QRCode werden automatisch (sofern Werte hierfuumlr vorhanden) nachstehende Eigenschaften

Titel Vor- und Nachname Firma Adresse geschaumlftlich E-Mail-Adresse (Antwortadresse) Telefon geschaumlftlich Telefax geschaumlftlich Webseite Mobilnummer (insofern nicht deaktiviert ndash siehe unten)

Registrypfad HKEY_CURRENT_USERSoftwareOLXToolsOLXCorporateQRCODE

Name Typ Beschreibung QRCODE_BackgroundColor REG_SZ Hintergrundfarbe des QRCodes

Default = RGB(255255255) weiszlig

QRCODE_ForegroundColor REG_SZ Farbe des QRCodes Default = RGB(000) schwarz

QRCODE_Size REG_DWORD Groumlszlige des QRCodes in Pixel Ein QRCode ist stets quadratisch Default = 130 (dezimal)

QRCODE_AddMobile REG_DWORD Mobilnummer im QRCode generieren Default = 1 (ja) 1 ndash Mobilnummer wird im QRCode generiert 0 ndash Mobilnummer wird im QRCode nicht generiert


46 OWAcopy-Signatur OLXCorporate unterstuumltzt ab Version 24 auch die Signatur fuumlr OWAcopy 20032007 sowie 20102013 Registrypfad HKEY_CURRENT_USERSoftwareOLXToolsOLXCorporateSignatureOWA

Name Typ Beschreibung OWASignatureTemplateUNCName REG_

SZ Wo im NetzwerkShare liegt DIE zentrale einheitliche unternehmensweite Signatur deren Platzhalter bei der Verarbeitung automatisch durch die individuellen Werte des aktuellen Anwenders ersetzt werden sollen Bitte immer UNC-Pfade angeben wie zB ServerFreigabe Default = rsquo rsquo Beispiel MyServerMyShareCORPORATEOWASignaturhtm

Beispiel 1 Definition in der Registry

2 Zentrale OWAcopy-Signaturvorlage im Netzwerk

Beachten Sie daszlig nur EINE HTML-Signaturvorlage fuumlr OWAcopy unterstuumltzt werden kann


3 Beispiel einer einfachen OWAcopy-Signaturvorlage

hellip die dann folgendermaszligen in OWAcopy erscheint


Wichtige Hinweise bzgl der OWAcopy-Signatur

- Saumlmtliche zusaumltzlich in diesem Registryzweig vorhandene Werte (Serverhellip) werden automatisch ermittelt Sollten diese nicht automatisch ermittelt werden koumlnnen so erscheint ein Dialog mit den entsprechenden Vorbelegungen sowie der Aufforderung zur einmaligen Eingabe der fehlenden Werte (wie zB das Passwort)

- Das Passwort wird generell verschluumlsselt in der Registry angelegt

- Verwenden Sie zur Erstellung der OWAcopy-Signaturvorlage REINES HTML (also nicht mit zB MS-Word usw) editiert

- Definieren Sie nicht eine der fuumlr Outlookcopy anzuwendenden Vorlagen da diese viel zu viel unnoumltigen Office-Ballast beinhalten und somit die 4KB-Groumlszlige sprengen wuumlrden

- Bilder der User koumlnnen ausschlieszliglich uumlber PHOTO-ATTRIBUT01-15 integriert werden wobei im AD im entsprechenden Feld lediglich die Web-Url zu dem Photo eingetragen wird (zB httpmypicturejpg) httpmypicturejpg)

- Es kann generell nur 1 OWAcopy-Signaturvorlage definiert werden

- Die maximale Groumlszlige (NACH Ersetzung der vorhandenen Platzhalter) betraumlgt 4 KB

- Speichern Sie die erstellte OWAcopy-Signaturvorlage im ANSI- bzw Unicode-Format

- OLXCorporate protokolliert wiederum alle Taumltigkeiten rund um die Verarbeitung der OWAcopy-Signaturvorlage in dessen Log


5 E-Mail-Format

Outlookcopy bietet dem Anwender verschiedene Formate in denen er E-Mails schreiben als auch beantworten kann

sowie diese Formate wiederum in Kombination mit Wordcopy als E-Mail-Editor

Somit ergeben sich 6 moumlgliche Format-Kombinationen fuumlr die Sie als AdministratorBetreuer vorbereitet sein muumlssen (-gt EditorPreference) Weiters ist es oftmals erforderlich zu definieren ob Outlookcopy den zu verwendenden Zeichensatz bei versendeten E-Mails selbstaumlndig und automatisch festlegen soll (-gt SelectCodepageAutomatically)

Dies betrifft in erster Linie Nachrichten im Nur-Text-Format und wirkt sich bei deutschen Umlauten erheblich aus Hierzu ein Beispiel


Einstellung A

Einstellung B

Angenommen Sie erstellen eine Nachricht im Nur-Text-Format die Umlaute beinhaltet so werden diese in Einstellung A von Outlookcopy automatisch erkannt und Outlookcopy stellt den Zeichensatz der Nachricht automatisch korrekt ndash gemaumlszlig der Einstellung auf ISO ndash ein und alle zB serverseitig angehaumlngten Disclaimer im Nur-Text-Format erscheinen beim Empfaumlnger mit korrekt dargestellten Umlauten Sollten Sie nun mit Einstellung A eine Nachricht im Nur-Text-Format erstellen die KEINEN Umlaut beinhaltet so erkennt Outlookcopy dies nicht und belaumlsst den Zeichensatz beim internen US-Ascii und alle zB serverseitig angehaumlngten Disclaimer im Nur-Text-Format erscheinen beim Empfaumlnger mit nicht korrekt dargestellten Umlauten Aus diesem Grund bietet es sich an ndash sofern zudem serverseitige Nur-Text-Disclaimer mit Umlauten verarbeitet werden sollen ndash stets Einstellung B zu verwenden Oftmals ist es jedoch durchaus sinnvoll bzgl obigen Einstellungen hier einen gewissen Standard bei jedem Anwender herbeizufuumlhren und genau das ermoumlglicht OLXCorporate OLXCorporate bietet die Moumlglichkeit obige Einstellungen standardmaumlszligig bei ALLEN im Unternehmen zu definieren und somit einen Wildwuchs zu vermeiden Registrypfad HKEY_CURRENT_USERSoftwareOLXToolsOLXCorporateE-Mail-Format

Name Typ Beschreibung SelectCodepageAutomatically REG_

DWORD steuert ob die Codierung ausgehender Nachrichten automatisch Erweiterung generell automatisch Outlookcopy uumlberlassen werden soll 2 - aktuelle Einstellung von Outlookcopy beibehalten und keinerlei Aumlnderung hieran vornehmen (Default) 1 - aktivieren 0 - deaktivieren

EditorPreference REG_

DWORD Welches Nachrichtenformat soll eingestellt werden und solldarf Wordcopy als E-Mail-Editor verwendet werden 0 - aktuelle Einstellung von Outlookcopy beibehalten und keinerlei Aumlnderung hieran vornehmen (Default) (-gt Hex-Werte) E-Mails nicht mit Wordcopy bearbeiten (unsere Empfehlung) 10000 - Nur-Text 20000 - HTML 30002 - Rich-Text (RTF) E-Mails mit Wordcopy bearbeiten(sieht schoumln aus aber macht Probleme) 10001 - Nur-Text 20001 - HTML 30001 - Rich-Text (RTF)


ConvertEMailandUrlToLowerCase REG_

DWORD steuert ob E-Mail-Adressen und Web-Urls (aus ActiveDirectory) automatisch in Kleinbuchstaben konvertiert werden sollen 1 ndash in Kleinbuchstaben konvertieren (Default) 0 ndash nicht konvertieren (11 wie im ActiveDirectory) Diese Einstellung betrifft sowohl die sbquonormalenlsquo Outlookcopy-Signaturen als auch die OWA-Signatur


6 Out-Of-Office (Abwesenheitstext) OLXCorporate unterstuumltzt einheitliche Abwesenheitstexte als Template (inkl Platzhalter)

Somit haben Sie die Moumlglichkeit Abwesenheitsnachrichten zentral zu steuern und zu vereinheitlichen

Registrypfad HKEY_CURRENT_USERSoftwareOLXToolsOLXCorporateOutOfOffice

Name Typ Beschreibung OutOfOfficeTemplateUNCPath

REG_SZ

Wo im NetzwerkShare liegt die zentrale einheitliche unternehmensweite Vorlage fuumlr den Abwesenheitstext deren Platzhalter bei der Verarbeitung automatisch durch die individuellen Werte des aktuellen Anwenders ersetzt werden sollen Bitte immer UNC-Pfade angeben wie zB ServerFreigabe Default = rsquo rsquo Beispiel MyServerMyShareCORPORATEOOFOOFTemplatetxt

Der Abwesenheitstext wird seit Version 42 nur dann aktualisiertuumlberschrieben wenn deren Abwesenheitsassistent aktuell NICHT aktiviert ist Beispiel 1 Definitionen in der Registry

2 Zentrale OOF-Vorlage im Netzwerk


Inhalt der zentralen OOF-Vorlage im Netzwerk (inkl Platzhaltern)

Beim Anwender erscheint ab sofort der aktualisierte Abwesenheitstext mit bereits durch dessen individuellen Werte ersetzt und einheitlich in Outlookcopy


7 Anlagensicherheit Outlookcopy verhindert aus Sicherheitsgruumlnden dass Benutzer auf bestimmte Dateitypen zugreifen wenn diese als Anlagen gesendet werden Diese Dateitypen werden von Outlookcopy in zwei Sicherheitsstufen eingeteilt Dateiendungen der Sicherheitsstufe 1 werden von Outlookcopy blockiert und koumlnnen danach weder geoumlffnet noch gespeichert werden Dateien der Sicherheitsstufe 2 gelten zwar nicht als nicht sicher aber sie erfordern mehr Sicherheit als andere Anlagen Wenn Sie eine Anlage der Stufe 2 erhalten werden Sie aufgefordert die Anlage auf einem Datentraumlger zu speichern Sie koumlnnen die Anlage nicht direkt in der E-Mail-Nachricht oumlffnen

OLXCorporate erspart Ihnen die zeitraubende Blockierung bzw Steuerung der Anlagensicherheit uumlber die Registrierung jedes einzelnen Client-Computers Steuern Sie die Anlagensicherheit bequem und zentral via OLXCorporate und verteilen diese Informationen unternehmensweit Registrypfad HKEY_CURRENT_USERSoftwareOLXToolsOLXCorporateAttachmentBlocking

Name Typ Beschreibung

AddBlockedAttachmentsFromFile REG_SZ Sperrung der Datei-Erweiterungen die Sie standardmaumlszligig blockieren moumlchten Geben Sie dazu die Endungen der Dateien in dieser angegebenen Ascii-Datei ein auf die der Zugriff unterbunden werden soll (also zB exe) Bei mehreren Endungen gilt dieses Eingabe-Format exe com Bitte immer UNC-Pfade angeben wie zB ServerFreigabe Default = rsquo rsquo Beispiel MyServerMyShareCORPORATEAttachmentBlocking AddBlockedAttachmentstxt

RemoveBlockedAttachmentsFromFile REG_SZ Entsperrung der Datei-Erweiterungen die Sie lt Liste innerhalb der Sicherheitsstufe 1 standardmaumlszligig nicht laumlnger blockieren moumlchten Geben Sie dazu die Endungen der Dateien in dieser angegebenen Ascii-Datei ein deren Zugriff erlaubt werden soll (also zB exe) Bei mehreren Endungen gilt dieses Eingabe-Format mdb pst Bitte immer UNC-Pfade angeben wie zB ServerFreigabe Default = rsquo rsquo Beispiel MyServerMyShareCORPORATEAttachmentBlocking RemoveBlockedAttachmentstxt Eine Liste der Dateiendungen die mit den jeweiligen Sicherheitsstufen belegt sind finden Sie hier httpwwwplanet-outlookdesicherheithtm httpwwwplanet-outlookdesicherheithtm



2 Zentrale sbquoEntsperrlsquo-Datei im Netzwerk

Inhalt der zentralen Entsperrlsquo-Datei im Netzwerk

Outlookcopy wird nun ab sofort diese obigen Erweiterungen zulassen


8 Kategorien OLXCorporate unterstuumltzt die unternehmensweite Verteilung von Outlookcopy-Kategorien (analog OLXCat httpwwwgangldeurlOLXCathtml Gerade im Bereich des Projektmanagements sind OutlookhttpwwwgangldeurlOLXCathtml copy-Kategorien unentbehrlich Nun ist das Thema Kategorien im OutlookcopyExchangecopy- Umfeld jedoch leider nicht gerade komfortabel geloumlst Wann wird eine Hauptkategorienliste angelegt Wie stelle ich den Anwendern einheitliche Kategorien zur Verfuumlgung Fuumlr all diese Fragen gibt es in OutlookcopyExchangecopy keine praxisnahe Antwort bzw Loumlsung OLXCorporate ermoumlglicht es Ihnen zentrale Kategorien unternehmensweit zu nutzen Registrypfad HKEY_CURRENT_USERSoftwareOLXToolsOLXCorporateCategories


AddCategoriesFromFile REG_SZ Welche zentralen Kategorien sollen die Anwender standardmaumlszligig in deren Outlook erhalten Der Inhalt der hinterlegten Datei beinhaltet die zentralen Kategorien die beim User hinzugefuumlgt werden sollen (falls noch nicht vorhanden) sowie die zuzuweisende Farbe (ab Outlookcopy 2007 und ab OLXCorporate 18) Bei mehreren Kategorien gilt dieses Eingabe-Format Projekt 1farbe Projekt 2farbe hellip Bitte immer UNC-Pfade angeben wie zB ServerFreigabe Default = rsquo rsquo Beispiel MyServerMyShareCORPORATEKategorienAddCategoriesFromFiletxt Weitere Informationen zu den Farben (farbe) finden Sie im Kapitel Kategorienfarben

RemoveCategoriesFromFile REG_SZ Welche zentralen Kategorien sollen beim Anwender standardmaumlszligig aus dessen Outlook entfernt werden Der Inhalt der hinterlegten Datei beinhaltet die Kategorien die beim User entfernt werden sollen Bei mehreren Kategorien gilt dieses Eingabe-Format RemoveCategory1 RemoveCategory2 hellip Bitte immer UNC-Pfade angeben wie zB ServerFreigabe Default = rsquo rsquo Beispiel MyServerMyShareCORPORATEKategorienRemoveCategoriesFromFiletxt Um die Vereinheitlichung der Outlookcopy-Kategorien konsequent umsetzen zu koumlnnen ist es eventuell ratsam die lokalen Outlookcopy-Kategorien der Benutzer vorab zu loumlschen Dies erreichen Sie indem Sie der hinterlegten Datei eine Zeile mit oder einfuumlgen



2 Kategorien-Dateien im Netzwerk

Inhalt der zentralen Kategorien-Dateien im Netzwerk Hinzufuumlgen Entfernen

Der Anwender hat findet nun in seinen Outlookcopy-Kategorien nur noch die beiden zentral vorgegebenen Kategorien Projekt 1 und Projekt 2 da uumlber vorab saumlmtliche lokalen Kategorien entfernt wurden


9 Erinnerungen Outlookcopy-Anwender kennen das Problem Eine Erinnerung an Termine oder Nachverfolgungen erfolgt nur in Outlookcopy-Standard-Ordnern nicht aber in zusaumltzlichen Ordnern oder Unterordnern Stattdessen erscheint seitens Outlookcopy stets eine durchaus laumlstige Meldung

OLXCorporate kann diese Meldung unterbinden Registrypfad HKEY_CURRENT_USERSoftwareOLXToolsOLXCorporateReminders


AutoConfirm REG_DWORD steuert ob die sbquolaumlstigelsquo Meldung erscheinen soll oder nicht 0 ndash Meldung wird angezeigt (Default) 1 ndash Meldung wird nicht mehr angezeigt (-gt unterdruumlckt)


10 Landkartendarstellung (ab Outlookcopy 2010) Outlookcopy verwendet zur Darstellung eines Kontaktes auf der Landkarte standardmaumlszligig den MS-eigenen Dienst sbquoBing Maps Dies kann jedoch via Registry dahingehend umgestellt werden daszlig nahezu jeder andere Mapping-Dienst verwendet werden kann Dies ist allerdings erst ab Outlookcopy 2010 moumlglich OLXCorporate unterstuumltzt hierbei die 3 gaumlngigsten Mapping-Dienste

Google Maps Yahoo Maps MapQuest

Registrypfad HKEY_CURRENT_USERSoftwareOLXToolsOLXCorporateMap


(Standard) REG_SZ steuert welcher Mapping-Dienst seitens Outlookcopy verwendet werden soll Standardmaumlszligig verwendet Outlookcopy Bing Maps leer ndash Bing Maps (Default) Google ndash Google Maps soll verwendet werden Yahoo ndash Yahoo Maps sioll verwendet werden MapQuest ndash MapQuest soll verwendet werden Um diesen Eintrag seitens Outlookcopy wieder auf dessen Standardwert (Bing Maps) zuruumlckzusetzen definieren Sie diesen Wert ohne einen Wert


11 ProtokollierungLog

OLXCorporate meldet seine Taumltigkeiten oder auch etwaige Meldungen nicht am Bildschirm sondern protokolliert alles in der Log-Datei CDokumente und EinstellungenXXXAnwendungsdatenOLXCorporateOLXCorporatelog Beispiel ------------------------------------------------------------- This is OLXCorporate 1400 errors log All lines are prefixed with time of event occurence Error lines contain ERROR keyword after time stamp -------------------------------------------------------------- 16032007 181945 Info OLXCorporate started 16032007 181945 Info Outlook version Outlook 2007 (12) 16032007 181945 Info System version Windows XP 16032007 181945 Info Checking regentries 16032007 181945 Info [SoftwareOLXToolsOLXCorporate] 16032007 181945 Info [SoftwareOLXToolsOLXCorporateLoadWithOutlook]=1 16032007 181945 Info [SoftwareOLXToolsOLXCorporateSignatures]=Corporate_Signatur (Deutsch) 16032007 181945 Info [SoftwareOLXToolsOLXCorporateSignaturesSignatureTemplatesUNCPath]=Srv03PUBLICCORPORATESignaturen 16032007 181945 Info [SoftwareOLXToolsOLXCorporateSignaturesRemoveLocalSignaturesPrefixedBy]=Corporate_ 16032007 181945 Info [SoftwareOLXToolsOLXCorporateLetterPaper]=Corporate_Briefpapier 16032007 181945 Info [SoftwareOLXToolsOLXCorporateLetterPaperLetterPaperTemplatesUNCPath]=Srv03PUBLICCORPORATEBriefpapier 16032007 181945 Info [SoftwareOLXToolsOLXCorporateLetterPaperRemoveLocalLetterPaperPrefixedBy]=Corporate_ 16032007 181945 Info [SoftwareOLXToolsOLXCorporateCalendarLabels] 16032007 181945 Info [SoftwareOLXToolsOLXCorporateE-Mail-Format] 16032007 181945 Info [SoftwareOLXToolsOLXCorporateE-Mail-FormatEditorPreference]=0 16032007 181945 Info [SoftwareOLXToolsOLXCorporateE-Mail-FormatSelectCodepageAutomatically]=2 16032007 181945 Info Extension installed 16032007 181945 Info AD-User Schuumlszligler Joumlrg 16032007 181945 Info 16032007 181945 Info Entferne [CDokumente und EinstellungenjsAnwendungsdatenMicrosoftSignaturesCorporate_Signatur (Deutsch)htm] 16032007 181945 Info Entferne [CDokumente und EinstellungenjsAnwendungsdatenMicrosoftSignaturesCorporate_Signatur (Deutsch)rtf] 16032007 181945 Info Entferne [CDokumente und EinstellungenjsAnwendungsdatenMicrosoftSignaturesCorporate_Signatur (Deutsch)txt] 16032007 181945 Info Entferne [CDokumente und EinstellungenjsAnwendungsdatenMicrosoftSignaturesCorporate_Signatur (Englisch)htm] 16032007 181945 Info Entferne [CDokumente und EinstellungenjsAnwendungsdatenMicrosoftSignaturesCorporate_Signatur (Englisch)rtf] 16032007 181945 Info Entferne [CDokumente und EinstellungenjsAnwendungsdatenMicrosoftSignaturesCorporate_Signatur (Englisch)txt] 16032007 181945 Info 16032007 181945 Info 16032007 181945 Info Signatur [CDokumente und EinstellungenjsAnwendungsdatenMicrosoftSignaturesCorporate_Signatur (Deutsch)htm] uumlbertragen 16032007 181945 Info 16032007 181945 Info Found amp replaced placeholders 16032007 181945 Info [VORNAME] = Joumlrg 16032007 181945 Info [NACHNAME] = Schuumlszligler 16032007 181945 Info [POSITION] = 16032007 181945 Info [ABTEILUNG] = 16032007 181945 Info [RUFNUMMER] = 123456 16032007 181945 Info [FAX] = 16032007 181945 Info [E-MAILLINK] = lta href=mailtoSchuesslerJoergexchange-addonscomgtSchuesslerJoergexchange-addonscomltagtSchuesslerJoergexchange-addonscom


16032007 181945 Info [FIRMA] = 16032007 181945 Info [STRASSE] = 16032007 181945 Info [PLZ] = 16032007 181945 Info [STADT] = 16032007 181945 Info [LAND] = 16032007 181945 Info [WEBSEITELINK] = lta href=httpgtltagthttp 16032007 181945 Info 16032007 181945 Info Signatur [CDokumente und EinstellungenjsAnwendungsdatenMicrosoftSignaturesCorporate_Signatur (Deutsch)rtf] uumlbertragen 16032007 181945 Info 16032007 181945 Info Found amp replaced placeholders 16032007 181945 Info [VORNAME] = Joumlrg 16032007 181945 Info [NACHNAME] = Schuumlszligler 16032007 181945 Info [POSITION] = 16032007 181945 Info [ABTEILUNG] = 16032007 181945 Info [RUFNUMMER] = 123456 16032007 181945 Info [FAX] = 16032007 181945 Info [E-MAILLINK] = mailtoSchuesslerJoergexchange-addonscom mailtoSchuesslerJoergexchange-addonscom16032007 181945 Info [FIRMA] = 16032007 181945 Info [STRASSE] = 16032007 181945 Info [PLZ] = 16032007 181945 Info [STADT] = 16032007 181945 Info [LAND] = 16032007 181945 Info [WEBSEITELINK] = 16032007 181945 Info 16032007 181945 Info Signatur [CDokumente und EinstellungenjsAnwendungsdatenMicrosoftSignaturesCorporate_Signatur (Deutsch)txt] uumlbertragen 16032007 181945 Info 16032007 181945 Info Found amp replaced placeholders 16032007 181945 Info [VORNAME] = Joumlrg 16032007 181945 Info [NACHNAME] = Schuumlszligler 16032007 181945 Info [POSITION] = 16032007 181945 Info [ABTEILUNG] = 16032007 181945 Info [RUFNUMMER] = 123456 16032007 181945 Info [FAX] = 16032007 181945 Info [E-MAILLINK] = mailtoSchuesslerJoergexchange-addonscom mailtoSchuesslerJoergexchange-addonscom16032007 181945 Info [FIRMA] = 16032007 181945 Info [STRASSE] = 16032007 181945 Info [PLZ] = 16032007 181945 Info [STADT] = 16032007 181945 Info [LAND] = 16032007 181945 Info [WEBSEITELINK] = 16032007 181945 Info 16032007 181945 Info 16032007 181945 Info Default signature set to [Corporate_Signatur (Deutsch)] 16032007 181945 Info Entferne [CDokumente und EinstellungenjsAnwendungsdatenMicrosoftStationeryCorporate_Briefpapierhtml] 16032007 181945 Info Briefpapier [CDokumente und EinstellungenjsAnwendungsdatenMicrosoftStationeryCorporate_Briefpapierhtml] uumlbertragen 16032007 181945 Info 16032007 181945 Info Found amp replaced placeholders 16032007 181945 Info 16032007 181945 Info Default stationery set to [Corporate_Briefpapier] 16032007 182452 Info OLXCorporate exit


12 Zentrale Deaktivierung der Signaturbearbeitung in Outlookcopy

Um die seit Jahresbeginn 2007 geltenden Rechtsnormen im Bezug auf die E-Mail-Signaturen in Ihrem Unternehmen uumlber die zentrale Steuerung via OLXCorporate sinnvoll umsetzen zu koumlnnen kann es unter Umstaumlnden wichtig sein in den jeweiligen Outlookcopy-Clients zu verhindern das lokale nicht autorisierte Signaturen erstellt werden koumlnnen Dies laumlsst sich uumlber Gruppenrichtlinien realisieren

1 Die Informationen uumlber die zusaumltzlichen Outlookcopy-Administrationseinstellungen stellt Microsoftreg in sogenannten Office Ressource Kits kostenlos zum Download zur Verfuumlgung Fuumlr jede Outlookcopy-Version existiert eine Administrationsdatei auch bereits fuumlr Officecopy 2007 Diese besitzen die Dateiendung adm Der jeweilige Dateiname richtet sich nach der eingesetzten Outlookcopy-Versionsnummer (also zB outlk11adm fuumlr Outlookcopy 2003) Laden Sie sich die entsprechende Administrationsdatei hier (httpwwwgruppenrichtliniendeindexhtmlInfoDownloadshtm) herunter und kopieren die extrahierte httpwwwgruppenrichtliniendeindexhtmlInfoDownloadshtm)adm-Datei in ein serverseitiges Verzeichnis 2 Wechseln Sie serverseitig uumlber Start Einstellungen Verwaltung in das Modul Active Directory Benutzer- und Computer oder rufen gleich uumlber Start Ausfuumlhren gpeditmsc auf In diesem Fall koumlnnen Sie mit Punkt 5 mit der Installation fortfahren

3 Markieren Sie Ihre Domaumlne und waumlhlen Eigenschaften


4 Markieren Sie die Default Domain Policy und waumlhlen dann Bearbeiten


5 Im Gruppenrichtlinieneditor navigieren Sie zum Punkt Administrative Vorlagen in der Benutzerkonfiguration und waumlhlen Vorlagen hinzufuumlgenentfernen


6 Fuumlgen Sie die Administrationsvorlage Ihrer Outlookcopy-Version hinzu


7 Nun stehen Ihnen unter der Bezeichnung Microsoft Office Outlook verschiedene Outlookcopy Administrationsobjekte zur Verfuumlgung


8 Navigieren Sie uumlber Tools|Options Mail Format zum Menuumlpunkt Signature (fuumlr Signaturen) bzwStationary (fuumlr Briefpapiere) Hier haben Sie nun die Moumlglichkeit die Erstellung von SignaturenBriefpapieren in den verbundenen Outlookcopy-Clients zu deaktivieren


13 Tipps amp Tricks

131 Verwendung des Outlookcopy-Editors Um unerwuumlnschte Formatierungs-Ergebnisse bei der Erstellung Ihrer Outlookcopy- Signaturen zu vermeiden nutzen Sie zur Erstellung bitte ausschlieszliglich den Outlookcopy-Editor Deaktivieren Sie dazu in Outlookcopy 2000 -2003 unter Extras Optionen E-Mail-Format Microsoftreg Wordcopy als E-Mail-Editor

In Outlookcopy 2007 muumlssen diese Einstellungen nicht vorgenommen werden

Das Editieren mit anderen Editoren als dem Outlookcopy-Editor kann unerwuumlnschte Nebeneffekt mitbringen fuumlr die OLXCorporate nicht verantwortlich ist


132 Unerwuumlnschte Zeilenvorschuumlbe

Sie gestalteten und formatierten die Signatur mit groszliger Sorgfalt und trotzdem enthaumllt die Signatur unerwuumlnschte leere Zeilen bzw Zeilenvorschuumlbe Dies liegt daran daszlig Outlookcopy eine programmeigene sehr spezifische Codierung (vor allem fuumlr HTML) nutzt Basierend auf der Verwendung des Outlookcopy-Editors fuumlgt dieser bei ENTERRETURN einen sogenannten Paragraph-Tag ltpgt ein beim nochmaligen ENTERRETURN einen weiteren sodaszlig zwei Zeilenumbruumlche generiert werden Um dies und somit spaumlter unerwuumlnschte leere Zeilen zu vermeiden sollten Sie ENTERRETURN generell vermeiden und stattdessen SHIFT-RETURN fuumlr einen Zeilenvorschub verwenden

133 Bedingte Generierung [if_exists] hellip [if_exists]

Ziel von OLXCorporate ist es ja zentral verwaltete und einheitliche Signaturen zu definieren und via Platzhalter diese mit den Werten des jeweiligen Anwenders aus dem ActiveDirectory dynamisch zu fuumlllen Nun gibt es jedoch Situationen in denen zB nicht jeder Anwender eine Mobilfunknummer im ActiveDirectory eingetragen hat Somit wuumlrde bei diesen Anwendern die Signatur mit leerer Mobilfunknummer generiert werden Das waumlre soweit nicht weiter schlimm doch was ist zB mit der fuumlhrenden konstanten Bezeichnung in der Signatur (Mobil hellip) Diese wuumlrde dann bei diesen Anwendern alleine und verlassen dastehen da es fuumlr den Platzhalter ja keinen Wert gibt Zentrale Signaturvorlage


Wie wuumlrde dies nun bei unterschiedlichen Anwendern aussehen mit gefuumlllter Mobilfunknummer ohne gefuumlllte Mobilfunknummer

-gt Die konstante Bezeichnung sbquoMobillsquo bliebe alleine Genau fuumlr diesen Umstand wurde in OLXCorporate die bedingte Zuweisung [if_exists] hellip [if_exists] implementiert sodaszlig alles was zwischen [if_exists] hellip [if_exists] steht nur dann generiert wird sofern der Platzhalter zwischen [if_exists] hellip [if_exists] auch gefuumlllt wird Im anderen Fall wird alles zwischen [if_exists] hellip [if_exists] nicht generiert Im obigen Beispiel wuumlrde die zentrale Signaturvorlage folgendermaszligen erweitert werden



-gt Die komplette Zeile wird entfernt

[if_exists] hellip [if_exists] kann zudem innerhalb einer Zeile oder auch uumlber mehrere Zeilen hinweg angewandt werden


134 LDAP-Server OLXCorporate ermittelt die ActiveDirectory-Information des aktuellen Benutzers vom standardmaumlszligigen Server via LDAP Sollten ActiveDirectory-Information des aktuellen Benutzers von einem anderen LDAP-Server ermittelt werden sollen so tragen Sie diesen LDAP-Server in nachstehenden Registrywert ein


Name Typ Beschreibung LDAPServer REG_SZ Name des LDAP-Servers von dem die AD-Benutzerinformationen ermittelt werden

sollen Default = rsquo rsquo

135 Kategorien beibehalten (ab Outlookcopy 2007) Zugewiesene Kategorien gehen in Outlookcopy 2007 beim AntwortenWeiterleiten verloren Es ist eine Eigenart von Outlookcopy 2007 daszlig das das Programm Kategorien beim Beantworten und auch beim Weiterleiten von E-Mails entfernt OLXCorporate kann dieses Manko eliminieren indem Sie nachstehenden Registrywert eintragen Registrypfad HKEY_CURRENT_USERSoftwareOLXToolsOLXCorporateE-Mail-Format

Name Typ Beschreibung SendCategoriesOnRespondForward REG_

DWORD steuert ob zugewiesene Kategorien beim AntwortenWeiterleiten an der E-Mail beibehalten werden sollen Die Aumlnderung wird erst nach Neustart von Outlookcopy wirksam und gilt nur ab Outlook copy2007 0 - Default 1 ndash Kategorien beibehalten

Hinweis Damit OLXCorporate den entsprechenden Registryschluumlssel bzw ndashwert auch definitiv setzen kann muszlig der aktuelle Anwender uumlber lokale Adminrechte verfuumlgen da dieser Registryschluumlssel bzw ndashwert betroffen ist HKEY_CURRENT_USERSoftwarePoliciesMicrosoftOfficeXXXOutlookPreferences


136 Einheitliche E-Mail-Schriftart und -groumlszlige Oftmals ist es wuumlnschenswert daszlig alle Anwender beim Schreiben einer E-Mail eine einheitliche Schrift als auch Schriftgroumlszlige verwenden Dies ist via OLXCorporate folgendermaszligen moumlglich

- Definieren Sie im Outlook die entsprechende Schriftart und ndashgroumlszlige -farbe usw

- Exportieren Sie nachstehenden Registryzweig aus der Registry in eine reg-Datei zB OurEmailFontsreg

HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftOfficeXXXCommonMailSettings]

- Exportieren Sie diese exportierte reg-Datei an einen zentralen Ort - - Definieren Sie innerhalb OLXCorporate den entsprechenden Registrywert

Registrypfad HKEY_CURRENT_USERSoftwareOLXToolsOLXCorporateE-Mail-Format

Name Typ Beschreibung EmailFormatFromRegFile REG_SZ Welche zentrale reg-Datei soll automatisch bei den Anwendern importiert

werden Bitte immer UNC-Pfade angeben wie zB ServerFreigabe Default = rsquo rsquo Beispiel MyServerMyShareCORPORATEOurEmailFontsreg


137 Kategorienfarben (ab Outlookcopy 2007) OLXCorporate unterstuumltzt nun auch die brandneuen Outlookcopy 2007-Farbkategorien Anders als die herkoumlmmliche Kategorien-Zuordnung ist es hier -zur besseren visuellen Unterscheidung- zusaumltzlich moumlglich Outlookcopy-Kategorien Farben zuzuordnen Die Zuordnung der Farben erfolgt in OLXCorporate einfach und zentral in der im obigen Kapitel Kategorien beschriebenen zentralen Datei (-gtAddCategoriesFromFile) indem Sie den Namen der Farbe hinter den Namen der zentralen Kategorie einfuumlgen Dieser wird automatisch in eine Farb-Kategorie umgewandelt Beispiel KategorienameDUNKLES STAHLBLAU Nachstehende Tabelle listet die moumlglichen Farbbezeichnungen (farbe) auf

Deutsch Englisch ROT ORANGE PFIRSICH GELB GRUumlN BLAUGRUumlN OLIVGRUumlN BLAU LILA KASTANIENBRAUN STAHLBLAU DUNKLES STAHLBLAU GRAU DUNKELGRAU SCHWARZ DUNKELROT DUNKELORANGE PFIRSICH DUNKEL DUNKELGELB DUNKELGRUumlN DUNKLES BLAUGRUumlN DUNKLES OLIVGRUumlN DUNKELBLAU DUNKLES LILA DUNKLES KASTANIENBRAUN

RED ORANGE PEACH YELLOW GREEN TEAL OLIVE BLUE PURPLE MAROON STEEL DARKSTEEL GREY DARKGREY BLACK DARKRED DARKORANGE DARKPEACH DARKYELLOW DARKGREEN DARKTEAL DARKOLIVE DARKBLUE DARKPURPLE DARKMAROON

138 OLXUserInfotxt OLXCorporate erstellt ndash bei erfolgreicher Ermittlung der ActiveDirectory-Informationen des aktuellen Benutzers ndash automatisch die Datei OLXUserInfotxt mit den aktuellen Platzhalterwerten Sollte bei einem Start von OLXCorporate einmal KEINE Infos seitens ActiveDirectory fuumlr den aktuellen Benutzer ermittelt werden koumlnnen so verwendet OLXCorporate dann die Werte aus OLXUserInfotxt Ansonsten haumltte der Anwender eine hinsichtlich den Platzhaltern sbquoleerelsquo Signatur


14 Support amp Troubleshooting Sie haben Fragen zu oder Probleme mit OLXCorporate Wir helfen Ihnen Telefonhelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip+49 (7173) 929053 Faxhelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphelliphellip+49 (7173) 929055 Sie moumlchten sich OLXCorporate via PCVisitreg live praumlsentieren lassen


OLXCorporate

Inhalt

1 ALLGEMEINES 4

11 Zentrale Verteilung 5

12 Registry 6

13 Deaktivieren 7

2 KALENDERBESCHRIFTUNGEN (NUR OUTLOOKcopy 2002 UND 2003) 8

3 BRIEFPAPIER 10

4 SIGNATUREN 13

41 Verfuumlgbare Platzhalter 14

42 Unterstuumltzte System-Platzhalter 15

43 Unterstuumltzte Platzhalter aus ActiveDirectory 16

44 Unterstuumltzte Platzhalter aus ActiveDirectory (nur via ADSIEdit) 17

45 QRCode 24

46 OWAcopy-Signatur 25

5 E-MAIL-FORMAT 28

6 OUT-OF-OFFICE (ABWESENHEITSTEXT) 31

7 ANLAGENSICHERHEIT 33

8 KATEGORIEN 35

9 ERINNERUNGEN 37

10 LANDKARTENDARSTELLUNG (AB OUTLOOKcopy 2010) 38

11 PROTOKOLLIERUNGLOG 39

12 ZENTRALE DEAKTIVIERUNG DER SIGNATURBEARBEITUNG IN OUTLOOKcopy 41

13 TIPPS amp TRICKS 47





134 LDAP-Server 51







1 Allgemeines















OLXUIMapiResDLL





12 Registry








13 Deaktivieren
















3 Briefpapier

















4 Signaturen













Platzhalter


Platzhalter





ATTRIBUT09







OTHERTELEPHONE



PHOTO



DIVISION


C

COUNTRYCODE




















45 QRCode

































5 E-Mail-Format






Einstellung A

Einstellung B














REG_SZ




























































13 Tipps amp Tricks













































134 LDAP-Server 51







1 Allgemeines















OLXUIMapiResDLL





12 Registry








13 Deaktivieren
















3 Briefpapier

















4 Signaturen













Platzhalter


Platzhalter





ATTRIBUT09







OTHERTELEPHONE



PHOTO



DIVISION


C

COUNTRYCODE




















45 QRCode

































5 E-Mail-Format






Einstellung A

Einstellung B














REG_SZ




























































13 Tipps amp Tricks










































1 Allgemeines















OLXUIMapiResDLL





12 Registry








13 Deaktivieren
















3 Briefpapier

















4 Signaturen













Platzhalter


Platzhalter





ATTRIBUT09







OTHERTELEPHONE



PHOTO



DIVISION


C

COUNTRYCODE




















45 QRCode

































5 E-Mail-Format






Einstellung A

Einstellung B














REG_SZ




























































13 Tipps amp Tricks

















































OLXUIMapiResDLL





12 Registry








13 Deaktivieren
















3 Briefpapier

















4 Signaturen













Platzhalter


Platzhalter





ATTRIBUT09







OTHERTELEPHONE



PHOTO



DIVISION


C

COUNTRYCODE




















45 QRCode

































5 E-Mail-Format






Einstellung A

Einstellung B














REG_SZ




























































13 Tipps amp Tricks










































12 Registry








13 Deaktivieren
















3 Briefpapier

















4 Signaturen













Platzhalter


Platzhalter





ATTRIBUT09







OTHERTELEPHONE



PHOTO



DIVISION


C

COUNTRYCODE




















45 QRCode

































5 E-Mail-Format






Einstellung A

Einstellung B














REG_SZ




























































13 Tipps amp Tricks











































13 Deaktivieren
















3 Briefpapier

















4 Signaturen













Platzhalter


Platzhalter





ATTRIBUT09







OTHERTELEPHONE



PHOTO



DIVISION


C

COUNTRYCODE




















45 QRCode

































5 E-Mail-Format






Einstellung A

Einstellung B














REG_SZ




























































13 Tipps amp Tricks




















































3 Briefpapier

















4 Signaturen













Platzhalter


Platzhalter





ATTRIBUT09







OTHERTELEPHONE



PHOTO



DIVISION


C

COUNTRYCODE




















45 QRCode

































5 E-Mail-Format






Einstellung A

Einstellung B














REG_SZ




























































13 Tipps amp Tricks






















































4 Signaturen













Platzhalter


Platzhalter





ATTRIBUT09







OTHERTELEPHONE



PHOTO



DIVISION


C

COUNTRYCODE




















45 QRCode

































5 E-Mail-Format






Einstellung A

Einstellung B














REG_SZ




























































13 Tipps amp Tricks



















































Platzhalter


Platzhalter





ATTRIBUT09







OTHERTELEPHONE



PHOTO



DIVISION


C

COUNTRYCODE




















45 QRCode

































5 E-Mail-Format






Einstellung A

Einstellung B














REG_SZ




























































13 Tipps amp Tricks












































OTHERTELEPHONE



PHOTO



DIVISION


C

COUNTRYCODE




















45 QRCode

































5 E-Mail-Format






Einstellung A

Einstellung B














REG_SZ




























































13 Tipps amp Tricks










































PHOTO



DIVISION


C

COUNTRYCODE




















45 QRCode

































5 E-Mail-Format






Einstellung A

Einstellung B














REG_SZ




























































13 Tipps amp Tricks










































C

COUNTRYCODE




















45 QRCode

































5 E-Mail-Format






Einstellung A

Einstellung B














REG_SZ




























































13 Tipps amp Tricks




























































45 QRCode

































5 E-Mail-Format






Einstellung A

Einstellung B














REG_SZ




























































13 Tipps amp Tricks































































5 E-Mail-Format






Einstellung A

Einstellung B














REG_SZ




























































13 Tipps amp Tricks










































Einstellung A

Einstellung B














REG_SZ




























































13 Tipps amp Tricks

















































REG_SZ




























































13 Tipps amp Tricks

































































































13 Tipps amp Tricks









































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