ZETTEL- WIRTSCHAFT

ADÉ!

In der Grafikabteilung eines großen Unternehmens kann es schon mal stressig und unüber-sichtlich werden, wenn ein Auftrag nach dem anderen hereinpurzelt. Insbesondere gilt das in einem Geschäftsfeld, in dem regelmäßig gesetzliche Änderungen anstehen – wie in der Tabak-Branche.

Zettelwirtschaft adé!

» Wir sind wieder einmal sehr zufrieden mit der Zusammenarbeit mit GEDYS IntraWare. Das Tool erfüllt all unsere Anforderungen. «Sven Weber, PÖSCHL TABAK GmbH & Co. KG, Leiter IT

PÖSCHL TABAK digitalisiert den Workflow der hauseigenen

Grafikabteilung mit Hilfe von GEDYS IntraWare.

GEDYS IntraWare GmbH l Tel. +49 661 9642-0 l Fax +49 661 9642-99 l www.gedys-intraware.de l info@gedys-intraware.deGEDYS IntraWare GmbH l Tel. +49 661 9642-0 l Fax +49 661 9642-99 l www.gedys-intraware.de l info@gedys-intraware.de

Versinken im Zettelchaos

PÖSCHL TABAK ist der weltweit größte Produzent von Schnupftabak und führender deutscher, konzernunabhän-giger Hersteller von Tabakprodukten. Das Unternehmen exportiert seine Produkte in 100 Länder weltweit. Für fünf der insgesamt etwa 850 Mitarbeiter, die in Deutschland sitzende Grafikabteilung, bedeutet das rund 450 un-terschiedlich zu überarbeitende Verpackungen im Jahr. Zusätzlich werden dort neue Tabakbeutel und -dosen sowie Werbemittel wie Filme, Flyer, Plakate, Aufsteller, usw. gestaltet. Die Abteilung händelt mittlerweile etwa 1.000 Aufträge im Jahr. Dazu kommen anfallende Korrek-turgänge und wiederholte Freigaben. Während die circa 180 jährlichen Aufträge vor etwa fünf Jahren noch gut mit Excel und Papier zu erfassen und organisieren waren, standen die Mitarbeiter von PÖSCHL TABAK zunehmend vor dem Problem, die Listen und Zettel zu überblicken, um beispielsweise den Status des Auftrags zu erfahren.

Detlef Hoffmann, Leiter des Produkt-Managements, nahm sich des Problems an: Ein Tool zur Auftrags-verwaltung sollte her. Aufgrund der bisherigen po-sitiven Zusammenarbeit zwischen der IT-Abteilung von PÖSCHL TABAK und der GEDYS IntraWare fiel die Entscheidung recht schnell. Nach wiederholten Ab-sprachen wurde Schritt für Schritt die Anpassung eines Auftragsverwaltungs-Tools für die Grafikabteilung vorgenommen. Nach einigen Pilot-Tests und weiteren Optimierungen sind die Mitarbeiter bei PÖSCHL TABAK von ihrem neuen, digitalisierten Workflow überzeugt.

Fließend Aufträge verwalten im neuen Workflow

Jetzt ist der Workflow so flüssig wie noch nie. Der Auf-traggeber erstellt über die neue Software einen Auftrag samt kurzem Briefing und Priorisierung. Die übliche Bear-beitungszeit beläuft sich dabei auf 14 Tage. Soll ein Auf-trag schneller bearbeitet werden, kann der Auftraggeber dies mit Begründung angeben. Alle Aufträge werden in einem „Pool“ gesammelt.

Sind die Grafiker wieder frei, nehmen sie den nächsten Auftrag aus dem Pool entgegen und beginnen mit der Bearbeitung. Den Status des Auftrags kann auch der Auftraggeber jederzeit im System einsehen. Das heißt, er sieht, wer den Auftrag wann angenommen hat, ob er be-reits zur Freigabe im Umlauf ist oder ob er noch einmal korrigiert wird.

Ist die Grafik fertig, geht sie in einem Freigabeumlauf an die entsprechenden Mitarbeiter. Darin sind bis zu 20 Personen aus Marketing, Verkauf, Einkauf, Produkt-Management und dem internationalen Area-Manage-ment involviert. Freigaben, die im Ausland erteilt werden müssen, werden über den Landesverantwortlichen in Deutschland per E-Mail vermittelt.

Der zuständige Mitarbeiter kann nun entweder die Freigabe erteilen oder im Tool direkt über den Auftrag Korrekturen durchgeben. Dann beginnt die Schleife er-neut, bis die Freigabe erteilt wurde. Ist es soweit, werden die Druckunterlagen erstellt und gehen an die Einkaufs-abteilung, die den Druckauftrag extern erteilt. Bei sich wiederholenden Aufträgen, kann der Auftraggeber sich direkt auf den bereits bearbeiteten Auftrag beziehen. So wird das Briefing zusätzlich erleichtert.

ZETTELWIRTSCHAFT ADÉ! | PÖSCHL TABAK GmbH & Co. KG

1.000

Aufträge im Jahr.

450 verschiedene

Packungslayouts.

5 Grafiker.

» Die Arbeit mit dem neuen Tool von GEDYS IntraWare erleichtert uns den Alltag spürbar. Endlich keine Zettel-wirtschaft mehr! «Bianca Hoffmann, PÖSCHL TABAK GmbH & Co. KG, Grafikerin

GEDYS IntraWare GmbH l Tel. +49 661 9642-0 l Fax +49 661 9642-99 l www.gedys-intraware.de l info@gedys-intraware.de

Die Stundenerfassung, die zuvor noch aufwendig über Excel-Listen lief, wird jetzt in der Auftragsverwaltung geregelt. So kann viel einfacher verfolgt werden, ob Auftragszeiten in Relation zum Auftrag stehen und die Zeiten lassen sich schnell einsehen, um auf entspre-chende Kostenstellen verbucht zu werden.

Zeiteinsparung und Zufriedenheit

Nicht nur die Zusammenarbeit mit GEDYS IntraWare wurde als angenehm und inspirierend empfunden. Wäh-rend einige Kollegen zunächst noch skeptisch waren, ist

»Unsere Mitarbeiter arbeiten gern und zufrieden mit dem Auftragsverwaltungs-Tool der GEDYS IntraWare. «Detlef Hoffmann, PÖSCHL TABAK GmbH & Co. KG, Leiter Produkt-Management

PRODUKT-MANAGEMENT

EIN-/VERKAUF

MARKETING

AREA-MANAGEMENT

ERTEILT DRUCK-AUFTRAG AN

EXTERNE FIRMA

STUNDEN- ERFASSUNG

AUFTRAGS-ARCHIV

FREIGABE

KORREKTUR

POOL

GRAFIK

FREIGABE-UMLAUF

EINKAUF

AUFTRAG

PÖSCHL TABAK GmbH & Co. KG in Geisenhausen

das Feedback für das Tool, laut Hoffmann, mittlerweile durchweg positiv.

Die Verwaltung der Aufträge nimmt jetzt sowohl auf Auf-trags- als auch auf Grafiker-Seite wesentlich weniger Zeit in Anspruch. Der Freigabe-Prozess ist stark vereinfacht worden und Aufträge können leichter nachverfolgt oder gegebenenfalls storniert werden. Die Grafiker sehen die Auftragslage schnell ein und wissen jederzeit, wer was bearbeitet und welchen Status der Auftrag hat. Darüber hinaus stellt die automatisierte Stundenerfassung eine sehr große Zeitersparnis dar.

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Der neue Workflow bei PÖSCHL TABAK