Exigences (Anforderungen)

Hubsessions - registre des procès-verbaux et formatage des documents

Version 0.2

Autor des Dokuments

Annabell Pommé Erstellt am 18.05.2015

Dateiname document.docSeitenanzahl

9 © 2015 Annabell Pommé ÖSHZ Eupen

Exigences Hubsessions

Historie der DokumentversionenVersion Datum Autor Änderungsgrund / Bemerkungen0.1 18.05.2015 Annabell Pommé Ersterstellung0.2 21.05.2015 Annabell Pommé Anpassungen nach Versamlung mit Gaetan

Dellanay am 20.05.20150.3 29.12.2015 Annabell Pommé Anpassungen nach Testing0.4 05.01.2016 Annabell Pommé Anpassungen nach Validierung EK0.5 08.01.2016 Annabell Pommé Anpassungen 0.6 25.01.2016 Annabell Pommé Anpassung nach Testing und Absprache ML und

GS

InhaltsverzeichnisHistorie der Dokumentversionen........................................................................................2Inhaltsverzeichnis...............................................................................................................21 Introduction.................................................................................................................3

1.1 Objective du document.........................................................................................31.2 Distribution et validation du document.................................................................3

2 Description des Exigences...........................................................................................42.1 Registre des procès-verbaux du conseil de l’aide sociale.....................................4

2.1.1 Liste des exigences......................................................................................42.1.2 A savoir........................................................................................................7

2.2 Documents déjà générés en Hubsessions.............................................................72.2.1 Liste des exigences......................................................................................8

3 Annexe 1.....................................................................................................................84 Annexe 2 Template Allg.Aufsicht Übersichtsliste.........................................................9

1 Introduction

1.1 Objective du document L’objective de ce document est de documenter les exigences pour la création du registre des procès-verbaux du conseil de l´’aide sociale et son formatage.

Un deuxième objective est la documentation des exigences d’adaptation de formatage des documents déjà générés dans Hubsessions (l’apercu -Übersichtsliste, Ordre du jour -Einladung, Extrait du registre des décision- Auszug aus dem Beschlussregister)

1.2 Distribution et validation du document

Fonction Name Validations DistributionSecrétaire Elmar Krings X XChef du bureau Annabell Pommé XChef de bureau Martina Pennartz XEmployé administrative

Gaby Saidi X

ICT Gerd Xhonneux X

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Exigences Hubsessions

ICT Steve Woellenweber

X

Développeur Gaëtan Delannay X

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Exigences Hubsessions

2 Description des Exigences

2.1 Registre des procès-verbaux du conseil de l’aide sociale

Aujourd’hui, le registre des procès-verbaux du conseil de l’aide sociale (RPV) est produit sur base du document «  Auszug aus dem Beschlussregister » et puis adapté manuellement en Microsoft WORD.

Cette démarche implique beaucoup de travail manuel, beaucoup de temps et une source pour des fautes.

Nous aimerions automatiser la génération du RPV par un simple clic en Hubsessions SHR

Le RPV doit avoir un certain formatage ce que nous avions documenté sur base d’un extrait du «  Auszug aus dem Beschlussregister » en annexe 1.

2.1.1 Liste des exigences

ID Titre Description

RPV001

Génération du RPVAS

Par un simple clic, Hubsessions doit générer en PDF le RPV de toutes les séances du conseil de l’aide sociale

RPV002

Génération du RPVAS

La génération du RPV devrait être paramétrable par période (mois)

RPV003

Page de garde

La première page devrait être une page de garde avec le texte suivant :

Protokollbuch des Sozialhilferates

8x Enter

vom [periode générée par hubsessions ; format : ex : 20. Februar 2015]

bis [periode générée par hubsessions ; format : ex : 28. August 2015]

formatage : titres Arial 28 et pour les dates Arial 18

La page de garde ne doit pas être numérotée

RPV003

Numérotation livre

Chaque page du livre (sauf la première page = page de couverture )du RPV doit être numéroté en haut à droite

RPV003

Formatage La génération du RPV devrait respecter un certain formatage. Tout le texte doit avoir la police Arial, 10 (uniforme) alignement justifié (Blocksatz), interligne simple, 0pt

RPV004

Formatage Après la partie des présences de la séance l’ordre de jour doit figurer avec le formatage spécifié ci-dessous (voir invitation) :

Tagesordnung:Seite 4 von 9

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1. Genehmigung des Protokolls

2. Kenntnisnahme von Protokollen 2.1. Ständiges Präsidium 2.2. Sonderausschuss für Soziales 2.3. Beratungsausschuss Stadt - ÖSHZ

3. Personal 3.1. ÖSHZ-Sozialdienste und Verwaltung 3.2. Alten- und Pflegewohnheim St. Joseph

321. Vertragliche Einstellung auf unbestimmte Dauer des Reaktivierungsmitarbeiters (B1), Herrn Kevin LANGER

3.3. Mosaik-Zentrum 3.4. Allgemein

4. Finanzen 41. Festlegung einer Zahlungsverpflichtung (Art. 832/334/28, Rj. 2014)

5. Öffentliche Aufträge 5.1. ÖSHZ-Sozialdienste und Verwaltung 5.2. Alten- und Pflegewohnheim St. Joseph

5.2.1. Auftragsvergabe für ordentliche Lieferungen und Leistungen mit einem jährlichen Auftragsvolumen zwischen 8.500 und 85.000 EUR – Delegation von Bestellbefugnissen – (Haushaltsjahr 2015)

5.2.2. Auftragsvergabe für ordentliche Lieferungen und Leistungen mit einem jährlichen Auftragsvolumen zwischen 8.500 und 85.000 EUR – Delegation von Bestellbefugnissen– Abänderung des Ratsbeschlusses vom 19. Dezember 2013 (Haushaltsjahr 2014)

5.2.3. Ankauf von Pflegematerial und -mobiliar 5.3. Mosaik-Zentrum 5.4. Allgemein

6. Dienste und Einrichtungen des ÖSHZ 6.1. ÔSHZ-Sozialdienste und Verwaltung

6.1.1. Note zur Sozialpolitik 2015 6.2. Alten- und Pflegewohnheim St. Joseph 6.3. Mosaik-Zentrum

7. Mitteilungen 7.1. Mitteilungen

Voir aussi annexe 1

RPV005

Formatage La fin de la séance devrait être comme décrit ci-dessous :

2x Enter

Für den Sozialhilferat (centré)

Elmar Krings Lambert Jaegers

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Sekretär Präsident

3x Enter et puis une ligne

2x Enter et puis la prochaine séance (pas de nouvelle page)

RPV006

Formatage – présences

Les présences doivent figurer dans un cadre. Police Arial 10

RPV007

Formatage – titres

Les titres de l’ordre de jour de la séance devraient être soulignés et en gras (comme c’est le cas).

Les titres dans les procès-verbaux du conseil permanent, du SAS et du Beratungsausschuss qui sont intégré dans le RPV ne devraient pas être en gras.

Voir les commentaires en annexe 1

RPV008

Formatage – énumération

L’énumération peut être comme c’est généré dans le document «  Auszug aus dem Beschlussregister ». C-à-d avec des points entre les chiffres et à la fin. Exemple : 2.1.

RPV009

Formatage - Espace

Entre texte et titre il fallait ajouter un Enter (aller à la ligne). Voire commentaire de formatage dans annexe 1

RPV010

Contenu Chaque point (Top) du RPV doit contenir les circonstances (Umstände), la base de loi (Rechtsgrundlage), les votes (Abstimmungen), et la décision. La structure devrait être la suivante:

Top (titre)

Der Sozialhilferat, (centré)

Texte des circonstances

Base de loi

Votes

beschließt, (centré)

Décision

SAUF pour les top pour validation des PV SP, SAFS et SHR. Pour ces points Hubsessions devrait reprendre le texte du « Beschluss »

RPV011

Imprimer Haut :2,2 cm

Bas : 1,3 cm

Gauche : 2,2 cm

Droite : 2,25 cm

RPV012

Formatage – Proces verbaux du

Les titres des procès-verbaux du SP et SAFS devrait être centré, souligne et commencé par :

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SP et SAFS Protokoll der Sitzung des ständigen Präsidiums vom DATE

Protokoll der Sitzung des Sonderausschusses für Soziales vom DATE

Le titre du procès verbal du SHR doit être :

Protokoll der Sitzung des Sozialhilferates vom DATE

RPV015

Gegenstandlos

Si les points n’ont pas de contenu, le mot « Gegenstandslos » dit apparaitre.

2.1.2 A savoir

Aujourd’hui, le CPAS Eupen travaille uniquement pour le conseil de l’aide sociale et pour le conseil permanent avec Hubsessions. Ces deux procès-verbaux sont liés et seront automatiquement intégrés dans le RPV.

Les procès-verbaux du comité spécial de l’aide sociale et du comité de concertation (Beratungsaussschuss) sont faits en Microsoft WORD et nous devons copier-coller manuellement ces procès-verbaux dans la séance appropriée du SHR.

2.2 Documents déjà générés en Hubsessions

Nous utilisons les documents suivant en Hubsessions:

Hubsessions

Document Type Commentaires

SP Extrait du registre des décision (Auszug aus dem Beschlussregister)

Pdf Imprimé et distribué

Problèmes mineurs de Police (Arial, 10) et avec des espaces

SP L’apercu (Allgemeine Aufsicht Übersichtliste)

Word

Nous générons un document Word parce que nous devons modifier les noms afin de garantir la confidentialité de nos services

Le problème est que les parties de texte de la base de loi et les circonstances sont renversées

SHR Ordre du jour (Einladung)

Word

Le Secrétaire génère l’ordre du jour et un employé administratif l’envoie via post et e-mail.

SHR Beschlussvorschlag Pdf Est imprimé pour la préparation de la séance

SHR Auszug aus dem Pdf Est imprimé et distribué

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Beschlussregister

SHR Allg. Aufsicht Übersichtsliste

Word

Nous générons ce document en Word afin de rendre certaines informations anonymes pour des raisons de confidentialité.

La police du document devrait être Arial 10

Dans la référence Hubsessions devrait prendre automatiquement l’acronyme du secrétaire ou de son représentant et l’acronyme de l’employé administratif qui traite la séance.

2.2.1 Liste des exigences ID Documen

tDescription

Doc001

SP – Allg. Aufsicht Übersichtsliste - Word

Les parties de texte devrait avoir l’ordre suivant :

Titre

Rechtsgrundlage- (base de la loi)

Umstände (circonstances)

Beschluss (décision)

Doc002

SP – Allg. Aufsicht Übersichtsliste - Word

Le texte devrait être en Arial 10

Doc003

SP – Allg. Aufsicht Übersichtsliste - Word

Un autre template devrait être utilisé parce que les données générales dans le ruban droit sont obsolètes. Voir template en annexe 2

Doc004

SHR – Allg. Aufsicht Übersichtsliste

Dans la référence Hubsessions devrait prendre automatiquement l’acronyme du secrétaire ou de son représentant et l’acronyme de l’employé administratif qui traite la séance.

Doc004

SHR – All. Aufsicht übersichtsliste

Le texte devrait être en Arial 10

Doc005

SHR – Auszug aus dem Beschluss

Aujourd’hui l’extrait contient uniquement la décision : L’extrait devrait contenir les circonstances, la base de loi et la décision.

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register

3 Annexe 1

SOLLFormatierung_Protokollbuch_SHR_.doc

4 Annexe 2 Template Allg.Aufsicht Übersichtsliste

Template_Allg.AufsichtÜbersichtsliste_SP.docx

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