Zeitplanung Verband der Immobilienverwalter Berlin Brandenburg e.V. Workshop VDIVBB, 21.2.2013,...

Zeitplanung

Verband der Immobilienverwalter Berlin Brandenburg e.V.

Workshop VDIVBB, 21.2.2013, Bernd Schneider, Stadt-Art

Hausverwaltung

Typische Probleme:

Ich habe zu viel Arbeit auf dem Tisch !

Die Anforderungen sind zu hoch !

Ich schaffe auf keinen Fall ein weiteres Objekt !



Hausverwaltung



Hausverwaltung

Planung



Hausverwaltung

Kalenderprobleme

- Besprechungen, Besuche, Termine

- Nicht jedoch produktive TätigkeitZitat: René Marchand, Schweiz



Hausverwaltung

Tipps zur Kalenderführung

1.Vereinbaren Sie Termine mit Ihren Aufgaben

2.„Bleistift-Trick“ Buchen Sie auch die Zukunft

3.Mindestens zwei familiäre Termine pro Woche

Zitat: Werner Tiki Küstenmacher



Hausverwaltung

Beispiel

Haus- und WEG Verwaltung



Hausverwaltung

Aufgabenteilung

HauptgliederungHauptgliederung

Objekt-Verantwortung


DezentraleAufgaben

DezentraleAufgaben

Planbare und nicht planbare Aufgaben

HauptgliederungHauptgliederung



Dezentrale Aufgaben

Dezentrale Aufgaben

RoutineaufgabenRoutineaufgaben TagesgeschäftTagesgeschäft RoutineaufgabenRoutineaufgaben TagesgeschäftTagesgeschäft

Wiederkehrende / planbare Aufgaben

RoutineRoutine


RoutineRoutine

TäglichTäglich


RoutineRoutine

TäglichTäglich WöchentlichWöchentlich


RoutineRoutine

TäglichTäglich WöchentlichWöchentlich MonatlichMonatlich


RoutineRoutine

TäglichTäglich WöchentlichWöchentlich MonatlichMonatlich QuartalQuartal


RoutineRoutine

TäglichTäglich WöchentlichWöchentlich MonatlichMonatlich QuartalQuartal HalbjährlichHalbjährlich


RoutineRoutine

TäglichTäglich WöchentlichWöchentlich MonatlichMonatlich QuartalQuartal HalbjährlichHalbjährlich jährlichjährlich


RoutineRoutine


Kontrolle BankKontrolle Bank


RoutineRoutine



LiquiditätLiquidität


RoutineRoutine




PosteingangPosteingang


RoutineRoutine





WV / EmailWV / Email

RessourcenZeitZeit MontagMontag DienstagDienstag MittwochMittwoch DonnerstagDonnerstag FreitagFreitag

9.00 – 9.309.00 – 9.30

9.30 – 10.009.30 – 10.00

10.00 – 10.30 10.00 – 10.30

10.30 - 11.00 10.30 - 11.00

11.00 – 11.3011.00 – 11.30

11.30 – 12.00 11.30 – 12.00

12.00 – 12.3012.00 – 12.30

12.30 – 13.0012.30 – 13.00

13.00 – 13.3013.00 – 13.30

13.30 – 14.0013.30 – 14.00

14.00 – 14.3014.00 – 14.30

14.30 – 15.0014.30 – 15.00

15.30 – 16.0015.30 – 16.00

16.00 – 16.3016.00 – 16.30

16.30 – 17.00 16.30 – 17.00

17.00 – 17.3017.00 – 17.30

PauseZeitZeit MontagMontag DienstagDienstag MittwochMittwoch DonnerstagDonnerstag FreitagFreitag

9.00 – 9.309.00 – 9.30

9.30 – 10.009.30 – 10.00

10.00 – 10.30 10.00 – 10.30

10.30 - 11.00 10.30 - 11.00

11.00 – 11.3011.00 – 11.30

11.30 – 12.00 11.30 – 12.00

12.00 – 12.3012.00 – 12.30

12.30 – 13.0012.30 – 13.00

13.00 – 13.3013.00 – 13.30

13.30 – 14.0013.30 – 14.00

14.00 – 14.3014.00 – 14.30

14.30 – 15.0014.30 – 15.00

15.30 – 16.0015.30 – 16.00

16.00 – 16.3016.00 – 16.30

16.30 – 17.00 16.30 – 17.00

17.00 – 17.3017.00 – 17.30

Liquiplanung / Mail / Planung / Wiedervorlage

ZeitZeit MontagMontag DienstagDienstag MittwochMittwoch DonnerstagDonnerstag FreitagFreitag

9.00 – 9.309.00 – 9.30

9.30 – 10.009.30 – 10.00

10.00 – 10.30 10.00 – 10.30

10.30 - 11.00 10.30 - 11.00

11.00 – 11.3011.00 – 11.30

11.30 – 12.00 11.30 – 12.00

12.00 – 12.3012.00 – 12.30

12.30 – 13.0012.30 – 13.00

13.00 – 13.3013.00 – 13.30

13.30 – 14.0013.30 – 14.00

14.00 – 14.3014.00 – 14.30

14.30 – 15.0014.30 – 15.00

15.30 – 16.0015.30 – 16.00

16.00 – 16.3016.00 – 16.30

16.30 – 17.00 16.30 – 17.00

17.00 – 17.3017.00 – 17.30

Posteingang / Planung


9.00 – 9.309.00 – 9.30

9.30 – 10.009.30 – 10.00

10.00 – 10.30 10.00 – 10.30

10.30 - 11.00 10.30 - 11.00

11.00 – 11.3011.00 – 11.30

11.30 – 12.00 11.30 – 12.00

12.00 – 12.3012.00 – 12.30

12.30 – 13.0012.30 – 13.00

13.00 – 13.3013.00 – 13.30

13.30 – 14.0013.30 – 14.00

14.00 – 14.3014.00 – 14.30

14.30 – 15.0014.30 – 15.00

15.30 – 16.0015.30 – 16.00

16.00 – 16.3016.00 – 16.30

16.30 – 17.00 16.30 – 17.00

17.00 – 17.3017.00 – 17.30

Wiederkehrende / planbare wöchentliche Aufgaben

Routine

Täglich Wöchentlich Monatlich Quartal Halbjährlich jährlich

Kontrolle Bank

Liquidität

Posteingang

Wiedervorlagen

Rücksprache Hauswart

Wiederkehrende / planbare wöchentliche Aufgaben

RoutineRoutine





WiedervorlagenWiedervorlagen

Rücksprache HauswartRücksprache Hauswart

AblageAblage

Telefonat mit dem Hauswart / Planung


9.00 – 9.309.00 – 9.30

9.30 – 10.009.30 – 10.00

10.00 – 10.30 10.00 – 10.30

10.30 - 11.00 10.30 - 11.00

11.00 – 11.3011.00 – 11.30

11.30 – 12.00 11.30 – 12.00

12.00 – 12.3012.00 – 12.30

12.30 – 13.0012.30 – 13.00

13.00 – 13.3013.00 – 13.30

13.30 – 14.0013.30 – 14.00

14.00 – 14.3014.00 – 14.30

14.30 – 15.0014.30 – 15.00

15.30 – 16.0015.30 – 16.00

16.00 – 16.3016.00 – 16.30

16.30 – 17.00 16.30 – 17.00

17.00 – 17.3017.00 – 17.30

Ablage


9.00 – 9.309.00 – 9.30

9.30 – 10.009.30 – 10.00

10.00 – 10.30 10.00 – 10.30

10.30 - 11.00 10.30 - 11.00

11.00 – 11.3011.00 – 11.30

11.30 – 12.00 11.30 – 12.00

12.00 – 12.3012.00 – 12.30

12.30 – 13.0012.30 – 13.00

13.00 – 13.3013.00 – 13.30

13.30 – 14.0013.30 – 14.00

14.00 – 14.3014.00 – 14.30

14.30 – 15.0014.30 – 15.00

15.30 – 16.0015.30 – 16.00

16.00 – 16.3016.00 – 16.30

16.30 – 17.00 16.30 – 17.00

17.00 – 17.3017.00 – 17.30

Wiederkehrende / planbare monatliche Aufgaben

RoutineRoutine







AblageAblage


RoutineRoutine







AblageAblage

MahnvorschlagslistenMahnvorschlagslisten


RoutineRoutine







AblageAblage


MonatsabrechnunungMiethäuser



RoutineRoutine







AblageAblage




Monatsprüfung WEGMonatsprüfung WEG

Wochenplan der zweiten und dritten KW des Monats – Planung Mahnlisten und Monatsabrechnungen


9.00 – 9.309.00 – 9.30

9.30 – 10.009.30 – 10.00

10.00 – 10.30 10.00 – 10.30

10.30 - 11.00 10.30 - 11.00

11.00 – 11.3011.00 – 11.30

11.30 – 12.00 11.30 – 12.00

12.00 – 12.3012.00 – 12.30

12.30 – 13.0012.30 – 13.00

13.00 – 13.3013.00 – 13.30

13.30 – 14.0013.30 – 14.00

14.00 – 14.3014.00 – 14.30

14.30 – 15.0014.30 – 15.00

15.30 – 16.0015.30 – 16.00

16.00 – 16.3016.00 – 16.30

16.30 – 17.00 16.30 – 17.00

17.00 – 17.3017.00 – 17.30

Wochenplan der zweiten KW des Monats / Vorprüfung Monatsabrechnung


9.00 – 9.309.00 – 9.30

9.30 – 10.009.30 – 10.00

10.00 – 10.30 10.00 – 10.30

10.30 - 11.00 10.30 - 11.00

11.00 – 11.3011.00 – 11.30

11.30 – 12.00 11.30 – 12.00

12.00 – 12.3012.00 – 12.30

12.30 – 13.0012.30 – 13.00

13.00 – 13.3013.00 – 13.30

13.30 – 14.0013.30 – 14.00

14.00 – 14.3014.00 – 14.30

14.30 – 15.0014.30 – 15.00

15.30 – 16.0015.30 – 16.00

16.00 – 16.3016.00 – 16.30

16.30 – 17.00 16.30 – 17.00

17.00 – 17.3017.00 – 17.30

Wochenplan der zweiten KW des Monats / Mahnlisten


9.00 – 9.309.00 – 9.30

9.30 – 10.009.30 – 10.00

10.00 – 10.30 10.00 – 10.30

10.30 - 11.00 10.30 - 11.00

11.00 – 11.3011.00 – 11.30

11.30 – 12.00 11.30 – 12.00

12.00 – 12.3012.00 – 12.30

12.30 – 13.0012.30 – 13.00

13.00 – 13.3013.00 – 13.30

13.30 – 14.0013.30 – 14.00

14.00 – 14.3014.00 – 14.30

14.30 – 15.0014.30 – 15.00

15.30 – 16.0015.30 – 16.00

16.00 – 16.3016.00 – 16.30

16.30 – 17.00 16.30 – 17.00

17.00 – 17.3017.00 – 17.30

Wochenplan der zweiten KW des Monats / Prüfung MA WEG ( 16 Std. Rest )


9.00 – 9.309.00 – 9.30

9.30 – 10.009.30 – 10.00

10.00 – 10.30 10.00 – 10.30

10.30 - 11.00 10.30 - 11.00

11.00 – 11.3011.00 – 11.30

11.30 – 12.00 11.30 – 12.00

12.00 – 12.3012.00 – 12.30

12.30 – 13.0012.30 – 13.00

13.00 – 13.3013.00 – 13.30

13.30 – 14.0013.30 – 14.00

14.00 – 14.3014.00 – 14.30

14.30 – 15.0014.30 – 15.00

15.30 – 16.0015.30 – 16.00

16.00 – 16.3016.00 – 16.30

16.30 – 17.00 16.30 – 17.00

17.00 – 17.3017.00 – 17.30

Wochenplan der dritten KW des Monats – Planung Versand Monatsabrechnung nach Korrektur


9.00 – 9.309.00 – 9.30

9.30 – 10.009.30 – 10.00

10.00 – 10.30 10.00 – 10.30

10.30 - 11.00 10.30 - 11.00

11.00 – 11.3011.00 – 11.30

11.30 – 12.00 11.30 – 12.00

12.00 – 12.3012.00 – 12.30

12.30 – 13.0012.30 – 13.00

13.00 – 13.3013.00 – 13.30

13.30 – 14.0013.30 – 14.00

14.00 – 14.3014.00 – 14.30

14.30 – 15.0014.30 – 15.00

15.30 – 16.0015.30 – 16.00

16.00 – 16.3016.00 – 16.30

16.30 – 17.00 16.30 – 17.00

17.00 – 17.3017.00 – 17.30

Wiederkehrende / planbare jährliche Aufgaben

RoutineRoutine







AblageAblage





Jahresabrechnung MHJahresabrechnung MH


RoutineRoutine







AblageAblage






Belegprüfung WEGBelegprüfung WEG


RoutineRoutine







AblageAblage







Abr./Versammlung WEGAbr./Versammlung WEG


RoutineRoutine







AblageAblage








BK / HK / MieterhöhungBK / HK / Mieterhöhung

Ressourcen / mit 20 Stunden für die Vorbereitung Belegprüfung

Wiederkehrende / planbare mögliche zukünftige weitere

AufgabenRoutineRoutine







AblageAblage








BK / HK / MieterhöhungBK / HK / Mieterhöhung

Bericht Asset ManagementBericht Asset Management

Planung..

…heißt: Prioritäten setzen

…heißt: Disziplin und Übersicht

…heißt: permanente Prüfung

Andernfalls Reaktion statt Aktion !

Folge: Qualitätsverlust – „mit der heißen Nadel stricken!“



Hausverwaltung



Hausverwaltung

Wie setze ich Prioritäten richtig !

Eisenhower Methode

Dr. Eisenhower Methode

A – Aufgaben in der Praxis

Typische A-Aufgaben

• Objektnotfall• Spontanbesuch

Eigentümer• Ereignisse, die

umgehendes Handeln erforderlich machen

Kritische A-Aufgaben

• Geschobene Routineaufgaben

z.B.: Einladung Versammlung, Angebote, Abrechnungen

C = Dringlich / weniger wichtig

Die Täuschung der C-Aufgaben

• Eine soeben eingegangene Mail normalen Inhalts ( Hauswart, Versorger, Handwerker u.ä. )

• Ein neuer Ordner z.B. im Zuge der Ablage

• Ein erneuter Zahlenabgleich…nur zur Sicherheit

• Keller / Materiallager aufräumen

B = Sehr wichtig / weniger dringlich

B-Aufgaben stehen für Qualität

• Aufgaben, die nicht mit „der heißen Nadel gestrickt werden dürfen“

• B-Aufgaben so planen, dass kein Zeitdruck entsteht.

• Immer einplanen, dass eine A-Aufgabe dazwischen kommen kann.

D = nicht Dringlich / weniger wichtig

Die D-Aufgabe – „Verschwendung“

• Aufgaben, die entstehen, wegen mangelnder Organisation ( z.B. keine Wiedervorlage oder keine ToDo-Liste )

• Aufgaben, bei denen ich mich persönlich einbinde, obwohl alles delegiert ist ( ähnlich der Täuschung der C-Aufgabe )

Qualität ist eine Frage der Bedächtigkeit, nicht der

Geschwindigkeit

Zitat: Speed Management, Winfried Reiter



Hausverwaltung



Hausverwaltung

Die richtige Geschwindigkeit

Projekte richtig anschieben !

Anschubkoller

Anschieben und Laufen lassen

Die Welle reiten !

Speed Kompetenz

Akzeptieren der natürlichen Geschwindigkeit

Das Chaos besiegen !Der ordentliche Schreibtisch in

zwei Tagen

Frei nach Simplify your Life

Oder

Den Arbeitsalltag gelassen meistern

• Professionelle Aufräumer veranschlagen für ein seit zwei Jahren nicht mehr aufgeräumtes Büro:

Zwei Tage !

Ziel

• ….ist kein „Neubau“

• ….sondern ein funktionierender Arbeitsplatz !

• Das Verschönern und Verfeinern kommt später !

Durchbrechen des Teufelskreises

Der Tag A !

Planung !

• Suchen Sie in Ihrem Kalender nach einem noch unbelegten Tage oder verlegen Sie vorhandene Aufgaben so, dass ein freier Tag entsteht ( funktioniert ja bei Urlaubstag auch )

Der Tag A

• Kurzes Frühstück

• Keine lange Zeitungslektüre

• Keine Telefonate

• Kein Angucken von Post und E-Mails

• Keine sonstigen Ablenkungen

Trennen, was nicht zusammen gehört !

• Alles was auf dem Schreibtisch liegt entmischen !

• Zettel, CD‘s, Bücher, Schachteln, Zeitschriften, Papier und Vorgänge

Was brauche ich zum Aufräumen:

• 1 KG Gelassenheit• 5 Tassen Durchhaltevermögen• 3 Esslöffel Ehrlichkeit• 500 gramm Fleiß• Eine Prise Humor• Eine Packung Umschläge• Leere Ordner und Trennblätter• Eimer Wasser,Schwamm und einen Abfalleimer

Außerdem:

• Altpapiercontainer

• Und fünf große Kisten:

1. Schmutziges Geschirr

2. Recykling-Müll

3. Zurück ins richtige Zimmer

4. Zurück an den Absender

5. Frei gewordene Mappen,Boxen,Ordner

Die mentale Bremse:

• Stochern in der Vergangenheit !

• Sie finden unerledigte Vorgänge und vergessene Aufgaben

• Was älter ist als sechs Monate wird weggeworfen ( Ausnahmen: Quittungen, Rechnungen, Bescheinigungen )

Weitere Tipps:

• Seien Sie geizig beim Aufheben

• Heben Sie bei Zeitschriften nur Artikel auf, die interessieren

• Werfen Sie Visitenkarten ( Adresse im Handy und im Sheduler ) weg

Stellen Sie zukünftige Arbeiten

• Um, auf die Methode:

ZACK UND WEG !

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

Literaturempfehlung / Quellen:

- Simplify your Life, Marion u. Werner

Küstenmacher

- Speed Management, Winfried Reiter

- www.eisenhower-prinzip.de



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