WMS ÜberblickWorkflow Management System

REV WMS_201907_APM_HLE

Prozess vs. Workflow

Prozess = fachliche Sicht auf den Geschäftsprozess, dieser kann in Teilprozesse

untergliedert werden, folgend: Eingangsrechnungsprozess

Workflow = Abbildung des Prozesses im digitalen Workflowsystem

• Workflow besteht aus mehreren Workflowschritten => Aktivitäten (technische Sicht)

• BA = Benutzer Aktivitäten => Benutzereingabe über Workflow-Portal

• SA = System Aktivitäten => z.B. aut. E-Mailversand, Datenbankabfrage

• Workflow besteht aus mehreren Aufgaben => Anwendersicht

Rechnungseingang Rechnungsprüfung Rechnungsfreigabe

Begriffsdefinition

• APM = Accantum Prozess Manager

Überbegriff für alle Methoden und Werkzeuge zum Managen von Prozessen

• WMS = Workflow Management System

besteht derzeit aus Workflow Studio + Workflow Portal

• WS = Workflow Studio

Software, um Prozesse als digitalen Workflow zu erzeugen und zu administrieren

• WF = Der Workflow Flowchartdesigner ist Bestandteil des WS und ermöglicht die

grafische Gestaltung von Workflows mittels Flowcharts.

• WD = Workflow Definition

Digitale Definition des Ablaufs eines Prozesses wie Eingangsrechnung

Workflow Definitionen können über den Accantum Store angeboten werden!

• WI = Workflow Instanz

Genau ein Durchlauf des WF Eingangsrechnung mit einer expliziten Rechnung

• WP = Workflow Portal

Web-Anwendung für Benutzereingaben (Bearbeitung von Benutzer-Aktivitäten)

Workflow Management Systemaufbau

WMS

Dienste

Windows Dienst

Prozessausführung

WM

Studio

Windows Desktop-Anwendung

Prozessdefinition,

Systemadministration

WP

Workflow Portal

Webanwendung

Bearbeitung von Benutzer-

Aktivitäten, Dashboard

WM Datenbank MS SQL Server

Interne Datenbank des APM

Weitere

Datenbanken

Prozesse im WMS können auf

beliebige Datenbanken zugreifen

(MS SQL Server, ODBC).

Drittsysteme,

Accantum

Im WMS definierte Prozesse

können mit Drittsystemen (u.a.

Accantum) kommunizieren.

WMS - Dienste

WM - Datenbank

Accantum

Drittsysteme

Weitere Datenbanken

WP – Web Portal WM – Studio

WMS - Systemvoraussetzungen

• Client Betriebssystem: Windows 10

• Dienst: Windows-Server 2012 oder höher

• Web-Anwendung

• Web-Server (IIS)

• U.a. Microsoft Edge, Google Chrome, Mozilla Firefox

• SQL Server 2012 oder höher

Workflowstudio

• Workflow Definitionen grafisch gestalten / umsetzen

• Prozessautomation (Ausführungspläne definieren)

• Mandanten verwalten

• Benutzer und Gruppen verwalten

• System administrieren

• System und Workflow-Instanzen überwachen

Aktivitäten mit Drag & Drop einfügen

Es gibt die unterschiedlichsten Aktivität-Sammlungen, so für Accantum, Datei & Ordner, PDF-Bearbeitung etc.

Diese werden stetig von Accantum und unseren Partnern ergänzt und weiterentwickelt.

Workflowdefinition als Flowchart WD als Baumstruktur

Ein Workflow ist beschrieben durch seine Workflowdefinition und kann beliebig viele Workflowinstanzen ausführen.

Eine aktiver Urlaubsantrag = Workflowinstanz, IT-Technische Codierung des Urlaubsantrages = Workflowdefinition.

Einmal entwickelte Workflowdefinitionen sowie Aktivitäten können wiederverwendet / mehrfach eingesetzt werden.

Workflowstudio - Ausführungspläne

Ein Ausführungsplan startet automatisiert eine Workflowdefinition.

WMS Aktivitäten Bundle 2019 (Standardauslieferung)

Aktivitäten Bundle „Accantum“

Die Aktivitäten Bundle werden ständig erweitert.

Workflows

Gruppen u.Benutzer

Einstellungen

StatistikenSystemüberwachung und

SteuerungRessourcen

MandantenSystem-Administrator

verwaltet

Zugriff auf

GibtMandanten frei

…

Mandantenmodell

Lizenzmodell

• System-Lizenz

• Anzahl Mandanten

• Anzahl Benutzer im System

• Anzahl Workflow-Definitionen im System

• Verfügbare Aktivitäten Sammlungen für das System

• Mandanten-Lizenz (optional)

• Aktivitäten Sammlungen (additiv zu Aktivitäten Sammlungen aus der Serverlizenz)

Mandanten

Systemlizenz

System-Administrator Mandantenlizenz

Mandantenlizenz

Mandantenlizenz

Verteilt Anzahl der Workflow-Definition und Benutzer der

Serverlizenz auf die Mandanten

System

Workflowportal (Ausblick)

• Benutzer-Aktivitäten und zugehörige Dokumente einsehen

• Benutzer-Aktivitäten bearbeiten

• Inhalt der Benutzer-Aktivitäten ist konfigurierbar

• Dashboard mit Statistiken und Berichte

• Einstellungen zur automatischen Benachrichtigung

• Vertreterregelung (zeitgesteuert)

• Responsive Design (Mobile-Unterstützung)

Workflowportal – Aktivitätenliste Beispiel

Workflowportal – Benutzerdefinierte Ansichten Beispiel

Aktivität ist von einem Benutzer gesperrt

Benutzerdefinierte Ansichten:Eine Ansicht legt fest … :▪ … welche Aktivitäten angezeigt werden (Filter),▪ … wie die Liste sortiert ist,▪ … welche Spalten angezeigt werden.

Hauptmenü

Workflowportal – Rechnungserfassung Beispiel

Produkt Komponenten

Als Oberfläche für Benutzereingaben / Benutzeraktivitäten kann das DMS 2019 (verfügbar ab Juli 2019) sowie das

Workflowportal 2020 (verfügbar ab Q1 2020) verwendet werden. Es gibt auch Installationen wo beide Oberflächen zum

Einsatz kommen, daß DMS auf festen Windows Arbeitsplätzen und das Workflowportal für mobile Endgeräte.

Workflow Studio2019

Accantum DMS2019

Workflow Portal2020