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Umweltmanagement

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DIN EN ISO 14001:2015

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Inhaltsverzeichnis I

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T_Handbuch_ISO_14001_2015_branchenneutral - Rev. 1.0 06.03.2018

Inhaltsverzeichnis

Inhaltsverzeichnis ........................................................................................................................ I

Abkürzungsverzeichnis ............................................................................................................... II

Tabellenverzeichnis ................................................................................................................... III

Abbildungsverzeichnis ............................................................................................................... IV

1 Das Unternehmen ............................................................................................................. 5

1.1 Wir über uns ....................................................................................................... 5

1.2 Rahmenbedingungen unserer Tätigkeit ............................................................. 5

1.3 Interessierte Parteien ......................................................................................... 7

1.4 Anwendungsbereich des UM-Systems ............................................................... 7

2 Umweltphilosophie ........................................................................................................... 9

2.1 Umgang mit Risiken und Chancen .................................................................... 10

2.2 Verbesserungsorientierter Ansatz .................................................................... 11

2.3 Umweltpolitik.................................................................................................... 12

3 Umweltmanagementsystem ........................................................................................... 13

3.1 Aufbau des UM-Systems ................................................................................... 13

3.2 Norm-Matrix ..................................................................................................... 15

3.3 Umweltrelevante Prozesse ............................................................................... 16

4 Führungsprozesse ........................................................................................................... 17

4.1 Zuordnung von Rollen, Verantwortung und Befugnissen ................................ 17

4.2 Planung des Umweltmanagementsystems ...................................................... 18

4.3 Überwachung, Messung, Analyse und Bewertung ........................................... 21

4.4 Stetige Verbesserung und Korrekturmaßnahmen ............................................ 23

5 Betriebliche Planung und Steuerung .............................................................................. 25

5.1 Betriebsprozesse des UM-Systems ................................................................... 25

5.2 Notfallvorsorge und Gefahrenabwehr.............................................................. 26

6 Unterstützungsprozesse ................................................................................................. 28

6.1 Bereitstellung von Ressourcen ......................................................................... 28

6.2 Umweltbezogene interne und externe Kommunikation .................................. 29

6.3 Dokumentierte Information ............................................................................. 30

Anhang ...................................................................................................................................... 32

A Liste interner mitgeltender Unterlagen ............................................................ 32

B Liste externer mitgeltender Unterlagen ........................................................... 33

Abkürzungsverzeichnis II



Abkürzungsverzeichnis

Die hier aufgeführten Begriffe und Abkürzungen tragen zum Verständnis unseres Umweltma-nagementsystems bei. Zum einen enthält dieses Kapitel Begriffe und Abkürzungen des Um-weltmanagements, zum anderen aber auch Unternehmens- bzw. branchenspezifische Be-griffe und Abkürzungen. Dieses Kapitel soll den Einstieg für Mitarbeiter und Außenstehende in unser Umweltmanagementsystem erleichtern. Weiterführende Begriffe und Abkürzungen sind in den untergeordneten Dokumenten (VA, AA, PA, etc.) aufgeführt.

AA Arbeitsanweisung: Beschreibt detailliert, welche Arbeitsschritte für eine Tätigkeit nötig sind.

Bindende Verpflichtungen Rechtliche Verpflichtungen sowie andere Verpflichtungen zu deren Erfüllung sich unser Unternehmen selbst entschlossen hat.

DL Dienstleistung, Service

Dokument Information, einschließlich des Trägermediums (EDV, Papier, …).

Externe Anbieter Lieferanten

FO Formular: Enthält Vorgaben und kann mit Daten und Fakten befüllt werden.

Kontext der Organisation Interne und externe Themen, die für den Zweck der Organisation relevant sind.

Mitgeltende Unterlagen In Zusammenhang mit einer VA, einem UMH - Kapitel, einer Norm oder einem bestimmten Regelwerk zusätzlich anzuwendende Dokumente.

Oberste Leitung Oberste Führungsebene unseres Unternehmens.

PA Prüfanweisung: Beschreibt, wie welche Prüfungen durchgeführt und dokumentiert werden.

PB Prozessbeschreibung: Prozesseingaben und Prozessergebnisse werden benannt und die Verantwor-tungen und Zuständigkeiten innerhalb des Prozesses werden definiert. Für un-sere Organisation wichtige Prozessabläufe sind in den Verfahrensanweisun-gen dokumentiert.

Revision Revisionsstand bzw. Änderungsindex, zeigt den Stand (Aktualität) der UM-Do-kumente an.

Risiko Das Ergebnis einer unbeabsichtigten Unklarheit oder Ungewissheit.

Stakeholder Interessierte Parteien

UM Umweltmanagement

UM-Audit Systematische Begutachtung der Wirksamkeit unseres UM-Systems oder sei-ner Elemente durch unabhängige Auditoren.

UMH Umweltmanagementhandbuch

UM-System, UMS Umweltmanagementsystem

Umweltaspekt Bestandteil der Tätigkeiten oder Produkte sowie Dienstleistungen, der in Wechselwirkung mit der Umwelt tritt oder treten kann.

Umweltauswirkung Veränderung der Umweltzustände (günstig oder ungünstig) durch Umweltas-pekte.

VA Verfahrensanweisung: Elementare Aufgaben und grundsätzliche Prozessabläufe werden beschrieben und Rollenträgern so zugeordnet, dass Zuständigkeiten definiert sind.

Verfahren Festgelegte Art und Weise, eine Tätigkeit oder einen Prozess auszuführen.

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Tabellenverzeichnis III



Tabellenverzeichnis

Tabelle 1: Format der Ermittlung des Kontextes........................................................................ 6

Tabelle 2: Ermittlung der interessierten Parteien ...................................................................... 7

Tabelle 3: Anwendungsbereich des UM-Systems ...................................................................... 8

Tabelle 4 Ausgegliederte Prozesse ............................................................................................. 8

Tabelle 5: Norm-Zuordnungsmatrix ......................................................................................... 15

Tabelle 6: Zielsetzungssystematik ............................................................................................ 21

Tabelle 7: Struktur der Datenerfassung und Auswertung ........................................................ 22

Tabelle 8: Struktur der Managementbewertung ..................................................................... 23

Tabelle 9: Liste der Führungsprozesse UM-System ................................................................. 24

Tabelle 10: Liste der Betriebsprozesse des UM-Systems (lebenszyklusrelevant) .................... 27

Tabelle 11: Kommunikationsplan ............................................................................................. 29

Tabelle 12: Liste der Unterstützungsprozesse UM-System...................................................... 31

Tabelle 13: Interne mitgeltenden Dokumente ......................................................................... 32

Tabelle 14: Externe mitgeltende Unterlagen ........................................................................... 33








Abbildungsverzeichnis IV



Abbildungsverzeichnis

Abbildung 1: Regelmäßige Ermittlung des Kontextes ................................................................ 6

Abbildung 2: Risikobasiertes Denken ....................................................................................... 10

Abbildung 3: Modell des Plan - Do - Check -Act ....................................................................... 11

Abbildung 4: Dokumentenpyramide ........................................................................................ 13

Abbildung 5: Prozessübersicht ................................................................................................. 16

Abbildung 6: Steuerung der Umweltaspekte ........................................................................... 19

Abbildung 7: Überwachung, Messung, Analyse und Bewertung ............................................. 21

Abbildung 8: Betriebsprozesse UM-System ............................................................................. 25








1 Das Unternehmen 5


1 Das Unternehmen

1.1 Wir über uns

Unter dieser Überschrift können Sie die Historie des Unternehmens beschreiben, z. B. in Form eines chronologischen Werdegangs:

Gegründet im Jahr 1995 von …

Erweiterung der Leistungsumfänge in 2000 …

Umzug von Gründungshausen nach Erfolgsstadt im Jahr 2003

Ab 2012 Start der Kooperation mit …

Hinweis: Häufig steht dieser Text bereits auf der Homepage oder in Unternehmensbroschüren. Einfach mal dort nachsehen und ggf. übernehmen.

1.2 Rahmenbedingungen unserer Tätigkeit

Der Zweck unseres Unternehmens

Hier besteht die Möglichkeit etwas zum Zweck bzw. zur strategischen Ausrichtung der Organi-sation zum Besten zu geben. Typische strategische Aspekte könnten z. B. sein:

Nutzen der dem Kunden geboten werden soll …

Regionale oder überregionale Ausrichtung …

Einzel- oder Massenprodukte …

Ausrichtung der Angebote auf Konsumenten (B to C) oder auf Unternehmer (B to B) …

Hinweis: Häufig finden Sie auch zu diesen Themen Text auf der Homepage oder in Unternehmensbro-schüren. Einfach mal dort nachsehen und ggf. übernehmen.

Verständnis des Kontextes des Unternehmens

Mit der Ermittlung des Kontextes stellen wir sicher, dass möglichst alle relevanten Anforde-rungen, welche die Planung des Umweltmanagementsystems beeinflussen können, bekannt sind bzw. bestimmt wurden.

Hinweis: Die internen und externen Themen, die von der DIN EN ISO 14001:2015 ins Spiel gebracht wur-den, sollen ein grundsätzliches, konzeptionelles Verständnis schaffen. Die Norm fordert die Be-stimmung derjenigen Themen, die für die den Zweck der Organisation relevant sind und sich auf die Fähigkeit auswirken, die beabsichtigten Ergebnisse des Umweltmanagementsystems zu erreichen.








1 Das Unternehmen 6


Für die Ermittlung des Kontextes wird im Zusammenhang mit der strategischen Planung einer Organisation die PESTEL-Analyse häufig verwendet. "PESTEL" steht als englischsprachiges Ak-ronym für Political, Economic, Social, Technological, Environmental and Legislative Analysis. Um der Ermittlung des Kontextes eine Struktur zu geben, wurde unsere Methode an die PES-TEL-Analyse angelehnt. Der Aspekt „Political“ im Sinne der DIN EN ISO 14001:2015 mit dem Begriff „Product, Service“ ersetzt. „Environmental” wurde mit „Organisation” ersetzt, da dies der grundsätzliche Gegenstand der Betrachtung ist. Die Ergebnisse der Analyse des Kontextes fließen direkt in die Risikobewertung und in die Ermittlung der Anforderung interessierter Par-teien ein. Das Ergebnis der PESTEL-Analyse halten wir in Tabellenform, wie folgt dargestellt, fest:

Tabelle 1: Format der Ermittlung des Kontextes

Themengruppe Beschreibung des Themas

Umweltzustand Risiko/Chance Interessierte Partei

Product, Service

Organisation

Social

Technological

Economical

Legal

Hinweis: In unserem Webshop Know-NOW.de finden Sie unter dem folgenden Link eine Arbeitshilfe die die Ermittlung des Kontextes eines Umweltmanagementsystems beispielhaft darstellt:

https://know-now.de/shop/umweltmanagement/iso-14000/kontext-umweltmanagementsystem/

Abbildung 1: Regelmäßige Ermittlung des Kontextes

Bei relevanten Änderungen müssen deren Konsequenzen in die Gestaltung des Umweltmana-gementsystems und dessen Prozesse einfließen. Die Analyse der externen und internen Ein-flussfaktoren ist deshalb eine wiederkehrende Aufgabe.

Zweck der Organisation

Umweltzustände

Beabsichtigte Ergeb-nisse des UMS

Risiken und Chancen

Interessierte Parteien

Umwelt- aspekte

Externe und interne The-men bestim-

men

Externe und interne The-men überwa-

chen

Externe und interne The-

men überprü-fen

Bewertung im Ma-nagementreview








1 Das Unternehmen 7


1.3 Interessierte Parteien

Interessierte Parteien werden auch mit dem englischen Begriff „stakeholder“ bezeichnet. Sta-keholder sind direkt oder indirekt mit der Leistung bzw. dem Erfolg unseres Unternehmens verbunden. Aufgrund der (unterschiedlich) wichtigen Bedeutung für unser Umweltmanage-mentsystem werden deren Anforderungen bei unserer Planung berücksichtigt.

Hinweis: Die DIN EN ISO 14001:2015 fordert von der Organisation, dass diese die interessierten Parteien identifiziert und für deren Erfordernisse und Erwartungen ein allgemeines Verständnis entwi-ckelt (d.h. ein grundsätzliches, nicht zwingend detailliertes Verständnis). Für die als Maßgeb-lich bestimmten interessierten Parteien muss die Organisation festlegen, mit welchen Erfor-dernisse und Erwartungen Sie übereinstimmt. Diese Erfordernisse und Erwartungen sind dann bindende Verpflichtungen der Organisation.

Die Schrittfolge zum Thema Erfordernisse und Erwartungen (Anforderungen) interessierter Parteien:

• Bestimmen der interessierten Parteien (Ableitung von den internen und externen Themen).

• Bestimmen der Erfordernisse und Erwartungen der relevanten interessierten Parteien.

• Festlegung, welche Erfordernisse und Erwartungen zu bindenden Verpflichtungen wer-den.

Das Ergebnis der Ermittlung der Interessierten Parteien und deren Erfordernisse und Erwar-tungen halten wir in Tabellenform, wie folgt dargestellt, fest:

Tabelle 2: Ermittlung der interessierten Parteien

Thema (int./ext.)

Interessierte Partei

Prio- rität

Erfordernisse und Erwartungen

Chance / Risiko Bindende Ver-pflichtung (j/n)

Hinweis: In unserem Webshop Know-NOW.de finden Sie unter dem folgenden Link eine Arbeitshilfe mit einer bespielhaften Darstellung der Ermittlung der interessierten Parteien:

https://know-now.de/shop/umweltmanagement/iso-14000/interessierte-parteien-umweltmanagementsystem/

1.4 Anwendungsbereich des UM-Systems

Unser Umweltmanagementsystem erstreckt sich, unter Berücksichtigung der internen und ex-ternen Themen sowie der interessierten Parteien und der bindenden Verpflichtungen, auf die folgenden Bereiche unseres Unternehmens:








1 Das Unternehmen 8


Tabelle 3: Anwendungsbereich des UM-Systems

Kriterien der Abgrenzung

Anwendungsbereich Zuordnung Produkt, DL / NL

Zentrale:

Niederlassungen: 1

2

3

1 2 3

Tätigkeit:

Produktarten:

Dienstleistungen:

An externe Anbieter ausgegliederte Prozesse

In Bezug auf die in der folgenden Tabelle genannten Prozesse bzw. Teilprozesse haben wir die grundsätzliche Entscheidung getroffen, diese an externe Anbieter auszugliedern. Die Steue-rung dieser Prozesse bzw. Teilprozesse erfolgt jedoch weiterhin durch das Umweltmanage-mentsystem unseres Unternehmens:

Tabelle 4 Ausgegliederte Prozesse

Prozesse Begründung

Hinweis: Wurden keine Prozesse ausgegliedert, bitte die Tabelle löschen und nach der Zwischenüber-schrift den Text „Keine“ hinzufügen.

Verfügbarkeit des Anwendungsbereiches des Umweltmanagementsystems

Hinweis: In unserem Webshop Know-NOW.de finden Sie unter dem folgenden Link eine Arbeitshilfe mit einer bespielhaften Darstellung der Ermittlung des Anwendungsbereiches:

https://know-now.de/shop/umweltmanagement/iso-14000/anwendungsbereich-umweltmanagementsystem/

Über die Darstellung in diesem Umweltmanagementhandbuch hinaus, ist der Anwendungs-bereich bei Bedarf für interessierte Parteien verfügbar. Die entsprechenden Festlegungen werden im Rahmen der Planung der internen bzw. externen Kommunikation getroffen.








2 Umweltphilosophie 9


2 Umweltphilosophie

Unsere Umweltphilosophie verstehen wir als ein zentrales übergeordnetes Konzept zur nach-haltigen umweltgerechten Führung des gesamten Unternehmens. Ziel dieses Konzeptes ist der gleichberechtigte Fokus auf umweltbezogene, gesellschaftliche und betriebswirtschaftli-che Ziele. Diese drei Aspekte bedingen einander:

• Umweltbezogene Nachhaltigkeit Die umweltbezogene Nachhaltigkeit realisieren wir durch den Schutz unserer Umwelt und des Unternehmens durch die Verhinderung oder die Minderung der von uns verur-sachten nachteiligen Auswirkungen auf Umweltzustände. Von wesentlicher Bedeutung ist für uns dabei die Betrachtung des Lebenswegs unserer Produkte bzw. Dienstleistun-gen und Einsatz umweltfreundlicher Verfahren, die riskanten Umweltauswirkungen bestmöglich reduzieren.

• Gesellschaftliche Nachhaltigkeit Die gesellschaftliche Nachhaltigkeit umfasst die sozialen Beziehungen aller Akteure un-seres Unternehmens mit den relevanten Akteuren in dessen Umfeld. Zu diesem Zweck verfolgen wir die Kommunikation von relevanten Umweltinformationen gegenüber den entsprechenden interessierten Parteien. Die wesentlichen umweltrelevanten Anforde-rungen werden von uns ermittelt, bewertet und im Bedarfsfall leiten wir davon für uns bindende Verpflichtungen ab.

• Betriebswirtschaftliche Nachhaltigkeit Die betriebswirtschaftliche Nachhaltigkeit wollen wir erreichen, indem wir bei der Ent-scheidungsfindung finanzielle und betriebliche Vorteile durch umweltverträglichen Al-ternativen realisieren und damit auch die Marktposition unseres Unternehmens stärken. Dies kann beispielsweise durch eine Minimierung des Ressourcenverbrauchs, besserer Energieeffizienz oder die Verwendung von erneuerbaren Energien sowie Rohstoffen er-reicht werden.

Diese übergeordneten Aspekte der unternehmensneutralen Umweltphilosophie werden als schriftliches Bekenntnis unserer Organisation zum Umweltschutz und als Grundlage für stra-tegische Verbesserungen in unserer operativen Umweltpolitik im Abschnitt 2.4 konkretisiert.

Weitere Einflussgrößen auf die Unternehmensphilosophie sind die nachfolgend Abschnitten 2.1 und 2.2 beschriebenen, das gesamte Umweltmanagementsystem betreffenden Grundein-stellungen der Eigentümer, der obersten Leitung, der weiteren Führungsebenen sowie der Mitarbeiter.










2.1 Umgang mit Risiken und Chancen

Durch ein risikobasiertes Denken und Handeln wollen wir sicherstellen, dass Abweichungen von den definierten Umweltstandards möglichst unwahrscheinlich werden bzw. falls diese doch auftreten einen möglichst geringen Umfang haben. Als Risiko verstehen wir jede Gefahr einer Abweichung von den Zielsetzungen in Bezug auf Umweltaspekte und Umweltzustände, die zu negativen Umweltauswirkungen bzw. Umweltbelastungen führen könnten.

Abbildung 2: Risikobasiertes Denken

So realisieren wir das risikobasierte Denken:

• Nutzung bewährter Instrumente zur qualitativen Identifikation und quantitativen Bewer-tung von umweltrelevanten Risiken und Chancen.

• Systemübergreifende Implementierung des risikobasierten Denkens in die umweltrele-vanten Prozesse unseres Unternehmens.

Mit der gleichen Intensität, mit der wir die Risiken bestimmen, bewerten und daraus Maßnah-men ableiten, gehen wir auch mit den möglichen Chancen um. Unter Chancen verstehen wir explizit nicht die Erreichung von beabsichtigen Ergebnissen, da dies eine grundlegende Forde-rung an unser Umweltmanagementsystem und seine Prozesse ist. Chancen eröffnen uns viel-mehr die Möglichkeit der kontinuierlichen Verbesserung der Umweltleistung.

(Risiko)- Kontext klä-

ren

Handlungs- bedarf?

Risiken / Chancen be-

stimmen

Risikovermeidung möglich?

Risiko

ja

Vorbeugungs-maßnahme

Chance

Verbesserungs-maßnahme

Wirksamkeit bewerten

ja

ja

Risikoverminderung möglich?

nein

Risikoabwälzung mög-lich?

nein

Risiko ggf. tragen

nein

nein










2.2 Verbesserungsorientierter Ansatz

Entsprechend dem PDCA-Zyklus nach Deming unterteilen wir den kontinuierlichen Verbesse-rungsprozess in vier Schritte. Dieses Modell wird für unser gesamtes Umweltmanagementsys-tem (Systemebene) sowie für jedes seiner Elemente (operative Ebene) angewendet:

• Plan Die Phase des „Plan“ umfasst die umweltbezogene Zielsetzung und die darauf aufbau-ende Identifikation von Verbesserungspotenzialen sowie die Ableitung entsprechender Handlungsoptionen zur Realisierung der Umweltpolitik.

• Do „Do“ umfasst die operative Durchführung der Prozesse. Weiterhin erfolgt in diesem Schritt die Umsetzung der geplanten Maßnahmen zur Zielerreichung. Risikoreiche Maß-nahmen werden ggf. nicht sofort in der gesamten Organisation, sondern zunächst in ei-nem repräsentativen Pilotbereich als Pilotmaßnahmen umgesetzt.

• Check Die operativen Prozesse werden überwacht, um die Realisierung unserer Umweltpolitik bzw. vorhandener Verpflichtungen zu messen und zu bewerten. Pilotmaßnahmen wer-den im „Check“-Schritt bewertet und auf deren Wirksamkeit überprüft.

• Act Haben Maßnahmen im Pilotbereich zum Erfolg geführt, werden diese im Rahmen des „Act“ auf die relevanten Bereiche der Organisation übertragen.

Abbildung 3: Modell des Plan - Do - Check -Act

Planung

Verbesse-rung

Führung

Bewer-tung der Leistung

Unter-stützung, Betrieb

Anwendungsbereich des Umweltmanagementsystems

Beabsichtigte Ergebnisse des Umweltmanagementsystems

Kontext der Organisation

externe und interne Themen

Erfordernisse und Erwartungen

interessierter Parteien










2.3 Umweltpolitik

Unsere Umweltpolitik bildet den Rahmen für das operative umweltorientierte Vorgehen un-seres Unternehmens und damit allen Mitarbeitern. Bei der Festlegung der Umweltpolitik ha-ben wir den Anwendungsbereich unseres Umweltmanagementsystems, den identifizierten Kontext unseres Unternehmens, die Produkte und Dienstleistungen sowie die Ansprüche der relevanten interessierten Parteien zu Grunde gelegt.

Beispielhafte Umweltpolitik:

Wir, die Führung und Mitarbeiter der „Beispielfirma“ engagieren uns aktiv für den Umwelt-schutz und haben uns zum Ziel gesetzt, die aus den Geschäftsaktivitäten „Herstellung von Pro-dukt A und Erbringung der Dienstleistung B“ resultierenden Belastungen für die Umwelt unter Betrachtung des Lebenswegs der Produkte und Dienstleistungen möglichst gering zu halten oder diese vollständig zu vermeiden. Hierzu schulen wir unsere Mitarbeiter in der Trennung von Abfall, im Umgang mit Gefahrstoffen und im sparsamen Verbrauch von Energie und na-türlichen Ressourcen und stellen die dafür erforderlichen Mittel zur Verfügung. In einem offe-nen und partnerschaftlichen Dialog mit unseren Anliegern, den Behörden, Kunden und Liefe-ranten setzen wir uns mit den umweltbezogenen Anforderungen unserer unternehmerischen Tätigkeit aktiv auseinander. Wir erfüllen alle bindenden Verpflichtungen, die sich aus den ge-setzlichen Anforderungen und den Anforderungen relevanter interessierter Parteien ergeben. Wir ermitteln regelmäßig unsere bedeutenden Umweltaspekte, leiten daraus Umweltziele und Maßnahmen ab, die wir konsequent nachverfolgen und auf Wirksamkeit überprüfen, um un-sere Umweltleistung stetig zu verbessern. Typische Maßnahmen sind:

• Nach Möglichkeit Einsatz umweltverträglicher Technologien und Materialien, um die Umwelt zu schützen und die natürlichen Ressourcen zu schonen.

• Suche nach Alternativen Möglichkeiten im Rahmen der Planung von Prozessen und Ver-fahren mit denen Abfälle vermieden werden können.

• Wo unvermeidbarer Abfall anfällt, nach Möglichkeit sortenreine Sammlung und bevor-zugt stoffliche oder mindestens energetische Wiederverwendung.

• Möglichst Vermeidung des Einsatzes von Gefahrstoffen bzw. nach Möglichkeit Substi-tution vorhandener Gefahrstoffe durch ungefährliche Stoffe, um die Umwelt nicht un-nötig zu belasten.

Diese Anstrengungen erwarten wir auch von Vertragspartnern, ...

Die aktuelle Umweltpolitik und die Umweltziele sind als mitgeltende Dokumente erfasst und werden als relevante UM-Dokumente gelenkt. Die Umweltpolitik wird innerhalb der Organi-sation bekannt gemacht und ist für die relevanten interessierten Parteien verfügbar.

Hinweis: In der operativen Umweltpolitik sollten die folgenden Verpflichtungen deutlich werden:

• Schonung der Umwelt.

• Einhaltung der bindenden Verpflichtungen.

• Erklärungen zur kontinuierlichen Verbesserung der Umweltleistung.

• Freiwilliger Beitrag zum Schutz der Umwelt über das gesetzliche Maß hinaus.








3 Umweltmanagementsystem 13


3 Umweltmanagementsystem

3.1 Aufbau des UM-Systems

Unser Umweltmanagementsystem basiert auf der Norm DIN EN ISO 14001:2015. Die in dieser Norm enthaltenen Forderungen wurden in unser UM-System eingearbeitet und umgesetzt. Zur nachhaltigen Umsetzung der Forderungen verfügt unser Umweltmanagementsystem über eine begleitende dokumentierte Information die aufrechterhalten bzw. aufbewahrt wird. Die Hauptdokumente und ihre Beziehung zueinander sind im Folgenden kurz erklärt.

• Umweltmanagementhandbuch: Beschreibung der übergeordneten Aspekte des UM-Systems des Unternehmens. Zur Ver-meidung von Redundanzen enthält das UMH keine operativen Vorgaben!

• Verfahrens- und Prozessbeschreibungen: Beschreibung operativer, ggf. bereichsübergreifender umweltrelevanter Abläufe und rol-lenbasierende Zuordnung von Zuständigkeiten bzw. Verantwortlichkeiten.

• Arbeits- bzw. Prüfanweisungen und Formulare: Arbeitsplatzbezogene Beschreibung von umweltrelevanten Tätigkeiten und Messungen.

• Umweltaufzeichnungen Messwerte, Protokolle oder Nachweise für die Umsetzung von bindenden Vorgaben.

Abbildung 4: Dokumentenpyramide

UM-Handbuch

PB, Prozess- beschreibungen bzw. VA, Verfahrens-anweisungen

AA, PA FO, Checklisten

Aufzeichnungen

Im Sinne der DIN EN ISO 14001:2015 aufrechtzuerhal-tende Dokumente

Im Sinne der DIN EN ISO 14001:2015 aufzubewahrende Dokumente










Bei der Entscheidung, welche dokumentierte Information wir zum Betrieb des UM-Systems aufrechterhalten, werden die folgenden Aspekte zugrunde gelegt:

• Nutzwert des Dokuments bei der Unterstützung zur Durchführung der Prozesse.

• Ausprägung der Risiken und Chancen in Bezug auf das Erreichen bzw. Nichterreichen der erwarteten Umweltzustände.

Dokumente und Daten sind die Grundlage jeden UM-Systems und machen es transparent.

Hinweis: In unserem Webshop Know-NOW.de finden Sie unter dem folgenden Link eine Arbeitshilfe, die die Anforderungen der DIN EN ISO 14001:2015 an die dokumentierte Information detailliert darstellt und die neuen Begrifflichkeiten genau erläutert, damit die Anforderungen richtig um-gesetzt werden:

https://know-now.de/shop/umweltmanagement/iso-14000/dokumentierte-information-vergleich-iso-140012009-2015/










3.2 Norm-Matrix

Die nachfolgende Gegenüberstellung ermöglicht einen Abgleich der Hauptabschnitte der DIN EN ISO 14001:2015 mit der entsprechenden Dokumentation in diesem Handbuch:

Tabelle 5: Norm-Zuordnungsmatrix

Hauptabschnitte der DIN EN ISO 14001:2015 Handbuchkapitel

1 2 3 4 5 6

4 Kontext der Organisation

4.1 Verstehen der Organisation und ihres Kontextes

4.2 Verstehen der Erfordernisse und Erwartungen interessierter Parteien

4.3 Festlegen des Anwendungsbereichs des Umweltmanagementsystems

4.4 Umweltmanagementsystem

5 Führung

5.1 Führung und Verpflichtung

5.2 Umweltpolitik

5.3 Rollen, Verantwortlichkeiten und Befugnisse in der Organisation

6 Planung

6.1 Maßnahmen zum Umgang mit Risiken und Chancen

6.2 Umweltziele und Planung zu deren Erreichung

7 Unterstützung

7.1 Ressourcen

7.2 Kompetenz

7.3 Bewusstsein

7.4 Kommunikation

7.5 Dokumentierte Information

8 Betrieb

8.1 Betriebliche Planung und Steuerung

8.2 Notfallvorsorge und Gefahrenabwehr

9 Bewertung der Leistung

9.1 Überwachung, Messung, Analyse und Bewertung

9.2 Internes Audit

9.3 Managementbewertung

10 Verbesserung

10.1 Allgemeines

10.2 Nichtkonformität und Korrekturmaßnahmen

10.3 Fortlaufende Verbesserung










3.3 Umweltrelevante Prozesse

Umweltrelevante bzw. umweltbezogene Prozesse sind dadurch gekennzeichnet, dass diese zur Steuerung oder Unterstützung des Umweltmanagementsystems dienen oder die umwelt-gerechte Ausführung der wertschöpfenden Betriebsprozesse des Unternehmens sicherstellen sollen. Wir unterscheiden deshalb in unserem Unternehmen zwischen den folgenden umwelt-relevanten Prozessen:

• Führungsprozesse des UM-Systems zur Planung und Weiterentwicklung des Systems

• Betriebsprozesse des UM-Systems zur Sicherstellung der umweltgerechten Erbringung der Leistung über den Lebenszyklus

• Unterstützungsprozesse des UM-Systems zur flankierenden Absicherung

In der folgenden Abbildung wird eine Übersicht der umweltrelevanten Prozesse unseres Un-ternehmens gegeben.

Abbildung 5: Prozessübersicht

Die abgebildete Prozessübersicht erhebt keinen Anspruch auf Darstellung aller möglichen Ab-laufvarianten, sondern soll einen Einblick in die generelle Prozess-Struktur und die vorhande-nen Beziehungen zwischen den Prozessen geben. Eine aktuelle und detaillierte Prozessland-karte ist in einem mitgeltenden und gelenkten Dokument dargestellt.

umweltgerechte Entsorgung

Notfallvorsorge, Gefahrenabwehr

umweltrelevante Beschaffung

Messmittel-verwaltung

Lenkung dokumentierte

Information

Umweltrele-vante Infra-

struktur

Unterstützungsprozesse UM-System

Schulung und Bewusstsein

Verbesserung und Korrektur

Führungsprozesse UM-System

umweltrelevante Entwicklung

Betriebsprozesse UM-System (lebenszyklusrelevant)

Compliance- management

Pro

du

kt

Marketing, Vertrieb

Aus- lieferung

Produkt- entwicklung

Herstellungs- planung

Produktion Gebrauch, Nutzung

Beseitigung, Entsorgung

Entwicklung DL-Konzept

Realisierungs- planung

Marketing, Vertrieb

Umsetzung der Dienstleistung

umweltrelevante Steuerung

DL



UM-Strategie und Ziele

UM Risikoma-nagement

Überwachung und Messung,

Bewertung



UM-Kommu-nikation








4 Führungsprozesse 17


Hinweis: In unserem Webshop Know-NOW.de finden Sie unter der folgenden Link-Adresse Verfahrens-anweisungen für die Führungsprozesse eines UM-Systems, die Betriebsprozesse eines UM-Sys-tems und die Unterstützungsprozesse eines UM-Systems sowie eine Anleitung zur Bestimmung der umweltrelevanten Prozesse.

https://know-now.de/p/umweltmanagement/verfahrensanweisungen-umwelt/

4 Führungsprozesse

Mit den Führungsprozessen stellen wir sicher, dass die oberste Leitung die notwendigen In-formationen erhält, um die nachhaltige Umsetzung unseres Umweltmanagementsystems zu erreichen. Die oberste Leitung zeigt in Bezug auf das Umweltmanagementsystem Führung und Verpflichtung, indem Sie die Rechenschaftspflicht für die Wirksamkeit des gesamten Umwelt-managementsystems übernimmt.

Die oberste Leitung sorgt im Rahmen dieser Verantwortlichkeit dafür, dass unsere Umweltpo-litik festgelegt, verwirklicht und aufrechterhalten wird und dass diese mit der strategischen Ausrichtung und dem Kontext unseres Unternehmens übereinstimmt.

Die oberste Leitung veranlasst und überwacht die für ein wirksames Umweltmanagementsys-tem notwendigen Maßnahmen der umweltrelevanten Planung, die in den folgenden Abschnit-ten dieses Umweltmanagementhandbuchs konkretisiert werden.

4.1 Zuordnung von Rollen, Verantwortung und Befugnissen

Die oberste Leitung sorgt dafür, dass jeder Person im Unternehmen, die Tätigkeiten im Zu-sammenhang mit dem Umweltmanagement ausführt, eine eindeutige Rolle (Stelle) zugewie-sen wird. Mit jeder Rolle (Stelle) sind Verantwortlichkeiten, Aufgaben und Befugnisse ver-knüpft:

• Verantwortung: Der Rolleninhaber übernimmt die Verantwortung für die Zielerreichung sowie Ergebnisse und berichtet an die oberste Leitung über die Umweltleistung.

• Aufgaben: Um die Ziele bzw. Ergebnisse zu erreichen sind konkrete Tätigkeiten auszuführen.

• Befugnisse: Um die Aufgabe gut erfüllen zu können, werden jeder Rolle die nötigen Entscheidungs- und Handlungsbefugnisse übertragen.

Diese Aspekte werden durch die oberste Leitung übergreifend in Form von gelenkten Stellen-beschreibungen für die relevanten Rollen festgelegt. Prozessbezogen enthalten die Verfah-rensanweisungen dezidierte Zuordnungen der im Prozess aktiven Rollen zu den jeweiligen Prozessschritten.










Die Pflege dieser Zuordnungen erfolgt durch die Prozessverantwortlichen. Das gelenkte Orga-nigramm zeigt die Rollen im Überblick und erklärt die Schnittstellen. Eine besondere Rolle in unserem Umweltmanagementsystem nimmt der Umweltbeauftragte ein, der die Berichter-stattung der Prozessverantwortlichen so verdichtet, dass der obersten Leitung über die Ge-samtleistung des Umweltmanagementsystems einschließlich der Umweltleistung Bericht er-stattet werden kann.

Hinweis: In unserem Webshop Know-NOW.de finden Sie unter dem folgenden Link ein Vorteilspaket mit Bestellungen für betriebliche Beauftragte und Stellenbeschreibungen, um die umweltbezoge-nen Rollen, Verantwortung und Befugnissen DIN EN ISO 14001:2015 festzulegen. Die Stellen-beschreibung für einen Umweltbeauftragten ist auch als einzelnes Dokument verfügbar.

https://know-now.de/shop/personalmanagement/stellenbeschreibung/betriebliche-beauftragte-vorteilspaket/

4.2 Planung des Umweltmanagementsystems

Durch festgelegte Planungsaktivitäten wollen wir die beabsichtigten Umweltleistungen errei-chen, unerwünschte Auswirkungen verhindern oder reduzieren und kontinuierlich die Um-weltsituation verbessern. Zur Erfassung der Umweltsituation bestimmen wir im Anwendungs-bereich unseres Umweltmanagementsystems, wie bereits beschrieben, die externen und in-ternen Themen, die für unseren Unternehmenszweck und die damit zusammenhängenden Tätigkeiten relevant sind. Diese Themen enthalten die Umweltaspekte bzw. Umweltbedingun-gen, die durch die Organisation beeinflusst werden oder die die Organisation beeinflussen können und die daraus resultierenden die bindenden Verpflichtungen sowie Chancen und Ri-siken.

Bestimmung und Steuerung von Umweltaspekten

Die Grundlage aller Planungsaktivitäten unseres Umweltmanagementsystems ist die Bestim-mung von Umweltaspekten, die von unserem Unternehmen ausgehen und durch eine Verän-derung der Umwelt Umweltauswirkungen hervorrufen. Unser Ziel ist es, dass wir innerhalb des festgelegten Anwendungsbereichs die Umweltaspekte bezüglich unserer Tätigkeiten, Pro-dukte und Dienstleistungen ermittelt, wobei es vor allem darum geht, den gesamten Lebens-weg zu berücksichtigen. Wir unterteilen in

• Direkte Umweltaspekte, wie z.B.: Emissionen in die Atmosphäre, Ableitungen in Gewässer, Verunreinigungen von Böden, Rohstoffverbrauch, Energieverbrauch, Freisetzung von Energie, Erzeugung von Abfall oder Nebenprodukten, Flächenverbrauch.

• Indirekte Umweltaspekte, wie z.B.: Entwicklung der Infrastruktur, Beschaffung von Stoffen bzw. Leistungen, Herstellungspro-zesse, Serviceprozesse, Lagerung, Wartung und Instandhaltung, Verpackung und Trans-port, Nutzung der Leistungen durch den Kunden, Entsorgung und Verwertung.










Bei der Ermittlung der Umweltaspekte und der möglicherweise damit verbundenen Umwelt-auswirkungen berücksichtigen wir Änderungen an Produkten, Prozessen oder Dienstleistun-gen sowie außergewöhnliche Bedingungen und Notfallsituationen. Die folgende Abbildung fasst die Vorgehensweise der Bestimmung und Steuerung von Umweltaspekten zusammen.

Abbildung 6: Steuerung der Umweltaspekte

Risiken und Chancen

Um die bedeutenden Umweltaspekte zu erkennen nutzen wir die gängigen Methoden der Ri-sikobewertung und Bewertungskriterien, die plausible und beständige Ergebnisse liefern. Be-deutende Umweltaspekte führen zu einer oder mehreren Umweltauswirkungen, die ein ho-hes Risiko- bzw. und Chancenpotenzial bergen. Im Rahmen der Ermittlung der Risiken und Chancen berücksichtigen wir die bindenden, da diese für die Bewertung von großer Bedeu-tung sein könnten.

Hinweis: In unserem Webshop Know-NOW.de finden Sie unter den folgenden Link-Adressen Arbeitshil-fen zur Bestimmung Umweltaspekte und Bewertung der Risiken und Chancen.

https://know-now.de/p/umweltmanagement/

Differenzierung in

• direkte Umweltaspekte und

• Indirekte Umweltaspekte unter Berücksichtigung von Änderungen und Notfallsituationen.

Lebensweg einer Produktgruppe bzw. Dienstleistungskategorie „von der Wiege bis zur Bahre“

Bestimmung der Umweltaspekte

(Ursache)

Bestimmung der Umweltauswir-

kungen

Selektion der be-deutenden Um-

weltaspekte

Ermittlung der Art der Veränderung der Umwelt durch die Einwirkung der Umweltaspekte (akut vorhandene und potenzielle Konsequenzen) und da-mit verbundener Risiken und Chancen.

Selektion der bedeutenden Umweltaspekte anhand von Bewertungskrite-rien, wie z.B. • Ausmaß, Schwere, Exposition, ... • Eintrittswahrscheinlichkeit, Häufigkeit, Dauer, ...

Umweltzielesetzung, Maßnahmen- und Aktionspläne, Integration in die UM-Prozesse oder andere Geschäftsprozesse, Bewertung der Wirksamkeit der Maßnahmen.

Planung und Um-setzung von Maß-

nahmen










Umgang mit bindenden Verpflichtungen

Neben den bindenden Verpflichtungen, die im Zusammenhang mit der Ermittlung der Erfor-dernisse und Erwartungen und der interessierten Parteien bestimmt wurden, werden bin-dende Verpflichtung ggf. von den bedeutenden Umweltaspekten und den damit zusammen-hängenden Risiken und Chancen abgeleitet. Aus der Perspektive der interessierten Parteien sind typischerweise die folgenden bindenden Verpflichtungen relevant:

• Rechtlichen Vorschriften, wie z.B.: Gesetze, Verordnungen, Bescheide, Genehmigungen, Lizenzen, umweltrelevante Ge-richtsurteile.

• Andere Anforderungen, wie z.B.: Kundenvorgaben, Konzernvorgaben, organisatorische Anforderungen, Verhaltenskodizes, Branchenstandards oder interne Richtlinien.

Wurden Verpflichtungen als binden bestimmt, identifizieren wir detailliert die damit verbun-denen Anforderungen, überprüfen deren Einhaltung und halten darüber eine dokumentierte Information auf dem neuesten Stand.

Hinweis: In unserem Webshop Know-NOW.de finden Sie unter dem folgenden Link eine Arbeitshilfe, um den Umgang mit bindenden Verpflichtungen systematisch zu gestalten.


Zielsetzungen und Maßnahmen

Auf Grundlage der Risiko-/Chancenbewertung bedeutender Umweltaspekte sowie der bin-denden Verpflichtungen führen wir Priorisierungen durch und legen Ziele und Maßnahmen fest, um Geschäftsprozesse in der notwendigen Weise zu gestalten. Bei dieser Planung, die auch die Bestimmung der Wirksamkeit der Maßnahmen beinhaltet, berücksichtigen wir die wirtschaftlichen und technischen Möglichkeiten. Soweit wirtschaftlich vertretbar und sinnvoll, wenden wir die beste verfügbare Technik an.

Für ausgewählte Aspekte legen wir auf strategischer oder betrieblicher Ebene dezidierte Um-weltziele fest. Die strategischen Ziele beziehen sich auf die gesamte Organisation. Die Ziele auf betrieblicher Ebene sind auf spezifische Einheiten, Prozesse oder Funktionsbereiche ge-richtet und werden von den strategischen Zielen abgeleitet.

Die Zielvorgaben werden mit den verantwortlichen Personen bzw. Personengruppen abge-stimmt und dokumentiert. Die Maßnahmen zur Erreichung der Ziele werden geplant, durch-geführt und überwacht. Wo praktikabel legen wir messbare Umweltziele fest, die mit quanti-tativen Methoden (Kennzahlen) oder qualitativ mit Bezug auf einen festgelegten Maßstab die Messung der Zielerreichung ermöglichen.










Tabelle 6: Zielsetzungssystematik

Nr., Bereich

Ziel- beschreibung

Mess- größe

Maßnahmen Nötige Ressourcen

Verant- wortlich

Ab-schluss-termin

Bewertung (Kennzahl)

Hinweis: In unserem Webshop Know-NOW.de finden Sie in Kürze unter dem folgenden Link eine Arbeits-hilfe zur Erstellung der Umweltpolitik und Ableitung von Umweltzielen:


4.3 Überwachung, Messung, Analyse und Bewertung

Unser Unternehmen legt fest, was im UM-System zu überwachen und zu messen ist und wel-che Analysen zu welchen Zeitpunkten erfolgen sollen. Weiterhin sind Indikatoren definiert, die eine Bewertung der Umweltleistung ermöglichen. Die nachfolgende Grafik zeigt das Zu-sammenwirken der Aktivitäten zur Überwachung und Messung mit der Analyse und Beurtei-lung der Daten und Informationen mit dem Ziel Verbesserungschancen zu realisieren.

Abbildung 7: Überwachung, Messung, Analyse und Bewertung

Planung der Messung und Überwachung: Was, wie , wann?

Messung und Über-wachung der Pro-zesse (UM-Ziele)

Bewertung der Einhaltung bindender Ver-

pflichtungen

Analyse und Beurtei-lung der Daten und Informationen

Management- bewertung

Interne Audits

Umsetzung der Ver-besserungs- chancen

Kommunikation und Dokumentation










Ein wesentlicher Bestandteil dieses Prozesses ist die Bewertung der Erfüllung unserer binden-den Verpflichtungen, indem wir

• festlegen, wie häufig diese erfolgt,

• die Bewertung nachweislich durchführen, bei Bedarf Maßnahmen ergreifen und

• das Verständnis und die Kenntnisse über den der Einhaltung aufrechterhalten.

Wir bewerten das UM-System weiterhin in festgelegten Abständen durch interne Audits. Durch die oberste Leitung wird sichergestellt, dass die Überwachung der Umweltaktivitäten im Unternehmen anhand eines Auditprogramms stattfindet. Mit der Durchführung interner Umweltaudits wird festgestellt, ob die Elemente des eingeführten UM-Systems angemessen und im Sinne der DIN EN ISO 14001 umgesetzt wurden und wirksam sind, d.h. ob das tatsäch-liche Handeln der Mitarbeiter mit den getroffenen Festlegungen übereinstimmt.

Zur Lenkung des Umweltmanagementsystems und des gesamten Unternehmens ist Transpa-renz im Unternehmen notwendig. Deshalb kommunizieren wir die für die Darstellung der Um-weltleistung erforderlichen Informationen an die relevanten internen und externen interes-sierten Parteien.

Tabelle 7: Struktur der Datenerfassung und Auswertung

Überwachung und Messung Analyse und Bewertung

Prozess Kriterium Kennzahl Methode Daten- lieferant

Auswerter Zeitpunkte Empfänger

Hinweis: In unserem Webshop Know-NOW.de finden Sie in Kürze unter dem folgenden Link eine Arbeits-hilfe zur Durchführung der Datenerfassung und Auswertung.


Managementbewertung

Die Analyseergebnisse liefern wichtige Eingaben in die Managementbewertung unseres Un-ternehmens. Die oberste Leitung bewertet in regelmäßigen Abständen die Wirksamkeit des UM-Systems und stellt die Verfügbarkeit der notwendigen Mittel zu dessen Umsetzung, Auf-rechterhaltung und Verbesserung sicher.










Besteht Handlungsbedarf aufgrund von …. ? Ja Nein

Daten, Dokumente die der Bewertung zu Grunde lagen: Zur Bereitstellung verantwortlich:

Bemerkung, Begründung:

Tabelle 8: Struktur der Managementbewertung

Die Managementbewertung ist nach den Normpunkten a) bis g) des „Abschnitts 9.3 Manage-mentbewertung“ der Norm aufgebaut und betrachtet als Bewertungseingaben die folgenden Aspekte:

a) Maßnahmenstatus

b) Veränderungen mit Auswirkung auf das Umweltmanagementsystem

c) Erfüllungsgrad der Umweltziele

d) Informationen über die Umweltleistung

e) Angemessenheit der Ressourcen

f) Äußerungen interessierter Parteien

g) Fortlaufende Verbesserung

Das Ergebnis der Managementbewertung enthält mindestens Aussagen über die nachfolgen-den Themen sowie damit ggf. verbundenen Änderungsbedarf:

• Das Zusammenwirken der umweltrelevanten Prozesse

• Fortdauernde Eignung, Angemessenheit und Wirksamkeit des Managementsystems

• Schlussfolgerung für die strategische Ausrichtung des Unternehmens

Hinweis: In unserem Webshop Know-NOW.de finden Sie unter dem folgenden Link eine Arbeitshilfe zur Durchführung der Managementbewertung:


4.4 Stetige Verbesserung und Korrekturmaßnahmen

Die gezielte Auswertung von Daten, verbunden mit der sorgfältigen Beobachtung der umwelt-bezogenen Prozesse und Abläufe und Identifikation der damit verbundenen Risiken und Chan-cen, ist die Grundlage der Einleitung von Verbesserungsmaßnahmen. Dadurch wird das Ein-treten von Risiken schon im Vorfeld verhindert.










Um der Wiederholung eines bereits aufgetretenen Fehlers vorzubeugen, werden die Erkennt-nisse zu dessen Entstehung und zur Beseitigung der Schwachstelle in den Abläufen berück-sichtigt. Derartige Maßnahmen werden, unter Beachtung des Kosten-/Nutzeneffektes geplant und realisiert. Nachteilige Umweltauswirkungen werden generell aufgezeichnet, um daraus die Ursache (soweit von uns feststellbar) zu ermitteln und die Durchführung von Maßnahmen zu organisieren.

Die folgenden Führungsprozesse werden für das Umweltmanagementsystem benötigt. Diese enthalten die operativen Festlegungen für die Umsetzung unseres Umweltmanagementsys-tems und der Forderungen der DIN EN ISO 14001:2015:

Tabelle 9: Liste der Führungsprozesse UM-System

Führungsprozess des UM-Systems Zugeordnete Verfahrensanweisung

UM-Strategie und Ziele VA Umweltaspekte

UM Risikomanagement VA UM Risikomanagement

Compliance-Management VA UM Bindende Verpflichtungen

Überwachung und Messung, Bewertung VA Umweltbezogene Überwachung und Messung

VA Umweltmanagementaudits

VA Bewertung des UM-Systems

Verbesserung und Korrekturmaßnahmen VA UM Korrekturmaßnahmen

Hinweis: In unserem Webshop Know-NOW.de finden Sie unter dem folgenden Link Verfahrensbeschrei-bungen der wichtigsten UM-Führungsprozesse einer Organisation:









5 Betriebliche Planung und Steuerung 25


5 Betriebliche Planung und Steuerung

Betriebliche Abläufe müssen aus Umweltsicht in unterschiedlichem Ausmaß gesteuert wer-den. Wir legen den Schwerpunkt für den gesamten Lebensweg einer Produktgruppe bzw. Dienstleistungskategorie auf die Risiken und Chancen des Unternehmens in Bezug auf die we-sentlichen Umweltaspekte sowie die bindenden Verpflichtungen.

5.1 Betriebsprozesse des UM-Systems

Um das Umweltmanagementsystem festzulegen, aufrechtzuerhalten und kontinuierlich wei-ter zu entwickeln und in die weiteren betrieblichen Abläufe zu integrieren, definieren wir um-weltbezogene Prozesse oder wir ergänzen bestehende Prozesse um Umweltanforderungen. Wie bereits dargestellt, führen wir die folgenden umweltbezogenen Betriebsprozesse durch, die im Folgenden kurz erläutert sind:

Abbildung 8: Betriebsprozesse UM-System

Umweltrelevanter Entwicklungsprozess

Dieser enthält Steuerungsmaßnahmen, um Umweltanforderungen an ein Produkt oder eine Dienstleistung bereits im Rahmen der Entwicklungsaktivitäten unter Berücksichtigung jedes Lebenswegabschnitts zu betrachten.

Umweltrelevante Beschaffung

Diese Perspektive berücksichtigt, soweit angemessen, umweltrelevante Kriterien für die Be-schaffung von Produkten und Dienstleistungen, wie z.B.: umwelteffiziente Anlagen, Ersatz-teile, energieeffizientes IT-Equipment oder Beleuchtung, Energiebeschaffung aus erneuerba-ren Energieträgern. Bei der Beauftragung von Unternehmen für umweltrelevante Dienstleis-tungen Umweltkriterien berücksichtigen.

Betriebsprozess UM-System (lebenszyklusrelevant)

umweltgerechte Entsorgung




Entwicklung DL-Konzept

Realisierungs- planung

Marketing, Vertrieb

Umsetzung der Dienstleistung


DL





Pro

du

kt

Marketing, Vertrieb

Aus- lieferung

Produkt- entwicklung

Herstellungs- planung

Produktion Gebrauch, Nutzung

Beseitigung, Entsorgung

Kernprozess der Organisation (Produkt, Dienstleistung)










Werden um weltrelevante Prozesse ausgegliedert stellen wir sicher, dass diese in geeigneter Weise durch unser Umweltmanagementsystem gesteuert und beeinflusst werden.

Umweltrelevante Steuerung

Ergänzend zu den vorhandenen Festlegungen zur umweltbezogenen Steuerung der Herstel-lungs- bzw. Dienstleistungsprozesse, legen wir Kriterien zur umweltrelevanten Steuerung die-ser Prozesse fest und führen diese Steuerung in Übereinstimmung mit den betrieblichen Kri-terien durch. Wo dies umweltrelevant ist wird auch die Instandhaltung als Steuerungsfaktor festgelegt. So wird sicherstellt, dass Anlagen, Einrichtungen und Gebäude ordnungsgemäß ge-wartet werden und sicher sowie Energieeffizient arbeiten.

Geplante Änderungen werden durch uns überwacht und die folgenden unbeabsichtigten Än-derungen werden beurteilt, damit bei Bedarf Maßnahmen ergriffen werden können, um ne-gative Umweltauswirkungen zu vermindern.

Falls während Transport, Lieferung, Verwendung oder Entsorgung bedeutende Umweltaus-wirkungen der Organisation auftreten können, wird im Vorfeld geplant, wie geeignete Infor-mationen über diese Tätigkeiten bereitgestellt werden können, um mögliche nachteilige Um-weltauswirkungen zu reduzieren.

Umweltgerechte Entsorgung

Wir arbeiten mit unseren Kunden und Recycling-Unternehmen zusammen, um nachhaltige Alternativen für die Entsorgung unserer Produkte zu finden. Unser Ziel ist immer, anstelle der Entsorgung dem Kunden einen nachhaltigeren Abfallstrom anzubieten, wie z.B. Verwertung oder Recycling. Bindende Verpflichtungen im Zusammenhang mit der Entsorgung halten wir ein.

5.2 Notfallvorsorge und Gefahrenabwehr

Damit wir auf mögliche Notfallsituationen vorbereitet sind und richtig reagieren, haben wir entsprechende Vorkehrungen getroffen. Die Festlegungen für die Notfallvorsorge umfassen unter anderem die folgenden Punkte:

• Alarmplan, Brandschutzpläne, Notfallorganisation und Zuständigkeiten

• Interner und externer Kommunikationsprozess

• Maßnahmen zur Verhinderung und Minimierung von Umweltauswirkungen

• Bewertung nach Notfällen, zur Bestimmung von Korrekturmaßnahmen

• Schulung von Personal zur Gefahrenabwehr

• Liste an Schlüsselpersonal und Hilfsdiensten, einschließlich Kontaktdaten

• Evakuierungswege und Sammelpunkte

• Regelmäßige Notfallübungen










Um zu erkennen, welche Notfallsituationen zu erwarten sind, haben wir die bedeutenden Umweltaspekte analysiert und identifiziert. Für diejenigen Umweltaspekte mit den höchsten Risiken wurden Pläne oder Anweisungen entwickelt um den höchstmöglichen Umweltschutz im Notfall sicherzustellen. Hinweis: In unserem Webshop Know-NOW.de finden Sie unter dem folgenden Link eine Vorlage für ei-nen Notfallplan Feuer, Unfall, Umwelt.

https://know-now.de/shop/arbeitssicherheit/notfallplan/notfallplan-fuer-brand-betriebs-und-umweltunfaelle-toptool/

Die folgenden Verfahrensanweisungen werden für unser Umweltmanagementsystem benö-tigt. Diese enthalten die operativen Festlegungen für die Umsetzung unseres Umweltmana-gementsystems und der Forderungen der DIN EN ISO 14001:2015 in die betriebliche Praxis. Weiterhin zeigt die Tabelle deren Zuordnung zu den entsprechenden Betriebsprozessen des UM-Systems:

Tabelle 10: Liste der Betriebsprozesse des UM-Systems (lebenszyklusrelevant)

Betriebsprozesse des UM-Systems Zugeordnete Verfahrensanweisung

Umweltrelevante Entwicklung VA Umweltaspekte der Entwicklung

Umweltrelevante Beschaffung VA Umweltrelevanter Einkauf

VA Umweltanforderungen an externe Anbieter

Umweltrelevante Steuerung VA Umweltrelevante Ablauflenkung

VA Umgang mit Gefahrstoffen

VA Umweltgerechte Beförderung

Umweltgerechte Entsorgung VA UM Abfallmanagement

Notfallvorsorge und Gefahrenabwehr VA Notfallvorsorge und Gefahrenabwehr

Hinweis: In unserem Webshop Know-NOW.de finden Sie unter dem folgenden Link Verfahrensbeschrei-bungen der wichtigsten Betriebsprozesse des UM-Systems einer Organisation:









6 Unterstützungsprozesse 28


6 Unterstützungsprozesse

Zum reibungslosen Ablauf der umweltrelevanten Prozesse werden in unserem Unternehmen durch die nachfolgend dargestellten Unterstützungsprozesse abgesichert.

6.1 Bereitstellung von Ressourcen

Die oberste Leitung plant, unter Berücksichtigung wirtschaftlicher Aspekte, die für die Umset-zung des UM-Systems, der Umweltpolitik und der Umweltziele notwendigen Mittel und stellt diese zur Verfügung. Die Ermittlung, Bereitstellung und Aufrechterhaltung der nötigen Res-sourcen ist Teil der regelmäßigen Planungsprozesse der obersten Leitung und umfasst die zur Erreichung der Umweltleistung benötigte Infrastruktur, Ausrüstung, Hardware, Software und die externen Dienstleistungen.

Umweltrelevante Infrastruktur

Im Rahmen dieses Unterstützungsprozesses stellen wir sicher, dass umweltrelevante Anlagen, Einrichtungen und Gebäude ordnungsgemäß gewartet und bei Bedarf instandgesetzt werden. Die Grundlage bieten Pläne mit internen Wartungsvorgaben und Durchführungsintervallen, oder die vom Hersteller empfohlenen Wartungsvorgaben. Eine wichtige Quelle für die Pla-nung der Wartung ist unser Rechtsregister, welches verpflichtende Überprüfungen und Tätig-keiten aufgrund anderer bindender Verpflichtungen auflistet.

Überwachungs- und Messmittel

Zur betrieblichen Steuerung nehmen wir an bestimmten Punkten umweltbezogene Messun-gen vor. Die dafür erforderlichen Überwachungs- und Messmittel werden identifiziert und be-schafft. Die Messmittel werden entsprechend den Festlegungen in Normen, Richtlinien, Her-stelleranleitungen oder Prüfanweisungen intern oder durch externe Stellen gewartet und ka-libriert.

Kompetenz und Bewusstsein

Die wesentlichste Ressource unseres Unternehmens sind unsere Mitarbeiterinnen und Mitar-beiter. Kompetenz bedeutet für uns, dass die Fähigkeit vorhanden ist Wissen und die Fertig-keiten auch anzuwenden. Dies betrifft im Schwerpunkt Personen, welche zur Zielerreichung beitragen oder mit den folgenden Aufgaben betraut wurden:

• Ermittlung und Bewerten die Umweltauswirkungen

• Organisation von Notfallmaßnahmen

• Durchführung interner Audits

• Ermittlung und Bewerten der Einhaltung von Verpflichtungen / bindender Verpflichtun-gen

Wir sorgen zur Entwicklung des erforderlichen Umweltbewusstseins und der erforderlichen Kompetenz für das nötige Wissen sowie die erforderliche Information, für Schulungsmaßnah-men und Instruktion am Arbeitsplatz.










6.2 Umweltbezogene interne und externe Kommunikation

Kommunikation beziehen wir auf Informationen, die aus unserem Unternehmen hinausgehen (z.B. Umweltpolitik), die im Unternehmen verteilt werden (z.B. Besprechungen) und die vom Unternehmen empfangen werden (z.B. Anfragen).

Im Rahmen des internen Informationsflusses ist uns besonders wichtig, dass die umweltspe-zifischen Angelegenheiten kommuniziert werden, die das Bewusstsein für den Betrieb des Umweltmanagementsystems schaffen. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollen sich des Zwecks ihrer Tätigkeit sowie der Auswirkungen auf ihre eigenen Handlungen bewusst sein.

Die externe Kommunikation stellt sicher, dass auch mit interessierten Parteien wie Kunden, Lieferanten, Anrainer, Behörden, etc. über Umweltleistungen kommuniziert wird. In diesem Rahmen werden auch bindende Verpflichtungen berücksichtigt.

Ein besonders wichtiger Teil der externen Kommunikation ist die Notfallkommunikation, die festlegt, wie bei einem Notfall die Kommunikation zu Behörden, Anrainern, Angehörigen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und Medien ablaufen muss.

Die für den reibungslosen Ablauf der Umweltprozesse erforderliche regelmäßige interne und externe Kommunikation wird im Format der nachfolgenden Tabelle dargestellt.

Tabelle 11: Kommunikationsplan

Inhalt (worüber)

Termin (wann)

Zielgruppe (mit wem)

Weg (wie)

Zuständig (wer)

Hinweis: In unserem Webshop Know-NOW.de finden Sie in Kürze unter dem folgenden Link eine Vorlage für eine Umwelt-Kommunikationsmatrix:











6.3 Dokumentierte Information

Die Bedeutung dokumentierter Information in unserem Unternehmen liegt in deren Beitrag zur Erfüllung der relevanten Anforderungen der interessierten Parteien sowie in der Notwen-digkeit die Prozesse wie geplant durchzuführen und die geplante Umweltleistung zu realisie-ren. Die hierzu erforderliche dokumentierte Information wird bestimmt und gelenkt.

• Aufrechtzuerhaltende dokumentierte Information: - Liste der gültigen gelenkten internen UM-Dokumente - Liste der gelenkten externen UM-Dokumente

• Aufzubewahrende dokumentierte Information: Liste der UM-Aufzeichnungen

Die Aufrechterhaltung dokumentierter Information hat zum Ziel, ggf. erforderliche Vorgaben für die Durchführung von Tätigkeiten in aktueller Version den entsprechenden Prozessen zur Verfügung zu stellen. Dazu haben wir Regeln definiert, für die Kennzeichnung, das Format so-wie die Überprüfung und Genehmigung im Hinblick auf die Eignung der Dokumentation. Durch die Lenkung stellen wir sicher, dass die dokumentierte Information verfügbar und für die Ver-wendung an dem Ort und zu der Zeit geeignet ist, wo und wann sie benötigt wird. Diese Vor-gaben erstrecken sich auch auf die dokumentierte Information externer Herkunft, die wir in der Liste der gelenkten externen UM-Dokumente als notwendig für das Umweltmanagement-system bestimmt haben.

Die Aufbewahrung dokumentierter Information durch Ablage und Speicherung ermöglicht den Nachweis der Umsetzung der Prozesse, weshalb wir diese vor unbefugten Zugriffen und unbeabsichtigten Änderungen schützen.

Die Hauptdokumente, deren Bezeichnungen und Beziehung zueinander wurden in diesem Handbuch im Abschnitt 3.1 „Aufbau des UM-Systems“ bereits erläutert.










Die folgenden Unterstützungsprozesse werden für das Umweltmanagementsystem benötigt. Diese enthalten die operativen Festlegungen für die Umsetzung unseres Umweltmanage-mentsystems und der Forderungen der DIN EN ISO 14001:2015:

Tabelle 12: Liste der Unterstützungsprozesse UM-System

Unterstützungsprozess UM-System Zugeordnete Verfahrensanweisung

Bereitstellung von umweltbezogenen Ressourcen VA Schulung, Bewusstsein, Kompetenz

VA ´Überwachungs- und Messmittel

VA Umweltbezogene Instandhaltung

Lenkung dokumentierter Information VA Lenkung dokumentierter Information

Hinweis: In unserem Webshop Know-NOW.de finden Sie unter dem folgenden Link Verfahrensbeschrei-bungen der wichtigsten UM-Unterstützungsprozesse einer Organisation:









Anhang 32


Anhang

A Liste interner mitgeltender Unterlagen

In der nachfolgenden Tabelle sind die prinzipiellen Arten an dokumentierter Information er-fasst, die in unserem Unternehmen aufrechtzuerhalten sind. Das relevante Dokument ist die Liste der gültigen gelenkten internen UM-Dokumente.

Die Liste der aufzubewahrenden UM-Aufzeichnungen bildet die Grundlage für den Umgang mit der aufzubewahrenden dokumentierten Information.

Tabelle 13: Interne mitgeltenden Dokumente

Internes Dokument Speicherort

Liste der gültigen gelenkten internen UM-Dokumente

Liste der UM-Aufzeichnungen

Liste der gelenkten externen UM-Dokumente

Notfallplan Feuer, Unfall, Umwelt

Organigramm des Unternehmens

Umweltpolitik

Umweltziele

Risiko- und Chancenbewertung

Verfahrensanweisungen

Arbeitsanweisungen

Formblätter

Personalliste mit Stellen- bzw. Rollenzuordnung

Stellenbeschreibungen

Hinweis: Die Einträge in dieser Tabelle beziehen sich auf interne aufrechtzuerhaltende dokumentierte Information, die im Text dieses Handbuchs ggf. so bezeichnet wurde. Bitte ersetzen Sie diese Begriffe im Text und in dieser Tabelle mit den in Ihrem Unternehmen üblichen Bezeichnungen.








Anhang 33


B Liste externer mitgeltender Unterlagen

Neben internen Dokumenten und Daten gelten auch Dokumente externer Herkunft (z. B. Ge-setze, Normen) als umweltrelevante Dokumente. Die umweltrelevanten Dokumente externer Herkunft werden auf dem neuesten Stand gehalten. Die Aktualität wird mittels der Liste der gelenkten externen UM-Dokumente überwacht.

Tabelle 14: Externe mitgeltende Unterlagen

Externes Dokument Speicherort

DIN EN ISO 14001:2015

Gesetze

Hinweis: Die Einträge in dieser Tabelle beziehen sich auf externe aufrechtzuerhaltende dokumentierte Information, die im Text dieses Handbuchs ggf. so bezeichnet wurde. Bitte ersetzen Sie diese Begriffe im Text und in dieser Tabelle mit den in Ihrem Unternehmen üblichen Bezeichnungen.








Anhang 34


Hinweise zur Nutzung der Vorlage UM-Handbuch ISO 14001:2015 branchenneutral: Um das Tool an Ihre Dokumentenstruktur anzupassen, gehen Sie (hier am Beispiel der Ver-sion MS Office 2010 dargestellt) bitte folgendermaßen vor: 1. Steuerzeichen

Aktivieren Sie vor der Bearbeitung des Dokuments in der Leiste „Start“, Gruppe „Absatz“ das Symbol „Alle anzeigen“. Alternativ können Sie in der Leiste „Datei“ auf „Optionen“ klicken, im sich öffnenden Fenster „Anzeige“ auswählen und das Häkchen bei „alle For-matierungszeichen anzeigen“ setzen.

2. Formatvorlage Aktivieren Sie das Formatvorlagenfenster, indem Sie in der Menüleiste „Start“, Gruppe „Formatvorlagen“ rechts unten auf das kleine rechteckige Symbol mit dem Pfeil klicken.

3. Schriftart Als Standard ist für das gesamte Dokument die Schriftart Calibri in der Formatvorlage Standard eingestellt. Um in einem Arbeitsschritt die Schriftart für das gesamte Doku-ment anzupassen, ändern Sie diese bitte in der Vorlage „Standard“.

4. Überschriften Jede Überschrift muss mit einer Formatvorlagen Überschrift 1, Überschrift 2 etc. forma-tiert werden, damit das Inhaltsverzeichnis automatisch erstellt werden kann. Der ein-fachste Weg ist die manuelle Nummerierung. Bitte fügen Sie einen Tab zwischen Num-merierung und Überschrift ein. Der Tab ist für das Layout des Inhaltsverzeichnisses er-forderlich. Ggf. ist es erforderlich in der Menüleiste „Datei“ bei den „Optionen“ / „Dokumentenprü-fung“ / „Autokorrektur-Optionen“ / „Autoformat während der Eingabe“ das Häkchen bei „Automatische Nummerierung“ herauszunehmen.

5. Kopfzeilen und Seitenzahlen Die Kopfzeilen sind so formatiert, dass die Überschrift 1. Ebene zur besseren Orientie-rung in der Kopfzeile erscheint. Die Seitenzahl wird in der Kopfzeile rechts dargestellt. Der Vorspann mit römischen Seitenzahlen, ab Kapitel 1 mit arabischen Zahlen.

6. Abbildungen Alle Abbildungen sind in einem Zeichenbereich eingefügt und können mit den Mitteln von MS Word mit den Zeichenwerkzeugen (Formen) einfach angepasst werden. Neue Zeichnungen sollten mit der Formatvorlage „03 Abbildung“ formatiert werden, da-mit diese einheitlich zentriert sind. Bitte beschriften Sie neue Abbildungen, da diese nur dann automatisch im Abbildungsverzeichnis erscheinen. So beschriften Sie eine Abbildung: 1. Abbildung erstellen oder einfügen und die Formatvorlage „03 Abbildung“ zuweisen. 2. Mit rechter Maustaste auf die Abbildung klicken, „Beschriftung einfügen“ auswählen und mit „OK“ bestätigen. 3. Titel der Abbildung eingeben.

Anhang 35


7. Tabellen Neue Tabellen fügen Sie über die Menüleiste „Einfügen“ und „Tabelle“ ein. Für den ein-heitlichen Tabellenkopf und den Tabellentext sind ebenfalls Formatvorlagen vorhanden. Wie bei den Abbildungen bereits erläutert, müssen Tabellen ebenfalls beschriftet wer-den, damit diese in das Tabellenverzeichnis übernommen werden: 1. Gesamte Tabelle markieren, rechts klicken und „Beschriftung einfügen“ auswählen sowie mit „OK“ bestätigen. 2. Die fertige Beschriftung formatieren Sie mit der Vorlage „Beschriftung Tabelle“.

8. Verzeichnisse Das Inhaltsverzeichnis, das Abbildungsverzeichnis und das Tabellenverzeichnis werden automatisch mithilfe der Formatvorlagen für die Überschriften generiert. Um diese zu aktualisieren, markieren Sie das jeweilige Verzeichnis, klicken rechts und wählen dann „aktualisieren“.

9. Hinweistexte im Handbuch Kursiv formatierte Hinweistexte können Sie im Zuge der Anpassung des Handbuchs an Ihr Unternehmen löschen.

10. Firmenlogo Auf der Titelseite besteht die Möglichkeit das Firmenlogo und den Firmennamen einzu-fügen. In der Kopfzeile ist nochmals der Firmenname für den Urheberrechtshinweis zu ergänzen.

11. Entfernung der Know-NOW-Seite Löschen Sie zuerst das Textfeld mit dem Titel und danach die Grafik, indem Sie diese Ob-jekte jeweils markieren und die Entfernen-Taste (Entf) betätigen. Danach löschen Sie den verbliebenen Abschnittswechsel (oben), indem Sie diesen mar-kieren und ebenfalls die Entfernen-Taste (Entf) betätigen.

12. Entfernung dieser Hinweisseiten Diese Seiten entfernen Sie, indem Sie (ab dem letzten Umbruch nach dem eigentlichen Handbuchtext) alles markieren und die Entfernen-Taste (Entf) betätigen. Falls Sie die Fußzeile nicht für das gesamte Handbuch übernehmen wollen, müssten Sie die Tabelle in der Fußzeile markieren (Öffnen der Fußzeile mit Doppelklick) und diese manuell lö-schen.

Anhang 36


Nutzungsbedingungen von Fachinformationen: (1) Für vorsätzliche oder grob fahrlässige Pflichtverletzungen haftet der Lizenzgeber. Dies

gilt auch für Erfüllungsgehilfen. (2) Für Garantien haftet der Lizenzgeber unbeschränkt. (3) Für leichte Fahrlässigkeit haftet der Lizenzgeber begrenzt auf den vertragstypischen,

vorhersehbaren Schaden. (4) Der Lizenzgeber haftet nicht für Schäden, mit deren Entstehen im Rahmen des Lizenz-

vertrags nicht gerechnet werden musste. (5) Für Datenverlust haftet der Lizenzgeber nur, soweit dieser auch bei der Sorgfaltspflicht

entsprechender Datensicherung entstanden wäre. (6) Eine Haftung für entgangenen Gewinn, für Schäden aus Ansprüchen Dritter gegen den

Lizenznehmer sowie für sonstige Folgeschäden ist ausgeschlossen. (7) Der Lizenzgeber haftet nicht für den wirtschaftlichen Erfolg des Einsatzes der Tools oder

Trainings. (8) Die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz bleibt unberührt.

Vorlage UM-Handbuch ISO 14001:2015 branchenneutral · 1 Das Unternehmen 5...

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