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KONTROLLAMT DER STADT WIEN Rathausstraße 9 A-1082 Wien Tel.: 01 4000 82829 Fax: 01 4000 99 82810 e-mail: [email protected] www.kontrollamt.wien.at DVR: 0000191

KA IV - GU 17-2/11

Wiener Hafen, GmbH & Co KG und

Wiener Hafen und Lager Ausbau- und

Vermögensverwaltung, GmbH & Co KG,

Prüfung des Immobilienmanagements

Tätigkeitsbericht 2011

KA IV - GU 17-2/11 Seite 2 von 22

KURZFASSUNG

Die Hafen Wien-Gruppe ist Teil des Wien Holding-Konzerns und neben den mit dem

Hafenbetrieb verbundenen Geschäftsbereichen auch im Immobilienmanagement be-

züglich der in ihrem Eigentum stehenden Immobilien tätig. Wie auch in den Vorjahren

war im Jahr 2010 der Bereich Vermietung und Verpachtung die Cash-Cow des Hafen

Wien und stützte mit den erzielten Ergebnissen die anderen mit dem Hafenbetrieb ver-

bundenen Geschäftssparten.

Die Einschau durch das Kontrollamt führte zum Ergebnis, dass im Wesentlichen ein

ordnungsgemäßes und effizientes Immobilienmanagement vorhanden ist. Dennoch

konnten vom Kontrollamt in den Teilbereichen Kautionen und Bankgarantien, Mietpreis-

kalkulationen, unentgeltliche Nutzung von Büroräumlichkeiten sowie der Regelung von

Kompetenzen und Zuständigkeiten Verbesserungspotenziale aufgezeigt werden.


INHALTSVERZEICHNIS

1. Einleitung.....................................................................................................................4

2. Grundlagen der beiden im Immobilienmanagement tätigen

Kommanditgesellschaften................................................................................................4

2.1 Wiener Hafen, GmbH & Co KG .................................................................................4

2.2 Wiener Hafen und Lager Ausbau- und Vermögensverwaltung, GmbH & Co KG ......5

3. Wirtschaftliche Betrachtung des Hafen Wien gesamt..................................................6

4. Sparte Vermietung und Verpachtung ..........................................................................7

4.1 Abteilung Immobilienverwaltung ................................................................................7

4.2 Grundstücksflächen des Hafen Wien.........................................................................7

4.3 Büro- und Betriebsgebäude des Hafen Wien ............................................................9

5. Feststellungen und Empfehlungen des Kontrollamtes...............................................11

5.1 Beseitigung von Müllablagerungen..........................................................................11

5.2 Kautionen und Bankgarantien .................................................................................13

5.3 Höhe der verrechneten Mietpreise ..........................................................................14

5.4 Mietpreiskalkulationen im Zusammenhang mit Sanierungsmaßnahmen.................15

5.5 Anerkennungszins für die Straßenbenützung..........................................................16

5.6 Valorisierung des Mietzinses ...................................................................................16

5.7 Schriftlichkeit von Verträgen ....................................................................................17

5.8 Homepage Hafen Wien ...........................................................................................17

5.9 Unentgeltliche Nutzungen........................................................................................18

5.10 Regelung der Kompetenzen und Zuständigkeiten.................................................19

Anhang

ABKÜRZUNGSVERZEICHNIS UND ALLGEMEINE HINWEISE ..................................22


PRÜFUNGSERGEBNIS

1. Einleitung Die Hafen Wien-Gruppe ist Teil des Wien Holding-Konzerns und besteht aus der WHG

und den Tochtergesellschaften DDSG Blue Danube Schifffahrt GmbH, Wiener Donau-

raum Länden und Ufer Betriebs- und Entwicklungs GmbH, Marina Wien GmbH sowie

der WHV mit ihren Tochter- und Enkelgesellschaften bzw. Beteiligungen. Neben den

mit einem Hafenbetrieb verbundenen Geschäftsbereichen ist die Hafen Wien-Gruppe

auch im Bereich Immobilienmanagement bzgl. der in ihrem Eigentum befindlichen Im-

mobilien tätig.

Die nichtvermögens- und gewinnbeteiligte WHM ist Komplementär-GmbH der beiden

Kommanditgesellschaften WHG und WHV und befindet sich im 100%igen Eigentum der

WH. Der WHM obliegen als reine Arbeitsgesellschafterin die Geschäftsführungsagen-

den der WHG und der WHV.

Die Einschau des Kontrollamtes beschränkte sich auf die beiden Gesellschaften WHG

und WHV, welche zur Gänze über die Immobilien des Hafen Wien verfügen.

2. Grundlagen der beiden im Immobilienmanagement tätigen Kommanditgesell-schaften 2.1 Wiener Hafen, GmbH & Co KG Als Kommanditistinnen der WHG fungieren die WH mit einem Anteil von 94,9998 %

bzw. einer Einlage von 60 Mio.EUR, die Wirtschaftskammer Wien mit einem Anteil von

5 % bzw. einer Einlage von 3.157.900,17 EUR sowie die Wiener Stadtentwicklungsge-

sellschaft m.b.H. mit einem Anteil von 0,0002 % bzw. einer Einlage von 103,19 EUR.

Die bedungenen Einlagen der Kommanditistinnen beliefen sich insgesamt auf

63.158.003,36 EUR, wobei hievon 823.720,78 EUR zum Zeitpunkt der Einschau noch

ausständig waren. Aufgrund des Kauf- und Abtretungsvertrages sowie des Treuhand-

vertrages vom 18. Juni 2003 wird die Einlage der WH von der Wiener Stadtentwick-

lungsgesellschaft m.b.H. treuhändig gehalten.


Bei der WHG handelt es sich um eine Kommanditgesellschaft ohne natürliche Person

als unbeschränkt haftende Gesellschafterin. Gemäß § 221 UGB und den gegebenen

Größenmerkmalen unterliegt die WHG daher den für kleine Kapitalgesellschaften gel-

tenden Bestimmungen.

In der WHG sind alle Vermögenswerte (Grundstücke, Verwaltungsgebäude, Kaimauern,

Kräne, Speicher etc.) eingebracht, die überwiegend und unmittelbar dem Hafenbetrieb

dienen. Als Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeiter waren zum Zeitpunkt der Einschau nur die

beiden Geschäftsführer angestellt.

Mit Dienstleistungsvertrag vom 2. Jänner 2001 ist die WHV - als Rechtsnachfolgerin der

WHL - mit der Durchführung von Verwaltungsaufgaben und der Personalbereitstellung

zur Führung des ordentlichen Geschäftsbetriebes der WHG beauftragt.

2.2 Wiener Hafen und Lager Ausbau- und Vermögensverwaltung, GmbH & Co KG Mit Gesellschafterbeschluss vom 14. September 2006 wurde die verschmelzende Um-

wandlung der WHL auf die WHV als Rechtsnachfolgerin gemäß UmwG zum Stichtag

31. Dezember 2005 festgelegt. Gleichzeitig wurde eine Erhöhung der fixen Kapitalkon-

ten und der Hafteinlagen um 1,95 Mio.EUR beschlossen, sodass zum Zeitpunkt der

Einschau als Kommanditistinnen die WHG mit einem Anteil von 99,9583 % bzw. einer

Einlage von 3.698.457,10 EUR und die Wiener Stadtentwicklungsgesellschaft m.b.H.

mit einem Anteil von 0,0417 % bzw. einer Einlage von 1.542,90 EUR beteiligt waren.

Die voll geleisteten bedungenen Einlagen der Kommanditistinnen beliefen sich somit

auf insgesamt 3,70 Mio.EUR. Aufgrund des Kauf- und Abtretungsvertrages sowie des

Treuhandvertrages vom 18. Juni 2003 wird die Einlage der WH von der Wiener Stadt-

entwicklungsgesellschaft m.b.H. treuhändig gehalten.

Bei der WHV handelt es sich ebenfalls um eine Kommanditgesellschaft ohne natürliche

Person als unbeschränkt haftende Gesellschafterin. Gemäß § 221 UGB und den gege-

benen Größenmerkmalen unterliegt die WHV den für mittelgroße Kapitalgesellschaften

geltenden Bestimmungen.


In der WHV wurden in den Jahren 1979 und 1980 all jene Vermögenswerte zusam-

mengefasst, die für die damalige Vermögenssteuerbefreiung für Betriebe, die dem öf-

fentlichen Verkehr dienen, schädlich gewesen wären. Die WHV ist somit Eigentümerin

des Betriebsbaugebietes Albern und diverser anderer Grundstücke, die an Dritte für

Betriebsansiedlungen verpachtet sind sowie der von ihr gewerblich genutzten Lager-

häuser. Seit der Verschmelzung mit der WHL verfügt die WHV über sämtliche Be-

triebsmittel (z.B. Stapler, Kraftfahrzeuge, Büroausstattung etc.) sowie das - mit Aus-

nahme der Geschäftsführung - gesamte für die WHG und die WHV tätige Personal.

3. Wirtschaftliche Betrachtung des Hafen Wien gesamt Die operativen Geschäftsbereiche des Hafen Wien bzw. der WHG und der WHV bein-

halten die Sparten Hafenbetrieb und Umschlag, Lagerbetrieb, Autolager sowie die Ver-

mietung und Verpachtung von Liegenschaften und Gebäuden, wobei - wie bereits er-

wähnt - im Rahmen dieser Einschau ausschließlich der Bereich Immobilienmanagement

einer näheren Betrachtung unterzogen wurde.

Die wirtschaftliche Bedeutung der Sparte Vermietung und Verpachtung im Vergleich

zum gesamten Geschäftsbereich des Hafen Wien zeigt folgende Tabelle (Beträge in

TEUR):

Hafen Wien Spartenrechnung 2010 Gesamt Lager, Auto,

Umschlag, Hafenbetrieb

Immobilien-management

Erlöse aus Lager-, Auto-, Umschlaggeschäften, Hafenbetrieb 5.983 5.983 -Sonstige Nebenerlöse 812 795 17Verwaltungserlöse 164 - 164Vermietung und Verpachtung 8.987 - 8.987Gesamterträge 15.946 6.778 9.168Summe direkte Kosten -696 -630 -66Summe Strukturkosten -8.978 -7.407 -1.571Summe Verwaltungskosten -2.402 -1.716 -686Summe sonstige Kosten -1.504 -1.076 -428Betriebsergebnis 2.366 -4.051 6.417

Wie der Tabelle zu entnehmen ist, war im Jahr 2010 - wie auch in den Vorjahren - der

Bereich Vermietung und Verpachtung die Cash-Cow des Hafen Wien und stützte mit

den erzielten Ergebnissen die anderen Sparten. Während die Sparten Hafenbetrieb,


Umschlag, Lager- und Autogeschäft ein negatives Betriebsergebnis von rd.

4,05 Mio.EUR auswies, konnte der Bereich Vermietung und Verpachtung auch im Ge-

schäftsjahr 2010 ein positives Betriebsergebnis von rd. 6,42 Mio.EUR erwirtschaften

und war somit hauptverantwortlich für die Erzielung eines positiven Gesamt-Betriebser-

gebnisses der beiden Hafengesellschaften WHG und WHV.

4. Sparte Vermietung und Verpachtung 4.1 Abteilung Immobilienverwaltung In der organisatorisch in der WHV angesiedelten Abteilung Immobilienverwaltung sind

neben dem Abteilungsleiter drei weitere Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeiter beschäftigt,

welche sich mit der internen und externen Vermietung und Verwaltung der Liegen-

schaften und Objekte des Hafen Wien befassen. Neben der gesamten Fakturierung des

Bestandzinses samt Nebenkosten besteht die Tätigkeit der Abteilung in der Akquisition

von Neukundinnen bzw. Neukunden einschließlich der Angebotslegung und der Ver-

tragsausfertigung, der Kontrolle des Areals sowie der Baulichkeiten und der Organisati-

on von technischen Maßnahmen für die Instandhaltung von Objekten und Liegen-

schaften, der Kundinnenbetreuung bzw. Kundenbetreuung sowie der Generierung von

Auswertungen im Zusammenhang mit der Immobilienverwaltung.

Die Datenpflege für die Immobilienverwaltung sowie die Generierung von Auswertun-

gen erfolgen über "Igel-Real", ein Modul des im gesamten Hafen Wien zum Einsatz

kommenden Softwareprogramms Igel. Im Rahmen des Moduls "Igel-Real" wird u.a. si-

chergestellt, dass die in den Bestandverträgen vereinbarten Indexanpassungen nach

monatlicher Aktualisierung in den neuen Mietvorschreibungen entsprechend berück-

sichtigt sind. Die der Abteilung Rechnungswesen vorbehaltenen Tätigkeiten im Zusam-

menhang mit der Immobilienverwaltung betreffen die Anlegung von Stammdaten sowie

die Durchführung des Mahnwesens bei Nichteinhaltung von Zahlungsfristen.

4.2 Grundstücksflächen des Hafen Wien Im Eigentum der beiden Hafengesellschaften befinden sich Grundstücke mit einer Ge-

samtfläche von ca. 2,78 Mio.m2, wovon rd. drei Viertel als Nutzfläche zur Verfügung

steht. Die nicht nutzbaren Flächen im Ausmaß von rd. 750.000 m2 bestehen aus Au-


wald, Wasserflächen, Verkehrsflächen und kleineren Restflächen. Darüber hinaus wur-

den rd. 503.000 m2 Fläche gepachtet, wobei die Fläche "Rechtes Donauufer" mit ca.

400.000 m2 aufgrund der Lage und der derzeitigen Flächenwidmung nur zu einem sehr

geringen Teil wirtschaftlich genutzt werden kann.

Die folgende Tabelle zeigt die Zuordnung der Eigengrundstücke und der gepachteten

Grundstücke zur WHG und zur WHV sowie das Ausmaß der betreffenden Grundstücke:

Gesamt-fläche in m2*)

Nutz-flächen in m2*)

Verpach-tete

Flächen in m2*)

Eigen-nutzung in m2*)

Freie Nutz-flächen in m2*)

Auslastung in %

Eigengrundstücke WHG: Hafen Freudenau 1.165.576 941.916 613.699 318.000 10.217 98,9Hafen Albern 407.714 181.197 166.455 13.592 1.150 99,4Hafen Lobau 661.226 463.228 428.785 - 34.443 92,6Hermann-Gebauer-Straße 33.000 33.000 33.000 - - 100,0Kelsenstraße 1.226 1.226 1.226 - - 100,0Schwechat 27.978 27.978 - - 27.978 -Eigengrundstücke WHV: Betriebsbaugebiet 264.588 225.012 224.419 203 390 99,8Sauhaufen 177.493 116.119 115.619 - 500 99,6St. Marx 37.789 37.789 37.789 - - 100,0Kelsenstraße 1.302 1.302 1.302 - - 100,0Eigengrundstücke gesamt 2.777.892 2.028.767 1.622.294 331.795 74.678 96,3Gepachtete Grundstücke (WHV): Handelskai 6.152 6.152 6.152 - - 100,0Margetinstraße 48.556 48.556 48.556 - - 100,0Alberner Hafen Zufahrtsstraße 48.339 48.339 45.361 - 2.978 93,8Summe gepachtete Grundstücke 103.047 103.047 100.069 - 2.978 97,1Grundstücksflächen gesamt exkl. Pacht "Rechtes Donauufer" 2.880.939 2.131.814 1.722.363 331.795 77.656 96,4

Pacht "Rechtes Donauufer" ca.

400.000 **) 63.517 45.500 **)

Grundstücksflächen insgesamt 3.280.939 **) 1.785.880 377.295 **)

*) Flächenangaben wurden gerundet **) abhängig von Flächenwidmungen

Wie der Tabelle zu entnehmen ist, betrug zum Zeitpunkt der Einschau des Kontrollam-

tes die Auslastung sämtlicher Nutzflächen der Eigengrundstücke 96,3 %, wobei der

Anteil der Flächen, die an Dritte für deren Betriebsansiedlungen verpachtet wurden, bei

rd. 80 % lag. Nennenswerte freie Nutzflächen fanden sich zum Zeitpunkt der Einschau

nur noch in den Häfen Freudenau und Lobau sowie durch die in den letzten Jahren ge-


tätigten Grundstückszukäufe im Gebiet Schwechat. Die für die Eigennutzung vorbehal-

tenen Flächen befinden sich fast zur Gänze im Areal des Freudenauer Hafens und wer-

den den operativen Geschäftssparten (Hafenbetrieb und Umschlag, Lagerbetrieb, Au-

tolager) mit interner Verrechnung entsprechender Nutzungskosten zur Verfügung ge-

stellt.

Weiters wurden von der Magistratsabteilung 69 Flächen im Ausmaß von insgesamt rd.

103.000 m2 in unmittelbarer Nähe zum Handelskai, der Margetinstraße sowie der Zu-

fahrtsstraße zum Alberner Hafen gepachtet. Die Gesamtauslastung dieser gepachteten

Liegenschaften lag bei 97,1 %. Gepachtete freie Nutzflächen im Ausmaß von rd.

3.000 m2 finden sich lediglich an der Zufahrtsstraße zum Alberner Hafen. Darüber hin-

aus wurden von der Republik Österreich ca. 400.000 m2 entlang des Handelskais am

rechten Donauufer gepachtet. Aufgrund der derzeitigen Flächenwidmung und der Lage

kann diese Grundfläche jedoch nur eingeschränkt wirtschaftlich genutzt werden.

Die zum Zeitpunkt der Einschau verrechneten Quadratmeterpreise für verpachtete Flä-

chen bewegten sich in einer Bandbreite zwischen 8,-- EUR und 9,50 EUR pro Jahr.

Umwidmungen der vorhandenen Grundstücke im Hinblick auf die Erweiterung der

Nutzfläche sind lt. Auskunft der Geschäftsführung nur noch in sehr geringem Maße

möglich. Deshalb werden vom Hafen Wien Maßnahmen zur Flächenerweiterung im

Rahmen des Projektes "Landgewinnung" im Areal des Freudenauer Hafens durch Auf-

schüttung des Hafenbeckens im geplanten Ausmaß von ca. 70.000 m2 gesetzt. Darüber

hinaus werden lt. Auskunft der Geschäftsführung auch sukzessive Möglichkeiten zur

Akquisition von Grünflächen im Raum Schwechat im Bereich der geplanten

Schnellstraße 1 wahrgenommen. Hintergrund dieser Flächenankäufe sei neben der

Möglichkeit der Bereitstellung von Tauschflächen im Rahmen von Grundstückstransak-

tionen insbesondere die Aussicht auf Umwidmungen in Betriebsbaugrund.

4.3 Büro- und Betriebsgebäude des Hafen Wien Die WHG und die WHV verfügen über eine Reihe von Baulichkeiten, welche von ihren

operativen Sparten im Rahmen der betrieblichen Leistungserstellung selbst genutzt

werden.


In der folgenden Tabelle sind jedoch nur jene Baulichkeiten (Büro- und Betriebsgebäu-

de) angeführt, welche im Rahmen der Sparte Vermietung und Verpachtung zur Gänze

bzw. teilweise an Dritte zur Verfügung gestellt werden:

Gesamt-

fläche in m2*)

Vermietete Fläche in m2*)

Eigen-nutzung in m2*)

Freiflächen in m2*)

Auslastung in %

Gebäude WHG: Objekt F1 (Hauptgebäude - Büros) 2.353 663 1.439 251 89,3Objekt F2 (Hauptgebäude Zubau Ost - Büros) 1.102 607 95 400 63,7Objekt F3 (Nebengebäude - Büros Polizei) 250 250 - - 100,0Objekt F22 (Nebengebäude - Büros) 371 47 236 88 76,3Objekt F28 (betrieblich genutztes Gebäude) 134 134 - - 100,0Objekt A14 (Nebengebäude - Büros) 203 174 29 - 100,0Gebäude WHV: Objekt F9 (betrieblich genutztes Gebäude) 4.081 4.050 - 31 99,2Objekt F11 (Nebengebäude - Büros) 2.594 759 684 1.151 55,6Objekt F12 (betrieblich genutztes Gebäude) 1.966 1.166 800 - 100,0Objekt F31 (betrieblich genutztes Gebäude) 969 776 - 193 80,1Objekt F32 (betrieblich genutztes Gebäude) 3.750 3.750 - - 100,0Objekt F33 (betrieblich genutztes Gebäude) 2.645 2.645 - - 100,0Objekt A4 (betrieblich genutztes Gebäude) 2.826 2.826 - - 100,0Objekt A11 (betrieblich genutztes Gebäude) 3.627 3.627 - - 100,0Objekt A12 (Nebengebäude - Büros) 1.108 600 38 470 57,6Objekt A13 (betrieblich genutztes Gebäude) 1.391 1.391 - - 100,0Objekt BBG 03 (betrieblich genutztes Gebäude) 152 152 - - 100,0Objekt BM 1 - 8 (betrieblich genutzte Gebäude) 3.610 3.610 - - 100,0Gebäudeflächen gesamt 33.132 27.227 3.321 2.584 92,2*) Flächenangaben wurden gerundet

Mit genutzten Gebäudeflächen im Ausmaß von über 90 % war zum Zeitpunkt der Ein-

schau eine sehr hohe Gebäudeauslastung gegeben. Nennenswerte freie Büroflächen

fanden sich lediglich im Hauptgebäude mit 251 m2 und seinem Zubau Ost mit 400 m2

sowie die freien Büroflächen in den Nebengebäuden Objekt F11 mit 1.151 m2 und im

Objekt A12 mit 470 m2. Die betrieblich genutzten Gebäude wiesen - mit Ausnahme

geringer Freiflächen in den Objekten F9, F31 und A12 - eine Vollauslastung aus.

Während die Mietpreise pro m2 in betrieblich genutzten Gebäuden zwischen 8,-- EUR

und 11,-- EUR pro Monat lagen, bewegten sich im Vergleich dazu die verrechneten

Mietpreise pro m2 und Monat für Büroräumlichkeiten in einer Bandbreite von 10,-- EUR

bis 12,50 EUR. Die verrechneten Mietpreise verstehen sich exkl. der Betriebskosten,

welche aliquot in Abhängigkeit zur angemieteten Fläche in Rechnung gestellt werden.


Gründe für die Abweichungen der von der WHV im Einzelnen verrechneten Quadrat-

meterpreise von Liegenschaften bzw. Räumlichkeiten können in der Unterschiedlichkeit

der Ausstattungen, der Anwendung von Kulanzregelungen (z.B. bei erforderlicher Um-

siedlung wegen Eigenbedarfs bei unbefristeter Vertragsdauer), der Verrechnung der

bisherigen Quadratmeterpreise bei Altkundinnen bzw. Altkunden auch bei Flächener-

weiterungen etc. liegen.

Mietverträge sowohl für Liegenschaften als auch für Bürogebäude bzw. betrieblich ge-

nutzte Gebäude wurden bisher vorwiegend mit unbefristeter Laufzeit abgeschlossen,

wobei Klauseln bzgl. der Indexanpassung auf Basis des Verbraucherpreisindex zur

Wertsicherung des Mietzinses sowie der Betriebskosten generell in den einzelnen Ver-

trägen enthalten sind. Weiters fanden sich in sämtlichen Bestandverträgen jeweils Ver-

einbarungen bzgl. der Benützung und Erhaltung des jeweiligen Mietobjektes, der Räu-

mung und Klagloshaltung sowie der Verrechnung von Verzugszinsen bei Zahlungs-

säumnissen.

Gegen Schäden aller Art an den Baulichkeiten wurde im Rahmen einer Betriebshaft-

pflichtversicherung Vorsorge getroffen.

5. Feststellungen und Empfehlungen des Kontrollamtes Das Kontrollamt kam im Rahmen der Einschau in die Sparte Vermietung und Verpach-

tung zu dem Ergebnis, dass im Wesentlichen in der WHG bzw. der WHV ein ordnungs-

gemäßes und effizientes Immobilienmanagement stattfindet. Dennoch konnten in eini-

gen Bereichen Verbesserungspotenziale erkannt werden, die zu folgenden Feststellun-

gen und Empfehlungen führten:

5.1 Beseitigung von Müllablagerungen Anlässlich einer Begehung der zum Hafen Wien bzw. der WHG und der WHV gehören-

den Liegenschaften wurde vom Kontrollamt festgestellt, dass teilweise in den entlege-

neren Gebieten - insbesondere in Nachbarschaft zu Kleingartensiedlungen und Durch-

zugsstraßen - illegal Müll (Kühlschränke, Computer, WC-Schüsseln) entsorgt worden

war. Weiters wurde im Zusammenhang mit illegalen Müllablagerungen festgestellt, dass


vereinzelt Lkw-Fahrerinnen bzw. Lkw-Fahrer im Zuge von Rastpausen Abfälle am

Straßenrand entsorgen.

Das Kontrollamt erhob, dass zur Beseitigung dieser Müllablagerungen sowie zur Ge-

währleistung der Einhaltung von sicherheitstechnischen Vorschriften für Objekte und

Liegenschaften von der Abteilung Immobilienverwaltung regelmäßig Begehungen

durchgeführt werden. Feststellungen von Mängeln werden per E-Mail an die Abteilung

Technik und Sicherheit zur Behebung der festgestellten Missstände weitergeleitet. Die

dort im Outlook-System in Evidenz gehaltenen Meldungen von Missständen werden

nach Dringlichkeit gereiht und vom abteilungsinternen Personal abgearbeitet. Das Da-

tum der Erledigung wird in der Abteilung Technik und Sicherheit ebenfalls wieder im

Outlook-System erfasst. Da die Rückmeldungen bzgl. der Beseitigung der Missstände

an die Immobilienverwaltung nicht durchgehend erfolgen, empfahl das Kontrollamt,

dass die Abteilung Technik und Sicherheit bei der Eintragung des Datums der Erledi-

gung im Outlook-System eine diesbezügliche automatische Meldung an die Abteilung

Immobilienverwaltung generiert. Damit sollte sichergestellt sein, dass die in den Kom-

petenzbereich der Abteilung Immobilienverwaltung fallende Zuständigkeit für die Nach-

kontrolle besser wahrgenommen werden könnte.

Stellungnahme der Wiener Hafen Management GmbH:

Seitens der Immobilienverwaltung werden künftig verstärkt Be-

gehungen durchgeführt und dokumentiert, ob illegale Müllablage-

rungen auf den Liegenschaften sowie diverse Mängel bzgl. sicher-

heitstechnischer Vorschriften für Objekte und Liegenschaften vor-

gefunden wurden.

Allfällige Missstände werden künftig von der Abteilung Technik be-

hoben und nach Beseitigung dieser erfolgt gemäß der Empfehlung

des Kontrollamtes eine Meldung an die Abteilung Immobilienver-

waltung.


5.2 Kautionen und Bankgarantien Im Bereich der Vermietung von Objekten - Gebäuden bzw. einzelnen Räumlichkeiten -

wurden jeweils Kautionen in bar oder in Form von Bankgarantien mit befristeter Laufzeit

in der Höhe von drei Monatsmieten inkl. USt von der Mieterin bzw. vom Mieter einge-

fordert. Bei erfolgloser Mahnung einer Mieterin bzw. eines Mieters im Fall eingetretener

Zahlungsversäumnisse wurde üblicherweise in einem Zeitraum von zwei bis drei Mo-

naten der als Kaution hinterlegte Betrag zur Abgeltung des ausständigen Mietzinses

herangezogen und in weiterer Folge die Angelegenheit einer Rechtsvertretung der

WHG bzw. der WHV zur Eintreibung der darüber hinaus noch ausständigen Geldforde-

rungen übergeben.

Wie die gängige Praxis im Hafen Wien zeigte, handelt es sich bei derartigen Mietzins-

rückständen oft nur um kurz- bis mittelfristig eingetretene Zahlungsschwierigkeiten der

jeweiligen Mieterinnen bzw. Mieter, die nicht zwangsläufig zu deren Auszug aus den

angemieteten Objekten führen müssen. Allerdings zeigte die Einschau in die entspre-

chenden Unterlagen, dass in jenen Fällen, wo hinterlegte Kautionen zur Abgeltung von

offenen Mietzinsrückständen herangezogen wurden, eine neuerliche Einforderung der

Kautionen bis zur vollen Höhe nicht durchgeführt wurde. Um den dahinter liegenden

Grund von Kautionen, nämlich u.a. die Absicherung der Vermieterin bzw. des Vermie-

ters gegen Zahlungsausfälle, auch weiterhin wahrnehmen zu können, empfahl das

Kontrollamt, die in derartigen Fällen bereits aufgebrauchten und somit ausständigen

Kautionen konsequent und rasch wieder einzufordern, zumal in den zugrunde liegenden

Bestandverträgen sinngemäß festgehalten ist, dass durch die Inanspruchnahme der

Kaution durch die WHG bzw. die WHV diese von der Mieterin bzw. dem Mieter unver-

züglich wieder zu ergänzen sei.

Darüber hinaus wurde festgestellt, dass zugunsten der WHG bzw. der WHV hinterlegte

Bankgarantien zumeist mit einer Befristung von ein bis zwei Jahren ausgestellt werden.

Wie jedoch im Rahmen der Einschau festgestellt wurde, fanden sich keine schriftlichen

Regelungen bzgl. der Evidenthaltung von Kautionen und diesbezüglicher Bankgaran-

tien. Es wurde daher generell empfohlen, die Zuständigkeiten für die Erstellung und

Aktualisierung derartiger Evidenzlisten samt der diesbezüglichen Überwachung schrift-

lich festzuhalten.


Wie die Einschau zeigte, werden im Rahmen der Verpachtung von Flächen keine Kau-

tionen oder Bankgarantien abverlangt. Die dabei zur Verrechnung gelangenden Pacht-

entgelte belaufen sich zwischen wenigen tausend und einer halben Mio.EUR pro Jahr.

Es wurde daher im Zusammenhang mit der Verpachtung von Flächen angeregt zu

überlegen, ob die Einführung von Kautionen auch in diesem Bereich für die WHG bzw.

die WHV zur Verminderung des Risikos von Zahlungsausfällen sinnvoll wäre.


Die WHG und die WHV werden in Zukunft ausständige Kautionen

konsequent und rasch wieder einfordern, wenn Kautionen für die

Abdeckung offener Forderungen verwendet werden können.

Die beiden Gesellschaften sind dabei, die Empfehlung bzgl.

schriftlicher Regelung der Evidenzhaltung von Kautionen und

diesbezüglichen Bankgarantien umzusetzen und erstellen zu die-

sem Zweck derzeit einen schriftlichen Leitfaden.

Der Hafen Wien wird in Zukunft bei neuen Flächenvermietungen

Kautionen einheben, wenn die Mietvorschreibung monatlich

durchgeführt wird.

5.3 Höhe der verrechneten Mietpreise Die verrechneten Mietpreise des Hafen Wien für Büroräumlichkeiten lagen zum Zeit-

punkt der Einschau in einer Bandbreite von 10,-- EUR bis 12,50 EUR und bewegten

sich lt. Auskunft der Verantwortlichen des Hafen Wien im oberen Bereich der in diesem

Segment am Markt erzielbaren Preise. Auch im Vergleich zum Immobilienpreisspie-

gel 2009 der Wirtschaftskammer Österreich, Fachverband der Immobilien- und Ver-

mögenstreuhänder erschienen die zur Verrechnung gelangten Mietpreise als zweck-

mäßig. Prinzipielle Grundlage zur Festsetzung der Höhe der zu verrechnenden Miet-

preise bildete eine hafeneigene Preisliste, zu der es jedoch im Einzelfall bei Vorliegen

bestimmter Gründe (siehe Pkt. 4.2) zu Abweichungen kam. Insbesondere bei Unter-

schreitung dieser Listenpreise empfahl das Kontrollamt, die jeweiligen Beweggründe im

Hinblick auf die Möglichkeit einer späteren Nachprüfbarkeit schriftlich festzuhalten.



Eine Abweichung zur hafeninternen Preisliste tritt in der Praxis ge-

gebenenfalls bei sogenannten Paketlösungen auf. In Hinkunft wer-

den die jeweiligen Beweggründe für eine spätere Nachprüfbarkeit

festgehalten.

5.4 Mietpreiskalkulationen im Zusammenhang mit Sanierungsmaßnahmen Erforderliche Sanierungsmaßnahmen bei Nachvermietungen wurden im Rahmen von

Preiskalkulationen in kurzfristig - innerhalb von drei Jahren beispielsweise für Ausma-

len, Bodenerneuerung - und langfristig - innerhalb von zehn Jahren beispielsweise für

neue Elektroleitungen, Sanitäranlagen - zu amortisierende Investitionen unterschieden,

welche in den künftigen Mietzinsen berücksichtigt werden. In diesem Zusammenhang

regte das Kontrollamt an, die im Rahmen der Objektvermietung unbefristet abgeschlos-

senen Bestandverträge künftig um einen entsprechenden Passus zu ergänzen, welcher

einen Kündigungsverzicht durch die Mieterin bzw. den Mieter für zumindest drei Jahre

vorsieht.

Die erwähnten Mietpreiskalkulationen werden üblicherweise im Schnellverfahren auf

Notizzetteln durchgeführt und in der Folge nicht weiter in Evidenz gehalten. Im Hinblick

auf die Gewährleistung von Transparenz und Nachvollziehbarkeit empfahl das Kontroll-

amt, die im Zusammenhang mit Sanierungsmaßnahmen von Büroräumlichkeiten

durchgeführten Mietpreiskalkulationen künftig zu dokumentieren und durch Beilage zu

den entsprechenden Mietverträgen in Evidenz zu halten.


In Hinkunft wird bei Neuvermietungen mit größeren Sanierungs-

maßnahmen ein Kündigungsverzicht des Mieters von mindestens

drei Jahren vereinbart werden.

Die Mietpreiskalkulationen für Büroräumlichkeiten und Lagerhallen

werden in Hinkunft in der Abteilung Immobilienverwaltung abge-

legt.


5.5 Anerkennungszins für die Straßenbenützung Die WHG und die WHV unterliegen einer gesetzlich festgelegten Verpflichtung zur Rei-

nigung und Schneeräumung der in ihrem Eigentum befindlichen Straßen. Zur Abde-

ckung der dabei anfallenden Kosten beinhalten die Bestandverträge entsprechende

Vereinbarungen bzgl. der Entrichtung eines Anerkennungszinses für den Fall der Be-

nützung dieser Privatstraßen durch die Mieterin bzw. den Mieter. Wie die stichproben-

weise Einschau in die Bestandverträge zeigte, wurde in vereinzelten Fällen bei nach-

träglichen Flächenerweiterungen keine Anpassung des Anerkennungszinses für die

Straßenbenützung vorgenommen. Im Hinblick auf die Sicherstellung der vollständigen

Verrechnung des Straßenbenützungszinses empfahl das Kontrollamt, einen Passus in

die Bestandverträge aufzunehmen, welcher die Anpassung des Anerkennungszinses

für die Straßenbenützung im Verhältnis der erweiterten Fläche zur ursprünglich ge-

pachteten Fläche vorsieht.


In Hinkunft wird bei Flächenerweiterungen, die mit einer stärkeren

Benutzung der Privatstraßen oder der Benutzung von zusätzlichen

Privatstraßenteilen einhergehen, der Anerkennungszins für die

Straßenbenützung erhöht.

5.6 Valorisierung des Mietzinses In den Bestandverträgen für Liegenschaften und Büroräumlichkeiten ist es Usance der

WHG bzw. der WHV, den jeweils zugrunde gelegten Bestandzins entsprechend den

Veränderungen des Verbraucherpreisindex jährlich anzupassen. Wie die Einschau

zeigte, wurde in vereinzelten Verträgen die tatsächliche Mietzinserhöhung vom Über-

schreiten eines Schwellenwertes abhängig gemacht, wobei unter diesem Schwellenwert

stattgefundene Indexsteigerungen unberücksichtigt blieben. Da sich eine derartige Re-

gelung ertragsmäßig nachteilig auf das Ergebnis des Hafen Wien auswirkt, wird emp-

fohlen, künftig in den Bestandverträgen die Veränderung des Mietzinses ausschließlich

an die jährliche Veränderung des Verbraucherpreisindex zu knüpfen.



Soweit nicht an bestehende Verträge angeknüpft wird, wird bereits

jetzt versucht, keine Indexschwellen mehr zu vereinbaren, son-

dern jährliche Indexerhöhungen durchzuführen.

5.7 Schriftlichkeit von Verträgen Wie eine Besichtigung der Liegenschaften des Hafen Wien ergab, befindet sich in der

Nähe zur Reichsbrücke am rechten Donauuferstreifen, angrenzend an das Schifffahrts-

gebäude, eine Stellplatzfläche für Pkw. Als Unterbestandnehmer dieser Fläche fungiert

im eigenen Namen und auf eigene Rechnung ein Einzelunternehmen auf Basis eines

jeweils einjährigen Unterpachtverhältnisses, welches letztmalig bis Ende Dezem-

ber 2010 abgeschlossen wurde. Nach kurzeitig anderslautenden Überlegungen äußerte

der bisherige Unterpächter gegen Ende des Jahres 2010 den Wunsch, den Unterpacht-

vertrag um ein weiteres Jahr zu verlängern. Wie das Kontrollamt im Rahmen seiner

Einschau feststellte, wird diese Stellplatzfläche auch weiterhin von diesem Unterpächter

genutzt, ohne dass hiefür wie bisher eine schriftliche Verlängerung des Unterpachtver-

trages um ein weiteres Jahr vorangegangen wäre. Das derzeitige Unterpachtverhältnis

basiert somit auf einer konkludenten Willenserklärung der beiden Vertragspartnerinnen

bzw. Vertragspartner in Form der weiterhin erfolgten Entrichtung des Pachtzinses durch

den Unterpächter bzw. dessen Entgegennahme durch die WHV. Im Hinblick auf die

Rechtssicherheit und die Nachvollziehbarkeit detaillierter Vertragsinhalte empfahl das

Kontrollamt, auch dem aktuellen Unterpachtverhältnis - wie bei der WHG bzw. WHV

generell üblich - eine schriftlich festgehaltene Vereinbarung zugrunde zu legen.


Der angesprochene Bestandvertrag wurde bereits schriftlich abge-

schlossen.

5.8 Homepage Hafen Wien Der Hafen Wien verfügt über eine eigene Homepage im World Wide Web, welche u.a.

sämtliche Spartenbereiche der Unternehmensgruppe vorstellt. Unter der Sparte Ver-

mietung und Verpachtung wird u.a. generell auf das Angebot von Liegenschaften zur


Betriebsansiedlung sowie von Büroräumlichkeiten und Lagerhallen mit guter Anbindung

an das regionale und internationale Straßen- und Schienennetz verwiesen.

Nach Ansicht des Kontrollamtes wäre jedoch der Internetauftritt der Immobilienverwal-

tung hinsichtlich der Gewinnung von Kundinnen bzw. Kunden weitaus offensiver zu ge-

stalten. Als Beispiel wurde in diesem Zusammenhang auf die Website der "Wirtschafts-

agentur Wien. Ein Fonds der Stadt Wien." verwiesen, wo die vorhandenen Liegenschaf-

ten und Büroflächen mit detaillierter Lagebeschreibung anhand des Stadtplans sowie

entsprechender Fotos unter Angabe der noch frei verfügbaren Flächen vorgestellt wer-

den. Es wurde daher empfohlen, den Bereich Immobilienmanagement auf der Website

des Hafen Wien zu überarbeiten und informativer zu gestalten.


Die Empfehlung des Kontrollamtes wird aufgegriffen und eine ent-

sprechende Homepage-Adaptierung vorgenommen.

5.9 Unentgeltliche Nutzungen Die Verpachtung von Liegenschaften und die entgeltliche Bereitstellung von Büroräum-

lichkeiten und betrieblich genutzten Gebäuden sind wesentliche wirtschaftliche Stand-

beine des Hafen Wien bzw. der WHG und der WHV. Daneben gibt es vereinzelte Pre-

karia (Bittleihen), in deren Rahmen kleinere Grundflächen bzw. Büroräumlichkeiten

(exkl. Betriebskosten) unentgeltlich zur Nutzung bei jederzeitiger Widerrufbarkeit zur

Verfügung gestellt werden. Nutznießerinnen derartiger Prekaria sind u.a. die Polizei und

das Zollamt Wien (teilweise) infolge der Bereitstellung von Büroräumlichkeiten sowie

vereinzelte Unternehmen, welchen angrenzende, durch den Hafen Wien wirtschaftlich

nicht nutzbare Flächenstreifen überlassen werden.

Die Vorteile dieser Prekaria liegen für die WHG und die WHV in einem verstärkten Si-

cherheitsaspekt durch die Anwesenheit der Polizei vor Ort, der - vor allem historisch zu

sehenden - Vereinfachungen in Verzollungsangelegenheiten durch die an Ort und Stelle

befindliche Zollbehörde sowie der unentgeltlichen Pflege der für die Wiener Hafenge-

sellschaften wirtschaftlich nicht nutzbaren Restflächen.


Darüber hinaus stellte das Kontrollamt im Rahmen seiner Einschau fest, dass neben

den o.a. unentgeltlichen Nutzungen in Form von Prekaria an zwei weitere Nutzerinnen

wirtschaftlich verwertbare Büroräumlichkeiten im Ausmaß von jeweils 51 m2 bzw. 60 m2

unentgeltlich zur Verfügung gestellt werden. Da im Gegensatz zu den o.a. Prekaria im

Zusammenhang mit der unentgeltlichen Bereitstellung dieser beiden Büroräumlichkei-

ten nach Ansicht des Kontrollamtes kein wie immer gearteter Vorteil für die WHG bzw.

die WHV zu erkennen war, wurde empfohlen, diese beiden Prekaria zu beenden und

Büroräumlichkeiten nur gegen Entrichtung eines angemessenen Entgelts zur Verfügung

zu stellen.


Die beiden Prekaria im Bereich der Büroräumlichkeiten verur-

sachen dem Hafen Wien keine wirtschaftlichen Nachteile, da im

Fall einer Verwertung der Räumlichkeiten eine sofortige Räumung

vereinbart wurde und bis dato die Räumlichkeiten nicht vermietet

waren.

5.10 Regelung der Kompetenzen und Zuständigkeiten Das im Rahmen der ISO-Zertifizierung 9001 erstellte Qualitätshandbuch der WHG und

der WHV regelt die Kompetenzen und Zuständigkeiten für die Bereiche Hafenumschlag,

Lagerung, Auto-Terminal und stellt diese Regelungen auch in Form von Flussdiagram-

men dar. Für den Bereich Betriebsansiedlungen finden sich Regelungen lediglich zu

den Verfahrensabläufen bzgl. der Ausstellung von Rechnungen und Gutschriften. Die

Kompetenzen und Zuständigkeiten im Bereich Immobilienmanagement waren zum

Zeitpunkt der Einschau noch nicht schriftlich festgelegt worden.

Im Hinblick auf eine möglichst effiziente Abwicklung des Immobilienmanagements

empfahl daher das Kontrollamt, auch für diesen Bereich verbindliche Regelungen

schriftlich festzuhalten, in denen die Schnittstellen zwischen den Geschäftsführern und

den ihnen zugeordneten Abteilungen und deren Zuständigkeiten und Kompetenzen klar

und eindeutig nachvollziehbar dokumentiert sind. Letztlich sollte damit sichergestellt

sein, dass die Letztverantwortung bei Angelegenheiten, welche den Immobilienbereich


betreffen, auch in der Abteilung Immobilienverwaltung bzw. dem für diesen Geschäfts-

bereich zuständigen Geschäftsführer liegt.

Im Jahr 2010 wurden durch die beiden neuen Geschäftsführer auch Änderungen im

Organigramm des Hafen Wien vorgenommen. Die wesentlichste Änderung den Bereich

Immobilienmanagement betreffend umfasste die Abtrennung der Bereiche Sicherheit

und Technik aus dem Verantwortungsbereich des für Immobilien zuständigen Ge-

schäftsführers mit Übertragung dieser Zuständigkeit an den anderen Geschäftsführer,

der auch für die neu geschaffene Abteilung Projektentwicklung verantwortlich ist.

Um auch nach dieser Organisationsänderung den Informationsfluss zwischen den Ab-

teilungen zu gewährleisten, empfahl das Kontrollamt die Kommunikationswege derart

festzulegen, dass wichtige Informationen rasch bei den Verantwortlichen der zuständi-

gen Abteilungen eintreffen.


Die Geschäftsführung wird der Eigentümervertretung eine opti-

mierte Organisationsstruktur zur effizienteren Zusammenarbeit der

Bereiche Projektentwicklung, Technik sowie Immobilienverwaltung

inkl. Sonderprojekt Immobilien vorlegen. Dadurch sollen der Infor-

mationsaustausch zwischen den Abteilungen künftig verbessert

sowie Reibungsverluste bei der abteilungsübergreifenden Umset-

zung diverser Projekte vermieden werden. Der Fokus soll künftig

verstärkt auf rasche Entscheidungsfindung und eindeutige Verant-

wortlichkeiten gelegt werden.


Die Stellungnahme der geprüften Einrichtung ist den jeweiligen Berichtsabschnitten zu-

geordnet worden.

Der Kontrollamtsdirektor:

Dr. Peter Pollak, MBA

Wien, im August 2011


ABKÜRZUNGSVERZEICHNIS UND ALLGEMEINE HINWEISE

ISO ............................................... Internationale Organisation für Normung

Lkw ............................................... Lastkraftwagen

Pkw............................................... Personenkraftwagen

UGB.............................................. Unternehmensgesetzbuch

UmwG .......................................... Umwandlungsgesetz

WH ............................................... Wien Holding GmbH

WHG............................................. Wiener Hafen, GmbH & Co KG

WHL ............................................. Wiener Hafen, Lager- und Umschlagsbetriebe Ge-

sellschaft m.b.H.

WHM ............................................ Wiener Hafen Management GmbH

WHV ............................................. Wiener Hafen und Lager Ausbau- und Vermögens-

verwaltung, GmbH & Co KG

Magistratsabteilung 69 - Liegenschaftsmanagement

Allfällige Rundungsdifferenzen bei der Darstellung von Berechnungen wurden nicht

ausgeglichen.

Es wurden schützenswerte personenbezogene Daten im Sinn der rechtlichen Verpflich-

tung anonymisiert sowie auf die Wahrung von Geschäfts- und Betriebsgeheimnissen

Bedacht genommen, wodurch die Lesbarkeit des Berichtes beeinträchtigt sein könnte.

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