Vortrag zur Studienarbeit

Aufgabenanalyse und Prototyping eines rechnergestützten Fax-Empfangs mit Verwaltung für ein Business-Center

Vortragender: Thomas Bange

Universität PaderbornFakultät Elektrotechnik, Informatik und Mathematik

Aufgabenanalyse und Prototyping eines rechnergestützten Fax-Empfangs mit Verwaltung für ein Business-Center

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Übersicht

Motivation Analyse Der Fax-Empfang Entwurf der Fax-Verwaltung Der Prototyp Zusammenfassung

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Motivation

Warum das Ganze? Das Business-Center TopBüro®

Anforderungen an den Prototypen

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Motivation:Warum das Ganze?

Fax eines der Hauptkommunikationmittel(neben eMail)

Business-Center TopBüro® erhält ca. 100 Fax- Seiten/Tag ( 24.000 Fax-Seiten/Jahr)

Erheblicher Aufwand für Archivierung und Verwaltung

Aufwand und Kosten für Archivierung und Verwaltung reduzieren

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Motivation:Das Business-Center TopBüro®

TopBüro bietet seinen Kunden eine „telefonische Sekretärin“

Gespräche werden im Namen des Unternehmens entgegengenommen

Anrufer hat Gefühl, mit einer Sekretärin des Unternehmens zu sprechen

Detaillierte und schnell verfügbare Informationen über Unternehmen notwendig

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Motivation:Anforderungen an den Prototypen

Aufteilung in server- und clientbasierten Teil(Fax-Empfang und Fax-Verwaltung)

„Look and Feel“ soll sich an bereits vorhandene, hausinterne System-Software anlehnen

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Analyse

Zielanalyse Benutzeranalyse Aufgabenanalyse Aufgabenmodell Verwendete Usability Methoden Fax-Empfang

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Analyse:Zielanalyse

Es lassen sich relativ einfach große Mengen von Dokumenten archivieren und verwalten

Archivierung von Papierdokumenten aufwändiger (sowohl Platz als auch Arbeit)

Bei elektronischer Verarbeitung Erfassung und Speicherung zusätzlicher Daten möglich (Datum/Uhrzeit, Gegenstellen-Kennung,Fax-ID, ...), dadurch erweiterte Suchmöglichkeiten

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Analyse:Benutzeranalyse

Projekt ist eine rein kundespezifische Lösung

Zahl der verschiedenen Benutzer ist gering Wissensstand zukünftiger Benutzer ist

hoch Sekretärinnen Technisch versierte Mitarbeiter

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Analyse:Aufgabenanalyse (1)

Prinzipieller Ablauf vor Einführung der Software-Lösung: Faxe werden mit handelsüblichen Fax-

Geräten empfangen Dokument wird von einer Sekretärin direkt

bearbeitet oder an freien Bearbeiter weitergeleitet (abhängig von der Auslastung)

Nach Bearbeitung wird Fax archiviert (in Kunden-Mappe bzw. entsprechendem Ordner)

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Analyse:Aufgabenanalyse (2)

Unterscheidung von allgemeinen Faxen (nicht von Kunden geschickt, z.B. Anfragen von Interessente, Werbung, etc.) und Kunden-Faxen (von Kunden geschickt)

Nicht nur Faxe von Kunden, sondern auch Faxe für Kunden entgegennehmen Wird direkt im Fax-Empfang bearbeitet

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Analyse:Aufgabenmodell (1)

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Analyse:Aufgabenmodell (2)

Kunden-Faxe bearbeiten

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Analyse:Aufgabenmodell (3)

Allgemeine Faxe bearbeiten

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Verwendete Usability Methoden

Projekt wurde direkt vor Ort im Unternehmen bearbeitet: Dadurch jederzeit Interviews und

(Mini-)Benutzer-Tests möglich Benutzer haben Möglichkeit, sich gleich an

neue Software zu gewöhnen (Einarbeitungszeit wird verkürzt)

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Der Fax-Empfang

Autonome Anwendung Keine Benutzer-Interaktion vorgesehen Aufgabe besteht nur darin, Fax-Dokumente

zu empfangen und zu speichern

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Entwurf der Fax-Verwaltung:Konzeptionelles Design

Ordnerliste (1)

eMail-Liste (2)

Vorschau (3)

Von der Idee zur einer ersten Version

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Entwurf der Fax-Verwaltung:Erster Entwurf (1)

Ordnerliste (1)

Fax-Liste (2) Vorschau (3) Übersicht (4)

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Entwurf der Fax-Verwaltung:Erster Entwurf (2)

Probleme: Ordner- und Fax-Liste zu klein Unterscheidung zwischen allgemeinen Faxe

und Kundenfaxen schwierig Anzeige von Faxen eines Kunden nicht

möglich (keine Eingabemöglichkeit für Kunden-Nummer)

Perfomance: Auf Zielsystemen dauert Darstellung einer Fax-Seite ca. 2 Sekunden (pro Seite der Inhaltsübersicht noch länger!)

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Der Prototyp:Finale Version

Ordner-Liste (1) Fax-Liste (2) Kunden-Liste

(3) Zusatz-

Informationen (4)

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Der Prototyp:Finale Version: „Fax archivieren“

Fax kann als Kunden-Fax oder als allgemeines Fax archiviert werden

Bei Kunden-Faxen muß eine Kategorie angegeben werden

Alle Aktionen werden protokolliert

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Zusammenfassung

Mögliche Probleme der Benutzer Kosten-Nutzen-Betrachtung Sinnvolle Weiterentwicklung

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Zusammenfassung:Mögliche Probleme der Benutzer

Problem der Übertragung von Informationen aus umfangreichen Dokumenten Fax kann nicht komplett neben Anwendung

dargestellt werden Bei Übertragung aus umfangreichen

Dokumenten Problem der Orientierung Umfangreiche Dokumente trotzdem noch

ausdrucken (Ausdruck kann später aber vernichtet werden)

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Zusammenfassung:Kosten-Nutzen-Betrachtung (Papier)

24.000 Fax-Seiten im Jahr 2003 400 Seiten / Ordner -> 60 Ordner jährliches Wachstum: 25% 2,- € / Ordner, 3,- € Papier, 0,02 € Druck

-> 13,- € / Ordner 60 Ordner / Regal -> 780,- € Kosten/Regal: 350,- € 1130,- € / Regal (Fix-Kosten) 1 m² Fläche / Regal -> 6,50 € / m² + 1,30 € / m²

-> 93,60 € / Jahr Miete inkl. Nebenkosten

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Zusammenfassung:Kosten-Nutzen-Betrachtung (2)

Anzahl Ordner Fix-Kosten

Lauf. K.

1. Jahr 60 1.130,00 93,60

2. Jahr 60 + 60 * 1,25 = 135 2.542,50 210,60

3. Jahr 135 + 60 * 1,252 = 228,75 4.308,13 356,85

4. Jahr 228,75 + 60 * 1,253 = 345,94

6.515,16 539,67

5. Jahr 345,94 + 60 * 1,254 = 492,42

9.273,99 768,17Nach 5 Jahren Gesamtkosten von über 10.000 €

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Zusammenfassung:Kosten-Nutzen-Betrachtung (EDV) Eine Fax-Seite belegt Schnitt 50 kByte 24.000 Fax-Seiten benötigen 1,14 GByte

Anzahl Seiten Datenmenge

1. Jahr 24.000 1,14 GB

2. Jahr 24.000 + 30.000 = 54.000 2,64 GB

3. Jahr 54.000 + 37.500 = 91.500 4,47 GB

4. Jahr 91.500 + 46.875 = 138.375 6,76 GB

5. Jahr 138.375 + 58.594 = 196.969 9,62 GB

Nach 5 Jahren ca. 10 GByte Daten

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Zusammenfassung:Kosten-Nutzen-Betrachtung (2) 10 GByte Daten bei aktuellen Festplattengrößen

und –preisen kein Problem z. Zt. eingesetzte Datensicherung hat Kapazität

von 50 GByte (unkomprimiert) bei genutzter Kapazität von ca. 70%

Mit Kosten für zusätzliche Hardware (Rechner + ISDN-Karten) Amortisierung nach ca. 3 Jahren

Weiterer Vorteil: Verschiedene Archivierungs-stufen entfallen (Platz, Arbeitszeit)

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Zusammenfassung:Sinnvolle Weiterentwicklung

Text-Erkennung für empfangene Fax-Dokumente für Volltextsuche Problem: Fax-Dokumente habe nur sehr

geringe Auflösung (Fax-Gruppe G3: 98 bzw. 196 DPI)

Problem: Fax-Dokumente können handgeschrieben sein

Integration weiterer Dokument-Typen wie eMail und SMS zur Schaffung einer einheitlichen Oberfläche für Benutzer