Warum elektronische Gemeindeverwaltung?

Warum GO ELAK?

Fachtagung „Elektronische Verfahren“

Amtsmanager 2007

7. – 8. Mai 2009 – Donau Universität Krems

Verwaltungskooperation

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ELAK-GOVERNMENT-VERBUND Verein zur Förderung kommunaler Zusammenarbeit3542 Gföhl, Hauptplatz 3

Tel.: +43 (2716) 6326-14 Fax: +43 (2716) 6226-26 Internet: www.go-elak.atE-Mail: office@elak-government-verbund.at

Obmann: Ök.-Rat Bgm. Karl SimlingerStadt Gföhl

Projektleiter:STADir. Anton DeimelStadt Gföhl

Wozu elektronische Verwaltung / Warum GO ELAK ? / 5. – 6. Mai 2009 Donau Universität Krems

Agenda

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Elektronische Verwaltung der neuen Generation

Wozu elektronische Verwaltung / Warum GO ELAK ? / 5. – 6. Mai 2009 Donau Universität Krems

Der Weg zum GO ELAK

Technologie des GO ELAK

Unabhängige Kooperation mit ELAK Kernkompetenz

System wurde 2005 – 2007 mit Praktikern entwickelt

Gemeindekooperation mit ELAK Kompetenz!

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Warum GO ELAK ?

Amtsmanager 2007

Gemeindemitarbeitererfahrener ELAK Partner

Unser Dienstleister:

Wozu elektronische Verwaltung?

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• Dokumente elektronisch Aufbewahrung

• Akten und Dokumente elektr. ordnen und suchen

• Standortunabhängiges arbeiten

• Arbeitsabläufe automatisieren – Workflow

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Vorteile elektronische Verwaltung!

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• Informationen auf Knopfdruck

• Information für alle Sachbearbeiter

• Information für Bürgermeister & Amtsleiter

• Behördenübergreifender Aktenaustausch(Wasserrecht, Soziales, Berufungsverfahren u.v.m.)

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GO ELAK – elektronisches Dach

7Wozu elektronische Verwaltung / Warum GO ELAK ? / 5. – 6. Mai 2009 Donau Universität Krems

• NEU! Dokumente sindausschließlich im ELAK

• Offene Schnittstellen!!!

• Klare Trennung zwischen ELAK und Fachanwendungen

• Sicherheit für die Zukunft

Fachanwendungen

GO ELAK - elektronisches Dach

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Struktur

• VRV Gruppe 0 - 9

• 31 Leistungsbereiche

• 215 Leistungsgruppen

Struktur

• Aktenzahlvergabe

• Langzeitarchiv

• Rechtevergabe

… einzigartiges elektronisch geführtes Beschlagwortungssystem

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GO ELAK - ELAK der neuen Generation!

Mit „10 Handgriffen hat man den ELAK im Griff“

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• Gewohnte Microsoftumgebung im GO ELAKerspart uns viel Zeit und aufwändige Personalschulungen

• Übungsbetrieb z.B. 3 Monate – Papier/ELAK parallel

• Start in den Echtbetrieb

• Elektronische Umstellung ist vollzogen

• Lfd. Erfahrungsaustausch mit praktischen Anwendern!

GO-ELAK einfache Bedienung

• kleinste Gemeinde ca. 1000 EW – 4 Arbeitsplätze

• größte Gemeinde ca. 23.000 EW – 100 Arbeitsplätze

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neueste ELAK Technologie

• GO ELAK – mit MS Office Share Point Server

• Moderne Technologie mit Zukunft (keine Insellösung)

• nachvollziehbare Geschäftsprozesse

• Eine einzige integrierte Plattform liefert zusätzlich Anwendungsmöglichkeiten für Intranet- und Extranet Portale, Searchservices etc.

• Unschlagbar bei Integration in bestehende Systeme

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• Tiefe Integration zwischen ELAK/Word/Outlook

• Automatisierte Beschlagwortung

• Akten- und Dokumentensuche aus Office Anwendungen (Word, Outlook, etc.)

• Rechtemanagement (Digital Rights Management)

Technologievorschau (Auszug)

GO ELAK Nutzung

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• 47 % Aktensuche

• 34 % Posteingang

• 19 % Aktenlauf

Suchergebnis in Bruchteil von Sekunden

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GO ELAK Gewichtung Abfragen

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• 28 % Amtsleiter & Bürgermeister

• 18 % AL Stellv., Pressestelle, Wirtschaftshof

• 17 % AssistentIn des Bgm und AL

• 14 % Bürgerservice

• 14 % Buchhaltung

• 9 % Verkehr, Bauamt und Immobilien

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Wozu elektronische Verwaltung / Warum GO ELAK ? / 5. – 6. Mai 2009 Donau Universität Krems

• Beitritt zum Verein (Beitrittsgebühr / Mitgliedsbeitrag)

• Bereitstellung von Handbüchern und Dokumentationen

• i-DMS (intelligentes Dokumentenmanagementsystem)

• ELAK (elektronisch geführte Arbeitsabläufe)

• Mitsprache jeder Mitgliedsgemeinde im ELAK Beirat

• Hilfe und Beratung / ELAK Internetforum

Teilnahme / Leistungen

37 analysierte Behördenerledigungen15

• Bauanzeige

• Bauverfahren (9)

• Kindergarten-anmeldung (6)

• Vorschreibungen (4)

• Todesfall (2)

• Förderungen

• AllgemeineAnbringen (4)

• Straßenbauten (3)

• Raumordnung (3)

• Veranstaltungen (2)

• Sitzungen (2) (Gde. Organe)(ProjektarbeitStadt Amstetten)

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Teilnahme / Leistungen

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GO ELAK - elektronisches Dach

Elektronische Verwaltung der neuen Generation

Der Weg zum GO ELAK

Technologie des GO ELAK

Unabhängige Kooperation mit ELAK Kernkompetenz

Danke!

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Amtsmanager 2007

Mit freundlicher Unterstützung