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WHITE PAPERDIGITALE AUSBILDUNGSMESSELeitfaden für gelungene Online-Veranstaltungen zum Recruiting von Auszubildenden und Dualen Studenten

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WHITE PAPER DIGITALE AUSBILDUNGSMESSE

INHALTSANGABE

› Die Vorteile einer digitalen Ausbildungsmesse .............................................................................3

› Wichtige Akteure Ihrer virtuellen Veranstaltung ...........................................................................4

› Inhaltliche Möglichkeiten einer Online-Veranstaltung .................................................................5

› Azubi-Events in Social Media ...............................................................................................................7

› Ihre Veranstaltung bekannt machen ..................................................................................................8

› Aus Teilnehmern werden Bewerber ..................................................................................................9

› Ihre Veranstaltung auswerten ..............................................................................................................9

› Technische Umsetzung & Datenschutz .........................................................................................10

› Checklisten .................................................................................................................................................11

› Über AZUBIYO .........................................................................................................................................12

2 I White Paper Digitale Ausbildungsmesse

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DIE VORTEILE EINER DIGITALEN AUSBILDUNGSMESSE

Schülermessen gehören für viele Unternehmen zum Marketingmix ihres Ausbildungs- Recruitings. Eine Alternative zu herkömmlichen Karrieremessen sind virtuelle Veranstaltungen. Digitale Jobmessen oder Azubitage bieten Ihnen die Chance, potenzielle Azubis und Duale Studenten direkt zu Hause am PC, Tablet oder Smartphone zu erreichen – und sich als modernen Ausbildungsbetrieb zu positionieren, der mit der Zeit geht.

Mit einem Online-Karrieretag fallen die oft immensen Kosten für einen Messestand weg, ebenso die nötigen Vor- und Nachbereitungszeiten für den Messebau. Zudem sparen Sie an den Reise-kosten und müssen keine Mitarbeiter entsenden. An einem Messestand sind die Möglichkeiten begrenzt, mit wie vielen Teilnehmern Sie sich gleichzeitig austauschen können. Im virtuellen Rahmen können Sie mit mehreren Schülern via Chat sprechen oder in einem Live-Webinar auf die Fragen mehrerer Teilnehmer eingehen. Machen Sie Informationsmaterial und Webinar-Aufzeichnungen auch nach der Veranstaltung zugänglich, erhöhen Sie damit zudem Ihre potenzielle Reichweite.

Die Vorteile einer digitalen Karrieremesse:

Kosten & Ressourcensparen

Moderner Arbeitgeber am Puls der Zeit

Zeitlich & örtlichunabhängig

Messbarer Erfolg

Gespräch mit mehreren Personen gleichzeitig

Erhöhung derReichweite

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WICHTIGE AKTEURE IHRER VIRTUELLEN VERANSTALTUNG

Binden Sie bei virtuellen Veranstaltungen alle Akteure mit ein, die den Teilnehmern rund um Karrierethemen Rede und Antwort stehen und auch bei physischen Messen dabei wären. Das sind neben den Personal- und Ausbildungsverantwortlichen natürlich auch die Auszubildenden selbst. Sie sind nah dran an Ihrer Zielgruppe, geben authentische Einblicke und berichten von ihren eigenen Erfahrungen. Auch Praktikanten können spannende Ansprechpartner sein. Was hat sie dazu bewogen, ein Praktikum bei Ihnen zu absolvieren? Was hat sie überzeugt, auch eine Ausbildung bei Ihnen starten zu wollen? Bilden Sie unterschiedliche Berufe aus oder hat Ihr Unternehmen mehrere Standorte, ist es sinnvoll, Ansprechpartner aus den verschiedenen Bereichen einzubinden.

Für die Teilnehmer ist es interessant vorab zu sehen, wem sie bei der Online-Veranstaltung begeg-nen werden. Stellen Sie allen Ansprechpartnern mit einem Foto, ihrem Namen und ihrer Position vor. Das schafft auch in dem digitalen Rahmen Vertrauen und Emotionalität. Kurze Videos sind ebenfalls möglich. Dabei reicht schon ein Video von 30 bis 60 Sekunden, in dem die jeweilige Person von sich erzählt, zum Beispiel über den eigenen Weg zu Ihrem Unternehmen. Die Aufnahmen können am Arbeitsplatz oder einem anderen Ort in Ihrem Unternehmen entstehen – auch mit der Kamera des Smartphones. Das macht es noch nahbarer für die Zuschauer. Genügend Licht und eine möglichst ruhige Umgebung sind wichtig, damit die Akteure gut zu sehen und zu hören sind.

AUSBILDER

RECRUITER

DUALESTUDENTEN

AZUBISPRAKTI- KANTEN

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INHALTLICHE MÖGLICHKEITEN EINER ONLINE- VERANSTALTUNG

Legen Sie einen Rahmen fest

Sie können einen einzelnen Karriere-Tag umsetzen oder mehrere Tage zu einer digitalen Azubi-Messe erklären. Um einen Überblick zu haben, mit wie vielen Teilnehmern Sie rechnen können, sollten sich die Jugendlichen für Ihre Veranstaltung vorab registrieren. Dafür setzen Sie ein Formular auf, in das die Teilnehmer ihre wichtigsten Infos eintragen wie ihren Namen und die E-Mail-Adresse. Auch die Art des Schulabschlusses oder wann der Abschluss gemacht wird, kann für Sie später noch interessant sein. (Siehe Seite 10 mit Infos zum Datenschutz)

Ehe Sie aber an die Realisierung Ihrer digitalen Veranstaltung gehen, sollten Sie sich über das Ziel Gedanken machen. Sind Ihr Unternehmen, Ihre Branche oder die Ausbildungsberufe unbekannt oder ungewöhnlich? Dann macht es Sinn, dafür zunächst eine Wahrnehmung und Sichtbarkeit zu schaffen und in Ihren eingesetzten Maßnahmen nach vorn zu stellen – zum Beispiel mit einer Werksführung via Video. Auch ein Live-Vortrag wäre denkbar, um Einblicke zu gewähren, wofür Ihr Unternehmen steht und was Schüler im Ausbildungsberuf erwartet. Stellt Ihr Unternehmen ungewöhnliche Produkte her, könnten Sie auch diese kurz vorstellen.

Video-Chat

Live-Chat

Bewerbungstipps

Live-WebinarProduktvorstellung

Mitarbeiter-Videos

Fragen & Antworten Video-Interviews

Direkt-Bewerbung

Active Sourcing

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Sie haben schon eine gut aufgestellte Karrierewebsite? Dann nutzen Sie auf Ihrer Veranstaltungs-Website alle relevanten Inhalte. Prüfen Sie vorab, ob alle Informationen aktuell sind und eingebettete Links funktionieren.

Sie wollen mit den Teilnehmern direkt ins Gespräch kommen?Dann bieten Sie einen Chat an. Die Hemmschwelle ist für jungen Bewerber hier geringer als den ersten, direkten Kontakt per Telefon aufzunehmen oder Fragen zu stellen. Sammeln Sie vorab Fragen, die häufig gestellt werden und Sie standardmäßig erwarten: Welchen Schulabschluss brauche ich? Wie läuft das Bewerbungsverfahren ab? Bieten Sie Praktika an? Was verdiene ich in der Ausbildung, welche Weiterbildungsmöglichkeiten gibt es und wie hoch ist die Übernahme-chance? Wenn Sie dazu bereits Antworten für alle Kollegen parat haben, können diese schneller antworten und auch mit mehreren Teilnehmern chatten. Neben 1:1-Chats können Sie auch Grup-penchats anbieten, zum Beispiel zu verschiedenen Themen oder Ausbildungsberufen. Sie können mehrere Mitarbeiter einbinden, die parallel auf die verschiedenen Fragen eingehen.

Nutzen Sie in Ihrem Karrierebereich bereits einen Chatbot, der auch an einem virtuellen Karrieretag zum Einsatz kommen kann? Chatbots beruhen auf einer Software, die eingehende Fragen auf Schlüsselbegriffe und Strukturen analysiert und anhand vorgegebener Informationen eine Antwort auswählen. Diese können Sie bei Standardfragen unterstützen. Natürlich sollte auch bei einer virtuellen Azubi-Veranstaltung der Aus-tausch mit Ihnen im Vordergrund stehen, sodass ein Chatbot nicht die persönliche Note ersetzen kann, die Sie Ihren Antworten mitgeben bzw. wenn Sie auf detaillirte Fragen antworten.

Sie können auch Gegenfragen stellen und so Ihr Interesse an den Teilnehmern bekunden. Überzeugt Sie jemand im Gespräch? Dann verweisen Sie direkt auf Ihr Online-Bewerbungs-formular. Dieses sollte generell präsent auf Ihrer Landingpage zu sehen sein, damit die potenziellen Azubis aktiv werden und sich bei Ihnen bewerben.

Oder wie wäre es, interessante Kandidaten direkt zu einem Bewerbungsgespräch vor Ort oder per Video einzuladen? Der Termin sollte zeitnah folgen, damit die Eindrücke noch frisch sind und Sie an Ihr erstes Gespräch anknüpfen können. Auch die Einladung zu Probetagen ist eine gute Idee.

Lassen Sie bei all Ihren Maßnahmen auf jeden Fall Ihre aktuellen Azubis und Dualen Studenten zu Wort kommen. Sie können auf Augenhöhe mit den jungen Kandidaten kommunizieren und Fragen zum Ablauf des Bewerbungsverfahrens und der Ausbildung beantworten. Haben Sie die technischen Voraussetzungen einmal geschaffen, können Sie die digitale Ver-anstaltung auch mehrmals im Jahr umsetzen.

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AZUBI-EVENTSIN SOCIAL MEDIA

Neben Ihrer Website können Sie natürlich auch Ihre Social-Media-Kanäle nutzen, um sich gezielt an einem Termin oder regelmäßig mit den Jugendlichen auszutauschen. Wie wäre es zum Beispiel mit einem „Frage-Freitag“, an dem Ihre Azubis den Followern Rede und Antwort stehen? Dazu bietet sich der „Fragen-Sticker“ in den Instagram Stories an. Sie rufen Ihre Community ein oder zwei Tage vorher dazu auf, Fragen rund um das Thema Ausbildung einzu-reichen. Diese beantworten Sie dann gesammelt in einer Story.

Sie können auch mit Mitarbeitern kurze Videos rund um das Thema Ausbildung in Ihrem Unter-nehmen drehen: Welche Berufe bieten Sie an? Wie läuft die Ausbildung ab? Wie kann ich mich bewerben? Posten Sie diese Videos in Ihrer Story und fügen sie den Instagram Highlights hinzu. So bleiben die Inhalte langfristig bestehen, da normale Stories nach 24 Stunden verschwinden.

Ihre Auszubildenden können auch ein sogenanntes „Take Over“ veranstalten, indem sie den Kanal für einen oder mehrere Tage betreuen und die Zuschauer per Video mit durch ihren Alltag im Unternehmen nehmen. Eine weitere Möglichkeit ist das Live-Video, in dem Mitarbeiter sich live filmen und Fragen direkt beantworten können, die die Zuschauer per Chat einsenden. Der Chat ist für alle Zuschauer sichtbar. Vorteil beim Live-Video: Sobald Sie die Übertragung starten, be-kommen Ihre Follower eine Push-Nachricht dazu und werden so animiert, einzuschalten. Generell sollten Sie alle geplanten Maßnahmen vorher ankündigen, zum Beispiel in einer Story oder einem Post.

Haben Sie bei Ihren Nutzern Interesse geweckt, sollte der Weg zur Bewerbung kurz sein. Ein sogenannter „Swipe Up“, also das Verlinken Ihrer Website aus einer Story heraus, ist aktuell verifizierten Accounts oder ab 10.000 Followern vorbehalten. Nutzen Sie daher den Link in Ihrer Biographie sinnvoll, sodass Kandidaten mit wenigen Klicks auf Ihrer Karriereseite landen.

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IHRE VERANSTALTUNG BEKANNT MACHEN

Ihre Inhalte stehen fest, die Veranstaltungs-Website ist umgesetzt? Dann geht es nun daran, möglichst viele Teilnehmer zu mobilisieren. Planen Sie dafür genügend Vorlaufzeit ein. Ein umfangreicheres Online-Event auf Ihrer Website sollten Sie mindestens 2 Monate vorab bewerben. Fragerunden auf Ihren Social-Media-Kanälen lassen sich kurzfristiger umsetzen und ankündigen. Sie funktionieren ohne Anmeldung und werden ein bis zwei Wochen vorher auf Ihrem Kanal angekündigt mit regelmäßigen Erinnerungen.Social Media eignet sich generell gut für die Ankündigung von Events. Geben Sie den Termin auf all Ihren Kanälen bekannt und weisen Sie auf die Landingpage hin. Auch auf Ihrer regulären Karriere-seite sollten Sie den Termin prominent platzieren, sodass Kandidaten darauf aufmerksam werden und die Chance nutzen, noch mehr zu erfahren oder sich direkt zu bewerben. Ihre Mitarbeiter können die Veranstaltung auf den eigenen Accounts teilen.

Sie sind an Schülern aus Ihrer Region interessiert? Dann schreiben Sie doch eine E-Mail an die Schulen in Ihrem Umkreis oder machen per Anruf auf Ihre Veranstaltung aufmerksam. Die Lehrer können ihre Schüler dann darauf hinweisen. Anhand der Entwicklung der Anmeldezahlen zum Event können Sie einschätzen, ob Sie noch mehr dafür trommeln sollten.

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AUS TEILNEHMERN WERDEN BEWERBER

Sie hatten regen Zulauf, haben zahlreiche Fragen beantwortet und mit motivierten Teilneh-mern gesprochen? Dann nutzen Sie die Aufmerksamkeit, die Sie bei den Jugendlichen gerade haben.Schicken Sie an alle Teilnehmer eine E-Mail, in der Sie sich für die rege Teilnahme bedanken – und verlinken Sie Ihre freien Ausbildungsplätze. Kandidaten, mit denen Sie während der Messe schon einen Schritt weiter waren, sollten Sie direkt zu einem weiteren Gespräch oder Probetag einladen oder zur Bewerbung auffordern.Aus der digitalen Azubi-Messe haben Sie sich einen Talentpool geschaffen, den Sie nicht ungenutzt lassen sollten. Es waren sicher auch Kandidaten dabei, die aktuell noch nicht suchen, Sie aber jetzt auf dem Schirm haben. Erinnern Sie sie zur gegebenen Zeit per E-Mail an Ihr Ausbildungsangebot und Ihre freien Stellen.

IHRE VERANSTALTUNG AUSWERTEN

Wie hoch war die Teilnehmerzahl?

Wie viele Zugriffe konnten Sie auf Ihrer Veranstaltungs-Website, auf Videos, Beiträgen und so weiter verzeichnen?

Wie viele Gespräche haben Sie in den Chats geführt?

Wie viele Bewerbungen sind danach eingegangen, wer davon passt zur freien Stelle?

Hat technisch alles geklappt oder müssen Sie nachrüsten?

Schauen Sie sich diese Kennzahlen an und sprechen Sie mit den Kollegen, was gut gelaufen ist und was sich bei einer nächsten Veranstaltung verbessern ließe.

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TECHNISCHE UMSETZUNG UND DATENSCHUTZ

Um eine Digitale Azubimesse aufzusetzen, sollten Sie auf jeden Fall Ihre IT-Abteilung einbinden. Prüfen Sie die technischen Voraussetzungen für Live-Videos, Chats und so weiter. Es gibt zahlreiche Anbieter, die Lösungen dafür bereitstellen. Machen Sie vor der Veranstaltung einen Testlauf und prüfen Sie, ob alles funktioniert: Sind Bild und Ton in Ordnung? Sind Webcam und Mikrofon korrekt eingestellt? Laufen die Chats?

Es ist wichtig, dass Ihr Anmeldesystem DSGVO-konform ist. Das schließt ein Double-Opt-in-Verfahren für die Registrierung mit ein. Das heißt, dass der Teilnehmer nach dem Ausfüllen des Formulars eine E-Mail erhält, in der er seine Anmeldung noch einmal bestätigen muss. Weisen Sie im Anmeldeprozess außerdem darauf hin, in welchem Umfang Sie die Teilnehmer im Nachgang wieder kontaktieren möchten und wie Sie die Daten speichern. In Ihrer Datenschutzerklärung und den Nutzungsbedingungen auf Ihrer Website sollten Sie diese Themen mit aufnehmen. Da sich für eine Azubi-Messe auch Schüler unter 16 Jahren anmelden könnten, ist es wichtig darauf hin-zuweisen, dass Erziehungsberechtigte der Anmeldung und den Bedingungen zustimmen müssen.

Laut DSGVO gibt es den Grundsatz der Datensparsamkeit. Fragen Sie in Ihrem Anmeldeformular nur die Informationen ab, die im Rahmen der Veranstaltung tatsächlich notwendig sind.Um Bilder und Videos Ihrer Mitarbeiter auf der Website und im Social Media zu nutzen, müssen Sie deren Einverständnis einholen und diese schriftlich festhalten.

Achten Sie auf einen DSGVO-konformen Umgang mit den personenbezogenen Daten aller betroffenen Gruppen (Mitarbeiter, Teilnehmer). Unsere Angaben dienen als Hinweis, ersetzen aber nicht die Abstimmung mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.

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CHECKLISTEN

Vorbereitung:

Mitarbeiter festlegen, Backups einplanen

Zeitplan erarbeiten

Antworten auf Standardfragen ausarbeiten

Inhalte festlegen (Video, Live-Chat)

Landingpage mit Registrierungs-Formular erstellen

Event auf der Website und in Social Media bewerben

Durchführung:

Technik vorab testen

Bei Video-Chat oder Live-Vortrag: Ausreichend Licht und ruhige Umgebung

Technik-Support bereit halten

Nachbereitung:

Teilnehmerzahlen prüfen

Zugriffszahlen auf Google Analytics ansehen

E-Mail an alle Teilnehmer mit Hinweis auf freie Stellen

Schnell auf eingehende Bewerbungen antworten

Kandidatenpool pflegen

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ÜBER AZUBIYO

AZUBIYO kennt den Ausbildungsmarkt seit Jahren. Unsere Mission ist es, passende Bewerber mit passenden Ausbildungsbetrieben zusammenzubringen. Profitieren Sie von einem modernen, nutzerfreundlichen Portal, das sich durch sein 1:1-Matching-Verfahren auszeichnet, welches bis heute am Ausbildungsmarkt einzigartig ist und bereits mehrfach prämiert wurde.

Dank AZUBIYO sind Ihre Marke und Ihre freien Stellen in allen Lebensbereichen der Schüler prä-sent. Neben unserem Stellenportal erreichen wir die junge Zielgruppe auch in der Schule und im Alltag: Unsere Arbeitshefte zur Berufswahl haben eine Auflage von einer Million und werden an über 6.500 Schulen eingesetzt. Darüber hinaus fahren öffentliche Verkehrsmittel die AZUBIYO- Botschaft mit prominenter Platzierung werbewirksam quer durch Deutschland. Außerdem brin-gen neue Technologien wie WhatsApp und Amazon Alexa Ihre Stellen direkt zu den Schülern aufs Handy.

Mit AZUBIYO vertrauen Sie auf einen starken Partner. Lassen Sie uns die Zukunft gemeinsam gestalten!

Sie interessieren sich für unsere Produkte und Leistungen? Gerne beraten wir Sie persönlich!

Ihr Kontakt: AZUBIYO GmbH | Atelierstraße 1 | 81671 MünchenTelefon: +49 89 41614 1040 | E-Mail: [email protected] | www.azubiyo.de

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Bildnachweise:

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