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HandbuchHandbuch

Versorgungspauschalen-Kalkulator Handbuch

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Inhaltsverzeichnis

Einführung ..............................................................................................................................3

1. Was ist der Versorgungspauschalen-Kalkulator? ..........................................................5 1.1 Systemvoraussetzungen ...............................................................................................5 1.2 Haftung ..........................................................................................................................5 1.3 Lizenz ............................................................................................................................5

2. Inbetriebnahme...................................................................................................................6 2.1 Installation......................................................................................................................6 2.2 Inbetriebnahme..............................................................................................................6

3. Programmnutzung .............................................................................................................9 3.1 Aufbau des Kalkulators..................................................................................................9 3.2 Vorbereitungen zur Planung........................................................................................10

4. Kalkulation erstellen ........................................................................................................11 4.1 Angaben zum Unternehmen........................................................................................11 4.2 Basisdaten für Kalkulation ...........................................................................................11 4.3 Angabe Hilfsmittel........................................................................................................12 4.4 Angabe Kostenträger...................................................................................................12

5. Falldaten für Hilfsmittel: ..................................................................................................13

6. Auswertung.......................................................................................................................15 6.1 Rentabilität...................................................................................................................15 6.2 Cashflow......................................................................................................................17


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Einführung

Um die Fragen zu beantworten, ob das Geschäft mit Fallpauschalen lohnt, müssen alle renditewirksamen Einflussfaktoren analysiert werden und es ist ein Kalkulationsmodell aufzubauen, mit dem die Rendite auch tatsächlich berechnet werden kann. Dies ist heute Basis des Geschäfterfolges beim Handel mit Rehabilitationshilfen

„Unsere Reha schreibt schwarze Zahlen“. Diese Aussage ist in den Diskussionen über die Fallpauschalen immer wieder zu hören, doch stellt sich in der Praxis häufig die Frage, wie das einzelne Sanitätshaus überhaupt erkennen kann, ob dies denn wirklich stimmt. Der Wert der Fallpauschale ist dabei nur ein Faktor. Mindestens ebenso wichtig ist die Strukturierung der internen Prozesse, die Art der Finanzierung, u.v.m. Das Kalkulieren der Fallpauschalen entspricht in seiner Wesensart viel eher der Kalkulation eines Mietgeschäfts als der eines Handelsgeschäfts.

Spätestens bei der Frage, ob man sich an einer Ausschreibung beteiligt, kann die Kalkulation nicht mehr auf einem Blatt Papier erstellt werden.

Als Einflussgrößen auf die betriebswirtschaftliche Kalkulation der Fallpauschalen lassen sich insbesondere folgende Werte ermitteln:

- die Beschaffungskosten

- die Ø Nutzungsdauer

- die Ø Verweilzeit bei dem Patienten

- die Abschreibungsdauer

- der Zinssatz für die Kapitalbindung

- die verschiedenen Einmalkosten pro Fall / Abwicklungskosten

- die jährlichen Wartungskosten und

- die Höhe der Fallpauschale

Ein Teil dieser Werte sind im Handel relativ leicht zu erfassen (beispielsweise Beschaffungskosten, Zinssatz für die Kapitalkosten, usw.), die Herausforderung liegt bei manchen Daten in der korrekten Erhebung. Wissen Sie, wie lange ein Produkt von den Patienten durchschnittlich genutzt wird, wie hoch die Kosten per Km oder wie viel beispielsweise eine Stunde in der Werkstatt kostet?

Bei einer vollständigen Renditebetrachtung stehen nicht nur die Umsatzerlöse und der Wareneinsatz im Mittelpunkt sondern der Kapitalumschlag. Die Nutzungsdauer sowie die Instandhaltungskosten werden zu zentralen Steuerungselementen und hier liegen dann häufig auch die Maßnahmen für eine Verbesserung der Rentabilität.


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Um feststellen zu können, wie sich die Renditesituation bei den Fallpauschalen darstellt, ist es notwendig die Kalkulation auf Basis von Musterfällen bzw. Standardfällen für das eigene Haus zu erstellen.

Wir hoffen, dass wir Ihnen das richtige Werkzeug für die Kalkulation der Fallpauschalen an die Hand gegeben haben und wünschen Ihnen damit viele erhellende Momente.

Bei Fragen steht Ihnen Andreas Kijak & Partner jederzeit gerne beratend zur Verfügung.


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1. Was ist der Versorgungspauschalen-Kalkulator? Der Versorgungspauschalen-Kalkulator (VP-K) ist eine leistungsfähige, auf Microsoft Excel basierende Software zur Kalkulation von Fallpauschalen.

Es bietet die Möglichkeit, bis zu 7 Hilfsmittelarten für maximal 5 Krankenkassen zu betrachten.

Der VP-K verhilft Ihnen zu mehr betriebswirtschaftlicher Transparenz sowie Sicherheit über die betriebswirtschaftliche Situation bzw. Entwicklung. Durch die Cashflow Betrachtung kann der mögliche Finanzbedarf abgelesen werden.

1.1 Systemvoraussetzungen

Für die Nutzung des VP-K ist ein PC mit einem Microsoft Windows Betriebssystem sowie Microsoft Excel ab der Version 2003 notwendig. Wir empfehlen den Einsatz eines Rechners mit einem Intel Pentium III Prozessor (oder vergleichbar) mit einem Arbeitsspeicher von 1 GB oder mehr. Sie benötigen zur Installation des Programms ein CD- oder DVD Laufwerk. 1.2 Haftung

Der VP-K wurde mit großer Sorgfalt erstellt. Er zeigt die Wirkzusammenhänge im Rahmen des Geschäftes mit Versorgungspauschalen. Die Darstellung der individuellen betrieblichen Situation wird durch Parametereingabe beschränkt. Eine Haftung oder Schadenersatz aufgrund nicht zutreffender bzw. falscher Berechnungen, die mit dem VP-K durchgeführt wurden, ist ausgeschlossen.

1.3 Lizenz

Mit dem VP-K haben Sie eine Einzelplatz-Version erworben. Um möglichst flexibel kalkulieren zu können wurde die Anzahl der Kopien auf einem Rechner nicht beschränkt. Somit haben sie die Möglichkeit verschiedene Kalkulationen oder Szenarien abzuspeichern und für sich zu archivieren.


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2. Inbetriebnahme Führen Sie bitte folgende Schritte aus: 2.1 Installation

1. Legen Sie die CD-Rom mit dem VP-K in das CD-Rom Laufwerk ein. 2. Kopieren Sie den gesamten Ordner VP-K in ein Verzeichnis Ihrer Wahl.

Mit dem Kopieren des Ordners auf die Festplatte ist die Installation des Programms bereits vollständig erfolgt. Sie können nun die CD-Rom dem Laufwerk entnehmen. 2.2 Inbetriebnahme

Erster Start nach der Installation

1. Starten Sie durch Doppelklick die Microsoft Excel Datei mit der Bezeichnung VP-Kalkulator_1. x.exe aus dem zuvor kopierten Verzeichnis.

2. Bestätigen Sie die Endbenutzervereinbarung:


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3. Der Aktivierungscode wird verlangt. Kopieren Sie bitte den angezeigten Computer-Code und senden diesen an [email protected]. Sie erhalten dann eine E-Mail mit dem Aktivierungscode.

4. Kopieren Sie den erhaltenen Aktivierungscode in das entsprechende Eingabefeld.


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5. Die Software wird aktiviert.

6. Der VP-K öffnet sich und ist betriebsbereit.


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3. Programmnutzung 3.1 Aufbau des Kalkulators

Der VP-K ist in die drei Bereiche Stammdaten, Falldaten für Hilfsmittel und Auswertung gegliedert. Innerhalb dieser 3 Bereiche werden die jeweiligen Module des Systems durch direkte Anwahl der jeweiligen Schaltfläche geöffnet.

Menü des VP-K Haben Sie einen Menüpunkt innerhalb eines Bereiches ausgewählt, so können Sie über die im linken oberen Bildrand positionierte Navigationsschaltfläche wieder zum Übersichtsfenster zurückkehren. Mit wechseln Sie in die nächste Eingabemaske des Menüpunktes Stammdaten bis zur Eingabe des siebten Hilfsmittels. Sie können auch über die Reiter der einzelnen Tabellenblätter navigieren. Innerhalb der einzelnen Eingabemasken stellen die türkis unterlegten Bereiche die Eingabefelder dar. Jede Bildschirmdarstellung der einzelnen Module kann ausgedruckt werden. Die Seiten sind auf DIN A 4 vorformatiert.


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3.2 Vorbereitungen zur Planung

Bevor Sie mit der Planung für Ihr Unternehmen beginnen, sollten Sie sicherstellen, dass Sie sich Gedanken über Basisangaben der Kalkulation, wie Kapitalzinssatz oder Auslieferungssatz, aber auch über die Grunddaten und Aufwandsdaten für die einzelnen Hilfsmittel machen. Je genauer Sie hierbei zu Werke gehen, umso aussagekräftiger sind die Auswertungen. Ggf. sind hierbei Nebenrechnungen notwendig. Basisangaben für die Kalkulation: Kapitalzinssatz (%) Verwaltungskosten (Std./€) Auslieferungssatz (Std./€) Reparaturensatz (Std./€) Rückholungssatz (Std./€) Aufbereitungssatz (Std./€)

Grunddaten Erlös je Versorgungspauschale (€) Anschaffungskosten (€) Gewährleistungszeitraum (Monate) Ø-Verweildauer bei Pauschale (Monate) Ø-Lebensdauer Hilfsmittel (Monate) Ø-Wiedereinsatzquote Afa-Dauer (Monate)

Aufwandsdaten Auslieferung (Min.) Auslieferungspauschale (€) Verwaltungsaufwand (Min.) Reparaturaufwand je Fall (Min.) Reparaturaufwand je Fall (€) Rückholung (Min.) Rückholung (€) Aufbereitung (Min.) Wareneinsatz je Aufbereitung (€)


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4. Kalkulation erstellen Beginnen Sie mit der Planung im ersten Menüpunkt durch Anwahl des Bereiches Stammdaten. 4.1 Angaben zum Unternehmen

In den Stammdaten werden zunächst grundsätzliche Angaben getätigt. Hier erfassen Sie bitte zunächst den Namen und den Ort des Unternehmens.

Menüpunkt Stammdaten 4.2 Basisdaten für Kalkulation

Die Eingaben für die Kalkulation gliedern sich wie folgt:

Kapitalzinssatz: Zinssatz per anno, der an Fremdkapitalgeber (Bank) gezahlt wird oder kalkulatorische Eigenkapitalverzinsung.

Verwaltungskosten: Angabe der Verwaltungskosten in € pro Stunde

Auslieferungssatz: Angabe der Kosten je Stunde Auslieferung. Sowohl die direkten Personalkosten je Stunde als auch die KFZ-Kosten je Stunde sind einzugeben. Sollten Sie mit Dienstleistern arbeiten, haben Sie später die Möglichkeit eine Pauschale einzugeben.

Reparatursatz: Angabe der Personalkosten je Stunde für Mitarbeiter im Bereich Reparaturen.

Rückholungssatz: Analog dem Auslieferungssatz Kosten für Personal und KFZ. Auch hier besteht später die Möglichkeit eine Pauschale einzugeben,

Aufbereitungssatz: Personalkosten je Stunde für Mitarbeiter in der Aufbereitung.

Allgemeiner Hinweis: Alle Daten sind unbedingt als Nettobeträge ohne Mehrwertsteuer und ohne Nachkommastellen einzugeben!


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Die Erfassungsmaske sieht wie folgt aus:

Erfassungsmaske für die Basisangaben 4.3 Angabe Hilfsmittel

Hier haben Sie die Möglichkeit bis zu 7 Hilfsmittel namentlich festzulegen, welche dann in der Kalkulation benutzt werden:

Erfassungsmaske für die Hilfsmittel

4.4 Angabe Kostenträger

Analog den Hilfsmitteln können Sie hier bis zu 5 Kostenträger für die Kalkulation namentlich festlegen:

Erfassungsmaske für die Kostenträger


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5. Falldaten für Hilfsmittel: Im 2. Menüpunkt (Falldaten für Hilfsmittel) können Sie die individuellen Eingaben für die Grunddaten und Aufwandsdaten für ein Hilfsmittel vornehmen. Hierbei werden pro Kostenträger komplett getrennte Kostenstrukturen erfasst.

Erfassungsmaske für die Angaben zu einem Hilfsmittel

Bei den Volumenangaben können Sie die monatlichen Versorgungszahlen für bis zu 5 Jahre eingeben. Leider bleiben nicht alle Hilfsmittel dauerhaft im Besitz des Unternehmens (Schwund). Mögliche Ursachen sind Umzug des Patienten, Verschrottung der Hilfsmittel durch Angehörige o.ä. Die Hilfsmittel die durch Schwund verloren gehen, müssen ersetzt werden und erhöhen die Kapitalkosten sowie die Abschreibungen. Als Eingabewert ist hier der %-Satz einzugeben, der als Schwund in % der eingesetzten Artikel festgestellt wird. Das Programm berücksichtigt die Ersatzbeschaffung kalkulatorisch nach Ablauf der durchschnittlichen Verweildauer beim Versicherten.

Es gibt keine Pflichtfelder, wir empfehlen allerdings alle Felder zu füllen. Ggf. setzen Sie die Volumenangaben auf 1. Damit berechnen Sie den Aufwand für 1 Hilfsmittel der angewählten Kategorie.

Sie können nun über „weiter“ die Angaben weiterer Hilfsmittel eingeben oder in den Menüpunkt 3 (Auswertung) wechseln.


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Alternativ: Sie erfassen im Bereich Stammdaten unter Menüpunkt 4.4 (Angabe Kostenträger) eine Krankenkasse unter verschiedenen alternativen Bezeichnungen und geben bei den Angaben zum Hilfsmittel verschiedene Szenarien, wie Mengenmodelle, Preise usw. ein.

Alternative Anlage von Kostenträgern


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6. Auswertung

Die Auswertungen können getrennt nach Rentabilität und Cashflow betrachtet werden.

6.1 Rentabilität

Die Rentabilitätsauswertungen berücksichtigen die betriebswirtschaftlichen Buchungen der durch Versorgungspauschalen anfallenden Umsätze und Kosten.

Sie haben die Möglichkeit die Rentabilität nach Kostenträger, nach Hilfsmittel oder Gesamt anzeigen zu lassen.

Im oberen, fixierten Bereich sehen Sie die Entwicklung des gesamten Kostenträgers über eine Laufzeit von 10 Jahren. Der untere Bereich zeigt die Ergebnisse der einzelnen Jahre auf die einzelnen Hilfsmittel verteilt.

Der Kostenträger ist frei auswählbar.

Auswertung DB I und DB II nach Kostenträger (nach 7 Jahren abgeschnitten)

Ist die Rentabilität des genannten Standardfalls betrachtet, wird betriebswirtschaftlich eine zeitliche Abgrenzung der Erträge und Aufwendungen notwendig. Nur so kann gewährleistet werden, dass eine korrekte Darstellung für die einzelnen Jahre möglich ist. Ansonsten tritt eine Verzerrung auf und ein zu hoher Gewinn wird vorgegaukelt. Es zeigt sich, dass unternehmerische Entscheidungen, die allein auf Basis des Kontostandes getroffen werden, gerade bei Fallpauschalen schnell ins betriebswirtschaftliche Abseits führen.


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Wollen Sie eine Betrachtung ohne eine Abgrenzung, so wechseln sie in die Cashflow-Betrachtung.

Auswertung DB I und DB II nach Hilfsmittel

Auswertung DB I und DB II Gesamt


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6.2 Cashflow

Die Betrachtung des Cashflows berücksichtigt den Geldmittelfluss. Die Ansichten erfolgen analog der Rentabilitätsauswertung.

Auswertung Cashflow nach Kostenträger

Auswertung Cashflow nach Hilfsmittel


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Auswertung Cashflow Gesamt

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