Workflow ‚automatisierte

Zahlungsanordnung‘5. Saarländisches 5. Saarländisches

eGovernment-ForumeGovernment-Forum3. Dez. 20043. Dez. 2004Jürgen H. Michel

Leiter der Stabsstelle Neues Finanzwesender Landeshauptstadt Saarbrücken

Projektrahmen

• EU-Projekt SPES (EU-Projekt SPES (Setting Processes for electronic Setting Processes for electronic Signature)Signature)

Anwendung der elektronischen Signatur in der Anwendung der elektronischen Signatur in der KommunalverwaltungKommunalverwaltung

Beteiligt: Bologna, Norfolk, Prato, SaarbrückenBeteiligt: Bologna, Norfolk, Prato, Saarbrücken

• Projekte in SaarbrückenProjekte in Saarbrücken Grabmalgenehmigung (Signatur Stufe 3 / 3+)Grabmalgenehmigung (Signatur Stufe 3 / 3+) Formularserver als Grundlage der elektronischen Formularserver als Grundlage der elektronischen

PoststellePoststelle(Signatur Stufe 3 / 3+)(Signatur Stufe 3 / 3+)

Urlaubsschein (Signatur Stufe 2)Urlaubsschein (Signatur Stufe 2) Automatisierte Anordnung (Signatur Stufe 2)Automatisierte Anordnung (Signatur Stufe 2)

Projektumfeld

• 20 Standorte20 Standorte• ca. 130 MitabeiterInnen zur ca. 130 MitabeiterInnen zur

MittelbewirtschaftungMittelbewirtschaftung• ca. 140 Anordnungsberechtigte mit ca. 140 Anordnungsberechtigte mit

ca. 170 Berechtigungenca. 170 Berechtigungen• ca. 180.000 Anordnungen p.a.ca. 180.000 Anordnungen p.a.• HKR-System: SAPHKR-System: SAP

User-ExitsUser-Exits BürofunktionenBürofunktionen WorkflowgeneratorWorkflowgenerator

Projektziel• Beschleunigung des Beschleunigung des

AnordnungsverfahrensAnordnungsverfahrens• Entlastung der Kasse durch Wegfall der Entlastung der Kasse durch Wegfall der

PrüfungenPrüfungen Fälligkeit der ZahlungFälligkeit der Zahlung Einhaltung der BefugnisseEinhaltung der Befugnisse Unterschrift der AnordnungsberechtigtenUnterschrift der Anordnungsberechtigten FeststellungsvermerkFeststellungsvermerk (Sollstellung)(Sollstellung)

• KostenreduzierungKostenreduzierung PapierersparnisPapierersparnis Wegfall der TransportwegeWegfall der Transportwege

Maßnahmen

• Ersatz der förmlichen Zahlungsanordnung Ersatz der förmlichen Zahlungsanordnung durch durch die elektronische Anordnungdie elektronische Anordnung

• Ersatz der Unterschrift auf Papier durch Ersatz der Unterschrift auf Papier durch die elektronische Signaturdie elektronische Signatur

• Ersatz des zentralen Anordnungsarchivs bei Ersatz des zentralen Anordnungsarchivs bei der Kasse durch dezentrale Archivierung der der Kasse durch dezentrale Archivierung der zahlungsbegründenden Belegezahlungsbegründenden Belegebei den Buchungsstellenbei den Buchungsstellen

• (zunächst) keine elektronische Archivierung (zunächst) keine elektronische Archivierung der zahlungsbegründenden Unterlagender zahlungsbegründenden Unterlagen

Gesetzliche Grundlagen

• GemeindekassenverordnungGemeindekassenverordnungDer Entwurf zur neuen GemKVO erlaubtDer Entwurf zur neuen GemKVO erlaubt elektronische Signaturen der Stufen 2 elektronische Signaturen der Stufen 2

oder 3oder 3 Archivierung der Archivierung der

zahlungsbegründenden Unterlagen zahlungsbegründenden Unterlagen beim Fachamtbeim Fachamt

• SignaturgesetzSignaturgesetz

Signaturen gem. Signaturgesetz

• Stufe 1: (einfache) elektronische SignaturenStufe 1: (einfache) elektronische Signaturen• Stufe 2: Fortgeschrittene elektronische Stufe 2: Fortgeschrittene elektronische

SignaturenSignaturen1.1. Eindeutig dem Signaturschlüssel-Inhaber Eindeutig dem Signaturschlüssel-Inhaber

zugeordnetzugeordnet2.2. Identifizierung des Schlüsselinhabers möglichIdentifizierung des Schlüsselinhabers möglich3.3. Mit Mitteln erzeugt, die der Signaturinhaber unter Mit Mitteln erzeugt, die der Signaturinhaber unter

seiner alleinigen Kontrolle hatseiner alleinigen Kontrolle hat4.4. Nachträgliche Veränderung von Daten wird erkanntNachträgliche Veränderung von Daten wird erkannt

• Stufe 3: Qualifizierte elektronische SignaturenStufe 3: Qualifizierte elektronische Signaturen• Stufe 3+: Qualifizierte elektronische Stufe 3+: Qualifizierte elektronische

Signaturen mit Anbieter-AkkreditierungSignaturen mit Anbieter-Akkreditierung

Aufgaben

• Einrichten des Workflows im SAPEinrichten des Workflows im SAP• Erstellung der Tabellen zu den Erstellung der Tabellen zu den

AnordnungsberechtigungenAnordnungsberechtigungen• Entwicklung eines zusätzlichen Entwicklung eines zusätzlichen

(Passwort)-Verfahrens(Passwort)-Verfahrensgem. Signaturgesetz Stufe 2gem. Signaturgesetz Stufe 2

Standard-Workflow

Zahlbar an $

Rechnung Buchhaltung

Prüfung

$$

Kasse

$

$

Sollbuchung

$

Zahlung

Anordnungs-berechtigter

Anordnung

Ablehnung

Geneh migung

Sonder-WorkflowZahlba

r an $

Rechnung Buchhaltung

Prüfung

$$

Kasse

$

$

Sollbuchung

$

Zahlung

Vorgesetzter

Anordnung

Ablehnung

Geneh migung

Prüfung

Anordnungs-berechtigter

Ablehnung

Workflow – Anordnung erfassen

Mit der Speicherung der Anordnung werdenauch die Feststellungs-vermerke bestätigt !

Die Anord-nungsnummer wird nach der Speicherung angezeigt und auf dem begründenden Beleg vermerkt

Workflow - GenehmigungAnordnung im Posteingang des Anordnungsberechtigten

Anordnungsnummer

Workflow - GenehmigungEingabe des Signatur-Passwortes

Das Signaturpasswort kann nur von denAnordnungsberechtigten selbst geändert werden.Bei Verlust muss eine neue Signatur angelegt werden.

Workflow - GenehmigungGenehmigung oder Ablehnung der Anordnung

Der/die Anordnungsbefugte kann sich die Anordnung in Verbindung mit dem begründenden Beleg ansehen und dann entscheiden, ob er sie genehmigt oder ablehnt.

Workflow – Sollstellung KasseAnordnung im Posteingang der SachbearbeiterInnen der Kasse

Sie können sich die Anordnung ansehen und per Doppelklick zum Soll stellen

Jährliche Einsparungen

Sachkosten (Papier, Ordner, Regale, Raumkosten) 3.000 €

Personalkosten 177.000 €

Gesamteinsparungen p.a. 180.000 €

Vielen Dank für Ihre

Aufmerksamkeit