Dokumente erfassen, verstehen, verteilen

Von Papier zu Daten:

Hannover, 13.03.2014

Die perfekte Verbindung: Inhalte, Geschäftsprozesse, Daten

2

© Spiegel-Online

Die Renaissance der Verschriftung

3

1. Im Dialog zwischen Unternehmen und Verbrauchern ist die E-Mail seit 2013 bedeutsamer als das Telefonat.

2. Über 50 % der deutschen Kunden wollen nicht mehr mit Service-Mitarbeitern telefonieren, sondern bevorzugen andere Wege der Kontaktaufnahme.

Kom m unikat ionskanäle

Telefon

E-Mail

Post

Web Self Service

Blogs & Foren

Social Networks

3 5 %

3 6 %

7 %

8 %

4 %

5 %

4

Rd. 80 % Optimierungspotential in der Klassifikation bestehende Automatisierungsansätze nur für strukturierte Dokumente Rd. 75 % Optimierungspotential in der Extraktion bestehende Verfahren zur Daten-Erkennung und -Verwertung sind unzureichend

Im Fokus des DMS liegt lediglich die digitale Dokument-Logistik

Im ECM der Zukunft aber geht es um die Inhalte

5

ECM technisieren: Wo liegen die Effizienzpotentiale?

ECM technisieren

6

© Spiegel-Online

Lernfähiges ECM / Input-Management optimiert eigenständig den Wirkungsgrad durch ihren bloßen Betrieb (Learning by doing-Effekt)

Lernfähiges ECM / Input-Management macht Fehler beim Auslösen von Geschäftsprozessen kalkulierbar

Lernfähiges ECM / Input-Management kann schnell Veränderungen reagieren (keine Regelwerke)

… und baut durch stetiges Lernen dynamisches Wissen auf.

7

Lernfähige Systeme: das „Wiederkehrende“ technisieren um Freiraum für das „Spezielle“ zu entwickeln

Verarbeitung aller Input-Quellen und Dokumentformen

Unstrukturierte Dokumente (Freiform)

Semistrukturierte Dokumente (Rechnung, Bestellung)

Strukturierte Dokumente (Formulare)

Inhalte von gecrawlten Internetseiten, File-Archiven sowie elektronische Dateien verschiedener Formate uvm.

Capturing: Höhere Qualität durch die Kombination mehrerer OCR-Systeme

Universelle Schnittstellen zu OCR-Systemen

Virtuelle OCR-Prozesse eliminieren Schwächen verschiedener OCR-Quellen. Folge: deutliche Verbesserung der Erkennungsrate.

Lernfähige & intelligente Klassifikation der Inhalte

Inhalte verstehen: Text und Dokument-Analyse auf semantischer Basis

Lernfähige Klassifikation: Das richtige Verhalten der Mitarbeiter bei der Inhaltsbewertung / das fehlerhafte Verhalten der einzelnen Klassifikatoren fließt in die Inhaltsbewertung ein.

Unterschiedliche Ansätze der Datenextraktion

Grafisch (Positionsbezogen in Formularen)

Linguistisch (Inhaltsbezogen in Fließtexten)

Regelbasiert (Templatebezogen)

Hans Mustermann

Raiffeisen Straße 2

65187 Wiesbaden

Bauunternehmen

Paul Allewege

Kleiststraße 24

60313 Frankfurt

16. Okt. 2007

Mängelanzeige Wohnung Nr. 1.4, In der Ritzbach 42, 65510 Idstein

Sehr geehrte Damen und Herren,

hiermit zeigen wir folgende Mängel des von Ihnen mit Vertrag vom 28.10.2002 erworbenen

Objektes an mit der Bitte um umgehende Beseitigung:

1. Feuchtigkeit am Sockel der Außenwand entlang der Terrasse

2. Gesprungene Fliesen im Badezimmer und WC

3. Gerissene Silikon-Fuge im Wohnzimmer und im Flur

4. Lockerer Türgriff an der Wohnungstür

Wir bitten um telefonische Terminvereinbarung (Tel. 0611/12121212).

Mit freundlichen Grüßen

Hans Mustermann

Selbstlernende Formularerkennung

Keine Definition von komplexen Regelwerken und Barcoding

Visuelles „Anlernen“

Offene Standards bei der unscharfen Suche / Datenabgleich

Suche mit indizierten Bestandsdaten in unstrukturierten Dokumenten. Die zuverlässige Extraktion von Fachdaten aus unstrukturierten Textinhalten (Kunden-E-Mails, Kundenbriefe, Mitteilungen über Website, Twitter, Facebook etc.).

Von einer „technisierten“ ECM-Erfassung aller Daten und Dokumente profitieren auch Marketing (Web & Social Media) und Kundenservice (E-Mail und KM)

14

Der Prozess des „Document & Data Capturing“ hat maßgeblichen Einfluss auf Qualität und Konsistenz des Unternehmenswissens.

Das „Technisieren“ der Inhaltserfassung für alle ECM-Quellen und die Migration & Integration in das Enterprise 2.0 stellen eine der großen Herausforderungen dieses Jahrzehnts dar.

Wissen ist der Kern jeder ECM-Strategie. Kontaktieren Sie den AK Document & Data Capture, wenn Sie Hinweise und Anregungen zu Ihrem ECM Vorhaben einholen möchten.

15

www.bitkom.org www.digitalewelt.org

Andreas Klug

stell. Vorsitzender des BITKOM AK Document- & Data-Capture;

CMO, ITyX Solutions AG +49 (2203) 89987 - 0 klug@ityx.de

Ihre Referenten

Gernot Wohlfahrt

stell. Vorsitzender des BITKOM AK Document- & Data-Capture;

Geschäftsführer, FrankenRaster GmbH +49 (9099) 96644 - 0 g.wohlfahrt@frankenraster.de

www.bitkom.org www.digitalewelt.org

Weitere Informationen unter www.ecm-navigator.de

Ihr Ansprechpartner in der BITKOM-Geschäftsstelle

Willi Engel

Bereichsleiter ECM

030.27576 201 w.engel@bitkom.org