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ECM-Spezialist vs. ERP-Modul - Was ist der Königsweg beim Dokumentenmanagement? | | BITKOM ECM...
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CeBIT 2013, Hannover ECM-Forum „Shared Content“
ECM-Spezialist vs. ERP-Modul - Was ist der Königsweg beim
Dokumentenmanagement?
Volker Feist – Trovarit AG
05.03.2013, 13:00 Uhr
©2013 Trovarit AG
Volker Feist
ECM‐Spezialist vs.
ERP‐Modul ‐ Was ist der
Königsweg beim
Dokumentenmanagement?
Gegenüberstellung eines umfassenden DMS mit
integrierten Dokumenten-Funktionen im ERP
©2013 Trovarit AG
Volker Feist
Zielsetzung des Vortrags
• Bedeutung von ECM / DMS
• Unterschiede von ECM / DMS gegenüber
integrierten Dokumenten-Funktionen im
ERP
• Aspekte für ein umfassendes ECM / DMS
©2013 Trovarit AG
Volker Feist
Gliederung
• Grundlagen ECM / DMS
• Aufbau und Zielsetzung
ERP-System
ECM / DMS
• Vergleich der Funktionalitäten
• Zusammenfassung & Fazit
©2013 Trovarit AG
Volker Feist
Grundlagen ECM / DMS
Enterprise Content Management (ECM)
Input Management
Output Management
Dokumenten Management System (DMS)
Ablage
Archiv
Records Management
Workflow
Business Process Management Collaboration
Portal
Web Content Management
Schnittstellen / Integrationen
ERP, CRM, MES, BI, AD,
E-Mail, SharePoint, Storage-Systeme, usw.
Cloud Spezielle Lösungen
©2013 Trovarit AG
Volker Feist
Grundlagen ECM / DMS
Bereitstellung von Technologien Indexierung / Suche / Trefferliste
z.B. Volltext. Taxonomien, Federated Search
Formatkonvertierung / -Viewing
z.B. PDF/A
Verschlüsselung / Digitale Signatur
Komprimierung / Single Instance / Deduplizierung
Vorder-/Hintergrundbilder / Redlining / Notizen
Verwaltungen Ablage und Archivierung (veränderbare und
nicht-veränderbare Dokumente)
Benutzer / Rechte / Protokollierung
Indexstrukturen / Dokumentenklassen
Ordner- /Aktensystem
Check-In & -Out
Dokumenten-Status
Dokumenten Management System (DMS)
Ablage
Archiv
Vereinfachung
von
Arbeitsschritten
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Volker Feist
Grundlagen ECM / DMS
ERP-Systeme
SAP
MS Dynamics
usw.
E-Mail Server
Novell GroupWise
MS Exchange
usw.
Weitere Schnittstellen / Integrationen
MS Active Directory (AD), Novell eDirectory
MS SharePoint
Storage-Systeme: NAS / SAN, Appliances, HSM
MES-, BI-, CAD-Systeme usw.
Schnittstellen / Integrationen
ERP, CRM, MES, BI, AD,
E-Mail, SharePoint
Storage-Systeme, usw.
Zentrale
Ablage /
Archivierung
von
Dokumenten
©2013 Trovarit AG
Volker Feist
Gliederung
• Grundlagen ECM / DMS
• Aufbau und Zielsetzung
ERP-System
ECM / DMS
• Vergleich der Funktionalitäten
• Zusammenfassung & Fazit
©2013 Trovarit AG
Volker Feist
Aufbau ERP
ERP
Unternehmen
Wertschöpfung
Daten
Bereich A Bereich B Bereich C Bereich D usw.
PDM/PLM
Beis
pie
l-
Mo
du
le
FiBu
CRM
Versand Einkauf
Dokumenten Funktionen
Ziel: Zentrale
Verwaltung von
Geschäftsdaten
©2013 Trovarit AG
Volker Feist
Aufbau ECM / DMS
Unternehmen
Wertschöpfung
Bereich A Bereich B Bereich C Bereich D usw.
Beis
pie
l-
Ap
pli
kati
on
en
ECM / DMS Dokumente
E-Mail - Client & Server
Workflow / Collaboration
ERP
CAD Fach-
anwendung Capture
Ziel: Zentrale
Verwaltung
ALLER
Dokumente
©2013 Trovarit AG
Volker Feist
Aufbau mit ERP & ECM / DMS
Unternehmen
Wertschöpfung
Bereich A Bereich B Bereich C Bereich D usw.
ECM / DMS Dokumente
Ziel: Zentrale
Verwaltung
ALLER Daten &
Dokumente
Dokumente aller
Bereiche
ERP Daten Geschäftsdaten aller
Bereiche
©2013 Trovarit AG
Volker Feist
Gliederung
• Grundlagen ECM / DMS
• Aufbau und Zielsetzung
ERP-System
ECM / DMS
• Vergleich der Funktionalitäten
• Zusammenfassung & Fazit
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Volker Feist
Vergleich der integrierten Funktionalitäten
Dokumentenmanagement ECM/DMS-Spezialisten
ERP-Spezialisten
Volltextsuche/-Indexierung 74,68% 20,74%
Erstellung und Speicherung von Suchanfragen
62,03% 16,49%
Versionshistorie 68,35% 22,87%
Änderungsprotokolle 63,29% 22,87%
Erweiterte Suchfunktion 63,29% 23,40%
Referenzierungen zwischen Dokumenten / Akten
53,16% 15,43%
Erstellung Indexmasken / Feldstrukturen 50,63% 15,96%
Automatische Indexierung 51,90% 17,55%
Abbildung elektronischer Kundenakte 48,10% 17,55%
Ablagestruktur definieren 67,09% 36,70%
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Volker Feist
Vergleich der integrierten Funktionalitäten
Capture/Input ECM/DMS-Spezialisten
ERP-Spezialisten
Erfassung / Texterkennung für NonCoded Information (NCI)
40,51% 9,57%
Dokumentenerfassung über Scannerschnittstellen
53,16% 25,53%
Stapelverarbeitung 45,57% 19,68%
Scanmodul 43,04% 18,09%
COLD-Modul für Spooldatenablage vorhanden
34,18% 10,11%
Eigenes Modul zur Posteingangsbearbeitung
36,71% 14,89%
Lernende Formularerkennung 24,05% 4,79%
Manuelle Formularerkennung 30,38% 13,83%
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Volker Feist
Vergleich der Funktionalitäten
Aspekte
ERP
Dokumenten-
Modul
Umfassendes
DMS / ECM
DMS-Funktionsumfang niedrig hoch
Funktionsumfang
vom Input Management niedrig hoch
Performance bei großer
Anzahl Dokumente
??? (testen) optimierte
Technologien
Zentrale Verwaltung von
Dokumenten aller
Applikationen
schwieriger leichter (höheres
Schnittstellenangebot
)
Überschaubarkeit und
Aktenbildung in Projekten
nur innerhalb der
ERP-Module
umfassend für alle
Applikationen
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Volker Feist
Gliederung
• Grundlagen ECM / DMS
• Aufbau und Zielsetzung
ERP-System
ECM / DMS
• Vergleich der Funktionalitäten
• Zusammenfassung & Fazit
©2013 Trovarit AG
Volker Feist
Zusammenfassung
• Bedeutung: Ein ECM/DMS oder ein Dokumenten-Modul im ERP
umfasst alle Bereiche im Unternehmen im Gegensatz zu
anderen Applikationen/Modulen (z.B. CRM, CAD, FiBu)
• Reichweite: ECM/DMS ist grundsätzlich branchenunabhängig
• Mehrwert: ECM/DMS-Lösungen bieten für Dokumenten(-Prozesse)
optimierte Technologien, einen höheren Funktionsumfang
und eine zentrale Aktenbildung als ein Dokumenten-
Modul im ERP
©2013 Trovarit AG
Volker Feist
Fazit
Aspekte für ein ECM / DMS
Überschaubarkeit / Anzahl der Dokumenten-
Ablagen
Dokumentenvolumen / Performance
Komplexität der Prozesse
©2013 Trovarit AG
Volker Feist
Leistungen der Trovarit AG
Entscheidungsunterstützung
IT-Matchmaker®
Konfliktlösung & Mediation
Software-Einführung
Projekteinrichtung
Projektcontrolling
Projektabnahme
Projektsanierung
Prozessberatung
Online-Potenzialanalyse
Prozessanalyse
Prozessoptimierung
Software-Auswahl
Lastenheft, Marktrecherche
Ausschreibung,
Anbieterpräsentation
Vertragsverhandlungen
Projektmanagement
Fachmoderation
Einsatz-Optimierung
Befragung über Online-Portal
Ableitung von
Verbesserungsmaßnahmen
Umsetzung
SICHERHEIT und EFFIZIENZ in perfekter Balance
©2013 Trovarit AG
Volker Feist
Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit
Diplom Wirtschaftsingenieur
Volker Feist
Leiter Kompetenzzentrum ECM/DMS
Senior Consultant
Trovarit AG
Pontdriesch 10/12
52062 Aachen
Tel +49 (0)241 40009-0
www.trovarit.com | www.it-matchmaker.com
CeBIT 2013, Hannover ECM-Forum „Shared Content“
Vielen Dank für Ihr Interesse!
Weitere Informationen unter: www.ecm-navigator.de
und www.ecmtoday.de